Redução de Custos e Plataformas de Serviço Centralizado. Paulo Fernandes Membro da CE e CEO IT

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1 Redução de Custos e Plataformas de Serviço Centralizado Paulo Fernandes Membro da CE e CEO IT

2 Progressos Verificados Milhões Euro Opex ,0% ,9% T02 1T03 Capex ,0% -23,1% T02 1T03 EBITDA menos Capex ,9% ,5% T02 1T03 2

3 Projectos orientados para a Eficiência Compras: PT Compras Reduzir preços unitários Conter e controlar a despesa Serviços de Apoio: PT Pro Agregar e optimizar procedimentos contabilísticos, de tesouraria, logística e administrativos Sistemas IT: PT SI Plataforma IT/IS integrada e eficiente Imobiliário Optimização da carteira de imóveis da PT 3

4 PT Compras Fevereiro 2003 Junho 2002 Definição do modelo de Criação da central de compras da VIVO compras da PT (JV PT-Telefónica) Junho 2003 Criação da PT Compras, S.A. A PT Compras irá consolidar e ampliar os ganhos de eficiência já obtidos: Maior profissionalização na relação com as empresas do grupo Acréscimo de presença institucional, robustez e transparência Afectação de custos mais precisa Prestação de serviços de consultoria na negociação com terceiros Julho a Dezembro 2002 Centralização das compras da PT Comunicações, TMN e PT Multimedia Maio 2003 Integração da VIVO no sistema de compras empresarial Julho a Dezembro 2003 Afinação do modelo de compras e migração das empresas mais pequenas 4

5 Objectivos da Centralização de Compras Abordagem Mercados Independente Sistemática Transparente Rigorosa Ambiciosa Robusta Portugal Brasil Outros mercados Separação entre... Encomenda Negociação Pagamento Poupança em 2002: 38 milhões em OPEX e 25 milhões em Capex 5

6 Exame Sistemático de Toda a Base de Fornecedores da PT Processo em curso Hoje 1ª vaga (de Julho 2002 a Dezembro 2002) 2ª vaga (de Janeiro 2003 a Junho 2003) 3ª vaga (de Julho 2003 a Dezembro 2003) Telefones móveis e redes móveis Serviços (Trabalho Temporário, Serviços de Segurança e Limpeza, Energia, Frota, Viagens, etc.) Fornecimento e manutenção de redes móveis (GSM, CDMA, GPRS, UMTS e plataf. de serviço) Fornecimento e manutenção de infraestrutura (ADSL, etc) Modems ADSL e Cabo Telefones fixos Intervenções na rede Projectos IS (manutenção de PC s, CRM, etc.) Correio Outros (cabos submarinos, etc.) Materiais e produtos de merchandising da Lusomundo Cartões SIM Contratos de Programação Marketing e publicidade Construção Facturação Manutenção IS Transportes Redes da Próxima Geração Centros de Dados Outros 20% a 30% redução de preço média em artigos renegociados 6

7 Redução dos Custos Unitários Exemplos Fibra Óptica Rede local de cobre 2000/01 12% 39% 2001/02 Fornecedores Aprovados - Cabelte - Cunha Barros Fornecedores Aprovados - Cabelte - Cunha Barros Fornecedores Aprovados - Alcatel Cable Ibérica - Cabelte - Cunha Barros - Alcatel Cable Ibérica - Corning Cables 2,5 milhões decréscimo anua 54% Fornecedores Aprovados - Cabelte - Cel-Cat -Enertel 2001/02 27% Fornecedores Aprovados - Cabelte - Cel-Cat -Enertel - Cunha Barros - Nexans Ibérica (Alcatel) - Alcobre/Cables de Comunicaciones 2,6 milhões decréscimo anual 7

8 Poder de Compra Exemples Amostragem de Processos de Negociação Telemóveis Telesp Celular Cabo Submarino Manutenção de Comutação Fixa Infraestrutura ADSL Telefones da TMN Modems ADSL e Cabo CTT Manutenção de Hardware de Secretária Hardware Sintra/Sirel para Ambiente Antes Negociação Centralizada ( milhões) Poupanças em Preço Unitário 13% 36% 30% 50% 6% 24% 6% 18% 18% 8

9 Modelo de Negócio da PT Pro Principais Vantagens Agregar as funções de suporte das subsidiárias da PT em Portugal numa só empresa especializada com escala significativa Capturar economias de escala através da consolidação Redesenhar e estandardizar todos os processos e procedimentos dos serv. de suporte aumentando a sua eficiência, verificabilidade e fiabilidade Melhoramento contínuo da produtividade através do processo de optimização Maior enfoque e profissionalismo acrescido na execução Permite um muito maior enfoque e flexibilidade às áreas de negócio 9

10 Êxitos dos Primeiros 100 Dias da PT Pro 40% dos processos dos serviços de suporte da PT já migraram para a PT Pro Plano de implementação e migração de acordo com o previsto Elevados níveis de serviço assegurados em todos os processos críticos Conseguidas melhorias de produtividade em alguns dos processos iniciais 10

11 Quick Wins: PT Pro Principais Vantagens Cash Pooling A iniciativa resultou numa poupança estimada de cerca de 2,8 milhões de euros por ano; foi também obtida poupança induzida com menores custos médios de transacção (uma redução de aproximadamente 8% por transacção). Gestão de Viagens O novo modelo de gestão de viagens introduzido em 2003 permitirá ao grupo reduzir custos de viagem em cerca de 15%. A poupança no primeiro ano após implementação da nova política estima-se em cerca de 0,35 milhões de euros. Merchandising e outros materiais diversos Outsourcing a brokers especializados na gestão de materiais de merchandising (ex. outdoors), impressos de empresa (ex. envelopes), material impresso (ex. revistas, relatório e contas) e diversos outros materiais permitirão ao grupo obter uma poupança estimada em cerca de 20% ao ano. 11

12 Próximos Passos até Dezembro 2003 Migração dos Serviços de Suporte da PT Comunicações para a PT PRO Redesenho de processos comuns (Template SAP) Lançamento da segunda vaga de projectos de quick wins (gestão de instalações, gestão de frota, gestão de tesouraria, etc.) Objectivo: Ganhos totais a obter gradualmente até 2005, devendo exceder 20 milhões de euros 12

13 Sistemas IT: Plano de Acção desde 2001 Fase I Aumentar a Eficiência e a Competitividade Concluído Fase II Transformar os nossos Sistemas de Informação Calendário: 2001 e a 2005 Objectivos: Aquisição de minoritários de PT SI Reestruturação da empresa concentrou-se na melhoria da sua eficiência e competitividade Maior do conhecimento interno na área da Tecnologias de Informação Importante renegociação de contratos Arranque do projecto de webificação Agregação das operações de Aplicações e Sistemas de Informação da PT numa só empresa - PT-SI Reforço do planeamento estratégico centralizado de Tecnol. de lnformação Racionalização de OPEX e CAPEX em todas as divisões SI/TI Melhoria substancial da qualidade dos serviços prestados Procura selectiva de oportunidades de mercado (foco no bundling de Si/TI com serviços telecom) Hoje 13

14 Serviços de IT Central para a PTC Exemplo Milhões de Euros Poupanças de IT passadas para a PTC Contratos Iniciais 24,2 25,5 3,3 26,6 9,3 Os fortes ganhos de eficiência alcançados pela PTSI foram transferidos para os clientes internos Poupanças 13% 35% 14

15 Próximos Passos Outras Frentes debaixo de ataque para a Optimização IT/IS Aplicações Infraestruturas Organização Mercado Externo Total Visão estratégica integrada Consolidação de platformas relativas à Web Modelo de sourcing centralizado Consolidação de aplicações e licenças Gestão centralizada da rede Consolidação de centros de dados Integração da gestão de secretária Outsourcing inteligente Consolidação e redução de serviços de apoio Consolidação de equipas de desenvolvimento Racionalização de equipas de apoio Contabilidade analítica orientada para o desempenho Oferta conjunta de soluções IT/IS com telecoms para grandes clientes empresariais (selectiva em coordenação com a PT Corporate) 15

16 Optimização Imobiliária Aumentar a densidade de ocupação Open space como novo padrão Aumentar a densidade de ocupação 30 a 40% (em consonância com as melhores práticas) Em algumas unidades, área de ocupação de 15m 2 para 6,15 m 2 por trabalhador Optimizar a localização e custos de edifícios Concentrar unidades de negócio em edifícios únicos ou em áreas próximas Desocupar os edifícios mais caros Renegociar todos os custos relativos a edifícios (ex. segurança, limpeza, electricidade, ) Vender imóveis vagos Vender gradualmente imóveis vagos, libertando capital para investir em negócios core e/ou reduzir dívida Negociar centralmente todo o imobiliário Considerar soluções mais estruturais Aumentar o poder contratual da PT através de negociação centralizada e especializada de todo o imobiliário Analisar uma mais forte centralização nas principais cidades 16

17 Libertação de Espaços Exemplo Área de Lisboa Espaço a Libertar Programa de Libertação a Avançar Edifícios Área ( 000 m²) Edifíos Prazo Estimado Entreposto 18,2 Expo 13,3 Arquiparque 7,8 Taguspark Inovação I & II 4,1 Defensores de Chaves 1,1 Taguspark Tecnologia I & II 1,1 Prodiário 1,0 JN 0,5 F. Pereira de Melo, 32 (in 2005) 3,2 Expo Vendido Taguspark Inovação II 2T03 Prodiário Av. 5 de Outubro 2T03 JN António Augusto Aguiar 2T03 Taguspark Tecnologia I 3T03 Taguspark Tecnologia II 3T03 Arquiparque - Miraflores 4T03 Defensores de Chaves 2T04 F. Pereira de Melo,

18 Conclusão 1. O programa de reestruturação lançado pela PT há um ano foi oportuno e as iniciativas já estão a dar resultados 2. A centralização do processo de compras já produziu poupanças significativas através de novos procedimentos de negociação e da revisão sistemática da base de fornecedores da PT 3. A criação da PT Compras irá consolidar e ampliar os ganhos de eficiência 4. A criação da PT Pro constituiu um passo importante para a melhoria da eficiência global da PT. O desenvolvimento do projecto tem sido muito favorável, tendo-se já procedido à migração de 40% dos processos de apoio do Grupo 5. Já foram estabelecidos objectivos mais ambiciosos para a PT Pro: Migração dos serviços de apoio da PT Comunicações até final de 2003 e ganhos totais de 20 milhões a obter gradual e totalmente em O plano de acção lançado nas áreas dos Sistemas de Informação já gerou poupanças significativas em A PT-SI revelou-se financeiramente viável e é o principal fornecedor do serviço IT para o Grupo PT 7. A consolidação dos Sistemas de Informação de todo o Grupo progredirá vigorosamente e a PT-SI continuará a evoluir no sentido da excelência organizacional e empresarial 8. Os eixos chave da optimização imobiliária já estão a ser atacados. Esta optimização terá um impacte significativo nos resultados da PT (potencial total captado gradualmente até 2005) 9. Estes são apenas quatro exemplos. A transformação do Grupo PT continuará em muitas outras frentes (nenhuma pedra ficará por virar) 18

19 Poupança Estimada 2003 Exemplos projectos de reestruturação Poupança em OPEX (em percentagem do EBITDA do Grupo) Poupança em CAPEX (em percentagem do CAPEX do Grupo) Criação de uma área central de compras 1,3 a 1,9% 2,1 a 3,0% Serviços partilhados ~1,0% (1) - Sistemas de informação 0,5 a 0,8% - Optimização imobiliária 0,1 a 0,2% 6,0 a 8,6% (2) (one-off) Total 2,9 a 3,9% 8,1 a 11,6% (1) Poupanças firmes; (2) Devido à venda de bens imóveis; 19

20 Portugal Telecom, SGPS, S.A. Relação com Investidores Tel.: Fax:

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