Nossas Inovações Seu Crescimento. ELOprofessional Software para: Enterprise Content Management Gestão de documentos - Arquivamento - Workflow

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1 Nossas Inovações Seu Crescimento ELOprofessional 2011 Software para: Enterprise Content Management Gestão de documentos - Arquivamento - Workflow

2 >> Negócio Prezado Senhor ou Senhora, Obrigado por considerar uma solução de GED/ECM ELO para ajudar a otimizar os seus processos de negócio e fazer a sua empresa avançar mais ainda, quando o negócio está bom. Porém quando o negócio não está tão bom é crucial que os fluxos de trabalhos e processos de negócio estejam alinhados com o desafio do mercado atual, a fim de reter a sua vantagem competitiva. Ao optar por uma solução GED/ ECM da ELO Digital Office, você esta dando um passo importante para o estabelecimento de uma infraestrutura de futuro e orientada para o crescimento. Como sugere o slogan da ELO Nossas inovações seu crescimento. A primeira e principal tarefa da nossa empresa é desenvolver módulos excelentes e inovadores que irão melhorar seus processos de negócio Os resultados falam por si, as empresas bem sucedidas em todo o mundo estão usando em seu benefício as nossas soluções inovadoras e premiadas. Nosso objetivo e realmente muito simples. Fazer com que as atividades dos negócios de nossos clientes sejam mais rápidas, melhores, mais eficientes, mais seguras, mais rentáveis, e finalmente, aumentar o seu crescimento. Isto é o que a ELO e sua gama de produtos inovadores representam, e é por isto também que mantemos uma extensa rede de parceiros de negócios certificados. A experiência profissional dos nossos parceiros especializados em GED/ECM garante a implementação bem sucedida e confiável de todos os produtos ELO. O momento certo para otimizar seus processos de negócios e métodos de trabalho é agora.entre em contato conosco para saber como podemos ajudar, é para isto que estamos aqui. Atenciosamente Karl Heinz Mosbach Diretor ELO Digital Office GmbH

3 Nossas INOVAÇÕES - Seu CRESCIMENTO Otimizar processos de negócios ELO Enterprise Content Management (ECM) fornece uma gestão eficiente, acesso rápido e controle seguro de todos os seus dados do negócio, durante todo o seu ciclo de vida. Nosso software se beneficia das mais recentes tecnologias para permiti-lo rapidamente capturar, gerenciar, armazenar, arquivar e recuperar dados e documentos. Este é o aspecto fundamental na otimização dos seus processos de negócio. Enfocando Usuários Individuais Diferentes usuários determinam diferentes exigências em um sistema de ECM. Independentemente de seus usuários necessitarem acessar os seus serviços de ECM no Windows, no Windows Explorer, no seu navegador web, sem fio em seu smartphone ou tablet, ou simplesmente de dentro do seu ambiente habitual do Microsoft Office: o conceito multi-cliente ELO oferece opções de acesso e tecnologias para atender todos os requisitos. Portfólio de Soluções Abrangentes Para atender as necessidades especificas de sua empresa, a ELO oferece uma ampla gama de cenários de solução que promovem o sucesso do negócio em diferentes níveis. Nossa gama de soluções vai desde o simples arquivamento de documentos até a gestão do conhecimento de toda a empresa e suporte a todos os seus aplicativos de negócio existentes. Uma rede de Business Partners ELO esta disponível para fornecer uma implantação de todos os aspectos técnicos, baseada na competência e na experiência. ELO irá fornecer serviços consistentes e de confiança, tanto nos tempos de sucesso como nos tempos difíceis e vai ajudá-lo a aumentar seus níveis de sucesso, graças à melhora e otimização dos processos de negócio. Cada uma de nossas tecnologias é projetada para que o usuário possa acessar o repositório centralizado da empresa, bem como todos os dados contidos no sistema ELO e todas as aplicações de negócio conectadas como ERP ou . Nossas Inovações Seu Crescimento 3

4 >> Introdução ao ECM Mais Estrutura e Organização Tempo é dinheiro. E as empresas continuam gastando muito do seu tempo no gerenciamento ineficiente de documentos. Documentos baseados em papel estão sendo arquivados em pastas físicas, os documentos eletrônicos são acumulados em caixas de correio eletrônico e servidores de arquivos são baseados em estruturas que praticamente ninguém entende. Uma poderosa solução de ECM como o ELOprofessional e projetada para fornecer a estrutura necessária e organização para todos os documentos das rotinas diárias. Processos de Negócios Eficientes Uma das qualidades essenciais do ELOprofessional é unir todos os diferentes tipos de documentos que possam existir em sua empresa, dentro de uma estrutura de armazenamento padronizada. Neste sentido, o sistema ELO integrase a grande maioria das aplicações de negócio comumente usadas atualmente. Não importa se os documentos são arquivos do Microsoft Office, s, documentos em papel físico, desenhos técnicos, ou registros do ERP, todos eles são coletados no repositório central do ELO, com apenas um toque de botão ou através de rotinas automatizadas. Com o ELO, você pode automatizar todos os seus processos de negócio, garantir a sua conformidade com as regulamentações de documentação, fornecer dados em locais diferentes, e estabelecer maior transparência nos negócios. Isto varia da simples captura de dados ate a preparação de dados complexos, utilizando processos de classificação automática. O ELO ECM Suíte é uma solução sob medida para seu negócio, permitindo que você trabalhe de forma ainda mais eficiente e produtiva no futuro.

5 ORDENANDO E ESTRUTURANDO Transparente e Compreensível ELO apóia o seu trabalho diário através de uma série de poderosas funções de ECM. Sempre que você modificar qualquer um dos seus documentos, o ELO automaticamente atualiza o histórico de modificações do documento. Graças a uma função de comparação lado-a-lado, você pode rastrear facilmente as alterações sempre que você precisar. Uma função de lembretes automáticos sinaliza datas importantes para você, assim como prazos, antes que eles acabem. Quando um usuário cria uma copia de processamento para um dos seus arquivos, automaticamente e criado um link de referência para o arquivo de origem. Isto impede a criação de dados redundantes. Quando um arquivo de origem for modificado, todas as referências e cópias são atualizadas para exibir o status atual. O ELO também oferece uma função de subscrição, de modo que você pode receber relatórios sempre que documentos importantes ou dados forem modificados. Para os casos onde vários usuários estão processando um documento simultaneamente, o ELO oferece uma função de Check-In/check-Out para garantir que não haja conflitos de alteração. Trabalho em Equipe Eficiente O trabalho em equipe eficiente requer métodos padronizados, e exige documentos compartilhados e gerenciamento de dados. E isto é exatamente o que o sistema de ECM ELO fornece. O sistema de ECM facilita as estruturas de projetos flexíveis e o processamento simultâneo de documentos importantes, bem como a rastreabilidade completa de quando que as mudanças foram feitas, por quem e em qual aplicação. Ambiente de Trabalho Familiarizado A estrutura do repositório dentro do ELO e baseada em elementos organizacionais familiares (arquivo, armário de arquivamento, pastas, índice, etc.). Nossa abordagem aqui e fazer com que os paradigmas de trabalho sejam tão familiares quanto possível e manter os novos conceitos em um nível mínimo. Para este fim, estamos continuamente realizando testes de viabilidade, para assegurar que toda a experiência do usuário com o nosso software seja o mais fácil e conveniente possível. Isto também se estende a vasta gama de metodologias de acesso fornecida pelo ELO, incluindo navegadores web, clientes móveis, smartphones, bem como clientes Linux, Mac, e Windows. Ele não poderia ser mais flexível. Nossas Inovações Seu Crescimento 5

6 >> Office Microsoft Office e ELO - uma equipe poderosa Qual é o seu aplicativo preferido do Microsoft Office? Outlook, Word, Excel, ou uma combinação dos três? Com ELO isso realmente não importa, pois agora o ELO esta oferecendo funções de GED para toda a gama de produtos Microsoft Office. Os novos componentes NET permitem a integração das funções de GED do ELO com as aplicações existentes do Office. Não há necessidade de instalar um novo cliente e se familiarizar com ele. Você pode simplesmente continuar a trabalhar na sua aplicação preferida, como de costume. Microsoft Outlook e ELO - Completamente Integrados O novo cliente ELO Outlook oferece aos usuários inúmeras vantagens. O ELO incrementa a Microsoft Outlook com uma série de importantes funções de GED: Acesso direto ao repositório ELO a partir do Outlook. Todos os documentos comuns do ELO podem facilmente ser vistos de dentro do Outlook. s podem ser adicionados ao repositório facilmente usando arrastar e soltar Outlook pode ser usado para fazer Check In/Out de documentos do ELO Pesquisas avançadas e com alta performance em todo o repositório a partir do Outlook. Resultados de pesquisas com leitura facilitada diretamente no Outlook. Figura: o novo Cliente ELO para Microsoft Outlook

7 Microsoft Office e ELO INTEGRAÇÃO TOTAl Microsoft Word e ELO - Eficiência Imbatível Microsoft Office é o líder indiscutível em software de comunicação para escritórios. A maioria dos textos, tais como contratos, propostas e correspondências em geral, são criados usando o Microsoft Word. Digamos que você esta trabalhando em uma carta a um cliente e quer verificar rapidamente a sua correspondência anterior com este cliente. Não poderia ser mais fácil do que usar a integração ELO para Microsoft Word, estando no Word, basta selecionar o documento em questão diretamente do repositório ELO e visualizá-lo no Word. Você pode abrir e salvar todos os seus documentos, assim como você costuma fazer. A única diferença é que ao invés de estarem localizados em seu disco rígido local ou no servidor de arquivos da rede, seus documentos serão armazenados de forma segura no repositório central. Usando funções de GED diretamente no Microsoft Word Funções poderosas de GED como o Check In/Out e visualizar o histórico de versões estão disponíveis diretamente no Microsoft Word. Basta navegar pelo repositório e visualizar os documentos pertinentes conforme necessário. Alternativamente, use a nova ferramenta ELO isearch para pesquisar o repositório na sua totalidade. Os resultados da pesquisa são exibidos dentro do Word. Não ha necessidade de deixar o seu ambiente de trabalho habitual, e você estará livre para se concentrar em suas atividades principais. Figura: ELO Add-in para Microsoft Word Nossas Inovações Seu Crescimento 7

8 >> Conhecimento Acesso Instantâneo aos Dados Poderosas tecnologias com banco de dados modernos permitem buscas de dados incrivelmente rápidas. Os mecanismos de busca do ELOprofessional são baseados nessas tecnologias e asseguram que qualquer bit de dados nunca esteja a mais do que um clique de mouse de distância, não importa onde você esteja na empresa. Isto economiza tempo de trabalho valioso, fornece rapidamente novos conhecimentos dentro e fora dos processos de negócio, e assim, contribui para o sucesso da sua empresa a longo prazo. Pesquisa Eficiente de Dados ELO isearch oferece-lhe um apoio inteligente e fácil de entender durante todo o processo de busca, e ajuda você a chegar a dados cruciais o mais rápido possível. ELO isearch e baseado em uma infinidade de funções de pesquisa. Ele faz parte de todas as versões do ELOprofessional e tornar a busca de dados uma experiência muito gratificante. Bem como ferramentas, tais como auto-completar, auto-corrigir, e pesquisa intuitiva, o software fornece métodos de pesquisa linguística, funções de filtro e um dicionário de sinônimos pré-instalado, para ajudar a encontrar as informações que você precisa de forma rápida e confiável. O módulo ELO isearch, que acompanha a versão standard do software, emprega uma grande variedade de métodos de pesquisa de dados altamente eficazes para produzir apenas os resultados certos. Extensão Para Toda a Empresa A versão padrão já é uma poderosa ferramenta ELO isearch pode ser melhorada pela adição de funções especializadas, tais como busca semântica, integração de listas de abreviatura da empresa e mapas de conhecimento. Opcionalmente, outros sistemas de armazenamento de dados, como bancos de dados, sistemas de correio eletrônico, contabilidade e outras aplicações de negócios também podem ser integrados. Assim expandido, o ELO isearch é uma plataforma poderosa para a estratégia de pesquisa em toda a empresa.

9 Encontrando todas as INFORMAÇÕES Relacionadas aos PROCESSOS Gestão Inteligente de Hoje o é o método preferido de comunicação empresarial. O ELO XC oferece uma ampla gama de estratégias inteligentes de arquivamento, que juntas constituem um completo sistema de Gerenciamento de Ciclo de Vida (ELM) de . Isto começa com o simples arquivamento de , e percorre todo o caminho até o destino do , relacionando-o aos processos de negócio cruciais. Aderência as Exigências Legais de Documentação Existem inúmeras disposições legais que estabelecem o armazenamento seguro de s relacionados com negócios. Usando estratégias de arquivamento de baseadas em servidor e cliente, o ELO XC facilita o armazenamento confiável e a prova de falsificação de todos os seus s para o período de armazenamento estipulado ELO XC também se integra perfeitamente com a maioria dos sistemas de correio eletrônico, incluindo Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes e Novell Group- Wise. O acesso e a gestão ocorrem via cliente de existente no usuário. Indexação poderosa e mecanismos de busca asseguram que, mesmo se havendo milhões de s arquivados, qualquer individual possa ser localizado em segundos Para garantir a leitura dos s no futuro de longo prazo, o ELO oferece ainda a opção de converter automaticamente os dados em formato TIFF ou PDF/A para futura compatibilidade. Armazenamento Relacionado a Processos Arquivamento de s de forma segura e em conformidade com os requisitos legais e um aspecto importante. No entanto, ainda mais significativo para aumentar a produtividade de uma empresa, e possuir um método inteligente, baseado em negócios para organizar s. Somente quando todos os dados importantes e documentos recebidos via são transferidos diretamente para os seus processos de negócios correspondentes e que a experiência da empresa obtém um ganho significativo em termos de eficiência. O gerenciamento central de s baseado em regras através do ELO XC é portanto, uma valiosa ferramenta para aumentar a transparência do fluxo de dados e, finalmente, para economizar recursos valiosos. Nossas Inovações Seu Crescimento 9

10 >> Mobilidade Acesso ao Repositório via Web O ELO Internet Gateway permite o acesso rápido e independente de plataforma ao repositório central ELO. Com um navegador, você pode acessar o repositório ELO de qualquer lugar. Se você estiver localizado na empresa, você também pode acessar o repositório através da intranet. Isto é adequado especialmente para os membros da equipe que não necessitam de toda a gama de funções do ELO. A grande vantagem disto é que os usuários apenas visualizam as funções que eles realmente usam. Usando o Servidor Web ELO, o ELO Internet Gateway traduz todo o repositório em código HTML. O servico de pesquisa ELO acessa o Servidor Web ELO diretamente através do navegador web, independentemente de quaisquer restrições de plataforma (Windows, Linux, Macintosh). O ELO suporta todos os navegadores mais conhecidos, tais como Mozilla Firefox e Internet Explorer. Outros navegadores modernos que suportem CSS 2.0 também podem ser usados. A interface do usuário fornece um excelente layout e facilidade de leitura, sendo que os clientes da Internet têm praticamente os mesmos elementos de software que o cliente Windows. Funções úteis, tais como formulários de pesquisa, lembretes, workflows e gerenciamento de prioridade completam a pasta de ferramentas. Facilidade na Publicação de Conteúdo Web A Internet tornou-se uma plataforma insubstituível para comunicar o conteúdo empresarial. Nenhuma solução de ECM/GED seria completa sem atender a esta necessidade. Por isto, mesmo a versão padrão do ELOprofessional inclui o ELO WCM, um poderoso ambiente de gerenciamento de conteúdo baseado no usuário. Com ele você pode criar portais de comunicação e dados com rapidez e facilidade, sendo que o conteúdo que vem diretamente do repositório ELO.

11 Acesso Ilimitado aos Dados de Negócio Acesso Móvel e Flexível com Tablet Smartphone Acesso em tempo real de qualquer local a todos os dados relevantes, graças a nossa estratégia multicliente e a solução ELO para Smartphone, isto não é apenas um desejo, mas sim uma realidade. Sem restrições por métodos de acesso à rede ou locais, você pode usar seu smartphone ou tablet para navegar através de seu repositório ELO quando quiser e visualizar os resultados de suas pesquisas diretamente no seu dispositivo móvel. Graças às poderosas funções de Workflow integradas ao ELO, você pode autorizar tarefas estando na estrada ou até mesmo criar novas tarefas. Como um usuário móvel, o seu trabalho é altamente dinâmico e totalmente integrado com seus processos de negócios. Acessibilidade Móvel a Todos os Documentos ELO Mobil oferece gerenciamento centralizado de dados através de seu notebook. Não importa onde você esteja você sempre terá acesso total ao conjunto completo de funções de ECM do ELO. Além disso, você também pode usar o ELO para se conectar e replicar conteúdo para vários locais. Através do uso de os ciclos de replicação definidos, os mecanismos de replicação inteligentes podem fazer sincronizar automaticamente os documentos e dados entre múltiplos servidores de arquivamento. Este processo garante que todos os membros da equipe, em todos os locais, possam imediatamente acessar os documentos que foram criados ou atualizados remotamente. Nossas Inovações Seu Crescimento 11

12 >> Processos Processos Automatizados Processos de negócios automatizados é uma parte importante para assegurar o sucesso de longo prazo do mercado. Todas as versões do ELOprofessional incluem um poderoso servidorde Workflow. Com a ajuda de um conjunto integrado de ferramentas gráficas, você pode mapear e controlar facilmente ate mesmo os processos de negócios mais complexos. O mecanismo de Workflow é utilizado para integrar os membros da equipe designados no fluxo de trabalho e controlar todos os seus eventos de negócio na sequencia das atividades de negócio atuais. Você pode ainda utilizar o ELO Workflow para integrar, monitorar e controlar todas as aplicações de negócio e dados de aplicativos existentes, incluindo , ERP e CRM. Workflow ilimitados Para muitos Workflows e processos de negócio, incluindo pedidos de ferias, requisições de compra, ou verificação de faturas, os documentos possuem apenas um papel secundário. Com um Workflow baseado em formulário, você pode automatizar esses processos com rapidez e eficiência. Basta criar um formulário de processo no editor de formulários e vincula-lo a um Workflow. Por exemplo: ao criar um formulário de ferias, você pode definir que todos os dados relevantes, como "Nome", "Tempo restante de ferias", etc., sejam preenchidos automaticamente. Neste caso o ELO recupera todos estes detalhes do banco de dados de pessoal. Com o editor de formulários, você pode facilmente criar listas de palavras-chave e sub-formulários a serem exibidos em etapas diferentes do Workflow. O gerenciamento de Workflows baseado em formulários é uma das abordagens mais eficientes para a avançada gestão de processos. Ele permite mudanças altamente detalhadas e atualizações em vários níveis diferentes. Você também pode converter todos os seus Workflows em arquivos PDF para uma meticulosa documentação dos processos.

13 TRANSPARÊNCIA e EFICIÊNCIA NOS PROCESSOS (Re)ações Ad-hoc O Workflow ad-hoc oferece ainda mais flexibilidade e dinamismo. Aqui você pode responder rapidamente aos desafios que possam surgir em seus processos de negócio. Por exemplo, você pode criar novos processos de gestão de incidentes com um clique de mouse, e o ELO automaticamente gera um Workflow correspondente. Adicionando Transparência Os processos de trabalho são muitas vezes complexos demais para permitir uma visão clara. A resposta para isto é o monitoramento de Workflow ELO. Esta ferramenta mostra tanto o status atual de processamento, bem como as etapas anteriores do Workflow em um layout gráfico de fácil interpretação. Graças aos filtros flexíveis e funções de classificação, você nunca perde o controle do seu Workflow, mesmo quando ha múltiplos processos de negócio concorrentes que operam ao mesmo tempo. A sua empresa ira se beneficiar de maiores velocidades de processamento e níveis de qualidade, o que a longo prazo traz também níveis mais elevados de satisfação dos clientes e da equipe de trabalho. Nossas Inovações Seu Crescimento 13

14 >> Integração Processamento Inteligente e Automatizado de Documento Ao lidar com grandes volumes de documentos, o processamento automatizado pode aumentar significativamente a produtividade. O ELO DocXtractor é uma solução inteligente para capturar, classificar e processar automaticamente a entrada de quaisquer tipos de documentos. O sistema aprende de forma autônoma todas as características estruturais e de identificação relevantes. Além disto, pode analisar e avaliar novos documentos pelo conteúdo, e alocá-los com precisão aos processos de negócios correspondentes, através de uma classificação avançada. A entrada manual, é propensa a erros, de documentos em sistemas de processamento, agora pode ser considerado algo do passado. O ELO DocXtractor tem uma arquitetura de sistema altamente flexível, o que o torna uma solução versátil para a captura de faturas, mensagens recebidas, formulários e muitos outros tipos de documentos Processamento Eficiente de Faturas Uma das aplicações mais poderosas para o ELO DocXtractor é o processamento inteligente de faturas recebidas no ambiente de ERP. Uma vez digitalizados, os documentos e todos os seus conteúdos são imediatamente transferidos para as respectivas etapas de processamento. Todos os dados exigidos para a entrada no ERP, tais como número do pedido e da fatura, dados bancários, condições de pagamento, etc, são extraídos automaticamente das faturas. Em seguida o ELO DocXtractor compara os dados extraídos com os dados existentes do fornecedor/ credor armazenados no sistema de ERP, verifica com o sistema de contratos e pedidos, e prepara as faturas para pagamento. Os erros são evitados graças ao sistema interno de controle de plausibilidade, e quaisquer entradas duplicadas são detectadas e removidas automaticamente. Assinaturas Eletrônicas - Flexibilidade e Aceitação Legal O processamento de documentos em papel e ineficiente e moroso. Isto é especialmente verdadeiro quando os documentos envolvem assinaturas. Sempre que uma assinatura é necessária existe uma série de inconvenientes: o documento precisa ser impresso, colocado em um envelope, e selado.

15 INTEGRAÇÃO TOTAL Com Seus Aplicativos e Processos Uma assinatura eletrônica faz tudo isto desnecessário. Com uma assinatura eletrônica não há conversão entre formatos diferentes, o que significa que há menos envolvimento administrativo, e os custos para os selos e artigos de papelaria podem ser evitados. Documentos de qualquer tipo podem ser assinados eletronicamente com uma facilidade espantosa, e após o arquivamento, enviados por diretamente ao destinatário. Por outro lado, o ELOprofessional também pode verificar as faturas ou outros documentos que contenham assinaturas eletrônicas para conferir se a assinatura e válida e esta em conformidade com os requisitos legais. Integração Produtiva com seu Ambiente de TI A otimização dos processos de negócio é uma das chaves para aumentar sua competitividade. Uma parte importante disto e como os aplicativos de ERP se integram ao sistema de ECM. O ELO é uma excelente plataforma para integrar uma gama diversificada de aplicações de negócios. O resultado é uma infraestrutura de TI homogênea, que reflete com precisão todos os seus processos de negócio sem a necessidade de formatos não eletrônicos. Um produto único no mercado, o ELO Business Logic Provider (BLP) representa uma poderosa solução para integração dos principais aplicativos de negócios, tais como CAD, CRM e sistemas de ERP. Ao tratar a lógica da aplicação e a lógica de negócios, como fases distintas, o ELO está buscando um conceito tecnológico inovador, que difere significativamente dos desenhos convencionais de interfaces fixas. Maior flexibilidade e Compatibilidade Futura A configuração da lógica de negócios através de um inteligente middleware, é uma abordagem que auxilia na implementação fácil e rápida de projetos de ECM em sua empresa. Uma interface integrada de desenho gráfico permite modelar e automatizar seus processos de negócio de forma rápida e transparente. Isto elimina custos dependências crescentes, muitas vezes causados por interfaces rígidas e pré-programadas. Nossas Inovações Seu Crescimento 15

16 >> Importação Importação e Processamento Poderoso Como sua plataforma central de negócios, o ELO precisa integrar-se com muitas aplicações de negócios diferentes. Os dados e documentos de sistemas ERP, um computador mainframe AS/400, ou quaisquer outras fontes são analisadas quanto ao conteúdo, capturadas, e então automaticamente importadas, indexadas e arquivadas conforme necessário. Neste fluxo, todos os dados e documentos são manipulados eletronicamente. Ao tratar de processamento automático de documentos em papel, o código de barras e um aspecto muito importante. Geralmente os códigos de barras são gerados dentro de uma aplicação de ERP, de onde eles são adicionados aos documentos. Quando os documentos com códigos de barras são digitalizados, o ELO Barcode detecta automaticamente o código de barras e atribui o documento e todos os seus dados de índice ao processo de Workflow apropriado. Uma sofisticada tecnologia de OCR e usada para reconhecer automaticamente o conteúdo do documento após a digitalização. Os dados extraídos são então adicionados ao banco de dados de Fulltext, onde se encontram disponíveis para pesquisas e outras tarefas. Além disto, os dados podem ser usados para a indexação automática.

17 Workflow AUTOMAÇÃO E PROCESSAMENTO Automatizando Processos Repetitivas tarefas de processamento e atividades de rotina são candidatas ideais para a racionalização através da automação. ELO Automation Services fornece interface de configuração de fácil utilização, que fornece modelos de processamento para você aplicar e editar como achar melhor sem necessidade de qualquer conhecimento de programação. Isso permite automatizar desde etapas individuais de processamento até o processamento de workflows inteiros. Você só precisa definir um processo uma vez, e posteriormente o software irá aplicá-lo conforme especificado. Isto reduz significativamente as taxas de erro e acelera os workflows. Sempre Atualizado Outra vantagem do ELO Automation Services e que você pode especificar seções do repositório que devem ser verificadas periodicamente. Se o software detectar que novos os documentos foram adicionados ou que alguém tenha modificado um documento existente, você recebe automaticamente um relatório especificando os detalhes. Desta forma, você se mantém atualizado em todos os momentos, permitindo lhe responder imediatamente a quaisquer alterações. Arquivamento Rápido e Inteligente Com este módulo você também pode adicionar novos documentos ao repositório conforme for necessário para os diferentes processos, incluindo pós-indexação. O caminho de destino e determinado automaticamente, e a estrutura de pastas e diretórios e criadas automaticamente. Você pode configurar todas as opções do software sem necessidade de qualquer conhecimento em programação. Para tarefas mais avançadas, você também pode implementar Java scripts. Nossas Inovações Seu Crescimento 17

18 >> Segurança Seus Dados são Importantes para Nós Com o ELOprofessional, você pode controlar o ciclo de vida de seus dados, de acordo com os requisitos legais e específicos da empresa. Os nossos serviços vão desde a indexação automática até um sistema avançado de gerenciamento de autorizações. Além disso, o servidor de arquivamento ELOprofessional protege os seus documentos para que não sejam visualizados ou manipulados por terceiros não autorizados. Se você tiver dados sensíveis para proteger, o ELO permite ainda criptografar seções selecionadas do repositório com uma chave segurança de 128- bits. Isto impede o acesso não autorizado de forma muito eficaz e também protege a sua mídia de armazenamento. Para os dados destinados para arquivamento a longo prazo, o ELOprofessional fornece a conversão para formatos de exibição de longo, como TIFF, PDF e PDF/A. Estes formatos asseguram que os documentos permaneçam legíveis eletronicamente por muitos anos. O ELOprofessional também suporta uma ampla gama de formatos e conceitos para as suas necessidades de backup. E totalmente possível à integração com meios de armazenamento de longo prazo, como jukeboxes, bibliotecas de fitas, e mídias baseadas em discos magnéticos (como EMC, IBM ou NetApp). Outra opção e distribuir os processos do servidor através de múltiplas plataformas de hardware.

19 SEGURANÇA NOS INVESTIMENTOS Através de Padrões Abertos Acesso Seguro ao Repositório O monitoramento e gerenciamento de privilégios de acesso e uma questão bastante sensível, e que e fortemente regulada por leis nacionais e internacionais. O ELO preenche todos os requisitos de direito civil e fiscal corretamente, contabilidade a prova de falsificação de acordo com o alemão "Generally Accepted Principles of Computer-assisted Accounting Systems" (GoBS), bem como as mudanças atuais do direito fiscal alemão (introduced in "Principles of Data Access and Auditing of Digital Documents" / GDPdU). Estratégia de Arquivamento Juridicamente Compatível ELO fornece a base de software para a implementação de uma solução abrangente de proteção de dados, que inclui a documentação do processo, armazenamento seguro de dados de acordo com os requisitos legais e guarda segura das mídias de armazenamento. Isto proporciona aos administradores o gerenciamento de estruturas de arquivos e permissões baseado em regras, bem como relatórios extensos e funções de auditoria. Em termos de padrões e leis internacionais, o ELOprofessional fornece todas as funções que são exigidas na maioria dos países para o arquivamento juridicamente compatível. Dependendo do país, a inspeção e certificação só podem ser aplicável ao sistema em sua totalidade, isto é software, hardware e processos de workflow. Com o ELO você pode criar transparência do sistema, mesmo trabalhando com grandes quantidades de dados de múltiplas fontes, e arquivando os dados com segurança em longo prazo e validade jurídica. Preparado para o Futuro Através de Padrões Abertos O armazenamento de dados no repositório ELO esta em conformidade com formatos de arquivo globalmente unificados, como TIFF e PDF/A. A vantagem disto é que os documentos permaneçam legíveis por muitos anos e podem ser importados para sistemas diferentes. Por outro lado, o ELO oferece uma ampla gama de opções de importação para ajudar na migração de arquivos legados ou de terceiros em seu novo sistema. Nossas Inovações Seu Crescimento 19

20 >> Visão Geral Estratégia Multi-Clientes Cliente Windows: Cliente padrão para o ambiente Windows Cliente Java: Cliente independente de plataforma para Windows, Linux, Mac OS Internet Gateway: Acesso HTML via navegador Web aorepositórioelo Cliente para Microsoft Office: Gerenciamento de documentos através do Microsoft Outlook, Microsoft Office Word, e Microsoft Office Excel Cliente Explorer: Acesso ao ELO através do Windows Explorer ELO Mobil para Notebook: Processamento móvel e sincronização de documentos (opcional) Cliente Smartphone: Processamento móvel com todos os smartphones populares Cliente Tablet: Processamento móvel com um tablet Todos os clientes dispõem de uma interface intuitiva e fácil de utilizar. Repositório Arquivamento de dados a prova de falsificação por todo o ciclo de vida previsto O armazenamento seguro de documentos com valores de hash e certificados, em todos os meios de armazenamento disponíveis no mercado Suporte certificado de armazenamento de longo prazo para todos os principais fornecedores, incluindo NetApp, IBM, EMC, HP, Hitachi, e sistemas complementares como WORM, UDO, DVD Jukebox Gestão paralela de múltiplos repositórios e caminhos de armazenamento Relatório completo e funções de auditoria para todas as ações no repositório Replicação do conteúdo dos repositórios para locais geograficamente distribuídos (ELOenterprise) Alta disponibilidade e estabilidade da carga Gestão de Documentos Definição livre das estruturas de classificação Rápido deslocamento entre documentos Aplicação de notas e carimbos diretamente sobre os documentos de imagem Exibição do documento usando copias lógicas em pastas distintas Vinculação de documentos relacionados através de hiperlinks Verificação de documentos duplicadas para evitar arquivamentos múltiplos Personalização das cores de pastas e documentos Definição pelo usuário das mascaras de indexação para documentos e pastas

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