Elaboração de um Modelo de Referência para o Processo de Radiologia.

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1 Elaboração de um Modelo de Referência para o Processo de Radiologia. Ebisawa, M.L.N. 1, Costa, J.M.H. 2, Souza, R.Q. 3, Magon, M.F.A. 4, Mascarenhas, Y.M. 5 1, 5 Laboratório de Imagens Médicas (@ladim), Núcleo de Pesquisas Tecnológicas (NPT) Universidade de Mogi das Cruzes (UMC), Brasil 2,3 Dep. Engenharia de Produção EESC/USP 4,5 Sapra Landauer São Carlos, Brasil Resumo Neste trabalhamos apresentamos um modelo de referência para institutos de diagnósticos por imagem (DI) que utilizam equipamentos radiográficos, tais como, raios X convencionais e mamógrafos. Três institutos de DI foram entrevistados e foi utilizado o método de observação para conhecer detalhadamente o funcionamento do processo de realização de exames radiográficos desses institutos. Assim foram criados os modelos da situação atual desses serviços - utilizando o software Intalio Designer. Em seguida foram analisados os dados com uma visão de gestão por processos e, com isso, abriu-se a possibilidade de estabelecer uma análise crítica sobre os pontos de implantação de um Programa de Garantia da Qualidade em Radiodiagnostico da Portaria 453 com limites, prazos e métricas bem como todos os requisitos da proteção radiológica, blindagem, equipamentos de proteção individual (EPI) e dosimetria. A partir deste trabalho foi possível desenhar o processo dos institutos de DI com a visão moderna que visa a otimização dos serviços. Palavras-chave: institutos de diagnósticos por imagem, garantia da qualidade, gestão de processos de negócios. Abstract -. In this work we present a reference model for institutes of image diagnoses (ID) that using radiographic equipment such as conventional X-ray and mammography. We conducted interviews at 3 Institutes of ID using the observation method in order to see operation detail of the process of radiological examinations carrying out inside these institutes. Thus were created the current status models of these services using the software Intalio Designer. The data were analyzed with a management vision by processes that opened up the possibility of establishing a critical analysis on the points of deployment of a Quality Assurance Program on Radiodiagnosis, which are established by Portaria 453 of June/1998 determines a mandatory police with limits, deadlines and metrics as well as all the requirements of radiological protection, shielding, individual protection equipment (IPE) and dosimetry. This work has enabled to design the process of the ID institutes with the modern vision aimed at the optimization of services. Key-words: institutes of diagnoses per image, quality assurance, business process management. Introdução Com a crescente competitividade decorrente da globalização a redução de custos sem deixar de lado a garantia da qualidade e sobressair perante os concorrentes são objetivos comuns para muitas empresas. Automatizar os processos de trabalho, minimizando prazos e tempos, buscando a otimização e a melhora do posicionamento da empresa no seu mercado está sendo o diferencial importante para se destacar e sobrepor perante os concorrentes [1]. Este é o cenário de grandes corporações, mas não deixa de ser uma realidade para todas as empresas, não importando o ramo de atividade nem o porte, inclusive para os setores de saúde incluindo os institutos de diagnósticos por imagem (DI), os hospitais e até mesmo clínicas particulares. A busca da qualidade, antes um regulamento para se adequar às normas governamentais, hoje é uma necessidade para o posicionamento da empresa em seu mercado [2]. Atualmente organizações que se destacam pela otimização de seus processos, focam esforços na abordagem de gestão de processos de negócios ou Business Process Management (BPM) [3], que integra evoluções e conceitos da gestão por processos, possibilitando a interação entre pessoas e aplicações informatizadas para monitoramento, análise e administração da empresa. O BPM é em síntese uma abordagem que une gestão de negócio e tecnologia da informação (TI) [4] voltada à melhoria dos processos das organizações por meio do uso de métodos de modelagem, métodos de implantação de mudanças, sistema de indicadores de

2 desempenho e outras fontes de informação. Modelo de referência, que de acordo com Vernadat [5], é uma abstração da realidade, expressa por meio de uma linguagem definida por um método de modelagem em função do objetivo do usuário, possibilita a divulgação de uma visão integrada do processo, junto com o mapeamento dos conhecimentos específicos. Neste trabalho propomos uma versão inicial de um modelo genérico de referência para um instituto de DI que utiliza equipamentos de Raios X. Por meio desse modelo genérico de referência um Instituto DI poderá utilizar esse modelo para servir de referência para otimizar seu processo, uma vez que poderá visualizar o funcionamento e analisá-lo com conceitos da gestão de processos. Metodologia Devido à diversidade de estabelecimentos de institutos de DI foi necessário conhecer o modo de funcionamento de algum deles para desenhar o modelo genérico de referência. As instituições visitadas foram definidas de acordo com o critério de possuir pelo menos um equipamento de raios X convencional e um mamógrafo. Os hospitais mesmo que possua estes equipamentos não fizeram parte da amostra por possuir políticas de funcionamento específicas. Foram visitadas 3 instituições nas quais foram realizadas entrevistas com questionários abertos e métodos de observação. Foi possível analisar o funcionamento de todo o processo de realização de exames de radiografia, desde o agendamento até a saída dos laudos dos exames realizados pelos equipamentos de raios X convencionais e mamógrafos. Para a escolha da notação de modelagem foram analisados dois critérios: (1) ser reconhecida internacionalmente e (2) ser facilmente compreendida por leigos em modelagem. Assim, a notação escolhida foi o BPMN (Business Process Modeling Notation) e o programa computacional utilizado foi o Intalio Designer 5.1, um software gratuito que utiliza as notações do BPMN. ( Finalizada a etapa da modelagem da situação atual dos três institutos de DI, a Portaria 453 do Ministério da Saúde [6] foi analisada e foi avaliado onde os pontos dessa portaria são atendidos. Resultados Figura 1 Processo de agendamento de exames do Instituto de DI. Na figura 1 é descrito o processo de agendamento de exame : Paciente: agenda o exame por telefone ou pessoalmente, com a guia do médico em mãos; Recepcionista/Telefonista: recebe solicitação de agendamento e pede os seguintes dados: nome, data de nascimento e tipo de exame, em seguida verifica se paciente já possui cadastro, uma vez efetuado ou atualizado o cadastro é agendado o exame e, então, passadas as diretrizes se necessário. Sistema: armazena os dados de cadastro e agenda exame, uma vez que possui banco de dados simples. Na visão de processos podemos detalhar genericamente o funcionamento de um instituto de DI nos fluxogramas a seguir:

3 Figura 2 Processo de funcionamento na recepção do Instituto de DI. Figura 3 a Processo de realização do exame nos Instituto de DI até a etapa Liberar Paciente.

4 Figura 3 b Finalização do processo de realização do exame nos Instituto de DI. Figura 4 Processo de confecção do laudo nos Instituto de DI.

5 caso contrário o paciente é liberado. Edita e imprime imagem para o processo de confecção de laudos. Paciente: recebe instruções do técnico e segue orientações recomendadas. Realiza exame e recebe protocolo de retirada. Sistema: interligado com equipamentos radiológicos, digitaliza, edita, armazena imagem. Na figura 4 é mostrado o processo de confecção do laudo : Médico: recebe imagens impressas, e caso existam exames anteriores, utiliza imagens desses exames para comparação. São utilizados roteiros de laudos pré-prontos para a criação do laudo final. Por fim, confere e assina o laudo digitado. Digitador: recebe laudos dos médicos: digita, imprime retorna ao médico para conferência e assinatura. Envelopa laudo com imagens, etiqueta o envelope e o entrega à recepção. Sistema: registra laudo no cadastro do paciente, armazena no banco de dados. Figura 5 Processo de entrega do laudo do exame nos Instituto de DI. Na figura 2 é descrito o processo de funcionamento na recepção do Instituto de DI : Recepcionista: verifica e/ou atualiza o cadastro do paciente, os dados do exame, o médico e o convênio médico. Em seguida solicita os exames anteriores para fins de comparação se possuir; Sistema: compartilha dados com recepção, sala de exames, sala de laudos; Paciente: espera ser chamado pelo técnico que realiza o exame. Na figura 3 (dividido em duas partes a e b para melhor visualização) é descrito o processo de realização do exame : Técnico: inicialmente, uma vez por dia, liga equipamentos radiológicos e verifica os chassis antes das realizações dos exames. Chama-se o paciente para realizar o exame. O sistema previamente informa o(s) exame(s) que o paciente irá realizar. Se houverem exames anteriores esses podem ser analisados e, em alguns casos, é aplicado um questionário, em seguida instrui o paciente sobre o exame. Após o exame, caso o técnico detecte má qualidade da imagem é repetido o exame, A figura 5 mostra o processo de entrega de laudo do exame : Paciente: apresenta protocolo de retirada e retira exame. Recepcionista: recebe protocolo e entrega exame. Discussão/Conclusão Neste trabalho foi possível esquematizar o processo dos institutos de DI considerando a otimização dos serviços. Ao longo dos processos já establecidos é importante que se estabeleça os pontos de implantação de Programa de Garantia da Qualidade com limites, prazos e métricas bem como todos os requisitos da proteção radiológica, blindagem, equipamentos de proteção individual (EPI), dosimetria e etc. Observamos que existem instituições com pouca informatização onde o técnico dos equipamentos radiológicos realiza grande parte das operações manualmente e por isso é dispendido um tempo maior na execução dos serviços. Por outro lado, as instituições que possuem sistemas automatizados, o próprio sistema executa algumas funções, agilizando o processo e integrando alguns setores. Para a próxima etapa dessa pesquisa, será realizado o alinhamento das atividades do institutos de DI na cadeia dos processos já estabelecidos com as diretrizes da Portaria 453 do Ministério da Saúde que serão verificados quando da solicitação do alvará de funcionamento

6 da instituição. Os pontos a serem abordados no alinhamento do processo já elaborado serão para verificar se os institutos de DI atendem aos princípios básicos estabelecidos na portaria para garantir a segurança, a qualidade e a saúde dos usuários. Entretanto já foi possível observar que nas instituições visitadas, mesmo com a grande automatização, uso de equipamentos modernos de última geração, infelizmente não existe uma preocupação dos administradores para oferecer um treinamento preriódico e uma reciclagem para os técnicos, como descrito no item 3.9 Da portaria 453. Apesar do item 3.28 da portaria, também não foi vista a preocupação em se registrar a incidência de imagens rejeitadas, e por consequência a análise do motivo de tal rejeição também não é analisado. Um dos motivos percebidos para essa despreocupação é a aquisição de reveladoras digitais, fazendo com que não sejam necessária a re-impressão de filmes, o que não acarreta prejuízo financeiro direto. Assim, concluí-se que há várias oportunidades de melhoria para esse setor. E a importância dessa pesquisa foi ressaltada uma vez que essas melhorias vão beneficiar não só os institutos de DI e hospitais, bem como os pacientes que serão menos expostos a radiação ionizante e também o próprio sistema público de saúde que terá oportunidade de redução de custos, proporcionada pela otimização desses processos. Ademais os Intitutos terão oportunidade de verificar como incluir os itens da portaria 453 de modo prático em seus processos. Agradecimentos A CAPES e a FAEP/UMC pelo apoio financeiro. Referências [1] HUNG, R.Y. Business Process Management as Competitive Advantage: a Review and Empirical Study. Total Quality Management. Vol. 17, n.1, 21-40, January, [2] BORRAS, C. The Role of Diagnostic and Therapeutic Radiology in the Field of Public Health. Rev. Panamericana de Salud Publica/Pan American Journal of Public Health 20(2/3), 84-86, [3] LEE, R.G.; DALE, B.G. Business Process Management: a Review and Evaluation. Business Process Management Journal. v. 4, n.3, [4] FOINA, P. R. Tecnologia de informação: planejamento e gestão. 2 ed. São Paulo: Atlas, [5] VERNADAT, F.B. Enterprise Modelling and Integration: Principles and Applications London: Chapman&Hall, [6] SECRETARIA DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA (SVS). Portaria n. 453 de 01 de junho de 1998 Diretrizes de Proteção Radiológica em Radiodiagnóstico Médico e Odontológico. Diário Oficial, República Federativa do Brasil, ano CXXXVI, n. 103-E, Brasília DF, jun Contato 1,5 Maria Lúcia Nana Ebisawa Irita e Yvone Maria Mascarenhas NPT Núcleo de Pesquisas Tecnológicas - Universidade de Mogi das Cruzes (UMC), Mogi das Cruzes, SP - Brasil. (11) nanaebisawa@hotmail.com, yvone@sapra.com.br