BENEFICIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE

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1 BENEFICIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE Elizandro Sulzbach 1 Jonas Valentim Cerri 2 Leandro Giehl 3 Catia Guadagnin Rossa 4 FEMA 5 RESUMO O artigo a seguir aborda o tema controle de estoque, enfocando a importância do mesmo, seus objetivos, custos e demais abordagens pertinentes. A empresa que utiliza o controle de estoque como uma ferramenta produtiva, beneficia-se, pois esta comporta a visão global de entradas e saídas de mercadorias, permitindo um melhor giro do capital. Tal atividade gera menores custos à organização, além de um maior controle das mercadorias. Há alguns tipos diferenciados de controle de estoque, o que permite a empresas de vários ramos fazer uso daquele que melhor está adequado a sua realidade. Propõe-se a partir deste tema, difundir tal prática de modo que os gestores percebam a necessidade de um domínio do estoque, e do quanto este influencia nos rendimentos da organização. Palavras-chave: controle; estoque; benefícios. INTRODUÇÃO Hoje em dia estamos presos a um capitalismo agressivo, as empresas se confrontam em uma disputa acirrada, não com armas, como em uma guerra por poder, mas com um único intuito, obter o maior ganho no mercado empreendedor, para ser sempre a primeira. Então com esta visão percebe-se que o menor custo em cada setor é o ponto de partida para um maior lucro no âmbito geral da entidade. Sendo assim, 1 Acadêmico do curso de Ciências Contábeis 2º ano, IV semestre das Faculdades Integradas Machado de Assis Santa Rosa, RS. 2 Acadêmico do curso de Ciências Contábeis 2º ano, IV semestre das Faculdades Integradas Machado de Assis Santa Rosa, RS. 3 Acadêmico do curso de Ciências Contábeis 2º ano, IV semestre das Faculdades Integradas Machado de Assis Santa Rosa, RS. 4 Mestranda em Desenvolvimento. Orientadora. Professora do Curso de Ciências Contábeis. Faculdades integradas Machado de Assis. 5 Fundação Educacional Machado de Assis Santa Rosa, RS.

2 2 analisam-se cada setor como uma partícula de um todo, ou seja, cada departamento trará uma contribuição para o alavancar da empresa como um todo. Analisando os diversos setores que constituem uma empresa, como logística, compras, almoxarifado, vendas, departamento de pessoal, administração em geral, entre outros, pode-se verificar que logística e compras são setores que podem reduzir em maior nível os custos, se tiver um trabalho focado nos bons preços e uma boa administração, obtendo ganhos favoráveis a empresa. Porém não basta perceber os benefícios destes setores se não tiver o controle de o que comprar, quando e quanto comprar, e isso compete somente a um adequado controle de estoque. Baseado nessa linha de pensamento será abordado alguns dos benefícios mais significativos do por que fazer controle de estoque na área comercial, e o que este traz ao contexto de uma empresa para a redução de custos e conseqüentemente ganho de capital. Os dados apresentados foram obtidos por meio de uma pesquisa bibliográfica onde foram expostas informações que ajudam a desenvolver melhor o entendimento referente aos diversos benefícios que o controle de estoque trás a uma empresa. O artigo apresenta a seguinte estrutura: inicialmente abordar-se-á os custos relacionados às entidades, o controle de estoque e seus tipos e os benefícios que este controle apresenta. 1 CUSTOS Segundo Ribeiro (2009, p. 25) o custo: compreende a soma dos gastos com bens e serviços aplicados ou consumidos na fabricação de outros bens. Aplicando estes custos na área do comércio, compreendem-se os gastos para aquisição de mercadoria, para revenda ou realização de serviços. Quando se fala de custos decorrentes dos estoques, pode-se pensar que só existem os custos ocasionados com a compra, mas há, segundo Vollmann (2009, p. 151): (...) três outros elementos de custo: custo de preparar um pedido para mais estoque, o custo de manter o estoque em mãos até um cliente solicitálo, e o custo implícito quando existe uma falta de estoque. Adentrando mais no assunto percebem-se estes custos mencionados de

3 3 forma diferente aos anteriores, onde Martins e Alt (2009, p.177) dizem que são três grandes categorias: custos diretamente proporcionais a quantidade estocada, os inversamente proporcionais a quantidade estocada, e os independentes da quantidade estocada, porém sejam todos eles relativos ao mesmo assunto. Sendo assim, para que a empresa planeje corretamente o controle de estoques, e não perca capital com esses variados custos, ela deve ter bons conhecimentos de todos os custos relativos, pois existem vários custos decorrentes do estoque, em que, se ocasionalmente, a empresa adquirir maiores quantidades de estoque maiores serão os seus custos envolvidos na manutenção, alocação e conseqüentemente o próprio custo de aquisição. Portanto é preciso que a empresa faça uma análise completa dos seus estoques, juntamente com seus custos para então poder escolher a melhor forma de controlar a estocagem e os pedidos, sem acarretar em perdas para a empresa ou atraso na hora de entregar o material aos seus clientes. 2 CONTROLE DE ESTOQUE O controle de um estoque vem a ser a delimitação quantitativa e qualitativa de produtos conforme a sua oferta e demanda, onde qualquer empresa pode planejar a movimentação de entradas e saídas dos itens, e assim garantir o sucesso dos futuros negócios empresariais. 2.1 OBJETIVOS DO CONTROLE DE ESTOQUE Segundo Pimenta (2009) o controle de estoque pode ser visto como uma arte, pois tal atividade necessita do administrador talento para que se possa alcançar a qualidade exigida pelo cliente, bem como a quantidade necessária para atender o mercado. A tarefa do administrador engloba a percepção do que o cliente está precisando com relação a quantidade, além de adotar uma política de controle de qualidade de fornecimento e armazenamento de mercadorias. Ao fazer isto, aliado ao menor custo, ou seja, comprando bem e barato, o estoque poderá ser escoado com rapidez e com boas margens.

4 4 O controle de estoque é uma ferramenta que está sendo cada vez mais utilizada nas empresas que visam ter mais rentabilidade, qualidade nos serviços oferecidos e conseqüente satisfação de seus clientes, sem ter perdas com rotinas desnecessárias. E para que a empresa possa proporcionar este produto no tempo necessário e sem precisar correr atrás do mesmo, é preciso ter uma boa gestão de estoque, um bom controle de estoques, e também ter funcionários capacitados e fornecedores que trabalham de acordo com o que é estabelecido pela empresa para que o produto possa estar no local pretendido e no tempo estipulado. Conforme a visão de Ballou (1993) é necessário que a empresa tenha e mantenha um estoque mínimo em suas dependências, para que esta possa deixar de perder dinheiro com compras de estoques indevidos, bem como manutenção de estoques que não serão utilizados. É preciso que a empresa tenha um controle exato do seu estoque, para que o setor de compras possa confiar nesta informação e dessa forma poder trabalhar em sintonia com o setor de logística. A partir disso garante-se o produto certo na hora certa, sem precisar gastar com compras, fretes desnecessários e manutenção desse estoque que não será útil o momento da compra. Segundo Ching (2006, p. 30), estabelecer níveis de estoque é apenas uma parte do controle de estoque. O objeto é encontrar um pano de suprimento que minimize o custo total. O controle de estoques é uma ferramenta que deve ser utilizada por todas as empresas que possuem estoque, para que assim possam ter certeza dos devidos materiais que estão em seu patrimônio, e portanto garantir uma melhor qualidade de gestão, bem como tambem ter mais confiança para com seus clientes e fornecedores. 2.2 TIPOS DE CONTROLE DE ESTOQUE O controle dos estoques possui faces ou tipos distintos que podem ser utilizados conforme melhor se encaixam nas organizações. Segundo Stockton (1974, p. 21), o estoque pode se dividir em: a) Estoque especulativo: O estoque especulativo acontece quando uma empresa tem um grande poder aquisitivo, e especula pequenos fabricantes que estão lançando produtos novos, com grande capacidade de crescer, ou que já tenham fabricado

5 5 produtos que estão com muita demanda no mercado, e compram essa marca para poder aperfeiçoar mais esses produtos e conseqüentemente ganhar status no mercado e lucrar mais. b) Estoques de segurança: Esse estoque são unidades extras, mantidas fisicamente disponíveis, para prever o caso em que a demanda excede a expectativa. Esse tipo de estoque é muito importante para que as empresas possam garantir que no momento em que a demanda e grande, os seus clientes possam ter o produto na hora da compra, aumentando assim a satisfação do cliente e a certeza de retorno à empresa. Também garantir que a empresa não se defronte com custos adicionais que possam vir da falta desse estoque de segurança. c) Estoque cíclico: Uma empresa que produz vários tipos de produtos acaba perdendo com a preparação da máquina (setup). Com estoque cíclico a empresa tenta baixar esse custo a quase zero, utilizando séries maiores de produção e estocando as peças que sobram para serem utilizadas posteriormente e assim não perder tempo e dinheiro com a preparação das maquinas. Mas se por um lado a empresa baixa os custos de preparação, por outro poderá perder dinheiro com custos de armazenagem, então é preciso que ela calcule e encontre a melhor forma de manter os custos de produção baixos. De acordo com Ching (2006, p. 38), outro tipo de controle de estoque é o Just in time, Que visa atender a demanda instantaneamente, com qualidade e sem desperdícios. Ele possibilita a produção eficaz em termos de custo, assim como o fornecimento da quantidade necessária dos componentes,no momento e em locais corretos, utilizando o mínimo de recursos. Este método de controle de estoque pode ser utilizado em todas as empresas. Neste controle de estoque, nenhuma matéria prima é comprada, transportada ou produzida, sem antes a empresa ter vendido o produto final o que faz com que a empresa reduza estoques e os seus decorrentes custos. Mas para que isso aconteça é necessário que fornecedores sejam treinados e capacitados a entregar pequenos lotes no tempo exigido pela empresa. Um dos benefícios do Just in time é que os problemas que antes afetavam a produção e não eram solucionados, agora são facilmente encontrados, e podem

6 6 ser solucionados. Então, para as empresas que visam à redução de desperdício, o Just in time é muito importante, pois, ele visa à melhoria contínua dos processos produtivos. 3 BENEFICIOS DO CONTROLE DE ESTOQUE As empresas entram no mercado para obter lucros, pois é desse que elas sobrevivem, sendo assim, para o maior ganho é necessário maximizar as receitas e minimizar as despesas, conforme Dias (2009, p. 23) a meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre o capital investido em fabrica e equipamentos, em financiamento de vendas, em reserva de caixa e em estoques. Investindo assim, o capital de giro estará sendo utilizado da maneira mais adequada para alavancá-lo da empresa. O capital não pode permanecer inativo nesses investimentos, e dos citados acima o único que pode transformar-se em lucro é o estoque, pois sua função é lubrificar os mecanismos das empresas, como produção e vendas. Porem deve-se ter cuidado com o custo financeiro em estoques para evitar o investimento em produtos de baixo giro e faltar produtos necessários à empresa. O controle de estoque deve ser muito minucioso, pois de acordo com Ching (2006 p. 31): (...) nunca se tem certeza da quantidade a ser solicitada pelos clientes, uma das primeiras questões consideradas no controle de estoques é a previsão das vendas futuras, da demanda, bem como a estimativa do tempo de reposição desde o pedido feito ao fornecedor até a chegada da mercadoria em nossas instalações. Mesmo tendo a convicção de que a quantidade de venda é algo totalmente incerto, quando se faz uma compra deve-se esboçar uma espécie de planejamento de vendas, formando uma previsão, não exata, mas coerente com a demanda do mercado consumidor, para que o estoque seja mais preciso, diminuindo os custos. Segundo Martins e Alt,(2009 p.190): Altos níveis de estoque, de um modo geral, significam maior

7 7 probabilidade de pronto atendimento aos clientes. O pessoal de vendas gostaria que os estoques fossem sempre elevados e com grande variedade, pois, dessa forma, teriam muito mais flexibilidade na hora de vender, podendo prometer prazos curtos ou mesmo imediatos para as entregas. Deve-se manter um controle para ter estoque o suficiente para satisfazer a demanda do mercado, pois para manter o cliente é preciso ter o produto certo na hora certa, então manter o estoque controlado fará com que a mercadoria em alta no momento esteja sempre disponível para o consumidor. Esse procedimento é essencial para o crescimento da empresa, porem para manter um estoque em tal nível de comodidade tem-se um custo elevado para a empresa. Mas uma gestão adequada fará com que se obtenha maior lucratividade com um controle adequado, onde os custos de armazenagem devem ser controlados no sentido, por exemplo, de não estocar grandes quantidades de produtos com baixa demanda evitando ficar com o capital comprometido, parado, gerando custos, bem como armazenar uma quantidade mínima de produtos em alta evitando o desconforto de ficar com produtos em falta, pois poderá ocasionar perda de clientes, por atrasos de entrega ou produto indisponível. Conforme (Bertaglia, 2005), a constituição do estoque está diretamente interligada ao desequilíbrio existente entre a demanda e o fornecimento. Quando a demanda ocorre em proporção maior que o fornecimento, o estoque diminui; quando o fornecimento é superior a demanda o estoque aumenta. Para que esse desequilíbrio não aconteça, será necessária a aquisição de um bom sistema de controle de estoque, pois este alertará a empresa a não comprar produtos além do necessário, eliminando a possibilidade do estoque ficar sobrecarregado e assim conseqüentemente perder dinheiro com estocagem, e também não deixar faltar os produtos de maior demanda. Uma vez adequado a entrada e saídas dos produtos estocados pode-se começar a reconhecer que o controle de estoque constitui-se de vários benefícios a empresa, onde: a) Obtera ganhos quando tiver um estoque corretamente registrado, ao ponto de não prescisar comprar materiais que estão armazenados, ou em quantidade superior a necessária;

8 8 b) Poderá pedir o material do estoque aos fornecedores quando for necessário, evitando asim aglomerações de materiais em lugares não desejados; c) Evitará perda de tempo ao transportar e desperdicios de materiais devido ao transporte desnecessário; d) Poderá calcular os custos de manutenção dos estoques, e assim obter informações necessárias para saber a viabilidade da obtenção de estoques ou não de devidos materiais. Além desses beneficios, a empresa conquistará os clientes, pois poderá atende-los com confiança e vender os produtos sem precisar pesquisar os estoques para confirmar se o que consta no sistema da empresa realmente está no estoque. Poderá vender por preços menores aos seus clientes, pois, com um bom controle de estoque não terá dinheiro parado, e nem falta de espaço em seu estoque. A partir disso poderá adquirir os produtos em promoções ou com descontos, podendo repassá-los aos seus clientes com valores mais baixos aos vendidos por seus concorrentes. Com esse controle, a empresa poderá ter um maior giro dos seus produtos fazendo com que eles não ficam estocados por muito tempo, acumulando poeira e desgastando-se e assim entregar produtos com mais qualidade aos seus clientes. CONCLUSÃO Ao realizar este trabalho, pode-se observar que Controlar estoque é planejar o crescimento sustentável da empresa, tendo a visão voltada para o futuro empresarial, uma vez que o controle proporciona mais rentabilidade para a entidade e menos custos na gestão. O controle desses custos envolvidos na aquisição de produtos apresenta-se como uma peça importante para a composição dos benefícios do controle de produtos da empresa. Para o momento da aquisição precisa-se de informações exatas, em relação a níveis de estoques e previsão de demandas. Estocar mercadorias por muito tempo pode ser um fator de diminuição da lucratividade das empresas. Os produtos devem ser estocados o menor tempo possível, visto que isso pode reduzir o custo de manutenção, perdas por

9 9 desgastes ou transportes indevidos. Saturado isso, pode-se compreender que se investir em estoques corretamente e no tempo certo a empresa terá grandes chances de um bom retorno econômico, analisando o fato de que uma empresa dificilmente poderia trabalhar sem estoque que fizessem girar o capital, pois, seu alimento para sobrevivência entre os diversos pontos de produção e gestão empresarial é uma linhagem de produtos a disposição imediata. Enfim, concluí-se que o estoque garante os objetivos principais das empresas comerciais e com isso, percebe-se também a importância do controle de estoque e da manutenção das informações referentes à totalização dos custos envolvidos no processo de compras e estocagem nas empresas de comércio. Assim, as empresas conseguem dar passos fortes para que, estejam sempre competitivas em um mercado que está mudando constantemente, e é preciso sempre manter índices elevados de receitas e minimizar custos, aumentando sua lucratividade. REFERENCIAS BALLOU, R. H. Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física. São Paulo: Atlas, BETAGLIA, P. R. Logística e Gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo : Saraiva, CHING, H. Y. Gestão de estoques na cadeia logística integrada. São Paulo: Atlas, DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem Logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, MARTINS, P. G; ALT, P. R. C. Administração de materiais e recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2009.

10 10 PIMENTA, D. M. Varejista, atenção com o estoque. Artigo, Disponível em: Acesso em 16 de outubro/2010. RIBEIRO, O. M. Contabilidade de Custos. São Paulo: Saraiva SITE: Acesso em: 10 de outubro de STOCKTON, R. S. Sistemas Básicos de Controle de Estoques: conceitos e análises, Traduzido por Dayr Ramos Américo dos Reis. São Paulo: Atlas, VOLLMANN, T. E. Sistemas de planejamento e controle de da produção para o gerenciamento de cadeia de suprimentos. Porto Alegre: Bookmann, 2006.