IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO EM LABORATÓRIO DE ANÁLISES CLÍNICAS. Celso Ricardo Paraguay

Transcrição

1 IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE GESTÃO EM LABORATÓRIO DE ANÁLISES CLÍNICAS Celso Ricardo Paraguay

2 Celso Ricardo Paraguay MBA em Gerência empresarial - Faculdades Integradas de Cruzeiro

3 RESUMO O controle de estoque em um laboratório é muito importante, visto que é onde fica guardada grande parte do capital de qualquer empresa. Um bom dimensionamento do estoque consegue liberar recurso da empresa para futuros investimentos, como também investimentos no mercado financeiro, porque estoque alto sem giro é dinheiro parado sem ganhar e sem agregar valor algum à empresa seja ela de qualquer segmento de mercado. Da mesma forma, a falta de material em seus estoques também acarreta grandes prejuízos, porque não atender o cliente em tempo certo ou tempo hábil também é perda de credibilidade. Neste trabalho é demonstrado como foi realizada a implantação de um sistema de gestão de materiais em um laboratório de análises clínicas através da Classificação ABC para obtenção de tempo de reposição,estoque máximo e estoque de segurança.conclui-se que a implantação foi positiva para o laboratório evidenciando pois a empresa passou a ter um gerenciamento melhor do seu estoque. palavras-chave Estoques. Capital. Investimentos. janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

4 Abstract The control of stock in a laboratory is very important, as is where is saved much of the capital of any company. A good design can make use of the stock of the company for future investment, but also investments in the financial market, because high stock without spin is stopped without money and without gaining any value to the company whether any market segment. Similarly, the lack of material in their inventory brings great harm, because not meet the customer at the right time is also loss of credibility. This work show the deployment of a system of management of materials in a clinical laboratory for analysis by the ABC classification to obtain spare time, stock and stock of maximum security. We conclude that the deployment was positive for the laboratory showing since the company started to have a better management of its stock. Keywords Inventories; Capital; Investments. introdução A manutenção dos estoques implica em grande mobilização de capital de giro, além de acarretar outros custos administrativos que afetam o final da produção e da comercialização de bens e serviços. O ideal para qualquer organização seria a inexistência de estoques, na medida em que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, na prática, isto não acontece, tornando-se imperativa a existência de um nível de estoque que sirva como amortecedor entre os mercados supridores e os consumidores, a fim de que estes últimos possa ser plena e sistematicamente atendido. Existem alguns procedimentos que podem ser empregados como o objetivo de transferir, sempre que possível os custos de estocagem 88 janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007

5 para o fornecedor. Administração de Estoque em um laboratório de análises clínicas fica por conta da administração de materiais e o controle de produtos a serem utilizados para realização das análises clínicas e demais trabalhos que envolvam a rotina desse laboratório, bem como estabelecer cálculos de demanda de serviços, criar estoques de segurança e pontos de pedidos, procurando ter sempre em seus almoxarifados a quantidade de matérias que atenda a demanda de seus clientes e ao mesmo tempo não causem problemas de ordem financeira como ter altos estoques ou faltar produtos em momentos importantes do dia a dia. A ferramenta utilizada para o controle de estoque, foi a classificação ABC, em que os itens foram classificados por seu consumo anual e seus custos. Pode-se observar quais são os produtos com consumo e preços mais significativos em relação aos demais produtos. Inicialmente trabalhou-se com o levantamento da demanda de exames clínicos ocorridos nos últimos anos, possibilitando o estabelecimento de parâmetros para o cálculo dos estoques ideais e a realização de previsões de compra de materiais em quantidades satisfatórias e reais para a utilização na rotina de trabalho. 2 Administração de Estoques Segundo Arnold (1999), o controle de estoque exerce influência muito grande na rentabilidade da empresa. Os estoques absorvem capital que poderia estar sendo investido de outra maneira, desviam fundos de outros usos potenciais e têm o mesmo custo de capital que qualquer outro projeto de investimento da empresa. Aumentar a rotatividade do estoque libera ativo e economiza o custo de manutenção do inventario, considerando que o custo de manutenção do estoque seja 20% ao ano. As organizações agora exigem estratégias mais rápidas porque passam a ser baseadas nas necessidades dos clientes. Para compreender totalmente o papel dos estoques na gestão logística, é necessário que seja examinado dentro do contexto de todo negócio. É parte das atividades do planejamento empresarial. É nesse momento que os diversos elementos de gestão de logística precisam ser identificados e posicionados dentro da estrutura janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

6 do negócio global (POZO, 2002). Para Martins (2002) a principal função da administração de materiais é maximizar o uso de recursos envolvidos na área logística da empresa e com grande efeito dentro dos estoques. O administrador, porém, irá deparar-se com este terrível dilema que é o causador da inadequada gestão de materiais, percebida em inúmeras empresas, e que cria terríveis problemas quanto às necessidades de capital de giro da empresa, bem como seu custo. Bem, por outro lado procura-se manter um volume de materiais e produtos em estoque para atender as demanda de mercado, bem como suas variações, servindo o estoque como um pulmão e por outro lado buscando diminuir os investimentos em vários tipos de estoques (MARTINS, 2002). O trabalho do administrador de materiais é satisfazer as necessidades do sistema de operação tais como: uma linha de produção na manufatura ou um processo operacional de banco, hospital na área de serviços. Essas necessidades provêm da demanda dos clientes, das atividades de promoção e dos programas de planos de distribuição física, sendo essas necessidades transformadas em sistema de produção ou operação (MARTINS, 2002). A administração integrada pode melhorar a coordenação das atividades e diminuir o custo administrativo: é o futuro da administração de materiais. A logística ensina a melhor compartilhar a responsabilidade da administração de materiais e da distribuição física dentro da organização minimizando custo e maximizando os recursos (MARTINS, 2002). A função de planejar e controlar estoque são fatores primordiais numa boa administração do processo produtivo. Preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros dos materiais, sejam eles matérias-primas, materiais auxiliares, materiais em processo ou produtos acabados. Dentro das múltiplas atuações do planejamento do estoque e pelo fato de sua atual configuração estar acompanhando os volumes e projeção de vendas e o processo de manufatura, é necessário que o sistema seja atualizado constantemente e que tenha a flexibilidade para acompanhar as constantes mudanças de mercado (POZO, 2002). A administração de estoque necessita prover os fornecedores dos volumes precisos para atender a uma demanda que ainda não foi definida ou acertada pela área de vendas, mas o que o sistema de suprimentos necessita processar. Cabe ao administrador de estoques prever a demanda 90 janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007

7 e informar aos fornecedores de materiais para que o processo produtivo não sofra processo de descontinuidade e, assim atenda a nossos clientes (MARTINS, 2002). Um problema importante é a determinação do nível de estoques ideal para a empresa, sabendo que os custos de estoques são influenciados por diversos fatores, tais como: volume disponibilidade, movimentação, mão de obra e o próprio recurso financeiro, e cada variável possui um determinado peso em relação a uma razão especifica (POZO, 2002). Considerando Ballou (2001), as razões para se manter estoques relacionam-se com o serviço ao cliente ou com as economias de custos derivadas indiretamente dele. Os estoques fornecem um nível de disponibilidade de produtos e serviços, os quais, quando localizados nas proximidades dos clientes, podem satisfazer uma exigência elevada de serviços ao cliente. A presença desses estoques ao cliente pode não apenas manter as vendas, mas realmente aumentá-las (MARTINS, 2002). O objetivo principal do gerenciamento de estoque é assegurar que o produto esteja disponível no tempo e nas condições desejadas. Geralmente, é avaliado com base na probabilidade de ser capaz de preencher um pedido para um produto do estoque atual. Esta probabilidade ou taxa de preenchimento do item é chamada de nível de serviço (POZO, 2002). Os custos de manutenção de estoque resultam da estocagem ou da manutenção dos bens por um período de tempo e são aproximadamente proporcionais á quantidade média dos bens mantidos. Para Martins (2002), a manutenção dos estoques implica grande imobilização de capital de giro que poderia ser investido em outras áreas, além de acarretar outros custos administrativos que afetam o custo final da produção e da comercialização de bens e serviços. O ideal para qualquer organização seria a menor quantidade de estoques possível, na medida em que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, isso não acontece, tornando-se a existência de um nível de estoque que sirva como amortecedor entre os mercados supridores e os consumidores, a fim de que o consumidor possa ser plena e sistematicamente atendido. janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

8 2.1 Tempo de Reposição Ao emitir um pedido de compra, decorre um espaço de tempo que vai desde sua solicitação, colocação de pedido de compra pelo processo de fabricação em nosso fornecedor até o momento em que o recebemos e o lote estiver liberado para produção. Portanto o tempo de reposição é composto por alguns elementos: tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor; tempo que o fornecedor leva para processar e entregar o pedido; tempo para processar a liberação do pedido em nossa fábrica (MARTINS, 2002). Uma das informações básicas de que se necessita para calcular o estoque mínimo é o tempo, o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser desmembrado em três partes: emissão do pedido, preparação do pedido e transporte. Emissão do pedido é o tempo gasto para emissão do pedido de compra pela empresa até ele chegar ao fornecedor. Preparação do pedido é o tempo gasto para fabricá-los separar os produtos, emitir o faturamento e deixá-los em condições de serem transportados. Transporte, tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados (DIAS, 1995). 2.2 Ponto de Pedido É a quantidade de peças em estoque que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra. Isso quer dizer que quando um item de estoque atinge seu ponto de pedido deve-se fazer o pedido de compra (POZO, 2002). Afirma Martins (2002), que o sistema de ponto de pedido é o mais popular método utilizado nas fábricas e consiste em disparar o processo de compra quando o estoque de um certo item atinge um nível previamente determinado. O ponto de pedido é calculado em função do consumo médio e do prazo de atendimento. 92 janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007

9 Constata-se que determinado item necessita de um novo suprimento, quando o estoque atingiu o ponto de pedido, ou seja, quando o saldo disponível estiver abaixo ou igual à determinada quantidade chamada ponto de pedido. 3 Estoque Máximo Segundo Martins (2002) é a quantidade de peças especificadas no pedido de compra, e que estará sujeita à política de estoque de cada empresa. Segundo Dias (1995), estoque máximo é a soma do estoque mínimo mais o lote de compra que pode ser econômico ou não. Nas condições normais e equilíbrio entre a compra e o consumo, o estoque irá variar entre os limites máximos e os mínimos. Estes níveis somente serão válidos sob o enfoque produtivo, não se levando em consideração aspecto de ordem financeiro nem conjuntural, especulação ou investimentos. Ele sofre também influências da capacidade de armazenagem disponível, que deve ser levada em consideração na ocasião do seu dimensionamento. 3.1 Estoque de Segurança Conhecido também como estoque mínimo ou reserva, é o mínimo de peças que tem que existir no estoque para cobrir as possíveis variações do sistema que podem ser: atrasos no tempo de entrega, rejeição do lote de compra ou aumento da demanda do produto ou serviços. Sua principal finalidade é não afetar o processo produtivo e principalmente não acarretar transtornos aos clientes por falta de material e conseqüentemente atrasar a entrega de nosso produto ao mercado (POZO, 2002). Um fato importante a ser considerado é referente ao valor de estoque de segurança, visto que o ideal é ter esse estoque igual a zero por saber que dentro de uma organização os materiais não são utilizados em uma taxa uniforme e que também o tempo de reposição para qualquer produto não é fixo e garantido por nossos janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

10 fornecedores em razão das variáveis do mercado. A situação mais cômoda é adotar um estoque de segurança que supra toda e qualquer variação do sistema, porém, isso implicará custos elevados e que talvez a empresa possa não suportar (POZO, 2002). A solução é criar um estoque de segurança que possa otimizar os recursos disponíveis e minimizar os custos envolvidos. Esse tipo de estoque é feito para cobrir flutuações aleatórias e imprevisíveis do suprimento, da demanda ou do tempo de reposição. Se por alguma eventualidade a demanda ou o tempo de reposição é maior que o esperado, haverá um esvaziamento do estoque. O estoque de segurança é mantido para proteger a empresa dessa possibilidade. Sua finalidade é prevenir perturbações no atendimento ao cliente. Também denominado estoque de armazenamento intermediário ou estoque de reserva (MARTINS, 2002). 3.2 Sistema ABC de Controle de Estoques Segundo Ballou (2001), o problema logístico de qualquer empresa é o total dos problemas dos produtos individuais. A linha de produtos da empresa é feita de produtos individuais nos diferentes estágios de seus respectivos ciclos de vida e com diferentes graus de sucesso em vendas. Em qualquer ponto do tempo isso cria um fenômeno de produto conhecido como curva 80-20, um conceito valioso para o planejamento logístico. O princípio ABC baseia-se na observação de que um pequeno número de itens freqüentemente domina os resultados atingidos em qualquer situação. Essa observação foi feita pela primeira vez por um economista italiano, Vilfredo Pareto, e se chama lei de Pareto. Aplicada à administração de estoques, observa-se geralmente que a relação entre a porcentagem da utilização anual em valores monetários segue um padrão que: Cerca de 20% dos itens correspondem a aproximadamente 80% da utilização em valores monetários; Cerca de 30% dos itens correspondem a aproximadamente 15% da utilização em valores monetários; 94 janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007

11 Cerca de 50% dos itens correspondem a aproximadamente 5% da utilização em valores monetários. O conceito se derivou, após a observação de modelos de produtos em muitas empresas, do fato de que o volume de vendas é gerado por poucos produtos no total de produtos. O controle de estoque é exercido pelo controle de itens individuais, chamados unidades para armazenamento em estoques. No controle de estoques quatro itens devem ser levados em consideração: Qual é a importância do item no estoque; Como os itens são controlados; Quantas unidades devem ser pedidas de cada vez; Quando um pedido deve ser emitido. O sistema de classificação ABC de estoques responde aos dois primeiros itens, determinando a importância dos mesmos, permitindo assim diferentes níveis de controle baseados na importância relativa dos itens (POZO, 2002). A maioria das empresas mantém um grande número de itens em estoque. Para se ter um controle melhor a um custo razoável, é útil classificar os itens de acordo com sua importância. Geralmente, essa classificação baseia-se na utilização anual em valores monetários, mas outros critérios podem ser utilizados. As porcentagens são aproximadas e não devem ser tomadas como absolutas. Esse tipo de distribuição pode ser utilizado no controle de estoques. Utilizando a abordagem ABC, existem duas regras gerais a seguir: primeiramente ter grande número de itens de baixo valor. Os itens C correspondem a cerca de 5% do valor total de estoque. Manter um estoque extra de itens C acrescenta pouco valor total ao estoque. Os itens C são realmente importantes apenas se houver uma falta deles, portanto deve ser mantido sempre um estoque disponível. Por exemplo, pedir um suprimento para um ano de uma única vez e manter um estoque e segurança suficiente. Desse modo, haverá a possibilidade de um esvaziamento do estoque apenas uma vez por ano (MARTINS, 2002). janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

12 Utilizar o capital e o esforço de controlar para reduzir o estoque de itens de alto valor. Os itens A representam cerca de 20% dos itens e aproximadamente 80% do valor do estoque. São extremamente importantes e merecem o controle mais apurado e a revisão mais freqüente (MARTINS, 2002). Itens A: alta prioridade, um controle acirrado incluindo registros completos e preciosos, revisões regulares e freqüentes por parte da administração, revisão freqüente das previsões de demanda, seguimento minucioso e agilização do tempo de entrega. Itens B: prioridade média, controles normais com bons registros, atenção regular e processamento normal. Itens C: prioridade menor, os mais simples controles possíveis devem-se garantir que os itens sejam suficientes. Nenhum registro ou registro simples ou um sistema de revisão periódica, fazer pedido em grandes quantidades e manter um estoque de segurança. Por outro lado, uma análise exclusiva da relação pode levar a distorções perigosas para a empresa, pois ela não considera a importância do item em relação à operação do sistema como um todo. Itens de manutenção de baixo preço unitário e comprado em pequenas quantidades podem afetar o funcionamento do sistema produtivo e a segurança da fábrica. Um parafuso de baixo custo pode afetar o funcionamento do sistema produtivo de uma organização, sendo geralmente um item da classe C. No entanto, ele pode interromper a operação de um equipamento ou instalação essencial á produção de um bem ou serviço. Para solucionar esse problema de analise de custo unitário vezes o volume, muitas organizações utilizam um conceito chamado de criticidade dos itens de estoque (POZO, 2002). Criticidade é a avaliação dos itens quanto ao impacto que sua falta causará na operação da empresa, na imagem da empresa perante os clientes, na facilidade de substituição do item por um outro na velocidade de obsolescência. Dentro de um conceito de criticidade, os itens podem ser classificados em classe A (cuja falta provoca a parada da produção de bens ou serviços e cuja substituição é difícil e sem fornecedores alternativos), classe B (itens cuja falta não provoca efeitos na produção de bens e ser- 96 janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007

13 viços no curto prazo), itens C (os demais itens) (MARTINS, 2002). Para realização deste trabalho foi feita uma pesquisa bibliográfica acerca dos conceitos de administração de estoque, ponto de pedido, lote de compra, estoque máximo, estoque de segurança, sistema ABC de controle de estoques e aplicação de um estudo de caso em um laboratório de análises clinicas situado na cidade de Cruzeiro. Inicialmente trabalhou-se com o levantamento da demanda de exames clínicos ocorridos nos últimos anos para poder estabelecer paramentos para o cálculo dos estoques ideais e fazer previsões de compra de materiais em quantidades satisfatórias e reais para a utilização na rotina de trabalho. 4 Materiais e Métodos Para a realização deste trabalho foi feita uma pesquisa bibliográfica acerca dos conceitos de administração de estoque, ponto de pedido, estoque máximo, estoque de segurança e sistema ABC de controle de estoques, A classificação ABC dos produtos foi estabelecida juntamente com proprietário do laboratório através de reuniões com o mesmo onde foi definido que todo o seu estoque de produtos passaria por mudanças juntamente com seu processo de compra. Foram criadas planilhas para controles dos produtos, e também com base em levantamento de consumos anteriores deu início aos números que foram utilizados como base para toda a implantação do sistema de gestão e a Classificação ABC. 5 Resultados Os dados recolhidos nesse laboratório estimaram demandas futuras de análises laboratoriais bem como uma gestão de estoque de materiais utilizados em um laboratório e estabelecendo o que e quanto se deve ser comprado para atender as necessidades do mesmo. Com o levantamento de demandas foi possível estimar o que devem compor em seus almoxarifados de material e também como utilizar uma boa logística para que esses itens sejam entregues nos prazos determinados e os estoques reguladores estejam sempre com suas quantidades janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

14 de segurança certas para que em qualquer eventualidade, seja ela de ordem de abastecimento de seus fornecedores, ou mesmo aumento de demanda, consiga atender níveis aceitáveis de atendimento. Antes, as compras dos produtos não seguiam uma metodologia determinada e nem os estoques eram controlados. Foram encontrados doze itens como itens Classe A que são responsáveis por 60,37% dos gastos totais com materiais. Encontraram-se também dezoitos itens com sendo itens B que são responsáveis por 23,14% dos gastos totais com materiais Foram detectados também, cinqüenta e seis itens com sendo C que são responsáveis por 14,76 % dos gastos totais com materiais. Conforme observado na Figura 1. Figura 1 Curva ABC 6 Sugestões para futuros estudos O presente estudo não tem a intenção de limitar-se a esta pesquisa, visto que a abrangência do tema é muito ampla. Com intuito sugestivo, propõe-se a continuidade deste estudo para aprofundar o assunto Sistema de Gestão e Classificação ABC e buscar demonstrar a importância dessa ferramenta para as diversas especiali- 98 janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007

15 dades da área de saúde tais como hospitais e laboratórios para que os mesmos possam contar com um controle de seus estoques onde seus custos podem ser identificados e reduzidos. 7 Conclusão Conclui-se que antes da implantação do sistema de gestão de materiais e sua classificação, utilizando a Classificação ABC, os produtos comprados não tinham uma classificação quanto a seu custo, também não eram estipuladas as quantidades para cada estoque, sendo eles mínimo, segurança e máximo,e com isso as compras não eram planejadas. Com a implantação da gestão de estoque utilizando a Classificação ABC todos os produtos receberam quantidades para seus estoques mínimos, estoques de segurança e estoques máximos, e as compras estão utilizando informações desses estoques para que sejam efetuadas. Antes da implantação não era estabelecido um controle dos estoques, as compras eram feitas após a utilização da última unidade dos produtos; com a implantação do sistema de gestão todo produto passa por um controle rigoroso e quando atinge uma quantidade pré estabelecida é solicitada sua compra. Com a implantação do sistema de gestão também foi dada uma atenção aos custos de cada produto em seu estoque antes não era dada devida atenção e quanto maior for seu custo também mais rígidos serão seus controles. Antes do sistema de gestão, grande quantidade de capital estava sendo utilizado na compra de produtos muitas vezes em quantidades desnecessárias. Com a implantação todo capital economizado tem como destino outros investimentos. janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun.,

16 REFERÊNCIAS ARNOLD JR., Tony. Administração de materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, BALLOU, Ronaldh. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4.ed. Porto Alegre: Bookman, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais. 4.ed. São Paulo: Atlas, MARTINS, Petrônio G. Administração de materiais e recursos materiais. São Paulo: Saraiva, POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais. São Paulo: Atlas, janus, lorena, v. 4, n. 5, p , jan./jun., 2007