Procedimento Operacional Nº do procedimento: PO 016

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1 Data da 1/ 12 Nº revisão Descrição da Revisão 00 Elaboração inicial do documento Diretoria de Negócio Vendas Service Qualidade Suprimentos Fabrica Gestão de Materiais Demais envolvidos na análise e aprovação Área / Processo Responsável Rubrica Vicente D arco Roberto Saghi Kellen Coração Luara Rebechi Edison Momi Carlos Reis Luiz Gustavo Verdelone 1. Objetivo Descrever a forma de executar o processo de conserto de matéria prima (material utilizado na fabricação), equipamentos de cliente (material de terceiro) e instrumentos de medições (patrimônio Siner). 2. Abrangência Este procedimento é aplicável a Qualidade, Suprimentos, Gestão de Materiais, Vendas, Fábrica e Service. 3. Definições PO Procedimento operacional PV Pedido de Venda RNC Relatório de Não Conformidade TAG É uma palavra em inglês que em português significa etiqueta. TAG é considerada uma estrutura de linguagem de marcação que consiste em breves instruções, tendo uma marca de início e outra de fim. Ela é utilizada para identificação de painéis e seus componentes. CRD Centro de Receitas e Despesas

2 Data da 2/ 12 Packing List Documento utilizado em transporte que lista a carga transportada, com as respectivas descrições e quantidades, prevenindo, desta forma, erros na entrega das mercadorias. 4. Procedimento Premissas A Qualidade deve realizar a análise do material com defeito. Quando o instrumento/equipamento não estiver em garantia, a Qualidade deve realizar o reparo nas dependências da Siner. Caso não seja possível, a Qualidade deve providenciar o envio para a assistência técnica responsável. Quando o instrumento/equipamento estiver em garantia, a Qualidade deve providenciar o envio para o fornecedor ou assistência técnica responsável. A Qualidade deve manter o controle do processo de conserto ou troca dos equipamentos/instrumentos. 4.1 Conserto de Matéria Prima Procedimento Para Tratar Equipamento ou Material Danificado (Matéria Prima). As áreas de Fábrica, Service e Almoxarifado devem informar a Qualidade assim que detectarem um equipamento ou material danificado, para que seja aberto o R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração, e tomadas as devidas providências para resolver o problema Preenchimento da R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração Os dados desta ficha deve ser devidamente preenchidos de maneira clara e objetiva para que todos os envolvidos no processo possam entender e acompanhar o andamento. O responsável da Qualidade deve conferir os dados descritos no R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração e realizar as correções necessárias caso haja algum erro Análise de Equipamento e Abertura do Processo e RNC

3 Data da 3/ 12 A Qualidade deve analisar se o defeito descrito no R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração é o mesmo apresentado no equipamento e acrescentar dados ao formulário se necessário. Deve ser verificada a causa do defeito, se é proveniente de mau uso (uso indevido) ou se o defeito é de fabricação, para assim incluir o equipamento no processo de conserto, registrando na Planilha de R GQ 24 Controle de Conserto de Matéria Prima e podendo assim com todos esses dados, realizar a abertura do R GQ 08 RNC Relatório de Não Conformidade, Ações Corretivas, Preventivas e Oportunidade de Melhoria Tratativas Para o Envio do Equipamento ao Fornecedor. As tratativas entre a Siner e o Fornecedor em casos de conserto de matéria prima, devem ser feitas pela área de Suprimento, que primeiramente deve entrar em contato com o Fornecedor para levantar os seguintes dados: Procedimento para o envio do equipamento; Local para onde o equipamento deve ser enviado; Dados do responsável que receberá o equipamento Envio do Equipamento ao Fornecedor A área de Gestão de Materiais é responsável por elaborar o Pedido de Venda (PV), criar o Packing List, providenciar a embalagem do equipamento e solicitar o transporte. Recomendações: No comentário do PV, preencher com o seguinte texto: Material que segue para conserto ou troca, com posterior retorno a origem. Nota fiscal de compra: /00/2011 (exemplo) Para PV de equipamentos que são matéria prima da Siner devemos usar o seguinte Tipo de remessa: S0150 (Outras Saídas de Mercadorias). Anexo ao equipamento deve seguir o R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração atualizado e impresso Após a impressão da nota fiscal, a área de Gestão de Materiais deve salvar na pasta do processos referente ao equipamento, uma cópia da nota fiscal e atualizar as informações na planilha de R GQ 24 Controle de Conserto de Matéria Prima, informando a data de envio e o número da nota fiscal.

4 Data da 4/ Confirmação de Recebimento Após o envio do equipamento ao fornecedor, a área de Gestão de Materiais deve confirmar a entrega do mesmo e informar a Qualidade, atualizando a planilha de R GQ 24 Controle de Conserto de Matéria Prima Negociações Com o Fornecedor A área de Suprimentos deve buscar informações junto ao fornecedor referente ao número da OS (Ordem de serviço), prazo para análise e(ou) orçamento.tratativas técnicas serão feitas pela Qualidade com o fornecedor. Após a análise do equipamento, o fornecedor deve informar se o conserto ou a troca será em garantia ou não. Se o mesmo estiver em garantia, o fornecedor efetuará a troca ou o reparo do equipamento e disponibilizará para a retirada. Caso seja comprovado que o equipamento não esteja mais em garantia, o fornecedor emitirá um orçamento de reparo ou de uma nova peça. Nesse caso é necessária a emissão de uma solicitação de compra, que deve ser gerada pela área de Qualidade Viabilidade do Reparo Caso o equipamento não esteja em garantia devido a alguns defeitos causados pelo mau uso, Suprimentos analisará o que será mais viável financeiramente, o conserto do equipamento danificado ou a compra de uma nova peça Retorno do Equipamento à Siner Após o fornecedor liberar a retirada do equipamento, o setor de Gestão de Materiais deverá providenciar a coleta, realizar seu procedimento interno na chegada do equipamento (recebimento) atentando se à nota fiscal que deve ser de devolução da nota fiscal emitida pela Siner. Por fim, atualizar a planilha de R GQ 24 Controle de Conserto de Matéria Prima com essas informações e disponibilizar o equipamento à Qualidade Conferência do Reparo do Equipamento.

5 Data da 5/ 12 Após a liberação do equipamento pela área de Gestão de Materiais, a Qualidade deve verificar o número de série e analisá lo como um todo, levando em consideração que o mesmo deve estar em plenas condições de uso, tanto em aparência quanto em funcionamento. Após essa verificação a Qualidade deve atualizar a planilha de R GQ 24 Controle de Conserto de Matéria Prima Reenvio do Equipamento ao Fornecedor Se após o equipamento retornar do conserto o defeito persistir ou apresentar novos defeitos, o mesmo deve ser reenviado ao fornecedor para novos testes e um novo reparo. A Qualidade entrará em contato com o fornecedor para informar que os defeitos persistiram e abrir uma R GQ 08 Relatório de Não Conformidade, Ações Corretivas, Preventivas de Melhoria. O equipamento será disponibilizado na área de Gestão de Materiais para o envio do equipamento ao fornecedor (seguir o mesmo procedimento de envio 4.1.5) Retorno do Material à Origem A área de Gestão de Materiais deve informar o colaborador que constatou o defeito para que o mesmo retire o equipamento, o instale ou o disponibilize em seu devido local. 4.2 Consertos de Equipamento de Cliente Envio do Equipamento à Siner Quando a Service detectar algum equipamento com defeito no comissionamento, de produtos fornecidos pela Siner, o mesmo deve ser enviado o mais rápido possível para a Siner (matriz) aos cuidados da Qualidade. Quando os equipamento não forem de fornecimento da Siner, fica a critério do cliente o destino do mesmo. Tanto os equipamentos enviados pela Service ou pelo Cliente, devem estar acompanhados do nome do emitente, telefone ou e mail para contato, a fim de que o mesmo seja informado sobre o defeito do equipamento e acompanhar o processo de conserto. Também deve acompanhar impreterivelmente a nota fiscal de remessa para conserto.

6 Data da 6/ Recebimento do Equipamento No recebimento do equipamento devem ser conferidos: Remessa de nota fiscal (Conserto); Nome do emitente e contato; Dados técnicos da nota fiscal (acompanhado da presença de algum colaborador da Qualidade); Estado que o equipamento foi transportado (acompanhado de algum colaborador da Qualidade); Estado da embalagem. (acompanhado de algum colaborador da Qualidade); Entrada da Nota Fiscal no SSA. Se o equipamento já estiver cadastrado no SSA, a área de Gestão de Materiais deve efetuar a entrada da nota fiscal, caso contrário, a Qualidade se encarregará de solicitar o cadastro do item e passar ao responsável pela entrada de notas fiscais. Obs.: Todo equipamento de terceiro deve ser cadastrado como TER. Após a entrada da nota fiscal ser realizada, a Qualidade deve ser informada para que o equipamento seja retirado do almoxarifado para realização dos devidos testes Análise de Equipamento e Abertura do Processo de Reparo. A Qualidade deve analisar se o defeito informado por quem enviou o equipamento é o mesmo apresentado, e abrir um R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração seguindo o item 4.1.2, e incluir equipamento no processo de conserto, registrando na planilha de R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente. Caso o equipamento seja de fornecimento da Siner, deve ser verificada a causa do defeito, se é proveniente de mau uso (uso indevido) ou se o defeito é de fabricação, para assim realizar a abertura do R GQ 08 RNC Relatório de Não Conformidade, Ações Corretivas, Preventivas e Oportunidade Melhoria Conserto do Equipamento Caso o equipamento não seja de fornecimento Siner, e havendo a possibilidade de reparo interno, a Qualidade deve realizar o reparo, caso contrário o equipamento deverá ser enviado para conserto no fornecedor ou em uma assistência técnica qualificada.

7 Data da 7/ 12 Se o equipamento for de fornecimento Siner e estiver coberto pela garantia do fornecedor, o mesmo deverá ser enviado para manutenção em garantia Negociações com o Cliente Para qualquer equipamento que esteja fora do prazo de garantia do fornecedor e da Siner ou não for de fornecimento da Siner, a área de Vendas deverá gerar um orçamento para o Cliente, conforme PO 15 item 4.2. Quando o equipamento estiver dentro do prazo da garantia da Siner, porém fora da garantia do fornecedor, os custos referente ao conserto deve ser lançado no CRD de garantia da obra, que será pedido pela Qualidade. Quando o equipamento for consertado pela Siner, a Qualidade passará as horas correspondentes ao conserto para área de Vendas, que se encarregará de emitir um orçamento para o Cliente, conforme PO 15 item 4.2. Quando o equipamento for consertado por terceiro, a Qualidade encaminhará o orçamento da assistência técnica à área de Vendas que analisará e repassará ao Cliente uma nova proposta, conforme PO 15 item 4.2. A solicitação de compra do serviço de reparo só poderá ser efetuada após a aprovação do Cliente, e a criação do CRD Criação de CRD Após a aprovação do Cliente, a área de Vendas deverá criar um CRD, onde por ele será lançado os custos referente ao conserto, seja as horas do colaborador gasta no reparo, ou do serviço de manutenção efetuado pela assistência técnica Tratativas Para o Envio do Equipamento ao Fornecedor. Quando for de fornecimento Siner, Suprimentos deve buscar informações junto ao fornecedor referente ao número da OS (Ordem de serviço), e o prazo para análise e(ou) orçamento, caso contrário a Qualidade fará as tratativas como fornecedor. Após a análise do equipamento, o fornecedor deve informar se o conserto ou a troca será em garantia ou não. Se o mesmo estiver em garantia, o fornecedor efetuará a troca ou o reparo do equipamento e disponibilizará para a retirada.

8 Data da 8/ 12 Caso seja comprovado que o equipamento não esteja mais em garantia, o fornecedor emitirá um orçamento de reparo ou de uma nova peça. Nesse caso é necessária a emissão de uma solicitação de compra, que deve ser gerada pela área de Qualidade Envio do Equipamento ao Fornecedor A área de Gestão de Materiais é responsável por elaborar o Pedido de Venda (PV), criar o Packing List, providenciar a embalagem do equipamento e solicitar o transporte. Recomendações: No comentário do PV, preencher com o seguinte texto: Material que segue para conserto ou troca, com posterior retorno a origem. Nota fiscal de origem: /00/2011 (Número da nota fiscal enviado pelo Cliente) Para PV de equipamentos que é material de terceiro em poder da Siner devemos usar o seguinte Tipo de remessa: S0140 (Remessa merc. ou bem para conserto ou reparo). Quando o equipamento for de fornecimento da Siner utilizar o CRD da Obra, caso o contrário utilizar o CRD de Vendas ( ). Anexo ao equipamento deve seguir o R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração atualizada impresso. Após a impressão da nota fiscal, a área de Gestão de Materiais deve salvar na pasta do processo referente ao equipamento uma cópia da nota fiscal, localizada o servidor, e atualizar as informações na planilha de R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente, informando a data de envio e o número da nota fiscal Confirmação de Recebimento Conforme item 4.1.6, porem com registros na R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente Negociações com o Fornecedor Conforme item 4.1.7, porem quando o equipamento não for de fornecimento da Siner, a Qualidade se encarregara de buscar as informações necessárias.

9 Data da 9/ Retorno do Equipamento à Siner Conforme item 4.1.9, porem com registros na R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente Conferência do Reparo do Equipamento. Conforme item , porem com registros na R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente Reenvio do Equipamento ao Fornecedor Conforme item , porem com registros na R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente Retorno do Material ao Cliente A área de Gestão de Materiais é responsável por: Criar o Packing list Solicitar via e mail ao Faturamento a devolução da nota fiscal do Cliente, informandoos se será feita a devolução total ou parcial dos itens, Providenciar a embalagem do equipamento; Informar o Cliente que equipamento se encontra disponível para ser retirado, Após a impressão da nota fiscal, a área de Gestão de Materiais deve salvar na pasta dos processos no servidor referente ao equipamento uma cópia da nota fiscal, e atualizar as informações na planilha de R GQ 25 Controle de Conserto de Cliente, informando a data de envio e o número da nota fiscal. 4.3 Conserto de Instrumento de Medição Ativo Siner Procedimento Para Tratar Instrumentos Danificados Quando for detectado em campo algum equipamento da instrumentação com defeito, o mesmo deve ser enviado o mais rápido possível para a Siner (matriz) aos cuidados da Qualidade, informando o defeito apresentado por e mail, telefone ou pessoalmente.

10 Data da 10/ Análise de Equipamento e Abertura do Processo de Reparo. A Qualidade deve analisar se o defeito informado por quem enviou o equipamento é o mesmo apresentado, e abrir um R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração seguindo o item desse PO. Deve ser verificada a causa do defeito, se é proveniente de mau uso (uso indevido) ou se o defeito é de fabricação, para assim incluir o equipamento no processo de conserto, registrando na Planilha de Conserto/Controle da Instrumentação, e podendo assim com todos esses dados, realizar a abertura do R GQ 08 RNC Relatório de Não Conformidade, Ações Corretivas, Preventivas e Oportunidade Melhoria Conserto Se o equipamento estiver coberto pela garantia do fornecedor, o mesmo deverá ser enviado para manutenção em garantia. Caso o equipamento não tenha mais garantia, a Qualidade deve analisar a possibilidade de consertá lo internamente. Caso seja possível, o serviço será efetuado e o equipamento será disponibilizado na instrumentação. Caso não seja possível, o mesmo deve ser enviado para conserto externo ao fornecedor ou assistência técnica qualificada. Isso se aplica tanto para reparo como para calibração conforme o PO Tratativas Para o Envio do Equipamento ao Fornecedor. As tratativas entre a Siner e o Fornecedor em casos de conserto da instrumentação, devem ser feitas pela área de Gestão de Materiais, que primeiramente deve entrar em contato com o fornecedor para levantar os seguintes dados: Procedimento para o envio do equipamento; Local para onde o equipamento deve ser enviado; Dados do responsável que receberá o equipamento Envio do Equipamento ao Fornecedor A área de Gestão de Materiais é responsável por elaborar o Pedido de Venda (PV), criar o Packing List, providenciar a embalagem do equipamento e solicitar o transporte. Recomendações: No comentário do PV, preencher com o seguinte texto:

11 Data da 11/ 12 Material que segue para conserto com posterior retorno a origem. Para PV s de equipamentos que são ativos Siner, devemos usar o seguinte tipo de remessa: S0140 (Remessa merc. ou bem para conserto ou reparo). Anexo ao equipamento deve seguir o R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração atualizado e impresso. Após a impressão da nota fiscal, a área de Gestão de Materiais deve salvar na pasta do processos referente ao equipamento uma cópia da nota fiscal, localizado no servidor, e atualizar as informações na planilha de R GQ 21 Controle de Conserto e Calibração da Instrumentação, informando a data de envio e o número da nota fiscal Confirmação de Recebimento Conforme item 4.1.6, porem com registro no R GQ 21 Controle de Conserto e Calibração da Instrumentação Negociações com o Fornecedor A área de Qualidade deve buscar informações junto ao fornecedor referente ao número da OS (Ordem de serviço), prazo para análise e(ou) orçamento e tratativas técnicas. Após a análise do equipamento, o fornecedor deve informar se o conserto ou a troca será em garantia ou não. Se o mesmo estiver em garantia, o fornecedor efetuará a troca ou o reparo do equipamento e disponibilizará para a retirada. Caso seja comprovado que o equipamento não esteja mais em garantia, o fornecedor emitirá um orçamento de reparo ou de uma nova peça. Nesse caso é necessária a emissão de uma solicitação de compra, que deve ser gerada pela área de Qualidade Viabilidade do Reparo Caso o equipamento não esteja em garantia devido a alguns defeito causado por um mau uso, Qualidade analisará o que será mais viável financeiramente, o conserto do equipamento danificado ou a compra de uma nova peça Retorno do Equipamento a Siner Conforme item 4.1.9, porem com registro no R GQ 21 Controle de Conserto e Calibração da Instrumentação.

12 Data da 12/ Análise Para a Conferência do Reparo do Equipamento. Conforme item , porem com registro no R GQ 21 Controle de Conserto e Calibração da Instrumentação Reenvio do Equipamento ao Fornecedor Conforme item , porem com registro no R GQ 21 Controle de Conserto e Calibração da Instrumentação Retorno do Equipamento a Instrumentação Antes de o equipamento retornar à Instrumentação, a Qualidade deve testá lo e se os testes forem satisfatórios não apresentando resultados fora dos limites de desvio préestabelecidos, o mesmo poderá ser novamente integrado à Instrumentação e disponibilizado para uso. 5. Indicador de Desempenho Não aplicável 6. Relatório Aplicável Não aplicável 7. Documentos e Controles Relacionados R GQ 08 Relatório de Não Conformidade, Ações Corretivas, Preventivas de Melhoria R GQ 19 Ficha de Materiais para Troca/Conserto/Calibração R GQ 21 Controle de Conserto e Calibração da Instrumentação R GQ 24 Controle de Conserto de Matéria Prima R GQ 25 Controle de Conserto de Equipamento de Cliente