e-nota MCO Módulo de Controle Operacional

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1 Página1 e-nota MCO Módulo de Controle Operacional Manual do Usuário Produzido por: Informática Educativa

2 Página2 Índice 1. Safeweb e-nota MCO Fluxo de Comunicação Acesso e-nota MCO Guia de Navegação... xx 5. Plano de Contas Configurações Movimento Diário Movimento Mensal Contas a Receber Contas a Pagar Estoque O que é um Plano de Contas... 33

3 Página3 1. Safeweb e-nota MCO O e-nota MCO foi desenvolvido para auxiliar e facilitar, internamente, um controle financeiro empresarial, além de fornecer um controle eficiente para questões financeiras e de fluxos de caixa interno. É um módulo integrado ao Safeweb e-nota NF-e (Geração e Emissão de Nota Fiscal eletrônica), que ajuda no controle dos recursos operacionais e funcionais da empresa de uma forma simples e fácil. Antes de começar, certifique-se de que o programa do Token, para acesso ao sistema Safeweb e-nota MCO, está instalado no computador. Se preferir, acesse o link abaixo para consultar o material de instalação entregue no momento da validação: A Safeweb recomenda a utilização de Certificados Digitais apenas do modelo A1 para computadores MAC. Não nos responsabilizamos pelo funcionamento de Certificados Digitais modelo A3 nesses computadores.

4 Página4 2. Fluxo de Comunicação O objetivo deste fluxo é tornar possível a compreensão sobre a estrutura de funcionamento e como o e-nota MCO pode ser utilizado para controle administrativo interno. É importante ressaltar que para sua atualização e funcionamento, algumas questões precisam ser definidas. Entendendo sua base de funcionamento, o processo se torna mais prático e fácil. Observe que a partir da geração de notas ocorrerá o controle realizado neste módulo: Veja que o Plano de Contas controla os saldos do módulo. E que também, é a partir dele que serão calculadas as Contas a Pagar (para notas de entrada) e as Contas a Receber (para notas de saída). Obrigatoriamente todas as notas emitidas passarão pelo Movimento Mensal. O controle do Estoque físico dos produtos é independente do controle financeiro das contas, assim, sejam a pagar ou a receber, o módulo poderá quantificar os saldos de estoque.

5 Página5 3. Acesso e-nota MCO Para entrar no ambiente, siga os passos indicados abaixo. Abra o navegador padrão e digite o site da Safeweb na barra de endereços: Em seguida selecione o atalho identificado pela nuvem e clique em Portal e-nota. Selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a senha. Ao abrir aparecerá no Portal e-nota, as soluções para emissão de documentos eletrônicos que a Safeweb disponibiliza para seus clientes.

6 Página6 Cada módulo é ilustrado por uma pasta, identificando os sistemas. Pastas na cor azul são os sistemas contratados pela empresa. Clique na que identifica o e-nota MCO. Então acesse o ambiente Safeweb Virtual. Lá, você encontra material, como tutoriais e manuais que podem contribuir no entendimento do funcionamento dos sistemas Safeweb.

7 Página7 Ao acessar o e-nota MCO, observe o menu de navegação, que corresponde aos pontos que serão trabalhados ao longo deste manual. Cada link é relacionado a uma função especifica do módulo, permitindo a edição manual e a qualquer tempo de suas informações. Entretanto, considere que todos os dados oriundos de notas fiscais geradas no sistema e-nota NF-e serão automaticamente atualizadas para a sua respectiva função. Para acessar qualquer uma de suas funções, basta clicar sobre: Estes botões serão utilizados para atualizar dados: E estes para incluir ou excluir dados manualmente:

8 Página8 4. Guia de Navegação Este guia orienta sobre as abas do módulo ao lado de suas respectivas funções. Como vimos no Fluxo de Comunicação, a empresa poderá optar por trabalhar apenas com: Estoque: para o controle do estoque de produtos. Ler com atenção os capítulos: Configurações e Estoque, focando nas abas destacadas em Verde, conforme imagem abaixo. Financeiro: para o controle de contas a pagar e a receber. Nestes casos será preciso criar um Plano de Contas e relacioná-lo em Configurações. Atente sobre as abas destacadas em Azul. As abas Laranja relacionam-se automaticamente entre si, e em Cinza são opcionais, use-as se necessário.

9 Página9 5. Plano de Contas É o principal instrumento de controle econômico-financeiro e patrimonial das empresas, sua função é definir a estrutura das contas da empresa e gerenciar os saldos disponíveis. Para montar a estrutura, é necessário determinar os números de todas as contas, um nome para cada e ainda, quantos níveis cada conta principal terá. (1) Aba Estrutura: Aqui é onde o processo de desenvolvimento da estrutura (níveis, número, saldo e descrição), de todas as contas e subcontas são criadas. Estes dados controlarão automaticamente os débitos, créditos e saldos conforme a emissão das notas fiscais eletrônicas, no sistema e-nota NF-e. O primeiro campo desta aba é o (2) Número da Conta, que mostra como a conta é dividida e qual a numeração de cada conta. Inclua os números das contas, respeitando os níveis que ela contém.

10 Página O campo (3) Descrição da Conta corresponde à nomenclatura de cada nível da estrutura da conta. Escreva o nome da conta. O campo (4) Nro Níveis identifica a quantidade de níveis de cada conta e em qual nível está inserida cada subconta. Estes níveis são preenchidos automaticamente conforme a aba Número da Conta. Se ela tiver um nível com dois números, por exemplo, a aba de níveis será preenchida com o número 2. O (5) Saldo Anterior mostra o valor do saldo da conta antes do movimento diário e mensal. Ou seja, na primeira configuração é preciso incluir o valor que cada conta e seus níveis começarão. Assim que as NF-es são emitidas, o módulo atualiza a movimentação dos saldos.

11 Página11 Vejamos os botões: O botão Calcular Saldos, representado pelo cifrão em verde, calcula todos os saldos de cada conta. O botão Adicionar acrescenta um novo espaço para criar uma nova linha na estrutura da conta. Para excluir uma conta, basta selecionar a linha e clicar no botão Deletar. (1) Aba Acumulados de Crédito /(2) Aba Acumulados de Débito: Nestas abas são calculados os acumulados de crédito e débito de cada uma das contas: diária, mensal e anual. O sistema calcula todos os valores do movimento mensal. Ao final de cada dia disponibiliza o acumulado no dia e acrescenta ao já somado no mês e no ano. 1 2

12 Página12 (1) Aba Saldos: É possível visualizar a soma de todos os saldos: anterior, acumulados de débito e acumulados de crédito. O cálculo é realizado automaticamente pelo módulo, e mantém disponível o saldo atual de todas as contas listadas no plano de contas. 1

13 Página13 6. Configurações A configuração é um dos aspectos mais importante ao acessar o módulo pela primeira vez, pois é a base para o desempenho do sistema. Como vimos o Plano de Contas dá a ideia inicial da estrutura das contas, para, a partir daí, em configurações relacionar a montagem dos níveis indicados no plano. (1) Aba Empresa: É necessário preencher todos os campos. O primeiro item a ser respondido é o (2) Regime Tributário. Neste campo, o sistema traz um conjunto de leis que rege a tributação do país. Selecione em qual dos regimes a empresa se enquadra. Logo abaixo temos a (3) Estrutura do Plano de Contas, que é o conjunto de contas previamente estabelecido e serve de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. Cada nível é criado a partir dos movimentos referenciados nas contas específicas. Ou seja, a empresa trabalha com uma conta pai e dentro dela tem as contas relacionadas a ela. (4) Período do Movimento, nos campos abaixo é possível escolher uma competência de dias desejada, por exemplo, um mês, para que o módulo e-nota MCO deixe disponível para visualização, os dados da data referenciada. Ao passar de um dia para outro, todos os cálculos e dados são passados para o Movimento Mensal. Ao clicar no botão Fechar Movimento, o sistema finaliza o período e atualiza o movimento mensal automaticamente.

14 Página (5) Contas Identificadas, nestes campos, se relaciona qual conta e tipo de operação será feita para as contas a pagar, contas a receber e a conta caixa. Assim, toda vez que uma NF-e entrar no Contas a Pagar ou no Contas a Receber, automaticamente o valor já será debitado ou creditado na conta identificada. Com as contas já criadas no Plano de Contas, selecione as que serão referenciadas às operações. 6) Contas de Contra Partida, auxiliam na organização e direcionamento dos movimentos de entrada e de saída de valores nas contas bancárias correspondentes. Para acrescentar, clique no botão Adicionar. Os campos Conta e Banco ficarão editáveis para incluir os dados necessários. As contas bancárias já cadastradas no Plano de Contas ficam disponíveis para escolha. O objetivo das contas de contra partida é escolher a conta e o banco para qual operação/movimentação será realizada. Ao inserir a data de pagamento (conta a pagar ou conta a receber), automaticamente o sistema mostra a lista das contas.

15 Página15 Aba Impostos: Esta aba contém itens tributários, que são valores pagos em moeda nacional, por pessoas físicas e jurídicas e incidem sobre a renda e patrimônio. Para inserir os impostos, clique no botão Adicionar, localizado no canto inferior direito da página. No campo UF, informe a sigla do Estado (RS, SC, PR, etc.) que estiver em exercício. No ICMS, PIS e COFINS, informe a alíquota correspondente a cada um. Para excluir as informações, selecione no campo desejado e clique no botão Deletar. Aba Faturamento: Aqui é disponibilizada a soma dos valores das faturas emitidas em determinado período comercial. Indique o prazo em dias para a cobrança. Para inserir os dados do faturamento, clique no botão Adicionar, localizado no canto inferior direito da página. No campo Prazos (em dias), estabeleça os prazos para cobrança. Para excluir as informações, selecione o campo e clique em Deletar.

16 Página16 Aba Dados Bancários: São as informações gerais da conta em que os valores serão debitados ou creditados. Para inserir os dados bancários, clique no botão Adicionar : Em Banco, selecione um dos que constam no sistema e indique os demais campos: (o código da) Carteira (se houver), Agência/Dígito, Conta/Dígito e Convênio (com o banco). Caso queira excluir algum banco, clique em Deletar.

17 Página17 O botão Instruções inclui dados nos boletos gerados. Após digitar, clique em Adicionar. Salve para confirmar a instrução. Caso queira excluir, clique em Deletar. Aba Lançamentos Gerais: Nesta aba deverá ser lançada a forma de pagamento das notas e qual(is) desta(s) ação(ões) irá gerar uma conta a receber. Para inserir os dados dos lançamentos gerais, clique no botão Adicionar : No campo Forma de Pagamento, selecione como o pagamento será efetuado. Os pagamentos podem ser em Dinheiro, Cheque, Boleto, Depósito, entre outros disponíveis. Deixe marcado o Gerar Conta a Receber para a forma de pagamento que sempre que selecionada irá gerar no sistema uma conta a receber. Para excluir as informações, selecione no campo desejado e clique no botão Deletar.

18 Página18 Aba Lançamento Estoque Financeiro: Esta aba refere-se a escolher ou não uma conta específica para receber e debitar um ou mais produtos. Escolha uma das opções: Lançamento direto utilizando código do produto : Selecionando esta opção, o sistema fica habilitado para dar entrada financeira de todos os produtos, ou seja, de todas as notas de entrada geradas. Lançamento relacionado utilizando código do produto : Nesta, você vai relacionar o código do produto cadastrado no e-nota NF-e para que este seja relacionado em uma conta específica e já criada no plano de contas. Assim o sistema cria uma relação entre o número da conta e o código do produto para poder gerar os cálculos. Para inserir os dados, clique em Adicionar, localizado no canto inferior direito da página e preencha os campos Conta Crédito, Conta Débito e Código Produto. Para excluir as informações, selecione o campo e clique no botão Deletar.

19 Página19 Aba Lançamento NFSe: Esta aba é utilizada apenas para lançamento de serviços (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) em uma conta específica e já criada no plano de contas. Para inserir os dados, clique em Adicionar, localizado no canto inferior direito da página e preencha os campos Conta Crédito, Conta Débito e Código Produto. Para excluir as informações, selecione o campo e clique no botão Deletar.

20 Página20 Aba CFOPs para baixa de estoque: Esta aba tem duas finalidades. A primeira serve para definir quais os CFOPs (Código Fiscal de Operações e Prestações) que, dependendo da conta de débito ou crédito, irão realizar as baixas dos produtos no estoque. E a segunda, é para o caso de criar uma nota de remessa, quando a mercadoria precisa ser transportada de uma filial à outra, por exemplo, e tem que registrar no sistema esta movimentação. Assim, o e-nota MCO agrupa os produtos da NF-e e usa uma conta informada aqui nas configurações, para calcular e computar quanto de crédito ou de débito foi realizado em cada na operação.

21 Página21 7. Movimento Diário O movimento diário funciona como um controlador do fluxo do caixa do dia. Todas as notas aqui visualizadas serão somente, as emitidas no mesmo dia, a partir das Notas Fiscais eletrônicas emitidas pelo sistema Safeweb e-nota NF-e. Período de Movimento (menu Configurações) Com esta configuração definida não é necessário abrir o caixa. Observe que Estado do Caixa constará automaticamente como Aberto. Abrir Caixa/ Fechar Caixa Quando trabalhamos com o caixa direto no Movimento Diário, não podemos nos esquecer de fechá-lo sempre no final de cada dia. Com a forma de pagamento informada nas notas fiscais eletrônicas daquele dia, o sistema permite que o caixa seja fechado. E ainda atualiza as notas diretamente para o movimento mensal. Aba Gerenciamento do Caixa: Nesta aba é permitido indicar a Data do Movimento e então Abrir Caixa. No mesmo dia, o caixa pode ser aberto e fechado várias vezes.

22 Página22 Aba Visualizar Movimento: Esta aba mostra todo o movimento diário das NF-es emitidas no dia. É permitida a consulta às notas durante a visualização do movimento.

23 Página23 As notas que forem puxadas do e-nota NF-e e que não estiverem com a Forma de Pagamento informada, deverão ser indicadas nesta aba, assim como os campos: Data de Vencimento e então será possível gerar o Doc Pagamento. Quando aparecer este item clique. O banco que aparecerá para a geração do boleto será o cadastrado previamente no plano de contas e configurado no sistema. O botão gera um relatório do movimento diário. Serve para exportar os dados das notas fiscais, conforme o que está no filtro de pesquisa.

24 Página24 No filtro de pesquisa, escolhemos a Forma de Pagamento para filtrar, por exemplo, uma forma de pagamento e o sistema mostrará o que há de NF-e disponível. Ao clicar no botão para gerar o relatório, o sistema mostrará somente os dados do que está sendo filtrado. Aba Total do Dia: O total diário é atualizado de acordo com o movimento financeiro das NF-es. São mostrados os valores totais separados por forma de pagamento. Esta tela tem a função de informar à empresa os valores do dia, inclusive para um controle sobre as formas de pagamento mais utilizadas.

25 Página25 8. Movimento Mensal Esta opção guarda automaticamente toda a movimentação das notas fiscais eletrônicas de cada dia, dentro de um mesmo mês ou período de movimento, se este estiver estipulado nas configurações. No campo Filtro de Pesquisa movimentos de um mesmo período ou mais antigos podem ser pesquisados. Preencha pelo menos um dos campos (Número da NF-e, Série, Conta Crédito, Conta Débito, Data do Movimento), e clique em Pesquisar :

26 Página26 Assim que atualizar o movimento, o módulo também altera o Total de Movimentos, na parte de baixo da tela. Lançamentos manuais neste movimento também acrescem no total geral. Notas não puxadas de outros dias pelo fato de, por exemplo, por ter ficado o caixa aberto de um dia para outro, devem ser atualizadas, através do botão atualizar movimento geral Lançamento Manual /Botão Adicionar: O módulo e-nota MCO também permite que outros tipos de movimentação sejam lançados no movimento mensal, como, por exemplo, um valor que foi repassado de uma conta a outra. Insira a conta do crédito e a conta do débito do movimento, a data realizada, o valor total e o histórico da operação, que, por padrão, vem preenchido com o número da nota em lançamentos automáticos vindos do movimento diário. Após preencher os campos, clique em Adicionar. E o lançamento foi acrescentado ao movimento mensal. Para excluir um movimento adicionado selecione a linha desejada e clique em Deletar.

27 Página27 9. Contas a Receber As contas a receber são geradas a partir da forma de pagamento informada no Movimento Diário. Esta função realiza a geração de boletos e o controle de cobranças e consultas ao histórico dos pagamentos.

28 Página28 Para buscar uma conta ou visualizar um período, preencha um dos campos do filtro de pesquisa e clique em Pesquisar. Ainda no Filtro de Pesquisa, temos o botão Carregar Retorno, que carrega os arquivos de retorno dos boletos e aceita, por enquanto, somente o layout padrão do Banco do Brasil (.bbt). O botão Gerar Remessa cria um arquivo de remessa dos boletos. O botão Excel assim como no movimento diário, serve para exportar os dados das notas fiscais e gerar um relatório das contas a receber. Para gerar o boleto com o valor do pagamento, informe o prazo no campo Data Vencimento. Em seguida clique em Doc Pagamento para o sistema gerar o boleto. Lembrando que as opções dos bancos são cadastradas nas configurações e que esta ação será feita somente dentro do e-nota MCO e não na conta real do banco. Após incluir o banco e a data do pagamento de cada conta a receber o sistema passará a conta para o Movimento Mensal.

29 Página29 Lançamento Manual /Botão Adicionar: Use para incluir um lançamento manual nas contas a receber: Preencha os campos indicados para identificar os dados do lançamento manual. Neste tipo de lançamento também é possível gerar boletos para pagamentos. Para excluir uma conta a receber, selecione a linha e clique em Deletar.

30 Página Contas a Pagar Esta opção verifica o controle de cobranças e consultas aos históricos de pagamento. Com as Contas identificadas e as Contas de Contra Partida criadas nas configurações, as NF-es que tiverem o campo Data Movimento informado no contas a pagar, serão atualizadas para o Movimento Mensal. Esta função, assim como outras do sistema e-nota MCO, também dispõe de um botão para gerar relatório. Após filtrar as contas a pagar, clique no ícone do relatório, salve e abra a planilha em Excel para identificar as informações das contas.

31 Página31 Lançamento Manual /Botão Adicionar: Use lançar manualmente uma conta a pagar que não consta na lista. Todos os campos com asterisco do lado devem ser obrigatoriamente preenchidos. No campo Conta Despesa deverá ser informada a conta no qual, o valor do pagamento será creditado. Para excluir uma conta, selecione a linha desejada e clique em Deletar.

32 Página Estoque É um estoque de produtos físicos e que também armazena os movimentos de entrada e de saída das mercadorias. Estes movimentos podem ser feitos tanto através das notas fiscais eletrônicas, enviadas pelos fornecedores, quanto das notas emitidas pelo cliente. O valor do estoque está diretamente ligado no pagamento de cada produto. Preencha pelo menos um dos itens indicados e clique em Pesquisar para o módulo fazer a busca da movimentação do estoque.

33 Página33 Ainda nesta aba é possível controlar a movimentação das notas fiscais eletrônicas. Os principais itens são Quantidade de Entradas e Quantidade de Saídas, pois através destes é ver a quantidade total disponível no estoque. Aba Fornecedor/ Empresa: Controla a movimentação dos produtos. Se os produtos estiverem previamente cadastrados no e-nota NF-e, o código aparecerá no campo Código produto Fornecedor. O mesmo acontece no campo Código produto Empresa, caso esteja configurado no módulo.

34 Página O que é um Plano de Contas? O Plano de Contas obedece a uma estrutura estabelecida pela Lei n 4.320/64 e pela Portaria Interministerial n 163/01. No nível 1 é identificado se a conta é ativa, passiva, patrimônio líquido, receitas, custos ou despesas; No nível 2 estão os sub-níveis Circulante, Não Circulante (Ativo) e Patrimônio Líquido (Passivo), Receita Bruta, Deduções da Receita Bruta, Outras Receitas Operacionais (Receitas), Custos e Despesas Operacionais; No nível 3, são contas que evidenciem os grupos a que se referem, como por exemplo: Nível 3 - Bancos Conta Disponível; No nível 4, há as sub-contas que evidenciem o tipo de registro contabilizado, como por exemplo: - Banco do Brasil. Observe o exemplo, respeitando a hierarquia da estrutura:

35 Página35 Chegamos ao final deste manual. Entre novamente no Portal e-nota para ter acesso aos demais módulos da Safeweb.

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