ECF: A Geração do Arquivo

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1 ECF: A Geração do Arquivo 1

2 Sumário Apresentação... 3 Como gerar o arquivo da ECF... 4 Configuração do Livro Caixa... 5 Gerar arquivo da ECF (Parte II)... 6 Como configurar o layout?... 7 É importante saber I É importante saber II É importante saber III Gerar arquivo da ECF (Parte III)

3 Apresentação Bem-vindo ao Tutorial ECF: A Geração do Arquivo no Sistema Contábil, responsável pelas ferramentas de contabilidade da sua empresa e por gerenciar os processos contábeis. Aproveitamos para ressaltar o compromisso Nasajon em oferecer constantemente melhorias e atualizações em todos os nossos sistemas. É um prazer tê-lo como cliente. Nasajon Sistemas 3

4 Como gerar o arquivo da ECF Para gerar o Arquivo da ECF, você deve selecionar a aba Obrigações Federais e, em seguida, a opção SPED Sistema Público de Escrituração Digital e depois, ECF Escrituração Contábil Fiscal (1). 1 No primeiro momento, irá aparecer a mensagem citada na imagem abaixo (2). Se você não deseja ou não é obrigado a apresentar o Livro Caixa junto com o arquivo da ECF, clique em Sim e continue a Geração do Arquivo. Caso deseje ou seja obrigado a apresentar Livro Caixa junto com o Arquivo da ECF, clique em Não para configurar o seu Livro Caixa. 2 4

5 Configuração do Livro Caixa Nesse passo selecione Relatórios na parte superior da tela e, em seguida, clique em Livros e Caixa. Logo, você irá classificar todas as suas Contas Caixas (3). 3 Para habilitar mais campos com o objetivo de configurar as outras contas, aperte a seta do teclado para baixo (4). Você pode configurar quantas contas quiser. 4 5

6 É importante ficar atento à data inicial e final do relatório, já que precisam ser iguais à data de geração do arquivo. Para concluir, clique em Visualizar para ver o relatório. Gerar arquivo da ECF (Parte II) Refaça o mesmo procedimento anterior ao clicar na aba Obrigações Federais e, em seguida, vá para a opção SPED Sistema Público de Escrituração Digital e ECF Escrituração Contábil Fiscal. Clique em Sim para continuar a geração. Observe a tela inicial da ECF (5). 5 Primeiro, você deve se atentar no período inicial e final. Para o período de 2014, utilize o layout de ECF 0001 e, para o de 2015, ECF

7 Como configurar o layout? Ainda na janela ECF Escrituração Contábil Fiscal, clique em Configuração, em seguida vá para a opção Adicionar e efetue a inclusão do layout desejado (6). Preencha os campos Código e Descrição (7). Clique em gravar! 6 7 7

8 O layout está criado, porém ainda precisa ser configurado. Então, selecione o layout e clique na opção Registros (8). A tela a ser aberta (9) será a de Configurações da ECF (9)

9 No passo seguinte, você tem alguns campos que precisam ser configurados. Para isso, clique duas vezes sobre eles. A seguir, será aberto o Módulo de Configuração. Para quem não tem conhecimento em relação aos números e aos códigos do Manual da ECF, é possível clicar nos asteriscos (10) e retirar o número e o código da tela, ficando apenas com o campo, a descrição e o valor que deve ser preenchido. 10 Na parte inferior (11), você tem todas as informações e orientações de como preencher cada campo. É importante sempre ler para não completar as lacunas indevidamente. Essas observações foram copiadas do Manual da ECF. Quem já tem a configuração criada de 2014, o layout 0001, pode copiar as informações para o layout

10 Os campos Indicador do Início do período e Indicador de Situação Especial ou Evento são necessários para você observar a função de copiar. Clique em Gravar e logo após, em Sair! Na próxima etapa, selecione o layout desejado, clique na função Copiar e preencha os campos. Observação Você pode selecionar o layout que já criou ou simplesmente, digitar um novo código e criar um novo layout, sem esquecer de colocar a Descrição que é obrigatória. Ao final, clique em confirmar! Com os passos citados acima, você copiou o layout 0001 para o escolhido. Forma de Tributação O campo Forma de Tributação, é de acordo com o tipo de Tributação da empresa e pede para que você indique se cada trimestre é Lucro Real, Presumido, Arbitrado ou Estimativa. É importante saber I Supondo que a sua empresa seja Lucro Presumido e você tenha os quatro trimestres, então preencha o campo com a letra P quatro vezes seguidas, mesmo que a sua empresa seja anual (12). Sempre preencha com quatro caracteres! 12 10

11 É importante saber II Em Registro 0020: Parâmetros Complementares, no primeiro campo, para o ano de 2014 no layout 0001, o preenchimento era S ou N, porém houve uma modificação. Agora, o preenchimento é 1, 2 ou 3. Para não cometer erros, basta sempre ler as observações na parte inferior da tela (13), que vão te orientar e ajudar a não cometer equívocos em relação a geração do seu arquivo. 13 É importante saber III O campo Optante pela extinção do RTT no ano-calendário de 2014 antes era preenchido com a letra S e o campo inferior não recebia preenchimento de lacuna. Para a ECF do ano de 2015, a Receita Federal inverteu. Quando você preencher N para Optante pela extinção do RTT no ano-calendário de 2014, deve preencher apenas no campo inferior (14). 14 Em caso de dúvidas, orientamos que leia as orientações localizadas na parte inferior que são cópias do Manual da ECF. 11

12 Gerar arquivo da ECF (Parte III) Como fazer? Continuando o passo a passo, refaça o procedimento de clicar na aba Obrigações Federais e, em seguida, vá na opção SPED Sistema Público de Escrituração Digital e ECF Escrituração Contábil Fiscal. Clique em Sim para continuar a geração. Você também tem a opção de apenas clicar em Sair da janela anterior quando finalizar as orientações. Passe para o layout ECF 0002, preencha a Data inicial e a Data final. Em seguida, gere o arquivo para empresa TESTE. Selecione a configuração desejada, no caso do exemplo, a 03 (15). A seguir, selecione a empresa (16), clique na pasta localizada na parte superior (17) e indique o local de gravação do arquivo na aba que será aberta (18). Clique em OK! 15 12

13

14 18 Observe se o local de gravação está correto em relação ao Período Inicial, Período Final e o Layout que precisa ser o respectivo para o Período. Seguindo com as etapas, marque a opção empresa para gerar e indique a configuração (19). Clique em Gerar que o Sistema Contábil irá gerar o seu arquivo (20)! 19 14

15 20 Parabéns! Agora, importe o arquivo para o Validador e transmita para a Receita. 15

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