RELATÓRIO FINAL SISTEMA DE APOIOS À MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (SAMA) UC-cloud. Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud

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1 AVISO PARA APRESENTAÇÃO DE CANDIDATURAS N.º 01/ SAMA/ 2011 RELATÓRIO FINAL SISTEMA DE APOIOS À MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (SAMA) OPERAÇÕES INDIVIDUAIS E OPERAÇÕES TRANSVERSAIS UC-cloud Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud Nos termos do Regulamento do SAMA, a apresentação de candidaturas processa-se através de concursos, cujos Avisos de Abertura são definidos pelas Autoridades de Gestão competentes e Aviso de Apresentação de Candidaturas Nº 01/SAMA/2012 Sistema de Apoio à Modernização Administrativa (SAMA) Candidatura número divulgados, para além dos meios legais estabelecidos, através dos respectivos sítios na Internet. O presente Aviso para Apresentação de Candidaturas no âmbito do COMPETE - Programa Operacional Factores de Competitividade é definido nos seguintes termos: 1. Objectivos e Prioridades As operações candidatas ao presente Aviso deverão concorrer para a prossecução cumulativa dos Entidade proponente seguintes objectivos e prioridades estratégicas: a) Potenciar o processo de modernização da Administração Pública em curso, devendo neste âmbito enquadrar-se e/ou observar um total alinhamento com outros Programas e instrumentos de Politica Pública, designadamente, as Grandes Opções do Plano, o Plano Tecnológico, a Agenda Digital 2015 e o SIMPLEX; 1 18 de dezembro de 2015

2 Índice Introdução... 1 Infraestruturas de suporte a serviços (UC-com)... 2 Integração e extensão de sistemas de gestão (UC-gest)... 4 Sistemas de pagamentos eletrónicos (UC-pay)... 8 Integração com plataformas de contratação pública (UC-contrat) Indicadores para a gestão e monitorização da estratégia (UC-numTabBoard) Conclusão... 13

3 Índice de figuras Figura 1 Infraestrutura de rede... 3 Figura 2 Arquitetura iduc... 4 Figura 3 Arquitetura igor... 5 Figura 4 Página de back-office de operador de balcão... 5 Figura 5 Processo em execução... 6 Figura 6 Formulário de justificação de ausência... 6 Figura 7 Arquitetura UC-pay... 8 Figura 8 Arquitetura UC-contrat Figura 9 Página de consulta de indicadores... 12

4 Introdução O projeto UC-Cloud - Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud resultou de uma candidatura da Universidade de Coimbra ao Sistema de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA). A candidatura enquadrou-se no do Aviso 1/SAMA/201, dando continuidade às linhas de orientação estratégica na área das tecnologias da informação e comunicação (TIC) da Universidade de Coimbra, que tem privilegiado soluções com vista à racionalização de meios e a redução de custos. São exemplos a implementação de um bom número de serviços comuns em ambiente de computação em nuvem, reduzindo ou eliminando a necessidade de replicação de servidores e centros de dados e, ainda, a adoção de plataformas open source. Os projetos BalcãoVirtual@UC e Centro de Serviços Comuns, em marcaram um ponto de viragem em termos de políticas de TIC e contribuíram de forma significativa para a interoperabilidade, modernização e eficiência de soluções. A candidatura apresentada prosseguiu essa linha, tendo sido considerada essencial para a modernização de infraestruturas e serviços, e para maximizar a interoperabilidade e integração, quer internas quer com as plataformas disponíveis na Administração Pública. A candidatura obteve uma decisão favorável de financiamento (FCOMP FEDER ), com um investimento elegível total de ,00, ao que corresponde um valor FEDER de ,00, e executada entre 01/09/2013 e 30/09/2015. O projeto UC-cloud teve por objetivo principal a otimização da prestação de serviços em áreas bem determinadas à vasta comunidade de utilizadores da Universidade de Coimbra, por forma a colmatar algumas lacunas existentes, designadamente nas seguintes áreas: infraestruturas de suporte a serviços; integração e extensão de sistemas de gestão; sistemas de pagamentos eletrónicos; integração com plataformas de contratação pública; indicadores para a gestão e monitorização da estratégia da UC Para um maior controlo de execução e uma gestão de recursos mais eficaz, optou-se por tratar cada uma das áreas alvo como um subprojecto com uma estrutura e faseamento próprios, cuja execução se descreve nas secções seguintes. 1

5 Infraestruturas de suporte a serviços (UC-com) Objetivo estratégico Atualizar infraestruturas de comunicações e plataformas tecnológicas de suporte a serviços de cloud da UC. Objetivos específicos Aumento da capacidade de comutação da rede de distribuição da UC Aumento da redundância dos pontos críticos da rede Reforço da cobertura da rede sem fios Servidores para suporte à infraestrutura de virtualização Ações desenvolvidas As secções seguintes descrevem resumidamente as ações desenvolvidas para atingir os objetivos específicos anteriormente referidos. Aumento da capacidade de comutação: Foram adquiridos switches Cisco Nexus, de baixa latência, para renovar completamente a rede de distribuição no centro de dados, por forma a proporcionar um suporte adequado à infraestrutura de virtualização e permitir a sua expansão futura. Este tipo de switches, desenhado para utilização em centros de dados, permite uma gestão centralizada e convergência de redes (SAN, LAN), donde resultam diversos benefícios, designadamente em termos de desempenho e qualidade de serviço, redução do número de equipamentos e, consequentemente, simplificação da gestão de cablagens. Aumento da redundância dos pontos críticos da rede: Os equipamentos adquiridos permitem implementar a infraestrutura representada no diagrama de rede da Figura 1 e melhorar substancialmente a redundância dos seguintes pontos: Ligação da rede da UC à RCTS; Ligação do centro de dados ao núcleo da rede; Ligação do ponto de distribuição do Pólo ao núcleo da rede; Reforço da cobertura da rede sem fios: Os equipamentos adquiridos incluem uma controladora e diversos pontos de acesso sem fios e permitem não só reestruturar a rede sem fios da UC como reforçar a cobertura de pontos de utilização mais significativa. Em termos de reestruturação da rede, passou a utilizar-se um sistema de gestão centralizado com recursos a uma controladora existente, com redundância suportada pela unidade adquirida. Esta abordagem centralizada permite não só uma gestão mais eficaz da rede sem fios, como permite reduzir o esforço envolvido em tarefas de gestão. Os novos pontos de acesso destinam-se a cobrir completamente o percurso turístico e a Reitoria, para além de reforçar os principais anfiteatros e outros espaços de maior utilização. Reforço da infraestrutura de virtualização: Nesta vertente foram considerados os seguintes aspetos mais necessitados de intervenção na infraestrutura de virtualizarão existente: Aumento da capacidade de processamento: adquiridos 10 servidores Cisco, com 2 processadores, 256GB RAM, e 2 discos SAS 300GB; Aumento da capacidade de armazenamento: unidade de storage NetApp com 50T que substituiu as unidades existentes, de menor desempenho e em fim de contrato; Melhoria do sistema de salvaguarda de dados: implementado um sistema baseado em software opensource e utilizando um chassis com 16 discos, com uma capacidade de 32T; Redundância de componentes existentes: Switch Fiber Channel DELL; Equipamento auxiliar: unidade de alimentação ininterrupta e um reforço do sistema de climatização do centro de dados. 2

6 Foi ainda desenvolvido um estudo para avaliação de sistema de operação de cloud opensource (OpenStack), que resultou na implementação de um sistema experimental suportado por cinco equipamentos. Figura 1 Infraestrutura de rede Resultados O subprojecto UC-com permitiu obter os seguintes resultados atualizar a infraestrutura de rede e comunicações da UC, melhorando de forma significativa a sua capacidade de comutação, robustez e os mecanismos de gestão; adequar a infraestrutura de rede do centro de dados para suporte de serviços de cloud; melhorar o suporte e disponibilidade das plataformas tecnológicas existentes na UC; alargar e melhorar a cobertura da rede sem fios, potenciando o desenvolvimento de aplicações móveis para o circuito turístico. 3

7 Integração e extensão de sistemas de gestão (UC-gest) Objetivo estratégico Integração de plataformas aplicacionais e automatização de processos em ambiente open source Objetivos específicos Desenvolvimento de componentes abertos para suporte ao arquivo de objetos digitais; Automatização de processos, em ambiente open source, tendo em vista a redução de custos de licenciamento; Atividades desenvolvidas Para implementar os objetivos anteriormente referidos, o UC-gest enquadrou um conjunto de desenvolvimentos, onde se devem destacar os seguintes componentes: Gestão de identidades: Desenvolvimento de um sistema de gestão de provisionamento de entidades e recursos, designado por iduc. Trata-se de um componente de uma arquitetura baseada em serviços (SOA) que implementa uma interface de webservices para gestão do provisionamento de identidades (utilizadores e grupos de utilizadores), recursos atribuídos a identidades (telefones, estacionamentos, acesso a sistemas aplicacionais, etc.) e controlo de acesso a esses recursos. Esta interface de serviços será aberta às aplicações e sistemas autorizados com o objetivo de minimizar o esforço de desenvolvimento de novas aplicações e de assegurar a integridade da informação partilhada entre essas aplicações. A Figura 2 apresenta a arquitetura do iduc. Figura 2 Arquitetura iduc Gestão de objetos digitais: O igor é também um componente de uma arquitetura baseada em serviços (SOA) que implementa uma interface de webservices para armazenamento de objetos digitais de diferentes tipos e com requisitos igualmente diferentes ao longo do seu ciclo de vida. A implementação é orientada pelo MoReq 2010 (Modular Requirements for Records Systems) e deverá permitir a implementação de um repositório institucional de objetos partilhado pelos diversos sistemas e aplicações, com suporte de diversos tipos de armazenamento, replicáveis e escaláveis. Na fase inicial, após a conclusão do projeto, o igor permitiu a substituição de um produto licenciamento, sendo integrado como o sistema de gestão de processos de negócio da UC (Lugus). A Figura 3 apresenta a arquitetura do igor. 4

8 Figura 3 Arquitetura igor Gestão de atendimento: Expansão do sistema de gestão de atendimento, tendo sido implementada uma solução completa composta por um dispensador de senhas baseado num tablet e numa impressora térmica, uma aplicação web para back-office de operador de balcão e parametrização de filas de atendimento e uma aplicação web para dispositivos móveis. Trata-se de uma solução construída com hardware de baixo custo, componentes de software de código aberto, facilmente replicável dentro da instituição e que permite a gestão centralizada de pontos de atendimentos geograficamente afastados. O sistema encontra-se em produção em diversos pontos de atendimento da Universidade de Coimbra, designadamente na Casa da Lusofonia e balcões dos Serviços Académicos. A Figura 4 apresenta uma página do back-office de operador de balcão. Figura 4 Página do back-office de operador de balcão Gestão de tempo: Com o objetivo de melhorar a qualidade do serviço e redução de custos de licenciamento foi desenvolvida, com base em componentes de código aberto, uma plataforma para 5

9 implementar os fluxos de informação associados aos processos de assiduidade. Foi escolha a notação BPMN v2 (Business Process Model and Notation) para representação dos processos, dado que permite representar os processos complexos duma forma facilmente compreensível por todos os intervenientes do negócio. A solução implementada permitirá, entre outros, atingir os seguintes resultados: reduzir a quantidade de papel utilizado, controlar os tempos associados a cada processo, reduzir custos de licenciamento e diminuir erros de digitação devido à integração entre sistemas. A Figura 5 apresenta um processo em execução e a Figura 6 um formulário da aplicação. Figura 5 Processo em execução Figura 6 Formulário de justificação de ausência 6

10 Resultados Os componentes desenvolvidos neste subprojecto foram enquadrados numa arquitetura orientada para serviços (SOA) suportados exclusivamente em tecnologias de código aberto; Foi atingido o objetivo de redução de custos de licenciamento com a implementação do repositório de objetos, sistema de gestão de tempo e gestão de atendimento, uma vez que estes eram anteriormente suportados por sistemas proprietários que, consequentemente deixaram de ser utilizados; Foram automatizados os processos associados à gestão do tempo e ao provisionamento de utilizadores e recursos permitindo obter ganhos de eficiência e melhoria da qualidade dos serviços; Todas as funcionalidades estão disponíveis numa API de serviços Todos os produtos desenvolvidos são replicáveis; Foram adoptadas as recomendações do Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (RNID). 7

11 Sistema de pagamentos eletrónicos (UC-pay) Objetivo estratégico Generalização da integração sistemas de pagamentos eletrónicos da UC com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública Objetivos específicos Desenvolvimento de middleware open source para comunicação com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública; Implementação de back-office para gestão das transações efetuadas com a plataforma; Atividades desenvolvidas Foi criado um componente para integração numa arquitetura baseada em serviços que permite integrar qualquer sistema aplicacional da UC com a Plataforma de Pagamentos da Administração Pública (PPAP) através de uma API de serviços. Este componente permite monitorizar, gerir e controlar todas as transações e pagamentos efetuados de uma forma simples e segura através de um back-office e suporta de múltiplos meios de pagamento (cartão de crédito, Multibanco e Pagamentos ao Estado). A Figura 5 apresenta a arquitetura UC-pay. Figura 7 Arquitetura UC-pay Nesta primeira fase após o desenvolvimento, optou-se por integrar o ERP SAP, por forma a obter referências Multibanco para impressão nas faturas emitidas. Do mesmo modo, outros sistemas aplicacionais da UC poderão, quando necessário, beneficiar dos serviços PPAP através de uma interface padronizada. Resultados Acesso simplificado de sistemas aplicacionais aos serviços da PPAP; Processo de faturação totalmente automatizado; Melhoria da qualidade os serviços; Agilizar o processo de reconciliação de faturas; Economia de recursos humanos associados ao processo de faturação; 8

12 Entrada em produção: 01 de junho de 2015; Dados entre 1 de junho e 30 de setembro: o 1355 faturas emitidas com Ref. MB (86% do total de facturas emitidas); o 415 pagas utilizando a Ref. MB (50% do total de facturas pagas) Este sistema possibilitará ainda suportar o pagamento de refeições por MB quando for concretizada a integração dos SASUC no sistema de informação da UC. 9

13 Integração com plataformas de contratação (UC-contrat) Objetivo estratégico Assegurar a desmaterialização integral do processo de aquisições de bens e serviços pela UC Objetivo específico Desenvolvimento em open source de interfaces (API SOA) com plataformas de contratação pública. Atividade desenvolvida A plataforma BASE.gov.pt disponibiliza a possibilidade de integrar processos de Ajustes diretos simplificados e Contratação excluída. Todavia, tendo em consideração as obrigações leais e opções de gestão dos serviços, foi decido iniciar o processo de integração com do ERP da UC os procedimentos de ajustes diretos simplificados. O processo de integração do ERP incluiu o desenvolvimento de um monitor de dados a submeter à BASE.gov.pt que permite gerir de forma diferenciada os seguintes tipos de processos: candidatos a submissão de relatórios de execução; classificados como tendo submissão manual no portal BASE.gov.pt; com submissão pendente/erro; com submissão de relatório de execução efetuada. Figura 8 Arquitetura UC-contract Resultados Integração entre ERP SAP e o portal de contratação pública BASE.gov.pt; Automatização da produção de 6000 relatórios de execução de ajustes diretos por ano; Economia de esforço em recursos humanos da UC; Melhoria da qualidade da informação prestada à Administração Central; A UC é a primeira IES a integrar sistemas de informação com a BASE.gov.pt. 10

14 Indicadores para a gestão (UC-numTabBoard) Objetivos estratégicos Disponibilizar indicadores para avaliação da qualidade pedagógica e desempenho dos serviços da UC. Agilizar e fiabilizar o processo de monitorização da estratégia da UC e do contributo de cada Unidade Orgânica, Serviço e UECAF para essa estratégia, através dos indicadores chave (KPI). Adoção de modelo integrado de gestão baseado no modelo de excelência da EFQM, reforçando as atuais capacidades de gestão e atualizando o trabalho já desenvolvido pela UC e reconhecido em 2004 no âmbito do PEX-SPQ. Objetivos específicos Monitorizar a qualidade dos serviços prestados; Melhorar a comunicação com os stakeholders; Optimizar processos; Implementação de solução integrada de Mapa Estratégico, Balanced Scorecard e Dashboards de monitorização da estratégia da UC nos seus diferentes níveis de responsabilidade e desdobramento Implementação de solução de CRM de apoio à atividade de fundraising integrada e estruturante para a estratégia da UC relativa aos anos de 2011 a 2015 Implementação de Modelo Integrado de Gestão da UC, suportado no Modelo de Excelência da EFQM Atividade desenvolvida Numa primeira fase decorreu a análise e o levantamento dos principais indicadores nas diferentes áreas de estratégia e ação da UC, nomeadamente investigação, ensino, pessoas, económicofinanceira, internacionalização e ação social. Para todo este processo a equipa de desenvolvimento reuniu em grupo de trabalho com os elementos das divisões e serviços envolvidos, levantando os pedidos a estes realizados pelos órgãos de gestão, mantendo sempre como base os indicadores presentes no plano estratégico e de ação da UC. Deste processo resultou a especificação individual dos indicadores. A fase seguinte respeita à recolha da informação nos sistemas fonte. De acordo com as necessidades associadas aos indicadores previamente analisados foram recolhidos, tratados, integrados e armazenados os dados na data warehouse dos seguintes sistemas de informação: SAP e NONIO, sistemas utilizados nos serviços da administração da UC, SIGES e GIAF, dos serviços de ação social da UC. A partir dos dados presentes na data warehouse foram criados ecrãs, direcionados aos utilizadores, com análises sobre os indicadores. É possível parametrizar dinamicamente a informação apresentada recorrendo aos filtros de caracterização de cada indicador e selecionar o período temporal pretendido. A informação pode ser consultada em formato gráfico ou tabela. Para além destes ecrãs, e dada a necessidade de partilha periódica de informação mais estática, foram criados relatórios que são gerados e partilhados automaticamente com os respetivos destinatários. Toda a aplicação assenta em ferramentas e tecnologias open-source. Para armazenamento da data warehouse é utilizado o motor de base de dados PostgreSQL e para tratamento da informação, desenvolvimento dos ecrãs e relatórios são utilizadas ferramentas da Pentaho na versão community. A Figura 7 exemplifica uma página de geração de indicadores. 11

15 Figura 9 Página de consulta de indicadores Resultados Disponibilização de uma aplicação que permite aos responsáveis pela gestão da UC a consulta de informação atempada e sem recorrer a inúmeros recursos, disponível em dw.uc.pt. Na plataforma encontram-se 80 indicadores, distribuídos pelas seguintes áreas: o Investigação: 5 indicadores no âmbito de candidaturas a projetos o Ensino: 26 indicadores no âmbito de candidaturas, frequência, sucesso escolar, conclusões, abandono, empregabilidade e grau de satisfação o Pessoas: 24 indicadores no âmbito dos trabalhadores e ETIs, bem como a despesa a estes associada o Económico-financeiros: 18 indicadores no âmbito do orçamento, despesa e receita arrecadada o Ação social: 7 indicadores relativos aos serviços de alimentação e saúde Os indicadores listados já passaram por um processo de validação por parte dos grupos de trabalho, garantindo a fiabilidade dos dados apresentados. Todo o processo de recolha de informação para o cálculo dos indicadores teve ainda como consequência o melhoramento do registo de informação nos sistemas fonte, tendo sido detetados problemas pelos grupos de trabalho desencadeando a sua correção e, em alguns casos, alteração dos procedimentos de inserção ou atualização dos dados. Desta forma, garante-se que a análise fornecida pela data warehouse é fidedigna. 12

16 Conclusão A implementação do projeto UC-Cloud - Infraestruturas e serviços de TIC para a cloud representou um contributo muito importante não só para a adequação das infraestruturas de comunicação da Universidade de Coimbra, mas também para desenvolver componentes de software que permitiram melhorar a qualidade da prestação de serviços da UC, reduzindo o esforço de recursos humanos que lhes está associado. O projeto permitiu automatizar diversos processos, melhorando a eficiência e qualidade dos serviços contribuindo, ao mesmo tempo, para uma efetiva redução de custos e para a modernização da Administração Pública. Os desenvolvimentos de software foram realizados com recurso a normas e produtos abertos, sendo as suas funcionalidades expostas através de uma interface de serviços que permite a sua integração com outros sistemas internos e externos. De referir ainda que os desenvolvimentos realizados permitiram reforçar a integração dos sistemas de informação da UC com Plataforma Multicanal da AP. As atividades desenvolvidas no âmbito projeto abrangeram as tipologias de infraestruturas e serviços de comunicações, modernização administrativa, desmaterialização, interoperabilidade entre sistemas de informação, racionalização e simplificação organizacional, instrumentos de gestão e monitorização, e integração com a Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública (PI), enquadrando-se totalmente com o Aviso de Abertura da candidatura, assim como nas orientações da Resolução do Conselho de Ministros no 12/2012, de 7 de fevereiro, Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de Custos com as TIC, na Administração Pública. 13