RELATÓRIO DE ATIVIDADES MENSAL

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1 RELATÓRIO DE ATIVIDADES MENSAL MAIO 2014 UNIDADE DE PROJETOS

2 1 INDICADORES DE ATIVIDADE 1.1 QUADRO RESUMO COM OS INDICADORES DE ATIVIDADE E OS NÍVEIS ATINGIDOS, E COMPARAÇÃO COM MESES ANTERIORES Indicadores de Atividade Setembro Indicadores de atividades JAN FEV MAR ABR MAI N.º de Projetos em acompanhamento pela UProj Total de investimento contratualizado (Milhares de euros) Número de Pedidos de Pagamento (PP) apresentados Total da despesa submetida em PP (Milhares de euros) N.º de documentos de despesa direta apresentados em PP no mês N.º de documentos de encargos gerais apresentados em PP no mês N.º de candidaturas analisadas e submetidas Total de investimento proposto nas candidaturas (Milhares de euros) 2013bro DESAGREGAÇÃO DOS INDICADORES POR UO/TIPO PROJETO UO/ DISTRIBUIÇÃO DOS PROJETOS EM ACOMPANHAMENTO PELA UPROJ EM FUNÇÃO DA NATUREZA DO D FINANCIAMENTO Natureza dos Projetos em acompanhamento pela UProj 12; 17% Projetos com Financiamento Nacional- Investigação 22; 3% 14; 17% 0; 63% Projetos com Financiamento Nacional- Estruturantes Projectos com Financiamento Internacional Projetos com Financiamento Nacional - Inovação 2

3 1.2.2 NÚMERO DE PROJETOS EM ACOMPANHAMENTO O PELA UPROJ EM FUNÇÃO DA UO/SA PROMOTORA DO PROJETO Número de Projetos com Financiamento e em acompanhamento pela UProj SLA - ACORDOS DE NÍVEIS DE SERVIÇO SLA* Tempo máximo de resposta aos pedidos de apoio à pesquisa de oportunidades de cofinanciamento Média dos resultados do inquérito de satisfação quanto às sessões de esclarecimento organizadas sobre oportunidades de financiamento % dos projetos com pedidos de pagamento cujo prazo que medeia a apresentação de pedidos de pagamento é inferior a 6 meses TARGET Serviços incluídos S1: Pesquisa de oportunidades de cofinanciamento S2: Esclarecimentos quanto às oportunidades existentes S14: Gestão dos pedidos de pagamento do projeto cofinanciado JAN FEV MAR ABR MAI 90% 90% 90% 90% 90% 90% 3 ATIVIDADES A DESTACAR Identificação e divulgação de oportunidades de financiamento A Unidade de Projetos da Universidade do Porto passou a editar semanalmente um Boletim de Oportunidades de Financiamento, onde se encontram compilados diversos convites à apresentação de propostas e eventos, nacionais e internacionais, de interesse geral para a comunidade da U.Porto. O Boletim de Oportunidades de Financiamento pretende veicular as oportunidades de financiamento existentes, direcionadas para os interesses específicos de cada UO. A informação está a ser enviada para cada UO semanalmente, à 6ª feira, com novas oportunidades. Paralelamente, a Unidade está a organizar uma série de sessões de informação dedicadas a diversas temáticas relacionadas com a participação em programas de financiamento europeu a decorrer nas várias faculdades da U.Porto. O material disponibilizado nessas sessões está disponível no SIGARRA SPUP. Há também no SIGARRA SPUP um conjunto de FAQs sobre financiamento a projetos. 3

4 Atualização do módulo de Projetos no SIGARRA A listagem de todos os projetos em execução, incluindo contratos, está disponível no SIGARRA SPUP para consulta de todos os que assim solicitem. Todas as consultas relativas aos projetos da U.Porto passarão a ser asseguradas via o módulo de projetos do SIGARRA. Para o efeito, foi disponibilizado um manual de apoio à gestão dos registos no módulo aos técnicos da Unidade. Entretanto, as negociações prosseguem com o SIGARRA para otimizar algumas funcionalidades deste módulo. Disponibilização do Manual de Procedimentos Foi disponibilizado um manual de procedimentos, que cumpre já os requisitos da norma ISO 9001, que caracteriza as seguintes instruções de trabalho. Estão ainda em curso os trabalhos de importação destes procedimentos para o SGAP, Sistema de Gestão de Processos dos SPUP. Designação do Processo IT Designação da Instrução de Trabalho Identificação e divulgação de oportunidades de financiamento Apresentação de candidaturas a financiamento Negociação e contratualização de financiamento Prestação de Contas à Entidade Financiadora Encerramento do Projeto, apuramento de saldos e acompanhamento de auditorias 1 Pesquisa e caracterização das oportunidades de financiamento 2 Divulgação de oportunidades de financiamento 3 Conceção da componente técnico-científica do Projeto 4 Conceção da componente administrativa e financeira do Projeto Recolha de autorizações e demais documentação relevante 6 Submissão da candidatura e arquivo no Repositório de Candidaturas 7 Negociação e melhoramento da candidatura a pedido da entidade financiadora 8 Análise do Contrato e recolha de assinaturas do CG/Diretor UO/UAD 9 Reconhecimento do subsídio e criação do Dossier do Projeto 10 Gestão de Despesa Bolsas e Contratos de Recursos Humanos 11 Gestão de Despesa Aquisição de bens, serviços e empreitadas 12 Gestão de Despesa - Deslocações 13 Gestão de Despesa Encargos Gerais 14 Apresentação do Pedido de Pagamento 1 Gestão de Receita 16 Elaboração de Relatórios e Gestão de Reprogramações 17 Acompanhamento de Auditorias 18 Identificação do Projeto a encerrar 19 Apuramento do saldo final e encerramento contabilístico do Projeto 20 Verificação da conformidade do dossier do Projeto e atualização do Repositório 21 de Acompanhamento Projetos de Auditorias após encerramento 22 Avaliação da satisfação dos Clientes e Parceiros Repositório de Informação SPUP Tem-se evoluído na criação do repositório de informação necessária à apresentação expedita de Pedidos de Pagamento: a) Informação sobre processamento de vencimentos, identificação dos colaboradores e montantes pagos referentes à CGA / SS, IRS e ADSE está a ser depositada pelo Núcleo de Vencimentos e Unidade de Contabilidade e Tesouraria no SIGARRA SPUP; b) Informação sobre processos concursais e contratos do pessoal contratado está a ser depositada pela Unidade de Recrutamento RH no SIGARRA SPUP; c) Informação sobre processos de aquisição de bens e serviços enquadrados em projetos cofinanciados, incluindo aqueles passíveis de serem enquadrados via Encargos Gerais, passará também a ser depositada pela Unidade de Compras e Imobilizado a partir de 1 de julho. 4

5 Melhorias no ERP De acordo com os objetivos individuais dos técnicos da equipa, cabe à Unidade caracterizar os PP submetidos no módulo de gestão de PP do ERP Primavera. Após negociação, foi possível contratar alguns desenvolvimentos no ERP para agilizar esta tarefa. De facto, estão em curso as seguintes melhorias, entre outras, no ERP: a) Inclusão de dois novos campos associados a cada PP (data de submissão do PP e data de avaliação do PP pela entidade financiadora para melhor gerir a receita); b) Disponibilização de uma lista, exportável para Excel, que permita consultar todos os pedidos de pagamento de determinado Projeto, com o detalhe dos documentos e estado associado, incluído receita correspondente. 4 ATIVIDADES PARA O MÊS SEGUINTE Em junho, prosseguir-se-ão os trabalhos atinentes à melhoria do Manual de Procedimentos, enquadrados no Sistema de Gestão de Qualidade do SPUP, perspetivando-se uma auditoria de natureza pedagógica ao Sistema. Perspetiva-se igualmente um número elevado de auditorias a projetos financiados.