O SIGARRA pode igualmente incorporar outros sistemas externos, como de gestão de bibliotecas, de contabilidade e de e-learning.

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1 O SIGARRA o que é? O Sistema de Informação para a Gestão Agregada dos Recursos e dos Registos Académicos, SIGARRA, desenvolvido na Universidade do Porto (UP), é simultaneamente um serviço e uma infra-estrutura. É um serviço, na medida em que disponibiliza a informação relevante sobre as actividades da instituição e permite o seu tratamento, por exemplo o tratamento estatístico. É uma infra-estrutura na medida em que funciona como espinha dorsal em que podem ser interligados outros subsistemas. Por exemplo, o módulo bolsa de emprego é um subsistema desenvolvido especificamente para os Serviços das Faculdades da UP que apoiam os alunos, em particular no que respeita aos aspectos da sua empregabilidade. Este subsistema, integrando-se no SIGARRA, beneficiou de toda a informação relevante já existente, como a informação dos alunos. O SIGARRA é um sistema de informação de uma instituição universitária, onde é fundamental a melhoria contínua ao nível das várias vertentes que constituem a sua actividade, desde a vertente pedagógica, de investigação, de extensão universitária, administrativa e de gestão. Sendo um sistema de informação de uma organização viva e em mudança, nunca está completo, pelo que o seu desenvolvimento é assegurado continuamente pela UP, visando oferecer novas funcionalidades e incorporar as críticas e as sugestões obtidas pelos diversos métodos de avaliação do sistema. Componentes nucleares do SIGARRA São três os subsistemas principais do SIGARRA: Gestão de Alunos (back office) GA Gestão de Recursos Humanos (back office) GRH Sistema de Informação (front office) SI O SIGARRA pode igualmente incorporar outros sistemas externos, como de gestão de bibliotecas, de contabilidade e de e-learning. Em alguns casos já se desenvolveram as correspondentes interfaces de integração, por exemplo para os sistemas ALEPH, da ExLibris (gestão de bibliotecas), WebCT e Moodle (gestão de conteúdos de e-learning), GEDI e Primavera (contabilidade).

2 Objectivos do SIGARRA O SIGARRA tem como objectivos básicos disponibilizar o acesso à informação e dinamizar a colaboração entre os membros da comunidade académica intra e interinstituição na UP. Adicionalmente visa incrementar a comunicação com a comunidade académica externa à UP, a comunidade empresarial, e a sociedade em geral. Com o SIGARRA pretende-se atingir os seguintes objectivos operacionais: 1. Fazer com que a informação seja um património comum da instituição, criando um repositório de toda a informação relevante sobre as actividades da instituição, nas suas várias vertentes, e tornando este repositório acessível a toda a comunidade; 2. Agilizar a produção de informação; 3. Melhorar a comunicação multilateral no interior da instituição, quer do ponto de vista de divulgação (um para muitos), quer de obtenção de informação (muitos para um), quer ainda de transferência (um para um); 4. Contribuir para o continuado melhoramento da qualidade do ensino, através do fornecimento aos alunos de informação relativa aos diferentes cursos, planos de estudo, dossiers de disciplina, recursos bibliográficos e computacionais, serviços de apoio, actividades de investigação e sociais; 5. Apoiar as actividades de I&D, em termos de facilidade de pesquisa de informação e de divulgação de resultados; 6. Fornecer aos órgãos de gestão central e departamental informações que possibilitem a monitorização e sirvam de base para sistemas de gestão da qualidade e de suporte à decisão, nas várias vertentes de actividade da instituição; 7. Divulgar a actividade da instituição e fornecer informação às entidades com que a instituição se relaciona e ao público em geral, mantendo a sua presença na Internet. Características gerais Os objectivos a que o SIGARRA se propõe dar resposta determinam alguns aspectos gerais do sistema, a saber: 1. O sistema é de grande dimensão, sendo a informação dinâmica, com periodicidade de actualização diversa;

3 2. A informação tem tendência a crescer rapidamente; 3. O sistema é modular, permitindo facilmente incorporar novas componentes e funcionalidades, constituindo uma mais-valia para o seu desenvolvimento rápido e eficiente; 4. O sistema é integrado, possibilitando uma visão da organização em rede; 5. A info-estrutura incorpora recursos informativos de tipo diverso, desde texto e tabelas a gráficos, imagens, som, animações, vídeos, etc. 6. O sistema é bilingue (português/inglês); 7. O sistema apresenta uma imagem consistente com design gráfico original. Espaço de informação O espaço de informação sobre o qual se constrói o SIGARRA é um espaço tridimensional, definido pelos vectores: 1. Produtores de informação; 2. Recursos informativos; 3. Leitores de informação. Produtores de informação O SIGARRA utiliza um modelo descentralizado para a produção de conteúdos. Embora num primeiro momento se pudesse pensar que um modelo centralizado seria mais eficiente, rapidamente se conclui, face ao elevado número e diversidade dos recursos informativos, que o afastamento entre os responsáveis pela informação e o seu carregamento efectivo conduz inevitavelmente a atrasos e a erros que rapidamente inviabilizariam a utilidade do sistema. Considera-se fundamental aproximar a manutenção dos recursos informativos dos respectivos produtores, para que as pessoas envolvidas sintam que esses recursos lhes pertencem e os incorporem nas suas rotinas de trabalho diário. Esta metodologia contraria também a tentação de se enveredar por desenvolvimentos locais desarticulados que inviabilizam qualquer evolução, por exemplo para um sistema de apoio à gestão ou de qualidade.

4 Face à diversidade dos produtores de informação é essencial disciplinar a sua intervenção e definir com clareza quem são os produtores de informação para o sistema. Considera-se desejável que sejam produtores de informação as entidades com existência oficial dentro da instituição, nomeadamente os elementos da comunidade académica, discentes e não discentes, os Departamentos e Serviços, até ao nível de Secção ou Unidade, os cursos, os centros de investigação e eventualmente entidades externas que com a instituição celebrem protocolos que incluam esta componente. Tendo em vista assegurar a qualidade de dados, os procedimentos de cada produtor de informação para a manutenção dos dados devem ser claramente definidos e interiorizados. Sendo o SIGARRA um sistema integrado de grande dimensão é desejável que exista um Gestor de Informação, próximo dos órgãos de gestão da instituição, de forma a conhecer detalhadamente a organização e o funcionamento desta. O Gestor de Informação deverá ser o responsável pela organização da informação no SIGARRA da instituição e deverá assegurar que cada produtor de informação faz atempadamente a manutenção da informação pela qual é responsável, cumprindo os procedimentos estabelecidos. O Gestor de Informação é noralmente nomeado pelo director da instituição. Recursos informativos Os recursos informativos no SIGARRA são muito diversificados e podem descrever-se a níveis muito variados. Estes recursos podem incluir texto, gráficos, tabelas, imagens, sons, vídeos, entre outros. Podem, por exemplo, integrar bases de dados e componentes da Internet. No SIGARRA os recursos informativos estão organizados em grandes áreas que se mantém presentes no menu da esquerda, nas páginas Web do sistema. Para cada uma destas áreas existem opções, que aparecem contextualizadas, à direita, nas respectivas páginas Web. A maior parte dos recursos está subdividida em módulos, que se interligam de várias formas. A responsabilidade pelos recursos informativos é dos respectivos produtores de informação. Leitores de informação

5 Os leitores de informação a que o SIGARRA se destina, integram toda a comunidade académica da instituição, a comunidade exterior nos domínios de intervenção da instituição e com a qual esta se relaciona e o público em geral. O SIGARRA prevê níveis de acessibilidade distintos, sendo o acesso controlado por palavra-chave. Deste modo o acesso aos recursos está sempre disponível, independentemente do local (rede) em que o utilizador se encontre. A cada elemento da comunidade académica da instituição, seja discente ou não, é atribuído um nome de utilizador (login) e uma palavra-chave (password). Com estas credenciais o utilizador pode aceder aos recursos informativos que a sua instituição considera de acesso restrito (interno; não público). O acesso aos recursos internos depende ainda do perfil do utilizador. Com efeito o SIGARRA dispõe da informação de cada elemento da comunidade académica (informação que é obtida a partir dos sistemas de back office de gestão de alunos e de recursos humanos). Assim, uma vez feita a autenticação no sistema, o SIGARRA reconhece se está em presença de um aluno, de um docente, de um director de departamento etc. Dependendo das permissões de acesso aos recursos, definidas por cada instituição, o utilizador autenticado terá ou não acesso aos mesmos. Espaço de informação