Roteiro Passo a Passo sobre Gestão da Informação & Conhecimento

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1 Roteiro Passo a Passo sobre Gestão da Informação & Conhecimento Esta secção providencia informação detalhada sobre gestão da informação & conhecimento ao longo do ciclo do seu projecto ABC. Leva-o através dos passos chave na Gestão da Informação & Conhecimento (GI&C), dando explicações, exemplos e ferramentas recomendadas e recursos para ajudá-lo ao longo do caminho. Seguir estes passos vai ajudá-lo a desenvolver um sistema de Gestão da Informação & Conhecimento que satisfaz os Padrões ABC para Gestão da Informação & Conhecimento. Note que a Gestão da Informação & Conhecimento acontece ao longo do ciclo do projecto. Portanto, estes passos deveriam ser levados a cabo em paralelo com os passos apropriados dos outros estágios do ciclo do projecto Análise, Desenho e Implementação. Igualmente, não é necessário seguir os passos na sequência em que eles são aqui apresentados é provável que realize vários passos em simultâneo. Os passos chave da Gestão da Informação & Conhecimento são: PASSOS: Índice PASSO 1: Desenvolver um Sistema de Gestão da Informação & Conhecimento (GI&C) PASSO 2: Monitoria e avaliação das realizações do projecto PASSO 3: Documentação e disseminação CARE/Ausi Petrelius Abrir a secção Roteiro Passo a Passo sobre Gestão da Informação & Conhecimento ( GESTÃO DA INFORMAÇÃO & CONHECIMENTO PASSO 1: Desenvolver um Sistema de Gestão da Informação & Conhecimento Um sistema de Gestão da Informação & Conhecimento (GI&C) do projecto, é uma componente integral da gestão do projecto, particularmente no contexto das mudanças climáticas, em que o contexto está sempre em mudança, e podem ser necessárias trocas entre objectivos diferentes. O sistema de GI&C do projecto inclui, mas não está limitado, ao sistema de monitoria e avaliação (M&A). Geralmente, a GI&C para projectos ABC deveria adoptar os mesmos princípios e práticas que para os projectos de desenvolvimento. As secções a seguir destacam questões que são exclusivas para a ABC, e/ou que são particularmente importantes no contexto de projectos ABC.

2 RECURSOS ÚTEIS Sistemas de Informação da Gestão do Projecto: Directrizes para Planificar, Implementar e Gerir um Sistema DME de Informação do Projecto ( Estas directrizes da CARE documentam o processo de desenvolver e usar um sistema de informação de projecto. Incluem informação útil sobre diferentes tipos de informação, e usuários potenciais, bem como conselhos sobre planificação e implementação de sistemas de informação do projecto para melhorar a gestão do projecto e promover a edificação e partilha do conhecimento. Manual de Desenho do Projecto ( Os capítulos 5 e 6 da Manual de Desenho de Projecto da CARE enfocam nos Sistemas de Gestão da Informação & Conhecimento, providenciando orientação no desenvolvimento de sistemas de informação coerentes, e na prática reflectiva. GI&C Passo 1.1: Analisar as necessidades de informação e conhecimento De modo a ser eficaz na gestão da informação como um recurso, o sistema GI&C deve satisfazer as necessidades de informação de todas as partes interessadas (stakeholders). Isto inclui doadores, mas o sistema não deve centrar-se somente nas exigências do doador, como é frequentemente o caso. Por conseguinte, o sistema GI&C deveria ser desenvolvido com base em análises das necessidades de informação & conhecimento de doadores, da equipa do projecto, das organizações parceiras, da população alvo e de outras instituições, incluindo organizações governamentais e não governamentais na área do projecto, bem como para a comunidade de adaptação e de desenvolvimento, em geral. GI&C Passo 1.2: Desenhar um sistema para a gestão da informação e conhecimento A gestão da informação & conhecimento é componente crucial do desenho do projecto. De modo a serem eficazes, os sistemas de GI&C deveriam ser tão simples quanto possível, ao mesmo tempo que satisfazem as necessidades de informação & conhecimento de todas as partes interessadas. A GI&C é um esforço constante, e não deve ser guiada pelas exigências dos doadores, mas pelas necessidades do projecto para melhorar o impacto e aprender das experiências. A monitoria & avaliação é uma componente importante (ver GI&C Passo 2), mas a GI&C é mais ampla do que isto. O sistema de GI&C deve definir claramente que informação será recolhida e quais os métodos. Deve resumir como os dados serão analisados para gerar a informação necessária pelas diferentes partes interessadas. O custo, o esforço e o tempo despendido na recolha e análise dos dados devem ser equilibrados, em relação à relevância e importância da informação que pode ser gerada a partir da análise dos dados. Para maximizar a utilidade da informação, os sistemas de GI&C do projecto deveriam estar ligados a um programa mais amplo ou a um quadro de informação a nível do país, onde for possível. Um dos elementos mais importantes de um bom sistema de GI&C é um protocolo claro e simples para guardar informação, quer electronicamente quer em papel. Todos os membros da equipa do projecto precisam de saber onde a informação está guardada, como podem reavê-la e como usá-la eficazmente. Porque a ABC é uma área relativamente nova, é essencial que o sistema de GI&C crie mecanismos para facilitar a conversão da informação em conhecimento. O conhecimento é mais rico e vasto que dados e informação. É uma combinação clara de experiências, valores, informação contextual e critério, que providencia um quadro para avaliar e incorporar novas experiências e aprendizagem. Isto envolve a criação de oportunidades explícitas para reflexão e aprendizagem entre a equipa do projecto, parceiros e outras partes interessadas. Estas oportunidades deveriam possibilitar a discussão de quaisquer mudanças 2

3 no contexto, avaliação das lições aprendidas da implementação do projecto, e adaptação da abordagem do projecto onde for necessário (ver Implementação Passo 3). Para além de desenvolver o conhecimento na equipa do projecto e partes interessadas (stakeholders), o sistema de GI&C deve estabelecer registos claros para documentar e disseminar o conhecimento do projecto, (ver GI&C Passo 3). Isto deveria incorporar medidas para partilhar o conhecimento entre projectos, programas e externamente, tanto dentro do país do projecto como internacionalmente, onde for apropriado. É importante que o sistema de informação seja periodicamente revisto e ajustado conforme necessário para assegurar que satisfaz as necessidades de todas as partes interessadas. GI&C Passo 1.3: Desenvolver a capacidade para a gestão da informação & conhecimento De modo a ser eficaz, a gestão da informação e conhecimento deve ser da responsabilidade de todo o pessoal do projecto, incluindo os parceiros. Para que isto aconteça, a equipa do projecto tem de entender o valor da informação e conhecimento, e os seus papéis e responsabilidades devem ser claros para gerir este recurso valoroso. A GI&C deve ser vista como uma parte fundamental da descrição de tarefas (job description) de cada membro da equipa, e não um extra. O desenvolvimento da capacidade para uma gestão da informação & conhecimento eficaz é uma estratégia integral para o sucesso do projecto. Isto significa que as equipas do projecto devem ter acesso a especialização técnica, directrizes, treinamento e tecnologias relevantes para cumprirem com os seus papéis e responsabilidades nesta área. Também devem ser dadas oportunidades e flexibilidade, às equipas do projecto, para usar a informação a fim de tomar decisões, desenvolver o conhecimento e melhorar os resultados do projecto ABC. CARE, Sistemas de Informação da Gestão do Projecto: Directrizes para Planificar, Implementar e Gerir um Sistema DME de Informação do Projecto. GESTÃO DA INFORMAÇÃO & CONHECIMENTO PASSO 2: Monitoria e avaliação das realizações do projecto Um sistema de monitoria e avaliação (M&A) do projecto está focalizado em seguir de perto os insumos do projecto, actividades e resultados. Com frequência, é orientado no sentido de reportar aos doadores, embora uma boa M&A seja mais abrangente do que isto, e é desenhada para facilitar a aprendizagem enquanto se faz a monitoria & avaliação das realizações do projecto. FERRAMENTAS RECOMENDADAS Quadro dos Marcos e Indicadores para Adaptação com Base na Comunidade ( O Quadro de Marcos e Indicadores para ABC da CARE desenvolve-se a partir do quadro ABC que apresenta uma gama de factores favoráveis, que devem existir ao nível do agregado familiar/indivíduo, comunidade/local e nível nacional, para que ocorra uma adaptação com base na comunidade eficaz. As ferramentas incluem marcos e indicadores que podem ser usados para seguir de perto o progresso no sentido do alcance dos factores favoráveis. Quadro Nacional de Capacidade Adaptativa ( Este quadro foi desenvolvido para ajudar a identificar forças e lacunas nas capacidades de adaptação ao nível nacional em diferentes países. Isto actua como a base para identificar indicadores de capacidade adaptativa ao nível nacional. ( 3

4 GI&C Passo 2.1: Identificar indicadores de desempenho para os resultados e processos do projecto Avaliar os resultados num projecto ABC requer que se considerem indicadores de realização, que podem ser novos ou diferentes dos tipos de indicadores que se usam tipicamente para monitorar e avaliar projectos de desenvolvimento. Os indicadores para projectos ABC devem medir as melhorias na capacidade adaptativa nas áreas: de meios de subsistência resistentes ao clima, redução do risco de desastre, desenvolvimento da capacidade local e tratar das causas fundamentais da vulnerabilidade. Isto pode envolver indicadores que são mais orientados ao processo do que os indicadores usuais do projecto, visto que na adaptação se trata, com frequência, de capacitação para gerir a incerteza. Mantendo o nosso enfoque de criar um ambiente favorável para a adaptação, os indicadores também deveriam examinar mudanças nas políticas e ambiente institucional que criam oportunidades para adaptação, e que podem ser atribuídas às actividades do projecto. Uma boa monitoria & avaliação para ABC usa uma combinação de indicadores tanto quantitativos como qualitativos, e examina as diferenças nos resultados para grupos vulneráveis diferentes, desagregados por género e outras determinantes importantes da vulnerabilidade. Os indicadores devem claramente seguir de perto o progresso no sentido de alcançar os resultados esperados (ver Desenho Passo 2.3). Para que os indicadores sejam úteis, eles devem estar ligados ao nível correcto dos resultados e devem ser SMART: simples, mensuráveis, alcançáveis, realistas e limitados no tempo (simple, measurable, achievable, realistic and time-bound). RECURSO ÚTIL Manual de Desenho de Projecto ( O Manual de Desenho de Projecto da CARE providencia descrições úteis dos diferentes tipos de indicadores bem como orientação sobre monitoria & avaliação. GI&C Passo 2.2: Estabelecer a linha de base Uma vez identificados os indicadores, o passo seguinte é estabelecer a linha de base. A linha de base permite-nos medir mudanças nos indicadores ao longo da vida do projecto. Também estabelece as fontes de dados e métodos de recolha que serão usados na monitoria do projecto. Para projectos ABC, a linha de base providencia frequentemente uma avaliação da capacidade adaptativa existente dos grupos alvo, permitindo às equipas do projecto monitorar mudanças na capacidade adaptativa ao longo da vida do projecto. De forma ideal, o estágio de análise providencia uma base para isto (ver em particular Análise Passos 3, 4 e 5). Contudo, é provável que seja necessária avaliação adicional, a fim de ter uma imagem completa da linha de base da capacidade adaptativa dos grupos alvo, e avaliar os parâmetros relacionados com objectivos específicos e resultados esperados do projecto. Em particular, pode ser necessário fazer estudos mais abrangentes para recolher informação quantitativa, em comparação com a qual o progresso possa ser seguido de perto, e juntar dados de uma amostra maior da população alvo. Pode também ser importante uma desagregação adicional de dados baseada na informação surgida durante o estágio de análise. A planificação do estudo de base (e monitoria subsequente) é crucial para maximizar a eficiência e eficácia, e para minimizar a sobrecarga às equipas do projecto e partes interessadas. É importante que o estudo de base recolha somente dados que são necessários e serão analisados e usados pela equipa do projecto e pelas partes interessadas. Quando projectos ABC trabalham em comunidades onde a CARE esta presente, o primeiro passo deve ser avaliar que dados e informação já estão disponíveis de outros projectos, e como é que esta informação pode ser usada no estudo de base do projecto ABC, e quais são as lacunas. Isto vai permitir o desenho de um estudo de base que enfoca nas questões específicas de importância para o projecto ABC e evita que as partes interessadas do projecto tenham que providenciar a mesma informação repetidamente. 4

5 GI&C Passo 2.3: Monitorar o progresso O sistema de monitoria é um elemento importante do sistema de GI&C em geral, estabelecido no GI&C Passo 1. Monitoria eficaz é estruturada e sistemática e promove a participação das partes interessadas na recolha e análise de dados. Sistemas participativos devem assegurar, em particular, que são sensíveis às necessidades e prioridades das mulheres e grupos marginalizados, criando um espaço seguro para todas as partes interessadas darem as suas perspectivas. É importante que o sistema de monitoria incorpore estratégias claras e específicas para seguir de perto os resultados, e que examine tanto os impactos planeados como os não planeados das actividades do projecto. Como referido anteriormente, a monitoria da ABC pode envolver a monitoria dos processos bem como dos resultados, requerendo abordagens e métodos de recolha de dados diferentes. No ambito dos projectos ABC, é importante monitorar as mudanças, particularmente o contexto climático, e ajustar a abordagem e estratégias do projecto em conformidade. Para mais informação sobre monitoria do contexto, por favor veja Implementação Passo 4. GI&C Passo 2.4: Avaliar as realizações Avaliações são usadas para estimar as realizações do projecto bem como determinar se as prioridades e necessidades das populações alvo foram satisfeitas. Avaliações podem ser realizadas em momentos estratégicos, durante a vida do projecto ou no fim do projecto, para determinar se os objectivos foram alcançados. Em geral, as avaliações também olham para os resultados não esperados das actividades do projecto. Visto que a adaptação é mais um processo do que um fim, avaliá-la, pode ser complexo. Isto é ainda mais complicado pela duração de médio a longo prazo das mudanças climáticas, que torna difícil avaliar se as pessoas estão a adaptar-se às mudanças climáticas dentro do prazo de duração dos projectos ABC típicos. Por conseguinte, avaliações nos projectos ABC estimarão tipicamente mudanças na capacidade adaptativa dos grupos alvo bem como melhorias no ambiente favorável para adaptação ao nível local. Poderão também estimar quão eficazmente as pessoas estão a gerir a variabilidade climática presente como um indicador da capacidade de gerir mudanças no clima a longo prazo. GESTÃO DA INFORMAÇÃO & CONHECIMENTO PASSO 3: Documentação e disseminação A documentação e disseminação da informação & conhecimento resultante de projectos ABC são componentes cruciais da gestão do projecto. O processo de documentar o projecto envolve não só a documentação dos resultados, mas também análises, processos, metodologias e decisões chave do projecto. A informação & conhecimento do projecto deveria ser disseminada a partes interessadas (stakeholders) chave, usando os meios mais apropriados para a audiência alvo. 5

6 RECURSOS ÚTEIS Há uma série de redes de partilha de informação específica à adaptação que podem providenciar plataformas para disseminar informação e conhecimento obtidos pelos projectos ABC. O que se segue são alguns exemplos chave de plataformas baseadas na Web. Intercâmbio sobre Adaptação com Base na Comunidade ( Este website providencia uma plataforma para partilha de conhecimento e informação sobre adaptação às mudanças climáticas. Tem secções sobre ferramentas, notícias, eventos, estudos de caso, recursos das políticas e vídeos sobre Adaptação com Base na Comunidade. weadapt ( Este website é uma plataforma colaborativa do conhecimento, que providencia orientação sobre adaptação às mudanças climáticas através da associação de especialidades de uma série de organizações que contribuem para a ciência e prática da adaptação. A plataforma weadapt inclui uma série de ferramentas e métodos novos e inovativos, conjuntos de dados e experiências que são um recurso para fortalecer a capacidade dos que têm a tarefa de levar a cabo a adaptação. Atlas da Adaptação ( O Atlas da Adaptação é uma ferramenta de mapeamento que junta dados sobre impactos das mudanças climáticas e sobre actividades de adaptação, com enfoque particular nos temas dos alimentos, água, terra, saúde e meios de subsistência. Tem como finalidade ajudar os pesquisadores, os órgãos decisores, planeadores e cidadãos a definir prioridades e a agir na adaptação. AfricaAdapt ( Africa Adapt é uma rede bilingue (Francês/Inglês), independente, que procura facilitar o fluxo de conhecimento sobre adaptação às mudanças climática spara meios de subsistência sustentáveis em África. Destina-se a pesquisadores, órgãos decisores, organizações da sociedade civil e comunidades que são vulneráveis à variabilidade e mudanças climáticas através do continente. GI&C Passo 3.1: Assegurar documentação eficaz Visto que a ABC é uma área nova, a documentação e disseminação de experiências é da mais alta importância. Isto inclui a documentação das realizações do projecto nos relatórios analíticos para os doadores (ver Lista de Controlo do Relatório Analítico do Projecto [ para orientação sobre isto). Contudo, é muito mais amplo do que isto. As equipas do projecto precisarão de identificar meios apropriados de documentar as abordagens do projecto, resultados e lições aprendidas, de modo a atingir uma vasta gama de partes interessadas. À semelhança dos projectos de desenvolvimento, as partes interessadas incluirão comunidades alvo, governo local e organizações da sociedade civil na área do projecto, formuladores das políticas a nível nacional e colegas, tanto dentro da CARE como em organizações semelhantes. No entanto, para projectos ABC, as equipas de projecto podem também ter necessidade de considerar a comunidade de adaptação mais ampla, que inclui órgãos decisores em organizações multi-laterais, ONGs internacionais, instituições de pesquisa, redes de partilha de conhecimento e partes interessadas em outros países enfrentando desafios de adaptação similares. Atingir esta vasta gama de partes interessadas, requer uma série de métodos diferentes para documentar a informação e conhecimento do projecto. Isto pode incluir relatórios, artigos em jornais, apresentações e materiais áudio visuais. Ao desenvolver a documentação do projecto, as equipas do projecto devem considerar a audiência, as suas necessidades de informação e conhecimento, e os métodos mais apropriados para transmitir mensagens e de comunicação para alcançá-los. 6

7 GI&C Passo 3.2: Disseminar informação & conhecimento do projecto Documentar as experiências do projecto é apenas o primeiro passo da partilha de informação e conhecimento adquiridos através da implementação de projectos ABC. A estratégia de gestão da informação & conhecimento também deve incluir a disseminação da documentação do projecto às partes interessadas (stakeholders) seleccionadas. Isto pode incluir publicações impressas, apresentações em seminários e conferências, revistas académicas e disseminação na Web. Para atingir a comunidade de adaptação internacional, existem várias redes e websites relevantes, que providenciam plataformas para partilhar informação sobre ABC. As mais relevantes são apresentadas nos Recursos Recomendados acima. 7