Escrita de Relatórios

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1 Guia 6 Escrita de Relatórios Auto-estudo Para o Gestor de Projecto

2 Objectivos de aprendizagem Depois de ter lido o material do Guia de Escrita de Relatórios e ter concluído a secção de auto-estudo, será capaz de: Explicar a finalidade do relatório do financiador Explicar as funções do autor e do editor Identificar os critérios-base para o relatório Identificar a informação necessária para escrever o relatório Identificar as características de um idioma e estilo que podem ser usados nos relatórios do financiador da CARE Copyright 2009 por Cooperative for Assistance and Relief Everywhere, Inc. (CARE). Todos os direitos reservados.

3 Como utilizar o auto-estudo Este guia de estudo acompanha a secção de referência do Guia de Escrita de Relatórios, que faz parte dos seus Recursos-chave para Gestores de Projecto. Depois de ter lido o guia, pode utilizar esta ferramenta para rever o que aprendeu e para aplicar a sua aprendizagem a situações que possa enfrentar como gestor de projecto na CARE. O seu supervisor ou colega atribuído vão trabalhar consigo à medida que faz a revisão do que aprendeu no Guia de Escrita de Relatórios. O auto-estudo é mais valioso quando essa pessoa fornece exemplos que se aplicam à área em que está a trabalhar. Desta forma, o auto-estudo pode ser personalizado para encaixar nas suas necessidades particulares. Várias pessoas podem trabalhar consigo durante a sua orientação e utilizar os Recursos-chave para Gestores de Projecto para o ajudar a receber a formação. Algumas destas pessoas são: O seu representante de RH O seu representante de RH é o seu primeiro ponto de contacto nos Recursos Humanos. Deve ter uma reunião agendada com o seu representante durante a sua primeira semana na CARE. Certifique-se de que contacta o seu representante a qualquer altura, com questões ou preocupações relacionadas com a sua carreira na CARE. O seu gestor ou supervisor O seu gestor ou supervisor é responsável por lhe dar apoio. Ele ou ela vai encontrar-se consigo no seu primeiro dia e rever a descrição da sua função, juntamente com as próximas actividades de formação. O seu colega Se aplicável à sua localização, pode ser-lhe atribuído um mentor, uma pessoa com experiência na sua área que vai trabalhar consigo em todo o período de orientação. O seu mentor tem como função encontrar-se consigo regularmente para responder às suas questões e dar-lhe orientação em várias áreas do seu novo ambiente de trabalho. Obviamente, você é o derradeiro responsável pela sua própria aprendizagem. Ao familiarizar-se com os conteúdos deste guia, ao participar de forma completa em actividades de orientação e ao colocar perguntas a outros funcionários, vai rapidamente habituar-se à sua nova função.

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5 Verifique o seu entendimento Os seus apontamentos Capítulo 2 A escrita do relatório é uma parte essencial das funções do gestor de projecto. No capítulo 2, aprendeu sobre a importância da preparação. Se planear bem o seu relatório, a parte da escrita será mais fácil. Responda às questões seguintes para rever o conteúdo do capítulo. Consulte o Guia conforme necessário. 1. Qual é a finalidade do relatório do financiador? 2. Faça uma lista das três principais responsabilidades do autor e do editor. Autor Editor Os seus apontamentos 3. Quais são as quatro questões-chave às quais deve responder à medida que planeia o seu relatório? Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo Página 1

6 Capítulo 3 Com a informação certa identificada, está pronto para escrever o conteúdo do relatório. O capítulo 3 dá-lhe as linhas de orientação para a escrita do conteúdo que deverá ser claro, detalhado e preciso. Responda às questões seguintes para rever o conteúdo do capítulo. Consulte o Guia conforme necessário. 1. Qual é a diferença entre os factos sobre a actividade do projecto e o impacto da actividade do projecto? 2. Como demonstra o impacto do projecto no seu relatório? 3. Faça uma lista das secções de um relatório típico e explique brevemente a finalidade de cada secção. Pode querer ver o relatório modelo, assim como As Secções do Relatório, no capítulo 3. Página 2 Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo

7 Os seus apontamentos Capítulo 4 Capítulo 5 Para escrever relatórios eficazes, precisa de empregar algumas práticas de escrita básicas e certificar-se de que faz a revisão do relatório antes de o enviar. Os capítulos 4 e 5 dão-lhe dicas úteis que podem ser postas em prática de forma imediata. Responda às questões seguintes para rever o conteúdo destes capítulos. Consulte o Guia conforme necessário. 1. Por que é que a consistência é importante num relatório? 2. A que questões deve responder para assegurar que tem um relatório com detalhes suficientes? 3. Faça uma lista das formas em que pode tornar a linguagem do seu relatório mais clara. 4. Quais são as quatro questões que devia fazer a si próprio à medida que faz a revisão do relatório que escreveu? Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo Página 3

8 Aplique a sua aprendizagem Os seus apontamentos Peça ao seu supervisor ou colega a cópia de um relatório que tenha sido escrito e editado para um projecto na sua área, ou use um relatório que tenha escrito. Responda às questões seguintes. 1. Quais são as secções do relatório? Como é que se comparam com as secções no relatório modelo, na parte de trás do Guia de Escrita de Relatórios? 2. De que forma é que o relatório descreve o impacto que o projecto teve? Escreva um resumo de uma ou duas frases desse impacto, abaixo. 3. O relatório inclui fotografias? Se sim, de que forma é que acrescentam eficácia à narrativa? Página 4 Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo

9 Os seus apontamentos 4. Avalie o relatório em relação à sua eficácia e responda às questões seguintes. Esteja preparado para discutir as suas respostas. É fácil de compreender? É consistente? É suficientemente detalhado? A linguagem é clara? 5. Pense sobre a sua escrita. Para cada item, verifique as caixas abaixo que indicam o que considera como pontos fortes e áreas de melhoria. Discuta-os com o seu supervisor ou colega. Área de Pontos Fortes Área de Melhoria Planeamento do seu relatório Entendimento do seu público Recolha do conteúdo certo Demonstração de impacto Utilização de detalhes adequados Utilização de uma estrutura frásica simples Utilização de linguagem não técnica Explicação de acrónimos para o leitor Utilização de verbos activos Utilização da gramática adequada Utilização da pontuação apropriada Revisão e edição do relatório Outras áreas de escrita de relatórios em que gostaria de trabalhar: Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo Página 5

10 Página 6 Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo

11 Guia 6 Escrita de Relatórios Auto-estudo Para o Gestor de Projecto

12 Objectivos de aprendizagem Depois de ter lido o material do Guia de Escrita de Relatórios e ter concluído a secção de auto-estudo, será capaz de: Explicar a finalidade do relatório do financiador Explicar as funções do autor e do editor Identificar os critérios-base para o relatório Identificar a informação necessária para escrever o relatório Identificar as características de um idioma e estilo que podem ser usados nos relatórios do financiador da CARE Copyright 2009 por Cooperative for Assistance and Relief Everywhere, Inc. (CARE). Todos os direitos reservados.

13 Como utilizar o auto-estudo Este guia de estudo acompanha a secção de referência do Guia de Escrita de Relatórios, que faz parte dos seus Recursos-chave para Gestores de Projecto. Depois de ter lido o guia, pode utilizar esta ferramenta para rever o que aprendeu e para aplicar a sua aprendizagem a situações que possa enfrentar como gestor de projecto na CARE. O seu supervisor ou colega atribuído vão trabalhar consigo à medida que faz a revisão do que aprendeu no Guia de Escrita de Relatórios. O auto-estudo é mais valioso quando essa pessoa fornece exemplos que se aplicam à área em que está a trabalhar. Desta forma, o auto-estudo pode ser personalizado para encaixar nas suas necessidades particulares. Várias pessoas podem trabalhar consigo durante a sua orientação e utilizar os Recursos-chave para Gestores de Projecto para o ajudar a receber a formação. Algumas destas pessoas são: O seu representante de RH O seu representante de RH é o seu primeiro ponto de contacto nos Recursos Humanos. Deve ter uma reunião agendada com o seu representante durante a sua primeira semana na CARE. Certifique-se de que contacta o seu representante a qualquer altura, com questões ou preocupações relacionadas com a sua carreira na CARE. O seu gestor ou supervisor O seu gestor ou supervisor é responsável por lhe dar apoio. Ele ou ela vai encontrar-se consigo no seu primeiro dia e rever a descrição da sua função, juntamente com as próximas actividades de formação. O seu colega Se aplicável à sua localização, pode ser-lhe atribuído um mentor, uma pessoa com experiência na sua área que vai trabalhar consigo em todo o período de orientação. O seu mentor tem como função encontrar-se consigo regularmente para responder às suas questões e dar-lhe orientação em várias áreas do seu novo ambiente de trabalho. Obviamente, você é o derradeiro responsável pela sua própria aprendizagem. Ao familiarizar-se com os conteúdos deste guia, ao participar de forma completa em actividades de orientação e ao colocar perguntas a outros funcionários, vai rapidamente habituar-se à sua nova função.

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15 Verifique o seu entendimento Os seus apontamentos Capítulo 2 A escrita do relatório é uma parte essencial das funções do gestor de projecto. No capítulo 2, aprendeu sobre a importância da preparação. Se planear bem o seu relatório, a parte da escrita será mais fácil. Responda às questões seguintes para rever o conteúdo do capítulo. Consulte o Guia conforme necessário. 1. Qual é a finalidade do relatório do financiador? 2. Faça uma lista das três principais responsabilidades do autor e do editor. Autor Editor Os seus apontamentos 3. Quais são as quatro questões-chave às quais deve responder à medida que planeia o seu relatório? Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo Página 1

16 Capítulo 3 Com a informação certa identificada, está pronto para escrever o conteúdo do relatório. O capítulo 3 dá-lhe as linhas de orientação para a escrita do conteúdo que deverá ser claro, detalhado e preciso. Responda às questões seguintes para rever o conteúdo do capítulo. Consulte o Guia conforme necessário. 1. Qual é a diferença entre os factos sobre a actividade do projecto e o impacto da actividade do projecto? 2. Como demonstra o impacto do projecto no seu relatório? 3. Faça uma lista das secções de um relatório típico e explique brevemente a finalidade de cada secção. Pode querer ver o relatório modelo, assim como As Secções do Relatório, no capítulo 3. Página 2 Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo

17 Os seus apontamentos Capítulo 4 Capítulo 5 Para escrever relatórios eficazes, precisa de empregar algumas práticas de escrita básicas e certificar-se de que faz a revisão do relatório antes de o enviar. Os capítulos 4 e 5 dão-lhe dicas úteis que podem ser postas em prática de forma imediata. Responda às questões seguintes para rever o conteúdo destes capítulos. Consulte o Guia conforme necessário. 1. Por que é que a consistência é importante num relatório? 2. A que questões deve responder para assegurar que tem um relatório com detalhes suficientes? 3. Faça uma lista das formas em que pode tornar a linguagem do seu relatório mais clara. 4. Quais são as quatro questões que devia fazer a si próprio à medida que faz a revisão do relatório que escreveu? Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo Página 3

18 Aplique a sua aprendizagem Os seus apontamentos Peça ao seu supervisor ou colega a cópia de um relatório que tenha sido escrito e editado para um projecto na sua área, ou use um relatório que tenha escrito. Responda às questões seguintes. 1. Quais são as secções do relatório? Como é que se comparam com as secções no relatório modelo, na parte de trás do Guia de Escrita de Relatórios? 2. De que forma é que o relatório descreve o impacto que o projecto teve? Escreva um resumo de uma ou duas frases desse impacto, abaixo. 3. O relatório inclui fotografias? Se sim, de que forma é que acrescentam eficácia à narrativa? Página 4 Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo

19 Os seus apontamentos 4. Avalie o relatório em relação à sua eficácia e responda às questões seguintes. Esteja preparado para discutir as suas respostas. É fácil de compreender? É consistente? É suficientemente detalhado? A linguagem é clara? 5. Pense sobre a sua escrita. Para cada item, verifique as caixas abaixo que indicam o que considera como pontos fortes e áreas de melhoria. Discuta-os com o seu supervisor ou colega. Área de Pontos Fortes Área de Melhoria Planeamento do seu relatório Entendimento do seu público Recolha do conteúdo certo Demonstração de impacto Utilização de detalhes adequados Utilização de uma estrutura frásica simples Utilização de linguagem não técnica Explicação de acrónimos para o leitor Utilização de verbos activos Utilização da gramática adequada Utilização da pontuação apropriada Revisão e edição do relatório Outras áreas de escrita de relatórios em que gostaria de trabalhar: Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo Página 5

20 Página 6 Guia de Escrita de Relatórios Auto-estudo