Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para empresa

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1 Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para empresa

2 Qual o nível deste material? Básico Intermediário Avançado Este conteúdo é ideal para aqueles que estão dando os primeiros passos no mundo da Gestão Orçamentária. Aqui o conteúdo será abordado de uma forma didática e simples. Os materiais de nível intermediário são destinados para aquelas pessoas que já estão familiarizadas com vários termos relacionados a Gestão Orçamentária. Estes materiais possuem conteúdo um pouco mais aprofundado. Os materiais de nível avançado são mais complexos e por isso exigem um nível de conhecimento sobre Gestão Orçamentária maior. Ideais para profissionais com bastante experiência na área e que estejam sempre buscando novos conhecimentos.

3 A realização do Orçamento Empresarial consiste em um processo de extrema importância para empresa, é a partir dela que decisões importantes serão tomadas, essas decisões por sua vez influenciarão diretamente na saúde e no futuro da empresa.

4 Sumário Introdução Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua Empresa...6 Apenas Recapitulando: O que é Orçamento Empresarial...7 Composição do Orçamento Empresarial...9 Modelos e Metodologias de Gestão Orçamentária...12 Orçamento Estático...13 Vantagens do Orçamento Estático...15 Desvantagens do Orçamento Estático...15 Orçamento Flexível...16 Vantagens do Orçamento Flexível...18 Desvantagens do Orçamento Flexível...18 Orçamento Contínuo...19 Vantagens do Orçamento Contínuo...21 Desvantagens do Orçamento Contínuo...21 Orçamento Revisado (Forecast)...23 Vantagens do Orçamento Revisado...26 Desvantagens do Orçamento Revisado...26 Orçamento Base Zero (OBZ)...27 Vantagens do Orçamento Base Zero...28 Desvantagens do Orçamento Base Zero...29 Orçamento Base Histórico (OBH)...30 Vantagens do Orçamento Base Histórico...31 Desvantagens do Orçamento Base Histórico...31 Orçamento Matricial...32 Vantagens do Orçamento Matricial...34 Desvantagens do Orçamento Matricial...35 Orçamento Colaborativo (Descentralizado)...36 Considerações Finais...39 Sobre o Treasy...41 Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa

5 Introdução

6 Introdução Definindo a metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 8 metodologias e práticas orçamentárias para sua empresa não errar na escolha! caia nesta armadilha. Entre eles, temos o Orçamento Empresarial como uma das ferramentas mais simples e ao mesmo tempo mais poderosas para auxiliar na tomada de decisões estruturadas e garantir as melhores opções para o futuro de sua empresa. No mundo corporativo existe uma frase bastante repetida que diz que uma empresa sem planejamento é como um barco a deriva no meio do oceano. Apesar das infinitas possibilidades que o oceano oferece, a empresa jamais conseguirá sair do lugar se ficar esperando pelo vento ou correnteza para descobrir até onde eles a podem levar. Concordamos que esta definitivamente não é a melhor opção e ninguém quer isto, certo? Felizmente, na Gestão Empresarial contamos com vários instrumentos de planejamento para evitar que sua empresa Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 6

7 Introdução Sem uma boa Gestão Orçamentária, uma empresa fica literalmente a deriva, sem ideia do que está por vir pela frente e sem nenhuma base de comparação para saber se os resultados obtidos estão acima ou abaixo do esperado. Além disto, a empresa corre um sério risco de tomar decisões equivocadas, baseadas no famoso feeling e que podem gerar impactos significativos nos negócios. Mas se você chegou até este e-book, acredito que você já esteja ciente da importância do Orçamento Empresarial e não vamos alongar mais este assunto. Todavia, tão importante quanto tomar a decisão de adotar a Gestão Orçamentária em sua empresa, é saber qual o modelo mais adequado a cada organização. E sobre isto que vamos falar neste e-book. Esperamos que aprecie o material e obtenha ótimos resultados para sua empresa! Apenas recapitulando rapidamente: o que é Orçamento Empresarial Antes de falarmos sobre Modelos de Orçamento Empresarial, precisamos entender, mesmo que de forma bem resumida, o que é Orçamento Empresarial. O Orçamento Empresarial tem como função realizar o planejamento das Receitas, Custos, Despesas e Investimentos que a empresa terá em um período futuro. Geralmente é realizado para um período de 1 a 3 anos, mas dependendo do setor de atuação da empresa, pode ser feito para períodos menores, como nas empresas ligadas a moda ou tecnologia ou em alguns casos pode chegar até algumas décadas, como acontece frequentemente com empresas de concessão e exploração. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa r 7

8 Introdução A prática do Orçamento Empresarial é uma das técnicas administrativas mais utilizadas pelas grandes instituições empresariais (nacionais e multinacionais) e está se tornando cada vez mais presente também na administração de empresas de pequeno e médio porte, já sendo utilizado até mesmo em microempresas e startups. Seu principal objetivo é estabelecer metas e objetivos, para que a empresa possa assim acompanhar e comparar os resultados e tomar ações corretivas ou preventivas caso seja necessário. Logo o Orçamento Empresarial estabelece, da forma mais precisa possível, como se espera que transcorram os negócios da empresa, proporcionando uma visão bem aproximada da situação futura desejada. Até por isso costumamos dizer que o Orçamento Empresarial é a tradução do Planejamento Estratégico em números e que com ele é possível estabelecer metas e objetivos, estimando como se espera que transcorram os negócios da empresa, com uma visão clara das ações que cada pessoa precisa executar para atingir os objetivos globais. E não há como realizar um bom Planejamento Estratégico sem alinhar as metas e objetivos ao Orçamento Empresarial. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 8

9 Introdução Composição do Orçamento Empresarial O Orçamento de uma empresa geralmente é composto por: Orçamento de Vendas: quanto a empresa espera faturar com cada um de seus produtos e em cada um de seus canais de vendas; Orçamento de Deduções sobre Vendas: fretes, comissões, impostos, devoluções, abatimentos e outras taxas que serão pagas sobre o faturamento; Orçamento de Despesas Operacionais: recursos para manter a empresa operando, como alugueis, água, luz e telefone; Orçamento de Investimentos: para que a empresa possa crescer, é preciso que ela invista em máquinas, equipamentos e também na capacitação das pessoas que fazem parte de sua estrutura. Orçamento de Custos Variáveis: também conhecido com Orçamento de produção, são os gastos com matériaprima, insumos e mão-de-obra para fabricação dos produtos que serão comercializados; Orçamento de Gastos com Pessoal: gastos para pagar as pessoas envolvidas nos processos da empresa, desde as áreas produtivas até a administração; Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 9

10 Introdução Saídas do Orçamento Empresarial Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa: mostrando cada entrada e saída de dinheiro e a saúde do caixa da organização. Projeção de DRE (Demonstrativo de Resultados do Exercício): organiza as informações referentes às Receitas, Custos e Despesas da empresa em uma forma lógica, mostrando se a companhia está gerando riqueza, o que permitirá remunerar o capital investido pelos acionistas; Projeção de BP (Balanço Patrimonial): este relatório mostra o quanto a empresa está crescendo seu valor, seu patrimônio, mês a mês; Projeção de DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa): e não menos importante, a Projeção de Fluxo de Caixa, Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 10

11 Modelos e Metodologias de Gestão Orçamentária

12 Modelos e Metodologias de Gestão Orçamentária Existem vários modelos e metodologias de Gestão Orçamentária, utilizados pelas mais diversas organizações e saber qual o mais adequado a sua empresa é fundamental para obter sucesso com a adoção. Para ajudar nesta missão, separamos a seguir os principais modelos utilizados pelo mercado para que você possa conhecer a essência de cada um deles e escolher o mais adequado a sua empresa. Nas próximas páginas abordaremos sobre: Orçamento Estático; Orçamento Flexível; Orçamento Continuo; Orçamento Revisado (Forecast) Orçamento Base Zero Orçamento Base Histórico Orçamento Matricial Orçamento Colaborativo (Descentralizado) Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 12

13 Orçamento Estático

14 Orçamento Estático O Orçamento Estático ainda hoje é uma das práticas orçamentárias mais conhecidas e utilizadas entre as empresas brasileiras. Sua principal característica está na elaboração de todas as Peças Orçamentárias (Receitas, Custos, Despesa, Investimentos etc.) a partir de volumes de produção ou vendas pré fixados. Ou seja, esses volumes determinarão o volume das atividades que serão realizadas por cada setor da empresa, dando base para os Orçamentos de Gastos com Pessoal, Despesas Operacionais e Investimentos. Uma vez fechada uma versão oficial do orçamento, a administração não permite nenhuma alteração nas Peças Orçamentárias, mesmo que durante a execução das atividades a empresa considere que tais volumes não serão atingidos. Apesar deste aparente engessamento e inflexibilidade, esse modelo de Gestão Orçamentária é amplamente utilizado, principalmente por grandes corporações, em razão da grande necessidade de consolidação dos orçamentos de todas as suas unidades em um orçamento único. Em casos como estes de grandes corporações, o Orçamento Estático faz sentido, já que eventuais alterações de volume em algumas de suas divisões não necessariamente impactarão de forma significativa no total dos orçamentos. Obviamente, quando os impactos de alterações de volumes em todas as unidades da corporação forem significativos, não há motivo para manter um Orçamento Estático, que não tenha validade para o processo decisorial e uma Revisão Orçamentária pode ser necessária. r Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 14

15 Orçamento Estático Vantagens do Orçamento Estático Uma das vantagens deste modelo orçamentário está na facilidade na elaboração do planejamento, já que uma vez elaborado, não é permitido nenhuma alteração, e fica muito mais fácil planejar ações departamentais, já que os recursos destinados para cada setor não sofrerão alterações. Outra grande vantagem está no tempo de elaboração do orçamento, uma vez que aprovada uma versão oficial, o orçamento não sofrerá nenhuma alteração, reduzindo também o tempo de manutenção do orçamento (Revisões e Transferências Orçamentárias). Além disto, o Orçamento Estático também acaba por forçar os gerentes e os responsáveis pela elaboração do mesmo a prestar atenção nas áreas onde o orçamento não funcionou, deste modo fica mais fácil para monitorar tendências e desvios. E essa análise destes desvios vai criando na empresa uma rica base de conhecimentos que ajudarão na elaboração dos futuros orçamentos, tornando-os ainda mais precisos. Desvantagens do Orçamento Estático Como esse modelo orçamentário não permite alterações, acaba-se criando um certo engessamento, que poderá afetar a empresa caso ocorra alterações nos fluxos de venda fazendo com que cada setor continue com os mesmos valores em seus orçamentos. Sendo assim, uma parcela significativa das Peças Orçamentárias tende a perder valor para o processo de acompanhamento, controle e análise das variações, e também como base para projeções e simulações com os dados orçamentários. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 15

16 Orçamento Flexível

17 Orçamento Flexível Para complementar e contornar as deficiências do Orçamento Estático surgiu o conceito de Orçamento Flexível. Neste modelo orçamentário, ao invés de fixar todas as Peças Orçamentárias com base em um volume de produção ou vendas pré determinado, a empresa admite uma faixa de variação dos Orçamentos de Custos, Despesas e Investimentos base na variação dos volumes de produção ou vendas. Ou seja, caso o volume de vendas aumente, é admitido um aumento proporcional aos orçamentos de Comissões, Impostos, Matérias-Primas etc., afinal, para produzir e vender mais, é logico que estes itens também precisarão acompanhar. Por exemplo, para vender unidades de um produto, serão necessários 500Kg de uma determinada matéria-prima gerando uma Projeção de R$ de Custo Variável. Portanto, se o volume de vendas dobrar para unidades, é totalmente aceitável que os Custos Variáveis também dobrem para R$ 4.000, afinal será necessário a compra do dobro de matéria-prima para produção dos itens vendidos. Também são admitidas variações nos Orçamentos de Gastos com Pessoal e Despesas Operacionais, porém em menor grau, pois estes itens são tidos como Despesas Fixas. Ou seja, são despesas que não variam diretamente conforme o volume de produção ou vendas. Por exemplo, com a mesma equipe é possível produzir ou unidades de um determinado produto, mas para produzir itens talvez seja necessário um aumento do quadro de pessoal. Como definir o modelo de Orçamento Empresarial perfeito para a sua empresa 17

18 Orçamento Flexível Dica: a base para a elaboração de um Orçamento Flexível pertinente é que a empresa possua uma boa distinção entre Custos e Despesas. Os Custos seguirão o volume de vendas, enquanto as Despesas terão o tratamento tradicional. Vantagens do Orçamento Flexível A principal vantagem do Orçamento Flexível está na relevância mantida nas Peças Orçamentárias relacionadas a Custos, Despesas e Investimentos. No Orçamento Estático, é muito comum que partes do Orçamento percam a relevância, afinal se o volume de vendas ou produção variar, estas peças se tornam desconexas e deixam de fazer sentido. Desvantagens do Orçamento Flexível Em contrapartida, o Orçamento Flexível impõe uma necessidade muito maior de monitoramento das alterações existentes no negócio. É necessário que haja um acompanhamento constante nos níveis de atividades da empresa. Também é preciso que os envolvidos se adaptem rapidamente as mudanças que ocorrem devido aos ajustes no orçamento. Como o Orçamento Flexível acompanha as variações de vendas ou produção, acaba tornando as demais Peças Orçamentárias muito mais pertinentes e alinhadas a mudanças no cenário em que a empresa está inserida. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 18

19 Orçamento Contínuo

20 Orçamento Contínuo O Orçamento Contínuo é uma metodologia bem interessante e dinâmica, comumente utilizada para cobrir orçamentos em um período de 12 meses, sendo que quando um mês se encerra, o orçamento é revisado, adicionando-se um novo mês no fim do período que está sendo orçado. Deste modo tem-se continuamente um orçamento de 12 meses estruturado pela frente. uma capacidade maior de mobilização continua por parte dos gestores. O objetivo principal desta prática orçamentária é a atualização periódica do orçamento, levando a maior engajamento e comprometimento dos gestores e demais envolvidos no orçamento, que por sua vez é a chave do sucesso desta metodologia. O Orçamento Continuo possui algumas características bem marcantes como a integração com o controle de vários processos, logo os gestores precisam ser flexíveis e agéis para responder as mudanças inesperadas como também Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 20

21 Orçamento Contínuo Vantagens do Orçamento Contínuo Muitas empresas realizam Revisões Orçamentárias em períodos pré determinados (trimestralmente ou semestralmente). Como o Orçamento Continuo sempre mantém projeções para um período de 12 meses, tem-se a oportunidade de realizar revisões continuamente, eliminando a necessidade de parar a empresa para uma grande Revisão Orçamentária e tornando o processo muito mais eficaz. Este modelo é bastante indicado para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida curtos ou em mercado muito voláteis, como moda ou tecnologia, afinal trabalha de forma bastante dinâmica e ágil e mantem as projeções sempre alinhadas as variações do cenário econômico em que a empresa está inserida. Além disto, o Orçamento Continuo proporciona um nível muito maior de precisão da versão final do orçamento. Desvantagens dos Orçamento Contínuo Por exigir que a cada período (mês) fechado, o orçamento seja incrementado, este método acaba necessitando de um maior engajamento dos envolvidos no processo, o que pode ser visto como uma desvantagem quando olhamos pela ótica de tempo consumido, mas ainda assim é uma grande vantagem quando analisamos os benefícios obtidos. Este modelo não é muito aconselhável para empresas que atuam em segmentos com produtos com ciclos de vida longos ou em mercado mais consolidados, como comodities ou concessões, uma vez que estes modelos de negócio não possuem tantas variações em espaços curtos de tempo e o Orçamento Contínuo pode gerar mais trabalho do que benefícios. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 21

22 Orçamento Contínuo Além disto, o Orçamento Contínuo exige ainda uma cultura organizacional direcionada à gestão de mudanças e que se adapte rapidamente a novos cenários, com uma equipe de Planejamento de Controladoria bastante atuante na elaboração e manutenção do orçamento, bem como no suporte aos gestores de departamento e demais envolvidos. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 22

23 Orçamento Revisado (Forecast)

24 Orçamento Revisado (Forecast) O Orçamento Revisado, também é conhecido como Forecast, é uma metodologia que se baseia no princípio de manter o Planejamento Orçamentário sempre atualizado com base nos acontecimentos e períodos já realizados (não confundir com o Orçamento Contínuo). Quando trabalhamos com o Orçamento Revisado, é comum planejar os resultados de forma mensal, mas analisá-los levando em consideração sempre o acumulado anual. Isto porque, de forma bem resumida, nesta prática, a cada período realizado, as informações planejadas para este período são sobrepostas pelos valores realizados, impactando assim o total planejado para o ano. desde a elaboração do Orçamento Base, são apurados os valores realizados e a empresa atingiu apenas R$ R$ dos R$ esperados para este período. Logo, é feito um Orçamento Revisado, distribuindo a diferença pelos meses que faltam para que a empresa possa trabalhar na elaboração de planos de ações para recuperar o desvio e alcançar a meta anual. Veja na tabela abaixo como ficaria: Para facilitar o entendimento, imagine o seguinte exemplo: sua empresa tem uma meta anual de vendas de R$ para um determinado produto. Logo, a meta mensal de vendas para este produto é de R$ Passados 6 meses Como definir o modelo de Orçamento Empresarial perfeito para a sua empresa 24

25 Orçamento Revisado (Forecast) Vantagens do Orçamento Revisado Empresas que adotam o Forecast como modelo orçamentário costumam ter projeções constantemente alinhadas entre o cenário planejado e com que realmente está sendo realizado. Além disto, o modelo possibilita que a empresa aproveite novas oportunidades de mercado que podem não ter sido previamente mapeadas, sem contar a quantidade de aprendizado e crescimento que o processo gera com a identificação de padrões de períodos que costumam sair do previsto, bem como como prevenir tais cenários. Desvantagens do Orçamento Revisado Assim como o Orçamento Contínuo, o Orçamento Revisado acaba por exigir um pouco mais de tempo em sua elaboração e manutenção, uma vez que a cada ciclo realizado (mensalmente, bimestralmente etc.), os valores planejados referentes aos meses que já passaram precisam ser sobrepostos e dos períodos a frente precisam ser replanejados. O Orçamento Revisado também exige uma cultura organizacional ágil e que lide bem com mudanças, sem falar da necessidade de uma equipe de Planejamento de Controladoria atuante na elaboração e manutenção do orçamento, bem como no suporte aos gestores de departamento e demais envolvidos. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 26

26 Orçamento Base Zero

27 Orçamento Base Zero (OBZ) O Orçamento Base Zero é um formato utilizado para elaboração do Planejamento Orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, ou seja, sem levar em consideração as Receitas, Custos, Despesas e Investimentos de exercícios anteriores (a famosa Base Histórica). A metodologia parte do princípio de que muitas empresas, ao elaborar seu orçamento de forma convencional, consideram que todos os gastos do último exercício serão novamente necessários e que todas as metas de receitas serão alcançadas, o que não é obrigatoriamente uma verdade. Isto acaba gerando um orçamento inchado e desalinhado com a estratégia, pois os números não são analisados de forma detalhada e cuidadosa. Para combater este problema, no Orçamento Base Zero (OBZ) são analisadas premissas relacionadas com a função de cada Receita, Despesas, Custo ou Investimento, levando em consideração os planos e necessidades estratégicas da empresa, sem a utilização de bases históricas ou índices de reajuste, como é feito no modelo tradicional. Só a partir daí são estabelecidas as bases orçamentárias. Vantagens do Orçamento Base Zero Uma das maiores vantagens na utilização do OBZ esta na fácil identificação de Despesas e Custos supérfluos ou Projeções de Vendas desalinhadas com a realidade. Por ter que realizar o orçamento do zero, o gestor é obrigado a analisar cada item detalhadamente, eliminando o que não é necessário, alocando os recursos de forma mais eficiente e liberando orçamento para investir em outros pontos que poderiam passar despercebidos. Além disto, o Orçamento Base Zero gera uma enorme Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 28

28 Orçamento Base Zero (OBZ) ampliação da Visão Estratégica de todos os gestores na organização, afinal cada um precisará entender quais são os planos macro da empresa para elaborar seus planos departamentais e identificar os recursos (orçamento) que precisará para colocar estes planos em prática. Este processo aumenta significativamente a motivação dos gestores ao receberem maior autonomia e responsabilidade pela tomada de decisões e melhora também a comunicação e coordenação dentro da organização. Desvantagens do Orçamento Base Zero O lado negativo desta metodologia é que o processo acaba demandando maior o envolvimento de todos os gestores de departamentos na empresa. Isto (novamente) é ótimo pela visão holística que proporciona, porém gera a necessidade de maior dedicação de tempo de todos colaboradores para a elaboração do orçamento. O OBZ também obriga toda a empresa (tanto a área de Planejamento e Controladoria, quanto os gestores de departamento) a sair da zona de conforto. Dependendo da empresa, isto pode gerar uma série de conflitos e vários desafios para vencer as barreiras culturais vigentes. A metodologia requer maior nível de honestidade por parte dos gestores e confiança por parte da direção e em uma organização de maior porte, sem uma ferramenta adequada de Gestão Orçamentária, o processo envolvendo muitos gestores e enormes quantidades de informações pode ser bastante desafiador. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 29

29 Orçamento Base Histórico

30 Orçamento Base Histórico (OBH) Nesta técnica, oposta ao Orçamento Base Zero, o Plano Orçamentário é gerado com base nos números do exercício (ano base) anterior. Basicamente, é aplicado um percentual de crescimento sobre os números do exercício anterior, tomando como base o quanto se deseja elevar a Receita e o quanto estima-se que os Custos e Despesas deverão subir para dar suporte aos objetivos de aumento de Receita. Vantagens do Orçamento Base Histórico Uma das principais vantagens desta metodologia é que ela envolve bem menos pessoas, afinal não é necessário revisitar e justificar todas as atividades da empresa para gerar o novo orçamento, sendo assim muito mais rápido de ser gerado. Além disto, o Orçamento Base Histórico carrega com ele bastante aprendizado e experiência dos períodos anteriores, podendo-se assim evitar distorções na hora de definir os Custos de uma determinada atividade pois já se tem como base o Custo do ano anterior e não vai ser necessário estimar o Custo da atividade do zero. Desvantagens do Orçamento Base Histórico Uma das principais desvantagens do Orçamento Base Histórico está em não analisar detalhadamente as Projeções de Vendas, Custos, Despesas e Investimentos, podendo gerar Planos Orçamentários inchados e descolados da realidade, não condizentes com o cenário econômico atual em que a empresa está inserida. Ainda como efeito colateral, o OBH reduz a motivação dos gestores em relação as metas, pois os mesmos não são envolvidos na elaboração orçamentária, recebendo apenas as metas de Vendas a serem batidas e limites de Custos e Despesas a serem respeitados. Isto é ruim pela ótica estratégica, pois desalinha os planos departamentais dos planos globais da companhia. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 31

31 Orçamento Matricial

32 Orçamento Matricial O Orçamento Matricial é uma das metodologias que vem ganhando cada vez mais adeptos, principalmente pela facilidade na elaboração e pela visão cruzada e objetiva proporcionada em sua análise. O método tem este nome exatamente por ser derivado de uma matriz, onde temos dois eixos: Pacotes: neste eixo teremos os grupos de Receitas, Despesas, Custos ou Investimentos da empresa; Entidades: já as entidades representam as subdivisões da empresa (físicas ou virtuais) como unidades de negócios, centros de custos ou departamentos. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 33

33 Orçamento Matricial O processo de elaboração do orçamento matricial é iniciado com a elaboração dos Pacotes de Gastos e Receitas, passando então para elaboração da relação das Entidades da empresa, bem como com a definição de seus respectivos gestores. Um dos destaques da metodologia esta justamente na relação do pacote e seu responsável. Por exemplo, imagine que no Orçamento de Despesas, um dos pacotes será Despesas de Viagens e o responsável por este pacote será um funcionário da área de logística, que é quem responde por todas despesas de viagem da organização. Todas as despesas de viagens que forem realizadas serão contabilizadas neste pacote, independente do setor da pessoa que realizou a viagem. Então mesmo que funcionários da área comercial, do marketing, da área produtiva ou de qualquer outra área que tenham realizado as viagens, quem responderá pela despesa total e garantirá que o limite seja respeitado será o responsável pelo pacote, que buscará de todas as formas minimizar as despesas para atingir as metas estabelecidas. Vantagens do Orçamento Matricial O modelo matricial força que cada gestor faça seu orçamento pensando estrategicamente como serão realizados os gastos, e avaliando se existem formas de aperfeiçoar a necessidade de recursos, que de outra forma seriam orçados replicados para cada área (entidade). Além disto, é uma forma eficaz de minimizar os riscos dos gestores inflacionarem seus custos para criar uma zona de conforto para atingir as metas mais facilmente, ou então gastarem a verba aprovada, para não ser penalizado no próximo orçamento, já que normalmente a controladoria assume a despesa realizada no ano anterior como base. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 34

34 Orçamento Matricial Inclusive este é mais um benefício do Orçamento Matricial, uma vez que no processo tradicional, o controle dos gastos é centralizado, o que cria um acúmulo de trabalho no setor de Planejamento e Controladoria, e ainda, faz com que as ineficiências sejam apenas detectadas apenas depois do fato acontecido, quando se faz a análise mensal do Planejado x Realizado e sua correção imposta ao gestor do centro de custos ineficiente. Desvantagens do Orçamento Matricial Um grande desafio na implementação do Orçamento Matricial está em lidar com conflitos internos que podem surgir entre gerências funcionais no momento de estabelecer prioridades de projetos ou produtos. da empresa. Ou seja, um funcionário com perfil junior pode ser responsável por um pacote orçamentário e poderá enfrentar resistências de um funcionário com cargo de gerente caso seja preciso pedir justificativas de uma despesa ou algo assim. Para lidar com estes desafios, é necessário o forte apoio e patrocínio da alta direção da empresa, dando autoridade e autonomia aos gestores do pacotes para tomar as decisões necessárias e deixando bem claro a todos na organização a diferenciação entre as estrutura de responsabilidades orçamentárias e organizacionais. Os relacionamentos de autoridade e responsabilidade nas organizações matriciais são bastante complexos, haja vista que as responsabilidades e atribuições orçamentárias não possuem relação direta com a estrutura hierárquica da Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 35

35 Orçamento Colaborativo (Descentralizado)

36 Orçamento Colaborativo (Descentralizado) Se você já um leitor de nosso blog, já deve ter percebido o quanto somos evangelizadores do Orçamento Colaborativo, também conhecido por Orçamento Descentralizado ou ainda Orçamento Participativo, um conceito que tem ganhado cada vez mais força no ambiente empresarial. Na administração pública já é bastante comum ouvirmos falar do Orçamento Colaborativo, onde, por exemplo, cada comunidade ajuda a decidir como o município utilizará repassados pelo estado. Já na iniciativa privada, o uso é um pouco mais recente, porém tem crescido cada vez mais devido os ganhos proporcionados. Na administração publica, a ideia chave é que os cidadãos possam sugerir e votar em projetos que considerem importantes para suas comunidades ou para o seu município e que os representantes públicos possam também se manifestar sobre cada projeto, realizando assim uma decisão em conjunto de como investir cada recurso. Na Gestão Empresarial a coisa funciona de uma maneira um pouco diferente, mas a ideia chave permanece, envolvendo os principais gestores de departamentos no processo de planejamento e acompanhamento. Aqui o termo chave para o sucesso da implementação desta metodologia é cultura organizacional! O orçamento, bem como acompanhamento das metas deve estar presente no trabalho das pessoas que compõe a organização da mesma maneira que já executam outras atividades rotineiramente. Vantagens do Orçamento Colaborativo O estabelecimento de uma Política Orçamentária Colaborativa tem um impacto bastante relevante e positivo sobre a cultura geral da empresa. Cada área passa a se concentrar em seus objetivos e buscar alcançar suas metas. Assim, a alta gestão tem menos trabalho de coordenar as Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 37

37 Orçamento Colaborativo (Descentralizado) partes e pode concentrar seus esforços em ações mais estratégias. O Orçamento Colaborativo tem ainda o poder de disseminar uma noção mais acurada de responsabilidade, pois as partes conseguem se sentir integrantes do todo. Conseguem mensurar a sua contribuição com o resultado final e isso serve como motivação, ajudando os gestores a conduzirem suas equipes. E se atrelado a realização das Metas Orçamentárias houverem bonificações e incentivos para aqueles que conseguem, então a motivação pode ser ainda melhor. Mas o principal ganho é que as pessoas passam a se sentir "donas" do orçamento, ou seja, quando a pessoa participa da definição das metas e objetivos, naturalmente se esforçará muito mais para alcança-las. Desvantagens do Orçamento Colaborativo Para implementar o Orçamento colaborativo a empresa precisa, primeiramente, de um bom nível de responsabilidade e maturidade dos gestores que participarão da elaboração e acompanhamento, exigindo assim um maior investimento em treinamento e capacitação dos mesmos. Outro ponto importante, é que sem uma ferramenta adequada de Gestão Orçamentária, o processo envolvendo muitos gestores e enormes quantidades de informações pode ser bastante desafiador. E por fim, é preciso tomar cuidado para o tiro não sair pela culatra e os gestores defenderem mais os objetivos departamentais do que os objetivos globais da organização. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 37

38 Considerações Finais

39 Considerações Finais Como sabemos, na Gestão Empresarial não existe bala de prata! Cada uma das Metodologias Orçamentárias abordadas neste e-book possui seus pontos fortes e seus pontos fracos. Na hora de decidir qual o modelo mais adequado, o importante é ponderar as vantagens e desvantagens de cada modelo e compreender o que faz mais sentido para a sua empresa, de acordo com o momento que a companhia está vivenciando. Alguns dos principais pontos a considerar para tomar sua decisão são: Porte da empresa; Estágio de maturidade (se ela está começando ou se já está consolidada no mercado); Ramo de atuação; Perfil dos funcionários; Planos de continuidade e crescimento. Uma boa dica é usar a Regra de Pareto: quais são os 20% de ações dentro da Gestão Empresarial que vão gerar 80% das melhorias nos resultados para sua empresa? Além disto, vale lembrar que a maioria dos modelos e metodologias apresentados aqui são complementares. Por exemplo, você pode utilizar o Orçamento Colaborativo combinando o Orçamento Continuo, ou unir as vantagens do Orçamento Revisado com a visão holística do Orçamento Matricial Ou seja, o ideal é analisar cada metodologia e montar uma abordagem personalizada para sua empresa, obtendo assim um modelo híbrido bastante poderoso e abrangente. Definindo a Metodologia de Gestão Orçamentária ideal para sua empresa 31

40 Sobre o Treasy

41 Treasy O Treasy é a solução completa de Planejamento e Controladoria, onde sua empresa pode aplicar de forma fácil e rápida todos os conceitos e metodologias abordados neste e-book. Confira alguns dos recursos que temos disponíveis para auxiliar sua empresa a melhorar continuamente seus resultados financeiros: Orçamento Empresarial Descentralizado Projeções, Simulações e Cenários Acompanhamento Planejado x Realizado x Histórico Relatórios e Análises Gerenciais Gráficos e Indicadores de Desempenho Integração com seu ERP e contabilidade Além do software especializado, podemos auxiliar sua empresa também com a adoção da metodologia de Gestão Orçamentária e implantação das melhores praticas de gestão que estão contribuindo com a melhoria contínua dos resultados financeiros de nossos clientes em todo o Brasil. Converse com um Especialista contato@treasy.com.br +55 (47)

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