MANUAL RECOLHA DO FORMULÁRIO IDENTIFICAÇÃO DE BENEFICIÁRIO IFAP (IB)

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1 MANUAL RECOLHA DO FORMULÁRIO IDENTIFICAÇÃO DE BENEFICIÁRIO IFAP (IB) IFAP Fevereiro 2012

2 1. INTRODUÇÃO ENQUADRAMENTO PROCEDIMENTOS IB EFETUADO NA ENTIDADE IDENTIFICAÇÃO DA PESSOA PRESENTE PARA RECOLHA DO FORMULÁRIO IB DOCUMENTOS NECESSÁRIOS ASSINATURAS IB EFETUADO PELO BENEFICIÁRIO NO PORTAL DOCUMENTOS A ANEXAR POR UPLOAD ASSINATURAS ACESSO AO FORMULÁRIO IB ACESSO À ÁREA DE GESTÃO DE FORMULÁRIOS ACESSO À APLICAÇÃO DE RECOLHA DE IB PESQUISA CRIAR E ALTERAR UM IB CRIAR NOVO IB ALTERAR O IB PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO IB SEPARADOR ROSTO QUADRO DE IDENTIFICAÇÃO DO BENEFICIÁRIO QUADRO DE MORADA FISCAL

3 QUADRO DE MORADA CORRESPONDÊNCIA QUADRO DE INFORMAÇÃO DE CONTACTO QUADRO DOS DOCUMENTOS ANEXOS QUADRO DE INFORMAÇÕES SEPARADOR PESSOA COLETIVA QUADRO DO REGISTO COMERCIAL QUADRO DA FORMA DE OBRIGAR QUADRO DA IDENTIFICAÇÃO DO(S) GERENTE(S) / ADMINISTRADOR(ES) SEPARADOR PROCURADOR(ES)/REPRESENTANTE(S) LEGAL(AIS) SEPARADOR INFORMAÇÃO BANCÁRIA QUADRO DA CONTA GERAL QUADRO DAS CONTAS ESPECÍFICAS QUADRO DAS CONTAS POR PROJETO SEPARADOR ERROS GUARDAR O FORMULÁRIO IB VALIDAR O FORMULÁRIO IB UPLOAD DE DOCUMENTOS ANEXOS SUBMETER O FORMULÁRIO IB IMPRIMIR O FORMULÁRIO IB ELIMINAR O FORMULÁRIO IB CONSULTA DE ERROS DE IB E MODO DE RESOLUÇÃO

4 1. Introdução Este Manual destina-se aos técnicos responsáveis pela recolha do Formulário de Identificação de Beneficiário (IB), assim como a todos os Beneficiários que pretendam efetuar alterações aos seus dados pessoais registados no IFAP. Assim pretende-se dar a conhecer, de uma forma simplificada, os principais conceitos, procedimentos e regras a adotar relativas ao Sistema de Identificação de Beneficiários. Deverá sempre consultar no portal do IFAP ( informação complementar relativamente ao IB, acedendo a Informações e posteriormente a Identificação do Beneficiário (IB). Qualquer dúvida que surja pode ser colocada pelo utilizador para info.ib@ifap.pt. 2. Enquadramento O que é o IB? O IB é o formulário onde se registam os dados relativos a todas as entidades, singulares ou coletivas, que pretendam, de alguma forma, relacionar-se com o IFAP. Após a submissão deste formulário é atribuído a cada entidade um Nº que a identifica junto do IFAP (NIFAP). Quem necessita de fazer um IB? A inscrição como beneficiário do IFAP é necessária nas seguintes situações: Apresentação de candidaturas aos diversos Regimes de Ajuda pagos pelo IFAP; Apresentação de Pedidos de Pagamento; Registo de parcelas no Sistema de Identificação Parcelar (SIP), sempre que os respetivos regimes o exijam; Registo de animais no Sistema Nacional de Informação e Registo Animal (SNIRA), sempre que os respetivos regimes o exijam; 4

5 Qualquer outra situação em que se revele necessário. Como pode fazer o IB? A. Junto de uma Entidade Recetora A identificação destes locais está disponível em ( Informações > Identificação do Beneficiário (IB) > Onde requerer/atualizar o IB. Neste caso pode-se optar por efetuar: 1. IB Materializado consiste num IB criado e submetido pela Entidade Recetora, sendo enviado ao IFAP a página do IB, que contém as assinaturas e os documentos anexados. 2. IB Desmaterializado consiste num IB criado pela Entidade Recetora, cuja assinatura é efetuada através da inserção da Palavra-Chave do Beneficiário (no caso dos Beneficiários previamente registados no Portal do IFAP). Neste caso os documentos anexos, depois de digitalizados, são inseridos na aplicação, através de upload, e o envio ao IFAP ocorre apenas de modo eletrónico. B. No Portal IFAP, em Esta opção baseia-se no conceito do IB Desmaterializado e destina-se a todos os Beneficiários que: - Já tenham efetuado uma versão de IB, isto é, que tenham um NIFAP atribuído. - Estejam registados no Portal do IFAP. Os documentos anexos, depois de digitalizados, são inseridos na aplicação, através de upload, e o envio ao IFAP ocorre apenas de modo eletrónico. 3. Procedimentos No âmbito da recolha do formulário de IB existe um conjunto de procedimentos que devem ser observados: 5

6 A. Pelas Entidades: Assegurar a qualidade e uniformidade de critérios no atendimento aos beneficiários. Confirmar a identidade da pessoa que está a ser atendida. Salvaguardar as situações de reclamação por parte dos Beneficiários. Garantir a receção no IFAP, dos documentos, conforme exigido. Assegurar a submissão, com sucesso, do IB. B. Pelos Beneficiários Assegurar o rigor dos dados inseridos. Efetuar um correto upload (anexação) dos documentos exigidos. Assegurar a submissão, com sucesso, do IB. Estes procedimentos são fundamentais porque: O IB é a Base dos Sistemas de informação do IFAP (Registo no Portal, PU, Parcelário, etc). Identifica os beneficiários perante o IFAP. Contém informação de base (NIB s) para o pagamento de ajudas/incentivos aos beneficiários. A informação constante do formulário IB serve para confirmar a identidade de quem obriga o beneficiário perante o IFAP, no processo de gestão das ajudas/incentivos. Disponibiliza os contactos (morada, telemóvel, e fax). 6

7 3.1. IB efetuado na Entidade Identificação da pessoa presente para recolha do formulário IB Estamos perante o beneficiário, que é pessoa singular Deverá ser exibido o Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão 1 válido. Estamos perante o beneficiário, que é pessoa coletiva Deverão ser exigidos: Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão 1 válido da pessoa presente Documento oficial que a identifique como tendo poderes para obrigar a pessoa coletiva perante o IFAP (ex.: Certidão de Registo Comercial, Declaração de Início de Atividade, Ata da Assembleia, Publicação no DR). NOTA: A formalização do formulário de Identificação do Beneficiário do IFAP (IB) não é considerado um ato ou documento de mero expediente, ou seja, tem que ser subscrito pelas pessoas que obrigam o Beneficiário. Não estamos perante o beneficiário Deverão ser exigidos: Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão 1 válido, da pessoa presente. Procuração com intervenção notarial conferindo poderes só para representar o beneficiário ou também para receber ajudas. NOTA: No caso das entidades colectivas deve ser observado qual(ais) o(s) representante(s) que constituíram o procurador. 1 Caso seja apresentado o documento Requisição do cartão do cidadão deve considerar-se como data de validade, 4 semanas a contar da data de emissão do mesmo documento. O técnico deve transmitir ao Beneficiário a sua obrigação de entregar cópia do novo Cartão do Cidadão, dentro daquele prazo, permitindo-lhe assim atualizar o IB dispensando a presença da(s) pessoa(s) cuja assinatura obriga(m) o Beneficiário (ver Criação de novas versões para alteração do formulário IB ). 7

8 Documentos necessários Criação de primeira versão do formulário IB de pessoa singular BI e NIF ou Cartão de Cidadão 1 do beneficiário, válidos na data de submissão do IB. No caso do Beneficiário requerer ajudas/apoios ao IFAP: Documento Bancário comprovativo da titularidade do NIB, em nome do requerente ou de procurador com poderes para tal (ver procuração que lhe confere esses poderes) No caso do Formulário ser assinado por Procurador deverão ainda apresentar: BI e NIF ou Cartão de Cidadão 1 válidos, do Procurador. Procuração com intervenção notarial conferindo poderes só para representar o beneficiário ou também para receber ajudas. Criação de primeira versão do formulário IB de pessoa coletiva NIF/NIPC da pessoa coletiva. Certidão do Registo Comercial emitida há menos de 1 ano ou a indicação do Código de Certidão Permanente, que deve ser validado no Portal da Empresa em e/ou Declaração de Inicio de Atividade e/ou Ata de Nomeação/Estatutos e/ou Publicação no Diário da República. BI e NIF ou Cartão de Cidadão 1 válidos, de quem obriga a pessoa coletiva. No caso do Beneficiário requerer ajudas/apoios ao IFAP: Comprovativo bancário da titularidade do NIB em nome da pessoa coletiva. No caso do Formulário ser assinado por Procurador deverão ainda apresentar: BI e NIF ou Cartão de Cidadão 1 válidos, do Procurador. Procuração com intervenção notarial conferindo poderes só para representar o beneficiário ou também para receber ajudas. 8

9 Criação de primeira versão de formulário IB de heranças NIF/NIPC da herança, ou documento oficial que identifique o nº de contribuinte da herança, a data de óbito, o cabeça de casal e os restantes herdeiros - Habilitação de herdeiros ou outros. BI e NIF ou Cartão de Cidadão 1 válidos, do cabeça de casal. No caso do Beneficiário requerer ajudas/apoios ao IFAP: Comprovativo bancário da titularidade do NIB em nome da herança, do cabeça de casal ou de todos os herdeiros. No caso do Formulário ser assinado por Procurador deverão ainda apresentar: BI e NIF ou Cartão de Cidadão 1 válidos, do Procurador. Procuração com intervenção notarial conferindo poderes só para representar o beneficiário ou também para receber ajudas. Criação de novas versões para alteração do formulário IB Conceito: As versões de alteração devem ser apresentadas quando ocorrem alterações à informação constante da última versão submetida do formulário IB. Deverão ser efetuadas versões de substituição de IB só se ocorrerem alterações à informação constante da última versão submetida do Formulário IB. Para estas versões deverão ser apresentados os documentos que suportam a alteração pretendida. Podem existir situações em que as alterações não obrigam a apresentação de nenhum documento específico, como são o caso de introdução de um telefone de contacto, de uma nova morada de correspondência, ou de endereço eletrónico. Nestes casos o IB poderá ser rececionado anexando apenas a cópia do BI ou Cartão de Cidadão 1 válido, de quem obriga/assina. Releva-se ainda que no que respeita exclusivamente à actualização dos dados a seguir indicados: Data de validade do BI/Cartão do Cidadão do Beneficiário, Gerente, Administrador, Sócio, Procurador ou Representante legal; 9

10 Data de emissão da Certidão de Registo Comercial - Válidas por 1 ano e desde que não exista qualquer outra alteração; Código da Certidão Permanente, data de subscrição e prazo da mesma - Confirmando a validade do código ( x) e desde que não exista qualquer outra alteração. É permitido, ao portador do documento actualizado apresentá-lo à Entidade, sendo dispensável a presença da(s) pessoa(s) cuja assinatura obriga(m) o Beneficiário. Deve ser inserido no rosto do IB - quadro "6. Informações" o seguinte texto, adaptado em função dos dados alterados/documento(s)apresentados: "Unicamente actualizei a data de validade e/ou e/ou do BI/CC nº 8..., 3 " da CRC." e/ou da Cert. Permanente e o respectivo Código. " Estes procedimentos são unicamente aplicados nas situações supra mencionadas. Qualquer outra alteração OBRIGA sempre a assinatura presencial dos Beneficiários. Depois de submetido e impresso o IB, é assinado apenas pelo Utilizador Certificado e enviado ao IFAP, com os respectivos anexos: Cópia dos originais do BI, do CC ou da CRC; Ou a impressão das certidões permanentes Assinaturas IB Materializado A assinatura deverá ser feita nas páginas destinadas a esse efeito, quer por parte do Beneficiário ou por quem o representar, quer por parte da Entidade Recetora. 10

11 Pelo próprio O técnico da entidade recetora deve: Conferir a assinatura com o BI ou Cartão de Cidadão 1 No caso do beneficiário não saber assinar (condição expressa no BI ou Cartão do cidadão) a impressão digital deve ser aposta no Formulário e o técnico da entidade recetora deve: Escrever : Identifiquei presencialmente e por verificação do seu BI/Cartão do Cidadão cuja fotocópia se anexa, o requerente, que declarou não saber assinar e ao qual expliquei o conteúdo e obrigações do Formulário, que o mesmo declarou aceitar e a data. Inscrever o Nome / Assinatura Carimbar com carimbo da entidade recetora Assinatura por procurador / representante legal Assinatura conforme Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão 1 procurador/representante legal. válido, do O técnico da entidade recetora deve: Conferir a assinatura com o BI ou Cartão de Cidadão 1 Conferir com o original, carimbar, assinar e datar a cópia da procuração e inscrever na mesma a menção Está conforme o original. Assinatura a rogo No caso de o beneficiário (rogante) não poder/saber assinar deve ser utilizada a assinatura a rogo: De acordo com o artigo 154º do Código do Notariado, ou seja, a assinatura a rogo só pode ser reconhecida como tal por via de reconhecimento presencial. 11

12 O rogo deve ser dado ou confirmado perante o notário, no próprio ato de reconhecimento da assinatura e depois de lido o documento ao rogante. Por Gestor de negócios No caso de ausência do agricultor poderá a assinatura ser efetuada por outrem, na qualidade de gestor de negócios. Nesta situação o técnico da Entidade deverá: Conferir a assinatura do gestor. Ser feita referência à ineficácia do ato até ratificação do mesmo. A ratificação ser lavrada em notário ou ser efetuada através de Declaração de ratificação elaborada pelo IFAP, devendo ser anexada ao(s) impresso(s) antes destes serem remetidos ao IFAP. Exemplos de Declarações: Declaração de Ratificação Gestão de Negócios Pessoa Singular (identificação completa), residente em, titular do número de identificação civil (NIC) constante do Bilhete de Identidade/Cartão do Cidadão emitido pelo arquivo de identificação de, do número de Identificação fiscal (NIF), com o número de identificação de beneficiário do IFAP (NIFAP), venho pelo presente ratificar em todos os seus termos e para todos os efeitos legais o impresso, (identificação completa do formulário em causa) o qual foi assinado por, na qualidade de Gestor de Negócios, assumindo por este meio todos os actos praticados pelo gestor. Data Assinatura Nota: A Entidade Receptora, através do seu funcionário, deverá confirmar a identidade do beneficiário declarante, 12

13 mencionando o facto na Declaração de Ratificação. A referida confirmação incide sobre a assinatura daquele funcionário, Bilhete de Identidade ou Cartão do Cidadão e data. Declaração de Ratificação Gestão de Negócios Pessoa Colectiva (identificação completa da Pessoa Colectiva), com sede em, com o número de identificação de Pessoa Colectiva (NIPC), com o número de identificação de beneficiário do IFAP (NIFAP), tendo como seu(s) representante(s) (identificação da(s) Pessoa(s) Singular(es)), titular(es) do número de identificação civil (NIC) constante do Bilhete de Identidade/Cartão do Cidadão emitido(s) pelo arquivo de identificação de e do número de identificação fiscal (NIF), conforme consta da cópia que se anexa da certidão da Conservatória do Registo Comercial de, (ou conforme cópia da acta da Assembleia geral que nomeia ou elege a(s) pessoa(s) que obriga(m) a pessoa colectiva que se junta) venho pelo presente ratificar em todos os seus termos e para todos os efeitos legais o impresso,(identificação completa do(s) formulário(s)) o qual foi assinado por, na qualidade de Gestor de Negócios, assumindo por este meio todos os actos praticados pelo gestor. Data Assinatura Nota: A Entidade Receptora, através do seu funcionário, deverá confirmar a identidade do beneficiário declarante, mencionando o facto na Declaração de Ratificação. A referida confirmação incide sobre a assinatura daquele funcionário, Bilhete de Identidade ou Cartão do Cidadão e data. Representante legal de incapazes O representante legal do requerente incapaz, terá que fazer prova dessa qualidade com a apresentação dos documentos infra referidos, consoante se trate de: Menores, com a certidão narrativa completa de nascimento, para fazer prova de poder paternal. 13

14 Nos casos em que exista regulação do poder paternal, por situação de separação ou divórcio dos pais, será necessário certidão judicial comprovativa da mesma. Interditos e/ou Inabilitados, com o documento que o invista na qualidade de tutor e/ou curador, nomeadamente, através da apresentação da certidão do processo que julgou interdito e/ou inabilitado o beneficiário e o nomeou seu curador, para todos os legais efeitos. Heranças Os formulários devem ser assinados por quem exerce as funções de cabeça de casal. O técnico da entidade recetora deve: Conferir a assinatura com o BI ou Cartão de Cidadão 1 IB Desmaterializado A assinatura do Beneficiário é substituída pela inserção da Palavra-Chave. A assinatura da Entidade Recetora é substituída pelo login de acesso à Área Reservada do Portal do IFAP IB efetuado pelo Beneficiário no Portal Documentos a anexar por upload Os documentos a anexar devem ser os que comprovam as alterações efetuadas. Contribuintes Individuais Bilhete de Identidade ou Cartão de Cidadão válido. Documento Bancário comprovativo do NIB, em nome do requerente, no caso de ter indicado pelo menos um NIB no IB. 14

15 Contribuintes Coletivos Documento oficial que a identifique como tendo poderes para obrigar a pessoa coletiva perante o IFAP (ex.: Certidão de Registo Comercial, Declaração de Início de Atividade, Ata da Assembleia, Publicação no DR). Documento Bancário comprovativo do NIB, em nome do requerente, no caso de ter indicado pelo menos um NIB no IB. NIF/NIPC do contribuinte coletivo. BI e NIF ou Cartão de Cidadão válidos, de quem obriga o contribuinte coletivo. Heranças NIF/NIPC da herança ou documento oficial que identifique o nº de contribuinte da herança, a data de óbito, o cabeça de casal e os restantes herdeiros - Habilitação de herdeiros ou outros. BI e NIF ou Cartão de Cidadão válidos, do cabeça de casal. Comprovativo bancário NIB em nome da herança, do cabeça de casal ou de todos os herdeiros, no caso de ter indicado pelo menos um NIB no IB Assinaturas A assinatura neste caso é substituída pela inserção da Palavra-Chave do Beneficiário IFAP. 4. Acesso ao formulário IB 4.1. Acesso à área de gestão de formulários Para iniciar o processo de recolha do Formulário IB, é necessário seguir os passos ilustrados no esquema: 15

16 O acesso à área reservada do Portal do IFAP é efetuado através de um Nome de Utilizador e Palavra-chave. Em seguida, no caso das Entidades, escolhe-se o menu Aplicações, que dá acesso à opção gestão de formulários. No caso, dos Beneficiários, escolhe-se O Meu Processo, que dá acesso à opção Beneficiário. 16

17 4.2. Acesso à Aplicação de Recolha de IB No caso das Entidades, após a entrada na gestão de formulários do Portal IFAP, o acesso ao Formulário IB é efetuado através da opção Identificação do Beneficiário e, seguidamente, da consulta/edição de formulários. No caso dos Beneficiários, após a entrada no Beneficiário, acedem à opção Atualizar Dados. 5. Pesquisa Surge um ecrã para introduzir o critério de pesquisa do formulário IB que se pretende visualizar. A pesquisa pode ser efetuada através de: Número de contribuinte (NIF) Número do IFAP (NIFAP) 2 Número de documento Utilizador 2 Atenção: caso um Beneficiário tenha nº do ex-inga (NINGA) atribuído, embora este seja mantido enquanto NIFAP, tem sempre de premir o botão criar, depois de digitar o NIF, para formalizar o primeiro IB. 17

18 Após a introdução do critério de pesquisa, carrega-se no botão Procurar. Quando existem IB s que cumprem o critério de pesquisa, é apresentada uma listagem com todas as versões de IB s criadas para aquele beneficiário. Ícone de consulta de uma versão de um IB Se clicarmos sobre o lápis, podemos consultar a informação preenchida nessa versão do formulário IB. A listagem de resultados apresenta as características gerais de cada registo encontrado, a saber: Nº do documento - Número do formulário IB associado ao beneficiário atribuído automaticamente pelo sistema. Nº da versão - Número sequencial atribuído pelo sistema que identifica o número da versão apresentada, em resultado de uma alteração ao formulário IB. Nome, NIFAP e NIF/NIPC do beneficiário Estado do IB - situação do IB no sistema Data de submissão - data em que o formulário IB foi submetido ao IFAP. Unidade Orgânica Entidade que realizou a versão do IB. O formulário IB passa por diferentes fases até estar registado no sistema central do IFAP e em cada fase assume um estado diferente. 18

19 Um IB pode assumir os seguintes estados: Inicial - O preenchimento do formulário IB foi iniciado e gravado mas ainda não foi validado, ou apresentou erros na validação. Válido - Indica que o formulário IB foi preenchido, validado e não apresenta erros de validação, estando em condições de ser submetido. Submetido - Indica que a recolha do formulário IB foi concluída e registada no Portal do IFAP. Os dados introduzidos foram registados e já só poderão ser alterados numa nova versão. Carregado no sistema central - Indica que o formulário IB foi carregado do Portal para o sistema central do IFAP. Eliminado - indica que a versão do IB foi anulada. 6. Criar e alterar um IB Estas ações têm aspetos em comum. Ambas se iniciam pela introdução do critério de pesquisa (NIF, NIFAP, nº de documento) do IB que se pretende criar ou alterar. No caso do acesso ser feito pelo Beneficiário, o NIFAP surge preenchido por defeito e não é editável. Por outro lado, tanto o processo de criação de novo IB como o de alteração de IB existente, decorrem em quatro fases de acordo com o esquema abaixo apresentado. 19

20 Corrigir erros de validação Com erros Editar Guardar Validar Upload (IB s Desmaterializados) Submeter A fase Editar corresponde ao momento em que se está a preencher a informação no formulário IB. Depois Guarda-se o formulário tal como foi preenchido. Antes de Submeter é necessário Validar para que o programa faça as validações necessárias para verificar se o formulário está corretamente preenchido. No caso de serem detetados erros na validação é preciso voltar a Editar o formulário, para corrigir a informação que não está correta (o que corresponde a reiniciar o fluxo esquematizado). No caso de se tratar de um IB Desmaterializado o upload dos documentos tem que ser efectuado antes de ser Submetido. Se não houver erros de preenchimento então é possível Submeter o IB. Ou seja, estas fases correspondem ao fluxo de trabalho a seguir para garantir o correto preenchimento do formulário IB Criar novo IB Conceito: Novo IB é a primeira versão do formulário IB associada ao Beneficiário. Para criar um novo IB indica-se o Número de Contribuinte do beneficiário e prime-se o botão Criar. 20

21 Se já existir IB para o NIF indicado surge a mensagem abaixo, indicando que o NIF já é beneficiário e já tem IB. Nestes casos, não é possível criar novo IB, tem que se fazer uma alteração ao existente. Se o NIF introduzido ainda não tiver IB, passa-se à sua criação. Saliente-se que um beneficiário que não tenha IB pode não ser um novo Beneficiário. Pode já ter um NIFAP atribuído em campanhas anteriores, uma vez que antes de 2007 o formulário era diferente. Assim, e em função de o Beneficiário ter ou não NIFAP, registam-se duas situações: Se o Número de Contribuinte indicado já tiver NIFAP atribuído, serão pré-preenchidos os campos do IB com os dados atualmente existentes na Base de Dados, sendo obrigatória a sua confirmação bem como o preenchimento da informação em falta. Caso o Beneficiário seja novo (sem NIFAP atribuído) todos os campos do IB estão vazios, tendo que ser efetuado o seu preenchimento. 21

22 6.2. Alterar o IB Quando o beneficiário já apresentou IB, é possível alterar a informação do IB indicando o Número de Contribuinte ou o NIFAP do beneficiário e premindo o botão Procurar. Como foi visto anteriormente, a opção procurar mostra todos os IB que já foram apresentados para o beneficiário. E claro, só faz sentido fazer alterações à última versão do IB, mas para isso é preciso ter atenção ao estado em que esta se encontra. Caso a última versão do IB se encontre no estado Inicial ou Válido, a alteração é possível, desde que realizada por um técnico da mesma Entidade que o gerou, selecionando o ícone editar, não sendo criada uma nova versão. A exceção a esta situação pode ocorrer caso o Beneficiário aceda à sua Área reservada no Portal e submeta o IB. 22

23 Caso a última versão do IB se encontre no estado de Submetido, Carregado no sistema central ou Eliminado, a sua alteração só é possível mediante a criação de uma nova versão. Para criar uma nova versão do IB, é necessário pressionar no ícone de substituição. 7. Preenchimento do formulário IB O cabeçalho do formulário IB está organizado por separadores de informação. Para se iniciar o preenchimento seleciona-se o separador pretendido e ativa-se a opção editar. Após o preenchimento dos quadros do separador, ativa-se a opção Guardar para passar ao separador seguinte. 23

24 7.1. Separador Rosto Quadro de Identificação do Beneficiário Nome do Campo Nome Número de IFAP NIFNAC Descrição Nome completo correspondente ao Bilhete de Identidade (BI) ou Cartão de Cidadão 1, respeitando ortografia portuguesa; inclui acentuação e carateres especiais. Campo de preenchimento obrigatório. Campo preenchido automaticamente pelo sistema. Campo de preenchimento obrigatório, onde se indica o país do NIF. Em novos IB, é preenchido, por defeito, com Portugal. NIF/NIPC Campo preenchido automaticamente, com o número de Contribuinte do Beneficiário (NIFs iniciados por 1, 2, 5, 6, 7 e 9), indicado na entrada do formulário. Regras de preenchimento: O NIF indicado tem que ser válido Nº de Segurança Social Campo de preenchimento opcional. 24

25 Sistema de Segurança Social Campo de preenchimento opcional, através de lista de valores. Nacionalidade Campo de preenchimento obrigatório através de lista de valores. Por defeito, é preenchido com Português. Nº de Bilhete de Identidade Vitalício Validade Campo de preenchimento obrigatório se NIF iniciado por 1 ou 2. Caso a Nacionalidade seja diferente de Portugal, preenche-se com o número do passaporte ou do BI estrangeiro. Assinalar quando o BI apresentado tem validade vitalícia. Campo de preenchimento obrigatório se NIF iniciado por 1 ou 2 e não foi indicado como vitalício. A data indicada tem que ser posterior à data do IB. Data de Nascimento NOTA: Caso seja apresentado o documento Requisição do cartão de cidadão deve considerar-se como data de validade 4 semanas a contar da data de emissão do mesmo documento. Campo de preenchimento obrigatório se NIF iniciado por 1 ou 2. A data indicada tem que ser inferior à data do IB. Se a data indicar um menor de 18 anos, será exibido um alerta de validação. Se a data indicar um maior de 100 anos, será exibido um alerta de validação Natureza Jurídica Campo de preenchimento obrigatório através de lista de valores. Sempre que o primeiro dígito do NIF for 1 ou 2, é preenchido automaticamente como Pessoa Singular. Repartição de Finanças Sexo Campo de preenchimento opcional, através de lista de valores. Campo de preenchimento obrigatório e apenas para NIF iniciado por 1 ou 2 25

26 Estado Civil Regime de Casamento Regime de IVA Tipo de Contabilidade Campo de preenchimento opcional, através de lista de valores. Campo de preenchimento opcional através de lista de valores se Estado Civil Casado. Campo de preenchimento opcional, através de lista de valores. Campo de preenchimento opcional através de lista de valores Quadro de Morada Fiscal Nome do Campo Descrição País Morada Localidade Código Postal Distrito/Concelho/Freguesia Campo pré-preenchido com Portugal. Campo de preenchimento obrigatório. Campo de preenchimento obrigatório. Campo de preenchimento obrigatório com 7 dígitos. O código introduzido é validado com a tabela dos CTT. Campos de preenchimento obrigatório, através de listas de valores. NUT I, II, III Campo de preenchimento automático. 26

27 Quadro de Morada Correspondência O quadro de morada para correspondência preenche-se da mesma forma que o quadro de morada fiscal nos casos em que a morada de contacto é diferente da morada fiscal. Caso sejam idênticas basta assinalar a opção morada de correspondência igual à morada fiscal. No quadro de morada para correspondência, os campos disponíveis diferem no caso de o país indicado ser ou não Portugal; caso seja diferente de Portugal, o campo Código Postal é substituído pelo campo Código Postal Estrangeiro e os campos de distrito, concelho e freguesia deixam de estar disponíveis para preenchimento. Nome do Campo Nome de Contacto Período de Contacto Descrição Campo de preenchimento opcional. Campo de preenchimento opcional. O formato das datas é aaaa-mm-dd. País, morada, localidade, código postal e código postal estrangeiro Tal como referido, só estão disponíveis se não se indicou que a morada de correspondência é igual à morada fiscal. Obedecem às mesmas regras de preenchimento, descritas para a morada fiscal. 27

28 Quadro de Informação de Contacto Telefone Nome do Campo Descrição Campo de preenchimento opcional com, no mínimo, 9 dígitos, sendo que o primeiro dígito não pode ser 9. Telemóvel Campo de preenchimento opcional com, no mínimo, 9 dígitos, sendo que o primeiro dígito deve ser 9 ou 0. É importante indicar um Nº de Telemóvel, visto ser meio preferencial para comunicação de alertas por parte do IFAP. FAX Campo de preenchimento opcional. Campo de preenchimento opcional deve ser preenchido, para possíveis futuros contactos do IFAP e para poder efetuar o Registo no Portal IFAP de forma mais célere Quadro dos Documentos Anexos No quadro de documentos de identificação anexos são indicados quais os documentos cujas cópias acompanham a primeira página do IB ou que são introduzidos na aplicação através de upload. 28

29 Nome do Campo Cartão NIF/NIPC Bilhete de Identidade Cartão de Cidadão Documento de NIB Procuração Notarial Certidão de Registo Comercial Descrição Campo de preenchimento obrigatório se o IB é novo e se não possui cartão do cidadão Campo de preenchimento obrigatório em todas as versões do IB, se indicou um nº de bilhete de identidade no quadro 1 e se não possui cartão do cidadão. Campo de preenchimento obrigatório em todas as versões do IB, se indicou um número de bilhete de identidade no quadro 1 e se já possui cartão do cidadão. É igualmente obrigatório se não forem apresentados o NIF e o BI, no caso em que estes são obrigatórios. Campo de preenchimento obrigatório se for informado um novo NIB em qualquer um dos quadros do separador Informação Bancária. Campo de preenchimento opcional. Campo de preenchimento obrigatório se é um novo IB e NIF/NIPC iniciado por 5, exceto se foi apresentada a Declaração de Início de Atividade ou Publicação no DR da Nomeação ou o Código de Certidão Permanente. 29

30 Declaração de Início de Atividade Publicação em Diário da República Data de Publicação em Diário da República Nº e Série do Diário da República Campo de preenchimento obrigatório se é um novo IB e NIF/NIPC iniciado por 5 ou 9, exceto se foi apresentada a Certidão do Registo Comercial ou Publicação no DR da Nomeação ou o Código de Certidão Permanente. Campo de preenchimento obrigatório se é um novo IB e NIF/NIPC iniciado por 5, 6 ou 9, exceto se foi apresentada a Certidão do Registo Comercial ou Declaração de Início de Atividade ou o Código de Certidão Permanente. Preenchimento obrigatório se foi apresentada publicação no Diário da República. Preenchimento obrigatório se foi apresentada publicação no Diário da República. Certidão de Situação de IVA Campo de preenchimento opcional. Ata da Assembleia Declaração de Não Dívida à Administração Fiscal Declaração de Não Dívida à Segurança Social Outros Documentos Campo de preenchimento opcional. Campo de preenchimento opcional. Campo de preenchimento opcional. Campo de preenchimento opcional Quadro de Informações Quadro de preenchimento opcional, onde através de texto livre, devem ser inscritas todas as informações adicionais que complementam o registo. 30

31 7.2. Separador Pessoa Coletiva O separador de Pessoa Coletiva só está disponível para NIF começados por 5, 6, 72 ou Quadro do Registo Comercial Este quadro só está disponível para NIF começados por 5, 72 ou 9. Nele preenchem-se os dados da Certidão de Registo Comercial. Nome do Campo Matrícula na Conservatória do Registo Comercial (de) Data da Matrícula Data de Emissão da CRC Código de Certidão Permanente (1) Descrição Campo de preenchimento obrigatório, através de lista de valores, para as sociedades comerciais Campo obrigatório, preenchido com a data da matrícula, se for indicada Conservatória do Registo Comercial Campo obrigatório, preenchido com a data da emissão (tem de ser menor que 1 ano) da Certidão de Registo Comercial, se for indicada nos anexos a Certidão do Registo Comercial. Campo de preenchimento opcional. Obedece ao formato xxxx-xxxx-xxxx, correspondendo ao código de acesso ao SIRCOM, isto é, ao código de acesso ao Portal Empresa, em px. 31

32 Data de subscrição (1) Prazo de Subscrição (1) CAE Data de Início de Atividade Campo de preenchimento obrigatório sempre que for indicado o Código de Certidão Permanente. A data tem de estar válida e é a indicada no final da CRC. Campo de preenchimento obrigatório, através de lista de valores (1, 2, 3, 4 ou 5 anos), sempre que for indicado o Código de Certidão Permanente. Deverá ser garantido que este prazo fique contemplado no prazo de validade. Campo de preenchimento obrigatório, através de lista de valores, nas situações em que o quadro é obrigatório. Campo de preenchimento obrigatório, nas situações em que o quadro é obrigatório, exceto se for indicado o Código de Certidão Permanente. (1) A data de subscrição e a data de validade da Certidão Permanente consta no final da mesma, como se pode observar nesta figura Quadro da Forma de Obrigar A forma de obrigar é um campo de texto livre, onde são indicados o número e quais as assinaturas que obrigam a pessoa coletiva perante o IFAP, devendo estar de acordo com o teor dos documentos legais que lhe digam respeito. 32

33 Nome do Campo Forma de Obrigar Descrição Quadro de preenchimento obrigatório para todos os contribuintes não singulares. O preenchimento é feito através da introdução de texto livre Quadro da Identificação do(s) Gerente(s) / Administrador(es) Neste quadro identificam-se os gerentes / administradores que podem obrigar a pessoa perante o IFAP. Destina-se apenas a Sociedades Comerciais. Regras de Preenchimento Se o Beneficiário for uma sociedade comercial, então o quadro tem que ser preenchido com pelo menos um registo (administrador ou gerente). Se o Beneficiário for uma sociedade não comercial, então este quadro não deverá ser preenchido. Os representantes da entidade coletiva deverão ser indicados no quadro dos Procuradores/Representantes. O número total de Gerentes e Administradores inseridos tem de ser maior ou igual do que o número de assinaturas obrigatórias indicado. No lado esquerdo do quadro é disponibilizado um botão que permite criar novos registos com dados 33

34 dos gerentes / administradores. Permite criar uma nova linha. Quando se carrega nesse botão acede-se a um novo quadro para carregamento da informação. Se o NIF/NIPC indicado já existir nas bases de dados do IFAP, parte dos campos são automaticamente preenchidos. Após introdução dos dados, carrega-se em atualizar para voltar ao separador. Se já existirem registos no quadro, além da opção criar novo registo estão disponíveis editar (para alteração dos dados do gerente / administrador) e apagar registo (quando uma pessoa deixa de ser gerente / administradora). 34

35 Permite editar e alterar os dados. Permite eliminar a linha (perdendo-se os dados). No final do preenchimento do IB a aplicação valida e obriga a que o número de registos do quadro seja igual ou superior ao nº de assinaturas indicado. Nome do Campo Nº de Assinaturas Qualidade Descrição Campo de preenchimento obrigatório, exceto se for preenchido o campo número de assinaturas no separador de procuradores(s) / representante(s) legais. Campo de preenchimento obrigatório, através de lista de valores. NIFNAC NIF Nome BINAC Campo de preenchimento obrigatório através de lista de valores. Campo de preenchimento obrigatório. Não se pode indicar o mesmo NIF, mais do que uma vez, neste quadro Campo de preenchimento obrigatório. Campo de preenchimento obrigatório, através de lista de valores. Nº de Bilhete de Identidade Campo de preenchimento obrigatório. Vitalício Campo de preenchimento obrigatório, se não for indicada Data de Validade. 35

36 Data de Validade Assinatura Obrigatória Assinatura Facultativa Campo de preenchimento obrigatório se não for indicado como sendo vitalício. A data tem que ser superior à data de submissão do IB. NOTA: Caso seja apresentado o documento Requisição do cartão do cidadão deve considerar-se como data de validade 4 semanas a contar da data de emissão do mesmo documento. Campos de preenchimento opcional e alternativos entre si. No final, o IB tem que estar assinado com todas as assinaturas obrigatórias e com as facultativas necessárias para totalizar o número de assinaturas indicado (soma do número de assinaturas indicado nos quadros Gerente(s) / Administrador(es) e Procurador(es) / Representante(s) Legal(ais) ) Separador Procurador(es)/Representante(s) Legal(ais) No separador Procurador(es) / Representante(s) Legal existe apenas um quadro. Este separador é de preenchimento obrigatório para: beneficiários correspondentes a entidades coletivas, que não sejam sociedades comerciais. beneficiários correspondentes a sociedades comerciais e contribuintes singulares que apresentem procurador. O total de registos tem que ser maior ou igual que o número de assinaturas indicado. As regras de preenchimento dos campos são as descritas para o quadro de Gerente(s) / 36

37 Administrador(es), exceto no que respeita ao campo da Data Fim de Procuração. Nome do Campo Data Fim de Procuração Descrição Campo de preenchimento opcional. Se for indicada, deve ser superior ou igual à data de submissão do IB 7.4. Separador Informação Bancária O separador Informação Bancária destina-se a recolher a informação necessária para efeitos de pagamentos. Deve ser inserido um NIB, cujo número será validado com um algoritmo próprio e o banco e a agência deverão constar na base de dados central do IFAP. Se agência não constar deve ser enviado um para info.ib@ifap.pt a solicitar a criação da agência bancária, em falta na Base da Dados do IFAP. O IFAP procederá à atualização na base de dados, após o que o IB poderá ser submetido. Se o NIB inserido não pertence ao beneficiário : deve preencher o NIF do titular do NIB, no campo definido para efeito; no caso do titular do NIB ser um procurador, então este deve estar indicado no quadro dos procuradores e deve ser anexada uma procuração com intervenção notarial, onde esteja expressa a menção dessa qualidade; no caso do titular do NIB ser um representante legal (cabeça de casal de herança), então este deve estar indicado no quadro dos representantes. 37

38 Se o NIB inserido pertence ao beneficiário : este campo NIF não é preenchido Quadro da Conta Geral No quadro de conta geral indica-se o NIB para o qual devem ser transferidos os pagamentos das ajudas e projetos não discriminados nos outros quadros. Trata-se de um quadro de preenchimento opcional. No entanto é de salientar que o IFAP apenas efetua pagamentos a beneficiários que tenham NIB inscrito no IB. Nome do Campo Descrição NIB NIF do representante do NIB Campo de preenchimento opcional. Se informado, o número será validado com um algoritmo próprio e o banco e a agência deverão constar na base de dados central do IFAP. Campo de preenchimento opcional quando o NIB pertence a um representante/procurador Quadro das Contas Específicas Quadro de preenchimento opcional. Apenas deve ser preenchido, quando é obrigatório que os pagamentos sejam efetuados para uma conta especifica. 38

39 Regras de Preenchimento A combinação Código de Ajuda + Campanha + NIB não pode existir em mais de um registo. As linhas só podem ser eliminadas ou alteradas se o registo não se encontrar bloqueado. Sempre que um IB for submetido, todas as linhas deste quadro passam a ficar bloqueadas em futuras versões de substituição. Se a linha estiver bloqueada, será possível apenas preencher a Data de Termo e criar nova linha para essa ajuda. Nome do Campo Ajuda Campanha NIB Entidade Financeira NIF do representante do NIB Data de Entrada em Vigor Data de Termo Descrição Campo de preenchimento obrigatório através de lista de valores. Campo de preenchimento obrigatório através de lista de valores. Campo de preenchimento obrigatório. O número será validado com um algoritmo próprio e o banco e a agência deverão constar na base de dados central do IFAP. Campo de preenchimento automático após introdução do NIB. Campo de preenchimento opcional quando o NIB pertence a um representante/procurador. Campo de preenchimento obrigatório. A data tem que ser maior ou igual à data de registo do IB. Campo de preenchimento opcional. 39

40 Quadro das Contas por Projeto No quadro de contas por projeto são carregados automaticamente os projetos de investimento ativos pertencentes ao beneficiário. Não é possível incluir nem excluir linhas do quadro. Tanto no quadro de contas específicas como no de contas por projeto, sempre que os dados são preenchidos e o IB submetido, os registos ficam bloqueados e não podem ser alterados em futuras versões do IB. No caso do quadro de contas específicas é possível, preencher a data de termo e criar um novo registo para essa ajuda e campanha. Nome do Campo Nº de Projeto Conta Específica Descrição Campo de preenchimento automático. Campo preenchido automaticamente () sempre que o NIB corresponda a uma conta bancária aberta especificamente para o efeito. 40

41 NIB Campo de preenchimento opcional. Para os projetos com indicação de Conta Específica, o NIB não pode ser indicado para mais de um projeto e não pode ser o da conta geral. Entidade Financeira NIF do representante do NIB Quando não há indicação de conta específica, o mesmo NIB pode ser utilizado para vários projetos e, inclusivamente, ser o indicado no campo conta geral. Campo de preenchimento automático após introdução do NIB. Campo de preenchimento opcional quando o NIB pertence a um representante/procurador Separador Erros O separador de erros lista: Erros de validação relativos ao preenchimento do IB; Ocorrências identificadas na receção do formulário no IFAP Com estas listas pretende-se: Resolver os erros de validação; Identificar de que forma pode contribuir para o fecho das ocorrências (erros/incoerências) de um IB que submeteu. Em relação aos erros, existem dois tipos de erros, simbolizados de forma diferente: 41

42 Erro impeditivo Erros impeditivos, sem a resolução dos quais o IB não é dado como válido. Erro impeditivo Erros de alerta - neste tipo de erro, estão incluídos dois tipos de avisos: Para situações em que os dados devam ser verificados, embora não impeçam a submissão do IB - têm como função alertarem para que se verifique se os dados introduzidos estão mesmo corretos. Para ocorrências (erros/incoerências) existentes em versões anteriores de IB. Segue a lista com os vários erros, indicação de serem impeditivos ou de alerta, e a sua resolução: Erro 2 - Campo obrigatório em falta Os campos obrigatórios devem estar preenchidos Erro 3 - Data de Emissão da CRC Inválida. A CRC não pode ter sido emitida há mais de 1 ano. Erro 4 - Distrito/Concelho/Freguesia inválidos O Distrito/Concelho/Freguesia devem constar da base de dados. Erro 5 Campos da morada para correspondência obrigatórios Deve indicar que a Morada de Correspondência é igual à Morada Fiscal ou deve preencher todos os campos da Morada de Correspondência. 42

43 Erro 6 Código Postal inválido para o Distrito/Concelho/Freguesia selecionados O Código Postal deve estar de acordo com o Distrito/Concelho/Freguesia selecionados. Erro 7 Data do Bilhete de Identidade Inválida O Bilhete de Identidade tem que ter uma data de validade superior à data do registo do IB e inferior à data do registo + 10 anos. Erro 8 O Código Postal de correspondência está Incorreto O Código Postal de Correspondência deverá ser válido. Erro 9 Não pode apresentar Certidão de Registo Comercial Só pode apresentar Certidão Registo Comercial se o NIF começar por 5. Erro 10 Não informou NIF/NIPC anterior e o NIF indicado começa com 9 - Erro alerta Erro 11 Não pode informar Data da Certidão de Registo Comercial Só pode informar a Data se apresentar a Certidão de Registo Comercial e se o NIF indicado começar por 5, 9 ou 72. Erro 12 Data de Nascimento inválida A Data de Nascimento tem que ser inferior à data do registo do IB. Erro 13 Número de Telefone, Telemóvel e/ou Fax Inválido Os números de telefone, telemóvel e Fax têm que ter pelo menos 9 algarismos. O telefone não pode começar com '9' e o telemóvel tem que começar com "9" ou "0". 43

44 Erro 14 Não indicou nenhum NIB - Erro alerta Erro 15 NIB Inválido O NIB tem que ter 21 dígitos válidos. Erro 16 Número de Bilhete de Identidade inválido Erro 17 Número de Bilhete de Identidade já existente - Erro alerta Erro 24 O beneficiário tem menos de 18 anos - Erro alerta Erro 25 Não pode apresentar a Declaração de Início de Atividade Só pode apresentar a Declaração de Início de Atividade se o NIF começar por 5 ou 9. Erro 26 Não pode apresentar a Publicação da Nomeação no Diário da República Só pode apresentar a Publicação da Nomeação no Diário da República se o NIF não começar por 1 ou 2. Erro 27 Não pode preencher o quadro de Pessoa Coletiva O quadro Pessoa Coletiva só pode estar preenchido se o NIF começar por 5, 9 ou

45 Erro 28 Número de Assinaturas Incorreto O Número de Assinaturas tem que ser maior ou igual a 1. Erro 29 Não pode indicar em simultâneo os campos Assinatura Obrigatória e Assinatura Facultativa Os campos Assinatura Obrigatória e Assinatura Facultativa são alternativos, ou seja, apenas um deles pode estar preenchido. Erro 30 Total de NIFs menor que o Nº de Assinaturas O total de NIFs indicados deve ser maior ou igual ao informado no campo Nº de Assinaturas. Erro 31 NIF repetido Erro 32 Data Fim da Procuração inválida. A Data de Fim da Procuração deve ser maior que a data do registo do IB. Erro 36 NIF Inválido Não pode indicar o mesmo NIF do Beneficiário. Erro 37 Data da Matrícula inválida A data da Matrícula na Conservatória de Registo Comercial não pode ser maior que a data do IB. 45

46 Erro 38 A indicação do tipo de assinatura (Assinatura Obrigatória ou Assinatura Facultativa) para cada elemento da estrutura da gerência não é suficiente para o nº de assinaturas que obrigam a Pessoa Coletiva junto do IFAP. A soma dos campos Assinatura Obrigatória e Assinatura Facultativa para todos os elementos do quadro Pessoa Coletiva tem que ser maior ou igual que o nº de assinaturas indicado no respetivo quadro. Erro 39 A indicação do tipo de assinatura (Ass.Obr ou Ass. Fac.) para cada elemento do quadro de Procuradores/Representantes Legais não é suficiente para o nº de assinaturas que obrigam o Beneficiário junto do IFAP. - Impede a validação A soma dos campos Ass.Obr e Ass.Fac para todos os elementos do quadro Procuradores/Representantes Legais tem que ser maior ou igual que o nº de assinaturas indicado no respetivo quadro. Erro 40 NIF Inválido Não é permitido indicar NIF iniciado com 8. Erro 42 Não pode preencher o BINAC, o Número e a Data de Validade do Bilhete de Identidade. Sempre que o NIF for diferente de 1 e 2, não pode preencher o BINAC, Nº e a Data de Validade do Bilhete de Identidade. Erro 43 Não pode indicar o Cartão do Cidadão. Só pode indicar o Cartão do Cidadão se o NIF começar com 1 ou 2. Erro 45 NIB do Projeto deve ser diferente do indicado na conta geral do Requerente. Os projetos com indicador de conta específica devem ter o NIB exclusivo, diferente do indicado na conta geral do beneficiário. 46

47 Erro 47 NIB duplicado Não pode indicar NIB duplicados nos projetos com indicador de conta específica. Erro 50 Código Postal estrangeiro preenchido indevidamente. O código postal estrangeiro só pode estar preenchido se o país for diferente de Portugal Erro 51 Não pode informar Data da Publicação no Diário da República Só pode informar a Data se apresentar a Publicação no Diário da República da Nomeação e se o NIF indicado começar por 6. Erro 52 Data da Publicação no DR inválida A data deve ser menor ou igual à data de registo do IB. Erro 53 Não pode informar Data da Ata da Assembleia. Só pode informar a Data se apresentar a Ata da Assembleia Erro 54 Data da Ata da Assembleia Inválida. A data deve ser menor ou igual que a data do registo. Erro 61 Data de Início de Atividade inválida. A data deve ser menor ou igual que a data do registo. Erro 62 Registo duplicado 47

48 Erro 63 O beneficiário tem mais de 100 anos - Erro Alerta Erro 64 Natureza Jurídica incorreta Sempre que o NIF/NIPC iniciar com 1 ou 2, a natureza jurídica deverá ser Pessoa Singular. Erro 65 País da Morada Fiscal tem que ser Portugal Se NIFNAC = Portugal, o país da morada fiscal também deverá ser Portugal, exceto se o IB estiver a ser alterado por um utilizador interno com perfil especial. Erro 66 Dados indicados são incoerentes com o IB do NIF informado Os dados informados devem ser coerentes com o IB se o NIF pertencer a um beneficiário no IFAP. Erro 67 Data de Entrada em Vigor do NIB, da Ajuda, inválida. A data de entrada em vigor deve ser maior ou igual à data de registo do IB. Erro 69 NIF inválido O NIF indicado não é um NIF válido Erro 70 NIF de Herança Indivisa já está atribuído a outro NIFAP. O NIF da Herança Indivisa não pode ser atribuído a mais que um beneficiário. Erro 72 Data de Subscrição de Acesso ao SIRCOM Inválida. A data de subscrição não pode ser maior que a data do IB. 48

49 Erro 73 Prazo de Subscrição de Acesso ao SIRCOM expirado. A data de subscrição + prazo, isto é, a validade do código de acesso à certidão permanente não pode ser menor que a data do IB. Erro 75 Quadro de Sócios não pode ser preenchido Não é pessoa coletiva mas preencheu campos do quadro de Sócios Erro 76 Não deve indicar em simultâneo o Cartão de Cidadão e o BI O cartão de cidadão e o Bilhete de Identidade são alternativos, ou seja, apenas um deles pode estar preenchido. Erro 77 Não deve indicar em simultâneo o Cartão de Cidadão e o Cartão NIF O cartão de cidadão e o Cartão do NIF são alternativos, ou seja, apenas um deles pode estar preenchido. Erro 78 Data de Termo do NIB da Ajuda inválida. A data de termo deve ser maior ou igual à Data de entrada em vigor e à data de registo do IB. Erro 80 Não é permitido alterar NIB Não é permitido alterar NIB's de contas com data de termo menor ou igual à data do registo. Erro 82 NIB já está associado a outro NIF. O NIB tem que estar associado sempre ao mesmo Procurador / Representante. Erro 83 inválido. 49

50 Erro 84 Não pode indicar que o BI é vitalício em simultâneo com a data de validade. Deve preencher a data de validade OU indicar que o BI é Vitalício. Erro 85 Não pode preencher, em simultâneo, a data de emissão da CRC e o código da certidão Erro 86 Não pode preencher o quadro de Procuradores/Representantes. Só pode indicar Representantes se não preencher os dados da certidão comercial. Erro 90 Ocorrência de versão anterior - Erro Alerta A ocorrência deverá ser avaliada e corrigida de acordo com os procedimentos definidos 8. Guardar o formulário IB Como foi referido anteriormente, os dados do IB são guardados (separador a separador). Assim, para preencher um separador, é preciso selecioná-lo e editá-lo. Após o seu preenchimento, ativa-se a opção Guardar. Um IB, após ter sido guardado, fica em estado inicial. O formulário IB só fica válido depois de validado sem erros. 50

51 9. Validar o formulário IB Depois de se guardar a informação, o botão Validar fica disponível. Quando é ativado, toda a informação constante no IB é validada. Em seguida é necessário aceder ao separador de erros para verificar se existem erros e quais. No exemplo mostrado acima estão registados quatro erros. E o botão submeter não está ativo. Só fica ativo quando forem resolvidos todos os erros impeditivos. Para resolver os erros, editam-se os separadores necessários e corrigem-se os erros. Depois volta-se a guardar e validar o formulário. 10. Upload de documentos anexos Depois de validado e antes de submetido o IB, deve ser feito o upload dos documentos comprovativos das alterações efectuadas. Primir em Anexar Documentos Comprovativos : 51

52 Carregue em Procurar e seleccione os ficheiros dos documentos digitalizados, que se pretende anexar. De seguida preenche-se o campo Descrição, com o nome do documento. 52

53 11. Submeter o formulário IB Após a resolução dos erros impeditivos o botão submeter fica disponível. Ao premir no botão submeter surge uma mensagem de confirmação de que se pretende submeter o IB. Esta mensagem depende do tipo de IB (Materializado ou Desmaterializado): IB criado e submetido pelo Beneficiário: Neste tipo de IB desmaterializado, a submissão é definitiva, no momento em que o Beneficiário insere a Palavra-Passe e prime no botão submeter. 53

54 ******* Após esta operação a versão do IB fica em estado submetido. IB criado pela Entidade Recetora: Neste tipo de IB, podem surgir dois tipos de écrans, para a submissão, que dependem do facto do Beneficiário já se encontrar registado no Portal do IFAP, ou não. 1. Se o Beneficiário está registado no Portal do IFAP, no ecrã surge a possibilidade de ser inserida a Palavra Passe do mesmo. ******** No entanto, nesta situação existem duas opções: a) O Beneficiário insere a Palavra Passe e o IB é considerado Desmaterializado, visto que esta inserção substitui a assinatura do mesmo. b) O Beneficiário não insere a Palavra Passe e apenas é premido o botão submeter pelo utilizador da Entidade credenciada, sendo assim, submetido um IB Materializado. 54

55 2. Se o Beneficiário não está registado no Portal do IFAP, no ecrã surge apenas a possibilidade do utilizador da Entidade submeter um IB Materializado. Após esta operação, a versão do IB fica em estado submetido. 12. Imprimir o formulário IB Para imprimir o formulário utiliza-se o botão imprimir. Caso se encontre no ecrã de Procura de Documentos/Resultados da Procura, basta selecionar o botão editar ( ) para se aceder depois ao botão imprimir/assinar. 55

56 Quando o ficheiro abre, basta imprimir e assinar segundo os procedimentos, descritos no ponto deste manual. 13. Eliminar o formulário IB A tarefa de eliminar a versão de um IB é fundamental para a gestão das várias versões. A eliminação de um IB está dependente do seu estado. Assim, num IB em estado inicial ou validado, o botão eliminar está ativo. 56

57 Um IB em estado submetido ou carregado no sistema central, o botão eliminar está desativo. Já não é possível eliminar essa versão. Para atualizá-lo é necessário criar uma versão de substituição. 14. Consulta de erros de IB e modo de resolução Um incorreto preenchimento do formulário IB pode levar a que o Beneficiário não receba as ajudas e incentivos que lhe são devidos. Após o seu preenchimento é feita uma validação automática da coerência da informação, tendo em conta as regras que lhe estão inerentes, não sendo possível submeter um IB com erros impeditivos. Quando chega ao IFAP, a versão do formulário, quer em suporte de papel (IB Materializado), quer em formato digital (IB Desmaterializado), bem como os respetivos anexos é conferida. Caso se verifique algum erro/incoerência, são-lhe marcadas ocorrências, que podem impedir ou não os pagamentos. Conhecer os erros e ocorrências possíveis e a forma de os resolver, facilita o trabalho e melhora a qualidade do serviço prestado ao Beneficiário. Existem ferramentas no portal IFAP que permitem, a cada utilizador (seja técnico de Entidade, seja Beneficiário), consultar as ocorrências associadas aos IB s por si realizados (apenas para técnicos credenciados) ou todas as ocorrências de cada Beneficiário/NIFAP. Para executar este tipo de consulta é necessário entrar no portal, na gestão de relatórios, identificação de Beneficiário. Estes passos são idênticos aos executados para a recolha de um formulário. 57

58 Para os utilizadores das Entidades Recetoras: Na secção Relatórios, através da opção Erros do Formulário, acede-se a um assistente para pedir a geração da lista de ocorrências associadas ao utilizador Unidade Orgânica só é disponibilizada a unidade orgânica a que o utilizador pertence. Utilizador lista todos os utilizadores da unidade orgânica. Deverá ser escolhido o código do utilizador em causa. NIFAP indicando o NIFAP são listadas todas as ocorrências, das diferentes versões de IB, do mesmo. Ordenação critério com base no qual são ordenados os resultados listados no relatório. Ao terminar a introdução dos critérios, seleciona-se a opção Mostrar. 58

59 Para os Beneficiários: Na secção O Meu Processo, através da opção Beneficiário, seguida de Consultar Situação do Formulário IB, acede-se a um assistente (Erros de Formulário) para pedir a geração da lista de ocorrências associadas ao próprio Beneficiário. Seguidamente seleciona-se a opção Mostrar. Surge um documento com a lista pretendida (tal como a figura abaixo). 59

60 A estrutura deste relatório é a seguinte: Nº IFAP NIFAP do Beneficiário. DOC número atribuído internamente pelo IFAP. Versão - número sequencial, atribuído pelo sistema, que identifica o número da versão apresentada em resultado de uma alteração ao formulário IB de um Beneficiário. Módulo / Âmbito / Código identificação do código da ocorrência. Descrição detalhe da ocorrência registada. Data Início - data em que foi assinalada a ocorrência. Os erros e ocorrências possíveis e a forma de os resolver, estão descritas no quadro seguinte: Ocorrência Descritivo Correção Enviar para o IFAP versão original do IB assinado ou Envio de declaração confirmando os dados do IB FRM_IB 001 Falta/inválida Assinatura no devidamente assinada, conforme BI, pelo requerente ou IB por quem obriga a entidade coletiva, carimbada e assinado pela entidade recetora. FRM_IB 002 Falta/inválida/ilegível - Cópia BI/cartão cidadão do requerente Enviar para o IFAP cópia do BI ou cartão de cidadão do requerente. 60