Planilha de controle de faltas iniciais

Transcrição

1 Planilha de controle de faltas iniciais Apresentação Esta pasta de trabalho foi criada pensando naquela fase do cotidiano escolar das escolas públicas. Aquela fase inicial na qual há uma lista de alunos não definitiva e que irá mudar logo que os diários forem distribuídos aos docentes e as matrículas e transferências forem se acomodando. Na fase em que temos listas de alunos com uma numeração e depois os números se alteram adequando-se ao sistema estadual após a digitação do quadro discente definitivo da unidade escolar. Nesta fase há um problema comum nas escolas que é o controle de faltas dos alunos e a compilação destas faltas nos diários de classe, tendo-se que converter numeração das listas antigas para as novas. Não é incomum ver docentes, ou arrancando os cabelos diante de um trabalho tão desgastante, ou deixando estas faltas de lado e colocando qualquer coisa ou até presença a todos os alunos nesse período. Não é incomum, também, as listas paralelas de chamadas que alguns tomam como base para controlar as faltas nesta fase. De comum é só o fato de que estas faltas são importantes, são previstas em lei seu controle no início do ano para que se redistribua as vagas daqueles que não frequentaram o início do período letivo, bem como no controle da porcentagem de faltas no 1º bimestre, normalmente comprometida com a ingerência destes dados. Assim, apresento esta Planilha de Controle das Faltas Iniciais e espero que ajude e facilite este controle por parte da U.E. e, principalmente, o trabalho docente. Não a comercializo nem autorizo sua comercialização sendo a mesma de uso livre, portanto divulgue-a após sua análise se a achar, de fato, uma ferramenta útil. Quaisquer dúvidas e sugestões podem ser enviadas ao meu ( jmalta1@uol.com.br ) que acatarei com o mesmo prazer que tenho em criar estas ferramentas. Espero ser útil e facilitador. Obrigado. Prof. Malta

2 TUTORIAL SE VOCÊ NÃO TEM INTIMIDADE COM COMPUTADORES E NÃO SABE ALGUMAS FUNÇÕES ( COMO POR EXEMPLO, CRIAR PASTAS, RENOMEAR ARQUIVOS, FAZER DOWNLOADS, ETC ), PEÇA A ALGUÉM QUE TENHA UMA CERTA EXPERIÊNCIA NO ASSUNTO PARA LHE AJUDAR. AS FUNÇÕES E AÇÕES EXIGIDAS PARA TRABALHAR E FORMATAR A PASTA DE TRABALHO SÃO BÁSICAS ( NADA DE MUITO AVANÇADO! ) E VOCÊ PODE, ALÉM DE OBTER ESTA AJUDA, APRENDER ALGUNS TRUQUES TAMBÉM. 1º) Baixando a pasta de trabalho: Abra a pasta Meus documentos (ou outra de sua preferência) e crie uma pasta nova com um nome referente a este trabalho, nela você irá replicar o arquivo quantas vezes for necessário num próximo passo; Clique no link abaixo ou copie-o e cole-o em seu navegador; Faça o download e abra a pasta de trabalho (é um arquivo do Excel e será aberta, inicialmente numa pasta temporária); Caso apareça um alerta de existência de macros, clique em ativar macros. Existem macros na pasta de trabalho que serão verificadas pelo seu computador e têm que estar ativas para a funcionalidade das planilhas. Este alerta é comum nas configurações de segurança dos computadores e anti vírus do mercado. Se você não se sentir seguro não baixe o arquivo. Aberta a planilha, abra o menu ARQUIVO, selecione a opção salvar como... e, na janela que vai abrir, localize a pasta que você criou, salve seu arquivo nela mudando o nome se assim o desejar; Pronto, agora você já possui a matriz de trabalho em seu computador numa pasta própria onde serão guardados os dados e seus controles. OBS: Você pode abrir o arquivo e passar para o 3º passo para conhecer toda a funcionalidade da planilha antes de seguir adiante, antes de replicar o arquivo. 2º) Replicando e renomeando a pasta de trabalho: Abra a pasta na qual você tem a matriz; Dentro da mesma pasta, copie e cole o arquivo baixado (matriz), tantas vezes quantas turmas você quer controlar. Assim, se sua escola tem 30 turmas e você deseja controlar todas, repita a operação 30 vezes. É importante deixar a matriz intacta e fazer as cópias que necessita, pois você pode precisar da matriz e não vai necessitar baixá-la novamente; Agora que você possui as réplicas da matriz, renomeie cada uma com um nome de arquivo que indique a que turma ele pertence. Ex: 1º A, 1º B; 2º A; 2º B... etc. Pronto, agora você possui uma pasta na qual tem um arquivo para cada turma de sua unidade escolar e pode configurar cada uma com suas respectivas particularidades.

3 3º) Abrindo e conhecendo a pasta de trabalho: Para conhecer as funcionalidades básicas da pasta de trabalho, abra o arquivo de uma das salas; A pasta se abre na planilha MENU, da qual se pode navegar para as outras planilhas e, delas, retornar a este menu inicial clicando em um ponto de retorno que veremos durante as explicações; Neste MENU você pode usar as células em verde, que são os caminhos ou links para acessar as outras planilhas. Clicando nelas você vai para a planilha indicada no texto do campo verde; No mesmo MENU, você tem, ao lado direito de cada link verde, um breve explicativo da função de cada planilha; Clique no menu DADOS e faça um teste. Você será direcionado para a planilha de identificação inicial que será explicada daqui há pouco. Nesta haverá um outro link ( num campo amarelo ) com a indicação CLIQUE PARA VOLTAR AO MENU GERAL DAS PLANILHAS, que é a porta de retorno ao menu inicial; Teste todas as planilhas e veja que todas tem um link desse, sempre retornando ao menu principal; Neste teste, perceba uma coisa importante, somente as células em verde é que serão editáveis, sendo todas as outras ou automaticamente preenchidas pelas fórmulas ou, simplesmente, travadas e com senha, para proteger a estrutura de cálculo das planilhas; Outro fato importante de notar é que haverá alguns botões em azul nas planilhas DADOS, FEVEREIRO, MARÇO e ABRIL. Não os utilize ainda, pois terão sua função explicada a seguir, a seu tempo; Neste teste do menu, você já vai conhecendo a cara de cada planilha, mas não as utilize antes de ler este tutorial até o fim.vamos com calma. 4º) Configurações iniciais das pastas de trabalho: Agora que você já viu as planilhas e sabe como acessar cada uma e voltar ao menu principal, vamos configurar a pasta de trabalho da turma a que se referem os dados nela contidos : 1. Acesse a planilha de DADOS : Clique no campo onde tem um nome de escola fictício ( E.E. Campininha do Monte Alegre Azul Paulista ) e reescreva-o com o nome de sua unidade escolar. Este nome aparecerá automaticamente em outras planilhas, inclusive no menu principal. 2. Faça o mesmo ( na mesma planilha DADOS ) com o ano, com a série e turma nos campos logo abaixo do nome da escola.após feitas estas alterações, salve a pasta de trabalho. 3. Volte ao MENU e verifique as alterações já no menu e, se quiser, navegue nas outras planilhas para ver as alterações;

4 4. Acesse a planilha de DIAS LETIVOS : SOMENTE SÃO CONSIDERADOS OS TRÊS PRIMEIROS MESES LETIVOS POIS, NORMALMENTE ATÉ ABRIL JÁ SE TEM AS LISTAS DEFINITIVAS. Esta planilha está pré configurada com a data inicial de 11 de fevereiro para os dias letivos e com sábados e domingos já retirados, porém todos os outros dias dos três primeiros meses do ano estão como letivos. Para indicar os dias letivos, na verdade, vamos retirar os dias não letivos colocando um x no campo entre a data e o dia da semana no calendário constante na planilha, nos campos em verde do mesmo. Perceba que, se você retira um x no calendário de dias letivos, esta data aparece no resumo de dias letivos ao lado e, se você indica o x a data que indicou some desta lista, portanto: as datas com x são dias não letivos e sem x são dias letivos. Assim, já ordene sua planilha a retirar os feriados colocando x nas datas correspondentes. Esta ação vai formatar as planilhas restantes com estas datas na sequência correta e dar fidelidade aos cálculos feitos por elas. As etapas de 1 a 4 destas configurações devem ser repetidas em cada uma de suas pastas de trabalho criadas para cada turma, mas só são feitas uma única vez. Portanto, as configurações apresentadas devem ser feitas com antecedência para que, no primeiro dia letivo, você já tenha sua pasta funcionando. 5º) Inserção de dados e controle: Planilhas de FEVEREIRO, MARÇO e ABRIL : Estas planilhas são idênticas em suas estruturas e suas funções, só se diferenciam pelas datas que constam em seus campos e pelos seus resultados após a inserção de dados; Nos campos em verde ( como já foi dito são os editáveis ) você vai inserir as faltas dos alunos nas colunas das datas correspondentes. Estas informações serão coletadas na LISTAS DE CHAMADA, que serão explicadas no item 6º a seguir. IMPORTANTE: NÃO DIGITE C OU OUTRA COISA QUALQUER QUANDO FOR INDICAR AS PRESENÇAS NESTAS PLANILHAS, SOMENTE DEVEM SER INDICADAS AS FALTAS COLOCANDO-SE UM f OU F NOS CAMPOS INDICADOS. Os campos que indicam a presença do aluno devem ficar em branco. Há dois botões de controle na primeira linha em cada uma destas planilhas : 1. Botão CLIQUE PARA ORDENAR LISTA DO MÊS PELOS NOVOS Nºs : Este botão, quando clicado, ordena a lista de chamada pelos números da coluna de número novo, a partir da digitação desta nova numeração na planilha Dados ; 2. Botão CLIQUE PARA ORDENAR LISTA DO MÊS PELOS ANTIGOS Nºs : Este botão, quando clicado, ordena a lista de chamada pelos números da coluna de número antigo, a partir da ordem inicial já formatada na planilha de 1 a 55; 3. Ao ordenar com esses botões, além das listas numéricas, também são ordenadas as faltas dos alunos, assim, o número do aluno se desloca de posição e a linha de suas faltas nos dias respectivos, logicamente, o acompanha neste deslocamento; 4. Você pode inverter esta ordem quantas vezes quiser, mas deve-se tomar o cuidado de fazê-lo só quando a nova numeração estiver definitiva e completa na planilha DADOS ; 5. Por conveniência a planilha já é ordenada pela numeração inicial (antiga);

5 6. Por segurança dos dados, sempre que você quiser ou precisar digitar ou alterar os números novos, terá que voltar para a planilha DADOS, digitar, redigitar ou corrigir a numeração nova e clicar no botão azul SALVAR Nºs NOVOS. Neste processo, a própria pasta de trabalho vai retornar as três planilhas dos meses para a ordem de números antigos antes de gravar os números novos. Assim, antes de utilizar os dados das planilhas, você pode reordená-las quantas vezes quiser novamente; 7. No item anterior, portanto, foi esclarecida a função do botão azul da planilha DADOS citado no 3º passo deste tutorial, que deve ser clicado sempre que for mudado algo na nova numeração dos alunos; 8. Outro fato importante e, para segurança dos dados também, é o nome da planilha ( nas planilhas dos meses, abaixo dos botões azuis ) que se altera quando você ordena as listas. Perceba que ele indica, alternadamente, LISTAGEM ORDENADA PELOS NÚMEROS NOVOS ou LISTAGEM ORDENADA PELOS NÚMEROS ANTIGOS dependendo da última seleção que foi feita e se mantém como ordem antiga se for clicado no botão de SALVAR NOVOS Nºs na planilha DADOS. 9. O mesmo acontece com as indicações NOVOS e ANTIGOS, acima da coluna de números dos alunos. Se a ordem atual é a de números novos, a palavra NOVOS aparece em vermelho e vice versa. Quando o botão SALVAR NOVOS Nºs é acionado, ambos aparecem em preto. Abaixo das datas, nas planilhas para digitar as faltas, há um campo em amarelo que pode ser utilizado para digitar o nome do professor que lecionou ou a disciplina naquela turma naquela data, mas este dado é de digitação opcional, porém aparecerá nos relatórios se for imputado. Ao final das colunas de digitação de faltas, para cada aluno haverá um sub total das faltas do mês e a respectiva porcentagem de faltas no mês em questão; Acima destes dados, há a indicação da quantidade de dias letivos do mês da planilha. Perceba que estas datas nas planilhas e a quantidade de dias letivos já foram calculados pela própria planilha a partir das informações digitadas no início nas planilhas DADOS e DIAS LETIVOS ; 6º) Relatórios e impressos: Estarão disponíveis, automaticamente atualizados pelas informações imputadas nas planilhas citadas anteriormente e prontos (configurados) para impressão. São eles : Planilha de RELATÓRIO DE FALTAS : 1. Resumo das faltas e porcentagens de faltas por mês e acumulado 2. Atente para a indicação de NUMEROS NOVOS ou NÚMEROS ANTIGOS destacados no relatório. Estas indicações são atualizadas automaticamente de acordo com a ordenação feita na planilha das faltas. Planilha de LISTAGEM DE FALTAS : 1. É uma cópia das listas de chamada feita a partir da digitação dos dados.pode-se montar uma pasta com as folhas impressas desta planilha afim de facilitar o acesso do professor quando for organizar seus diários ao final, quando as listas forem definitivas e/ou no final do 1º bimestre. 2. Pode-se deixar acesso livre a um computador com estas listagens para que os professores tenham a possibilidade de imprimir somente as que lhe forem úteis e necessárias; 3. Atente para a indicação de NUMEROS NOVOS ou NÚMEROS ANTIGOS destacados no relatório. Idem ao relatório anterior.

6 Planilha de LISTAGEM DE CHAMADAS : 1. É um conjunto de folhas, já preparadas dividida por semanas ( com data e indicações de turmas ) para que se faça as pastas de chamadas de cada turma para as salas; 2. Sugiro uma pasta simples com colchetes na qual, na capa interna há a lista dos alunos (lista antiga) e nos colchetes, a folha da semana atual; 3. A cada semana pode-se trocar a lista da chamada e guardar a preenchida para a digitação dos dados do mês; 4. Note que há, em cada folha, a indicação de todos os sábados e alguns dias que você indicará como não letivo, mas deixei-os para o caso de quaisquer um deles entrar como letivo no decorrer do período ( com essa SEE nunca se sabe...hehe! ) 5. Para que fique padronizado e de fácil leitura, sugira aos professores que escrevam nos campos da chamada somente um F para a falta do aluno e que deixe em branco os campos que indicam presença. * * * * * * CONVÉM MANTER SEMPRE UM BACKUP DAS PASTAS DE TRABALHO NUM CD OU PENDRIVE PARA EVENTUALIDADES. TODAS AS VEZES QUE ENCERRAR OS TRABALHOS, SALVE SUAS PLANILHAS. * * * * * * ESPERO QUE A PASTA DE TRABALHO SEJA ÚTIL E FACILITADORA, COMO PROPOSTO, E QUE POSSAM UTILIZÁ-LA SEM MAIORES PROBLEMAS OU TRANSTORNOS. CONVÉM SIMULAR UMA TURMA NO SEU COMPUTADOR ANTES DE REPLICAR AS TURMAS E INICIAR SEU USO DEFINITIVO, BEM COMO SIMULAR TODAS AS SUAS POSSÍVEIS ALTERAÇÕES E IMPRESSÕES DE RELATÓRIOS PARA QUE SEJA SEGURA A SUA UTILIZAÇÃO E NÃO HAJA PROBLEMAS DE SE FAZER A PROPAGANDA AO CORPO DOCENTE E DEPOIS NÃO CONSEGUIR CONCRETIZAR O USO. QUAISQUER ALTERAÇÕES OU FALHAS NO USO DAS PLANILHAS BEM COMO NAS INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE TUTORIAL, POR FAVOR, REPORTE-SE AO MEU INDICADO NO INÍCIO DO TUTORIAL. O TRABALHO FOI FEITO TODO NO EXCEL DO OFFICE 2003 E PODE SOFRER ALTERAÇÕES OU NÃO FUNCIONAR EM VERSÕES ANTERIORES. APELO AO BOM SENSO DOS USUÁRIOS QUE ENTENDAM QUE NÃO ME RESPONSABILIZO POR PROBLEMAS ORIUNDOS DE FALHAS NAS PLANILHAS OU DO MAL USO DAS MESMAS QUE GEREM QUAISQUER PROBLEMAS OU ATRASOS EM SUAS UNIDADES ESCOLARES. BOM ANO LETIVO A TODOS!