PLATAFORMA PANDORA: SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DADOS DA PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU UNEB

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1 PLATAFORMA PANDORA: SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE DADOS DA PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU UNEB Resumo Kellen L. Gomes 1, Pedro A. H. Ramirez 2 Grupo de Trabalho: Comunicação e Tecnologias Agência Financiadora: não contou com financiamento O presente trabalho apresenta resultados parciais do projeto Pandora, que trata-se de uma proposta intervencionista para o desenvolvimento de um novo software institucional para atender à demanda de gerenciamento e consolidação dos dados acadêmicos e da produção tecnológica e científica dos Programas de pós-graduação stricto sensu da Universidade do Estado da Bahia (UNEB). As etapas de desenvolvimento da pesquisa utilizaram métodos e estratégias de pesquisa aplicada e apresentam como principais resultados a modelagem das principais funcionalidades, o planejamento da engenharia a ser utilizada, visitas técnicas que possibilitaram analisar a viabilidade de implementação da proposta e os principais fatores de enfrentamento para a sua implementação.entendemos, a partir do projeto, a importância da tecnologia da informação e dos sistemas informatizados de gestão para o processo decisório nas organizações, a sua necessidade para a UNEB e com isso, possibilitamos a modelagem das primeiras funcionalidades do novo software. Palavras-chave: Gestão de dados. Pós-graduação strictu sensu. Tomada de decisão; UNEB. Introdução A Pós-Graduação Stricto Sensu na Universidade do Estado da Bahia (UNEB) é bastante recente; seu primeiro Programa autorizado pela CAPES foi implantado em 2001 e, em sua estrutura atual, possui dez mestrados acadêmicos, três mestrados profissionais, um mestrado profissional interinstitucional (em rede)3, um doutorado acadêmico e um doutorado ¹ Mestranda do Programa de Pós-Graduação Gestão e Tecnologias Aplicadas à Educação (GESTEC), Departamento de Educação - Universidade do Estado da Bahia (UNEB) Salvador - BA Brasil. klsilva@uneb.br; 2 Mestrando do Programa de Pós-Graduação Gestão e Tecnologias Aplicadas à Educação (GESTEC), Departamento de Educação - Universidade do Estado da Bahia (UNEB) Salvador - BA Brasil. pedro_herrera@hotmail.com; 3 Pós-graduação interinstitucional (MINTER/DINTER): Projeto que têm como objetivo permitir a utilização da competência de programas de pós-graduação bem avaliados e reconhecidos pelo CNE/MEC para, com base em ISSN

2 13753 multidisciplinar interinstitucional (UNEB, 2015). Um cenário que demonstra a necessidade de iniciativas que contribuam para a consolidação da gestão, respeitados o perfil regional e as especificidades de cada curso. É possível afirmar que a rotina acadêmica e administrativa dos Mestrados e Doutorados e o acompanhamento das atividades, vêm influenciando diretamente os resultados finais apresentados aos órgãos de avaliação, bem como, no status da Universidade. A ausência de registro da memória dos cursos e ainda, a descontinuidade, a falta de articulação e organização dos dados e informações dos cursos, a insuficiência na integração tecnológica, constituem grandes entraves e agravos neste cenário. O modelo de gerenciamento dos dados acadêmicos em funcionamento, não corresponde às demandas dos Programas e não contempla o que está institucionalizado por seus regimentos e normas das agências reguladoras. Ademais, a prática atual, não contempla um banco de dados que registre a movimentação acadêmica dos cursos e não fornece subsídios para o acompanhamento da vida acadêmica dos alunos e dos egressos dos cursos. Tais constatações conduziram à idealização do desenvolvimento da Plataforma Pandora, Software Integrado de Gestão da Informação para a pós-graduação sricto sensu da UNEB, considerando o enfrentamento que vem se fazendo necessário para equacionar, no cotidiano, as fragilidades encontradas para a integração e gestão dos dados produzidos pelos Programas de pós-graduação (PPG s)e na resposta fornecida às agências em seus processos avaliatórios. Desenvolvimento Atualmente, o gerenciamento dos dados dos Programas e cursos de pós-graduação stricto sensu da UNEB vem sendo realizado, em sua maioria, manualmente pelos colaboradores dos cursos. Entendemos que este proceder fragiliza o processo avaliativo institucional e os relatórios apresentados às agências reguladoras, especialmente à Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES/MEC), por não dirimi-lo de falhas, inconsistências ou ausência de informações. Os dados, abrangentes e numerosos, requerem uma coleta e apuração sistemática, que ofereça maior potencial de eficácia e assertividade e, por conseguinte, produza um relatório expressivo e de qualidade, que impactará no conceito de avaliação do Programa e que influenciará no reconhecimento da formas bem estruturadas de cooperação interinstitucional, para viabilizar a formação de mestres e doutores em regiões que se encontram fora dos centros consolidados em ensino e pesquisa (CAPES, 2014).

3 13754 Universidade, assim como, no fomento das suas atividades fins: pesquisa, ensino e extensão e em seus processos decisórios. A gestão de dados é fundamental para o funcionamento normal dos Sistemas de Informação na empresa, pois sem os dados e a capacidade de processá-los, ela não estaria apta a executar com efetividade suas atividades.(resende e ABREU, p.90, 2001) Para atender à problemática identificada e desenvolver a proposta de intervenção mais adequada a esta realidade, apresentamos à UNEB o projeto de desenvolvimento da Plataforma Pandora.O objetivo principal do projetoé oferecer à Universidade, através de um software integrado de gestão, a tecnologia da informação necessária para a realização da tarefa de integrar os sistemas institucionais em operação, evitando ilhas de tecnologia, facilitando o processo de gerenciamento dos dados produzidos pelos cursos em nível stricto e, a partir disso, subsidiar o processo decisório interno através da Pró-Reitoria de Pesquisa e Ensino de Pós-Graduação (PPG/UNEB). Decisão nada mais é do que uma escolha entre alternativas, obedecendo a critérios preestabelecidos, em que é indiscutível a importância das informações em cada etapa deste processo. O fato de o gestor poder contar com informações adequadas e oportunas é de relevância capital para a tomada de decisão eficaz. (REZENDE e ABREU, p. 109, 2001) A informação não está limitada a simples coleta de dados. Para que estes dados sejam processados e transformados em informações, é necessário que sejam também organizados e ordenados de forma que se tornem úteis. Assim, para que a tomada de decisões seja eficaz, a implementação e o uso correto da tecnologia da informação auxiliarão para que os dados coletados sejam organizados em tempo hábil, de forma confiável e no nível de detalhamento necessário, transformando estes (dados) em informações que terão qualidade e usabilidade para a gestão. O projeto de desenvolvimento da Plataforma Pandora utiliza métodos e estratégias da pesquisa aplicada, tendo como principais referenciais teóricos os estudos de pesquisadores da área de Tecnologia e Gestão da Informação. O método e as estratégias de pesquisa consideram a experiência profissional dos atores envolvidos na pesquisa, o seu lócus de trabalho e se propõe a instrumentalizar uma proposta de intervenção necessária à solução da problemática identificada. Os espaços de referência para definição dos indicadores, aplicação dos métodos de levantamento de dados, estudo de eventos, produção de diagnósticos e

4 13755 engenharia do novo software, são o Programa de Pós-Graduação Gestão e Tecnologias Aplicadas à Educação (GESTEC) e a Gerência de Informática (UDO/GERINF) da UNEB. Sobre o princípio da aplicabilidade, ou seja, sobre a pesquisa aplicada desenvolvida neste trabalho, o entendemos como a pesquisa que requer o engajamento do pesquisador, a imersão no lócus pesquisado, o entrelaçamento do ato de pesquisar com o dia a dia da sua prática profissional. A pesquisa aplicada define bem o que está sendo desenvolvido na Plataforma Pandora, a partir do nosso cotidiano profissional na Universidade e o processo de pesquisar as alternativas práticas e teóricas necessárias para instrumentalizar as nossas ações com o auxilio da tecnologia. A imersão do pesquisador no DNA da pesquisa significa [...] buscar coletivamente soluções possíveis e plausíveis à realidades do lócusem questão, pois, engajar-se demanda estar no/para contexto estudado, aberto as propositivas vivas e pululantes do cotidiano [...]. Essa perspectiva de pesquisa engajada demanda tempo, mergulho, compromisso político, conhecimento teórico-prático, diálogo, flexibilidade e rigorosidade científica. (HETKOWSKI, 2014, p. 08) Na primeira etapa do projeto, foram realizados levantamentos das demandas do GESTEC para desenho do fluxo dos procedimentos atuais, estudo sistematizado do Documento da Área de Educação da CAPES (avaliação) na construção dos indicadores para desenvolvimento do beta do software e o desenho do fluxo de integração com os sistemas institucionais já em atividade. Pela ausência da informatização de processos rotineiros na secretaria acadêmica, identificamos inicialmente a necessidade de criação da secretaria virtual, com a inclusão de funcionalidades básicas como: expedição de documentos por meio de modelos pré-definidos; criação de acervo eletrônico de documentos institucionais; área de publicação de notícias e a criação de um canal de comunicação e solicitações entre o docente, o discente e a secretaria do programa.

5 13756 Figura 1. Diagrama preliminar das interfaces com outras bases e sistemas Fonte: autoria própria Para extração das informações de produção docente/discente da Plataforma Lattes (CNPq), de forma dinâmica e automatizada, realizamos estudos com os softwares Script Lattes (livre) e Stela Experta (privado). Ambos se mostraram limitados as nossas necessidades e expectativas. Foi através da solicitação para acesso direto ao repositório institucional do CNPq, que conseguimos trazer todas as informações da Plataforma Lattes inerentes aos pesquisadores. Realizamos também visitas técnicas exploratórias com o objetivo de viabilizar a interação dos pesquisadores com experiências similares já desenvolvidas e em operacionalização em outras instituições: a UFRN(Universidade Federal do Rio Grande do Norte); e UFMG(Universidade Federal de Minas Gerais). Com a atividade, foi possível notarque as instituições visitadas enfrentaram e anda enfrentam problemas com sistemas informatizados, algo que concluímos ser comum nas organizações. As principais características encontradas entre os sistemas/soluções da UFRN e UFMG e que, de alguma forma, tem ligação direta com o projeto para a UNEB são: 1. O conhecimento das regras de negócio e o know-how devem permanecer na Instituição; 2. A integração das bases de dados é importante para evitar a redundância de informações e o retrabalho de entrada de dados para o usuário; 3. Assumir uma postura de que a TI é um parceiro de negócios e que deve estar alinhado com o plano estratégico da Instituição; 4. A utilização de qualquer software de gestão deve ser promovida e suportada pelas altas esferas da Instituição;

6 A adoção deve ser de forma gradativa e seqüencial, com apoio de uma área técnica fixa e definida de forma permanente; 6. As instituições possuem no seu quadro de pessoal, docentes de várias áreas de atuação e de diferentes faixas etárias, e em muitos casos não percebiam que a utilização de um sistema proveria agilidade e dinamismo nos processos internos da Instituição; 7. Após a implantação, os usuários tornaram-se parceiros da solução e buscam por si mesmos, ajudar na melhoria continua do software, sugerindo novas funcionalidades. Foi utilizado o modelo de processo de desenvolvimento suportado pela engenharia de software e pelo gerenciamento de projetos utilizados pelo Núcleo de Desenvolvimento de Sistemas da Gerência de Informática (GERINF), que faz parte da Unidade de Desenvolvimento Organizacional (UDO). a saber: Engenharia de Software é o estabelecimento e o emprego de sólidos princípios de engenharia de modo a obter software de maneira econômica, que seja confiável e funcione de forma eficiente em máquinas reais. (PRESSMAN, 2011, p. 39). Em 2014, foram então criadas as primeiras funcionalidades contempladas no Pandora, 1. Criação de uma Secretaria Virtual com, inicialmente, as seguintes funcionalidades: 2. Visualização dos dados cadastrais do discente; 3. Visualização de histórico escolar do discente; 4. Visualização das disciplinas ofertadas; 5. Impressão de documentos através da criação de templates utilizando informações de docentes e discentes, obtidas do SIGP e do Sagres; 6. Criação de repositório de documentos/arquivos com perfil de acesso diferenciado para discentes, docentes e secretaria; 7. Cadastro de notícias para visualização por perfil de acesso diferenciado para discentes, docentes e a secretaria. Criação de uma Secretaria Virtual com, inicialmente, as seguintes funcionalidades: 1. Emissão de declarações, atestados e comprovantes; 2. Agendamento de bancas; 3. Integralização curricular discente;

7 Notícias. Criação de Cadastros do Programa com, inicialmente, as seguintes funcionalidades: 1. Cadastro de Coordenador com vigência; 2. Cadastro de Vice-Coordenador com vigência; 3. Cadastro de Área de Concentração; 4. Cadastro de Conceito Capes; 5. Cadastro de Estrutura Curricular; 6. Cadastro de Atividade Complementar; 7. Cadastro de Instituição Conveniada; 8. Relatórios diversos. Outros: 1. Cadastro de usuários; 2. Cadastro de associação de usuário por perfil; 3. Formulário de contato/dúvidas; 4. Registro de logs de atividades. Figura 2. Tela inicial da Plataforma Pandora Fonte: autoria própria Entendemos, até este ponto da pesquisa, a necessidade dos avanços e aprimoramento dos estudos e técnicas, no ideal da proposição de um modelo que ofereça à gestão universitária e da pós-graduação, subsídios para a excelência.

8 13759 Conclusão No desenvolvimento da pesquisa reafirmamos o pensamento de que uma das mudanças mais significativas nas instituições na última década é o valor assumido pela informação, considerando que ela influencia fatores vitais para uma instituição como rentabilidade, competitividade e o processo decisório. Para a gestão de ambientes educativos temos ainda outros importantes fatores como as avaliações externas por instancias e órgãos reguladores e os resultados apresentados à sociedade. Entendemos, assim, que a partir do destaque que vem sendo dado à informação e também às inovações tecnológicas, novas formas de registrar, organizar, controlar e apresentar seus resultados serão necessárias para uma gestão de excelência da pós-graduação stricto sensu na UNEB. Os resultados desta pesquisa possibilitarão avanços para a gestão dos PPG s na Universidade do Estado da Bahia, apontando caminhos futuros para a ampliação do conceito obtido pelos cursos frentes aos órgãos avaliadores, para a sua expansão no estado da Bahia, considerando a natureza multicampi da universidade e para a eficácia na tomada de decisões institucionais. REFERÊNCIAS BRASIL. Ministério da Educação. CAPES. Cursos Recomendados Disponível em: < Acesso em:11 ago, HETKOWSKI. T. Programas de Pós-Graduação em Educação: cenário e perspectivas metodológicas dos Mestrados Profissionais. In: Encontro de Didática e Práticas de Ensino ENDIPE, 17, 2014, Fortaleza-CE. Anais eletrônicos. Fortaleza: ENDIPE, Disponível em: Acesso em 20 fev de PRESSMAN, R. S. Engenharia de Software : Uma abordagem profissional. 7º Ed. Porto Alegre: AMGH Editora Ltda, 2011; REZENDE, D. A.; ABREU, A. F. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informações Empresariais. 2º Ed. São Paulo: Editora Atlas, 2001; UNEB.PPG. Pós-Graduação. Disponível em:< Acesso em: 20 jul 2015.