Levantamento de Recursos Essenciais a um Sistema de Informação de Apoio ao Contador

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1 Levantamento de Recursos Essenciais a um Sistema de Informação de Apoio ao Contador Débora Aparecida Andrade Graduanda em Sistemas de Informação pela Libertas Faculdades Integradas Dorival Moreira Machado Junior Mestre em Tecnologia de Informação e professor da Libertas Faculdades Integradas RESUMO O presente trabalho tem como objetivo principal a demonstração e o levantamento de recursos essenciais utilizados pelo sistema de informação de apoio ao profissional contabilista, através de métodos e procedimentos hábeis que visam o funcionamento prático dos sistemas contábeis existentes no mercado atual e os resultados obtidos na comparação entre tais sistemas. Encontra-se neste trabalho, uma breve descrição a respeito dos conceitos teóricos da contabilidade, dos softwares utilizados em escritórios contábeis e suas funcionalidades, assim como sua abrangência. Foi realizada uma análise comparativa entre alguns aplicativos disponíveis comercialmente. Palavras-chave: Contabilidade, Sistemas Contábeis, Sistemas de Informação. 1 INTRODUÇÃO O presente trabalho tem como propósito fornecer um comparativo partindo da análise entre os sistemas contábeis e suas funcionalidades no atendimento às necessidades de um escritório contábil. Deseja-se verificar se existem sistemas contábeis que proporcionam a redução de custos para as empresas. Quais são os recursos essenciais para que um sistema contábil seja considerado eficaz levando em conta a atual legislação? Esta análise tem por objetivo verificar as funcionalidades contábeis dos sistemas, estabelecendo um comparativo entre eles e sugerindo quais apresentam melhor desempenho e melhores resultados dentro dos conceitos analisados. Para a obtenção de uma análise coerente, observou-se as seguintes diretivas: Utilização de três sistemas contábeis como objeto de estudo. Levantamento dos recursos necessários ao sistema de informação contábil. Estimular o estudo sobre sistemas de informação na contabilidade. 94

2 Realizar uma comparação entre alguns softwares contábeis com base nos recursos levantados. 2 REFERENCIAL TEORICO 2.1 Contabilidade Segundo Barros (2005), contabilidade é uma ciência social que estuda e administra as funções de controle e de registro relativas aos fatos e da economia. Esta ciência que se trata do controle do patrimônio das empresas, é realizado através de registros contábeis dos respectivos fatos demonstrados pelos resultados obtidos. Conforme Sá, (2009, p.15 e 16), as atividades humanas são divididas em muitos ramos, que constituem empreendimentos. [...] Esses empreendimentos utilizam de meios patrimoniais para alcançarem seus objetivos, a contabilidade abrange todas essas áreas, oferecendo a eles métodos necessários para a compreensão das transformações das riquezas. 2.2 Escrituração contábil, fiscal e trabalhista Para Sá, Carlos (2005) a contabilidade é responsável por registrar toda a movimentação financeira tais como bens, direitos e obrigações financeiras da empresa. Chagas (2005) expõe que as técnicas contábeis utilizadas para atingir seu objetivo são: Escrituração (registro dos fatos contábeis), Demonstrações contábeis, auditoria e análise de balanço. Sá, Carlos (2005) ainda explica que esses fatos contábeis são chamados de lançamentos, e que são lançados em dois livros contábeis que é o Livro Diário e o Livro Razão. Periodicamente o contador apura os resultados para analisar se a empresa gera lucros ou prejuízo. A obrigatoriedade desses livros conforme explica Chagas (2005, p.31), pela legislação tributária, não se estende às microempresas ou às empresas individuais, porém as Normas Brasileiras de Contabilidade e o Conselho Federal de Contabilidade estabeleceu que todas as empresas estão obrigadas a manter escrituração contábil regular. 2.3 Livro Diário 95

3 Conforme Marion (2003), o livro diário é exigido por lei em todas as empresas. Nele constam todos os fatos contábeis em partida dobradas na ordem rigorosamente cronológica do dia, mês e ano. O diário deve ser encadernado com folhas numeradas seguidamente, e o livro deverá ter seu registro diariamente. Continuando com Marion (2010), aquela empresa que empregar a escrituração informatizada poderá substituir o diário por folhas seguidamente numeradas. Assim, a adoção do diário e da razão em folhas permite a escrituração simultânea e mais rápida de ambos os livros. 2.4 Livro Razão Segundo Marion (2003), o livro razão é obrigatório para a empresa. É o relatório mais valioso para o desempenho da contabilidade. O razão só existe em forma de livros, onde a página se atribuía o título de uma conta. Marion (2010), diz que o registro no razão é realizado em contas individualizadas, sendo assim, tem-se um controle por conta. Por Marion (2003) o registro engloba as contas Patrimoniais (as contas do balanço também conhecidas como contas integrais) e as contas de Resultados (as contas de Receitas e Despesas também conhecidas como contas diferenciais). [...] O folha razão abrange a conta em sua totalidade, denomina-se Razão Sintético. Quando há o desdobramento de conta para melhor controle, denomina-se Razão Analítico. 2.5 SPED Sistema Público de Escrituração Digital O SPED começou a ser desenvolvido no Governo Fernando Henrique Cardoso, com a edição da Lei 9.989/00 Plano Plurianual que contemplava o Programa de modernização das Administrações Tributárias e Aduaneiras. (YOUNG, 2009, p.13). Young (2009, p.21) explica que a escrituração contábil digital (ECD) integrada ao SPED, também chamada como SPED Contábil deverá substituir paulatinamente a forma como se presta informações fiscais aos órgãos públicos além de compreender também a geração dos Livros: Diário, Razão, Livros Balancetes, diários, Balanços e fichas de 96

4 lançamento comprobatório e seus auxiliares. Esses livros serão emitidos de forma eletrônica e assinados digitalmente, utilizando-se certificações de segurança. A obrigação do uso do SPED ainda é parcialidade, Young (2009, p.23) explica que a essa obrigatoriedade de uso do SPED está delimitada no art. 3º da IN 787/07, alterado pela IN RFB 926/ Balancete O balancete comporta todas as contas no período que demonstra o saldo no final de um período qualquer. Essas contas podem ser patrimoniais (de balanço) ou de Resultados (receitas/despesas). (Marion, 2003, p.220). Marion (2003) diz que o balanço é levantado anualmente, mas, não exatamente, pois as grandes empresas o levantam trimestralmente e mais o balancete mensalmente, com isso torna mais fácil a conferencia, base para decisões. Com o poder decisório fica mais fácil saber o resultado financeiro e econômico na empresa em determinado período, sem a necessidade de estruturar um balanço. 2.7 Balanço Patrimonial Segundo Iudícibus; Martins; Gelbcke (2010, p.6), balanço patrimonial é a principal demonstração contábil. Refere-se à demonstração financeira de uma determinada empresa, isto ocorre no fim do ano ou de um período prefixado. Sobre sua importância, Chagas (2005, p.15) afirma que através do Balanço Patrimonial o administrador conhece a natureza e o valor dos elementos que compõem a entidade. A análise técnica desse balanço lhe fornece indicadores concretos, que o auxiliarão a posicionar-se quanto a investimentos. Conforme diz Marion (2003) o Balanço Patrimonial é a demonstração estática do Ativo, do Passivo e do Patrimônio Liquido em determinada data, onde pode-se analisar o saldo do caixa, das duplicatas a receber, das ações, maquinas, contas a pagar do capital, etc. 2.8 Demonstração do Resultado A Demonstração do Resultado é uma demonstração dinâmica que informa os resultados das operações ocorridas ao longo do período, somando todas as despesas e receitas 97

5 em determinado período. O resultado apurado pela Demonstração do Resultado está situado no Balanço Patrimonial, e informando o saldo inicial e final, e por isso tem tanta mudança no Patrimônio Liquido, e também tem sido modificado no Balanço Patrimonial: caixa, duplicatas, fornecedores, etc. (GAZZONI, 2003) Exercício é um espaço de tempo fixado pelas leis comerciais e fiscais para a empresa ou instituição processar sua atividade e, ao final desse período, apurar sua movimentação econômico-financeira. (CHAGAS, 2005, p.27) 2.9 Fluxo de Caixa Conforme Gazzoni (2003), o fluxo de caixa pode demonstrar as operações realizadas em determinado período na empresa. De acordo com Gazzoni (2003) o fluxo de caixa tem como principal objetivo demonstrar as entradas e saídas de recursos financeiros de determinado período. [...] O administrador financeiro utiliza um método de mostrar o resultado da soma de entradas e saídas no período, apurando se há excedente ou escassez de recursos no caixa. No fluxo de caixa é realizada a geração de caixa ao longo do tempo, focada no índice de liquidez, para fazer frente à incerteza associada ao fluxo de recebimento e pagamento. (GAZZONI, 2003) 2.10 Demonstração das Mutações no Patrimônio Líquido Reis (2003) diz, a Demonstração das Mutações Patrimoniais Liquida tem por objetivo mostrar as variações ocorridas em cada uma das contas integrantes do grupo Patrimônio Liquido. As variações e a demonstração da conta de ajustes são transferidas o saldo para Lucro Acumulados, é impossível deixar de demonstrar as modificações de um ano, para o outro. A variação das contas do Patrimônio Liquido demonstra um aumento efetivo de recursos operacionais. (REIS, 2003) 2.11 Software Segundo Pádua (2003) o software é a parte programável de um sistema de informática. Ele é um elemento principal: realiza estruturas complexas e que submete a varias funções e 98

6 utilidades. Outras ferramentas são indispensáveis como: as plataformas de hardware, os recursos de comunicação de informação, os documentos de diversas naturezas, as bases de dados e os procedimentos que integram automatizados. Pádua (2003) afirma que o engenheiro de software deverá ter um entendimento melhor para que o valor de um sistema dependa da qualidade de cada um de seus componentes. Um sistema pode ser um excelente algoritmo codificado no seu software e ser de péssima qualidade e desempenho do hardware, rede ou banco de dados. Esses elementos podem acabar com a confiabilidade e usabilidade do sistema. (PÁDUA, 2003) 2.12 Sistemas de Informação De acordo com Imoniana (2005, p.16), sistemas de informação é um conjunto de elementos inter-relacionados com um objetivo: produzir relatórios que nortearão a tomada de decisões gerenciais. Segundo Imoniana (2005) as identificações do processo que transforma dados de entradas seguem comandos gerenciais, em saída. O retorno do sistema faz com que, no meio da manutenção do ciclo operacional, sejam ativadas novas estratégicas empresariais visando à geração de informações qualitativas ou quantitativas para suportar o alcance do sucesso absoluto A importância da informatização na contabilidade Von Sohsten (2005, p.81) em sua obra cita que uma empresa não pode ficar fora da realidade na qual está inserida. A nova realidade é a de que a informação deve ser tratada de maneira especial, tanto na obtenção e análise, quanto no seu processamento. Ele cita que é nesse momento que a informática é inserida, como uma tecnologia capaz de receber e processar dados, gerando com esse dado conhecimento. Estamos na era do conhecimento, na era da informação. CONSEGUIR, MANIPULAR E DISTRIBUIR esse poder tornou-se um bem intangível valioso para as empresas que almejam construir e solidificar o seu futuro. (PRIMAK, 2009) Primak (2009) acredita que a tecnologia tem representando um importante investimento. Além disso, o autor acrescenta que o profissional contábil deve se integrar à essa tecnologia, focando o acompanhamento das inovações tecnológicas. 99

7 2.13 Recursos essenciais para um sistema contábil O Brien (2003) sita que os sistemas de informação contábil, registram todas as transações comerciais e econômicos. Estes sistemas são desenvolvidos no conceito de contabilidade de partidas dobradas, e por outro lado tem os conceitos contábeis mais modernos como contabilidade por responsabilidade e custeio baseado nas atividades. Os sistemas contábeis computadorizados informam o fluxo de fundos pelas empresas e têm por demonstração como os balancetes e declarações de renda. O sistema tem por gerar a previsões de condições futuras como os demonstrativos e orçamentos financeiros projetados. O desempenho financeiro de uma empresa é medido em comparação com essas previsões feitas por outros relatórios contábeis analíticos. 3 METODOLOGIA Trata-se de um estudo de caso onde foi feita uma análise dos requisitos essenciais aos sistemas contábeis analisando cada um dos softwares escolhidos. A análise foi feita nos sistemas contábeis verificando se estes atendem todas as necessidades as quais o contador precisa, ou seja, Balancete, Balanço, DR, SPEDs, entre outros já definidos no referencial teórico. A comparação dos sistemas, os quais foram selecionados mediante pesquisa dos mais utilizados pelos contadores em São Sebastião do Paraíso - MG, e não serão divulgados os nomes dos escritórios contábeis por motivo de opção das empresas envolvidas. Depois de feito a analise da pesquisa os sistemas contábeis mais usado nas contabilidades são Prosoft, Mastermaq e SoftPool. Mastermaq é um sistema contábil, possuindo dois tipo de programas, sendo um para ambiente DOS e outro Windows. O mais utilizado pelos usuários deste sistema é a versão DOS. Os relatórios são simples e práticos do que o do Windows. O sistema DOS verifica se tem algum erro, ou seja, se a empresa está com o balancete fechado e se tem alguma documentação faltando e neste momento é corrigido este erro e gerado o arquivo em.rtf e transferido para o PVA que é o programa do governo que gera e transmiti o SPED. A Mastermaq não disponibilizou a versão Windows para análise. 100

8 A Prosoft é um software contábil, levando ao contador um sistema para que atenda todas as necessidades do mesmo, analisando se a contabilidade esta integrando corretamente. Como exemplo, a folha de pagamento, livros fiscais e ativo fixo (depreciação). Será destacada cada tela, e consta alguns relatórios que são gerados dentro do mesmo como: a DMPL, Fluxo de caixa e SPED, são gerados dentro do sistema que é transferido direto para o PVA. SoftPool também é um sistema contábil, o qual pode auxiliar o contador, com recursos como os relatório balanço, diário, razão e balancete. Estão especializando na área de SPED, seus arquivos são gerado com mais rapidez em txt para que possa ser transferido para o PVA. Ressalta-se antes da apresentação das telas, que as imagens dos relatórios, Diário, Razão, Balancete, Balanço, DR, DMPL, Mutações do Patrimônio Liquido, Fluxo de caixa do sistema Mastermaq não foram autorizadas para demonstração. As telas apresentadas na Figura 1 referem-se à contabilidade, onde se identifica cada parte do sistema. Estão destacados o relatório mais importante para a contabilidade, movimentações onde mostra o balancete, diário e razão: Figura 1: Tela da Contabilidade (Prosoft, Mastermaq, Softpool) As figuras 2 mostram a tela de lançamentos, onde são lançados todos os documentos dentro do sistema, e gravado no banco de dados do sistema. Figura 2: Tela de Lançamentos (Prosoft, Mastermaq, Softpool) 101

9 A figura 3, destaca onde se pode consulta os saldos de cada conta ou seja clientes, fornecedores e etc: Figura 3: Saldo das contas (Prosoft, Mastermaq, Softpool) Figura 4: Tela diário e razão (Prosoft) A Figura 4, destaca o razão e o diário, sendo que o mesmo pode ser gerado em arquivo DOC e PD. Esta é muito importante para conferencia diária do contador, e verificar erro de lançamento. A Figura 5 apresenta onde é gerado o razão: Figura 5: Razão (Prosoft, Softpool) A Figura 6 demonstra onde é gerado o diário: 102

10 Figura 6: diário (Prosoft, Softpool) Na Figura 7, verifica-se onde o balancete é conferido mensalmente, onde pode-se analisar todas as contas da empresa. Figura 7: balancete (Prosoft) A Figura 8, destaca a tela do balancete gerado: Figura 8: balancete Gerado (Prosoft, Softpool) A Figura 9, refere-se ao balanço. São todas as contas do ativo e o passivo, sendo que estas contas devem fechar ao final. Figura 9: Balanço (Prosoft, Softpool) Na Figura 10, trata-se da DR. Nela é demonstrado se a empresa gerou lucro ou prejuízo. Em caso de lucro, gera-se IRPJ e CSLL para a Receita Federal, caso contrário não. 103

11 Figura 10: DR (Prosoft, Softpool) Na Figura 11, destaca a tela onde gera-se o fluxo de caixa. O Softpool e Mastermaq ambos não possuem esta funcionalidade. Figura 11: Fluxo de caixa (Prosoft) A Figura 12, destaca a tela de demonstração do lucro ou prejuízo e também não tem nos demais sistemas, elas são feitas em planilhas em Excel para poder complementar o diário o fechamento do ano. Figura 12: Demonstração do lucro ou prejuizo (Prosoft) A figura 13, as mutações do patrimônio liquido, onde pode-se mostrar cada patrimônio da empresa, sendo que não tem nos demais sistemas. 104

12 Figura 13: Mutações do Pat. Liquido (Prosoft) Na geração do módulo SPED, todos os sistemas são gerados de uma maneira a SoftPool, Prosoft e Mastermaq é gerado um arquivo em.txt,.doc para que seja transferido para o programa PVA do governo. 4 RESULTADOS OBTIDOS Na tabela 1, resume-se todas as comparações realizadas, demonstrando que nem todos os sistemas analisados possuem todos os recursos necessários para auxiliar o contador. No estudo de caso analisou-se que dos três sistemas escolhidos, somente um atende a maioria das necessidades, sendo que os outros têm funções importantes como geração balancete, balanço e Demonstração do exercício, e que algumas funções como DMPL, fluxo de caixa e patrimônio liquido tinham que ser gerados em outros programas para complementar o livro diário. Sistemas Lançamento Consultas Balancete Balanço DR DMPL Pat. Liquido Fluxo de caixa SPED SoftPool X X X X X X Mastqermaq X X X X X X Prosoft X X X X X X X X x Tabela 1: Sistemas Contábeis Dando continuidade a este trabalho, sugere-se analisar os três sistemas escolhidos comerciais bem como alguma versão de software livre, fazendo um comparativo com os requisitos e recursos aqui levantados. 105

13 Também é uma linha de trabalho futuro, analisar funcionalidades, verificando quanto a integridade de banco de dados dos sistemas contábeis com licença de software livre, bem como a compatibilidade com sistemas do SPED. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS A análise foi feita em três sistemas contábeis onde foram comparados os seguintes relatórios e suas telas, como: Balanço: é usado no fechamento do ano e na empresa trimestral, onde se destaca o ativo, passivo e o patrimônio liquido. DR: nela esta toda conta da despesa e receita e o resultado será lucro ou prejuízo no período. Balancete: são destacadas todas as contas que foram utilizadas dentro do período e vem destacando o saldo delas no inicio o saldo anterior e no final as contas que estão com saldo. DMPL: tem por objetivo mostrar as variações de cada um das contas do grupo patrimônio liquido. E nele demonstra o saldo da conta do lucro transferido, reversões e ajuste. Diário e razão: é muito importante para a conferencia diário dos documentos que foram lançados. Fluxo de caixa: o fluxo de caixa tem como principal objetivo demonstrar as entradas e saídas de recursos financeiros. Software: o software é a parte programável de um sistema de informática. Ele é um elemento principal: realiza estruturas complexas e que submete a varias funções e utilidades. Licenças: Para detectar a forma como o software pode ser usado e distribuído é comum o uso de licenças de software. Sistemas de informação: A identificação do processo que transforma dados de entradas segue comandos gerenciais, em saídas. Informática na contabilidade: é nesse momento que a informática é inserida, como uma tecnologia capaz de receber e processar dados, gerando com esse dado conhecimento. Recurso essencial ao contador: contas todos os registros de todas as transações comercias e econômicas. Analise dos recursos, foi feita nos sistemas verificando se cada sistema obtém o recurso necessário para o contador, e analise foi concluída entre os três sistemas o mais essencial e tem os recursos é a Prosoft. Os sistemas, Softpool e Mastermaq, têm a mesma função, mas a Prosoft tem alguns recursos que o contador não precisa estar usando outros programas. REFERÊNCIAS 106

14 AZEVEDO, Osmar Reis. SPED: Sistemas Público de Escrituração Digital Osmar Reis Azevedo, Paulo Antonio Mariano.-2.ed.-São Paulo:IOB,2009. BARROS, Sidney Ferro. Contabilidade Básica. 2ª.edição. São Paulo: IOB Thomson, Brasil, Lei n.º de 10 de Janeiro de 2002, Art Dispõe sobre a personalidade Jurídica: 24/09/2010. Brasil, Secretaria da Receita Federal, Institui a Escrituração Contábil Digital, Portaria MF n.º 95, de 30 de abril de /09/2010. CHAGAS, Gilson, Contabilidade Geral Simplificada. Brasília: Editora Senac DF, GAZZONI, Elizabeth Inez. Fluxo de caixa ferramenta de controle financeiro para a pequena empresa. Disponível em: < Acessado em 18 maio Universidade Federal de Santa catariana. HEXSEL, Roberto A. Software livre- Propostas de Ações de governo para incentivar o uso de software livre. Disponível em: < Acessado em 30 maio IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria de sistemas de informação. 1ª edição. São Paulo: Atlas, IUDÍCIBUS, Sergio de; MARTINS, Eliseu; GELBCKE, Ernesto Rubens. Manual de Contabilidade das sociedades por ações. 7ª.edição. São Paulo: Atlas, LEMOS, Ronaldo. Direito, tecnologia e cultura. Rio de Janeiro: Editora FGV, MARCAL, Elisabeth Krummenacher; BEUREN, Ilse Maria. Auditoria da qualidade de um software de contabilidade. Disponível em: < Acessado em: 09 maio Ano MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. 4ª.edição. São Paulo: Atlas, Contabilidade Empresarial. 10ª.edição. São Paulo: Atlas, Contabilidade Empresarial. 15ª.edição. São Paulo: Atlas, O BRIEN, James A.. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 3ª.edição. São Paulo: Saraiva, PÁDUA, Wilson de Paula Filho. Engenharia de Software. 2ª.edição. LTC,