TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DO HOSPITAL DE CLÍNICAS DA UNICAMP: elaboração, aprovação e impacto institucional

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1 TABELA DE TEMPORALIDADE E PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DO HOSPITAL DE CLÍNICAS DA UNICAMP: elaboração, aprovação e impacto institucional H O S P I T A L D E C L Í N I C A S E S I A R Q

2 EQUIPE DE AUTORES Eliane Molina Psaltikidis Assessora HC-Unicamp Rosemary de Oliveira Assessora HC-Unicamp Neire do Rossio Martins Diretora do Arquivo Central (SIARQ) Maria Olímpia C. Pimenta de Azevedo Assessora HC-Unicamp Rodrigo Cesar da Silva Assist. Téc. DRH do HC-Unicamp João Roberto Tacco Superv. da Seção de Protocolo HC-Unicamp Jefferson de Almeida Inácio Dir. Serviço da Informática HC-Unicamp Rogério Aparecido de Lima Superv. Seção Imaginologia HC-Unicamp Ana Claudia Trevisoli Div. de Patologia Clínica HC-Unicamp José Thiago de Souza de Castro- Técnico da Imaginologia HC-Unicamp 2

3 INTRODUÇÃO COMISSÃO SETORIAL DE ARQUIVOS DO HOSPITAL DE CLÍNICAS (CSARQ-HC) Hospitais são grandes produtores de documentos: Alta especificidade Finalidades e impactos diversos Poucos com normas claras de gestão Grupo multidisciplinar, instituído em 2009, vinculado ao Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ): Apoio à Comissão Central de Avaliação de Documentos do SIARQ (CCAD) quanto aos documentos do Hospital Orientação para organização dos arquivos do Hospital 3

4 DESENVOLVIMENTO 2009 a 2013 Membros da CSARQ-HC e responsáveis das áreas produtoras Etapas 1. Identificação de documentos prioritários para definição de temporalidade: Arquivos de grande volume Relacionados às atividades assistenciais que não compunham o prontuário do paciente Sem diretrizes institucionais claras para gestão 2. Identificação das áreas produtoras - funções, procedimentos e legislação envolvida 4

5 3. Análise de cada documento priorizado, registrando em formulário específico: Descrição, finalidades, tramitação, preservação, informações reproduzidas, normas institucionais ou legislações, valor primário e secundário Consultas a órgãos externos sobre as práticas de gestão documental, normas e restrições dos documentos Aprovação e assinatura dos responsáveis pelas informações, diretores das áreas produtoras, presidente da CSArq-HC Validação da Superintendência do Hospital Análise da equipe técnica do AC/SIARQ complementação, correção e ajustes, incluindo questões jurídicas, históricas e de pesquisa, para submissão à CCAD/SIARQ 4. Organização das tabelas de temporalidade pelo AC/SIARQ 5. Envio à Reitoria da Universidade DESENVOLVIMENTO Etapas 5

6 RESULTADOS PUBLICAÇÃO EM DIÁRIO OFICIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO Plano de Classificação de documentos e a Tabela de Temporalidade de 32 documentos de atividades fim Primeira tabela deste tipo publicada no Estado de São Paulo! Áreas contempladas pela tabela: Todas as Unidades de Internação Unidade de Emergência Referenciada Atendimento de Urgência da Oftamologia Divisão de Ambulatórios e Procedimentos Especializados Divisão de Imaginologia Divisão de Patologia Clínica e demais laboratórios clínicos Laboratório de Anatomia Patológica Controle de Infecção Hospitalar Serviço Farmacêutico e Farmácia Satélites Divisão de Nutrição Dietética Serviço de Arquivo Médico Serviço de Faturamento 6

7 RESULTADOS INTEGRAÇÃO OBTIDA NO PROCESSO DE ELABORAÇÃO / APROVAÇÃO DA TABELA No Hospital de Clínicas: Superintendência Diretoria Clínica Divisão de Informática Todas as áreas produtoras dos documentos Órgãos da Unicamp: Gabinete do Reitor Procuradoria Geral da Unicamp SIARQ FCM-Unicamp - Departamentos relacionados às áreas produtoras dos documentos Hemocentro Órgãos externos: Rede Nacional de Medula Óssea - Redome - Ministério da Saúde Conselho Federal de Medicina / Conselho Regional de Medicina Arquivo Público do Estado de São Paulo Secretaria de Saúde do Estado de São Paulo Grupo Normativo de Auditoria e Controle de Saúde- GNACS/CPS/SES-SP Diretoria Regional de Saúde- DRS VII/SES-SP 7

8 RESULTADOS POSTERIORES À PUBLICAÇÃO Instaurada nova equipe da CSARQ-HC Capacitação dos membros titulares e suplentes Reuniões de orientação para aplicação da Tabela de Temporalidade Monitoramento dos documentos encaminhados para eliminação Setembro/ Setembro/2014: 56 relações de eliminação provenientes das áreas do HC quilos de documentos (98% destinados à fragmentação por conterem dados assistenciais) 8

9 CONCLUSÕES O trabalho possibilitou otimização dos espaços de arquivo, gestão documental segura, reciclagem do papel fragmentado e proteção frente a eventuais processos judiciais relacionados à documentação Por ser a primeira Tabela de Temporalidade oficializada no âmbito dos Serviços de Saúde da Secretaria de Saúde do Estado de São Paulo, tem valor referencial para as Unidades de Saúde da Unicamp e dos demais hospitais do Estado. Destaca a atuação da Unicamp, não apenas no ensino, pesquisa e assistência, mas também na responsabilidade frente a todos os documentos gerados 9

10 Ao SIARQ À Superintendência do HC Aos colegas da CSARQ-HC Aos colegas das áreas produtoras 10