MANUAL PARA USO DO SISTEMA ON-LINE PARA SUGESTÕES DE TERMOS PARA O VOCABULÁRIO CONTROLADO USP

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1 Universidade de São Paulo Sistema Integrado de Bibliotecas MANUAL PARA USO DO SISTEMA ON-LINE PARA SUGESTÕES DE TERMOS PARA O VOCABULÁRIO CONTROLADO USP Março/2007

2 UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS Departamento Técnico Adriana Cybele Ferrari Elaboração do Manual e Atualização do Vocabulário: Mariza L. de Meirelles Do Coutto (DT/SIBi) Roseli Koizimi Matsuda (DT/SIBi) Edna Maria Gonçalves Knörich (DT/SIBi) Adriana Domingos Santos (DT/SIBi) Desenvolvimento da Base de Dados: João Carlos Holland de Barcellos (DT/SIBi) Elaboração da Base de Dados Grupo de Gerenciamento do Vocabulário Controlado USP (*) : - Área de Ciências Biológicas: - Cibele A. C. Marques dos Santos (FSP) - Maria Ângela de Toledo Leme (ESALQ) - Rita de Cássia Santos Ferreira (IB) - Suplente - Área de Ciências Exatas e Tecnologia: - Silvia Regina Saran Della Torre (EP) - Sonia Regina Yole Guerra (IGc) - Marina Mayumi Yamashita (CQ) - Suplente - Área de Ciências Humanas: - Maria Célia Amaral (FFLCH) - Sandra Tokarevicz (EACH) - Márcia Pilnik (IEB) - Suplente Vânia Mara Alves Lima (Docente ECA) Mariza L. de Meirelles Do Coutto (DT/SIBi) Coordenadora de Processo (*) À época da elaboração da Base de Dados para Sugestões de Termos para o Vocabulário Controlado USP, o Grupo de Gerenciamento contou, ainda, com a participação da Profª Drª Nair Yumiko Kobashi, Docente da ECA, e da Bibliotecária Vera Regina Casari Boccato, da FOB.

3 SUMÁRIO 1 Introdução 1 2 Para entrar no formulário de sugestões 2 3 Para sugestão de termo novo 6 4 Para sugestão de alteração 11 5 Para sugestão de remoção de termo 16 6 Para verificação da situação do pedido 21 7 Para explorar a Busca em relatórios 26

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5 1 INTRODUÇÃO O Vocabulário Controlado da USP integra o conjunto de processos sistêmicos sob a responsabilidade do Departamento Técnico do Sistema Integrado de Bibliotecas da USP DT/SIBi. Pela sua peculiaridade e dinamismo de atualização, envolve um Grupo de Gerenciamento para manutenção, constituído por profissionais representantes das Bibliotecas por área do conhecimento, do DT/SIBi e de especialista da área acadêmica. Demanda a participação das Bibliotecas do SIBi/USP, com suas sugestões, e desenvolvimento de aplicativo para o suporte do fluxo do processo, incluindo o controle terminológico. A proposta de elaboração da um sistema on-line para sugestões de termos para o Vocabulário Controlado do SIBi/USP foi delineada pelo Grupo de Gerenciamento com a finalidade de mantê-lo atualizado. O aplicativo desenvolvido está disponível pela Área Técnica da SIBiNet ( e proporciona: registro das sugestões pelas Bibliotecas; análise e validação pelo Grupo de Gerenciamento; atualização do Vocabulário, pela equipe do DT/SIBi. Por meio de formulários próprios, as bibliotecas podem sugerir novos termos nas diferentes áreas do conhecimento, assim como solicitar alterações ou remoções de termos já existentes. Além desses procedimentos, há a possibilidade, ainda, de acompanhamento dos pedidos feitos até a etapa de finalização do processo. Para facilitar a administração dos pedidos, o Grupo de Gerenciamento do Vocabulário USP estabeleceu que cada biblioteca tenha um bibliotecário responsável pelo encaminhamento das solicitações. O funcionário indicado pela Diretoria da Biblioteca recebe uma senha, fornecida pelo DT/SIBi, para entrada nesse sistema, de modo a centralizar os pedidos de cada biblioteca. Dessa forma, a comunidade bibliotecária dispõe de um instrumento ágil, com recursos de tecnologia, para aprimoramento do Vocabulário Controlado da USP, a partir da sua percepção e/ou contribuição de seus usuários. 1

6 2 PARA ENTRAR NO FORMULÁRIO DE SUGESTÕES 2.1 Entrar pelo Internet Explorer ou Netscape e acessar a página da SibiNet através do endereço: clicar sobre o ícone: Área técnica, conforme figura abaixo. 2

7 2.2 Clicar sobre o ícone: Vocabulário Controlado do SIBi/USP Base de Sugestões, conforme figura abaixo. 3

8 2.3 Digitar o seu Login e Password (*) e clicar em: Entrar, conforme figura abaixo. (*) Login e Password são fornecidos pelo Departamento Técnico do SIBi/USP, mediante solicitação da biblioteca, com anuência do(a) Diretor(a), para: spa@sibi.usp.br. 4

9 2.4 Na tela do menu Principal é possível: a) sugerir inclusões, alterações de termos e/ou códigos e remoções de termos b) acompanhar a situação do seu pedido, ou seja, em que fase o pedido se encontra, conforme figura abaixo. 5

10 3 PARA SUGESTÃO DE UM TERMO NOVO 3.1 Para sugerir uma inclusão de termo, clicar em: Sugestão de Descritores, conforme figura abaixo. 6

11 3.2 Clicar em: Inclusão, conforme figura abaixo. 7

12 3.3 No formulário de inclusão, proceder da seguinte maneira: a) Clicar em qual tabela será incluído o termo (Lista de Assuntos ou em Outras Tabelas) b) Clicar sobre a janela: Área, para identificar em qual área será incluído o termo. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? c) Responder: é Remissiva? Sim ou não. d) Digitar o termo em letras maiúsculas na janela: Descritor Novo. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? e) Digitar o termo e o código da hierarquia superior. Campo obrigatório. Qualquer dúvida clicar sobre o ícone? conforme figura abaixo. 8

13 f) Preencher o campo: Nota de escopo. Campo obrigatório para a opção Lista de Assuntos. Nesse campo cabem 499 caracteres. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? g) Preencher Fontes consultadas. Campo obrigatório para a opção Lista de Assuntos. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? h) Preencher o campo: Justificativa. Campo obrigatório. Nesse campo cabem caracteres. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? i) Clicar em: Confirma e Enviar, conforme figura abaixo. 9

14 j) O sistema exibirá a informação: Registro gravado; nessa tela, constarão os dados solicitados e informações que o próprio sistema gera, tais como número da solicitação, fase, conforme figura abaixo. 3.4 Clicar sobre o menu: Voltar, para solicitar um novo pedido ou para sair. 10

15 4 PARA SUGESTÃO DE ALTERAÇÃO 4.1 Para sugerir uma alteração de termo ou código, clicar em: Sugestão de Descritores, conforme figura abaixo. 11

16 4.2 Clicar em: Alteração, conforme figura abaixo. 12

17 4.3 No formulário de alteração, proceder da seguinte maneira: a) Clicar em qual tabela será alterado o termo (Lista de Assuntos ou em Outras Tabelas) b) Preencher o campo: Código atual. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? c) Preencher o campo: Código corrigido, caso a correção seja em código. d) Clicar sobre a janela: Área para identificar em qual área será alterado o termo. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? e) Responder: é Remissiva? Sim ou não. f) Digitar o termo em letras maiúsculas na janela: Descritor Atual. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? g) Preencher o campo: Descritor corrigido, caso a correção seja no termo. Digitar o termo em letras maiúsculas e se for remissiva a palavra ver deve ser em minúscula. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? 13

18 h) Preencher o campo: Nota de escopo. Campo obrigatório para a opção Lista de Assuntos. Nesse campo cabem 499 caracteres. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? i) Preencher Fontes consultadas. Campo obrigatório para a opção Lista de Assuntos. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? j) Preencher o campo: Justificativa. Campo obrigatório. Nesse campo cabem caracteres. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? k) Clicar em: Confirma e Enviar, conforme figura abaixo. 14

19 l) O sistema exibirá a informação: Registro gravado; nessa tela, constarão os dados solicitados e informações que o próprio sistema gera, tais como número da solicitação, fase, conforme figura abaixo. 4.4 Clicar sobre o menu: Voltar, para solicitar um novo pedido ou para sair. 15

20 5 PARA SUGESTÃO DE REMOÇÃO DE TERMO 5.1 Para sugerir uma remoção de termo, clicar em: Sugestão de Descritores, conforme figura abaixo. 16

21 5.2 Clicar em: Exclusão, conforme figura abaixo. 17

22 5.3 No formulário de exclusão, proceder da seguinte maneira: a) Clicar em qual tabela será excluído o termo (Lista de Assuntos ou em Outras Tabelas) b) Preencher o campo: Código atual. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? c) Clicar sobre a janela: Área, para identificar em qual área será excluído o termo. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? d) Responder: é Remissiva? Sim ou não. e) Digitar o termo em letras maiúsculas na janela: Descritor Atual. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? f) Preencher Fontes consultadas. Campo obrigatório para a opção Lista de Assuntos. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? 18

23 g) Preencher o campo: Justificativa. Campo obrigatório. Qualquer dúvida, clicar sobre o ícone? h) Clicar em: Confirma e Enviar, conforme figura abaixo. 19

24 i) O sistema exibirá a informação: Registro gravado; nessa tela, constarão os dados solicitados e informações que o próprio sistema gera, tais como número da solicitação, fase, conforme figura abaixo. 5.4 Clicar sobre o menu: Voltar, para solicitar um novo pedido ou para sair. 20

25 6 PARA VERIFICAÇÃO DA SITUAÇÃO DO PEDIDO 6.1 Para verificar a situação de um pedido, clicar em: Verificação de Status dos Pedidos, conforme figura abaixo. 21

26 6.2 Se clicar em: Lista de Registros Pendentes, será possível verificar todos os pedidos e em que fase cada um se encontra, conforme figuras seguintes. 22

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28 6.3 Clicar sobre o Menu para voltar à tela do menu inicial, conforme figura acima. 24

29 6.4 Para verificação de outros itens: Registros indeferidos (termos ou pedidos que não foram aprovados) ou registros executados com sucesso (solicitações atendidas), proceder da mesma forma anterior, clicando sobre o relatório pretendido, conforme figura abaixo. 25

30 7 PARA EXPLORAR A BUSCA EM RELATÓRIOS A busca, em qualquer opção de relatório, pode ser feita por: fase: etapa em que se encontra o pedido data: data em o pedido foi feito ou finalizado tabela: sigla correspondente à tabela do Vocabulário. Ex.: ASS, GEO, GEN, QUA número da solicitação: seqüência numérica gerada pelo sistema área: sigla da área do conhecimento CA Ciências Agrárias CB Ciências Biológicas CE Ciências Exatas CH Ciências Humanas descritor proposto: termo sugerido descritor atual: termo atual do Vocabulário operação: inclusão, alteração ou remoção de termo unidade: biblioteca que fez o pedido responsável: nome de quem fez o pedido ou de quem executou 7.1 Definir a opção pretendida e clicar sobre o cabeçalho da coluna correspondente, conforme figura abaixo. 26

31 O resultado da opção efetivada definirá o título da janela de busca e ordenará a coluna correspondente. 7.2 Digitar o termo na janela que terá o nome da coluna escolhida; no exemplo: Descritor atual e clicar em: Pesquisar, conforme figura abaixo. 27

32 7.3 Clicar em: Zoom para verificar todo o histórico, conforme figura abaixo. 28

33 O sistema irá exibir o formulário completo trazendo a justificativa e a fase em que se encontra o andamento do processo, conforme figura abaixo. 29

34 7.4 Clicar em: Voltar, para nova pesquisa ou, se desejar sair, clicar em: menu. Nas figuras seguintes um exemplo de Busca nos Registros executados com sucesso. 30

35 Da mesma maneira anterior, escolher a coluna que comandará a Busca, conforme figura abaixo. 31

36 Digitar o termo a ser procurado, conforme figura abaixo. 32

37 Clicar em: Zoom para verificar todo o histórico, conforme figura abaixo. 33

38 O sistema irá exibir o formulário completo trazendo todo o histórico, conforme figuras seguintes. 34

39 A conclusão do processo se efetiva na fase Clicar sobre o menu: Voltar, para sair. 35