Metodologia de Implantação do WinThor Distribuidor Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Página 1 de INTRODUÇÃO Quando o cliente adquire o sistema WinThor, ele na verdade está recebendo uma ferramenta que contém um modelo de gestão para o seu negócio. A sua correta utilização auxiliará a empresa a alcançar seus objetivos estratégicos. A implantação do sistema consiste em colocar o WinThor em funcionamento de forma a atender as necessidades específicas de cada cliente. Esse serviço será conduzido dentro de uma metodologia de trabalho própria que define as atividades a serem executadas durante o projeto de implantação do sistema, a sequência em que essas atividades devem ser realizadas, as pessoas e recursos envolvidos e como serão feitos os controles dessas atividades para garantir os melhores resultados. 2. EQUIPE DE TRABALHO E PAPÉIS DESEMPENHADOS NO PROJETO É importante lembrar que o projeto de implantação é um trabalho feito a duas mãos, ou seja, ele é desenvolvido pela equipe de implantação da PC Sistemas em conjunto com a equipe do cliente, e em alguns casos com participação de terceiros. O cliente é o principal responsável pelo projeto, pois é ele quem busca, através do uso do sistema WinThor, incrementar a produtividade de suas operações cotidianas. Ele divide a função de gerenciamento com a PC, visto que cabe a ele viabilizar recursos essenciais para o andamento do projeto, como equipamentos, banco de dados, instalações e usuários. O cliente também é o responsável por cobrar de seus usuários os resultados da utilização do sistema. A PC Sistemas fica responsável pela transferência do conhecimento de operação do sistema. Seus consultores conduzirão todas as etapas da implantação e orientarão os usuários quanto à melhor forma de utilização do sistema para atender à realidade do negócio do cliente. Sendo o cliente o principal responsável pelo bom andamento do projeto de implantação do sistema WinThor, faz-se necessário identificar alguns personagens de sua equipe e os papéis que eles devem desempenhar dentro da empresa para auxiliar no cumprimento desse objetivo. o o O primeiro deles é o patrocinador, em geral exercido pelo proprietário ou por algum membro da alta administração da empresa. É aquele que investiu na ferramenta e que determina as metas estratégicas da empresa. O patrocinador deve ser aquele que cobra os resultados da implantação na forma de melhoria nos processos e de maior qualidade de informações gerenciais para a condução dos negócios. É também responsável pela motivação de sua equipe e quem dá a última palavra a respeito de mudanças nas rotinas de trabalho em virtude da utilização do sistema. Seu envolvimento é fundamental para o sucesso do projeto. Segundo, vem o gerente de projeto do cliente. Ele é um facilitador, que vai atuar como elo entre a equipe de implantação da PC e usuários do sistema WinThor. Ele deverá acompanhar todas as atividades da implantação, verificando se os resultados de cada atividade estão conforme o planejado, e se for o caso, tomar as decisões necessárias para corrigir os desvios. Esse papel deve ser exercido por uma pessoa que conheça os processos operacionais, que

2 Página 2 de 11 seja respeitada e com facilidade de trânsito e comunicação com todas as áreas da empresa. Em geral, esse papel é desempenhado por um gerente administrativo ou alguém do departamento de TI. Para o sucesso do projeto, é importante que essa pessoa esteja disponível para acompanhar as atividades do projeto, ou seja, os resultados poderão ficar comprometidos caso a pessoa não possa exercer de fato a função. o o o O terceiro personagem na equipe do cliente é o operador do sistema. Ele é a pessoa responsável pela manutenção do funcionamento do sistema dentro da empresa. É ele que fará a replicação interna dos treinamentos e será o primeiro contato dos usuários no caso de dúvidas ou problemas com a operação do sistema. O operador será o elo entre a equipe técnica da PC e usuários do sistema, centralizando e filtrando as solicitações dos usuários antes de encaminhá-las para a PC. Em geral, o operador é uma pessoa com bons conhecimentos em informática e também com conhecimentos sobre o funcionamento dos processos de negócio da empresa. O quarto personagem na equipe do cliente é o de usuário chave. Para empresas com maior número de usuários, será realizada em alguns departamentos a escolha de usuários que deverão desempenhar papel de usuários chave. Esses usuários deverão acompanhar a parametrização e treinamento de todas as rotinas que tenham relacionamento com suas respectivas áreas, de modo a estarem preparados para repassar esse conhecimento e também para responder às dúvidas de operação em primeira instância. Geralmente esse papel é desempenhado por um supervisor de área ou encarregado de seção. Por fim, temos os usuários operacionais, ou simplesmente usuários. Esses são os responsáveis pela operação direta do sistema, realizando operações de entrada de dados e transações para o cumprimento das tarefas diárias. Cada usuário operacional precisará conhecer em detalhes as rotinas do sistema relacionadas com as atividades que ele desempenha. Para cumprir esse objetivo, é essencial que haja comprometimento no aprendizado das informações passadas pelo operador do sistema durante o treinamento interno. São esses usuários que mantêm o sistema em funcionamento, e sua preparação é fator crítico para o sucesso do projeto. Agora, representando a PC Sistemas, temos outros cinco personagens: O primeiro deles é o gerente de projeto da PC. O trabalho do gerente de projeto da PC Sistemas é a gestão do projeto. Suas principais atividades são: Planejar as atividades, monitorar e controlar suas execuções verificando se os resultados de cada atividade estão conforme o planejado, e se for o caso, tomar as decisões necessárias para corrigir os desvios. Ele é também o principal contato entre o cliente e a PC Sistemas. É dele a responsabilidade pelo sucesso do projeto. Em seguida temos o consultor de implantação da PC. Ele realiza a execução das atividades do projeto de implantação que são de responsabilidade da PC. Conforme a extensão do projeto pode ser necessária a participação de outros consultores técnicos, dividindo as atividades do projeto.

3 Página 3 de 11 Outro personagem é o Analista de Implantação (Help Desk da Implantação). Esse Departamento dispõe de consultores para atender o cliente que estiver em processo de implantação do sistema WinThor, no que se refere às dúvidas e validação de arquivos de dados a serem migrados, bem como quaisquer orientações sobre o andamento do projeto. As Sugestões de Melhorias encaminhadas a PC são avaliadas por uma equipe de analistas de negócios que decidem se a sugestão feita tem potencial oportunidade de melhoria para os processos de negócio do WinThor, gerando maior produtividade e controle ao negócio do cliente. Após o período de acompanhamento da implantação, os usuários continuarão a contar com toda a assistência da PC Sistemas no que se refere a esclarecer suas dúvidas, reportar problemas e sugerir melhorias no sistema. Esse trabalho é feito pelo Departamento de Suporte que, através de um moderno sistema de atendimento eletrônico, denominado 0800net, onde as solicitações dos usuários são registradas por meio da internet, presta todo o apoio necessário para garantir o bom funcionamento do sistema na empresa do cliente. O atendimento de todos os chamados de erro sempre será realizado pelo Departamento de Suporte.

4 Página 4 de ETAPAS DA IMPLANTAÇÃO Para facilitar o gerenciamento, a implantação do sistema WinThor é dividida em etapas. As atividades de cada etapa do projeto de implantação, a serem desempenhadas pela equipe do cliente e pela PC Sistemas, estão descritas no Plano de Acompanhamento de Projeto (DA.IMS022. x) (recebido juntamente com este guia) e demais documentos utilizados pelo Consultor de Implantação nas etapas: Abertura do Projeto, Visita de Inspeção e Virada. O encerramento de cada etapa é caracterizado pelo preenchimento de um relatório de avaliação que deve ser assinado pelo Patrocinador (proprietário/presidente/diretor) e Gerente de Projeto dando aceite na conclusão da etapa. O fluxograma a seguir mostra como essas etapas estão relacionadas. Logo após, apresentamos um resumo das atividades desenvolvidas em cada etapa.

5 Página 5 de INICIAÇÃO Essa etapa marca o primeiro contato da equipe de implantação com o cliente, que recebe diretrizes sobre o que deve ser preparado para iniciar o projeto. Entre os requisitos necessários estão à preparação do servidor de banco de dados, das estações de trabalho, das impressoras, e também da rede lógica e elétrica e a instalação do sistema WinThor no servidor e nas estações de trabalho. A instalação do banco de dados Oracle no servidor deverá ser providenciada pelo cliente ABERTURA DO PROJETO Essa etapa contempla as atividades de coleta de informações sobre o ambiente do cliente, seus processos de negócio e equipe de trabalho. A principal atividade dessa etapa é a Reunião de Abertura do Projeto, momento em que a equipe de implantação da PC se reúne com o corpo diretor do cliente e os principais usuários do sistema. Por meio de um questionário orientado, os usuários são requisitados a fornecer detalhes sobre cada processo de negócio da empresa, facilitando o trabalho de análise de aderência do sistema aos processos da empresa. O produto mais importante dessa etapa é o Cronograma Geral do projeto de implantação do sistema WinThor. Ele identifica o início e término de cada etapa, e destaca as pessoas que deverão participar de cada uma delas. Na etapa Abertura do Projeto é realizado o Treinamento de Parametrização que é a entrada de dados do cliente nos cadastros básicos do sistema. Essa atividade é realizada na empresa do cliente. É obrigatória a participação no curso de Parametrização do gerente de projeto e dos usuários escolhidos para participar dos treinamentos na PC: Básico e Avançado. É obrigatória a participação do responsável pela tributação ou o Contador no treinamento de tributação do curso de Parametrização. O treinamento tem caráter prático, pois o próprio usuário vai aprendendo as rotinas e preenchendo os cadastros com os dados da sua empresa. Esse treinamento é feito em até três dias úteis. Após o Treinamento de Parametrização, é responsabilidade do cliente a Execução da Parametrização, conforme as atividades descritas no Plano de Acompanhamento de Projeto na seção Plano de Execução da Parametrização. Na etapa Abertura do Projeto também são definidas as atividades de Migração de Dados, que correspondem a importação dos dados do sistema atual do cliente para o banco de dados do WinThor e é realizada em duas partes. A primeira parte, que consiste na geração dos arquivos de dados a serem migrados, é de inteira responsabilidade do cliente. Ele deverá conduzir essa operação obedecendo ao layout descrito nos documentos (DA.IMS010 - Layout para Migração de Dados e DA.IMS011 - Layout Migração SPED PIS COFINS). Qualquer ajuste que se fizer necessário para atender esse layout deverá ser feito pelo próprio cliente. Os arquivos gerados deverão ser enviados para o Analista de Implantação (Help Desk da Implantação) responsável pela Migração.

6 Página 6 de 11 A segunda parte, que consiste na importação dos arquivos com os dados a serem migrados para dentro do banco de dados do WinThor, é de responsabilidade da equipe de implantação da PC Sistemas. Os arquivos serão validados quanto à obediência ao layout do sistema. Caso haja algum problema com o layout ou consistência dos dados nos arquivos, um será enviado ao cliente informando onde o problema foi localizado, para que seja feita a devida correção e nova tentativa de importação. A PC não se responsabiliza pela exatidão, qualidade e integridade dos dados que forem migrados para o banco de dados do WinThor. Oferecemos os meios para que o cliente aproveite os dados já existentes e os coloque no Sistema sem necessidade de nova digitação. Para isso, é necessário seguir fielmente o layout disponibilizado. Em geral, os seguintes registros são migrados para o novo sistema: Clientes, Fornecedores, Produtos, Contas a Receber e Recebidas, Contas a Pagar, Estoque e Custos. O cliente deverá fazer uma avaliação sobre quais registros deverão ser migrados e quais serão digitados novamente. Nesse ponto vale uma observação. Grande parte dos problemas enfrentados nas mudanças de sistemas de gestão está relacionada com dados migrados sem consistência. Dessa forma, é fundamental que todos os dados migrados sejam criteriosamente validados pelos usuários responsáveis de cada setor da empresa do cliente, minimizando os problemas quando o WinThor entrar em produção. O treinamento para operar o sistema (Básico e Avançado) somente poderá ser realizado após a conclusão da Parametrização e Migração dos Dados, pois os dados parametrizados e migrados serão usados no treinamento interno dos usuários TREINAMENTO (BÁSICO E AVANÇADO) Essa etapa contempla as atividades de treinamento dos usuários chave e operacionais nos diversos módulos do sistema. É aqui que a equipe de implantação vai transferir o conhecimento de como o usuário poderá utilizar, de forma adequada, cada rotina do sistema para o seu negócio. Para iniciar essa etapa é imprescindível que as atividades de Parametrização e Migração já tenham sido concluídas. Caso essas atividades sofram atrasos, será necessário alterar o Cronograma Geral, transferindo a atividade de treinamento para data futura. O treinamento é dividido em duas etapas. A primeira etapa é composta de cursos ministrados nas instalações da PC Sistemas para o operador do sistema. Já a segunda etapa consiste na replicação das informações aprendidas nos cursos para os usuários da empresa, ou seja, aqueles que participaram dos cursos ministrados na PC ficarão responsáveis pelo treinamento de todos os demais usuários. São dois os cursos oferecidos nos Centros de Treinamento da PC: Operacional Básico e Operacional Avançado. Cada curso dispõe de material didático, com apostilas teóricas e de exercícios. O instrutor apresenta a teoria explicando os detalhes do funcionamento do sistema. Na sequência, os participantes fazem exercícios práticos para fixação do que foi explicado, podendo tirar suas dúvidas com o instrutor.

7 Página 7 de 11 A PC sugere que para esses cursos sejam escolhidos pelo menos dois participantes, sendo um o operador do sistema e o outro o gerente de projeto ou outra pessoa que apresente facilidade de aprendizado e com conhecimento dos processos de negócio da empresa. São eles que farão o repasse do treinamento visto nos cursos para os outros usuários. Sugerimos também que entre os participantes escolhidos não estejam proprietários da empresa, visto que, em geral acumulam muitas responsabilidades e certamente terão mais dificuldade em disponibilizar tempo para replicar o treinamento a outros usuários. Cada um dos cursos oferecidos possui um sistema de avaliação do participante, através de provas diárias que certificam se o participante realmente absorveu o conteúdo ministrado no dia. A PC exige que o participante alcance uma média mínima igual ou superior a 8,0 (oito) para garantir um desempenho satisfatório na replicação do treinamento aos outros usuários. Caso essa média não seja atingida, o participante deverá assistir novamente ao curso a fim de revisar os pontos nos quais ainda existem dúvidas. O cliente ficará sujeito à disponibilidade de turmas e horários, bem como deverá arcar com os custos de uma nova participação. Um alerta para a direção da empresa: para o sucesso do projeto, é essencial que todos os usuários estejam comprometidos com o aprendizado da operação do novo sistema. Como essa é a etapa que consome mais tempo de cada um, é muito comum haver falta de disponibilidade das pessoas para receber o treinamento, e também para praticar o que aprendeu nos dias seguintes às aulas. Dessa forma, sugerimos que a direção da empresa faça uma reunião com todos os usuários antes de iniciar o treinamento interno, para prestar informações sobre o processo de mudança de sistema, e também para solicitar empenho e comprometimento com os resultados do novo sistema. Em síntese, para a etapa de treinamento elegem-se duas pessoas para fazer na PC os cursos, Básico e Avançado. Essas pessoas ficarão responsáveis pelo treinamento dos outros usuários da empresa. Sugerimos que seja preparada uma sala de treinamento na empresa, a fim de isolar os usuários no momento do treinamento, visando maior produtividade. A duração dessa etapa vai depender do tempo que a empresa gastar para replicar o treinamento adquirido nos cursos para todos os usuários VISITA DE INSPEÇÃO Após a conclusão da replicação do Treinamento Básico, Avançado ou Módulo Adicional para todos os usuários da empresa, a PC realiza uma Visita de Inspeção junto ao cliente com o propósito de conferir toda a parametrização do sistema, cadastros e dados migrados e o aprendizado dos usuários quanto ao treinamento replicado. É avaliada também a adequação das rotinas do WinThor aos processos operacionais da empresa. Ao final dessa etapa, o responsável da PC apresentará um relatório de avaliação que indicará se a empresa está preparada para passar para a próxima etapa do projeto. Caso o resultado da avaliação seja REPROVADO será necessária uma nova Visita de Inspeção, o que implicará em adiamento da data de Virada ou próximo treinamento se houver. Caso o resultado seja APROVADO a empresa será autorizada a seguir para a próxima etapa.

8 Página 8 de VIRADA É a etapa onde o sistema começa a ser utilizado no cliente. Em geral a equipe técnica da PC, responsável pela virada do sistema, chega à empresa do cliente na semana que antecede o fim de semana programado para a virada. A virada geralmente é feita no sábado. Nesse dia a empresa não deverá funcionar, porém todos os usuários do sistema deverão comparecer aos seus postos de trabalho para realizar a conferência da migração final dos dados, checando relatórios do sistema antigo com os do WinThor. A equipe de implantação vai deixar tudo preparado para que a empresa possa iniciar sua operação na segunda-feira utilizando o sistema WinThor. Após a Virada do Sistema, é iniciada a atividade de Acompanhamento. A equipe de implantação acompanhará a utilização do sistema pelos usuários, avaliando o funcionamento dos processos críticos, fará a apresentação dos relatórios gerenciais e avaliará as operações de manutenção do sistema WinThor. Concluídas as atividades de Acompanhamento o atendimento será transferido para o Suporte, onde o cliente continuará a contar com todo o apoio do corpo técnico da PC Sistemas para tirar suas dúvidas, reportar problemas e sugerir modificações no sistema.

9 Página 9 de 11 Apresentamos abaixo uma tabela com as responsabilidades da PC e do cliente para o sucesso do projeto de implantação do sistema WinThor. Iniciação Abertura do Projeto Etapa PC Cliente Enviar Guia de Implantação WinThor Distribuidor Fornecer DVD de instalação do WinThor para o servidor e estações de trabalho Fornecer layout das tabelas a serem migradas Liberar arquivo de controle de licenças do sistema WinThor Aprovar instalação do servidor e estações de trabalho Marcar reunião de Abertura do Projeto Realizar Reunião de Abertura do projeto Avaliar os processos operacionais do cliente Detalhar o processo Implantar Solução Treinamento Parametrização: Ministrar treinamento das rotinas dos cadastros básicos do sistema WinThor (realizado nas instalações do cliente) Configurar layouts de arquivos de remessa Validar boleto bancário laser e remessa eletrônica de cobrança bancária Elaborar Cronograma Geral de Implantação do WinThor Fornecer layout das tabelas a serem migradas Validar layout e consistência dos dados fornecidos pelo cliente Fazer leitura completa do Guia de Implantação WinThor Eleger gerente de projeto e operador do sistema Adquirir servidor de banco de dados e configurar estações de trabalho Preparar instalação elétrica e lógica para servidor e estações Providenciar acesso à internet de banda larga Instalar banco de dados Oracle no servidor Instalar WinThor no servidor e estações Configurar acesso ao 0800net Instalar ferramenta para o acesso remoto: Terminal Server, UltraVNC, ShowMyPC ou similar Participação dos usuários chaves na Reunião de Abertura do projeto Fornecer detalhes de funcionamento dos processos operacionais da empresa Fornecer modelos de documentos impressos (notas fiscais, boletos, etc) Realizar todos os cadastros necessários à preparação do sistema WinThor Fornecer os arquivos de texto com os dados a serem migrados Conferir todo o conteúdo dos dados migrados, aferindo exatidão, qualidade e integridade das informações migradas

10 Página 10 de 11 Etapa PC Cliente Treinamento Básico e Avançado Visita Inspeção Ministrar treinamentos aos usuários (realizados nos Centros de Treinamento da PC Sistemas) Fornecer material didático para acompanhamento do treinamento Esclarecer dúvidas no período de replicação de treinamento por meio do Analista de Implantação (Help Desk da Implantação) Configurar os layouts de impressão Realizar inspeção nos cadastros básicos registrados na execução da Parametrização Realizar inspeção nos dados migrados Avaliar como foram feitas as adaptações dos processos operacionais da empresa para a utilização do sistema WinThor Avaliar o conhecimento de cada usuário na operação das rotinas do WinThor pelas quais seja responsável Gerar e enviar a PC Sistemas relatório de avaliação certificando ou não o cliente a passar para próxima etapa do projeto que pode ser a Virada ou próximo Treinamento Avaliar customizações identificadas pelo cliente no período de replicação do treinamento consideradas como necessárias para a Virada. Participar do Treinamento Básico após cumprir, obrigatoriamente, todos os prérequisitos da Parametrização e Migração. Assistir todas as aulas dos cursos: Básico e Avançado Atingir média 8,0 nas avaliações dos cursos Básico e Avançado Preparar ambiente separado para treinamento dos usuários Elaborar cronograma de replicação do treinamento para todos os setores da empresa Replicar treinamento a todos os usuários da empresa Disponibilizar material didático a todos os usuários da empresa Entrar em contato com o Help Desk da Implantação, via telefone ou 0800net, para dirimir dúvidas a respeito do uso das rotinas do sistema Validar os layouts de impressão configurados pelo consultor de implantação Apresentar todos os cadastros realizados Gerar novos arquivos texto com dados para migração Agendar os horários para realização das avaliações do treinamento com as equipes de cada departamento Caso seja necessário, apresentar as customizações identificadas como necessárias para a Virada do sistema WinThor Realizar os ajustes necessários identificados pelo consultor da PC durante a inspeção

11 Página 11 de 11 Virada Etapa PC Cliente Efetuar a carga dos dados do sistema antigo para o banco de dados do sistema WinThor, usando os arquivos fornecidos pelo cliente Fornecer os relatórios do WinThor para realização da conferência Apoiar os usuários na operação diária do WinThor, orientando quanto ao uso das rotinas e manutenção do sistema Apresentar à diretoria da empresa ou as pessoas indicadas pela diretoria os conceitos dos principais relatórios gerenciais do sistema WinThor para acompanhamento das operações Gerar arquivos texto para migração definitiva de dados do sistema antigo para o WinThor Conferir todos os dados migrados através de cruzamento de relatórios do sistema antigo com o WinThor Efetuar lançamentos de vales, saldos bancários, pedidos de compra e venda, e de verbas Assumir a operação das rotinas do sistema WinThor para apoiar os processos operacionais da empresa Emitir relatórios do sistema e validar suas informações Agendar período para participação ativa da diretoria ou pessoas indicadas pela diretoria na apresentação dos conceitos dos principais relatórios gerenciais do sistema WinThor