Sumário Relatórios Project 2013... 1 Verificar Exemplos... 2 Relatório Personalizado do Histograma de Recursos... 2 O que é o EP Lean?... 9 Próximos Cursos (a Pedidos)... 12 Relatórios Project 2013 A parte de relatórios no Project sempre foi muito simples, pouco personalizável e dependente no caso dos Relatórios Visuais introduzidos na versão 2010 do Excel ou do Visio. O Project não gera gráfico era de entendimento comum apesar das possibilidades, mesmo que mínimas, de personalização da exibição Gráfico de Recursos. Na versão 2013 foi introduzida uma nova faixa de opções chamada relatórios. Primeira opção é verificar os exemplos que vem com o Project, mas esta nova ferramenta de gráficos é totalmente personalizável. Os relatórios podem ser compostos de valores pontuais, tabelas e gráficos, mais os textos pertinentes e hyperlink para outros documentos, ou seja, nada mais de ficar levando dados ou exportando como os Relatórios Visuais dados para outros softwares. No próprio Project podemos ter relatórios pré-formatados. Página 1 de 12
Verificar Exemplos Os exemplos foram divididos em Painéis (relacionados ao Projeto como um todo), Recursos, Custos, Tarefas em Andamento. Sempre que abrimos uma opção temos os relatórios préformatados. Para criar novos relatórios sempre ao abrir uma opção ou em Personalizado temos o Mais Relatórios... Na opção introdução temos um tutorial para os relatórios então. Nosso próximo passo será criar dentro do Project o relatório que vemos no curso Básico que é o histograma de recursos. Relatório Personalizado do Histograma de Recursos Siga os passos abaixo: Vá em Novo Relatório > Gráfico. Depois podemos inserir outros elementos; Página 2 de 12
Dê o Nome; Amplie a seção Lista de Campos e vamos sair de um gráfico inicial que o Project determinou para o histograma em si; Página 3 de 12
Primeiramente na lista de campos determine se o Gráfico será de TAREFAS ou de RECURSOS, no nosso caso de RECURSOS. De novo o Project determina inicialmente uma configuração; O primeiro ponto que acertaremos é o campo Selecionar Categoria que é o eixo horizontal do gráfico; Quando escolhemos a opção Hora na verdade estamos determinando que no eixo horizontal não serão categorias determinadas inicialmente pelo nome do recurso, mas sim uma escala de tempo, ou seja, período a período que seja este dia a dia, semana a semana ou mês a mês, por exemplo; Clique em Editar para definir o período. Vou colocar de semana a semana (contagem 1) e o formato da data no formato que gosto muito que é de semana do projeto a partir do início; Página 4 de 12
Próximo passo é selecionar campos. Desmarque os campos Trabalho e Trabalho real; No grupo Número selecione Unidades de pico. Unidade de pico de um determinado recurso é a quantidade máxima dele no pico dele então do período selecionado. Um Histograma real deveria ser olhado dia a dia, mas semana a semana já dá uma perspectiva boa, considerando toda a questão de mobilizar e desmobilizar recurso; Próximo passo é definir o filtro, no caso o filtro por Grupo de recurso no qual vamos selecionar no caso o grupo MO que é os recursos que na Planilha de recursos usei esta denominação na coluna Grupo para definir os recursos que são mão de obra. Se selecionado EQ seria os equipamentos que estão contabilizando horas por serem classificados na Planilha de recursos neste exemplo como trabalho. Página 5 de 12
Entre o nome do Grupo; O campo grupo seria para definir o grupo a ser apresentado como categoria no eixo horizontal. Se este grupo tiver mais de um nível de agrupamento o eixo horizontal seria dividido nestes. Deixamos Nenhum grupo, pois não é o caso do histograma; O gráfico até então está assim; Para termos o histograma devemos trocar o tipo de gráfico de simples colunas para colunas empilhadas para a cada semana vermos o total no eixo vertical de pessoas. Clique com o botão direito do mouse sobre o gráfico e selecione Alterar Tipo de Gráfico...; Página 6 de 12
Altere para Colunas Empilhadas; O eixo vertical está em porcentagem, mas quando trabalhamos com equipes o interessante é ver por decimal, ou seja, contagem de pessoas. Selecione o eixo vertical, botão da direita e Formatar eixo... Página 7 de 12
Na seção Formatar Eixo escolha em Unidades de exibição Centenas. As opções de formatação de elementos de gráficos no Project são as mesmas do Excel, ou seja, aproveitamos toda a curva de aprendizado do Excel. O gráfico fica então; Na faixa de opção Design temos a opção de inserir outros elementos junto com o gráfico e título que podem ser arrastados tais como tabela com dados do Project, Caixa de Texto, onde posso colocar um texto livre, Imagens de um relatório fotográfico e por ai vai; Quando inserida uma tabela como o gráfico o Project irá jogar uma tabela padrão que então na secção a direita Lista de Campos as opções desta pode ser formatadas a exemplo do gráfico; Teste a impressão do Relatório e quando precisar usar este vá em Relatórios > Personalizados. Página 8 de 12
O que é o EP Lean? Algunas personalizações apresentadas do EP Lean para cobrir como veremos gap s do Project são entregues no Project Avançado. Histórico e Solução: Este Modelo de Project para empreendimentos é fruto de anos de experiência no processo de estruturação de Projetos de Empreendimentos e no acompanhamento da execução dos mesmos. Neste acompanhamento e principalmente em projetos grandes e complexos se identificou vários gap s na ferramenta do MS-Project e no seu uso, tais como: Não existência de campo de % planejado; % concluído do Project com peso de duração das tarefas na sumarização; Falta de peso financeiro para sumarização de % concluído atual, planejado e medido; Não existência de um procedimento de medição que facilitasse a colocação de avanço em projetos grandes; Necessidade por vezes em algumas tarefas de mais de um comando para promover a correta atualização; Comandos dispersos e não concentrados em uma só faixa de opção; Exibições padrões sem visão de uma sistemática de uso; Forma de se avaliar se o projeto está corretamente atualizado; Falta de indicadores de Valor Agregado adequados as condições de uso real; Falta de maneira simples de se gerar a curva S e contemplando o uso da Análise de Valor Agregado; Falta de exibição automática de LookAHead, tarefas do próximo período a frente; Falta de exibição pré-preparada de Histograma de Recursos; Falta de exibição de Cronograma de Comprometimento Financeiro organizada; Falta de exibição de Indicadores consolidada; Falta de sistemática segura para atualizar linha de base para tarefas posteriormente inseridas com critério de sumarizar ou não custo e trabalho. Estes e outros problemas são resolvidos no EP Lean que é um modelo em constante aperfeiçoamento. Soluções como: Campos personalizados destacando-se: o % Planejado; o % Atual = % Previsto para o dia da medição ou próxima medição, conforme data de status do projeto; o % Medido; o Duração Projetada; o IDP, Índice de Desempenho de Prazo; o IDPAC, Índice de Desempenho de Prazo a Concluir; o Localização, para agrupamento da visão financeira por localização. Estes campos tem ação independente de se colocar ou não recursos na tarefa e das tarefas estarem ou não com quebras que são as restrições que se encontram em campos personalizados vistos no mercado. Campos personalizados com indicadores gráficos, destacando-se: o Atualização (mostra o status de atualização da tarefa); o Pontualidade; o Assertividade; o Terminalidade; Faixa de Opções consolidada com todos os comandos do modelo e demais comandos mais utilizados; Exibições Personalizadas para: o Momento de Planejamento; Página 9 de 12
o Momento de Avanço; o o LookAhead (visão de 8 semanas a frente); Indicadores; no valor e não critica no valor e é crítico pior desempenho e é critica pior desempenho e não critica melhor desempenho e é critica melhor desempenho e não critica o Financeiro; Id EP_Localização Nome da tarefa Custo fixo Detalhes Linha Linha R$ 21.000,00 Custo Linha.Lote Linha.Lote R$ 21.000,00 Custo Linha.Lote.Casa 1 Linha.Lote.Casa 1 R$ 6.000,00 Custo 1 Linha.Lote.Casa 1 a R$ 1.000,00 Custo 2 Linha.Lote.Casa 1 b R$ 2.000,00 Custo 3 Linha.Lote.Casa 1 c R$ 3.000,00 Custo Linha.Lote.Casa 2 Linha.Lote.Casa 2 R$ 15.000,00 Custo 4 Linha.Lote.Casa 2 d R$ 4.000,00 Custo 5 Linha.Lote.Casa 2 e R$ 5.000,00 Custo 6 Linha.Lote.Casa 2 f R$ 6.000,00 Custo 3º trimestre Jul Ago Set o Histograma; Macros, tais como: o Curva S (com % Planejado, % Previsto, % Medido, IDP e IDPAC) com base na Análise de Valor Agregado; Página 10 de 12
o o o Curva S a frente; Atualização via Duração Projetada; Atualização de Linha de Base com sumarização de custo e trabalho e sem sumarização de custo e trabalho para novas tarefas. Entendimentos: Para ver alguns dos entendimentos à cerca de planejamento que estão contemplado no modelo visite o blog http://ely.blog.br e veja os post s abaixo: http://ely.blog.br/2013/03/08/andamento-de-tarefas-de-um-projeto-de-formacompromissada-com-foco-no-resultado/ http://ely.blog.br/2013/03/02/ampliar-caminho-critico-de-um-cronograma/ http://ely.blog.br/2013/02/26/6ms-como-premissa-de-checklist-para-inicio-de-tarefaou-pacote-de-trabalho/ http://ely.blog.br/2013/02/24/gerenciar-cronogramas-grandes-e-complexos/ http://ely.blog.br/2013/02/22/cronograma-ou-plano-de-acao/ Análise de Valor Agregado: Método desenvolvido, inicialmente, pelo Departamento de Defesa Americano para avaliação de desempenho de projetos. A partir da variável custo é verificado o custo aplicado a tempo que gera o Índice de Desempenho de Prazo (IDP) e contra o custo real que gera o Índice de Desempenho de Custo (IDC). No Modelo avaliamos o IDP e seu complementar IDPAC (Índice de Desempenho de Prazo a Concluir), ou seja, se de uma performance baixa o quanto tenho que pisar no acelerador para voltar ao desejado que é 1. É possível avaliar o IDC, mas este depende da entrada de custos realizados e pode ser estudado via customização para o cliente. Elementos o COTA = Custo Orçado do Trabalho Agendado = VP = Valor Planejado o COTR = Custo Orçado do Trabalho Realizado = VA = Valor Agregado o CRTR = Custo Real do Trabalho Realizado = CR = Custo Real Cálculos para Modelo e Macros de Curva o IDP = VA / VP = % Previsto / % Planejado o IDC = VA / CR = % Previsto / % Financeiro Realizado o IDPAC = (Orçamento VA) / (Orçamento VP) => simplificando = (1 - % Previsto) / (1 - % Planejado) Como os indicadores são acumulados quanto mais se avançar em um projeto mais pesado fica de se mover o IDP gerando IDPAC alto. O peso atual dos % s é custo o que possibilita a simplificação acima. O peso pode ser alterado via customização para trabalho ou campo personalizado de quantitativos e se estes forem os fatores de medição de desempenho continua valendo a simplificação acima, mas a base de peso, então, é outra. Página 11 de 12
Próximos Cursos (a Pedidos) Próximo curso programado. Material Adicional Project Página 12 de 12