Sistema de Contabilidade Empresa Administradora de Fundos 29/03/2013
Sumário 1. Objetivo... 3 2. Configurações... 3 2.1. Módulo Parâmetros...... 4 2.1.1. Cadastro de Administradora de Fundos (ver Fluxo)... 4 2.1.2. Cadastro de Endereços (ver Fluxo)... 5 2.1.3. Cadastro dos Fundos (ver Fluxo)... 6 2.1.4. Cadastro Tipo de Plano Contábil (ver Fluxo)... 8 2.1.5. Cadastro de Históricos Contábeis (ver Fluxo)... 8 2.1.6. Cadastro de Centro de Custo (ver Fluxo)... 9 2.2. Módulo Contabilidade...... 11 2.2.1. Abrangência de Acesso (ver Fluxo)... 11 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos (ver Fluxo)... 12 2.2.2.1. Configuração de Variáveis...... 13 2.2.3. Cadastro de Centro Contábil (ver Fluxo)... 14 2.2.4. Cadastro de Contas (ver Fluxo)... 14 2.2.5. Importação do Plano de Contas (ver Fluxo)... 16 2.2.6. Cadastro de eventos (ver Fluxo)... 17 2.2.7. Configuração de Eventos (ver Fluxo)... 18 2.2.7.1. Complemento Gerencial... 19 2.2.8. Lançamentos Contábeis... 20 2.2.8.1. Lançamentos Manuais (ver Fluxo)......20 2.2.8.1.1. Criação de lote..... 21 2.2.8.1.2. Lançamento...... 22 2.2.8.2. Lançamentos Automatizados...... 24 2.2.8.2.1. Cadastro de Interface (ver Fluxo)......24 2.2.8.2.2. Banco de Dados Integração......25 2.2.8.2.3. Associação entre Interface e Layout... 26 2.2.8.2.4. Integração de Interface (ver Fluxo)... 27 2.2.9. Encerramento do Dia (ver Fluxo)... 28 2.2.10. Reabertura do Dia (ver Fluxo)... 28 2.2.11. Apuração de Resultados (ver Fluxo)... 29 2.2.12. Documentos (ver Fluxo)... 30 2.2.12.1. Edição de Documentos......31 2.2.13. Relatórios (ver Fluxo)... 32 3. Fluxos... 33 3.1. Entendendo os Fluxos...... 34 3.2. Módulo Parâmetros...... 34 3.2.1. Cadastro da Administradora de Fundos (ver descrição do processo)... 34 3.2.2. Cadastro de Endereço (ver descrição do processo)... 35 3.2.3. Cadastro dos Fundos (ver descrição do processo)... 35 3.2.4. Cadastro do Tipo de Plano Contábil (ver descrição do processo)... 36 3.2.5. Cadastro Histórico Contábil (ver descrição do processo)... 37 3.2.6. Cadastro Centro de Custo (ver descrição do processo)... 37 2 Versão 1.0
3.3. Módulo Contabilidade...... 38 3.3.1. Abrangência de Acesso (Ver descrição do Processo)... 38 3.3.2. Configuração da Administradora de Fundos (ver descrição do processo)... 38 3.3.3. Cadastro de Centro Contábil (ver descrição do processo)... 40 3.3.4. Cadastro de Contas (ver descrição do processo)... 41 3.3.5. Importação Plano de Contas (ver descrição do processo)... 42 3.3.6. Cadastro de Eventos (ver descrição do processo)... 43 3.3.7. Configuração de Eventos (ver descrição do processo)... 44 3.3.8. Lançamentos Manuais (ver descrição do processo)... 45 3.3.9. Cadastro de Interface (ver descrição do processo)... 46 3.3.10. Associação entre Interface e Layout... 47 3.3.11. Integração de Interface (Lançamentos Automatizados) (ver descrição do processo)... 48 3.3.12. Encerramento do Dia (ver descrição do processo)... 49 3.3.13. Reabertura do Dia (ver descrição do processo)... 50 3.3.14. Apuração de Resultados (ver descrição do processo)... 51 3.3.15. Documentos (ver descrição do processo)... 52 3.3.16. Relatórios (ver descrição do processo)... 53 Versão 1.0 3
1. Objetivo Este manual visa o entendimento das funcionalidades do sistema de Contabilidade TOTVS Core Banking, para usuários que desejem contabilizar operações de empresa Administradora de Fundos de Investimento. Algumas das funcionalidades descritas não são de uso exclusivo de empresa Administradora de Fundos, podendo ser utilizadas por outros tipos de empresa. Para que o cliente utilize o sistema de Contabilidade TOTVS Core Banking, é necessário que o mesmo realize configurações nos módulos Parâmetros, Segurança e Contabilidade. Neste documento serão descritas as configurações no módulo Parâmetros e Contabilidade. Para maiores informações sobre as configurações do módulo de Segurança, consulte o manual do sistema de Segurança. Por não tratar-se de um manual técnico, o mesmo descreve as funcionalidades e os principais campos das telas, de modo a permitir um melhor entendimento por parte dos usuários. 2. Configurações 2.1. Módulo Parâmetros 2.1.1. Cadastro de Administradora de Fundos (ver Fluxo) O primeiro passo no módulo Parâmetros é o cadastro de Empresa. Para realizar este cadastro, acessar o módulo Parâmetros >> Tabelas Organizacionais >> aba Empresas. No caso da empresa ser uma Administradora de Fundos de Investimento, deverá ser cadastrada uma empresa como sendo a principal (a Administradora dos Fundos), que centralizará todas as unidades (os Fundos). 4 Versão 1.0
Tela 1 Tabelas Organizacionais >> Empresas Campos de preenchimento importante/obrigatório: Empresa Número de até quatro dígitos que identifica a empresa em todos os sistemas TOTVS Core Banking. Este número é único, e é utilizado em todos os sistemas TOTVS Core Banking. Nome, Sigla, Nome Completo, CNPJ da Empresa Dados informativos que aparecerão nas telas dos sistemas, relatórios e arquivos gerados nos sistemas. Tipo de Atividade Selecionar a opção Fundos de Investimento. 2.1.2. Cadastro de Endereços (ver Fluxo) Após o cadastramento da empresa Administradora dos Fundos, cadastrar o endereço da empresa e das unidades (filiais), que serão cadastradas posteriormente. Para realizar o cadastro, acessar o módulo Parâmetros >> Tabelas Organizacionais >> aba Localizações. É necessário que seja cadastrado 1(um) endereço para cada unidade que será cadastrada. Versão 1.0 5
Tela 2 Tabelas Organizacionais >> Localizações Campos de preenchimento importante/obrigatório: Local Preencher com o número que será da unidade (normalmente um número sequencial) e uma descrição do endereço. CEP, Cidade, Endereço, Número, Complemento e Bairro Preencher os campos conforme o endereço da unidade. Obs.: Sempre que o nome do campo estiver grifado em azul ( abrir tela de consulta do campo. ), pode-se clicar duas vezes no campo de preenchimento, para 2.1.3. Cadastro dos Fundos (ver Fluxo) Após o cadastramento dos endereços, devem ser cadastrados os Fundos administrados pela Empresa Centralizadora. Deve ser cadastrada uma unidade para cada empresa de Fundos, todas ligadas a empesa principal previamente cadastrada. Acessar o módulo Parâmetros >> Tabelas Organizacionais >> aba Unidades. 6 Versão 1.0
Tela 3 Tabelas Organizacionais >> Unidades Campos de preenchimento importante/obrigatório: Empresa Selecionar a empresa Administradora dos Fundos, previamente cadastrada. Unidade Informar um número de até 4 (quatro) dígitos que identifique a unidade. A partir do código da unidade, será carregado o campo Localização, considerando o cadastro de endereços realizado anteriormente. Sigla Preencher com uma sigla para identificar o Fundo. Campo apenas informativo. CNPJ CPNJ do Fundo de Investimento. IMPORTANTE: O campo CNPJ irá carregar automaticamente o CNPJ raiz da Empresa, podendo ser alterado apenas o restante do CNPJ. Já está prevista alteração no sistema para que seja possível a digitação do CNPJ completo para unidade, quando a empresa estiver configurada com o tipo de atividade Fundos de Investimento. Entretanto, até que seja realizada alteração no sistema, para o cadastramento correto dos CNPJs dos Fundos de Investimento, será necessária a execução de comando de atualização de tabela no banco de dados. Seguem abaixo os passos a serem executados: Passo 1 Cadastrar a unidade no módulo Parâmetros. Passo 2 Conectar na base de dados do módulo Parâmetros; o usuário deverá ter permissão de atualização nas tabelas. Passo 3 Executar o comando abaixo, alterando os campos que estão em itálico e grifados em azul: update t400unop set nr_cgc_und='[cnpj do Fundo de Investimento]' where (cd_emp=[código da Empresa]) and (cd_und_fis=[código da Unidade]); Passo 4 Executar o comando para gravar as alterações na base de dados: commit; Versão 1.0 7
2.1.4. Cadastro Tipo de Plano Contábil (ver Fluxo) O próximo passo após o cadastro da empresa e das unidades é o cadastramento do tipo de plano contábil. Para realizar o cadastro, será criada uma nova carteira no sistema. Acessar o módulo Parâmetros >> Ferramentas >> Configuração >> aba Carteira. Tela 4 Ferramentas >> Configuração Global >> Carteira Campos de preenchimento importante/obrigatório: Empresa Selecionar a empresa Administradora dos Fundos. Módulo Selecionar o módulo Contabilidade. Carteira/Plano Informar FI Descrição Informar Fiscal. Situação Marcar a opção Ativo. 2.1.5. Cadastro de Históricos Contábeis (ver Fluxo) Para realizar lançamentos no módulo de Contabilidade, precisam ser cadastrados os históricos contábeis, que são textos que identificam os lançamentos. Para cadastrar os históricos contábeis, acessar o módulo Parâmetros >> Tabelas de Contabilização >> aba Históricos Contábeis. 8 Versão 1.0
Tela 5 Tabelas de Contabilização >> Históricos Contábeis Campos de preenchimento importante/obrigatório: Histórico Número que identifique o histórico contábil. Descrição Descrição do histórico para identificação do lançamento. 2.1.6. Cadastro de Centro de Custo (ver Fluxo) Durante a realização de um lançamento, também existe a possibilidade de associá-lo a um Centro de Custo (ver item 2.2.8.1 Lançamentos Manuais), sendo que o Centro de Custo deverá estar previamente cadastrado. O Centro de Custo também poderá ser associado diretamente ao evento (ver item 2.2.7 Descrição do Evento). Para cadastrar Centro de Custo, acessar o módulo Parâmetros >> Tabelas Organizacionais >> aba Centro Resp. Versão 1.0 9
Tela 6 Tabelas Organizacionais >> Centro de Custo Campos de preenchimento importante/obrigatório: Código Código que identifique o Centro de Custo. Este campo será informado nos lançamentos ou na descrição do evento. Lançavel Marcar esta opção. Significa que o Centro de Custo poderá receber lançamentos. Descrição Descrição que identifique o Centro de Custo. Abreviatura Abreviatura para identificação do Centro de Custo. Efetiv. Inicial Informar a data de início do Centro de Custo. Os procedimentos acima descrevem o cadastro básico das informações no módulo Parâmetros para que seja possível a configuração e, posteriormente, a utilização do módulo de Contabilidade. O usuário do sistema Parâmetros poderá preencher os demais campos nas telas exibidas que não foram descritos neste documento, conforme as informações que são de seu conhecimento. 10 Versão 1.0
2.2. Módulo Contabilidade No módulo de Contabilidade, assim como os demais módulos (com exceção dos módulos Segurança e Parâmetros), sempre que o usuário conectar no sistema, será exibida a tela de Abrangência de Acesso. Os dados informados nessa tela são utilizados em todas as operações realizadas no sistema, considerando a chave empresa/unidade/plano. A qualquer momento poderá ser alterada a abrangência do sistema, clicando no menu Abrangência. 2.2.1. Abrangência de Acesso (ver Fluxo) Tela 7 Abrangência do Sistema Campos de preenchimento importante/obrigatório: Empresa Selecionar a Administradora de Fundos cadastrada no módulo Parâmetros. Unidade Selecionar o Fundo onde serão realizados lançamentos. Plano Selecionar o plano FI Fiscal. Após informar a abrangência de acesso do sistema, caso ainda não esteja configurado o plano de contas, o sistema exibirá a mensagem abaixo: Versão 1.0 11
Tela 8 Mensagem de Configuração do Plano Após a realização das configurações da Administradora de Fundos, o sistema não exibirá mais a mensagem acima. 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos (ver Fluxo) No módulo de Contabilidade, a primeira configuração realizada é a configuração da Administradora de Fundos, que inclui a configuração do plano contábil, que determinará os procedimentos internos do sistema. Para realizar a configuração, acessar o módulo de Contabilidade >> Configurações Empresa >> aba Empresa. IMPORTANTE: As informações configuradas no grupo de dados Código Estruturado, e no grupo Plano Básico, não permitem posteriores alterações. Tela 9 Configurações Empresa >> Empresa Campos de preenchimento importante/obrigatório: Identificação Informar Sem vinculação com Plano Base. 12 Versão 1.0
Grupo de Dados Código Estruturado Podem ser configurados até 10 (dez) níveis, contendo até 24 (vinte e quatro) dígitos, sendo que os 5 (cinco) primeiros níveis são estrutura COSIF/COFI. Somente a partir do nível 6 (seis) é possível a configuração alfanumérica. Grupo de dados Código Reduzido: Configurar este grupo de dados somente se desejar utilizar código reduzido nas contas analíticas. Forma Informar a opção Grupo : o código reduzido será gerado pelo sistema. Parâmetro de definição de processo de atribuição do código reduzido para a conta e critério de formação do código. Nível Informar o nível a partir do qual será calculado o código reduzido. Informar níveis analíticos, ou seja, informar a partir do nível 6. Dígitos Quantidade de dígitos que compõem o código reduzido. D.V. Cálculo utilizado para identificar o dígito verificador. Grupo de dados Dados Globais: Diretório BACEN Informar o diretório do sistema onde serão os arquivos para remessa ao BACEN/CVM (Comissão de Valores Mobiliários). Período Contábil Prazo de competência dos movimentos para fins de balancete. Informar Diário. DV Código Estrutural Informar Módulo 07 para COSIF ou COFI. Processa lotes em aberto - Indica se o sistema deverá ou não processar lotes em que o total dos débitos seja diferente do total dos créditos, quando indicado processa lotes em aberto. Não marcar este campo. Empresa Centralizadora de Fundos Marcar este campo. Indica que a Empresa é uma Administradora de Fundos e será possível realizar a Apuração de Resultados de forma única. 2.2.2.1. Configuração de Variáveis As variáveis internas são controles de informações utilizadas pelo sistema contábil. Para configurar as variáveis, acessar o módulo de Contabilidade >> Configurações Empresa>> aba Empresa >> botão Variáveis. É obrigatória a configuração da variável DIRLOG, informando no campo valor o mesmo diretório informado no campo Diretório BACEN da tela de configuração da Administradora de Fundos. Tela 10 Configurações Empresa >> Empresa >> Variáveis Versão 1.0 13
2.2.3. Cadastro de Centro Contábil (ver Fluxo) Outra configuração necessária é a criação dos Centros Contábeis. Para realizar o cadastro, acessar o módulo de Contabilidade >> Configurações Empresa >> aba Centro Contábil. Para cada Fundo cadastrado, é necessária criação de 1 (um) Centro Contábil. Tela 11 Configurações Empresa >> Centro Contábil Campos de preenchimento importante/obrigatório: Unidade Selecionar o Fundo para o qual será criado o Centro Contábil. Data Abertura Data de início das atividades do centro contábil. Grupo de Dados Último Balancete: Dia Fechado Data do último dia fechado no sistema. Campo apenas informativo, considerando o encerramento realizado pelo usuário em Balancetes >> aba Encerramento. Mês Fechado Data do último mês fechado no sistema. Campo apenas informativo, considerando o encerramento realizado pelo usuário em Balancetes >> aba Encerramento. 2.2.4. Cadastro de Contas (ver Fluxo) Realizadas as configurações da Administradora de Fundos e dos centros contábeis, deve-se configurar o plano contábil da empresa. Para realizar o cadastramento das contas, acessar o módulo de Contabilidade >> Planos >> aba Contas. 14 Versão 1.0
Tela 12 Planos >> Contas Campos de preenchimento importante/obrigatório: Conta Número da conta estruturada, considerando a estrutura do plano, nível hierárquico e funções do mesmo. DV Dígito verificador gerado pelo sistema, conforme configuração realizada em Configurações Empresa>> aba Empresa (ver item 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos). Nível Grau hierárquico da conta, atribuído pelo sistema, conforme o número da conta informado. Reduzido Código reduzido da conta estruturada, conforme configuração realizada em Configurações Empresa>> aba Empresa (ver item 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos). Este campo aparecerá preenchido somente nos níveis analíticos. Descrição Descrição da finalidade e conteúdo da conta. Até o nível 5 (cinco), assumir a descrição COSIF/COFI. Grupo de Dados Atributos: Classe Indica o grupo da conta (Ativo ou Passivo). Tipo Tipo da conta: Analítica (recebe lançamentos) ou Totalizadora (acumula valores). Natureza Indica se a conta é de natureza credora (passiva ou retificadora do ativo) ou devedora (ativa ou retificadora do passivo). Categoria COSIF Indica o critério de liquidez da conta, conforme especificação BACEN/CVM (Comissão de Valores Mobiliários). Finalidade da Conta Selecionar a opção Movimento Normal : recebe os lançamentos originados pelos fatos e atos da atividade da empresa. Classificação CMI Selecionar a opção Monetária. Exclusiva de movimentos automáticos Não marcar esta opção. Parâmetro indicativo se a conta recebe lançamentos exclusivamente por interfaces ou se recebe lançamentos manuais ou ambos. Abrangência Selecionar a opção Todas as Unidade : todas as unidades podem realizar lançamentos na conta. Versão 1.0 15
Período de Validade Período inicial e final em que a conta está habilitada para receber lançamentos, ou seja, período em que está ativa no plano de contas. Se a conta está ativa no plano de contas, o período final deverá ser 00/00/0000. Quantidade de dias para Retroação Prazo em dias para acatamento de lançamentos retroativos, pelos centros contábeis, para a conta. Centro Custo Indica se o centro de custo será exigido, ou não, quando realizado um lançamento na conta. Para que este campo seja configurado, é necessário que o centro de custo esteja cadastrado no módulo Parâmetros >> Tabelas Organizacionais >> aba Centro Resp. (ver item 2.1.6. Cadastro de Centro de Custo). 2.2.5. Importação do Plano de Contas (ver Fluxo) Para facilitar a configuração do plano de contas, existe a possibilidade de importação do plano, a partir de um arquivo. O arquivo de importação deve conter os campos Código da Conta (sem pontos e sem o dígito verificador), Descrição da Conta e Atributo, que identifica o tipo de Instituição (ver Tabela 1). Os campos devem estar separados por Tab. Exemplo das linhas do arquivo: 1000000 REALIZÁVEL O 1100000 DISPONIBILIDADES O Atributo U B D K I F J A C T S W E R O L M N H P Z Tipo de Instituição Bancos Múltiplos Bancos Comerciais e Bancos de Câmbio Bancos de Desenvolvimento Agências de Fomento ou de Desenvolvimento Bancos de Investimento Sociedades de Crédito, Financiamento e Investimento Sociedades de Crédito ao Microempreendedor Sociedades de Arrendamento Mercantil Sociedades Corretoras de Títulos e Valores Mobiliários e Câmbio Sociedades Distribuidoras de Títulos e Valores Mobiliários Sociedades de Crédito Imobiliário e Associações de Poupança Empréstimo Companhias Hipotecárias Caixas Econômicas Cooperativas de Crédito Fundos de Investimento Banco do Brasil S.A. Caixa Econômica Federal Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social Administradoras de Consórcios Grupos de Consórcio Empresas em Liquidação Extrajudicial Tabela 1 Atributo do Tipo de Instituição Para importar o plano, acessar o módulo de Contabilidade >> Planos >> Contas >> botão Importar. 16 Versão 1.0
Tela 13 Planos >> Contas >> Importação de Planos Contábeis Campos de preenchimento importante/obrigatório: Atributo Informar Fundo de Investimento O. Diretório Informar o caminho do diretório onde está o arquivo que será importado. Início Informar a data inicial de validade das contas que serão importadas. Essa data é validada quando são realizados lançamentos, não podendo ser realizados lançamentos na conta, cuja data do lançamento seja menor do que a data inicial da conta. Dígito verificador não incluído no arquivo Marcar esta opção, pois conforme a configuração realizada (ver item 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos), o sistema irá calcular o dígito. IMPORTANTE: Após clicar no botão Importar da tela de Importação de Planos Contábeis, os dados serão exibidos na tela de cadastro de Contas. Para a importação do plano, é necessário clicar no botão Salvar. Caso contrário, os dados não serão salvos na base de dados. 2.2.6. Cadastro de eventos (ver Fluxo) Após o cadastramento das contas, para realizar lançamentos ou importação de interfaces, é necessário antes cadastrar o(s) evento(s) contábil (eis). Para realizar o cadastro, acessar o módulo de Contabilidade >> Configurações Empresa >> aba Eventos. Os eventos são parâmetros de configuração de um conjunto de lançamentos pré-definidos a serem digitados ou gerados por importação, na contabilização de um tipo de operação, definindo competências, restrições e autorizações na aceitação e geração dos lançamentos do evento. Os eventos são associados aos lotes. Versão 1.0 17
Tela 14 Configurações Empresa >> Eventos Campos de preenchimento importante/obrigatório: Sigla Sigla que identifica o evento. Descrição Descrição do evento. Perfil 1ª Assinatura Utilizado apenas por Cooperativas de Crédito. Não configurar o campo. Perfil 2ª Assinatura Configuração opcional. Substitui o campo (Perfil Autorizador) para ser utilizado pela Administradora de Fundos, onde esta deve autorizar o lançamento para sensibilizar o Balancete. Sempre que um lançamento for originado por um Fundo, a Administradora deverá fazer a 2ª Assinatura. Os perfis exibidos neste campo são os perfis de acesso definidos no módulo Segurança. Código Conta Determina se será utilizado o código da conta estruturado ou reduzido. Para utilizar o código reduzido, deverá estar configurado na Administradora o cálculo do dígito reduzido para as contas (ver item 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos). Ativo Marcar esta opção. 2.2.7. Configuração de Eventos (ver Fluxo) Depois da criação dos eventos, é preciso realizar a configuração dos mesmos. Para configurar eventos, acessar o módulo de Contabilidade >> Configurações Empresa >> aba Descrição de Eventos. Esta configuração é a definição da sequência dos lançamentos, dos dados exigidos em cada lançamento, do fechamento dos lotes e da origem e forma de alimentação dos diversos tipos de dados necessários a cada lançamento. 18 Versão 1.0
Tela 15 Configurações Empresa >> Descrição de Eventos Campos de preenchimento importante/obrigatório: Evento Selecionar o evento que será configurado, cadastrado anteriormente (ver item 2.2.6. Cadastro de eventos). Grupo de dados Componentes: Componente Número sequencial atribuído pelo sistema para identificação do número do lançamento configurado no evento. Contrap. Identifica qual lançamento é o lançamento de contrapartida da conta no evento. Retorno Indica para qual lançamento, o sistema retornará após a realização do lançamento atual. O primeiro componente configurado não terá retorno. Somatório Lote Indica se o valor total do fechamento do lote é informado, apenas por total de débitos ou por total de créditos, ou pela soma dos dois (Ambos). Grupo de dados Dados de Componente: Preenchimento opcional. Unidade Código da unidade contábil de competência do lançamento definido no evento, quando a digitação ocorrer em qualquer unidade ou centro contábil. Conta Número da conta do lançamento. Histórico Código do histórico do lançamento, configurado no módulo Parâmetros (ver item 2.1.5. Cadastro de Históricos Contábeis). Valor Valor do lançamento. Natureza Natureza do lançamento (Débito ou Crédito). Moeda Moeda correspondente ao valor do lançamento. 2.2.7.1. Complemento Gerencial Opcionalmente, clicando no botão Gerencial será exibida a tela abaixo, para o preenchimento de informações complementares: Versão 1.0 19
Tela 16 Configurações Empresa >> Descrição de Eventos >> Gerencial Campos de preenchimento importante/obrigatório: Centro Custo Centro de Custo/Centro de Resultado do lançamento (ver item 2.1.6. Cadastro de Centro de Custo). Gerente Código do gerente responsável pelo lançamento. Área/Produto Área e produto (gerencial) do responsável do lançamento. Cliente Código do cliente do lançamento. 2.2.8. Lançamentos Contábeis Após a configuração dos eventos, podem ser realizados lançamentos no sistema. Existem duas maneiras de realizar lançamentos no sistema: de forma manual (na tela de lançamentos) e de forma automatizada (por integração de arquivos ou banco de dados). 2.2.8.1. Lançamentos Manuais (ver Fluxo) Para realizar lançamentos de forma manual, acessar o módulo de Contabilidade >> Lançamentos >> aba Lançamentos. 20 Versão 1.0
Tela 17 Lançamento >> Lançamentos 2.2.8.1.1. Criação de lote Para realizar lançamentos, é necessário criar um lote. Para criar um lote, clicar no botão Selecionar Lote. Será exibida a tela abaixo: Versão 1.0 21
Tela 18 Lançamento >> Lançamentos >> Selecionar Lote A tela exibida acima possui três funções: 1 clicando no botão Buscar é possível realizar uma consulta nos lotes já cadastrados; 2 após a consulta, pode-se excluir o lote, clicando no botão Excluir ; 3 para o cadastro de um novo lote, preencher os dados na tela e clicar no botão Ok. Campos de preenchimento importante/obrigatório: Data Data da competência do movimento contábil; data em que será realizada a criação do lote. Lote Número do lote na data. Quantidade Número de lançamentos que compõe o lote. Valor Total Soma dos valores dos lançamentos digitados. Evento Sigla do evento cuja composição está sendo definida. O sistema criará na tela de lançamentos as linhas conforme a configuração do evento realizado (ver item 2.2.7. Configuração de Eventos). Lançamentos de Balanço Opção que indica a destinação dos lançamentos para fins de balanço, na apuração de resultados. Os mesmos sensibilizam as contas na estrutura de balanço, sem afetar a estrutura dos dados do balancete do mês (dados mensais). IMPORTANTE: O sistema irá validar os campos Quantidade e Valor Total informados nesta tela, no momento do lançamento se os valores não forem iguais no lançamento, o mesmo ficará com o estado Aberto e somente poderá ser Fechado, quando houver a correção dos valores. 2.2.8.1.2. Lançamento criado. Após o cadastro do lote, o sistema retornará para a tela de lançamentos, considerando as configurações do lote 22 Versão 1.0
Tela 19 Lançamento >> Lançamentos Campos de preenchimento importante/obrigatório: Unidade Código do Fundo selecionado na abrangência do sistema (ver item 2.2.1. Abrangência de Acesso). Conta Número da conta analítica que receberá o lançamento. Hist. Código do histórico cadastrado no módulo Parâmetros (ver item 2.1.5. Cadastro de Históricos Contábeis). Preenchimento opcional. Valor Valor do lançamento. Obs.: Sempre que o nome do campo estiver grifado em azul ( abrir tela de consulta. ), pode-se clicar duas vezes no campo de preenchimento para Caso o lançamento contenha alguma divergência, será exibida a mensagem abaixo: Tela 20 Lançamento >> Lançamentos >> Mensagem Versão 1.0 23
Os lotes que estão com o estado ABERTO podem ser consultados na tela de Assinaturas, disponível no módulo de Contabilidade >> Lançamentos >> aba Assinaturas. Para a correção dos mesmos, é necessário que seja consultado e alterado o lote, corrigindo as divergências, na tela de lançamentos. Tela 21 Lançamento >> Assinaturas 2.2.8.2. Lançamentos Automatizados Para realizar lançamentos de forma automática, é necessário cadastrar uma interface, prioritariamente. Para o cadastro de interfaces, acessar o módulo de Contabilidade >> Interfaces >> aba Configuração. 2.2.8.2.1. Cadastro de Interface (ver Fluxo) 24 Versão 1.0
Tela 22 Interfaces >> Cadastro Campos de preenchimento importante/obrigatório: Interface/Rotina Sigla da interface com dois caracteres. Entrada/Saída Marcar a opção Entrada. Descrição Descrição que identifique o conteúdo da interface. Faixa de Numeração de lotes dos lançamentos gerados Faixa de numeração de lote que o sistema utilizará no dia, para os lançamentos importados. Diretório Utilizado Informar obrigatoriamente um caminho válido no campo Diretório Utilizado, sendo que esta informação será irrelevante no caso de integração via Banco de Dados. 2.2.8.2.2. Banco de Dados Integração Para integração dos dados da empresa YMF, foi criado o tipo de integração Banco de Dados. Quando for utilizado este tipo de integração, após a configuração da interface, deve ser configurado o arquivo Contabil.ini, que está no diretório da instalação do sistema de TOTVS Contabilidade Core Banking, incluindo uma nova seção como a seguir: [INTEGRACAO] DBMS=[tipo de banco de dados] ServerName=[servidor da base de dados] LogPass=[senha] LogId=[usuário] DBParm=DecimalSeparator=',',DisableBind=1,DelimitIdentifier='No', CommitOnDisconnect='No' Alterar os valores onde as descrições estão em negrito e em itálico, conforme abaixo: [tipo de banco de dados] = Para banco de dados Oracle = o84; para base de dados SQL Server = MSS (Msoft) SQL Server 6.0; [servidor da base de dados] =alterar para o nome do servidor onde está o banco de dados; [senha] = Senha de acesso a Base de Dados; [usuário] = Usuário de acesso a Base de Dados. Versão 1.0 25
Essa configuração corresponde a Base de Dados onde está à tabela de integração MCI_INTEGRATOR. Essa é a tabela da qual o sistema TOTVS Contabilidade Core Banking irá ler as informações para realizar a integração. Portanto, é imprescindível que o usuário configurado na seção acima, tenha permissão de leitura na tabela MCI_INTEGRATOR. 2.2.8.2.3. Associação entre Interface e Layout O próximo passo é realizar a associação da interface a um Layout de Arquivo. Para realizar esta associação, acessar o módulo de Contabilidade >> Integração Contábil >> aba Configuração. Tela 23 Integração Contábil >> Configuração Campos de preenchimento importante/obrigatório: Interface Selecionar a interface criada no módulo de Contabilidade >> Interfaces >> aba Configuração (ver item 2.2.8.2.1. Cadastro de Interface). Layout Selecionar a opção Banco de Dados. IMPORTANTE: Para que a integração funcione com sucesso, atentar para as informações que devem estar previamente cadastradas no sistema: A conta constante no campo cd_conta da tabela MCI_INTEGRATOR, deve estar cadastrada no plano de contas da Administradora de Fundos (ver item 2.2.4. Cadastro de Contas ou 2.2.5. Importação do Plano de Contas). O código constante no campo id_historico da tabela MCI_INTEGRATOR deverá estar previamente cadastrado no sistema Parâmetros (ver item 2.1.5. Cadastro de Históricos Contábeis). 26 Versão 1.0
O código constante no campo cd_centro_custo da tabela MCI_INTEGRATOR, deverá estar previamente cadastrado no sistema Parâmetros (ver item 2.1.6. Cadastro de Centro de Custo). 2.2.8.2.4. Integração de Interface (ver Fluxo) Após a realização das configurações da interface, pode-se realizar a integração dos dados. Para integrar interfaces, acessar o módulo de Contabilidade >> Integração Contábil >> aba Integração. Tela 24 Integração Contábil >> Integração Campos de preenchimento importante/obrigatório: Movimento Informar a data de movimento para importação dos dados. O sistema exibirá todas as interfaces que estão disponíveis para integração. No caso do layout Banco de Dados, o sistema irá consultar a tabela para verificar se existem dados para a integração. Caso existam dados para integração na tabela MCI_INTEGRATOR, a interface estará disponível para integração (bolinha verde ao lado da interface). Neste caso, deve-se selecionar a interface e clicar no botão Integrar. Caso a interface já tenha sido importada (bolinha amarela ao lado da interface), poderá ser realizada a reversão da mesma selecionar e clicar no botão Remover. Versão 1.0 27
2.2.9. Encerramento do Dia (ver Fluxo) Depois que forem realizados todos os lançamentos do dia, de forma manual ou automática, o próximo passo será o encerramento do dia no sistema. Este encerramento faz com que o sistema não aceite mais lançamentos nos dias encerrados. A execução ou não deste processo, deverá avaliado pelo usuário, considerando as regras do seu negócio. Para encerrar o dia, acessar o módulo de Contabilidade >> Balancetes >> aba Encerramento. Tela 25 Balancetes >> Encerramento Campos de preenchimento importante/obrigatório: Empresa Selecionar a Administradora de Fundos na parte superior da tela. Quando selecionada, automaticamente serão selecionados todos os Fundos cadastrados abaixo da empresa, na parte inferior da tela. Unidade Selecionar ou desmarcar os Fundos para realizar o fechamento. Fechar até Informar até que data será realizada o fechamento do sistema. 2.2.10. Reabertura do Dia (ver Fluxo) Caso o usuário deseje reabrir um dia já encerrado, acessar o módulo de Contabilidade >> Balancetes >> aba Reabertura. O funcionamento da tela de reabertura é idêntico a da tela de encerramento (ver item 2. 2.9. Encerramento do Dia), porém, nesta tela ao invés de ser realizado o fechamento do dia, realiza-se a reabertura de um ou mais dias já encerrados. 28 Versão 1.0
Tela 26 Balancetes >> Reabertura Campos de preenchimento importante/obrigatório: Empresa Selecionar a Administradora de Fundos na parte superior da tela. Quando selecionada, automaticamente serão selecionados todos os Fundos cadastrados abaixo da empresa, na parte inferior da tela. Unidade Selecionar ou desmarcar os Fundos para realizar a reabertura. Reabrir desde Informar a partir de que data o sistema irá ser reaberto. 2.2.11. Apuração de Resultados (ver Fluxo) A Apuração de Resultados é o processo utilizado para o encerramento do exercício social, através da transferência dos saldos das contas de resultado, credoras e devedoras, para a conta de apuração de resultado do exercício, sendo gerados lançamentos de zeramento das mesmas, em contrapartida da conta de apuração de resultado. Esse processo é utilizado porque as contas de resultados são contas de saldo periódico, sendo que final de cada período (período de Apuração de Resultado), seus saldos devem ser encerrados, iniciando o período com o saldo zero. Para realizar a Apuração de Resultados, acessar o módulo de Contabilidade >> Balanço >> aba Apuração de Resultado. Versão 1.0 29
Tela 27 Balanços >> Apuração de Resultado Campos de preenchimento importante/obrigatório: Conta resultado acumulado informar o número da conta de Apuração de Resultados. Grupo de Dados Empresa Centralizadora de Fundos: Apura todas as Unidades Quando a opção Apura todas as Unidades estiver marcada, e o usuário clicar no botão Iniciar, o sistema deverá transferir (através de lançamentos de Débitos e Créditos), o saldo das contas de Resultados para a conta de Apuração de Resultados, para todos os Fundos cadastrados abaixo da Administradora de Fundos. Apura somente a Unidade da abrangência Quando a opção Apura somente a Unidade da abrangência estiver marcada, e o usuário clicar no botão Iniciar, o sistema deverá transferir (através de lançamentos de Débitos e Créditos), o saldo das contas de Resultados para a conta de Apuração de Resultados, somente para o Fundo que foi selecionado na abrangência do sistema (ver item 2.2.1. Abrangência de Acesso). Data de geração dos lançamentos Data em que serão gerados os lançamentos de Apuração de Resultados. Essa data deverá estar Aberta no sistema. Verificar assinatura de lotes Marcar esta opção para verificar assinatura de lotes no lote que será criado. Obs.: Sempre que o nome do campo estiver grifado em azul ( abrir tela de consulta. ), pode-se clicar duas vezes no campo de preenchimento para 2.2.12. Documentos (ver Fluxo) Para a emissão dos documentos COFI e COSIF 4010 e 4016 e geração dos arquivos de envio para a CVM (Comissão de Valores Mobiliários) e BACEN (Banco Central do Brasil), acessar o módulo de Contabilidade >> Documentos >> aba BACEN e aba COFI. 30 Versão 1.0
Tela 28 Documentos >> COFI Campos de preenchimento importante/obrigatório: Documento Selecionar o documento. Mês/Ano Informar o mês/ano de competência. Após, clicar no botão Totalizar. 2.2.12.1. Edição de Documentos Conforme o mês/ano, as contas parametrizadas para abertura de curto e longo prazo, poderão ter os valores editados no nível mais analítico. Para alterar os valores, clicar no botão Editar e após as alterações, clicar no botão Salvar. É importante salientar que a soma dos valores Até 90 Dias e Após 90 Dias, deverá ser igual ao valor total constante na conta. Versão 1.0 31
Tela 29 Documentos >> COFI >> Documento 4010 Balancete Geral Para geração dos arquivos que serão enviados ao BACEN/CVM, clicar no botão Arquivo. O arquivo será gerado no caminho informado no campo Diretório BACEN, em Configurações de Empresa >> aba Empresa (ver item 2.2.2. Configuração da Administradora de Fundos). 2.2.13. Relatórios (ver Fluxo) Para a geração de relatórios, acessar o menu Ferramentas >> Gerar Relatórios >> aba Execução de Rotinas. 32 Versão 1.0
Tela 30 Ferramentas >> Gerar Relatórios >> Execução de Rotinas Para emissão dos relatórios, marcar o relatório desejado, clicando na opção de Executar e após, clicar no botão. Será exibida uma tela de filtro do relatório os campos constantes nessa tela variam conforme o relatório selecionado. Após o preenchimento dos campos, clicar no botão Ok. O sistema retornará para a tela de Execução de Rotinas. Após, clicar no botão Visualizar. O relatório será exibido na tela do sistema, com opções de Salvar Como e Imprimir. Os procedimentos acima descrevem as configurações básicas das informações no módulo de Contabilidade, para que o usuário utilize o sistema, desde o cadastramento de contas, realização de lançamentos e geração dos documentos para envio a CVM (Comissão de Valores Mobiliários) e ao BACEN (Banco Central do Brasil), para Empresa Administradora de Fundos de Investimento. O sistema de Contabilidade possui outras funcionalidades, não descritas neste documento. Para maiores informações consulte o Manual do Sistema de Contabilidade. Versão 1.0 33
3. Fluxos 3.1. Entendendo os Fluxos Figura 1 Entendendo o Fluxo 3.2. Módulo Parâmetros 3.2.1. Cadastro da Administradora de Fundos (ver descrição do processo) Fluxo 1 Cadastro da Administradora de Fundos 34 Versão 1.0
3.2.2. Cadastro de Endereço (ver descrição do processo) Fluxo 2 Cadastro de Endereço 3.2.3. Cadastro dos Fundos (ver descrição do processo) Versão 1.0 35
Fluxo 3 Cadastro de Fundos 3.2.4. Cadastro do Tipo de Plano Contábil (ver descrição do processo) Fluxo 4 Cadastro Tipo de Plano Contábil 36 Versão 1.0
3.2.5. Cadastro Histórico Contábil (ver descrição do processo) Fluxo 5 Cadastro de Histórico Contábil 3.2.6. Cadastro Centro de Custo (ver descrição do processo) Fluxo 6 Cadastro Centro de Custo Versão 1.0 37
3.3. Módulo Contabilidade 3.3.1. Abrangência de Acesso (Ver descrição do Processo) Fluxo 7 Abrangência de Acesso 3.3.2. Configuração da Administradora de Fundos (ver descrição do processo) 38 Versão 1.0
Fluxo 8 Configuração da Administradora de Fundos Versão 1.0 39
3.3.3. Cadastro de Centro Contábil (ver descrição do processo) Fluxo 9 Cadastro de Centro Contábil 40 Versão 1.0
3.3.4. Cadastro de Contas (ver descrição do processo) Fluxo 10 Cadastro de Contas Versão 1.0 41
3.3.5. Importação Plano de Contas (ver descrição do processo) Fluxo 11 Importação Plano de Contas 42 Versão 1.0
3.3.6. Cadastro de Eventos (ver descrição do processo) Fluxo 12 Cadastro de Eventos Versão 1.0 43
3.3.7. Configuração de Eventos (ver descrição do processo) Fluxo 13 Configuração de Eventos 44 Versão 1.0
3.3.8. Lançamentos Manuais (ver descrição do processo) Fluxo 14 Lançamentos Manuais Versão 1.0 45
3.3.9. Cadastro de Interface (ver descrição do processo) Fluxo 15 Configuração de Interface 46 Versão 1.0
3.3.10. Associação entre Interface e Layout Fluxo 16 Associação entre Interface e Layout Versão 1.0 47
3.3.11. Integração de Interface (Lançamentos Automatizados) (ver descrição do processo) Fluxo 17 Integração de Interface 48 Versão 1.0
3.3.12. Encerramento do Dia (ver descrição do processo) Fluxo 18 Encerramento do Dia Versão 1.0 49
3.3.13. Reabertura do Dia (ver descrição do processo) Fluxo 19 Reabertura do Dia 50 Versão 1.0
3.3.14. Apuração de Resultados (ver descrição do processo) Fluxo 20 Apuração de Resultados Versão 1.0 51
3.3.15. Documentos (ver descrição do processo) Fluxo 21 Documentos 52 Versão 1.0
3.3.16. Relatórios (ver descrição do processo) Fluxo 22 Relatórios Versão 1.0 53