SUPORTE TÉCNICO EBS Horário de atendimento: Das 08h00min às 18h00min, de Segunda a Sexta-feira. Formas de atendimento: E-mail: Envie-nos suas dúvidas e/ou sugestões para suporte@ebs.com.br. Suporte On-line (Chat): Atendimento em tempo real através da Internet. Para acessar esta forma de atendimento clique no ícone na tela principal do seu site do Cordilheira Gestão Web. Espaço do Cliente: abra um chamado offline para nosso suporte técnico através do link: http://espacodocliente.ebs.com.br Telefones: Curitiba / PR: Cordilheira, Gestão Web, HD e FOX: (41) 390-4949 São Paulo: Cordilheira, Gestão Web, HD e FOX: (11) 402-004 Recife / PE: Cordilheira, Gestão Web, HD e FOX: (81) 402-004 Porto Alegre / RS: Cordilheira, Gestão Web, HD e FOX: (51) 402-004 1
Índice 1.Apresentação...3 1.1. Primeiro acesso...3 1.2. Troca de senha...5 1.3. Esqueci minha senha...5 2.Portal de Relacionamento... 2.1.Barra de Acessos... 2.2.Área de Trabalho...7 2.2.1.Avisos...7 2.2.2.Publicações...8 2.2.3.Solicitações...11 2.2.4.Protocolos...15 2.2.5.Pendências...18 2.3.Folha de Pagamento...20 2.3.1.Movimento: eventos da folha de pagamento...20 2.3.2.Funcionários: Admissão Eletrônica...22 2.4.Configurações...29 2
1. Apresentação O Cordilheira Gestão Web visa dinamizar os negócios e o fluxo de processos das empresas com ganho de tempo e maior controle. Através do Portal de Relacionamento, além de digitar eventos variáveis para a folha de pagamento, ler publicações e enviar solicitações de serviços, poderá registrar novos funcionários e consultar os registros dos funcionários já cadastrados, gerar protocolos e controlar as pendências de documentos para envio a empresa contábil. Sua empresa ganha tempo, reduz custos e tudo isso com segurança, facilidade e flexibilidade, pois é uma ferramenta web e depende apenas de uma conexão de internet para ser acessado. 1.1. Primeiro acesso O Cordilheira Gestão Web foi desenvolvido para acesso em ambiente WEB, com a tecnologia CLOUD COMPUTING (Computação em Nuvem). O armazenamento de dados é feito remotamente por meio da internet, e esses mesmos dados podem ser acessados a partir de qualquer computador e em qualquer lugar. Basta ter acesso à internet, e o usuário poderá acessar sua base de dados de qualquer local, apenas utilizando seu navegador de internet, sem a necessidade de um software instalado para acesso. Algumas vantagens da tecnologia de nuvem de computadores: Na maioria dos casos o usuário não precisa se preocupar com sua infraestrutura de hardware e sistema operacional, sendo requerida apenas para acesso a internet. Atualizações de software automáticas, sem necessidade da intervenção do usuário. O usuário reduz seus custos com manutenção de redes físicas e aquisições de softwares. Infraestrutura para acessar a tecnologia de nuvem é mais enxuta do que a estrutura habitual. Compartilhamento de informações entre usuários é facilitado pelo conceito de armazenamento. Para acessar o Portal de Relacionamento digite o seguinte link informado pela empresa contábil em uma página da internet. O padrão utilizado é: http://www.cordilheiragestao.com.br/nomedoescritóriocontábil/. 3
Digite o login e a senha e clique no botão para acessar o portal. O login é o e-mail do usuário e a senha inicial é definida pela empresa contábil. Em seu primeiro acesso, será solicitada a alteração da senha. Esta alteração ocorre periodicamente por medida de segurança. A nova senha deve conter, no mínimo, (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo: - Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9); - Caracteres não alfabéticos (!, @, $, _,-,*). Marque a opção Lembrar do meu usuário neste computador, para no próximo acesso, o campo login já venha preenchido com o último e-mail acessado. 4
1.2. Troca de senha Ao ser solicitada a troca da senha, informe a senha atual, a nova senha e repita-a no campo Confirmação e clique em Alterar. A nova senha deve conter, no mínimo, (seis) caracteres e 3 (três) dos 4 (quatro) grupos de caracteres abaixo: - Letras maiúsculas (A a Z); - Letras minúsculas (a a z); - Algarismos (0 a 9); - Caracteres não alfabéticos (!, @, $, _,-,*). 1.3. Esqueci minha senha Se houver esquecimento da senha, clique em Esqueci minha senha. Na tela de Recuperação de Senha, informe o e-mail utilizado para acessar o Portal. Ao informar um e-mail não cadastrado para acesso ao Portal, o sistema acusará login inválido. Neste caso entre em contato com a empresa contábil. 5
2. Portal de Relacionamento A área de trabalho do Portal de Relacionamento é composta pela barra de acesso e 3 (três) menus principais: Área de trabalho, Folha de pagamento e Configurações. O usuário terá acesso ou visualização conforme as permissões definidas pela empresa contábil. 2.1. Barra de Acessos Um usuário pode ter acesso a uma empresa ou a um grupo de empresas para fazer as solicitações, digitações, publicações, consultas e entre outras ações diposníveis no portal. Para alterar a empresa de trabalho, clique na barra de acessos, localizada no canto superior direito do Portal de Relacionamento, selecione a empresa e estabelecimento de trabalho atual e clique em Alterar.
2.2. Área de Trabalho 2.2.1. Avisos A aba avisos traz os avisos de reabertura de movimento da folha de pagamento. Para ver os detalhes, pressione duplo clique sobre o aviso. 7
2.2.2. Publicações Nesta rotina são visualizadas as publicações com anexos, que possuem data de vencimento ou exigem devolução de documentos. A tela de pesquisa de publicação temos as seguintes informações: Limite de devolução: a data limite para devolução é apresentada já na tela de pesquisa, facilitando a verificação das publicações que contenham documentos com esta exigência; Destaque para devoluções em atraso: as publicações que contenham documentos que exigem devolução e estão em atraso serão listadas no topo da pesquisa, com fonte vermelha. Assim o cliente é lembrado que existe uma devolução pendente; Situação da devolução: a situação da devolução é apresentada através de ícones, que facilitam a identificação visual dos registros. Quando não houver documentos que exijam devolução, a coluna não listará nenhum ícone. Se houver documentos ainda não devolvidos, mas dentro do prazo, será apresentado o ícone. Publicações com documentos cuja devolução estiver em 8
atraso serão representadas pelo ícone. Já publicações com todos os documentos devolvidos apresentarão o ícone. Para ver os detalhes da publicação, pressione suplo clique sobre a mensagem: A tela de Detalhes da Mensagem traz as seguinte informações: Controle de leitura: cada documento não lido será apresentado em negrito. Os documentos que já foram abertos aparecerão em fonte normal; Situação de devolução: os ícones que representam a situação de devolução da publicação também se aplicam aos documentos, sendo listados nesta tela; Devolução de documentos: sempre que um documento exigir devolução será apresentado o botão Devolver. Ao selecioná-lo, será aberto o cadastro de protocolo para anexar os documentos a serem devolvidos. Este botão só será habilitado para usuários relacionamento que possuam permissão de alteração para a rotina Protocolos. 9
Ao clicar no botão Devolver, será aberta a tela de protocolo já com uma mensagem de instrução ao usuário, a qual explica como devolver mais de um documento da publicação no mesmo protocolo. 10
Ao selecionar o botão OK da mensagem, será carregada a tela de Documentos do Protocolo, com a descrição: Devolução nome do relatório.. Após anexar o arquivo, o sistema habilitará os demais campos para preenchimento ou alteração. Após incluir todos os documentos a serem devolvidos, basta enviar o protocolo. 2.2.3. Solicitações Realize solicitação de férias, emissão de documentos, rescisão, entre outras e acompanhe o andamento das solicitações. Ao clicar em Nova Solicitação, será aberta a tela Solicitação de serviços. A empresa contábil define quais serviço poderá solicitar pela rotina. Para visualizar os serviços clique na Lupa do campo Serviço. 11
Caso a empresa contábil utilize o Cordilheira Software Contábil, ao selecionar os serviços Rescisão e Férias, abrirá o formulário para preenchimento com os dados conforme a opção 12
Preencha os campos solicitados e clique em Salvar e Fechar. Se a empresa contábil não utilizar o Cordilheira Software Contábil, a solicitação poderá ser feita da mesma forma, preenchendo o quadro Informações com os dados do funcionário. 13
Após preencher o quadro Informações, informe a data e hora de entrega. Esta informação auxiliar-a a empresa contábil no atendimento as demandas. Anexe documentos e envie a solicitação. O escritório receberá a solicitação e movimentará a mesma. Apresentando alguma inconsistência, poderá enviar uma mensagem através da solicitação. A informação da movimentação da solicitação chegará através de um e-mail. Na tela Resultados da pesquisa, verificará que a solicitação estará em destaque e ao clicar no ícone da flecha antes do numero da solicitação, abrirá o histórico de mensagem. Para visualizar, pressione duplo clique. 14
Para responder, clique em Enviar mensagem, preencha o quadro informações e anexe arquivos, caso possua e clique em Enviar. 2.2.4. Protocolos Crie, anexe documentos e envie os protocolos para o escritório. 15
Os protocolos podem apresentar uma das seguintes situações: Não finalizado: situação do protocolo em que o cliente pode efetuar alterações e anexar mais documentos, pois o envio ainda não foi efetuado; Enviado: protocolos que foram finalizados e enviados para verificação do escritório; Pendente: registros verificados pelo escritório e para os quais foi gerada alguma pendência; Resolvido: protocolos que continham uma pendência, a qual já foi resolvida pelo cliente, mas ainda não foi verificada pelo escritório; Conferido: protocolos cujos documentos já foram verificados e foram marcados como conferidos, ou seja, não possuem problemas; Cancelado: protocolos que foram cancelados pelo escritório. 1
Para criar um protocolo, clique em Novo. Será aberta a tela de Protocolo de Documentos. Após preencher o campo Descrição o sistema salvará o protocolo automaticamente, habilitando o botão Anexar. Podem ser anexados vários documentos ao mesmo protocolo, até o limite de 10MB (dez megabytes). 17
Deve-se clicar em Anexar, selecionar o arquivo e carregá-lo. Em seguida, os demais campos serão habilitados. Se o tipo de documento selecionado estiver configurado pela empresa contábil para gerar pré-lançamentos contábeis, os campos Caixa/Banco, Data de pagamento e Valor original serão de preenchimento obrigatório. Após anexar todos os documentos necessários, clique em Enviar e Fechar da tela principal do protocolo. Neste momento o protocolo ficará visível para a empresa contábil, que poderá então efetuar a conferência dos respectivos documentos. contábil. 2.2.5. Pendências Apresenta as pendências de documentos e outros assuntos do cliente com a empresa 18
Para visualizar os detalhes da pendência, pressione duplo clique. Ao clicar no botão Resolver, se a pendência estiver vinculada a um protocolo, a tela do mesmo será aberta para que adicione, exclua ou altere os dados dos anexos do protocolo. Se for uma pendência manual, será aberta a tela para o cadastro de um novo protocolo. A pendência terá sua situação alterada para Resolvido no momento enviar o protocolo. email. Sempre que for publicada uma reaberta uma pendência, o usuário receberá um aviso por 19
As pendências, assim como os protocolos, são processos que exigem a interação tanto do cliente quanto do escritório, seja para conferir, resolver, concluir, etc. As regras para movimentação de pendências são as seguintes: Criação e Publicação: somente a empresa contábil pode criar e publicar pendências para os clientes; Resolução: somente os clientes selecionados como destinatários podem resolver as pendências a eles atribuídas. Os clientes precisam ter permissão de alteração para a rotina de Protocolos para resolver pendências; Reabertura e Conclusão: somente a empresa contábil pode reabrir ou concluir pendências. Para que permitam a reabertura ou a conclusão, as pendências devem possuir situação igual a Resolvido ; Cancelamento: somente a empresa comcontábil pode cancelar pendências. Somente as pendências com situação igual a Concluído ou Cancelado não permitirão cancelamento. 2.3. Folha de Pagamento 2.3.1. Movimento: eventos da folha de pagamento Nesta rotina, são informados os eventos variáveis dos funcionários como horas extras, faltas, vales, entre outros. Efetue a pesquisa de funcionários por filtros de estabelecimento, centro de custo, departamento, setor, seção ou nome do funcionário. A ordenação pode ser por funcionário: 20
Ou por evento: A informação de horas ou valores deve ser preenchida na coluna Valor/Horas. 21
Após finalizar a digitação dos eventos, clique em Finalizar Movimento. Feita a finalização, o sistema bloqueia o campos Valor/Horas para digitação. É possível importar os dados digitados no mês anterior e alterá-los antes de efetuar a finalização do movimento Para efetuar alterações no valores digitados, deverá Solicitar Rreabertura do movimento. Para imprimir o relatório, clique em Imprimir. O botão Retrair todos, mostra apenas os nomes dos funcionários ou os eventos, conforme ordenação. Para abrir clique no ícone a frente da descrição. Ao retrair todos, o botão altera-se para Expandir todos 2.3.2. Funcionários: Admissão Eletrônica A rotina Admissão Eletrônica possui apenas permissão de Acesso, ou seja, não poderão efetuar alterações nos cadastros após aceites pela empresa contábil. 22
Os funcionários com cadastro não finalizado aparecerão em vermelho, com o ícone indicando que o registro não está completo. O cliente pode alterar e complementar a qualquer momento registros não finalizados. Já os registros completos, com todos os campos obrigatórios preenchidos, aparecerão em azul, com o ícone indicando que o cadastro foi concluído, mas ainda não foi integrado ao escritório contábil. Todas as admissões eletrônicas gravam o funcionário com código 0 (zero). Após o escritório gravá-las, os códigos dos funcionários serão atualizados. Para registrar um novo funcionário, o cliente deve clicar no botão Admissão eletrônica: 23
Esta tela está dividida em três etapas: 1 etapa - Dados Pessoais: esta é a principal etapa do cadastro, todos os campos obrigatórios devem ser preenchidos para que os botões e as demais etapas sejam habilitados. Nesta tela são exigidos os dados pessoais do funcionário, tais como nome, grau de instrução, endereço, etc. Se o usuário não preencher todos os campos obrigatórios e sair do cadastro, será apresentada mensagem de que os dados informados serão perdidos. Se ele preencher os dados obrigatórios o sistema salvará o cadastro automaticamente, permitindo sair sem perder as informações. 24
O cadastro de Endereço e Dependentes é opcional. No caso do cadastro de dependentes, é possível ainda anexar os documentos do dependente, tais como: certidão de nascimento, casamento, carteira de vacinação, CPF, etc. 2 etapa - Dados Funcionais: nesta etapa devem ser informados os dados relativos ao contrato de trabalho, tais como: data de admissão, função, salário, lotação, etc. A soma dos dias no campo Contrato de experiência não pode ser superior a 90. No campo Horas semanais não pode ser informado uma quantidade superior a 44. 25
No botão adiantamento informe um dos campos com o percentual ou valor de adiantamento. As funções, estabelecimentos, centros de custo, departamentos, setores e seções serão integrados automaticamente do Cordilheira Recursos Humanos. Já a Categoria apresentará a seguinte lista: 1- Empregado, 4-Trabalhador temporário (Lei 9.01/98), 7-Aprendiz e 90- Bolsista/Estagiário. Somente poderão ser cadastrados funcionários com uma dessas categorias. As funções são importadas do Cordilheira, e o cliente pode apenas selecionar uma das funções já cadastradas pelo escritório. Através do botão Horário pode-se, opcionalmente, informar o horário a ser desempenhado pelo funcionário. 2
3 etapa - Documentos: na terceira e última etapa do cadastro devem ser informados os números dos documentos exigidos, sendo obrigatórios apenas a CTPS/Série, o respectivo Estado que emitiu a CTPS e o número do PIS/PASEP, o qual só aceitará códigos válidos. Os demais documentos não são obrigatórios. Observação: O campo Outras informações deve ser preenchido pelo cliente sempre que houver instruções ao escritório, por exemplo, percentual de desconto de vale refeição, fornecimento de vale transporte, eventos fixos, etc. Estas informações podem ser consultadas pelo escritório, após gravar o funcionário, no botão Observações de seu cadastro no Cordilheira Recursos Humanos. Através do botão Anexar foto 3x4 é possível carregar a foto do funcionário para que também seja automaticamente vinculada ao cadastro no Cordilheira Recursos Humanos. Somente serão aceitos arquivos nos formatos *.jpeg ou *.jpg de até 500 Kb (Kbytes). Basta clicar no botão, escolher o arquivo e carregá-lo. Para remover uma foto, basta clicar no botão. 27
OBSERVAÇÃO: A opção de anexar imagens dos documentos na admissão eletrônica só será habilitada para escritórios que utilizarem o Cordilheira Software Contábil com banco de dados SQLServer. Através do botão Anexar documentos é aberta a tela Documentos Digitalizados, onde é possível carregar imagens nos formatos *.jpeg e *.jpg de todos os documentos exigidos para o registro funcional(com tamanho máximo de 500 Kbytes por imagem). Pode-se visualizar o arquivo anexado selecionando o documento com dois cliques no grid ou clicando diretamente no ícone. 28
A lista acima é aberta na seleção do Tipo de documento. São 11 tipos de documentos específicos, mais o tipo 12-Outros. Após preencher todos os campos obrigatórios das etapas e clicar em Finalizar, a situação do cadastro será alterada para Não integrado, e o registro será aberto apenas para consulta, organizando os dados da etapa 1. Dados Pessoais de maneira ligeiramente diferente do cadastro, para facilitar a consulta dos principais dados do funcionário.. 2.4. Configurações Esta rotina traz a relação de usuários com acesso a empresa selecionada, o login, o grupo de permissões que pertence e a situação de acesso (ativo ou cancelado) e permite a alteração da senha dos usuários. 29
Para alterar a senha, pressione duplo clique sobre o nome do usuário e informe anova senha nos campos Senha a Confirmação de senha. 30