METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP - ESTUDO DE CASO EM UMA INDÚSTRIA METALÚRGICA Jose Henrique Dallagnese (ULBRA) jhdallagnese@gmail.com MARIO FERNANDO DE MELLO (ULBRA) mariofernandomello@yahoo.com.br Sistemas de informação são sistemas automatizados que por ter uma base de dados única integram pessoas, máquinas e processos a fim de coletar, processar e disseminar dados relevantes para o usuário, os chamados Enterprise Resource Planning (ERP). Um ERP bem consolidado dá subsídios para que as decisões dentro da corporação sejam mais eficazes, atendendo de melhor forma o momento ou situação em que a empresa se encontra. A implantação de um sistema de informação eficaz, leva em conta aspectos importantes para a evolução do mesmo, bem como, o desenvolvimento da documentação, treinamentos aos usuários finais, acompanhamento e a efetiva parametrização do sistema. O presente estudo foi realizado utilizando como referência uma indústria metalúrgica que implantou o SAP como sistema de informação, a indústria é localizada na cidade de Não-Me-Toque no estado do Rio Grande do Sul. O estudo aponta a metodologia e os processos necessários para a implantação de um ERP e conhecimentos adquiridos pós-implantação. Palavras-chave: Implantação de ERP. Sistema SAP R/3. Metodologia ASAP.
1. Introdução A partir das últimas décadas observa-se que a tecnologia aplicada a informação vem crescendo e revolucionando companhias de todos os segmentos empresariais, principalmente desde o surgimento do computador. As empresas passaram a utilizar ferramentas capazes de suportar e integrar processos a uma velocidade admirável, sob forma que, a pouco menos de vinte anos era impossível de imaginar que pessoas e organizações, pudessem enviar e receber informações tão rápidas que auxiliem na tomada de decisão. Afim de acompanhar os avanços tecnológicos existentes no mercado, as empresas procuram investir na utilização de sistemas ERP que possibilitam a integração de todos os departamentos e funções dentro da empresa em tempo real, com estrutura, consistência de dados e políticas de segurança em patamares elevados quando comparados com outros softwares existes no mercado. Principalmente voltado para o negócio empresarial, os sistemas ERPs focam em dar os subsídios necessários para tomada de decisão de cada processo dentro da organização, porém, devido a sua complexidade e para que a organização obtenha tais benefícios, esses sistemas comumente exigem grandes investimentos por parte da organização, bem como o desenvolvimento de seus processos. Assim, este artigo expõe como case a implantação de um sistema ERP em uma indústria metalúrgica na cidade de Não-Me-Toque RS, que fornece soluções inteligentes para o ramo agrícola, combinando a sua implantação e os resultados pós-implantação. 2. Revisão bibliográfica O presente capítulo faz uma revisão sobre os principais conceitos e métodos relacionados ao aos sistemas ERP e a implantação de um sistema SAP. 2.1 Sistema organizacional 2
Sistema é um conjunto de elementos que se inter-relacionam, ou seja, cada um destes elementos afeta ou é afetado pelos demais. Um sistema é composto de entradas, que são processadas, e que geram uma ou mais saídas. Para que um sistema seja eficaz e possua resultados satisfatórios para a organização, é necessária sua consolidada estruturação, bem como ferramentas que contribuam à gestão para a tomada de decisão. Para Perrone (2006), os riscos fazem parte do processo decisório, e devem ser assumidos pelos tomadores de decisão, porém, com o intuito de minimizar estes riscos, a adoção de ciências tecnológicas, possibilitam a subordinação humana para técnicas e lógicas matemáticas. A construção de uma forte governança na área de pesquisa e desenvolvimento de TI, faz com que as empresas tendem a investir fortemente em recursos almejando o crescimento e a valorização da corporação. Para Cruz (2003), o plano estratégico da organização deve estar equalizado com o plano de investimentos na área de TI, ou seja, todos os investimentos tecnológicos devem estar alinhados com seus objetivos, afim de evitar a compra de um monte de tecnologia com pouca ou nenhuma empregabilidade. Os sistemas ERP são um exemplo de como a tecnologia da informação pode contribuir para o avanço tecnológico da empresa, bem como seus resultados. Seu uso alavancou a partir de 1990 nos Estados Unidos e na Europa, no mercado nacional, a demanda por esta ferramenta vem em constante crescimento a partir de 1996. 2.2 Os sistemas ERP O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema integrado que utiliza de um mesmo banco de dados, facilitando o fluxo de informações entre todas as áreas da empresa. Ele integra os dados e processos de vários departamentos, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócio. Com a utilização de um sistema ERP é possível gerenciar todas as transações de forma integrada e não repetitivas em tempo real, ou seja, após o input da demanda definida pelo setor comercial, o mesmo dispara necessidades de compra e produção, além de informações pertinentes a várias áreas da empresa, bem como logística, financeiro, contabilidade, entre outros. 3
Para Corrêa (2014, p.390) um sistema dito ERP tem a pretensão de suportar todas as necessidades de informação para a tomada de decisão gerencial de um empreendimento como um todo, ou seja, tendo em vista um sistema ERP bem estruturado facilita o monitoramento da gestão e a como consequência, traz a redução dos processos gerenciais. Além do mais, Corrêa (2014, p.401) afirma que: A implantação de sistemas de informações geralmente automatiza os procedimentos e, para garantir a efetiva melhoria do desempenho, é preciso rever os procedimentos que serão automatizados para impor um novo processo de trabalho, resultado do redesenho dos processos antigos. Essa automatização conta com a redução de inclusões manuais no sistema, além da extinção de controle por planilhas, concretizando a sua proposta quanto a integridade dos dados. Em sua concepção de desempenho, o mesmo manifesta uma redução no tempo de resposta as necessidades dos usuários, além de em sua estruturação conter pilares de sustentação trazidos das melhores práticas de mercado. A empresa adquire subsídios e tempo de planejamento, reduzindo gastos e repensando sua cadeia de produção, conseguindo produzir de forma mais eficiente seu portfólio de produtos, de acordo com Corrêa e Gianesi (1996, p.88) o sistema: Procura adequar a demanda esperada às possibilidades do sistema produtivo, além de organizar de modo que as variações pequenas de demanda a curto prazo possam ser acomodadas sem muito incômodo para o sistema de produção. Assim a utilização de um ERP elimina a complexidade de acompanhamento isolado de cada processo. Além disso, ele auxilia também na tomada de decisões, de forma que, caso a empresa por alguma razão decide mudar alguns aspectos de fabricação de um produto, todas as áreas são informadas instantaneamente, possibilitando-as de se preparar de forma integrada para o evento. Um sistema ERP é desenhado para que, fique sistematicamente interligando três fatores críticos dentro da organização: os processos da empresa, a tecnologia investida e as pessoas participantes do negócio. 2.2.1 Vantagens da Utilização de um Sistema ERP 4
Os softwares ERP são sistemas adequados para uma realidade de produção do tipo job shop, que se constitui de diversos produtos diferentes, roteiros diversos, itens de demandas dependentes, estruturas complexas, peças comuns a mais de um produto e oscilações significativas na demanda, isto porque, é um sistema bastante dinâmico, no qual, havendo a necessidade de fazer uma alteração na programação, basta rodar novamente o sistema que ele faz todos os ajustes necessários. No ambiente competitivo atual, as empresas precisam dessa flexibilidade para atender seus clientes. Segundo Martins (2002, p.238), a produção do tipo job shop é caracterizada: Pela organização das máquinas ou setores com relação a sua função. Dessa forma, os diversos itens têm roteiros de produção diferenciados, ou seja, fazer percursos diferentes ao longo do processo produtivo. As alterações em caso de programação, seriam totalmente inviáveis sem a utilização de um sistema ERP, pois a lógica do MRP (Material Requirement Planning) é adequada para itens de demanda dependente. Outra vantagem de sua utilização é o fato deles envolverem os diversos setores da empresa, propiciando a integração e o compartilhamento de informações. Quando utilizado corretamente, o ERP traz uma série de benefícios para empresa. Dentre as vantagens da utilização de um sistema ERP, Corrêa (2014, p.133) menciona que o mesmo orienta decisões de planejamento de o que, quanto e quando comprar ou produzir, além de como produzir (figura 1). Figura 1 - Sistemas de Apoio às Decisões Fonte: Adaptado de Corrêa (2014, p.134) 5
2.2.2 Limitações dos Sistemas ERP Normalmente, são sistemas complexos, caros e com limitações para adaptação à realidade da empresa. Comumente, a empresa tem de mudar suas rotinas, culturas e processos para que a adaptação ocorra. A possibilidade de adequação que existe é a parametrização sistema. De acordo com Corrêa e Gianesi (1996), a parametrização é a forma de trazer a realidade da empresa para dentro do sistema. Podemos citar como variáveis parametrizáveis, o estoque de segurança, lead time, tamanhos de lote, unidade de medida, horizonte de planejamento, entre outras. 2.3 Implantação de um sistema SAP Em um projeto de implantação SAP a escolha da metodologia é um fator crucial para a conclusão e sucesso do processo. A mais eficiente metodologia comprovada em diversas implantações se chama ASAP, que se baseia em na aceleração do processo de implementação monitorando minunciosamente todas as transações do processo em ambos os módulos. A metodologia ASAP consiste em 5 grandes fases: Preparação do Projeto, Business Blueprint, Realização, Preparação Final e Go-Live. Com esta filosofia de trabalho e por prover de um padrão internacional de implantação seguindo resultados positivos como modelos é possível reduzir as atividades redundantes e que não agregam valor, facilitando a implantação em diversos nichos de mercado e atendendo projetos de grandes complexidades ou não. Conforme dados do guia PMBOK, as fases de um projeto são divisões onde controle adicional é necessário para gerenciar de forma efetiva o término de uma entrega importante. No pré-projeto é realizado a preparação do mesmo, ou seja, é a fase que contempla processos decisórios quanto as estratégias, cronograma e escopo do projeto, bem como a escolha dos analistas funcionais e seus key-users, além da realização de treinamento de sensibilização para os mesmos. Durante o Business Blueprint ou Modelo dos Processos de Negócio, é feito a definição do documento chamado BBP, onde o mesmo contempla informações tais como estrutura 6
organizacional da empresa e desenho dos processos atuais, que posteriormente são reavaliadas e feito um escopo para as soluções trazidas para processos futuros. Após definido as novas propostas de processos começa a etapa de realização, onde os novos desenhos de processos são tomados como base para a parametrização do sistema, nesta fase também é realizado a criação dos perfis de acesso, elaboração dos manuais de treinamento e os testes integrados com o sistema. A preparação final tem por objetivo analisar e preparar o projeto para o Go Live, nesta etapa é feito o plano de entrada de produção, que deve constar as cargas de dados para o novo ambiente de produção, a capacidade do volume de dados e os treinamentos com usuários finais. Na fase final de Go Live é realizada a entrada do sistema para produção, concluindo a preparação final. Ainda no guia PMBOK, é referenciado que A condição de fases possibilita que o projeto seja segmentado em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento, o planejamento e controle, ou seja, toda essa metodologia aplicada a subdivisões no cronograma, incidem numa maior governança da gestão sobre o cronograma do projeto. Sendo assim, a metodologia ASAP de implementação de software pode ser definida por um roadmap (passo a passo) para orientação dos processos. 2.3.1 Implantação de um Sistema ERP A implantação de um sistema não pode ser confundida com a simples compra de um novo software pela empresa, pois, representa uma profunda alteração na metodologia de trabalho e nos procedimentos de trabalho com relação as suas tarefas. Um sistema ERP proporciona a automatização dos processos de trabalho. Sendo assim, é necessária uma análise dos processos antigos para que se obtenham novos processos de trabalho, os quais, possibilitem a execução do sistema em sua totalidade. Um resultado satisfatório para implantação do ERP exige o treinamento dos usuários finais para uma resposta considerável aos desafios tecnológicos investidos (WANG et al, 2008). Assim, é correto afirmar que por sua complexidade, além dos altos custos de investimentos para desenvolvimentos, as imposições de mudanças organizacionais exigidas pelo software, têm apresentado significativas falhas após sua implantação. 7
Como fatores críticos do sucesso, é necessário integrar três condições essenciais: o comprometimento da alta direção com os objetivos da implantação; o treinamento intensivo e continuado em todos os níveis; e o gerenciamento adequado do processo de implantação (CORRÊA, 2014, p. 403-404). 3. Metodologia O presente estudo foi realizado em uma empresa gaúcha, no ramo metal metalúrgico que implantou um sistema ERP no ano de 2014 como base. A escolha se deve por ser uma empresa em constante crescimento no cenário mundial e destaque nacional no segmento em que atua, além de ter escolhido um dos mais complexos sistemas de ERP do mercado, o SAP R/3. Para Yin (2010), o estudo de caso é uma investigação empírica que trata um fenômeno contemporâneo em profundidade e em seu contexto de vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não são claramente evidentes. Ainda segundo Yin (2010), a investigação do estudo de caso enfrenta a situação tecnicamente diferenciada em que existirão muito mais variáveis de interesse do que pontos de dados, e, como resultado conta com múltiplas fontes de evidência, com os dados precisando convergir, usando das proposições teóricas para orientar a coleta e a análise dos dados. Para realização do presente estudo de caso, foi utilizado a técnica de Gil (2002) para pesquisa de caráter exploratório, onde tem por objetivo principal o aprimoramento de ideias. De forma geral, essas pesquisas envolvem levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o tema pesquisado e análise de exemplos que impulsionam a compreensão (GIL, 2002). Desta forma, foram buscadas referências profissionais e bibliográficas sobre o tema, que pudessem expor a transação da empresa de um software de gestão para um sistema ERP totalmente integrado. A coleta de dados do estudo de caso abrangeu informações disponíveis aos pesquisadores, como documentos do projeto, relatórios e atas de reuniões, status report documentados do projeto, benchmarking com gestores e pessoas envolvidas no projeto. 8
4. Estudo de caso Como característica essencial de um pacote comercial, o SAP R/3 apresenta-se como uma solução genérica desenvolvida para atender a todo tipo de empresa. Dessa forma entende-se que a lógica integrada do ERP irá de alguma forma impor-se sobre a lógica existente na empresa antes da adoção do Sistema. Essa lógica refere-se ao fluxo da informação dentro da empresa de acordo com os processos de negócio estabelecidos em fase de Business Blueprint. As ações iniciais para implementação do software começaram no final de 2012, quando começaram os estudos para aplicação de um novo sistema de gestão. Durante 2013 foram realizadas pesquisas com o intuito de definir qual o software e empresa de consultoria serviriam de apoio para a revolução tecnológica que seria aplicada na empresa. Em março de 2014, foi dado início do Projeto, onde a empresa começou o processo de implantação do SAP, pois o mesmo possibilita a integração entre várias áreas e módulos dentro da organização, algo que o sistema legado não permitia. Com o apoio de uma consultoria alemã, foram levantadas as vantagens desta aplicação, considerando aspectos como desempenho para o cálculo do MRP, confiabilidade dos dados e multiplicação das ações na bolsa de valores. Para isto, a gestão do projeto, elaborou um planejamento estratégico que atendia os requisitos em tecnologia de informação para empresa, bem como alterações na infraestrutura (redes e hardware). 4.1 Ciclo de Implantação O ciclo de implantação do novo sistema ERP pela empresa, pode ser representado por 5 etapas, conforme mostrado na figura 2. Figura 2 Roadmap de implantação 9
O roadmap da primeira onda do projeto foi desenhado prevendo a implantação de 8 módulos que atendia diversas áreas da empresa (quadro 1) e serviu como base para elaboração do cronograma macro do projeto, que teve início em fevereiro de 2014 e término em março de 2015 (figura 3). Ainda no quadro 1, o módulo de CS não havia participado do escopo do projeto, durante o planejamento o mesmo estava empregado dentro do módulo de SD, foi no desenvolvimento do projeto, que em virtude do foco diferente entre os módulos, se deu a necessidade de alterar o escopo do projeto e incluir CS junto na primeira onda. Quadro 1 Módulos do Projeto e Áreas de Abrangência 10
As datas que serviram como marco para o projeto foram dos dias 17 de março de 2014, onde ocorreu o kick-off (ponta pé inicial) do projeto, onde estavam presentes analistas, key-users, consultores, gestores e direção da empresa. Como marco final, o dia 18 de janeiro de 2015, ocorreu a tão esperada virada de chave, onde na segunda-feira 19 toda as áreas da empresa estavam utilizando o novo software para desempenhar suas atividades. Figura 3 - Cronograma do projeto 11
Por orientação da consultoria, a empresa adotou uma estrutura funcional para fragmentação das equipes durante o desenvolvimento do projeto, esta estrutura foi baseada nos módulos, tendo pelo menos um analista funcional por cada frente e usuários chaves equivalentes a complexidade de cada módulo. A implementação, seguindo o roadmap do projeto, foi dividida em três fases com atividades pertencentes a cada uma delas. No Business Blueprint foi realizado o levantamento dos processos das áreas que usariam o SAP (este procedimento é conhecido como AS-IS ), nestas atividades foi constatado um alto nível de conhecimento por meio dos envolvidos no projeto com relação às áreas atuantes da empresa. Com base nos desenhos realizados, as frentes começaram a trabalhar juntamente com a consultoria na elaboração dos modelos de processos futuros ( TO-BE ), que serviram para conduzir a parametrização do sistema. Durante esta etapa, foi feito o levantamento dos GAPs (falta de funcionalidade do modelo standard do sistema à um processo e/ou atividade da empresa). Na Realização, foi a fase onde o sistema começou a ser construído, de acordo com as soluções propostas no TO-BE, além das parametrizações dos programas para carga do banco de dados e integrações com os demais softwares de apoio, o MES (Manufacturing Execution Systems) e o LES (Logistics Execution Systems). Durante a realização foi a fase onde os usuários-chaves obtiveram maiores conhecimentos sobre o sistema e realizaram os testes unitários. Na Preparação Final, ficou claro para todos os novos processos da empresa durante a realização do teste integrado, onde foram simuladas as rotinas da empresa em um ambiente de qualidade tal qual seria o novo ambiente de produção. Aqui também foram realizados os treinamentos aos usuários finais e gestores, preparando a todos para o novo software. 4.2 Pós-Implantação O acompanhamento após a implantação de um sistema integrado é de suma importância, pois durante a fase de treinamento não é possível identificar e prever todas as variáveis da rotina de trabalho, gerando muitas dúvidas aos usuários finais nos primeiros dias de trabalho. 12
Dentre os benefícios da sua implantação, fica totalmente perceptível o grande ganho quanto a integração proporcionada pelo novo sistema, entretanto, para um momento inicial, ficou visível também que a integração não é somente um ponto positivo, isto porque, os usuários não possuíam total conhecimento do processo, desconhecendo então, os problemas acarretados por erros e o quanto interferiam nos demais departamentos. Dentre as críticas impostas pelos usuários finais, foi percebido a insatisfação com relação a perda de algumas funcionalidades disponibilizadas pelo sistema legado. Durante o Business Blueprint somente GAPs impactantes para o processo foram desenvolvidos. Sob o ponto de vista da alta direção da empresa, as grandes mudanças ficaram a cargo da maior agilidade quanto a obtenção de dados gerenciais, além dos ganhos de integração entre matriz e filial. Esses ganhos só ocorrem com a utilização de um ERP, pois os dados são colocados e administrados dentro do sistema com o intuito de gerenciar no detalhe as operações da empresa. 5. Considerações finais Baseado neste estudo é possível concluir que a implantação de um ERP estabelece novos procedimentos em consequência das operações que o novo sistema exige para melhor desempenho interno. Além disso, ficou mais visível a integração das informações entre todos os departamentos. As mudanças realizadas nos processos da empresa foram bastante profundas nos últimos meses, a maioria delas em virtude do novo sistema, isto se deve porque durante o Business Blueprint, os envolvidos do projeto compraram a ideia de difundir as melhores práticas do mercado trazidas pelo sistema SAP para dentro da organização. A utilização de um sistema de informação é uma necessidade para uma organização que precisa controlar melhor suas operações buscando a evolução constante. Com relação à metodologia de implantação de um sistema ERP, a empresa seguiu as recomendações das consultorias contratadas, desde a decisão e escolha do sistema a ser adquirido até a sua implantação, o que revela a consistência do projeto. 13
Com o intuito de apresentar as etapas para implantação do sistema SAP em uma indústria metalúrgica e seus benefícios, o presente estudo de caso consegue contribuir como modelo de referência para organizações que buscam fazer a migração para um sistema ERP. E por fim, vale ressaltar que apesar de todos os ganhos com a implantação de um ERP, devase ter um projeto bem estruturado, com profissionais preparados para o desenvolvimento do mesmo, além do que para a obtenção de melhores resultados, é necessário realizar um compromisso com a mudança cultural de todos os departamentos e usuários finais. 6. Referências CORRÊA, Luiz Henrique; GIANESI, Irineu G. Nogueira. Just in Time, MRP II e OPT. 2. ed. São Paulo: Editora Atlas, 1996. CORRÊA, Luiz Henrique; GIANESI, Irineu G. Nogueira; CAON, Mauro. Planejamento, Programação e Controle da Produção: MRP II/ERP, Conceitos, uso e implantação, base para SAP, Oracle Applications e outros Softwares Integrados de Gestão. 5ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 2014. CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: Tecnologias da informação e a empresa do século XXI. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 2003. CRUZ, Tadeu. Sistemas, organizações & métodos: Estudo integrado das novas tecnologias de informação. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 2002. GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2002. GONÇALVES, Gilberto. Implantação de um sistema de informação Enterprise Resource Planning (ERP): Estudo de caso em uma indústria eletrônica. Revista de Engenharia e Tecnologia, V. 2, n. 1, abril/2010. JESUS, Renata Gomes et al. Implantação de sistemas ERP: Tecnologia e pessoas na implantação do SAP R/3 Revista de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, Vol. 3, No. 3, p. 315-330, 2007. MARTINS, P. G.; LAUGENI, F. P. Administração da Produção para MBAs. Porto Alegre: Bookman, 2002. 14
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