Projeto real de implantação de metodologia de gerenciamento de s com apoio do ambiente Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Rodolfo Campos PMO da Presidência da TIM Líder do Projeto racampos@timbrasil.com.br Carlos Magno da Silva Xavier Consultoria DA/VT Gerente do Projeto magno@beware.com.br Rio de Janeiro, 29 de junho de 2006 Agenda Motivação do Projeto Seleção do Parceiro processo de seleção Overview do Projeto principais deliverables Metodologia e ambiente Microsoft Enterprise Project Management (EPM)
Agenda Motivação do Projeto Seleção do Parceiro processo de seleção Overview do Projeto principais deliverables Metodologia e ambiente Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Linha de tempo 1T04 2T04 3T04 4T04 1T05 2T05 3T05 4T05 Lançamento do (WS Angra) Estruturação PMO Aprovação do Steering Committee WS Jan 2004 com 63 Projetos apontados 41 Proj Re-priorizados Agosto Finalização de 15 s com 6 adicionais em fase de conclusão WS Jan 2005 45 proj Análise de TI dos s prioritários Início de Avaliação da Evolução PMO inicia sua operação em 2004 Criada a figura dos Líderes de Projetos; foco em conceitos básicos (escopo, tempo e riscos) Esforço inicial sobre priorização e acompanhamento de s estratégicos Garantia da realização dos s = driver de geração de valor Iniciado o alinhamento dos s ao Planejamento Estratégico via BSC 3
Como vem Evoluindo o GP na TIM Objetivos e metas TIM 2005 Planejamento Estratégico e Projetos 2005 Demais Referências Execução/ Integração Geração de valor Mapa estratégico Objetivo selecionado Objetivo 1 Projeto D Projeto E Objetivo 2 Objetivo 5 Objetivo 3 Projeto B Projeto F Objetivo 4 Projeto C Projetos previstos 2005 Nonnkndndonoond nanananna Non nnon on n n n nn nonononon Onn nnanoanonnonono nononn Nonnononn no nnnononon non nononnon Noo nonoon nonononnonononno Controles Foco no cliente Objetivo 6 Projeto A Objetivo 7 Objetivo 8 4 Pesquisas sobre Gerenciamento de Projetos indicam... (fonte: Pesquisa publicada em 2004 pelo PMI RJ) Distribuição por Segmento fonte: Pesquisa PMI RJ 2004 (73 empresas) Funções mais comuns do PMO fonte: Pesquisa PMI RJ 2004 (73 empresas) Manufatura 4% Construção 5% Petróleo e Gás 9% Consultoria 17% Adm Pública 4% Outra Industria 27% TI e Telecom 33% Metodologia aparece como main issue do PMO e como principal ação para próximos 12 meses nas pesquisas; Observa-se que atividades de Planejamento e Controles são de muita relevância também; Dados desta pesquisa indicaram que 35% das empresas do segmento TI/Telecom já possuem treinamento formal em gerenciamento de s. Pool de Recursos de Projetos Seleção e Priorização Projetos Auditoria de Projetos Gestão de Documentos Gestão de Portfolio de Projetos Gestão de Treinamento Projetos Coaching no Gerenciamento de Projetos Suporte à alta Adm Suporte a SW de Gerenciamento de Projetos Controle dos Projetos Apoio no Planejamento dos Projetos Definição padrões, metodologias e ferramentas Temas que pretendem desenvolver nos próximos 12 meses fonte: Pesquisa PMI RJ 2004 (73 empresas) Implementação de PMO Implementação de SW de Gerenciamento de Projetos Implantação de painel de controle executivo para Projetos Desenvolvimento/ReviSão metodologias de gerenciamento de Projetos 28% 33% 38% 38% 41% 58% 51% 56% 56% 64% 64% 69% 85% 79% 82% 87% 5
Aumentar a Maturidade do Gerenciamento de Projetos na TIM significa... Aumentar a taxa de implementação dos s Otimizar a implementação dos s para acelerar a contribuição deles aos objetivos estratégicos da organização Consolidar a gestão de s na organização pela padronização de uma metodologia reforçando o alinhamento estratégico Definir e passar a utilizar ferramenta que suportará esta metodologia Iniciar a manutenção de uma base de informações de s ( lessons learned, histórico, WBS...) Estimular e capacitar público alvo sobre conceitos, metodologia e ferramenta de gestão de s agregar valor nesta evolução! 17% 33% 17% 33% Nível de Maturidade das Empresas fonte: Pesq.PMI RJ 2004 (73empresas) 8% 8% 17% 17% 50% 38% 25% 38% 17% 13% 13% 38% 21% Construção Consultoria Petróleo e Gás TI e Telecom Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Nível 5 6 Agenda Motivação do Projeto Seleção do Parceiro processo de seleção Overview do Projeto principais deliverables Metodologia e ambiente Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 7
Aprovação do Projeto Apresentação para Presidência Obtido o Green Light para iniciar processo de contratação Asseguramos Sponsors do Projeto: Presidente da TIM Brasil e CPO Indicamos valor para Budget 2006 Sinalizamos a importância de Projeto envolver demais áreas da TIM Projeto Priorizado no Portfolio 2006 - Master M26 - Metodologia de GP Escopo aprovado incluiu Metodologia de GP, Treinamento e Estrutura de GP Enterprise Project Management - ferramenta de suporte à Metodologia 8 Seleção da Consultoria Elaboramos uma RFP do Projeto cobrindo: Metodologia, Treinamento e Estrutura de GP (foco estrutura PMOs) Convidamos 7 players Montamos uma equipe de seleção representantes de PMOs, Suprimentos e RH Trabalhamos sobre uma Matriz de Avaliação com pesos para cada deliverable do Chegamos a um Short List Vencedor foi a parceria 9
Agenda Motivação do Projeto Seleção do Parceiro processo de seleção Overview do Projeto principais deliverables Metodologia e ambiente Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 10 Cronograma macro do Projeto com a Migração Hoje 4º Trim. 2005 1º Trim. 2006 2º Trim. 2006 3º Trim. 2006 Elaboração do Plano do Projeto OUT NOV DEZ JAN FEV MAR ABR MAI JUN 16/11 30/11 JUL AGO SET Macro Etapas do Projeto Diagnóstico Desenvolvimento Metodologia TIM Projetos Piloto Acompanhamento Metodológico 16/11 Inicial 24/01 Fase 1 Fase 2 01/12 24/01 Intermediário 16/02 30/03 Final Início da migração 15/04 30/06 para a nova metodologia 15/05 16/05 20/06 15/07 Prêmio TIM Estrutura de Gerenciamento de Projetos Treinamento Inicial 16/11 30/01 01/12... 11
Agenda Motivação do Projeto Seleção do Parceiro processo de seleção Overview do Projeto principais deliverables Metodologia e ambiente Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 12 Gerenciamento de Projetos na TIM - Hierarquia de Documentos POLÍTICA PROCEDIMENTO AFC RH POLÍTICA TIM DE GP METODOLOGIA TIM DE GP OC MKT REDE TI Princípios gerais para o gerenciamento dos s que suportam a estratégia da TIM Brasil Processos comuns para iniciar, planejar, monitorar e controlar, e encerrar s na TIM Brasil Procedimentos operacionais específicos emitidos pelas áreas, alinhados com a Metodologia TIM. Ex: Ciclo de vida de um de TI INSTRUÇÃO INSTRUÇÕES OPERACIONAIS DE GP Instruções operacionais detalhando a execução e controle de determinada atividade definida em um processo operacional 13
Gerenciamento de Projetos na TIM Metodologia TIM Ambiente de Suporte Foco da Metodologia TIM Ambiente GIPP Entrada de dados, atualização e acompanhamento de s (*) PWA / Sharepoint / MS-Project Ambiente colaborativo de s Project / Sharepoint - DB Repositório de Projetos TIM (Base de Conhecimento) A metodologia TIM estabelece práticas comuns a todos em gerenciamento de s; E fortalece a dinâmica integrada e cíclica das diversos atividades de gerenciamento de s. O suporte tecnológico à metodologia TIM de gerenciamento de s será feito pelo ambiente GIPP (Gestão Integrada de Portfólio de Projetos), disponibilizado por IT Business; Especificações de customização deste ambiente foram discutidas e formalizadas com TI; (*)MS-Project para líderes,sharepoint/pwa (Project Web Access para acesso da equipe, PMO, sponsor e líder 14 Processos da Metodologia TIM de Gerenciamento de Projetos Iniciação do Projeto Planejamento do Projeto Execução do Projeto $ Integração Custo Comunicação Designar o líder do I1 Identificar os principais interessados P1 Planejar as respostas aos riscos P5 Elaborar cronograma P9 Gerenciar a execução do plano do E1 Escopo Qualidade Risco Tempo Classificar o Autorizar o início do I2 Indicar a equipe de para o planejamento P2 Elaborar declaração do escopo Planejar as comunicações Planejar as aquisições P6 Planejar os recursos humanos P10 Calcular os custos $ Encerramento do Projeto Registrar lições aprendidas RH Aquisições I3 P3 P7 P11 F1 Detalhar o escopo do Planejar a qualidade Consolidar o plano do Encerrar o P4 P8 P12 F2 Monitoramento e Controle do Projeto Monitorar e controlar o trabalho do C1 Controlar as mudanças no plano do C2 15
GIPP - Ambiente de suporte ao gerenciamento de s da TIM Site Pessoal (1) PWA (Project Web Access) Site do Projeto (2) Sharepoint Projetos TIM Project Professional 2003 (3) MS-Project 1. Acesso às tarefas, riscos, issues, comentários e outras informações sob a perspectiva de cada membro da equipe; 2. Acesso aos documentos e a outras informações, como riscos, issues e comentários, sob a perspectiva de cada ; 3. Acesso do líder para entrada de dados, elaboração e publicação do cronograma. 16 Site Pessoal PWA Digitar gipp no browser Acesso às tarefas / riscos/ issues pelo membro da equipe 17
Site Pessoal PWA Acesso aos s que o membro da equipe participa 18 Site do Projeto Sharepoint Acesso aos documentos e a riscos, issues e comentários de um determinado 19
Acesso do Líder MS-Project 20 EXEMPLO: P9 - Elaborar o Cronograma MS-Project 21
Decompor WBS 22 Sequenciar Atividades 23
Identificar Recursos 24 Estimar Duração/Esforço/Recursos 25
Gráfico de Gantt 26 Registro do trabalho realizado 27
OBRIGADO! 28 Minicurrículo dos palestrantes CARLOS MAGNO DA SILVA XAVIER Professor do MBA em Gerência de Projetos da FGV, certificado PMP pelo PMI e sócio-diretor da Beware Consultoria Empresarial Ltda. Líder do Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor e Vice-Presidente de Comunicação do PMI-Rio. Autor de vários livros, entre eles: Gerenciamento de Projetos Como definir e controlar o escopo do, Saraiva (2005) e Metodologia de Gerenciamento de Projetos Methodware, Brasport (2005). RODOLFO ALVARES DA SILVA CAMPOS Gerente Executivo do PMO da TIM Brasil, responsável por Gestão do Portfolio e coordenando a implantação da Metodologia TIM de GP. No grupo desde 2002 tendo ocupado posições em Finanças e Controle na Holding para América Latina com foco em Projetos de Investimento. Experiências anteriores em Desenvolvimento de Negócios e Planejamento e Controles em empresas como Shell Brasil e Ferrovia Centro Atlântica. Engenheiro Mecânico (UFRJ) e pós graduado em Engenharia Econômica (UFRJ). 29