Finanças em Projetos de TI Profa. Liliam Sakamoto Aula 6
Gerenciamentode Custos PMBOK apresentaosseguintesconceitos: Gerenciamento de custos; Processos de Gerenciamento de custos: Estimar custos; Determinar o Orçamento; Controlar os custos.
Gerenciamentode Custos: Tem como objetivo estimar, gerenciar e controlar os custos e orçamentos do projeto, envolvendo a estimativa e agregação dos custos de todos os recursos necessários à execução do projeto.
Gerenciamentode Custos: Embora o foco sejam os custos, deve-se considerar também os custos de manutenção e aqueles externos ao projeto, mas que impactam em sua viabilidade.
Gerenciamentode Custos: Seu objetivo é criar um orçamento realista e exequível, além de controlar a sua execução de modo a garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento planejado e aprovado.
Gerenciamentode Custos: Os custos são baixos nas fases iniciais do projeto e que a influência das partes interessadas é maior; Na medida em que o projeto se desenvolve, o gerente do projeto deve ser capaz de focalizar os esforços de planejamento na definição do escopo, cronograma e orçamento, gerenciando as expectativas das partes interessadas.
O plano de Gerenciamento de Custos deve conter: Técnicas, ferramentas e informações a serem utilizadas nas estimativas de custos; Critérios de exatidão nas estimativas, unidades de medida e moeda; Metodologia para criação do orçamento e descrição de como serão utilizados os processos de gerenciamento de custos; Formatação e modelos para orçamento e relatórios;
O plano de Gerenciamento de Custos deve conter: Procedimento organizacionais de contabilidade e administração financeira; Definição de responsabilidades, limites de controle (tolerâncias de variação), pontos de medição (em geral, utilizam-se os identificadores e contas de controle da EAP Estrutura Análitica do Projeto); Procedimentos para medição e controle do orçamento, definições para utilização do valor agregado e como serão feitas as estimativas para término.
Os processos de Gerenciamento de Custos
O processo Estimar Custos Responsável por estimar os recursos monetários necessários para realização das atividades do projeto; As estimativas de custo são um prognóstico baseado nas informações conhecidas num determinado momento, incluem a identificação e consideração das alternativas de custo e devem incluir compensações e riscos, bem como análise do compartilhamento de recursos para melhor eficiência e otimização.
Estimar Custos Está intimamente relacionado com o processo Definir Atividades e demais processos de gerenciamento de Tempo, pois as características, atributos e necessidades de recursos das atividades são a base para as estimativas dos custos; Quando elaboramos o orçamento, veremos sua relação com o cronograma na medida em que se faz necessário coordenar o fluxo de pagamentos (fluxo de caixa) para que o projeto obtenha os fundos necessários nos períodos apropriados.
Estimar Custos As estimativas de custos devem ser refinadas durante o curso do planejamento para refletir detalhes adicionais e novas informações, aumentando a precisão ao confeccionar o orçamento; As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo de acordo com o PMBOK, são apresentadas a seguir:
Estimar custos Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Linha de base de escopo Opinião especializada Estimativas de custos das atividades Cronograma do projeto Estimativa análoga Base das estimativas Plano de recursos humanos Registro dos riscos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Estimativa paramétrica Estimativa bottom-up Estimativas de três pontos Análise de reservas Software de estimativa de gerenciamento de projetos Análise de propostas de fornecedores Atualizações dos documentos do projeto
Entradas Linha de base do Escopo Declaração do escopo do projeto Fornece a descrição do produto e do projeto, critério de aceitação, entregas de chave, limites, premissas e restrições do projeto EAP e Dicionário da EAP Fornecem as relações entre os componentes do projeto, atividades e entregas, identificando e descrevendo o trabalho do projeto Cronograma do projeto Os recursos das atividades e suas durações estão intimamente relacionados com a estimativa dos custos
Entradas Plano de recursos humanos Atributos de recrutamento e mobilização de pessoal para o projeto, índices de pessoal e conhecimentos relacionados Registro de riscos O plano de respostas aos riscos pode criar novas necessidades de recursos para lidar com os riscos identificados e reservas para os riscos não identificados Fatores ambientais da empresa Condições de mercado (oferta e demanda)
Entradas Informações comerciais publicadas (taxas, custos, preços de materiais) Ativos de processos organizacionais Políticas de estimativa de custos, modelos, informações históricas e lições aprendidas
Finanças em Projetos de TI- Aula Opinião especializada Aula 6 Estimativa análoga ou Top Down Ferramentas e técnicas Usa valores de parâmetros, como escopo, custo, orçamento e duração, ou medidas de escala, como tamanho, peso e complexidade de um projeto anterior semelhante, que servirão de base para estimar o mesmo parâmetro ou medida para o projeto atual É uma abordagem que estima o valor bruto É frequente sua utilização quando há quantidade limitada de informações (nas fases iniciais, por exemplo) Geralmente é menos dispendiosa e mais rápida do que outras técnicas, embora seja menos precisa. Pode ser aplicada em conjunto com outras técnicas.
Ferramentas e técnicas Estimativa paramétrica Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular uma estimativa dos parâmetros das atividades do projeto atual; Técnica bastante precisa dependendo da sofisticação e das informações disponíveis; Utilizam-se características do projeto (parâmetros) em modelos matemáticos para prever os custos do projeto; Os modelos podem ser simples (as construções residenciais custarão um certo valor por unidade de área construída) ou complexos ( um modelo de custos de desenvolvimento de software usa vários fatores de ajuste com vários pontos a serem analisados em cada um deles);
Ferramentas e técnicas Estimativa paramétrica Tanto o custo quanto a precisão do modelo paramétrico variam amplamente; Serão mais confiáveis quanto: a) As informações históricas usadas no desenvolvimento do modelo forem precisas; b) Os parâmetros usados no modelo forem prontamente quantificáveis e c) O modelo for escalonável(por exemplo, quando ele funcionar bem tanto para grande projetos quanto para projetos menores)
Ferramentas e técnicas Estimativa composição ou bottom-up Método para estimar um componente de trabalho; O custo de pacotes ou unidades menores é detalhado e especificado, somando-se depois para agregar aos níveis mais altos; Esta técnica envolve estimar o custo das atividades individuais dos pacotes de trabalho, depois de sumarizá-los ou agregá-los para obter a estimativa total do projeto e, por isso, são chamadas bottom up pois integram o nível inferior de insumos nos serviços necessários para cumprir as atividades, de baixo para cima na estrutura analítica;
Ferramentas e técnicas Estimativa composição ou bottom-up O custo e a precisão das estimativa bottom up são influenciados pelo tamanho e pela complexidade da atividades individuais dos pacotes de trabalho: atividades menores aumentam tanto o custo quanto a precisão do processo de estimativa. A equipe de gerenciamento do projeto deve pesar o aumento da precisão contra o custo adicional; Composição de custos (composições unitárias) são custos de atividades, serviços ou subprodutos acabados obtidos em função de consumo de seus insumos básicos componentes (materiais, mão-de-obra e equipamentos).
Ferramentas e técnicas Estimativa de três pontos Técnicas de revisão e avaliação de programa (PERT) Análise de reservas Reservas gerenciais e de contingência Custo da qualidade As premissas sobre custos de qualidade (planejamento da qualidade) podem ser usadas para estimar as atividades da qualidade; Software para estimativas em Gerenciamento de Projetos; Análise de propostas de fornecedor
Saídas Estimativas de custos das atividades Estimativas de custo de atividades são avaliações quantitativas dos prováveis custos necessários para executar o trabalho do projeto, Podem ser apresentadas em formato resumido ou em detalhes Base das estimativas Quantia e tipo de detalhes adicionais que suportam as estimativas de custos variam por área de aplicação; A idéia é oferecer o máximo detalhamento para entendimento claro das estimativas e sua confiabilidade Atualização dos documentos do Projeto
Estimativas de custos Com base no PMBOK este processo deve incluir: Descrição de como a estimativa foi obtida; Descrição das premissas, restrições e informações utilizadas; Nível de confiança das estimativas. Os custos podem ser classificados como diretos e indiretos, podendo ser fixos ou variáveis.
Estimativas de custos Custos diretos são aqueles atribuídos diretamente ao trabalho do projeto, enquanto os custos indiretos são aqueles custos rateados pela organização para o projeto. Custos diretos: materiais e equipamentos adquiridos, salários da equipe do projeto; Custos indiretos: rateio de custos administrativos da organização, aluguel de ambiente compartilhado. Custos fixos não variam conforme a produção, utilização ou quantidade de esforço, enquanto os custos variáveis são proporcionais à utilização. Custos fixos: aquisição de equipamentos; Custos variáveis: hora de trabalho.
Determinar orçamento Processo responsável pela agregação dos custos estimados das atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer a linha de base dos custos, que inclui todo o orçamento autorizado, mas exclui as reservas de gerenciamento; O orçamento do projeto documenta os recursos financeiros autorizados para executar o projeto e serve de base para medição do desempenho dos custos; As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo, de acordo com o PMBOK, estão sumarizadas conforme slide a seguir:
Determinar orçamento Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Estimativas de custos das atividades Agregação dos custo Linha de base de desempenho de custos Bases das estimativas Análise de reservas Requisitos de recursos financeiros do projeto Linha de base de escopo Opinião especializada Atualizações dos documentos dos projetos Cronograma do projeto Calendários dos recursos Contratos Relações históricas Reconciliação dos limites de recursos financeiros Ativos de processos organizacionais
Finanças em Projetos de TI- Aula Entradas Aula 6 Determinar orçamento Estimativas de custos das atividades; Base das estimativas; Linha de base do esforço Declaração do escopo do projeto limitações formais por período para o gasto dos recursos financeiros, cláusulas contratuais e outras restrições de recursos; EAP + dicionário da EAP; Cronograma do projeto Calendários dos recursos Contratos Ativos de processos organizacionais Políticas, diretrizes, métodos para elaboração de relatórios, ferramentas para orçamento e custos.
Determinar orçamento Ferramentas e técnicas Agregação de custos Estimativas de custos são agregadas por pacote de trabalho até os níveis mais elevados da EAP Análise de reservas Estabelecimento de reservas de contingências (provisões para mudanças imprevistas, mas potencialmente necessárias e que podem resultar dos riscos ocorridos que foram identificados no Registro de Riscos) e de reservas gerenciais (orçamentos reservados para mudanças não planejadas/surpresas); Pode ser requisitado que o gerente de projetos obtenha aprovação antes de utilizar a reservar gerencial;
Determinar orçamento Ferramentas e técnicas Observação: as reservadas não fazem parte da linha de base de custos do projeto, mas podem ser incluídas no orçamento total do projeto Opinião especializada Relações históricas Estimativas paramétricas ou análogas Reconciliação dos limites de recursos financeiros A utilização de fundos deve ser reconciliada com os fundos alocados para o projeto
Finanças em Projetos de TI- Aula Determinar orçamento Saídas Aula 6 Linha de base do desempenho de custos Orçamento no término autorizado, sincronizado com o tempo, para medir, monitorar e controlar o desempenho de custos geral do projeto; É desenvolvido como um acumulo dos orçamentos aprovados por período de tempo e é tipicamente mostrado numa curva S; Na técnica de gerenciamento do valor agregado a linha de base de desempenho de custos é chamada de linha de base da medição do desempenho Requisitos de recursos financeiros do projeto Requisitos de recursos financeiros totais e periódicos, incluindo gastos projetados e responsabilidades antecipadas Atualizações dos documentos do projeto
Determinar orçamento Este processo também chamado de orçamentação, calcula o custo total do projeto para determinar as necessidades de fundos a serem despendidos pela organização; Existem dois tipos de reservas a serem consideradas: Reservas de contingência: são reservas planejadas para serem utilizadas nas respostas aos riscos identificados do projeto; Reservas gerenciais: orçamento extra disponibilizado para riscos não identificados; representam os fundos aos quais o gerente de projetos tem acesso para controlar o projeto. Após concluído, o orçamento deve ser analisado e validado, para depois ser aprovado pelas partes interessadas juntamente com o plano de gerenciamento do projeto.
Controlar os custos Este processo assim como os demais processos de monitoramento e controle, tem como objetivo medir e comparar o progresso do projeto com o que foi planejado; Tem foco nos custos, sendo responsável pelo monitoramento e atualização do orçamento e pelo gerenciamento das mudanças feitas na linha de base dos custos; Envolve as seguintes atividades principais: Influenciar fatores que criam mudanças na linha de base de custos autorizada; Assegurar que todas as solicitações de mudança sejam corretamente tratadas; Gerenciar as mudanças reais como ocorridas; Assegurar que os gastos não excedam os recursos autorizados por período; Monitorar e analisar o desempenho dos custos para compreender as variações e suas causas;
Controlar os custos Envolve as seguintes atividades principais: Monitorar o desempenho do trabalho executado em relação aos recursos consumidos; Prevenir a inclusão de mudanças não aprovadas; Informar as partes interessadas a respeito das mudanças aprovadas e dos custos a elas associados; Agir (proatividade) para que os custos fiquem dentro dos limites aceitáveis. As entradas, ferramentas e técnicas e saídas desse processo, de acordo com o PMBOK, estão sumarizadas no slide a seguir:
Controlar custos Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gerenciamento do projeto Gerenciamento do valor agregado Medições de desempenho do trabalho Requisitos de recursos financeiros do projeto Previsão Previsões do orçamento Informações sobre o Índice de desempenho Atualizações dos ativos desempenho do trabalho paramétrico de processos organizacionais Ativos de processos organizacionais Análise de desempenho Análise de variação Software de gerenciamento de projetos Solicitações de mudança Atualizações do plano de gerenciamento do projeto Atualizações dos documentos dos projetos
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Entradas Plano de gerenciamento do projeto Linha de base do desempenho de custos Será comparada aos resultados reais (lembre-se de que as reservas de contingência estão inclusas nesta linha de base e de que as reservas gerenciais não fazem parte da linha de base, mas entram no orçamento total) Plano de gerenciamento de custos Descreve como os custos serão gerenciados e controlados; Define os procedimentos para medição dos custos e suas variações em relação ao orçamento, o formato e a frequencvia dos relatórios e das reuniões sobre orçamento.
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Entradas Requisitos de recursos financeiros do projeto Requisitos de recursos financeiros totais e periódicos, derivados a partir da linha de base de custos; Esses requisitos determinam as necessidades de financiamento, conforme o fluxo de caixa planejado para o projeto e incluem as reservas de contingência e gerenciamento Informações sobre o desempenho do trabalho Incluem informações do progresso do projeto, entregas iniciadas e terminadas; Podem também incluir informações de custos autorizados, incorridos, e estimativas para completar o trabalho do projeto.
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Entradas Ativos de processos organizacionais Políticas, ferramentas de controle, métodos de monitoramento e relatos de informações (relatórios) a serem utilizados Ferramentas e técnicas Gerenciamento do valor agregado (GVA/EVM) Método utilizado para medição de desempenho, integrando medidas de escopo, tempo e custos para auxiliar a equipe de gerenciamento a avaliar e medir o desempenho e progresso do projeto; Esta técnica requer informações de uma linha de base integrada para que sejam monitoradas as três dimensões-chave de cada pacote de trabalho e conta de controle:
Finanças em Projetos de TI- Aula Controlar os custos Ferramentas e técnicas Aula 6 Valor Planejado: orçamento autorizado designado para o trabalho a ser executado para uma atividade ou componente da EAP. Deve incluir o trabalho autorizado em detalhes a seu respectivo orçamento, distribuídos ao longo das fases do projeto. A curva do Valor Planejado é chamada de linha de base de medição do desempenho (PMB) e o valor total planejado ao final do projeto é chamado de Orçamento no Témino (ONT); Valor Agregado: é o valor do trabalho terminado expresso em termos do orçamento aprovado atribuído a esse trabalho para uma atividade ou componente da EAP. É, portanto, o trabalho autorizado que foi efetivamente realizado/terminado e seu correspondente valor de orçamento. O VA é frequentemente utilizado para medir o progresso do trabalho (andamento) do projeto e deve ser comparado com o VP. As medições do VA podem ser incrementais ou cumulativas para analisar o progresso e/ou tendências;
Finanças em Projetos de TI- Aula Controlar os custos Ferramentas e técnicas Aula 6 Custo real: é o custo total incorrido e registrado na execução do trabalho para uma atividade ou componente da EAP. É o custo total real (CR) incorrido para o trabalho realizado, que é medido em VA; Variações que serão monitoradas Variação de prazos: VPR = VA VP ( associar ao método do caminho crítico); Variação de custos: VC = VA CR Índices de desempenho Índice de desempenho de PRAZO: IDP = SPI = VA/VP Índice de desempenho de CUSTO: IDC = CPI = VA/CR
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Ferramentas e técnicas O ponto final da curva de Valor Planejado é o Orçamento no Término, que deve ser revisado e atualizado ao longo do projeto conforme as técnicas e ferramentas de medição conforme segue: Previsão Conforme o projeto progride, a equipe pode elaborar previsões para a estimativa no término (ENT); ENT ( estimativa de término) é tipicamente baseada nos custos reais incorridos para o trabalho executado mais uma estimativa para terminá-lo (EPT); ENT bottom-up: o pessoal que está executando o trabalho é responsável por fornecer a EPT do trabalho restante ENT = CR + EPT ENT em ritmo de trabalho orçado (planejado) ENT = CR + ONT VA ENT para trabalho executado ao ritmo IDC ENT = ONT/IDC
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Ferramentas e técnicas Previsão ENT considerando ritmos de IDP e IDC ENT = CR + (ONT VA)/(IDC*IDP) Índice de desempenho para témino (IDPT) É a projeção calculada do desempenho de custos que deve ser atingido no trabalho restante para alcançar um objetivo de gerenciamento especificado como ONT ou ENT ( se ONT não for mais viável uma vez aprovada, a ENT substitui a ONT de acordo com a atualização do orçamento linha de base); IDPT = (ONT VA)/(ONT CR) IDPT mostra o índice de quanto de trabalho vem sendo executado dividido pelo quanto de recursos ainda resta; Se ONT não for mais viável, IDPT = (ONT VA)/(ENT CR)
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Ferramentas e técnicas Análise de desempenho Comparação do desempenho de custos através do tempo para verificar atividades do cronograma ou pacotes de trabalho fora dos limites planejados ou estimados de orçamento e recursos financeiros Análise de variação compara o desempenho real ao planejado ou esperado Análise de tendências examina o desempenho através do tempo para determinar se o mesmo está piorando ou melhorando Desempenho de valor agregado compara o plano da linha de base com o prazo real e desempenho de custos Análise de variação Medições de desempenho dos custos (VC, IDC) são usadas para analisar a magnitude de variação em relação à linha de base de custos original; A análise de variação pretende determinar as causas e o grau de divergência em relação ao planejado para propor ações corretivas necessárias.
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Ferramentas e técnicas Software de gerenciamento de projetos Muitos softwares monitoram as três dimensões do gerenciamento de Valor Agregado, indicando tendências e resultados. Saídas Medições de desempenho do trabalho VC, VPR, IDC e IDP calculados e documentados nos relatórios de acompanhamento do projeto; VC e VPR são conhecidos como indicadores de eficiência e são utilizados para comparar projetos em um portfólio: VPR > 0 indica que o projeto está adiantada em relação ao planejamento; VC > 0 indica que o projeto está gastando menos do que o planejado
Finanças em Projetos de TI- Aula Aula 6 Controlar os custos Saídas Medições de desempenho do trabalho IDC e IDP são índices de performance e podem ser utilizados para calcular o desempenho futuro do projeto: IDC > 1 indica que o projeto está gastando menos do que o planejado; IDP > 1 indica que o projeto está adiantado em relação ao cronograma Previsões do orçamento ENT calculado por fórmulas ou estimativas bottom-up Atualizações dos ativos de processos organizacionais Causas de diferenças, ações corretivas e suas razões, lições aprendidas Solicitação de mudança Atualização do plano de gerenciamento do projeto Linha de base de custos Plano de gerenciamento de custos Atualizações dos documentos do projeto Estimativas de custos e embasamento para as estimativas
Indicadores de Eficiência Variação de custos VC = VA CR Variação de Prazo (cronograma) VPR = VA - VP Indicadores de Performance Índice de Desempenho de custos IDC = VA/CR Índice de Desempenho de Prazo IDP = VA/VP Previsões Estimativas de término ENT = CR + EPT ENT = CR + ONT VA ENT= ONT/IDC
Finanças em Projetos de TI- Aula Exercícios: Aula 6 Utilize as informações a seguir para responder as questões 1 a 4: VP = $ 3.400 VA = $ 3.000 CR = $ 2.000 ONT = $ 8.000 1) De acordo com o método do valor agregado, o SV(ou VPR=VA-VP) do projeto descrito é: a) $ 300, e o projeto está atrasado b) $ -400, e o projeto está adiantado c) $ 5.000, e o projeto está no prazo d) $ -400, e o projeto está atrasado 2) Qual é o IDC para este projeto e o que ele nos diz sobre a performance do custo até o momento? IDC= VA/CR a) 0,80; os custos reais são exatamente como os planejados b) 1,50; os custos reais excedem os custos planejados c) 1,50; os custos reais são menores do que os custos planejados d) 1,25; os custos reais excedem os custos planejados
Finanças em Projetos de TI- Aula Exercícios: Utilize as informações a seguir para responder as questões 1 a 4: VP = $ 3.400 VA = $ 3.000 CR = $ 2.000 ONT = $ 8.000 3) O VC é: VC = VA CR a) $ -1000 b) $ 500 c) $ 1000 d) $ 200 Aula 6 4) Qual o ENT( ENT= ONT/IDC para este projeto e o que ele representa? a) $ 2.555,55; orçamento original do projeto b) $ 3.555,55; estimativa revisada para custo total do projeto (com base na performance até o momento) c) $ 5.222,22; estimativa revisada para custo total do projeto (com base na performance até o momento) d) $ 5.333,33; estimativa revisada para custo total do projeto (com base na performance até o momento)