Gerenciamento de Projeto: Encerrando o Projeto. Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI rbritto@ufpi.edu.br

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1 Gerenciamento de Projeto: Encerrando o Projeto Prof. Msc Ricardo Britto DIE-UFPI rbritto@ufpi.edu.br

2 Sumário Introdução Encerrar o Projeto ou Fase Encerrar as Aquisições

3 Introdução O Grupo de Processos de Encerramento consiste nos processos executados para finalizar todas as atividades, de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto. No encerramento do projeto ou da fase, podem ocorrer as seguintes atividades: Obter aceitação do cliente ou patrocinador; Fazer uma revisão pós-projeto ou de final de fase; Registrar os impactos da adequação de qualquer processo; Documentar as lições aprendidas;

4 Introdução No encerramento do projeto ou da fase, podem ocorrer as seguintes atividades: Aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais; Arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos (SIGP), para serem usadas como dados históricos e Encerrar as aquisições.

5 Introdução Um projeto pode terminar por: Integração Extinção Adição Inanição

6 Encerrar o Projeto ou a Fase Finaliza todas as atividades, todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. O gerente revisará todas as informações prévias dos encerramentos de fases anteriores, assegurando que todo o trabalho do projeto está completo.

7 Encerrar o Projeto ou a Fase Inclui todas as atividades necessárias para administrar o encerramento do projeto ou de uma fase, inclusive metodologias que tratam das: Ações e atividades necessárias para satisfazer a conclusão ou critérios de saída para a fase ou o projeto; Ações e atividades necessárias para transferir os produtos, serviços ou resultados do projeto para a próxima fase ou produção e/ou operações; Atividades necessárias para coletar registros do projeto ou da fase, auditar o sucesso ou fracasso do projeto, coletar lições aprendidas e arquivar informações do projeto para o uso futuro da organização.

8 Encerrar o Projeto ou a Fase - Entradas As entradas desse processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Entregas aceitas; Ativos de processos organizacionais.

9 Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o encerramento do projeto ou fase incluem, mas não estão limitados, a: Diretrizes ou requisitos de encerramento do projeto ou fase (por exemplo, auditorias do projeto, avaliações do projeto e critérios de transição); Informações históricas e base de conhecimento de lições aprendidas (por exemplo, registros e documentos do projeto).

10 Encerrar o Projeto ou a Fase Ferramentas e Técnicas A única ferramenta e técnica desse processo é a opinião especializada. Esses especialistas asseguram que o encerramento do projeto ou fase é feito com os padrões apropriados.

11 Encerrar o Projeto ou a Fase - Saídas As saídas desse processo são: Transição de produto, serviço ou resultado final; Atualizações de ativos de processos organizacionais.

12 Transição de Produto, serviço ou Resultado Final Esta saída se refere à transição de um produto, serviço ou resultado final que o projeto foi autorizado a produzir. No caso de encerramento de fase, o produto, serviço ou resultado intermediário da fase.

13 Atualizações de Ativos de Processos Organizacionais Os ativos de processos organizacionais que são atualizados como resultado do processo incluem, mas não estão limitados, a: Arquivos de projeto; Documentos de encerramento de projeto ou fase; Informação histórica.

14 Fluxo do Processo

15 Encerrar as Aquisições É o processo de finalização de cada aquisição do projeto. Como envolve verificar se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis, serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase.

16 Encerrar as Aquisições Também envolve atividades administrativas como: Finalização das reivindicações em aberto; Atualização dos registros para refletir os resultados finais; Arquivamento dessas informações para uso futuro.

17 Encerrar as Aquisições O cancelamento de um contrato é um caso especial de encerramento das aquisições. Pode resultar de um acordo mútuo entre as partes, do inadimplemento de uma das partes ou por conveniência do comprador, se estiver estabelecido no contrato. Os direitos e responsabilidades das partes no evento de um cancelamento estão contidos na cláusula de rescisão do contrato. De acordo com os termos e condições dessas aquisições, o comprador pode ter o direito de cancelar todo o contrato ou uma parte dele a qualquer momento.

18 Encerrar as Aquisições - Entradas As entradas desse processo são: Plano de gerenciamento do projeto; Documentação da aquisição.

19 Documentação da Aquisição Para encerrar o contrato, toda a documentação da aquisição é coletada, indexada e arquivada. As informações sobre o cronograma do contrato, escopo, qualidade e desempenho de custos, bem como toda a documentação das mudanças no contrato, registros de pagamento e resultados de inspeções, são catalogadas. Essas informações podem ser usadas como informações de lições aprendidas e como uma base para avaliar as contratadas para contratos futuros.

20 Encerrar as Aquisições Ferramentas e Técnicas As ferramentas e técnica desse processo são: Auditorias de aquisições; Acordos negociados; Sistema de gerenciamento de registros.

21 Auditorias de Aquisições É uma avaliação estruturada do processo de aquisições, desde o processo de planejamento das aquisições até o de administração das aquisições. O objetivo é identificar êxitos e fracassos que possam ser identificados na preparação ou na administração de outros contratos de aquisições no projeto.

22 Acordos Negociados Em todas as relações de aquisição, o acerto final justo de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por meio de negociação é o objetivo principal. Sempre que não se conseguir o acordo por meio de negociação direta, deve-se explorar alguma forma de resolução alternativa de disputas, incluindo mediação ou arbitragem. Quando todas as demais alternativas falharem, o processo judicial nos tribunais é a última opção e a menos desejada.

23 Encerrar as Aquisições - Saídas As saídas desse processo são: Aquisições encerradas; Atualizações nos ativos de processos organizacionais.

24 Aquisições Encerradas O comprador, em geral por meio do administrador de aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído. Os requisitos de encerramento formal das aquisições em geral são definidos nos termos e condições do contrato e são incluídos no plano de gerenciamento das aquisições.

25 Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais Os elementos dos ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados incluem, entre outros: Arquivo de aquisições; Aceitação da entrega; Documentação de lições aprendidas.

26 Fluxo do Processo