Corrigir detalhamento das Contas Correntes. A seguir, tem-se o Informativo AUDESP-SP, publicado no dia 24/09/2014, no site do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo 1 : VARIAÇÃO NA NATUREZA DO SALDO DA CONTA CONTÁBIL/CORRENTE Data de publicação: Qua, 19/11/2014 No dia 24/09/2014 publicamos um comunicado, no qual informamos que a partir do Balancete de Novembro/2014 a regra de validação que verifica a inversão dos saldos iniciais e finais das contas contábeis teria sua natureza alterada para impeditiva. Porém, considerando que o apontamento do erro Indicativo referente a esta validação ocorrerá somente a partir do Balancete de Novembro de 2014, informamos que a alteração dessa regra de indicativa para impeditiva fica prorrogada para o Balancete de Encerramento do mês 13/2014, sendo que, para este balancete, a regra será aplicada somente no Saldo Final. Lembramos que, a regra em questão, abrange todos os códigos contábeis e suas contas correntes cujo atributo Variação da Natureza do Saldo for igual "NIS" (Não inverte Saldo). Solicitamos a todos os órgãos para os quais forem apontados erros indicativos relacionados a esta regra, que procedam a regularização dos saldos contábeis, preferencialmente, nos balancetes de Novembro e Dezembro/2014. Atenciosamente, Divisão AUDESP 1-Orientações Depois de encerrar a contabilização do mês de outubro ou novembro, procure antecipar efetuando a correção dessas contas correntes que estão com saldo invertido. Não deixe para corrigir apenas quando for enviar o 13º mês, pois essas divergências de contas invertidas impossibilitará o armazenamento do pacote do 13º. Portanto, quanto antes forem verificadas essas inconsistências, maior será o tempo para ajustar e efetuar as devidas correções. Ajustando os saldos das contas correntes com saldos invertidos. Após efetuar o lançamento de rotina e calcular o balancete de verificação do Diário. Com base no informativo publicado pelo Tribunal de Contas-SP, devemos efetuar a correção dos saldos das contas correntes que detalham os códigos contábeis, cujo saldo esteja invertido em relação a sua natureza. Para saber quais contas podem e quais não podem ter seus saldos invertidos, basta acessar o módulo Diário Audesp, opção Plano de Contas. 1 Disponível em: http://www4.tce.sp.gov.br/variacao-na-natureza-do-saldo-da-conta-contabilcorrente
Do lado direito, existe a coluna Inverte Saldo, conforme figura abaixo. O S indica que a conta pode inverter saldo e N indica que a conta não pode inverter seu saldo: Situações encontradas: 1-Conta Contábil com saldo invertido. 2-Conta Contábil com saldo zerado e contas correntes com saldos que se anulam. 3-Conta Contábil com saldo correto e Conta corrente com saldo Invertido. 1-Conta Contábil com saldo invertido. Supondo que após analisar o balancete Contábil de Novembro, constatou-se que a conta 218810102-INSS possui seu saldo invertido em relação a sua natureza. a)- Ocorre quando o saldo inicial da ficha do módulo contas esta lançado errado. Confrontar o saldo inicial das fichas extra do módulo contas com o saldo inicial do Diário da conta em questão. Constatando que o saldo inicial do diário esta correto e o saldo inicial da ficha extra no contas está errado, basta alterar o cadastro da ficha extra no módulo contas e alterar a ficha extra corrigindo seu saldo inicial. b)- Ocorre quando o valor pago for maior que o valor realmente devido. Exemplo: Em casos que o valor pago ao INSS foi maior que o valor realmente devido. Portanto, a conta ficará com saldo negativo. No entanto a conta deixa de ser um passivo e passa a ser um ativo, pois agora temos um valor a receber ou a compensar num próximo pagamento. Para corrigir esse saldo negativo, devemos então criar uma ficha extra na execução na conta 113811200 - CRÉDITOS A RECEBER DECORRENTES DE FOLHA DE PAGAMENTO. Ou 113812600 OUTROS CRÉDITO FINACEIROS E lançar uma receita positiva na ficha da conta 218810102 no valor do saldo negativo, e lançar uma receita extra negativa ou empenho extra na ficha extra da conta 113812600.
No mês seguinte, quando o saldo for compensado, devemos regularizar a situação invertendo o lançamento dentro do próprio módulo contas. c)- Saldos acumulados erroneamente provenientes de exercícios anteriores. Esse tipo de regularização deve sempre ser acompanhado de Nota Explicativa, pois será feito através de lançamento independente da execução em contas de identificador F em contrapartida de uma conta de variação e não contra banco. Portanto, já devem ser feitos munido das devidas justificativas em Nota Explicativa anexada ao balanço Patrimonial e Financeiro. O lançamento poderá ser feito apenas no lançamento independente Final e será transmitido apenas no xml do 13º. Os eventos disponíveis para correção são: 2-Conta Contábil com saldo zerado e contas correntes com saldos que se anulam. A primeira correção em relação aos saldos das contas correntes deve ser realizada com as contas contábeis que estão com saldo zerado e, no entanto, existem contas correntes com saldo. A figura abaixo demonstra bem essa situação: Repare que na imagem acima, a conta contábil não possui saldo. No entanto, as contas correntes que a detalham, possuem saldos que somados se anulam. Isso geralmente ocorre devido à ficha extra não possuir Credor/Fornecedor em seu cadastro. Consequentemente, ao empenhar e lançar a retenção o lançamento da retenção é lançado em nome do credor fornecedor do empenho, pois a ficha extra não possui o credor/fornecedor em seu cadastro. E ao lançar o pagamento dessa
retenção, é informado o credor/fornecedor correto. Portanto, para evitar esse problema nas contas correntes de credor fornecedor, é necessário configurar um credor/fornecedor diretamente no cadastro da ficha extra para que não mais ocorra esse problema futuramente. Para corrigir esse tipo de situação, existe uma ferramenta dentro do módulo diário que auxilia e efetua essa correção automaticamente. Basta acessar o módulo Diário, menu lançamento de Rotina -> Ajuste de Detalhamento (Todos). Após abrir a tela de ajuste, informar a conta corrente (3)CREDOR/FORNECEDOR, clicar no botão Verificar, caso tenha necessidade de correção, o sistema mostrará as contas que serão ajustadas. Em seguida, basta clicar no botão Lançar. 3-Conta Contábil com saldo correto e Contas correntes com saldo Invertido. Basta acessar o módulo Diário, menu lançamento de Rotina -> Verificação e Ajuste de Saldos <CREDOR/FORNECEDOR> Escolha a entidade, informe a data para o ajuste 31/12/2014 ou a data que achar melhor e clique na lupa para escolher as contas do tipo 2188 e outras que acharem necessários, analisem os saldos das contas com o detalhamento do credor/fornecedor. Segue, como exemplo, a conta analítica do passivo: 218810111 Planos de Previdência e Assistência Médica
Analisando a situação acima, note que existem mais ingressos de receitas do que pagamentos e, desta forma, a conta não terá seu saldo invertido no total, pois o saldo está credor R$ 19.136,09. No entanto, se analisarmos os saldos por credor/fornecedor essas contas encontram-se negativas. Exemplo: a primeira linha do credor/fornecedor (CNPJ 43643139000166 - UNIMED) o saldo está R$ -160.499,73, referente aos pagamentos e sem arrecadação de receitas. Com certeza isso não é real! Solução: Depois de analisar os relatórios (Razão das Extras, Balancete de saldos de abertura e outros que acharem necessários) e localizar as divergências, basta corrigir os saldos dos fornecedores/credores no sistema. Exemplo: Supondo que os valores corretos para a tela acima seriam: Fornecedor - UNIMED R$ 10.136,09 Fornecedor - Unimed Araçatuba-Cooperativa de trabalho R$ 9.000,00 OUTROS FORNECEDORES ZERADOS TOTAL DOS DOIS FORNECEDORES = R$ 19.136,09 Para efetuar a correção, devemos transferir valores de um fornecedor para outro, ou seja, lançamos 100 (positivo) em um fornecedor e -100 (negativo) no outro fornecedor, transferindo assim os valores de um fornecedor para outro. Devemos transferir os saldos entre os fornecedores/credores para ajustar os mesmos conforme tela a seguir:
Depois de acertar os valores, basta clicar no botão lançar e conferir para ver se os valores ficaram corretos. Segue abaixo tela com os valores já corrigidos, verifique que o saldo da conta 21881011 não teve alterações e continua R$ 19.136,09, e os saldos por credor/fornecedor não estão mais invertidas entre os fornecedores/credores.
Evitando futuros problemas com saldos das contas correntes de Credor/Fornecedor Configurar um fornecedor para cada ficha Extra. Antes de mais nada, é necessário que para cada ficha extra seja informado um fornecedor. Para isso, acesse o cadastro das fichas extras orçamentárias e altere cada uma das fichas, informando um fornecedor para cada ficha. Favor preencher conforme orientação abaixo. Entrar no sistema SCPI-8 >> Módulo Contas >> Menu Despesa >> 5 Fichas da Despesa >> 3 Ficha Extra Manutenção. Localizar as fichas que estão sem o código do fornecedor/credor e preencher. OBS: lembre-se que quando for fazer um empenho para a ficha extra ou lançar uma receita, o sistema utilizará este fornecedor/credor.