2014 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria
Treinamento GVCollege Portal da Secretaria
AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão 3.7.0. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. 2014 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria
Sumário 1. Acesso ao Portal... 5 2. Visão Geral... 5 2.1. Botões no Topo da Tela... 6 2.2. Troca de Senha... 6 3. Consulta de Atrasos e Faltas... 6 4. Avaliação Institucional... 7 5. Enviar Arquivos... 7 6. Cadastro de Recursos... 8 6.1 Horários... 9 6.2 Grupos... 9 6.3 Recursos... 10 7 Cadastro de Eventos... 10 7.1 Grupo... 10 7.2 Evento... 11 8. Reserva de Recursos... 11 9. Consultar Logs de Acesso... 12 10. Configurar Modelos de Avaliação... 13 11. Emissão de Planos de Ensino... 15 12. Diário de Classe... 16 13. Exceções de Acesso ao Portal do Professor...17 14. Matricular Aluno...18 15. Ficha do Aluno... 21 16. Cálculo de Notas Parciais... 26 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 4
1. Acesso ao Portal O acesso ao portal da secretaria é feito através do portal da sua Instituição. Após acessar o link correspondente, o usuário deve fazer o login informando seu usuário e senha de acesso ao GVCollege. Unidade: Selecionar a empresa e unidade na qual será feito o acesso; Usuário: Informar o usuário no GVCollege; Senha: Informar a senha no GVCollege; Lembrar meu Login nesta máquina: Marcar esta opção para que os campos login e senha permaneçam salvos. 2. Visão Geral Na página inicial serão exibidos os ícones disponíveis para as tarefas da secretaria. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 5
2.1. Botões no Topo da Tela Página Principal: Clicar no ícone para retornar a Página Principal. Alterar minha senha: Clicar no ícone para exibir a tela de alteração senha. Sobre o sistema: Clicar no ícone para obter informações do portal. Encerrar sessão: Clicar no ícone para encerrar a utilização do portal. 2.2. Troca de Senha A troca de senha será solicitada automaticamente quando for identificada a utilização da senha padrão determinada pelo sistema. O sistema poderá bloquear a alteração da senha, caso identifique que esta seja muito fraca. O usuário deve dar preferência a senhas que utilizam letras e números, e ainda caracteres especiais, como %, $. 3. Consulta de Atrasos e Faltas Permite verificar atrasos e faltas do aluno, informando os filtros para a pesquisa e clicando em Consultar. Curso; Ciclo; Módulo; Período; Turma; Aluno. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 6
4. Avaliação Institucional Permite acessar a Avaliação Institucional, conforme configuração (verificar manual Configuração dos Portais). 5. Enviar Arquivos Permite pesquisar e disponibilizar arquivos para que alunos, professores e coordenador efetuem o download. Pesquisar. Para efetuar a pesquisa, devem-se selecionar os filtros desejados e clicar em 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 7
Para adicionar um arquivo deve-se clicar em Adicionar arquivo e selecionar o arquivo desejado. Após incluir o arquivo devem-se informar quais cursos poderão visualizar o mesmo, também informando se alunos, professores e coordenadores terão acesso ao arquivo. 6. Cadastro de Recursos 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 8
Permite cadastrar recursos que poderão ser utilizados na instituição, como por exemplo: projetores, salas, auditórios, equipamentos de áudio. 6.1 Horários Figura 1 - Recursos / Horários Período de Reserva: Selecionar período de horários no qual o recurso poderá ser reservado dentro do dia. Tamanho do Intervalo: Informar o tempo de intervalo de reserva do recurso. 6.2 Grupos Equipamentos. Descrição: informar o nome do grupo dos recursos, como Laboratórios, 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 9
6.3 Recursos Descrição: Informar o nome do recurso. Grupo: Selecionar na listagem um dos grupos já cadastrados no item anterior. Ativo: Marcar esta opção para deixar o recurso Ativo. 7 Cadastro de Eventos 7.1 Grupo Permite cadastrar um grupo para eventos. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 10
7.2 Evento Informar a descrição do evento e informar o grupo ao qual este evento pertencerá. 8. Reserva de Recursos Área para realizar a reserva de recursos disponíveis da unidade/instituição. Para realizar uma reserva, o usuário deve selecionar o recurso e data que deseja efetuar a reserva, clicar no botão Reservar ao lado do horário desejado para reserva. Para cancelamento da reserva, basta clicar no horário da reserva efetuada e depois marcar a opção Cancelar que aparecerá no horário reservado. Após clicar em Salvar. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 11
É possível efetuar uma busca por disponibilidade (ver disponibilidade) dos recursos de um determinado grupo, emitindo uma listagem das reservas efetuadas. 9. Consultar Logs de Acesso Permite realizar consultas aos log de acesso aos módulos, exibindo a data de acesso, nome do usuário, ação realizada e tempo de permanência. Para realizar a pesquisa deve-se informar o módulo, período desejado e o nome do usuário, e clicar em Carregar. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 12
10. Configurar Modelos de Avaliação A configuração de modelos de avaliação possibilita a criação de estruturas de cálculo para parciais e subparciais. Os modelos são registrados para os professores podendo ser utilizados a qualquer momento nas turmas ministradas e liberadas para o mesmo. O professor poderá utilizar os modelos de avaliação Somada, Média Aritmética, Média Ponderada ou um modelo do tipo Fórmula, que deve ser configurado no módulo Configurações >> Fórmulas. Para inserir um modelo de avaliação deve-se clicar no botão adicionar. Para criar o modelo deverão ser preenchidos os campos abaixo: Descrição: Informar o nome do modelo de avaliação Tipo Avaliação: Selecionar: Somada: Esta opção irá somar as subparciais e o resultado desta soma será a nota do módulo; 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 13
Média Aritmética: Esta opção irá calcular uma média aritmética, somando as notas obtidas e dividindo pelo número de parciais; Média Ponderada: Esta opção irá calcular a média do módulo de acordo com os pesos definidos para cada parcial; Formula: Esta opção irá calcular de acordo com configuração formula que foi previamente criada, na qual o usuário somente poderá criar subparciais, enquanto as parciais não poderão ser excluídas, alteradas ou criadas. Nota máxima: Escolher se a nota máxima será Dez ou Cem ou Outra. Ao selecionar a opção Outra, o campo ao lado ficará habilitado para que seja informada a nota máxima. Calcula nota do módulo com todas as parciais digitadas: O sistema aguardará a digitação da última parcial para efetuar o cálculo do módulo. A soma total das subparciais que compõem uma parcial deverá ter o mesmo valor total da parcial. A soma total das parciais deverá ter o mesmo valor informado no campo Nota Máxima, sendo Dez, Cem ou o valor informado no campo Outra. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 14
Após criação do modelo de avaliação, na aba Vinculação de Turmas, este deverá ser vinculado às turmas disponíveis para o período corrente e liberado para digitação de notas. Filtros para validação das turmas vinculadas ao modelo: Turmas com modelos vinculados; Turmas com notas digitadas; Turmas com estrutura de parciais de notas informada; Turmas que utilizam apenas conceitos; Turmas que utilizam a mesma Nota máxima. 11. Emissão de Planos de Ensino Permite pesquisar, visualizar e imprimir os planos de ensino. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 15
12. Diário de Classe Permite pesquisar diários de classe, editar presenças, faltas e atrasos. Para pesquisar o diário de classe deve-se selecionar o período, curso, turma e a data. Para marcar falta, presença ou atraso, deve-se clicar no ícone da ação desejada, conforme exibido na Figura 20. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 16
13. Exceções de Acesso ao Portal do Professor Permite consultar, adicionar, editar e remover as exceções de acesso ao portal do professor para cada professor. Este programa só estará disponível no Portal de Secretaria, se o usuário possuir permissão no subprograma ExcecoesAcessoPortalProfessor da rotina PortaldaSecretaria (GVCollege). Também deverá estar marcada a opção Usa controle de Acessos localizada nas configurações gerais do portal, na aba Portal do Professor. Pesquisar: Clicar em pesquisar para que sejam exibidas as exceções já existentes. Adicionar exceção: Deve-se informar a instituição, professor, período e horário. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 17
14. Matricular Aluno Possibilitar a realização da matrícula do aluno, consultando pelo número da matrícula ou pelo nome do aluno. Este programa só estará disponível no Portal de Secretaria, se o usuário possuir permissão no subprograma MatriculaAlunoWeb da rotina PortaldaSecretaria (GVCollege). As fases utilizadas nesta funcionalidade são as mesmas para o processo de rematrícula do Portal do Aluno. Vide manual Configuração dos Portais. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 18
A aba Documentos só será apresentada se os requisitos abaixo estiverem atendidos e exibirá todos os documentos vinculados ao curso. Fase documentos deverá estar configurada nas fases do Processo de Rematrícula dentro do Portal da Configuração. Possuir documentos exigidos vinculados ao aluno (Cadastro de aluno >> aba documentos). Vide manual da Secretaria. Todos os documentos são necessários, porem quando identificados * é de uso obrigatório. O campo CEI pode tornar-se obrigatório de acordo com a parametrização realizada na consistência de papéis, porém se informado um valor, o mesmo deve ser válido. Na aba Financeira listam as formas de pagamento e os planos de pagamentos cadastrados no GVCollege que foram disponibilizados para a exibir na rematrícula web. Vide manual da Tesouraria. Após simular o plano de pagamento, habilitará o botão Avançar. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 19
Na fase de Confirmação de disciplinas serão apresentadas as informações da matrícula e será solicitado um aceite do comprovante. Ao marcar o Eu concordo, habilitará o botão Avançar. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 20
Na fase de contrato, constam as instruções sobre o contrato e permite a emissão dessas Instruções. Na fase de conclusão são apresentados os links para emissão do contrato, comprovante de matrícula e títulos. 15. Ficha do Aluno Possibilitar o acesso aos dados cadastrais do aluno. Este programa só estará disponível no Portal de Secretaria, se o usuário possuir permissão nos subprogramas de FichadoAluno da rotina PortaldaSecretaria (GVCollege). Cada aba da Ficha do aluno possui um subprograma para controlar os acessos: FichaDoAlunoDadosCadastraisAlunoMaePai; FichaDoAlunoDadosCadastraisResponsáveis; FichaDoAlunoMatricula; FichaDoAlunoDocumentos; 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 21
FichaDoAlunoParcelas; FichaDoAlunoSitacaoCurricular. Na ficha do aluno é possível pesquisar o aluno pelo número da matrícula, CPF, nome ou então realizar a pesquisa de alunos por período/curso/ciclo/turma e unidade do polo. Permite efetuar ações como: Verificar as informações da matrícula; alterar dados cadastrais do aluno, mãe, pai e responsáveis, assim como efetuar a troca dos responsáveis: financeiro, contrato, educacional e seguro. Os cadastros da Ficha do Aluno estão listados a seguir: Na aba matrícula, será possível verificar as informações do período, curso, turma, responsáveis, além de ser possível confirmar e remover a confirmação da matrícula. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 22
No aba dados cadastrais, ao salvar os dados alterados será executado um procedimento armazenado no banco de dados, onde o cliente poderá configurar o regramento conforme necessidade. Esse mesmo procedimento armazenado no banco de dados será executado ao avançar a fase dados cadastrais na rematrícula web. Na aba documentos, é permitido informar se o documento foi entregue e também incluir/excluir o arquivo vinculado ao documento (digitalização do documento). Nessa mesma rotina, é possível vincular arquivos ao aluno, sem a necessidade de estarem vinculados a um documento. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 23
Na aba parcelas, verifica-se a situação de cada parcela, além da data de vencimento, seus valores e responsáveis financeiros. Para parcelas pendentes, também será disponibilizada a opção para geração da 2ª via do título. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 24
Na aba contratos, é possível visualizar o contrato gerado pelo GVCollege, se está ativo, aceito e a data do aceite. Também será disponibilizada a opção para geração da 2ª via do contrato. Na aba situação curricular, verificam-se as informações das disciplinas cursadas, o período, carga horária, notas, entre outras informações conforme modelo de relatório definido para o curso da matrícula selecionada. Figura 39 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 25
16. Cálculo de Notas Parciais Para efetuar a pesquisa é de uso obrigatório o preenchimento de todos os filtros e clicar em buscar. Assim que listar todas as turmas será possível selecionar todas ou algumas, assim como desfazer a seleção conforme a demanda. Para efetuar o cálculo deve-se selecionar as turmas e clicar no botão calcular para obter de forma automática. 2013 GVDASA Sistemas Portal da Secretaria 26