Sumário 1. Objetivo 2. Envolvidos 3. Documentos de referência 4. Definições e codificações 5. Ciclo do processo 6. Fluxograma 7. Sistemática 8. Dados para aquisição 9. Lista das Atividades e dos responsáveis 10. Arquivos 11. Anexos 1 Objetivo 1.1 Este Guia tem por objetivo habilitar os envolvidos para a utilização eficaz do Ciclo do Processo Compras, compreendendo a identificação dos envolvidos e suas responsabilidades, e detalhamento do fluxograma das atividades. O campo de aplicação deste Guia é aplicável a todos os tipos de Compras da Unidade de Compras da BIREME (material permanente e de consumo), conforme detalhado no Manual de Compras (GSP-PR) para a aquisição de: a) equipamentos; b) softwares ou hardwares; c) insumos ou materiais ou componentes para a manutenção da Infra-estrutura de Informática; d) insumos ou materiais ou componentes para a manutenção das Edificações; e) peças de reposição; f) contratação de serviços de terceiros ou prestação de serviços. 1.2 Este procedimento estabelece diretrizes para compras especiais detalhadas em 7.5 1.3 Este procedimento estabelece diretrizes para a contratação de serviços detalhadas em 7.4 1.4 Este procedimento estabelece (ver OPS Manual de Procedimentos de Compras GSP) os Requisitos para os Termos e Condições Gerais, 1.5 Este Guia Prático estabelece também, os requisitos para inventariação, custódia e descarte de peças e equipamentos. Elaborado por : GA BIREME Page 1 of 18
2 Envolvidos 2.1 Organograma A organização da Unidade de Serviços de Compras está indicada no seguinte organograma: GSP/PR Jefe de Compras GSP/PR/SA Unidad de Sistemas y Administración GSP/PR/PS Equipos y Suministros GSP/PR/PB Vacunas, Biológicos, Medicamentos, Contratos GSP/PR/PE Unidad de Embarques y Envíos 2.2 Responsabilidades Manual de Compras - Item 110.3 Manual de Compras - Item 110.4 3 Documentos de referência Manual de la OPS (parte VI) Manual del WHO Diretivas OPS Manuais de Procedimentos OMS e OPS Manuais dos Fabricantes dos Equipamentos Manuais dos Softwares e dos hardwares Catálogos de componentes, de insumos ou de peças 4 Definições e codificações 4.1 Inventário Lista de propriedades com valores não fungíveis, superior à US$ 500,00. Nota: Não se inclui móveis com valor inferior a US$ 500,00. 4.2 Compras Individuais e Contratações de Serviços Manual item 310.1 4.3 Aquisição competitiva Manual item 310.2 4.4 Preços razoáveis Manual item 310.3 4.5 Solicitação de preços (cotação) Manual item 310.4 4.6 Número de Fornecedores consultados Manual item 310.5 4.7 Acordo de preços Manual item 310.6 4.7 Contrato de Serviços Manual item 710.1 5 Ciclo Elaborado por : GA BIREME Page 2 of 18
5.1 O Ciclo está indicado na figura 1 5.2 O Ciclo do Processo Compras compreende as fases e seus responsáveis indicados na tabela da figura 1: Solicitação Solicitação e e Aprovação Aprovação Cotação Cotação Avaliação Avaliação e e Melhorias Melhorias Realização Realização Inventariação Inventariação Recebimento Recebimento Nº 1 2 3 4 5 6 Fase Solicitação e Aprovação Cotação Realização Recebimento Inventariação Avaliação e Melhorias Responsável Solicitante Comprador / Técnico Comprador Solicitante / Comprador GA / Comprador GA / Comprador Figura 1 5.3 Cada fase indicada remete por meio de um click, ao fluxograma. 5.4 Cada envolvido seleciona a fase de interesse. Elaborado por : GA BIREME Page 3 of 18
6 Fluxograma 6.1 O fluxograma define as atividades sequênciais para a realização do processo Compras, e está indicado na figura 2. Figura 2 Elaborado por : GA BIREME Page 4 of 18
7 Sistemática 1 7.1 Generalidades Os trâmites abaixo listados se encontram detalhados no Manual de Compras (GSP-PR) a) as solicitações de preços e disponibilidades; b) as autorizações das compras; c) os arquivos de controle; d) os fornecedores; e) licitações; - se requer por escrito para as compras que ultrapassam US $ 5 000,00 ver as exceções no Manual de Compras (GSP-PR) f) ordens de compra e contratos de prestação de serviços; g) tempo da tramitação das aquisições; h) documentos de embarque; - Manual de Compras (GSP-PR) i) notificação de embarque; e j) informações sobre o follow up As compras da BIREME estão classificadas em cinco (5) modalidades, a saber: Compras de equipamentos Compras de software e hardware Compras de insumos, materiais ou de componentes Compras de peças de reposição Contratação de serviços de terceiros As compras devem iniciar, conforme indicado no fluxograma 1 (ver item 8.1), afim de possibilitar o preenchimento do PAHO 188E. 7.2 Compras de Equipamentos: As compras de Equipamentos, conforme descritas no Manual de Procedimentos de Compras da OPS são coordenadas e são de responsabilidade da Unidade de Compras. A compra é realizada pela unidade. Manual de Compras (GSP-PR) 7.3 Compras diretas de insumos São exemplos de itens comprados diretamente: peças de reposição e de estoques, componentes das edificações, máquinas equipamentos da Unidade de ITI prestação de serviços 7.4 Compras de serviços O Anexo C Formato de Contrato de Serviço Manual de Compras (GSP-PR) juntamente com o anexo D Instrucciones Formulário PAHO 172E, detalham os aspectos que devem ser obedecidos: escopo ou alcance dos serviços 1) período 2) responsável pelo projeto 3) pagamentos 4) faturas 5) penalidades 6) seguros 7) nível de desempenho 8) garantias 9) propriedade intelectual 10) indenizações 11) exclusão do contratado 12) publicidade 13) isenção de responsabilidades 14) funcionários OPS e relação de trabalho 15) sub-contratação 1 Trâmites Elaborado por : GA BIREME Page 5 of 18
16) modificação 17) força maior 7.4.1 Contratos de Serviços manual item 710 7.4.2 Cartas Acordo manual item 720 7.5 Instruções para Compras Especiais São aquelas compras feitas de itens muito específicos, geralmente ligados a aspectos de aperfeiçoamento e melhorias nos equipamentos. Conforme indicado no fluxograma 1, estas aquisições, dada a sua especificidade e complexidade dispensam seguir o trâmite indicado, seguindo diretamente para a emissão do Pedido de Compra. 7.5.1 Vehículos automotores manual - item 150.1 Directiva HQ/FO-92-21 de la OPS del 1 de julio de 1992. Debe obtenerse primero la aprobación de GSP/OM. Una vez conseguida la aprobación, enviar la autorización de compra a GSP/PR. 7.5.2 Equipo de computadora y software Manual item 150.2 El equipo de computadora y el software es adquirido por GSP/PR/PS al recibir la autorización de compra correspondiente. En la Intranet de la Sede puede consultarse la lista completa del equipo de computadora y el software recomendado por la OPS ITS recommended list of desktop and laptop computer equipment. 7.5.3 Material entomológico Manual item 150.3 El material para las pruebas de sensibilidad y resistencia se solicita directamente del Coordinador del Programa de Enfermedades Transmisibles (HCT) usando el formulario Requisition for Entomological Material. Los productos disponibles se enumeran en el catálogo y la lista de precios publicada por la División de Biología de los Vectores y Lucha Antivectorial (VBC) de la OMS, que puede obtenerse de HCT. Para solicitar este material no debe usarse el formulario PAHO 174A, Autorización de compra. 7.5.4 Artículos del Depósito de la Sección de Suministros del UNICEF Manual item 150.4 Cotación El Depósito de la Sección de Suministros del UNICEF 2, en Copenhague, tiene en existencia aproximadamente 5.000 artículos adquiridos directamente de los fabricantes a precios favorables. La OPS puede adquirir esos artículos mediante el proceso ordinario de adquisiciones. Autorización de compra Los artículos del Depósito de la Sección de Suministros del UNICEF que pertenezcan a varias categorías se podrán reunir en una sola autorización de compra. Esta deberá incluir el número de catálogo; una descripción breve del artículo; unidad y cantidad; y precio unitario según la lista de precios vigente. 7.5.5 Publicaciones de la OPS/OMS Manual item 150.5 Las publicaciones de la OPS/OMS son publicadas por el Area de Publicaciones (PUB). Estas publicaciones se encargan mediante el formulario PAHO 167E-S, Publicaciones de la OPS/OMS: Solicitud interna. Presentar las solicitudes directamente a PUB. No deben usarse autorizaciones de compra. 2 Nombre actual del Centro de Embalaje y Montaje de Copenhague (UNIPAC). Elaborado por : GA BIREME Page 6 of 18
7.5.6 Libros, publicaciones y suscripciones Manual item 150.6 La política general para la adquisición de publicaciones incluidos libros, publicaciones periódicas, suscripciones y CD ROM que no sean de la OPS ni de la OMS, se describe en la directiva No. HQ/GO- 96-15 del 22 de agosto de 1996. 7.5.7 Material audiovisual de la OPS Manual - item 150.7 Los materiales audiovisuales deben solicitarse directamente de la Oficina de Información Pública (PIN) usando los siguiente formularios: PAHO 357 para los videos PAHO 358 para las fotografías PAHO 359 para medios audiovisuales: gráficos, diseño gráfico, gráficos de computadora, etc. PAHO 360 para solicitar la preparación de diapositivas. 7.5.8 Formularios de la OPS/OMS Manual item 150.8 Los formularios de la OPS/OMS son suministrados por GSP/OM mediante la presentación del formulario PAHO 9A Requisiton for Supplies, Services or Equipment [Solicitud de suministros, servicios o equipo]. 7.5.9 Papelería membretada Manual item 150.9 Siempre que sea posible, los servicios para imprimir la papelería membretada deben adquirirse localmente. 7.5.10 Material de oficina Manual item 150.10 Siempre que sea posible, los materiales de oficina deben adquirirse localmente. 7.5.11 Muebles de oficina Manual item 150.11 Siempre que sea posible, los muebles de oficina deben adquirirse localmente. 7.5.12 Banderas Manual item 150.12 Las banderas deben solicitarse directamente de GSP/OM en el formulario PAHO 9A, preferentemente una vez al año. 7.5.13 Vehículos para los funcionários Manual Item 150.13 Los funcionarios de la OPS pueden adquirir vehículos para uso personal a través de la Oficina de Servicios Interinstitucionales de Adquisición (OSIA) en Copenhague, de acuerdo con las instrucciones en el catálogo de vehículos automotores para el terreno de OSIA. Existen algunas restricciones. 7.5.14 Artículos de alto riesgo Manual item 150.14 Los artículos de alto riesgo, ya sea sustancias inflamables, explosivas o tóxicas, deben adquirirse localmente siempre que sea posible. Generalmente, es antieconómico enviar cantidades pequeñas de tales productos debido a los requisitos de embalaje protector y los reglamentos gubernamentales al respecto. 7.5.15 Compras personales Manual item 150.15 AGS/PGSP/PR no está autorizado para adquirir artículos para uso personal. Por consiguiente, los funcionarios no deben pedir la ayuda de AGS/PGSP/PR para la compra de esta clase de artículos. Elaborado por : GA BIREME Page 7 of 18
7.5.16 Traslado de muebles y enseres domésticos Manual item 150.16 Los funcionarios con derecho al traslado de muebles y enseres domésticos a Washington, D.C., o desde esta ciudad debe ponerse prontamente en contacto con el funcionario encargado de embarques de GSP/PR/PE y con la Unidad de Operaciones de Personal (HRM/OP) una vez que haya recibido su autorización de viaje. Es importante que el funcionario comprenda claramente los pasos que se deben seguir y las limitaciones de sus derechos. Los cargos en concepto de exceso de peso y de seguro correrán por cuenta del funcionario. 7.5.17 Tarjetas de presentación Manual item 150.17 Los jefes de las oficinas de campo (es decir, de las PWR, la CPC, los centros panamericanos y la FO/USMB) cuentan con autorización para aprobar la adquisición local de las tarjetas de visita para el personal permanente a su cargo que tenga derecho a ellas. Las tarjetas de visita para los consultores y asesores temporeros no se imprimirán con cargo a la Organización. En la directiva HQ/FO 92-04 se brinda orientación en lo referente a la justificación, el contenido y el formato de las tarjetas. 7.6.1 Inventários, custódias e descartes. Ver Manual Item 600, onde se detalha: 7.6.1 Considerações Gerais Manual item 610 7.6.2 Requisitos Manual item 620 7.6.3 Elementos de inventario Manual item 630 7.6.4 Valores do inventario Manual item 640 7.6.5 Registros do inventario Manual item 650 7.6.6 Inventario físico e certificado Manual item 660 7.6.7 Cobertura do seguro Manual item 665 7.6.8 Descartes de propriedades Manual item 670 7.6.9 Comité de Vigilancia de la Propiedad Manual item 680 7.6.10 Discrepancias en el inventario y pérdidas Manual item 610 6 Caso compra jurídica, operacionalização é em compras Elaborado por : GA BIREME Page 8 of 18
8. Dados para Aquisição 8.1 Request for price and avaiability - Requisição interna de material ou de serviços O PAHO 188E - Request for price and avaiability contem dados que descrevem claramente o produto solicitado, incluindo, onde aplicável: a) item solicitado; b) quantidade necessária; c) unidade de compra; d) discriminação qualitativa do item, com base em Catálogos dos fabricantes de Equipamentos, ou Manuais ou descrição contidas nos projetos e) descrição qualitativa e quantitativa (se couber) dos serviços; f) indicar a necessidade de inspeção e instruções; g) projeto ou Unidade; h) aplicação ou local da aplicação; i) responsável pela solicitação e origem da solicitação 8.2 Mapa para Cotação O GA_CP_CT_205_10 é preenchido com base na Lista de fornecedores cadastrados - constituindo, quanto à sua descrição técnica, o espelho do PAHO 188E. conforme Anexo A. 8.3 Pedido de Compra O PAHO 183 Purchaser Order ou PO é o Pedido de Compra é preenchido na Unidade de Compra, e enviado via fax ou e-mail para aprovação do Diretor. O PO aprovado se transforma em PA Purchaser Authorization ou PA, denominado PAHO 174A que é enviada ao Fornecedor, as regras para prrenchimento e numeração se encontram no Manual de Compras (GSP-PR) Limitar cada PA à artigos de uma só categoria. 8.4 Verificação do produto adquirido 8.4.1 Peças de manutenção em geral O Encarregado Geral da Manutenção compara as descrições na Nota Fiscal, verificando por meio da embalagem ou identificação na própria peça ou equipamento, se os dados neles indicados contemplam a solicitação do Pedido de Compra, carimbando e assinando no verso da Nota Fiscal o seu de acordo Produto Conforme e Aceito. Nota: o carimbo deve conter pelo menos os seguintes campos: Produto inspecionado e aceito, produto não conforme, ações de devolução, segregação ou outras, assinatura do recebedor e data. O Encarregado de Manutenção assegura a conformidade dos produtos adquiridos pelo aceite da Nota Fiscal, momento em que os produtos ficam disponíveis para uso. Esta Nota Fiscal é encaminhada à Unidade de Compras com as anotações pertinentes. Os produtos não-conformes são rejeitados e devolvidos, sendo que aqueles que se encontram à espera são colocados em local separado. A fim de evitar sua aplicação não intencional estes se encontram segregados em locais designados e marcados com fita indicativa ou com etiquetas com os dizeres : Produto não-conforme - Não usar. 8.4.2 Equipamentos e Peças O PAHO 174A (compras financiadas pela OPS/OMS) e 172S (Serviços contratuais) são enviados para Unidade de Compras e preenchido pelo solicitante. 8.4.3 Prestação de Serviços O PAHO 172E Contract é o Pedido de Compra preenchido geralmente na Unidade Solicitante, e enviado via fax ou e-mail para aprovação do GSP/PR. O PO aprovado se transforma em um contrato enviado ao Fornecedor. A via aprovada e assinada fica com GA, e a outra com o Solicitante. O responsável pela contratação dos serviços apõe seu aceite na proposta. Dependendo da natureza da prestação dos serviços o Coordenador da Unidade verifica por meio dos relatórios em função das bases contratuais e por meio de indicações na Nota Fiscal, se os dados neles indicados contemplam os requisitos indicados no PA. Estes registros são encaminhados à Unidade de Compras, com as anotações pertinentes. Elaborado por : GA BIREME Page 9 of 18
Os serviços não-conformes são rejeitados e retrabalhados dependendo da situação. 8.5 Qualificação e avaliação de fornecedores 8.5.1 O Supervisor de Compras qualifica e avalia o desempenho dos seus fornecedores conforme formulário (a ser criado) - Ficha de Seleção e Avaliação dos Fornecedores específica para cada fornecedor. Esta ficha é preenchida e eletronicamente arquivada A Bireme mantém as fichas atualizadas de desempenho dos seus fornecedores Manual item 120.4. Ver Diretiva 96-04 para seleção de fornecedores 8.5.2 Ficha de avaliação A Bireme se propõe a cotar somente com aqueles fornecedores que atingirem grau de atendimento conforme instruções contidas em Formulário 3 A periodicidade dessas avaliações é anual, sendo elaborada para aqueles fornecedores que justificadamente impactem a qualidade. O responsável por estas avaliações é o Supervisor das Compras em conjunto com os Coordenadores. Quando da primeira compra, a Bireme seleciona seus fornecedores em função das condições de atendimento aos prazos acordados de entrega, agilidade no atendimento e condições de pagamento, nesta ordem. 3 A ser desenvolvido pela Bireme Elaborado por : GA BIREME Page 10 of 18
9. Lista das atividades e dos responsáveis 9.1 Solicitação e Aprovação Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário 10 Estabelecimento das características gerais do produto ou do serviço 20 Compra Técnica? 30 Descrição e Validação Técnica 40 Pré Cotação 50 Aprovação do Gerente do Departamento? 60 Pedido de Compra 70 Parecer do GA? Solicitante Técnico Solicitante Gerente Administrativo Inclusão clara de dados que descrevem o produto: a) Item solicitado b) Quantidade c) Descrição quantitativa e qualitativa dos serviços d) Descrição com bases em catálogos ou manuais solicitados aos fabricantes ou descrições contidas em projetos e) Unidade f) Indicar necessidade de inspeção e instruções g) Projeto ou unidade h) Aplicação ou local da aplicação i) Responsável e origem as j) Objetivo da Compra solicitação Detalhamento Técnico e financeiro 8.1 para auxiliar decisão Confirmação dos dados pré-cotados e dos valores indicados no mapa Documento eletrônico com os dados da compra Aprovação do pedido para cotação com fornecedores Formulário Eletrônico GA_CP_CT_205 Elaborado por : GA BIREME Page 11 of 18
9.2 Cotação Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário Preenchimento do Mapa de Cotação com pelo menos 3 80 Cotação Comprador e fornecedores, verificar a diretiva 96-04 Nota: Avisar o solicitante caso o prazo do processo seja superior GA_CP_CT_205 Técnico 90 Mapa de Cotação a 72 horas e registrar no processo o motivo das horas excedentes Elaborado por : GA BIREME Page 12 of 18
9.3 Realização Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário 100 Aprovação do GA? Gerente Análise das condições levantadas com fornecedores e Administrativo comparação com os custos previstos GA_CP_CT_205 110 Arquivo de Pedidos Recusados Arquivo do pedido e notificação a todos os envolvidos, explicando a razão da recusa. Por exemplo: se depois de um pedido ser aprovado por Finanças, pelo GA e pelo Diretor, ele for cancelado porque tinha Comprador pendências (190) que impossibilitam a continuação do processo (210), o pedido não pode constar como efetivado para nenhum dos envolvidos (OMIS) 120 Autorização de Compra Documento que autoriza o comprador a realizar a compra 130 Aprovação do Financeiro Unidade de Verificação da disponibilidade financeira, confirmação Finanças dos valores envolvidos 135 Geração do PRC no OMIS 140 Ordem de Compra Comprador 150 Aprovação do Diretor? Diretor 155 Emissão da cópia da ordem de compra ao solicitante e a Unidade de Comprador Finanças 160 Há Pendências? 170 Comunicação ao Solicitante 180 Continua o Processo? Solicitante 190 Alteração dos dados da compra Solicitante e Comprador 200 Efetivação da Compra do Material, Componente ou Equipamento. 210 Efetivação do Contrato de Serviços Referente a fornecedor, especificação, quantidade ou prazo. Contato com o fornecedor, operacionalização e programação de entregas Elaboração do contrato, contrato com fornecedor, preparação 6. Avaliação do atendimento ao programado 230 Acompanhamento do Serviço Verificação do atendimento do serviço 240 Necessita de alterações? Solicitante Avaliação durante a execução Acompanhamento PE OMIS Elaborado por : GA BIREME Page 13 of 18
Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário 250 Requer mais recursos? Solicitante e Comprador Elaboração de Justificativas 260 Elaboração de emenda Em conjunto com o solicitante, elaboração da emenda Comprador 270 Informe a Unidade de Finanças Envio 280 Acompanhamento do Serviço Solicitante e Comprador Folow up propriamente dito Elaborado por : GA BIREME Page 14 of 18
9.4 Recebimento Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário 290 Recebimento do Material / Serviço Solicitante / Comprador 300 Verificação dos dados contábeis da Comprador / Nota Fiscal Finanças 310 O dados Conferem? Correção dos dados junto ao Comprador Recebimento de componentes ou serviço 315 Fornecedor PAHO 174A 320 Lançamento Conferência de documentos fiscais, notas, etc Liberação da Nota Fiscal para a PAHO 172 S 330 Unidade de Finanças Correção do não atendimento 340 Arquivo da Nota Fiscal PAHO 172 E 350 Inspeção Quantitativa do Material / Solicitante / Serviço Comprador Ver item 8.4 conforme especialidade 360 Aceite? 363 Informe a Unidade de Finanças 367 Troca do Material ou correção do Serviço Elaborado por : GA BIREME Page 15 of 18
9.5 Inventariação Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário 370 Precisa ser Inventariado? Verificação da necessidade de Inventariação do Equipamento/ Material/ Peça adquirido Manual - Item 600 375 Cópia da Nota Fiscal para controle de Equipamentos 380 Identificação do Produto 390 Inventário (OMIS) 400 Liberação para Solicitante 410 Avaliação Anual 430 Certificado Anual de Inventário Assistente Administrativo Conselho Avaliador 435 Arquivo do Relatório de Descartes Comprador Colocação da plaqueta de identificação, introdução no OMIS com localização Localização dos materiais inventariados através do relatório de movimentação. Verificação do AMPES / OMIS Preenchimento dos termos formais de doação indicando o numero do patrimônio e descrição PAHO Inventário OMIS GA_CP_IN_215_10 GA_CP_IN_225_10 Elaborado por : GA BIREME Page 16 of 18
9.6 Avaliação e Melhorias Nº Atividade / Documento Responsável Descrição Formulário 437 Envio para a unidade de Finanças 440 Arquivo de Pedidos e Avaliação de Comprador Adoção do procedimento do arqivo Fornecedores 450 Avaliação e Melhorias 460 Indicadores do resultado de Compras GA / Comprador Análise de Indicadores 7 Resultados de Indicadores de Compras 7 Estes indicadores devem ser definidos e estabelecido pela equipe para alimentação do Banco de Dados Elaborado por : GA BIREME Page 17 of 18
10 Arquivos 10.1 Constituem registros os documentos: a) PAHO 188E b) GA_CP_CT_205 c) PAHO 183 Pedido de Compra ou PO d) PAHO 174 A Autorização de Compra ou PA e) PAHO 172 S Servicios Personales f) Seleção e avaliação de fornecedores ii g) Recebimento de insumos h) Recebimento de peças ou equipamentos i) Recebimento de serviços de terceiros 10.2 Esses registros são controlados conforme tabela a seguir Identificação PAHO 188E GA_CP_CT_205 PAHO 183 PE PAHO 174A PAHO 172S GA_CP_IN_215 GA_CP_IN_220 GA_CP_IN_225 Coleta Armazenamento / Proteção Acesso Indexação BRnnnnn POnnnnn BR9nnnn Tempo de Retenção Descarte Elaborado por : GA BIREME Page 18 of 18