3. Documentos de referência Manual de Eventos Item 3

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1 Sumário 1. Objetivo 2. Envolvidos 3. Documentos de referência 4. Definições e codificações 5. Ciclo do processo 6. Fluxograma 7. Lista das Atividades e das responsabilidades 8. Arquivos 9. Anexos 1. Objetivo e Campo de Aplicação Este Guia tem por objetivo habilitar os envolvidos para a utilização eficaz do Ciclo do Processo s, compreendendo a identificação dos envolvidos e suas responsabilidades, e o detalhamento do fluxograma das atividades com os respectivos formulários. O campo de aplicação deste Guia é aplicável a todos os tipos e classes de s definidos no Manual de s. 2. Envolvidos Assistente de s Supervisor de s Cliente interno e externo (OPAS) Coordenação de s Diretor, gerentes, coordenadores Unidade de Compras Unidade de Finanças Coordenador de ITI 3. Documentos de referência Manual de s Item 3 4. Definições e codificações Manual de s Existem vários tipos de classes de s baseados no grau de detalhamento necessário. Manual de s item 4.2.doc Page 1 of 15

2 5. Ciclo do processo 5.1 O Ciclo do Processo s compreende as fases e seus responsáveis indicados na tabela 1: Fase Responsável 01 Concepção Cliente interno e externo 1 02 Planejamento Coordenação de s 03 Preparação Supervisão de s 04 Realização Coordenação de s 05 Melhorias GA e Coordenação de s Tabela O Ciclo está indicado na figura 1 Concepção Concepção Planejamento Planejamento Preparação Preparação Melhorias Melhorias Figura 1 Realização Realização 5.2 Cada fase indicada remete por meio de um click, ao fluxograma. 5.3 Cada envolvido seleciona a fase de interesse. 1 OPAS ou diretor ou gerentes ou coordenadores.doc Page 2 of 15

3 6 Fluxograma do processo s 6.1 O fluxograma define as atividades sequenciais para a realização do processo s, e está indicado na figura GA_EV_CO_010_10 Estabelecimento Lista quantitativa de insumos e serviços e as das características características gerais do gerais do evento evento 25 GA_EV_CO_20i_10 Check Lists por categoria: quantificação qualificação dos itens selecionados com estimativas de preço da categoria 20 Preenchimento do CheckList por Categoria, Quantificação e Qualificação dos Itens selecionados 52 Cronograma detalhado das Atividades do 50 Planejamento e Dimensionamento dos recursos necessários GA_EV_CO_20I_10 GA_EV_CO_20E_10 GA_EV_CO_20D_10 GA_EV_CO_20L_10 Lista de Lista dos Itens de Lista de Infra Estrut. Equipamentos com Divulgação e Local do preços estimados 27 GA_EV_CO_200_10 Sumário dos Valores por Categoria 30 Discussão do Feed Back para aprovação do Solicitante 54 GA_EV_CO_20A_10 GA_EV_CO_20T_10 GA_EV_CO_20C_10 Lista de Serviços 56 GA_EV_CO_20G_10 GA_EV_CO_20P_10 Lista de Insumos com preços estimados Arquivo de Pedidos Recusados N 40 Aprovação do Solicitante? Cotação de Infra Estrutura e Local do 60 Cotação dos Equipametos 70 Cotação dos Itens de Divulgação S Cotação dos Serviços Cotação dos Insumos N N 45 Aprovação do Diretor? S GA_EV_PL_040_10 Mapas de Cotação GA_EV_PL_040_10 Mapas de Cotação GA_EV_PL_040_10 Mapas de Cotação GA_EV_PL_040_10 Mapas de Cotação GA_EV_PL_040_10 Mapas de Cotação N Aprovação? Cotação dos Insumos S Emissão das Ordens de Compras (OC's) e Contratos Viagens Follow-up de acomodações e deslocamentos 117 Preparação da Infra-Estrutura Confirmação, Confecção do Follow-up dos Preparação da Instrução e Material Gráfico e Equipamentos Divulgação Infra-Estrutura Treinamento para outros para Listados os Serviços Divulgação Montagem do Cronograma com In Loco Check List Preenchido 210 Criação de um Banco de Dados Término e Encerramento do 45 Arquivo de Avaliações e Resultados Realização do 185 Preparação e Realização da Pesquisa 205 Indicadores de Resultados do Legenda Atividade Documento Decisão 188 Transformação do Site para divulgação dos resultados Cronograma com Check List Preenchido 200 Fases Concepção Planejamento Desmontagem do Cronograma com Local Check List Preenchido Avaliação dos Resultados do Preparação Realização Avaliação e Melhorias Relatório Diário de Não Conformidade e Ações Figura 2.doc Page 3 of 15

4 6.2 Foram desenvolvidos 9 check lists que abordam grande parte das necessidades para os vários tipos de s. Os check lists são os seguintes: GA_EV_CO_20I_10 Infra-estrutura GA_EV_CO_20A_10 Alimentação GA_EV_CO_20T_10 Logística e Transporte GA_EV_CO_20E_10 Equipamentos GA_EV_CO_20C_10 Decoração GA_EV_CO_20D_10 Design e software Divulgação GA_EV_CO_20G_10 Gráfica GA_EV_CO_20P_10 Material de escritório e Papelaria GA_EV_CO_20L_10 Local do evento Nota: A fim de auxiliar a avaliação esses check lists foram agrupados em: a) grupo serviços 20A / 20T / 20C b) grupo infra-estrutura 20I / 20L c) grupo insumos 20G / 20P d) grupo equipamentos 20E e) grupo divulgação 20D 6.3 Cada check list contém uma explicação do seu escopo. 6.4 A aplicação do check list, pelo menos na fase inicial deve ser completa e independente do tipo de evento. Notas: (1) Com o uso continuado será possível haver algum outro tipo de seleção, visando trabalhar com check list mais voltado para determinado tipo de evento. (2) Dependendo do grau de detalhamento demandado pelo, algumas das atividades podem ser eliminadas, todavia recomenda-se nesta fase de implantação passar por todas com o objetivo de buscar as melhorias..doc Page 4 of 15

5 7. Lista das atividades e dos responsáveis 7.1 Concepção Nº Atividade Responsável Descrição form Preenchimento de um formulário com: Definição do produto. Definição do tema central. Definição do objetivo do evento. Estabelecimento de data e duração do evento. Definição da programação e término. Estabelecimento das Cliente interno e externo Definição do público alvo, quantificação e 10 características gerais do (OPAS). qualificação. evento Diretor, gerentes, Definição das necessidades áudio visuais. coordenadores Atividades sociais. infra estrutura. clima (perfil) do evento. Coordenação de s Briefing para o local e localização. Definição dos recursos disponíveis R$. Estratégias de divulgação. Infra Estrutura (Web). 15 Lista quantitativa de insumos e serviços e as características gerais do evento ulário com as características mais importantes do evento, sem muito detalhes GA_EV_CO_010_10 Requisição de s.doc Page 5 of 15

6 Nº Atividade Responsável Descrição Preenchimento dos Check Lists por categoria: quantificação e qualificação dos itens selecionados Check Lists por categoria: quantificação qualificação dos itens selecionados com estimativas de preço da categoria Coordenação de / Supervisão Definição com quantificação, qualificação e estimativa de gastos de todos os itens necessários no evento: Infra Estrutura Local do Material de Escritório Papelaria Gráfica Design e software Divulgação Decoração Equipamentos Logística e Transporte Alimentação GA_EV_CO_20I_10 infra-estrutura GA_EV_CO_20L_10 Local do evento GA_EV_CO_20M_10 Material de escritório Papelaria GA_EV_CO_20G_10 Gráfica GA_EV_CO_20D_10 Design e software Divulgação GA_EV_CO_20C_10 Decoração GA_EV_CO_20E_10 Equipamentos GA_EV_CO_20T_10 Logística e Transporte GA_EV_CO_20A_10 Alimentação Sumário dos Valores por Categoria Discussão da negociação Feed Back para aprovação do solicitante Cliente interno e externo (OPAS). Diretor, gerentes, coordenadores. Coordenação de s Valores previstos do conjunto de cada categoria que deve guiar os gastos do evento nas atividades seguintes. Discussão, alteração e revisão dos itens contidos nos ulários preenchidos anteriormente. GA_EV_CO_200_10 Sumário dos valores por categoria GA_EV_CO_200_10.doc Page 6 of 15

7 Nº Atividade Responsável Descrição form Cliente interno e externo 40 Aprovação do (OPAS). Aprovação ou revisão dos itens nele contidos e os Solicitante Diretor, gerentes, custos previstos GA_EV_CO_200_10 coordenadores 45 Aprovação do Diretor Diretor Avaliação do Tema e Objetivo do e dos custos previstos para a sua realização GA_EV_CO_200_10.doc Page 7 of 15

8 7.2 Planejamento Nº Atividade Responsável Descrição form GA_EV_CO_010_ Planejamento e Dimensionamento dos recursos necessários Cronograma detalhado das atividades do evento Coordenação de s / Assistente de Coordenação de s / Assistente de 54 Lista de serviços Assistente de Lista de Infra estrutura e Local do Lista de insumos com preços estimados Lista de Equipamentos com preços estimados Assistente de Assistente de Assistente de Definição quantitativa e qualitativa dos itens necessários para a realização do evento Preenchimento de formulários padronizados conforme insumos, materiais e serviços Seleção das atividades críticas 2, e estabelecimento de um cronograma o mais detalhado possível de forma a ter governabilidade sobre as atividades Definição das equipes envolvidas Cronograma 3 do evento com a data de início e a duração de cada item do evento, este cronograma é o documento que será utilizado durante todo a fase de realização do mesmo. Lista para subsidiar a aquisição de serviços a serem utilizados no evento Lista para subsidiar a aquisição de infra estrutura para a realização do evento e os requisitos necessários no local do evento Lista para subsidiar a aquisição de insumos a serem utilizados no evento Lista para subsidiar a aquisição de equipamentos a serem utilizados no evento GA_EV_CO_20I_10 GA_EV_CO_20L_10 GA_EV_CO_20M_10 GA_EV_CO_20G_10 GA_EV_CO_20D_10 GA_EV_CO_20C_10 GA_EV_CO_20E_10 GA_EV_CO_20T_10 GA_EV_CO_20A_10 Cronograma de Modelo GA_EV_CO_20A_10 GA_EV_CO_20T_10 GA_EV_CO_20C_10 GA_EV_CO_20I_10 GA_EV_CO_20L_10 GA_EV_CO_20G_10 GA_EV_CO_20P_10 GA_EV_CO_20E_10 Nº Atividade Responsável Descrição form 2 aquelas que mais impactam o evento 3 Ver modelo-exemplo.doc Page 8 of 15

9 58 Lista dos itens de divulgação 60 Cotação dos Serviços 65 Cotação de Infra Estrutura e Local do 70 Cotação dos Insumos Cotação dos Equipamentos Cotação dos Itens de Divulgação Mapas de Cotação dos Serviços Mapas de Cotação de Infra Estrutura e Local do Mapas de Cotação dos Insumos Mapas de Cotação dos Equipamentos Assistente de Compras, Assistente de e PMI Lista para subsidiar a aquisição de itens de divulgação a serem utilizados no evento Cotação com pelo menos 3 fornecedores 4 para os Serviços do evento Cotação com pelo menos 3 fornecedores para a Infra Estrutura e o Local do evento Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os Insumos do evento Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os Equipamentos do evento Cotação com pelo menos 3 fornecedores para os Itens de Divulgação do evento Registros gerados pela cotação de artigos ou itens de uma só categoria 5 com os preços de cada item, condições de pagamento, prazos de entrega. Seleção dos mais adequados Registros gerados pela cotação de artigos ou itens de uma só categoria com os preços de cada item, condições de pagamento, prazos de entrega. Seleção dos mais adequados Registros gerados pela cotação de artigos ou itens de uma só categoria com os preços de cada item, condições de pagamento, prazos de entrega. Seleção dos mais adequados Registros gerados pela cotação de artigos ou itens de uma só categoria com os preços de cada item, condições de pagamento, prazos de entrega. Seleção dos mais adequados GA_EV_CO_20A_10 GA_CP_CO_205_10 Mapa de Cotação GA_CP_CO_205_10 Mapa de Cotação GA_CP_CO_205_10 Mapa de Cotação GA_CP_CO_205_10 Mapa de Cotação 4 Criar base de dados de fornecedores cadastrados, selecionados e avaliados segundo algum critério. 5 Exemplo: Preparar três mapas distintos: um para alimentos, outro para transporte e outro para decoração, mesmo eles estando no grupo Serviços.doc Page 9 of 15

10 Nº Atividade Responsável Descrição Registros gerados pela cotação de artigos ou itens 89 Mapas de Cotação dos de uma só categoria 6 com os preços de cada item, Itens de Divulgação condições de pagamento, prazos de entrega. Seleção dos mais adequados 90 Entrega dos Mapas de Cotação para aprovação 100 Aprovação GA Diretor Entrega dos Mapas de Cotação para aprovação Aprovação dos fornecedores selecionados dos mapas de cotação ou envio para redefinição de outros itens. Autorização para a emissão dos pedidos de compra GA_CP_CO_205_10 Mapa de Cotação GA_CP_CO_205_10 6 Exemplo: Preparar três mapas distintos: um para alimentos, outro para transporte e outro para decoração, mesmo eles estando no agrupamento Serviços.doc Page 10 of 15

11 7.3 Preparação Nº Atividade / Responsável Descrição form Emissão das Ordens de Emissão das ordens de compra aprovadas por 110 Unidade de Compras compra e contratos quem tem autorização. Elaboração e Coordenador de s 117 Desenvolvimento do Elaboração e Desenvolvimento do Site do e Coordenador de ITI Site do 115 Viagens Preparação da Infra Estrutura Confirmação, instrução e treinamento para os Serviços contratados Follow-up de Infra e Equipamentos listados Confecção do Material Gráfico e outros para divulgação Assistente de s e Assistente de Viagens Assistente de s Coordenação de s Ver fluxograma viagens Criação de base de dados com cadastro de todos os convidados e palestrantes. Envio das instruções detalhadas a todos os fornecedores de serviços e treinamento para os serviços mais críticos e que impactam o usuário final Acompanhamento da confecção, produção, montagem, instalação dos insumos comprados ou alugados e de Infra de ITI. Confecção dos materiais de divulgação, envio aos fornecedores para a produção. PAHO 183 Ordem de Compra (PO).doc Page 11 of 15

12 7.4 Realização Nº Atividade Responsável Descrição 160 Divulgação Coordenação de s Divulgação do nas mais diversas mídias de acordo com o requerido e planejado (interna e externa) Follow-up de Acomodações e deslocamentos Montagem do evento in loco Cronograma com CheckList 180 Realização do Término e encerramento do evento Preparação e realização da Pesquisa Cronograma com CheckList Transformação do site para divulgação dos resultados 190 Desmontagem do Local Ver Viagens Coordenação e ou Supervisão de s Acompanhamento de embarque e desembarque, acomodação e deslocamento. Preparação do local do evento para a sua realização; todos os insumos são instalados, montados e testados e as equipes de Serviços se apresentam. Cronograma com todas as atividades da montagem do evento para acompanhamento Realização e acompanhamento das atividades, incluindo relatório de gastos não utilizados (diárias e passagens) Realização das atividades finais do evento Realização de uma pesquisa entre os convidados, palestristas e fornecedores a fim de conhecer o graus de satisfação dos participantes do evento. Cronograma com as atividades da realização do evento para acompanhamento e checagem. Disponibilização, no site do evento, de informações, conclusões e anais do evento Desmontagem do local do evento. Transporte e destino dos insumos utilizados no evento Realização da limpeza do local para entrega formal ao fornecedor. GA_EV_RE_040_10 Relatório diário de não conformidades e ações GA_EV_RE_040_10 Relatório diário de não conformidades e ações GA_EV_RE_040_10 Relatório diário de não conformidades e ações.doc Page 12 of 15

13 Nº Atividade Responsável Descrição form Cronograma com todas as atividade da Cronograma com 195 desmontagem do evento para acompanhamento e CheckList checagem. 197 Relatório diário de não- Conformidades e açoes Coordenação e ou Supervisão de s Relatório preenchido durante toda a fase de realização do evento com todas as não conformidades encontradas pelo responsável, as ações tomadas para a solução da não conformidade e os resultados provenientes destas ações. GA_EV_RE_040_10.doc Page 13 of 15

14 7.5 Avaliação e Melhorias Contínuas Nº Atividade Responsável Descrição form Os responsáveis em conjunto avaliam os Avaliação dos resultados da pesquisa e os relatórios de não 200 Coordenação de s resultados do evento conformidade gerados durante o evento e geram os indicadores do evento Emissão de um relatório à direção da BIREME com dados e resultados do evento, contendo indicadores que apontam se os objetivos do solicitante foram alcançados, se possível e em que grau, bem como indicadores de desempenho da Indicadores de resultados do evento Criação de um banco de dados GA e Coordenação de s Coordenação de s equipe a saber: Eficácia Eficácia da Concepção do Eficácia do Planejamento Data da Atividade Data da Atividade Lapso de Tempo Desenvolvimento de indicadores para avaliar a eficácia e a eficiência do evento, por exemplo: gastos previstos / gastos efetivos para cada agrupamento..doc Page 14 of 15

15 8. Arquivos 8.1 Cada formulário tem a finalidade de mostrar as evidências objetivas da realização de cada atividade, além de servir de alimentação ao Banco de Dados que auxiliam o planejamento de semelhantes. 8.2 Constituem formulários deste Guia os seguintes documentos: GA_EV_CO_010_10 Requisição de s GA_EV_CO_20I_10 Infra-estrutura GA_EV_CO_20A_10 Alimentação GA_EV_CO_20T_10 Logística e Transporte GA_EV_CO_20E_10 Equipamentos GA_EV_CO_20C_10 Decoração GA_EV_CO_20D_10 Design e software Divulgação GA_EV_CO_20G_10 Gráfica GA_EV_CO_20P_10 Material de escritório e Papelaria GA_EV_CO_20L_10 Local do evento Cronograma de Modelo GA_CP_CO_205_10 Mapa de Cotação GA_EV_RE_040_10 Relatório diário de não conformidades e ações 8.3 Esses formulários são controlados conforme tabela do Manual de s Item 9.3 Tabela de Controle das Revisões deste Guia Draft 3 todos Correção e adaptação de itens constantes no Manual 2003/08/14 Draft Elaboração e discussão ampla 2003/08/04 No. Item versão revisado Natureza da revisão Data Aprovação.doc Page 15 of 15