CÓPIA NÃO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRÔNICO. PSQ PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE SISTEMA DE PEDIDOS

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1 PSQ - ( Distribution) (7.2 Processos relacionados a clientes) APROVAÇÃO KLEBERSON FORTUNATO Gerente Supply Chain Data: / / ELABORAÇÃO REVISÃO ROSELI ROMERO CAMARGO Coordenadora de Logística GISELA CRISTINA LUÇOLLI NASS Assistente Administrativo Edição: 022 Vigência: / /

2 ÍNDICE. OBJETIVO ESCOPO DEFINIÇÕES Pedido Venda Varejo Pedido Venda Atacado Sistema Erp Sap Systems (Applications and Products In Data Processing) E- Commerce Master RESPONSABILIDADES Vendas Mercado Interno Vendas Outros Mercados, Vendas América Latina Logística Pedido de Venda no Varejo Pedido de Venda no Atacado Pedido de Reposição e Garantias Mercado Interno Pedido de Venda de Peças para Fornecedor Pedido Mercado Externo Pedido de Envio Sem Valor Comercial (Doação, Cortesia) Pós-Vendas Marketing Financeiro Controladoria FLUXOGRAMA Fluxograma do Pedido de Vendas Mercado Externo (Exportação) Fluxograma de Pedidos de Vendas - Atacado Mercado Interno Fluxograma de Pedidos de Vendas Varejo Mercado Interno Fluxograma de Pedidos de Vendas Mercadoria para Fornecedores Departamento de Compras DESCRIÇÃO DO PROCESSO Vendas Mercado Interno Vendas Mercado Externo Logística Pedido de Venda no Varejo Pedido de Venda no Atacado Pedido de Venda e Garantia Mercado Interno Pedido de Venda para Fornecedores Financeiro Pós-Vendas DOCUMENTO RELACIONADO DOCUMENTOS COMPLEMENTARES ANEXOS HISTÓRICO DE REVISÕES... 3 Edição: 022 Página 2 de 3

3 . OBJETIVO Regulamentar os pedidos de todos os produtos comercializados pela KaVo do Brasil. 2. ESCOPO É válido no âmbito da KaVo do Brasil. 3. DEFINIÇÕES 3. Pedido Venda Varejo São pedidos emitidos em formulário impresso em gráfica (FSQ Formulário de Pedido) pela revenda Dental que será faturado e entregue diretamente no Cliente final pela Kavo. A revenda recebe comissões sobre estas vendas como forma de pagamento pelo serviço prestado. 3.2 Pedido Venda Atacado São pedidos emitidos pelo promotor/representante diretamente para as Dentais que efetuam a distribuição (venda e entrega) ao Cliente final. Estes pedidos são emitidos diretamente no sistema E-commerce Master que têm interface com o sistema produtivo ERP- SAP. 3.3 Sistema ERP Sap Systems (Applications and Products In Data Processing) É um software de Gestão Empresarial criado por uma empresa alemã que tem o mesmo nome SAP AG (SAP associação anônima). O significado da sigla é uma abreviação de Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, no idioma alemão, que quer dizer, em português Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados 3.4 E- Commerce Master Sistema online com interface com o sistema ERP utilizado pela equipe de vendas do mercado nacional para digitação de pedidos na modalidade atacado. 4. RESPONSABILIDADES 4. Vendas Mercado Interno É responsável por administrar a política de comercialização mercado interno (INTRA Vendas mercado Interno); Edição: 022 Página 3 de 3

4 4.2 Vendas Outros Mercados, Vendas América Latina É responsável por administrar a política de comercialização junto aos revendedores de produtos KaVo no mercado externo; liberar credito para clientes e digitar ofertas e pedidos no sistema. 4.3 Logística É responsável por: 4.3. Pedido de Venda no Varejo a) Administrar a entrada de pedidos varejo até sua finalização com entrega no Cliente (INTRA Entrada dos Pedidos de Vendas Varejo e Atacado); Pedido de Venda no Atacado Administrar a entrada de Pedidos atacado desde a sua entrada no sistema E-commerce até a sua entrega no Cliente (INTRA Liberação do Pedido de Vendas no Atacado via Sistema E-commerce Master) Pedido de Reposição e Garantias Mercado Interno Corrigir quando necessário os pedidos de garantia que entram no Sistema SAP Via Sistema SV-Master com valor zero devido diferença de lista de preço e alterar desconto ou condição de pagamento do pedido de venda no SAP quando solicitado e autorizado pelo setor competente Pedido de Venda de Peças para Fornecedor E responsável pela digitação de pedidos de compra de peças utilizadas para fabricação de produtos acabados que são fornecidos para a KaVo, através de enviado pelo fornecedor Pedido Mercado Externo E responsável por administrar a logística dos pedidos de venda, garantias e cortesias dos pedidos do mercado externo conforme INTRA Processo de Exportação Formal Venda, INTRA Processo de Exportações Temporárias e INTRA Processos de Exportação em Garantia e Cortesia (Sistema Orial) Pedido de Envio Sem Valor Comercial (Doação, Cortesia) Digitar pedidos de envio de produtos sem valor comercial e que envolvem movimentação de estoque conforme INTRA Pedido e Doação. Edição: 022 Página 4 de 3

5 4.4 Pós-Vendas É responsável por: Administrar os pedidos colocados no SV Master pelas ATAS (Autorizadas Credenciadas KAVO) conforme PSQ Pós-Vendas; 4.5 Marketing É responsável comunicar ao mercado através de informativo, para clientes internos e externos, a política de comercialização junto aos revendedores de equipamentos e consumíveis. 4.6 Financeiro É responsável por fazer analise financeira, cadastrar clientes e liberar pedidos para Logística conforme INTRA E-commerce curva ABC clientes, INTRA Cadastro de Clientes e INTRA Controle de Crédito Mercado Externo. 4.7 Controladoria É responsável por: a) Autorizar alteração de desconto nos pedidos de venda de peças de reposição, diretamente no SAP pela Logística, quando solicitado pelo Pós-Vendas para casos excepcionais; b) Cadastrar referências em lista de preço quando solicitadas quando estas não estivem na lista. 4.8 Expedição: É responsável pelo atendimento e expedição das mercadorias conforme INTRA Expedição de equipamentos, instrumentos e periféricos 003, INTRA Embalagem e Expedição de peças de reposição 002, INTRA Embalagem e Expedição de Produtos Kerr 004 e INTRA Peças de reposição e tomógrafos (I-CAT) FLUXOGRAMA Edição: 022 Página 5 de 3

6 5. Fluxograma do Pedido de Vendas Mercado Externo (Exportação) Início Cliente Exportação - Análise da solicitação do cliente - Análise de rentabilidade - Pré Análise de crédito Oferta - Informação ao cliente do preço, prazo, condição de pagamento e INCOTERM - SAP Cliente Financeiro Avalia cliente, situação financeira, duplicata, Atrasos e limite crédito. Aprova? Pedido - Análise de crédito cliente / Liberação de crédito - Cadastramento sistema SAP - Confirmação do Pedido junto ao cliente - Aprovação e instrução de despacho Logística - Atendimento Mercadoria - Despachar Mercadoria com os documentos necessários - Preparação dos documentos para remessa ao banco e ao cliente - Comunicar o Despacho ao cliente - Arquivar Processo Fim Edição: 022 Página 6 de 3

7 5.2 Fluxograma de Pedidos de Vendas - Atacado Mercado Interno Início Vendas Promotor Kavo Digita o pedido no sistema e-commerce, conforme INTRA Vendas Curva ABC Analisa curva ABC de clientes para liberação. Pedido OK? Financeiro Analisa o crédito e libera o pedido, conforme INTRA Pedido OK? Logística Solicita confirmação do cliente, conforme INTRA Pedido OK? 2 Expedição Separa, emite a nota fiscal, embala e expede o FSQ , conforme INTRA Fim Edição: 022 Página 7 de 3

8 5.3 Fluxograma de Pedidos de Vendas Varejo Mercado Interno Início Vendedor da Revenda Preenche o formulário FSQ e envia para a Kavo. Revenda envia o FSQ para Vendas 2 Vendas Analisa o FSQ , conforme INTRA FSQ OK? Financeiro Analisa o crédito e cadastra o cliente, conforme INTRA FSQ OK? 2 Logística Analisa e digita o FSQ FSQ OK? 2 Expedição Separa, emite a nota fiscal, embala e expede o FSQ , conforme INTRA Fim Edição: 022 Página 8 de 3

9 5.4 Fluxograma de Pedidos de Vendas Mercadoria para Fornecedores Departamento de Compras Início Solicitação de Compra Fornecedor Analise e Implantação de Pedidos Implantação de Pedidos Aprovado? Analise Financeira Aprovado? Implantação de Pedidos Expedição Faturamento Expedição Fim Edição: 022 Página 9 de 3

10 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO 6. Vendas Mercado Interno As atividades de Vendas no Mercado Interno são conforme INTRA Vendas Mercado Interno. 6.2 Vendas Mercado Externo Administrar a política de comercialização junto aos revendedores de produtos KaVo no mercado externo; Realizar análise crítica de contrato durante a venda de produtos; Liberação de crédito para revenda e acompanhamento de cobrança; Digitar as ofertas e pedidos no sistema; Matriz de Competência de Preços Especiais: Diretoria Vendas Gerência/Supervisão Equipamentos Qualquer desconto Conforme limite pré-estabelecido Instrumentos Qualquer desconto Conforme limite pré-estabelecido 6.3 Logística 6.3. Pedido de Venda no Varejo Logística recebe o pedido e executa nova análise critica, verifica preenchimento, assinatura no contrato e digita o pedido no sistema SAP conforme INTRA Entrada e Digitação de Pedidos de Vendas varejo Pedido de Venda no Atacado Logística recebe pedidos via Sistema E-commerce confirma com o cliente e libera para faturamento conforme INTRA Liberação do Pedido de Vendas no Atacado via Sistema E-commerce Master. Edição: 022 Página 0 de 3

11 6.3.3 Pedido de Venda e Garantia Mercado Interno Logística recebe do Pós Venda solicitação via para alteração do pedido de venda emitido no sistema SV máster, diretamente no sistema SAP e verifica se há autorização da Gerência do setor solicitante e Controladoria, se sim executa a alteração. Pedidos de garantia de produto pronto entram no SAP com valores zerados. Logística faz a alteração da lista conforme moeda do País, se não estiver cadastrada na lista solicita a controladoria o cadastro Pedido de Venda para Fornecedores Logística recebe o pedido por do fornecedor, analisa se as informações estão corretas, referências, quantidades, se sim digita, e envia copia em PDF para fornecedor conferir, financeiro aprovar condição de pagamento e se estiver aprovado libera para expedição atender e informar o fornecedor para retirada dos produtos. Se o pedido não estiver ok, avisa o comprador e fornecedor para tomar providências Pedido Sem Valor Comercial (Doação, Cortesia) Logística digita pedido conforme INTRA Entrada dos Pedidos de Vendas Varejo e Atacado. 6.4 Financeiro Analisa a situação financeira dos Clientes conforme INTRA E-commerce curva ABC Cliente e INTRA Controle de crédito, cadastra o cliente no sistema SAP conforme INTRA Cadastro de Clientes, registra as informações nas planilhas de controle, envia pedidos para digitação e libera o faturamento dos pedidos. 6.5 Pós-Vendas Administrar os pedidos colocados no SV Master pelas ATAS (Autorizadas Credenciadas KAVO) conforme PSQ Pós-Vendas. Solicitar aprovação da controladoria e financeiro quando houver necessidade (somente casos excepcionais) de descontos adicionais e ou alteração de condição de pagamento aos pedidos de venda de peças de reposição e enviar solicitação e autorização por escrito para logística alterar no sistema SAP. 6.5 Expedição Atende e despacha as mercadorias conforme INTRA Expedição de equipamentos, instrumentos e periféricos 003, INTRA Embalagem e expedição de peças de reposição 002, INTRA Embalagem e expedição de produtos Kerr 004 e INTRA Peças de reposição e tomógrafos (I-CAT) 00. Edição: 022 Página de 3

12 7. DOCUMENTO RELACIONADO MSQ Manual do Sistema da Qualidade 8. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES PSQ Pós-Vendas INTRA Expedição de equipamentos, instrumentos e periféricos 003 INTRA Embalagem e expedição de peças de reposição 002 INTRA Embalagem e expedição de produtos Kerr 004 INTRA Peças de reposição e tomógrafos (I-CAT) 00 INTRA E-commerce curva ABC clientes INTRA Cadastro de Clientes INTRA Controle de Crédito Mercado Externo INTRA Pedido e Doação. INTRA Processo de Exportação Formal Venda INTRA Processo de Exportações Temporárias INTRA Processos de Exportação em Garantia e Cortesia (Sistema Orial) INTRA Liberação do Pedido de Vendas no Atacado via Sistema E- commerce Master INTRA Entrada dos Pedidos de Vendas Varejo e Atacado INTRA Vendas mercado Interno FSQ Formulário de Pedido 9. ANEXOS aplicável. Edição: 022 Página 2 de 3

13 0. HISTÓRICO DE REVISÕES Revisão Histórico Data de Vigência Ed Ed Ed Ed Ed Ed Ed Ed Ed Ed 00 Ed 0 Ed 02 Este documento e submetido ao sistema de modificação do sistema da qualidade Este documento e submetido ao sistema de modificação do sistema da qualidade Foram alterados os itens 4.3, 6., anexo folha 2,anexo folha 3, anexo, 2 folha 2, anexo 2 folha 2,anexo 2 folha 3, anexo 2 folha 4, anexo 2 folha 5,anexo 3-5/2/999 3/05/200 26//200 Ed 03 Foram alterados os itens 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, e anexos 2, 4 29/08/2003 Ed 04 Foram alterados o itens 4., 4.2, 4.3, 4.4, 5, 6, anexos, 2, 3,4 29/07/2005 Ed 05 Foi alterado o item 4.2 d 8//2005 Ed 06 Foi alterado o item 4.2 d 0//2007 Ed 07 Foi alterado o item 4.2 b 23/0/2008 Ed 08 Ed 09 Ed 020 Inclusão do item 4.3 letra f) e g). Alteração no fluxograma do pedido de vendas mercado interno Alteração no anexo Matriz de necessidades de confirmação de Pedido. Alteração do - Fluxograma do Pedido de Vendas Mercado Interno (atacado) Adequado item 4.3 logística quanto as responsabilidades. Inclusão do item 4.5 Financeiro. Revisão do anexo. Inclusão dos anexos fluxogramas do Pedido de Venda Licitação e ficha cadastral. 04/02/0 07/06/0 2/09/0 Ed 02 Revisão do item Inclusão do processo financeiro, no anexo. Adequação do fluxograma do pedido de vendas Mercado Interno (Varejo) Anexo 2. Ed 022 Revisão dos itens 3;4; 5 e 6 3/0/ Edição: 022 Página 3 de 3