Workshop PMBoK Gerenciamento de Recursos Humanos Paulo H. Jayme Alves Departamento de Inovação Tecnológica - DeIT Janeiro de 2009 1
Envolvimento da equipe Os membros da equipe devem estar envolvidos: Em grande parte do planejamento, e nas Nas tomadas de decisões Pois Acrescenta especialização no processo de planejamento Fortalece o compromisso com o projeto 2
Composição da equipe doc Equipe Pr... Equipe do projeto Planejamento Equipe de Gerenciamento de projetos Controle Demais integrantes Encerramento 3
Processos do Gerenciamento de RH doc Processos 4 - Gerenciar a equipe do projeto 1 - Planejamento de Recursos Humanos 3 - Desenvolver a equipe do projeto Processos de RH 2 - Contratar ou mobilizar a equipe de projeto 4
Planejamento de recursos humanos Objetivos: Identificação e documentação de funções Responsabilidades e relações hierárquicas do projeto Criação do plano de gerenciamento de pessoal 5
Planejamento de recursos humanos Entradas: Fatores ambientais: organizacional, técnico, interpessoal, logístico e político Restritivos: estrutura organizacional, acordos de negociação coletiva e condições econômicas ($$$) Ativos de processos organizacionais: lições aprendidas, experiências passadas Plano de gerenciamento do projeto 6
Planejamento de recursos humanos Ferramentas e técnicas Como documentar funções e responsabilidades? Gráfico de Hierarquia, Matriz de Responsabilidades e documentos. Ex: (Organograma, EAR, matriz RACI) 7
Planejamento de recursos humanos * RACI: Responsible / Accountable / Consult / Inform 8
Planejamento de recursos humanos Outras ferramentas Networking interação informal com outras pessoas para entender fatores políticos e interpessoais que irão afetar a eficácia das diversas opções de gerenciamento de pessoal Teoria organizacional informações relativas aos modos de comportamento das pessoas, equipes e unidades organizacionais 9
Planejamento de recursos humanos Saídas Funções e responsabilidades Função, autoridade, responsabilidade e competência Organogramas de projeto Plano de gerenciamento de pessoal Quando e como os requisitos de RH serão atendidos? recrutamento, horários, critérios de liberação, treinamentos, reconhecimento e premiações, conformidade e segurança 10
Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Objetivo: Obtenção dos recursos humanos necessários para concluir o projeto Restrição: A equipe de GP pode não ter controle sobre os membros do projeto 11
Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Entradas Fatores ambientais da organização Disponibilidade Capacidade Experiência Interesses Custos Ativos de processos organizacionais Funções e responsabilidades Organogramas do projeto Plano de gerenciamento de pessoal 12
Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Ferramentas e técnicas Pré-designação Pessoa designada no termo de abertura Negociação Com os gerente funcionais e outras equipes Contratação ou mobilização (consultorias) Quando a equipe não possui o pessoal necessário Equipes virtuais Novas possibilidades para contratações e mobilizações 13
Contratar ou mobilizar a equipe do projeto Saídas Designação de pessoal Disponibilidade de recursos Cronograma final confiável, considerando férias e compromissos com outros projetos Atualização do Plano de Gerenciamento de pessoal 14
Desenvolver a equipe do projeto Objetivos: Melhoria de competências Aumentar a capacidade de terminar as tarefas Interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto Aprimorar os sentimentos de confiança e coesão 15
Desenvolver a equipe do projeto Um trabalho em equipe eficaz inclui: Ajuda mútua quando houver desequilíbrio na carga de trabalho Comunicação adequada às preferências individuais Compartilhamento de informações e recursos 16
Entradas: Desenvolver a equipe do projeto Designações de pessoal para o projeto Plano de gerenciamento de pessoal Disponibilidade de recursos 17
Desenvolver a equipe do projeto Ferramentas e técnicas Habilidades de gerenciamento geral Habilidades interpessoais (soft skills) Treinamento Pode ser formal ou informal Atividades de formação de equipe Regras básicas Diminuir os mal-entendidos e aumentar produtiv. Agrupamentos Reconhecimento e premiações 18
Saídas Desenvolver a equipe do projeto Avaliação do desempenho da equipe, tendo como indicadores: realização de atividades de maneira mais eficaz (Melhoria das habilidades) Equipe atuando como um grupo unido Taxa de rotatividade reduzida 19
Gerenciar a equipe do projeto Objetivos: (é um processo de controle) Acompanhamento do desempenho de membros da equipe Fornecimento de feedback Resolução de problemas Coordenação de mudanças para melhorar o desempenho do projeto 20
Gerenciar a equipe do projeto... O gerenciamento da equipe do projeto é complicado quando membros da equipe prestam contas para um gerente funcional e também para o gerente de projetos dentro de uma organização matricial.... Tradução para o Português do PMBoK 3ª ed., seção 9.4, pg 215 21
Gerenciar a equipe do projeto Entradas Designações de pessoal Funções e responsabilidades Organogramas Plano de gerenciamento de pessoal Avaliação do desempenho da equipe Informações sobre o desempenho do trabalho Relatórios 22
Gerenciar a equipe do projeto Ferramentas e técnicas Observação e conversas Avaliações de desempenho do projeto Gerenciamento de conflitos Registro de problemas 23
Gerenciar a equipe do projeto Saídas Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Ações preventivas recomendadas Atualizações dos ativos de processos Entradas para avaliações de desempenho organizacional 24
Interações com outros processos Após criar a EAP, contrata-se mais membros para a equipe Conforme os membros são contratados, seus níveis de experiência mudam e cria-se a necessidade de um planejamento de riscos adicional Duração de atividades estimadas antes de se conhecer a equipe podem oscilar muito 25
Obrigado 26
GERENCIAMENTO DE RISCOS Apresentação do Guia PMBOK 2004
Processos de gerenciamento de riscos Planejamento do gerenciamento de riscos Identificação de riscos Análise qualitativa de riscos Análise quantitativa de riscos Planejamento de resposta a riscos Monitoramento e controle de riscos
Planejamento do gerenciamento de riscos: Entradas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Declaração de escopo do projeto Plano de gerenciamento do projeto
Planejamento do gerenciamento de riscos: Ferramentas e técnicas Análise e reuniões de planejamento
Planejamento do gerenciamento de riscos: Saídas Plano de gerenciamento de riscos Metodologia Funções e responsabilidades Orçamentação Tempos Categorias de risco Definições de probabilidade e impacto de riscos Matriz de responsabilidades e impacto Formatos de relatório Acompanhamento
CATEGORIAS DE RISCO
MATRIZ DE PROBABILIDADE E IMPACTO
Identificação de riscos: Entradas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Declaração do escopo do projeto Plano de gerenciamento de riscos Plano de gerenciamento do projeto
Identificação de riscos: Ferramentas e técnicas Revisões da documentação Técnicas de coleta de informações Técnica Delphi Entrevistas Identificação da causa-raiz Análise das premissas
TÉCNICA DELPHI
Identificação de riscos: Saídas Registro de riscos Lista de riscos identificados Lista de respostas possíveis Causas-raiz do risco Categoria de risco atualizadas
Análise qualitativa de riscos: Entradas Ativos de processos organizacionais Declaração do escopo do projeto Plano de gerenciamento de riscos Registro de riscos
Análise qualitativa de riscos: Ferramentas e técnicas Avaliação de probabilidade e impacto de riscos Matriz de probabilidade e impacto Categorização de riscos Avaliação da urgência do risco
Análise qualitativa de riscos: Saídas Registro de riscos (atualizações) A classificação relativa ou a lista de prioridades dos riscos do projeto Riscos agrupados por categorias Lista de riscos que exigem resposta a curto prazo Lista de riscos para análise e resposta adicionais Lista de observação de riscos de baixa prioridade
ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS Quantificar os possíveis resultados do projeto e suas probabilidades Avaliar a probabilidade de atingir objetivos específicos do projeto Identificar os riscos que exigem mais atenção quantificando sua contribuição relativa para o risco total do projeto Identificar metas realistas e alcançáveis de custo, cronograma ou escopo, quando fornecidos os riscos do projeto Determinar a melhor decisão de gerenciamento de projeto quando algumas condições ou resultados forem incertos
Análise quantitativa de riscos: Entradas Ativos de processos organizacionais Declaração do escopo do projeto Plano de gerenciamento de riscos Registro de riscos Plano de gerenciamento do projeto Plano de gerenciamento do cronograma do projeto
Análise quantitativa de riscos: Ferramentas e técnicas Técnicas de representação e coleta de dados Entrevistas Opinião especializada Análise quantitativa de riscos e técnicas de modelagem Análise de sensibilidade
Análise quantitativa de riscos: Saídas Registro de riscos (atualizações) Probabilidade de realização dos objetivos de custo e tempo Lista priorizada de riscos quantificados
Planejamento de respostas a riscos: Entradas Plano de gerenciamento de riscos Registro de riscos
Planejamento de respostas a riscos: Ferramentas e técnicas Estratégias para riscos negativos ou ameaças Prevenir Transferir Mitigar Estratégias para riscos positivos ou oportunidades Explorar Compatilhar Melhorar Estratégias para ameaças e oportunidades Aceitação Estratégias para respostas contingenciadas
Planejamento de respostas a riscos: Saídas Registro de riscos (atualizações) Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Acordos contratuais relacionados a riscos
Monitoramento e controle de riscos: Entradas Plano de gerenciamento de riscos Registro de riscos Solicitações de mudanças aprovadas Informações sobre o desempenho do trabalho Relatórios de desempenho
Monitoramento e controle de riscos: Ferramentas e técnicas Reavaliação de riscos Auditorias de riscos Mediação do desempenho técnico Análise das reservas Reuniões de andamento
Monitoramento e controle de riscos: Saídas Registro de riscos (atualizações) Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendadas Ações preventivas recomendadas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)
Para conhecer em detalhes o gerenciamento de riscos e as demais áreas do PMBOK, acesse o PDF do guia em: K:\DeIT\Publico_DeIT