Gerenciamento de Recursos Humanos e Gerenciamento de Comunicações. Sergio Scheer / DCC / UFPR TC045 Gerenciamento de Projetos

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1 Gerenciamento de Recursos Humanos e Gerenciamento de Comunicações Sergio Scheer / DCC / UFPR TC045 Gerenciamento de Projetos

2 Just to remember... Interação entre os processos segundo PMBOK... Cada processo é caracterizado por: Entradas Ferramentas e técnicas Saídas

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5 Gerenciamento de Recursos Humanos Sergio Scheer / DCC / UFPR TC045 Gerenciamento de Projetos

6 Gerenciamento de recursos humanos do projeto 1 Planejar recursos humanos (P) 2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto (X) 3 Desenvolver a equipe do projeto (X) 4 Gerenciar a equipe do projeto (X)

7 Planejamento de recursos humanos Determina funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto e cria o plano de gerenciamento de pessoal. As funções do projeto podem ser designadas para pessoas ou grupos, internos ou externos à organização que executa o projeto.

8 Planejamento de recursos humanos Plano de gerenciamento de pessoal como e quando os membros da equipe serão contratados ou mobilizados, os critérios para sua liberação do projeto, a identificação das necessidades de treinamento, os planos de reconhecimento e premiação, as considerações sobre conformidade, os problemas de segurança e o impacto do plano de gerenciamento de pessoal na organização.

9 Organograma Representação Hierárquica dos diferentes níveis do projeto. Normalmente apresenta em sua parte superior, o nome do patrocinador e/ou do gerente do projeto. Revela as relações de comando dentro do projeto. Matriz de Responsabilidades Apresenta, na forma de uma tabela, as responsabilidades detalhadas de cada recurso, como também as responsabilidades apenas das pessoas e funções-chaves do projeto. Identifica as responsabilidades, bem como a necessidade de apoio e a supervisão de cada grupo de atividades do projeto e de cada plano específico do projeto. Diretório do Time do Projeto Lista dos membros do time do projeto, incluindo seu cargo, setor e contato. Nr Nome Área Telefone 1 Alan Carlos Poderino Consultoria acp@projetos.com.br Ana Carolina L. Magalhães TI acm@projetos.com.br Ana Sílvia Bragança Membro Time asb@projetos.com.br Gian Franco Sabino Consultoria gfs@projetos.com.br Nome Alan Carlos Poderino R A A A Diagnóstico Software Hardware Ana Carolina L. Magalhães R A Treinamento Padronização Ana Sílvia Bragança R A A Gian Franco Sabino A A João Rosa da Motta A A A A S A Juliano Palácios Medeiros A A A Luiz Carlos Paula Pena S S Mara Lúcia Menezes A S S A R- Responsável A- Apoio S- Suplente Piloto Resultados

10 Plano de Gerenciamento de Pessoal No plano devem estar documentados: Organograma do projeto mostrando a estrutura hierárquica do time do projeto, incluindo os elementos das estruturas matriciais relacionados ; Diretório do time do projeto contendo todas as informações dos recursos humanos do projeto, incluindo cargo, área de atuação e contato ; Matriz de responsabilidades relacionando os elementos do WBS com os integrantes do time ; Critérios de avaliação de resultados ; Critérios de bonificação da equipe ; Freqüência de avaliação consolidada dos resultados do time ; Alocação financeira para o gerenciamento de RH ; Administração do plano de gerenciamento de RH ;

11 Planejar recursos humanos Entradas 1 Fatores ambientais da empresa Organizacional Técnico Interpessoal Logístico Político Estrutura organizacional Acordos de negociação coletiva Condições econômicas

12 Planejar recursos humanos Entradas 2 Ativos de processos organizacionais Modelos Listas de verificação 3 Plano de gerenciamento do projeto Recursos necessários para a atividade

13 Planejar recursos humanos Ferramentas e técnicas 1 Organogramas e descrições de cargos

14 Planejar recursos humanos Ferramentas e técnicas 1 Organogramas e descrições de cargos Gráficos de hierarquia Gráficos matriciais Formatos orientados a texto Outras seções do plano de gerenciamento do projeto

15 Planejar recursos humanos Ferramentas e técnicas 2 Networking interação informal com outras pessoas as atividades de networking incluem correspondência pró-ativa, almoços com colegas, conversas informais e feiras e conferências 3 Teoria organizacional

16 Planejar recursos humanos Saídas 1 Funções e responsabilidades Função, Autoridade, Responsabilidade, Competência 2 Organogramas do projeto 3 Plano de gerenciamento de pessoal Recrutamento e seleção, Tabela de horários, Critérios de liberação, Necessidades de treinamento, Reconhecimento e premiações, Conformidade, Segurança

17 Contratar ou mobilizar a equipe Entradas 1 Fatores ambientais da empresa Disponibilidade, Capacidade, Experiência, Interesses, Custo 2 Ativos de processos organizacionais 3 Funções e responsabilidades 4 Organogramas do projeto 5 Plano de gerenciamento de pessoal

18 Contratar ou mobilizar a equipe Ferramentas e técnicas 1 Pré-designação 2 Negociação 3 Contratação ou mobilização 4 Equipes virtuais

19 Contratar ou mobilizar a equipe Saídas 1 Designações de pessoal para o projeto 2 Disponibilidade de recursos 3 Plano de gerenciamento de pessoal (atualizações)

20 Desenvolver a equipe do projeto Melhorar as competências e a interação de membros da equipe visando melhor desempenho do projeto. Aprimorar habilidades de membros da equipe para aumentar sua capacidade de terminar atividades do projeto Aprimorar sentimentos de confiança e coesão entre os membros da equipe para aumentar a produtividade através de um trabalho em equipe de melhor qualidade.

21 Desenvolver a equipe do projeto Entradas 1 Designações de pessoal para o projeto 2 Plano de gerenciamento de pessoal 3 Disponibilidade de recursos

22 Desenvolver a equipe do projeto Ferramentas e técnicas 1 Habilidades de gerenciamento geral 2 Treinamento 3 Atividades de formação da equipe 4 Regras básicas 5 Agrupamento 6 Reconhecimento e premiações

23 Desenvolver a equipe do projeto Saída 1 Avaliação do desempenho da equipe Espera-se que as estratégias e as atividades eficazes de desenvolvimento da equipe aumentem o desempenho da equipe, o que aumenta a probabilidade de que os objetivos do projeto sejam atendidos. Indicadores : Melhorias nas habilidades que permitem que uma pessoa realize as atividades atribuídas de modo mais eficaz Melhorias nas competências e nos sentimentos que ajudam a equipe a atuar melhor como um grupo Taxa de rotatividade de pessoal reduzida.

24 Gerenciar a equipe do projeto O gerenciamento da equipe do projeto é complicado quando alguns membros prestam contas para um gerente funcional e também para o gerente de projetos dentro de uma organização matricial. O gerenciamento eficaz dessa dupla relação de subordinação muitas vezes é um fator crítico de sucesso para o projeto, e em geral é responsabilidade do gerente de projetos.

25 Gerenciar a equipe do projeto Entradas 1 Ativos de processos organizacionais 2 Designações de pessoal para o projeto 3 Funções e responsabilidades 4 Organogramas do projeto 5 Plano de gerenciamento de pessoal 6 Avaliação do desempenho da equipe 7 Informações sobre o desempenho do trabalho 8 Relatórios de desempenho

26 Gerenciar a equipe do projeto Ferramentas e técnicas 1 Observação e conversas 2 Avaliações de desempenho do projeto 3 Gerenciamento de conflitos 4 Registro de problemas

27 Gerenciar a equipe do projeto Saídas 1 Mudanças solicitadas 2 Ações corretivas recomendadas 3 Ações preventivas recomendadas 4 Ativos de processos organizacionais (atualizações) 5 Plano de gerenciamento do projeto (atualizações)

28 APLICANDO OS CONCEITOS Desenvolva uma parte do plano de gerenciamento de recursos humanos: - elabore uma planilha com o registo das partes interessadas e suas funções (veja formulários no site do DCC)

29 Gerenciamento de Comunicações Sergio Scheer / DCC / UFPR TC045 Gerenciamento de Projetos

30 Gerenciamento das Comunicações compreende os processos requeridos para garantir a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o armazenamento, a destinação final e o controle básico das informações do projeto.

31 Gerenciamento das Comunicações Todos os envolvidos no projeto devem estar preparados para enviar e receber comunicações na linguagem do projeto e devem entender como as comunicações, em que eles estão individualmente envolvidos afetam o projeto como um todo.

32 Gerenciamento das Comunicações Para que o Projeto tenha sucesso é extremamente importante que as mensagens e informações enviadas/recebidas sejam o mais simples e objetivas possível! É importante o cuidado com o ruído e as chances dadas às más interpretações.

33 Gerenciamento das Comunicações Para assegurar o processo, solicite feedback e verifique a compreensão. Codificação EMISSOR MENSAGEM Decodificação RECEPTOR Feedback

34 Gerenciamento das Comunicações 1 Identificar as partes interessadas (I) 2 Planejar as comunicações (P) 3 Distribuir as informações (X) 4 Gerenciar as expectativas das partes interessadas (X) 5 Reportar o desempenho (M)

35 Identificar as partes O Planejamento das Comunicações envolve determinar as informações e comunicações necessárias aos interessados (stakeholders) = identificar as partes interessadas. Perguntas chave: QUEM NECESSITA DE QUAL INFORMAÇÃO? QUANDO NECESSITARÃO DELA? COMO ISSO SERÁ FORNECIDO AOS INTERESSADOS?

36 Identificar as partes interessadas Entradas 1 Termo de abertura do projeto 2 Documentos de aquisição (contratos) 3 Fatores ambientais da empresa 4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas 1 Análise das partes interessadas 2 Opinião especializada (interna e externamente) Saídas 1 Registro das partes interessadas Identificação, avaliação, classificação, acesso 2 Estratégia para o seu gerenciamento Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento.

37 Planejamento das comunicações do projeto Nesta fase de Planejamento das Comunicações deve se considerar os seguintes fatores: Identificação das necessidades de informação dos interessados e melhor forma para atender a essas necessidades; Os recursos do Projeto, que devem ser gastos apenas para comunicar informações que contribuam para o sucesso ou onde uma falta de comunicação possa conduzir a uma falha; As tecnologias disponíveis para transferir as informações; As restrições e premissas do Projeto.

38 Plano de gerenciamento das comunicações do projeto É documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto. Uma estrutura de coleta e arquivamento de informações; Uma estrutura de distribuição de informações; Uma descrição da informação a ser distribuída (formato, conteúdo, nível de detalhamento e convenções); Frequência de produção e distribuição das informações; Os métodos para acessar as informações; Um método para atualizar e refinar o Plano de Gerenciamento das Comunicações;

39 Planejamento das comunicações do projeto Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação interativa reuniões, telefonemas, visitas passiva (pull nós mandamos) cartas, memos, relatórios, s, comunicados pela imprensa ativa (push eles buscam) o destinatário tem acesso à informação sites, assinaturas...

40 A Distribuição das Informações envolve disponibilizar as informações necessárias aos interessados do projeto de maneira conveniente. Devem ser considerados nesta fase: os resultados das atividades desenvolvidas no Projeto (quais subprodutos já estão completos, quais ainda não estão, padrões de qualidade atingidos, custos realizados, etc) o Plano de Gerência de Comunicações e o Plano do Projeto.

41 A Distribuição das Informações resultados da fase de Distribuição das Informações = REGISTROS DO PROJETO. tais documentos devem conter, de forma organizada: Correspondências; Memorandos; Relatórios; Outros.

42 O Relato de desempenho do projeto envolve coletar e disseminar as informações de desempenho para fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos do Projeto. Inclue: Relatórios de situação; Relatório de progresso; Previsões.

43 O Relato de desempenho do projeto Devem ser considerados nesta fase: Plano do Projeto (prazos, custos e qualidade previstos); Resultados do trabalho (quais subprodutos já estão completos, quais ainda não estão, padrões de qualidade atingidos, custos realizados, etc); Outros registros do Projeto (correspondências, memorandos, relatórios etc).

44 Métodos para o relato de desempenho Revisões de desempenho (reuniões de avaliação); Análise da variação (comparação resultados previstos x realizados); Análises de tendência (análise de desempenho com base no tempo); Análises do valor do trabalho realizado (medições de escopo, custo e cronograma para avaliação do desempenho. Envolve cálculos de orçamento, custo real e valor do trabalho realizado)

45 O Relato de desempenho do projeto RELATÓRIOS DE DESEMPENHO = documentos gerados ao final da fase de Relato de Desempenho do Projeto. Tais relatórios devem ser organizados de forma que resumam as informações obtidas, apresentando resultados e informações à equipe do Projeto ao nível de detalhe requisitado pelos vários interessados. Como consequencia destes relatórios serão geradas também requisições de mudanças, que deverão ser tratadas no processo de Controle de Mudanças do Projeto.

46 Gerenciamento de expectativas das partes interessadas Gerenciamento das comunicações e interações para satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver seus problemas à medida em que acontecem.

47 APLICANDO OS CONCEITOS 1. Consulte o PMBOK ou outra referência de GP e 2. Desenvolva a Matriz de Comunicações do Plano de Gerenciamento da Comunicação

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