Regime de IVA de Caixa Versão 1.4 maio de 2014 (Última atualização a 05.05.2014)
Índice Índice... 2 Introdução... 3 Notas prévias... 4 Configurações Gerais... 4 Administrador...4 ERP PRIMAVERA...8 Perfis de Utilizador... 9 Perfil 1: Vendas e/ou Compras...9 Emissão de Documentos de Venda... 9 Emissão de Recibos a clientes... 11 Documentos de Compra... 12 Pagamento de Compras... 12 Emissão do Mapa de IVA... 14 Perfil 2: Contabilidade... 15 Configurações: Administrador e ERP... 15 Registo de movimentos... 18 Consulta de Pendentes... 20 Importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA... 20 Apuramento do IVA... 20 Consulta de IVA de Caixa... 21 Perfil 3: Contabilidade, Vendas e/ou Compras... 25 Integração em Contabilidade Online... 25 Importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA... 26 Apuramento do IVA... 26 Classificação Contabilística: Caso Prático... 26 Questões Frequentes -Técnicas... 30 Pg 2
Introdução No intuito de promover a melhoria das condições de tesouraria do tecido empresarial Português foi aprovado e publicado o Decreto-Lei nº 71/2013, de 30 de maio, que prevê um regime de contabilidade de caixa em sede de Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), o qual tem um carácter facultativo. Este regime tem em vista, promover a melhoria da situação financeira das empresas abrangidas, por via da diminuição da pressão de tesouraria e dos custos financeiros associados à entrega do IVA ao estado antes do respetivo recebimento. Em complemento, a dedução do imposto suportado nas aquisições de bens e serviços destinadas à atividade do sujeito passivo apenas será possível no momento do respetivo pagamento aos seus fornecedores. A opção por este regime por parte das empresas implicará, necessariamente, alterações ao nível da gestão comercial, sendo necessário um maior controlo no modo de emissão dos documentos financeiros: faturas e recibos. E ao nível da contabilidade com reflexos diretos no apuramento do IVA. Regra geral, as empresas poderão optar por este regime até 31 de outubro de cada ano para entrar em vigor em janeiro do ano seguinte. A opção por este regime tem de ser efetuada no portal das finanças aqui. A PRIMAVERA colocou à disposição dos seus parceiros e clientes desde julho de 2013 um simulador que permite fazer uma análise real das vantagens da utilização deste regime. Neste contexto, a PRIMAVERA implementou o tratamento do regime do IVA de caixa no seu ERP colocandose, novamente, na primeira linha de parceria tecnológica com os seus parceiros e clientes. A implementação destas novas funcionalidades revela alterações nos módulos de vendas, compras e contabilidade pelo que, para dar conhecimento dos processos inerentes ao tratamento do IVA de caixa no ERP PRIMAVERA, foram estabelecidos três perfis de utilizador: Perfil 1: Vendas e Compras; Perfil 2: Contabilidade; Perfil 3: Contabilidade, Vendas e/ou Compras. A PRIMAVERA alerta que este documento representa apenas um guia de utilização pelo que as imagens e processos apresentados podem não corresponder à versão mais atual disponibilizada ao mercado. A qualquer momento este documento pode ser atualizado. PKB Questões Frequentes (FAQ) Regime de IVA de Caixa Pg 3
Notas prévias O regime de IVA de Caixa implica um maior controlo dos documentos comerciais e contabilísticos e por consequência o registo destes movimentos na contabilidade. Neste sentido é necessário garantir: Documentos comerciais diferentes consoante o tipo de operação e destinatário; Criação de fichas de clientes e fornecedores; Atualização do Plano de IVA. Relativamente a este último ponto a PRIMAVERA disponibiliza um ConvertIVA que permitirá de forma automática adaptar o plano de Contas e de IVA de forma a suportar o Regime de IVA de Caixa. Para conhecer em detalhe o ConvertIVA de Caixa 2013 (PT) poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Manual ConvertIVA de Caixa 2013 (PT). Configurações Gerais Este capítulo pretende indicar as configurações gerais necessárias para uso da funcionalidade de regime de IVA de Caixa. Administrador Independentemente do perfil de utilizador, para que seja possível o tratamento do regime de IVA de caixa na v8.10 é necessário definir no administrador que a empresa se encontra sob o Regime do IVA de Caixa e definir o período correspondente. Para tal é necessário seguir estes passos: 1. Aceder ao Administrador ; 2. Na Base Aplicacional de Negócio escolher Parâmetros da Empresa ; 3. Selecionar o ano correspondente à opção pelo regime de IVA de Caixa; 4. Definir o período em trimestres ou meses; 5. Confirmar. Pg 4
No caso de a base de dados já conter tratamento de pendentes é necessário efetuar a configuração dos documentos contabilísticos e depois efetuar a atualização de pendentes Act. Pendentes No caso de um perfil de utilizador Vendas e Compras a utilizar a v8.00, para que seja possível o tratamento do regime de IVA de caixa pela empresa é necessário definir no administrador que a empresa se encontra sob o Regime do IVA de Caixa e definir o período correspondente. Para tal é necessário seguir estes passos: 1. Aceder ao Administrador ; 2. Em Logística e Tesouraria selecionar Parâmetros da Empresa ; 3. Em Tesouraria Pagamentos Recebimentos Selecionar a opção pelo regime de IVA de Caixa; 4. Definir o período em trimestres ou meses; 5. Confirmar. Pg 5
No caso de um perfil de utilizador Contabilidade a utilizar a v8.00, para que seja possível o tratamento do regime de IVA de caixa pela empresa é necessário definir no administrador que a empresa se encontra sob o Regime do IVA de Caixa e definir o período correspondente. Para tal é necessário seguir estes passos: 1. Aceder ao Administrador ; 2. Em Contabilidade selecionar Parâmetros da Empresa ; 3. Selecionar a opção pelo regime de IVA de Caixa; 4. Definir o período em trimestres ou meses; 5. Confirmar. Pg 6
No caso de um perfil de utilizador Contabilidade, Vendas e/ou Compras a utilizar a v8.00, para que seja possível o tratamento do regime de IVA de caixa pela empresa é necessário definir no administrador que a empresa se encontra sob o Regime do IVA de Caixa e definir o período correspondente. Para tal é necessário seguir estes passos: 1. Aceder ao Administrador ; 2. Em Contabilidade selecionar Parâmetros da Empresa ; 3. Selecionar a opção pelo regime de IVA de Caixa; 4. Definir o período em trimestres ou meses; 5. Confirmar. Neste perfil, ao definir-se a opção pelo regime de caixa apenas em contabilidade o sistema, de forma automática, assumirá as mesmas validações para o módulo de vendas e/ou compras. Pg 7
ERP PRIMAVERA Para dar suporte ao regime de IVA de Caixa é necessário definir uma série especial para o novo documento de venda na qual deverá estar obrigatoriamente configurada como IVA sob o regime de caixa. Para tal é necessário seguir estes passos: 1. Aceder ao ERP PRIMAVERA Tabelas; 2. Em Vendas selecionar Documento de Venda ; 3. Definir o documento a utilizar; 4. No separador gerais selecionar a opção IVA sob o regime de Caixa ; 5. Gravar. Alerta: Se a empresa abrangida pelo regime de IVA de Caixa efetuar vendas a consumidores finais deverá ter no seu sistema pelo menos dois tipos de documentos: Faturas com configuração IVA sob o regime de Caixa e Faturas sem esta configuração. Estas últimas deverão ser utilizadas para vendas a consumidores finais. Ao mesmo tempo na ficha de Cliente Dados Fiscais deverá ser retirada a opção Atividade Empresarial. Pg 8
Perfis de Utilizador A implementação destas novas funcionalidades revela alterações nos módulos de vendas, compras e contabilidade pelo que, para dar conhecimento dos processos inerentes ao tratamento do IVA de caixa no ERP PRIMAVERA, foram estabelecidos três perfis de utilizador: Perfil 1: Vendas e Compras; Perfil 2: Contabilidade; Perfil 3: Contabilidade, Vendas e/ou Compras. Perfil 1: Vendas e/ou Compras Neste perfil enquadra-se o utilizador com o Módulo de Vendas ou o Módulo de Compras (ou ambos). No ERP PRIMAVERA é necessário garantir que se encontra instalada a versão 8.0 ou superiores dos módulos de Vendas ou Compras (ou ambos). Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir as seguintes licenças: Vendas: 8.00; Compras: 8.00. Emissão de Documentos de Venda Após a configuração do documento de venda descrito aqui o processo de emissão do documento de venda não foi alterado, ou seja, para emitir um documento de venda deverá seguir os seguintes passos: 1. Aceder ao menu Vendas/Encomendas em Vendas Vendas/Encomendas; 2. Selecionar o tipo de documento; 3. Efetuar o preenchimento do documento; 4. Gravar ou Imprimir (ao imprimir o documento é gravado automaticamente); O documento de venda emitido no âmbito do regime de IVA de Caixa deverá apresentar menção ao regime no próprio documento. (ver imagem abaixo). Pg 9
As faturas relativas às operações abrangidas pelo regime do IVA de caixa devem ter uma série especial e conter a menção: IVA Regime de Caixa Pg 10
Emissão de Recibos a clientes O recibo emitido a cliente deverá, igualmente, fazer menção ao regime do IVA de Caixa. Para tal bastará, no módulo de tesouraria, em pagamentos e recebimentos, selecionar Operações sobre Contas Correntes, definir o período e selecionar o recibo a emitir. Pg 11
O layout dos recibos relativos a faturas emitidas fora do âmbito do Regime de IVA de Caixa mantêm-se igual, ou seja, sem menção ao regime e sem resumo do IVA. Consultar no final do manual algumas Faq s - Técnicas sobre este assunto. No âmbito do regime do IVA de Caixa os recibos são obrigatoriamente comunicados à AT, nos mesmos modos da comunicação obrigatória de faturas. Documentos de Compra Tal como descrito para os documentos de venda também os documentos de compra devem ser configurados para dar suporte ao regime de IVA de Caixa sendo necessário a criação de novo tipo de documento. A título de exemplo: Pagamento de Compras No âmbito do Regime de IVA de Caixa apenas o IVA mencionado no recibo emitido pelo fornecedor poderá ser dedutível. Assim, o processo de pagamento de compras poderá ser configurado da seguinte forma: Primeiro é necessário criar um novo tipo de conta: AGR Aguarda Recibo Fornecedor Pg 12
A Nota de Pagamento deverá assumir a tipologia de: Transf. de Conta/Estado. Pg 13
E deve ser configurada de modo a que seja transferida para CCF: Conta Corrente Fornecedores e para o estado AGR: Aguarda recibo Fornecedor. De seguida é necessário configurar um documento com tipologia de Liquidações que permitirá deste modo fechar o processo com recibo do fornecedor. Com a configuração atrás proposta é garantida que a dedução do IVA apenas se efetua com a receção do recibo emitido pelo fornecedor relativamente à operação. Emissão do Mapa de IVA O mapa de IVA disponível em Utilitários (Vendas ou Compras) foi otimizado de forma a possibilitar a gestão do IVA a entregar ao estado no âmbito do regime do IVA de caixa. Este mapa permite a consulta isolada do IVA (das vendas ou das compras) ou a emissão de forma global permitindo a análise real do IVA a entregar ao Estado. Pg 14
Para saber mais detalhes sobre a emissão deste mapa poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Mapas de IVA. De notar que a emissão deste mapa de IVA não substitui o apuramento do IVA de caixa a efetuar na Contabilidade. Perfil 2: Contabilidade Neste perfil enquadra-se o utilizador que apenas possui o Módulo de Contabilidade. No ERP PRIMAVERA é necessário garantir que se encontra instalada a versão 8.0 ou superiores do módulo de Contabilidade. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir a licença CBL.BAS 8.02. Configurações: Administrador e ERP Administrador Para além das configurações gerais descritas aqui será necessário garantir que a funcionalidade Tratamento de pendentes se encontra selecionada. Pg 15
ERP Para cada tipo de documento objeto de registo na contabilidade, no âmbito do Regime IVA de Caixa, deve ser garantido que o documento se encontra sujeito ao Regime IVA de Caixa e definido o tipo de pendente: Criação ou Liquidação. No separador contas correntes verificar que não integra com contas correntes. Pg 16
Na conta da entidade na contabilidade é necessário definir que efetua o tratamento de pendentes. Na liquidação de pendentes é necessário configurar o documento com tratamento de pendente: Liquidação. Pg 17
Registo de movimentos Tendo em conta as configurações dos documentos da contabilidade, no tipo de documento com tratamento de IVA de Caixa que seja de Criação não existem alterações no registo de movimentos. Já no que concerne aos tipos de documento com tratamento de Iva de Caixa de Liquidação irá ser necessário efetuar dois passos: 1. Registo do pagamento ou recebimento; 2. Validação da fatura(s) de compra ou venda a pagar ou a receber. Pg 18
Exemplo: 1. Registo do recebimento Alerta: No caso de um cliente Consumidor Final deverá ser garantido que na configuração da ficha de cliente a opção Atividade Empresarial não se encontra selecionada. 2. Validação da Fatura a receber Para conhecer em detalhe o processo de liquidação de pendentes poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) os artigos que constam da categoria Liquidação de Pendentes. Pg 19
Consulta de Pendentes Para efetuar a consulta de pendentes devem seguir os seguintes passos: 1. No ERP aceder ao módulo de Contabilidade; 2. Em exploração aceder a Consulta de Pendentes 3. Atualizar. Para conhecer em detalhe a Consulta de Pendentes poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Consulta de Pendentes Importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA O módulo de contabilidade PRIMAVERA permite a importação de documentos externos via ficheiro de texto. Para conhecer em detalhe este processo deve ser consultado na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Formato do ficheiro magnético de importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA Apuramento do IVA O apuramento do IVA no âmbito do regime do IVA de caixa será efetuado nos mesmos termos atuais, no entanto, é de destacar a nova coluna de IVA Suspenso. Esta coluna apresentará o valor do IVA contido nas faturas que ainda não foram recebidas dos clientes ou pagas aos fornecedores. Pg 20
Para saber mais sobre o processo de apuramento do IVA poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Como efetuar o apuramento do IVA Consulta de IVA de Caixa No sentido de facilitar a conferência dos montantes do imposto foi criado um novo mapa Consulta IVA de Caixa. Com este novo mapa o utilizador tem a possibilidade de, a todo tempo, conhecer o montante de IVA em caixa e o montante de IVA já disponível para apuramento. Para consultar este mapa devem ser seguidos os seguintes passos: 1. No ERP PRIMAVERA aceder ao módulo Contabilidade; 2. Em Exploração selecionar Consulta IVA de Caixa 3. Atualizar. Pg 21
Valor total do Documento: Corresponderá ao valor total do documento (com IVA incluído). Valor Total Liquidado: Corresponde ao valor total liquidado de cada documento. Valor Inc. Pendente: Corresponde ao valor sobre o qual incidiu o IVA mas que se encontra pendente para recebimento. % Pendente: Corresponde ao valor (em percentagem) do valor total do documento que ainda se encontra por receber /pagar. IVA Exigível: esta coluna permitirá identificar de forma automática os documentos pendentes há mais de 12 meses e que devem fazer parte do apuramento do IVA do respetivo período; IVA (Total e Pendente): corresponderá ao valor do IVA total dos documentos e deste valor qual é que se encontra pendente até à data final indicada no intervalo de datas. IVA de Caixa: corresponderá ao total do IVA em caixa do período correspondente ao intervalo de datas indicado no separador Opções da Consulta IVA de Caixa. Para que os valores com IVA de Caixa sejam refletidos na Consulta de IVA de Caixa a conta do plano de contas associada à classe de IVA de Caixa apenas poderá estar associada à classe de IVA de Caixa. O utilizador poderá consultar informação adicional bastando para tal consultar o painel lateral direito. Pg 22
Adicionalmente, o utilizador poderá configurar a grelha da tabela de acordo com as suas necessidades específicas. Para tal deverá seguir os seguintes passos: 1. Com o cursor situado numa coluna da grelha aceder a Colunas (botão do lado direito do rato); 2. Retirar ou incluir novos campos; ou, 3. Alterar o nome de qualquer campo; ou, 4. Alterar a ordem dos campos; 5. Confirmar. Para saber mais sobre este novo mapa Consulta IVA de Caixa poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Consulta IVA de Caixa Pg 23
Quando esteja em causa o imposto incluído em faturas relativamente às quais ainda não ocorreu o recebimento, total ou parcial, o imposto torna-se exigível no 12º mês posterior à emissão da fatura. Com intuito de ajudar o utilizador no controlo desta obrigação foi implementado um alerta: Existem documentos pendentes há mais de 12 meses. Deseja visualizar?. Ao responder afirmativamente a Consulta IVA de Caixa é despoletada e todos os documentos que estão pendentes há mais de 12 meses são marcados na coluna de IVA exigível. Após a conferência dos documentos o utilizador ao efetuar o apuramento o sistema informará que o IVA remanescente das faturas será considerado caso prossiga com o apuramento do período. Pg 24
Perfil 3: Contabilidade, Vendas e/ou Compras Neste perfil enquadra-se o utilizador que possui o Módulo de Contabilidade, o Módulo de Vendas e/ou Compras e o Módulo Tesouraria Contas Correntes. Os registos são efetuados na contabilidade através de integração online. No ERP PRIMAVERA é necessário garantir que se encontra instalada a versão 8.0 ou superiores do módulo de Contabilidade, módulo de Vendas e/ou Compras e no módulo e Tesouraria Contas Correntes. Ao nível do licenciamento mínimo é necessário garantir as seguintes licenças: Contabilidade: CBL.BAS 8.11 Vendas: 8.00. Compras: 8.00 Neste cenário o tratamento de pendentes deverá ser efetuado apenas do lado das Contas Correntes. Integração em Contabilidade Online Tendo em conta as configurações necessárias para os dois perfis anteriores o processo de integração em contabilidade online não é objeto de qualquer alteração. Para consulta de maior detalhe sobre a integração de contabilidade online poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Como configurar documentos para ligação à Contabilidade? Integração de movimentos na Contabilidade (offline) O processo de integração de documentos na contabilidade em momento posterior não é objeto de qualquer alteração. Para conhecer em maior detalhe este processo poderá consultar na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) os artigos presentes nas categorias de Configuração e Integração. Pg 25
Importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA O módulo de contabilidade PRIMAVERA permite a importação de documentos externos via ficheiro de texto. Para conhecer em detalhe este processo pode ser consultado na PRIMAVERA KnowledgeBase (PKB) o seguinte artigo: Formato do ficheiro magnético de importação de documentos na Contabilidade PRIMAVERA. Apuramento do IVA O apuramento do IVA encontra-se descrito aqui. Classificação Contabilística: Caso Prático Com o objetivo de, através de um exemplo, demonstrar o processo implementado pela PRIMAVERA no tratamento do regime de IVA de Caixa (RIC), apresentamos abaixo um caso prático. Caso prático: Determinada Empresa, que optou pelo Regime de IVA de Caixa com entrada em vigor a 1 de outubro de 2013 efetuou durante este trimestre compras, vendas e pagamento de parte da fatura de compra. Pela receção de uma fatura de compra (Out 2013): Débito da conta compra 3111: pelo valor de 8.130,08; Débito da conta IVA 2432: pelo valor de 1.869,92; Crédito da conta 221110001: pelo valor de 10.000. Pela emissão de uma fatura de venda (Out 2013): Débito da conta compras 211110001: pelo valor de 20.000; Crédito da conta 7111: pelo valor de 16.260,16 ; Crédito da conta IVA 2433: pelo valor de 3.739,84. Pelo pagamento de metade do valor da compra (Nov 2013): Crédito da conta caixa 111: pelo valor de 5.000; Débito da conta 221110001: pelo valor de 5.000; O resultado das operações atrás descritas poderá ser confirmado no ERP PRIMAVERA da seguinte forma: Balancete 4º Trimestre 2013 antes de Apuramento: Pg 26
Apuramento de IVA de Caixa e Balancete3º Trimestre 2013 após Apuramento: Pg 27
Balancete inicial do 1º Trimestre 2014: Pg 28
Em Janeiro de 2014 a empresa recebe 40% da fatura emitida a cliente: Pelo recebimento de 40% do valor da venda (Jan 2014): Débito da conta caixa 111: pelo valor de 8.000; Crédito da conta 211110001: pelo valor de 8.000; Considerando que não houve outra operação no período, o resultado da operação atrás descrita poderá ser confirmado no ERP PRIMAVERA da seguinte forma: Apuramento de IVA de Caixa e Balancete 1º Trimestre 2014 após Apuramento: Balancete inicial do 2º Trimestre 2014: Pg 29
Questões Frequentes -Técnicas Num cenário em que uma empresa não aderiu ao Regime de IVA de Caixa, esta deve na mesma emitir recibos com esta menção para os seus clientes que tenham aderido ao Regime de IVA de Caixa. P: A empresa tem de criar no ERP um tipo de documento novo, específico para estes clientes? R: Sim, a empresa poderá manter o RE Recibo para os clientes sem Regime de IVA de Caixa e utilizar um novo tipo, por exemplo, RC Recibo de IVA de Caixa só para clientes com este regime. P: O documento RC Recibo IVA de Caixa, além de mencionar o texto IVA Regime de Caixa, também terá de ter uma designação fiscal própria para efeitos de SAFT/Comunicação? Pg 30
R: Sim, o documento RC Recibo IVA de Caixa deverá ter uma designação fiscal própria para efeitos de SAF-T. P: Este novo documento RC Regime IVA de Caixa tem de ter uma numeração sequencial, distinta do recibo normal (RE Recibo)? R: Sim, a numeração deverá ser sequencial e distinta do recibo normal. P: O RC Recibo IVA de Caixa deve discriminar os montantes do IVA por taxa ou basta ter a menção IVA Regime de IVA de Caixa? R: Sim, o RC Recibo IVA de Caixa deve discriminar os montantes do IVA por taxa. Pg 31
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