Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 2 de 9

Transcrição

1 Certificação AT Portaria 22-A/2012

2 1. INTRODUÇÃO APLICABILIDADE IMPACTO DA INTRODUÇÃO DA LICENÇA CERTIFICADA EM SISTEMAS NÃO CERTIFICADOS ASSINATURA DE DOCUMENTOS EMITIDOS PELO PROGRAMA DE FACTURAÇÃO Garantir inviolabilidade dos reports que emitem documentos certificados GRAVAÇÃO DOS DOCUMENTOS E GERAÇÃO DA ASSINATURA Impressão do documento Referência DGCI substituída por AT Impressão do documento NIF nos talões de venda DOCUMENTOS INTEGRADOS PROVENIENTES DE OUTROS SISTEMAS Preservação da chave original (Hash) Composição do campo chave de controlo (HashControl) Impressão de documentos externos como Cópia de documento original DOCUMENTOS ELABORADOS MANUALMENTE Transposição dos documentos elaborados manualmente Informação adicional a constar no SAF-T Impressão de documentos transpostos para o sistema EXPORTAÇÃO PARA O SAF-T Verificação de conformidade Motivo de Isenção do IVA DOCUMENTOS EMITIDOS POR MÁQUINAS REGISTADORAS LICENCIAMENTO LEGISLAÇÃO... 9 Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 2 de 9

3 1. Introdução A publicação da Portaria 22-A/2012 de 26 de Janeiro, veio oficializar a introdução de alterações à Portaria 363/2010, relativo ao processo de certificação de software, quer a nível funcional quer a nível da aplicabilidade, já que, para além de alterações sob o ponto de vista técnico, foram revistas as regras dos sujeitos passivos abrangidos pela certificação. Além disso, os sujeitos passivos não obrigados a usar software certificado viram também revistos alguns procedimentos no que respeita à emissão de documentos passíveis de entrega ao cliente. Deste modo, a Portaria 363/2010, na sua redacção actual é republicada pela Portaria 22-A/2012, de 24 de Janeiro, sendo que as suas alterações produzem efeitos a partir do dia 1 de Abril de Em complemento, foi publicado pela AT (Autoridade Tributária e Aduaneira), o oficio circulado /2012, que vem clarificar os requisitos técnicos referidos na aliena e) do artº 3º da Portaria 363/2010, de 23 de Junho, agora republicada. A seguir será efectuada uma síntese em termos da aplicabilidade assim como das alterações levadas a cabo na revisão Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 3 de 9

4 1.1 Aplicabilidade A portaria 22-A/2012 vem alterar algumas regras no que concerne à aplicabilidade da certificação, nomeadamente os sujeitos passivos que estão sujeitos ao seu cumprimento, e que se descrevem a seguir: I) Alteração do artº 2º - Utilização de programas de facturação, nomeadamente do seu número 2 Contribuintes não obrigados a utilizar software certificado. Com efeito, o número 3 do mesmo artigo, ainda que abrangidos pelas exclusões referidas nas alíneas b), c) e d) do número anterior, impõe a certificação aos contribuintes que: A partir da data de entrada em vigor deste diploma, optem pela utilização de programa informático de facturação ou da sua actualização; Utilizem programa de facturação multi-empresa II) O volume de negócios, referido na alínea b) do número 2 do artº 2º (requisitos de certificação), passa de ,00 para ,00 e para ,00 a partir de 1 de Janeiro de III) É retirado o critério de exclusão referido no artº 2º da primeira versão do diploma Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional ; IV) As alterações produzem efeitos a partir de 1 de Abril de Impacto da introdução da licença certificada em sistemas não certificados As entidades utilizadoras do software eticadata, que não possuam software certificado e que pelas alterações da presente portaria terão de adoptar a licença do software certificado, até 1 de Abril de 2012 terão de reestruturar o seu sistema interno de forma a que documentos de facturação, emitidos com o processo de certificação, estejam numa série separada dos anteriores documentos. Para assegurar a série separada, o utilizador poderá optar pela utilização de uma nova secção, ou pela criação de tipos de documentos distintos. As duas opções são viáveis, caberá ao utilizador, em função das estrutura de dados que possui, decidir pela opção que lhe causar menor impacto. Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 4 de 9

5 1.3 Assinatura de documentos emitidos pelo programa de facturação Garantir inviolabilidade dos reports que emitem documentos certificados Quaisquer outros documentos com eficácia externa eventualmente emitidos por um programa de faturação, não sujeitos a assinatura, designadamente, orçamentos ou faturas proforma, devem conter de forma evidente a sua natureza e, quando suscetíveis de confusão com uma fatura, conter a expressão Este documento não serve de fatura, competindo ao produtor de software criar condições que não permitam tais alterações de layouts. Para responder a este propósito será desenvolvido um mecanismo que irá validar o report usado para emissão de documentos certificados, de modo a que sejam cumpridos os requisitos de certificação. A acção de validação do report poderá ser feita pelo técnico ou pelo próprio utilizador. 1.4 Gravação dos documentos e geração da assinatura Impressão do documento Referência DGCI substituída por AT A expressão impressa nos documentos certificados passa a conter a referência AT (em vez de DGCI), passando a designar-se Processado por programa certificado n.º0181/at Impressão do documento NIF nos talões de venda Nos talões de venda emitidos nos termos do artigo 40º do CIVA, entregues a clientes que não facultem o seu número de identificação fiscal (consumidores finais), deverá ser inutilizada a correspondente linha através de um tracejado ou conter a expressão "Consumidor final" (sem aspas). Nos documentos que não obrigue ao preenchimento da entidade, a aplicação passa a propor no campo NIF a designação Consumidor final. Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 5 de 9

6 1.5 Documentos integrados provenientes de outros sistemas Dada a existência de diversas soluções de faturação para colmatar diferentes necessidades dos contribuintes, nomeadamente a faturação em sistemas descentralizados ou em sistemas móveis (as chamadas soluções de mobilidade) devem ser tidas em conta regras com vista à definição das condições de integração de informação entre diferentes sistemas de faturação Preservação da chave original (Hash) Os documentos provenientes de outros sistemas, que sejam integrados num sistema central (sistema integrador), devem nele ser registados em séries/tipos de documentos de faturação distintas e autónomas das que utiliza, sendo entendidos como cópias do documento original e o respetivo campo Chave do documento (Hash) deve ser igual ao gerado no sistema emissor; Todos os processos de integração estão a ser revistos de modo a preservar a chave original do sistema emissor, dos quais se destacam os seguintes: - Integrador Online e Offline - Sistema de Auto-Venda - E-FACTURA - API s que suportam processos externos de customização que geram assinatura própria Composição do campo chave de controlo (HashControl) O sistema central integrador deve também preencher o respetivo campo Chave de controlo (HashControl) com o n.º do certificado com o qual o documento foi assinado no sistema original e a versão da chave; O formato da informação a registar nos termos da alínea (parágrafo) anterior, resultará da concatenação do número do certificado original + um ponto + versão da chave privada utilizada na assinatura original do campo Chave do documento (Hash): Exemplo: , em que 9999 é o número do certificado da aplicação emissora e 1 é a versão da chave utilizada na respetiva assinatura; O campo Hashcontrol passará a conter além da versão da chave privada, o número do certificado que originou a assinatura do documento. A título de exemplo, tratando-se de integração de dados eticadata este campo terá a seguinte informação: Impressão de documentos externos como Cópia de documento original Estes documentos quando impressos pelo sistema integrador deverão fazer menção da sua qualidade através da expressão "Cópia do documento original" (sem aspas), sem prejuízo de outras que lhe sejam aplicáveis. A aplicação já respondia a este requisito, apenas será alterada a forma de distinguir os documentos assinados pela aplicação dos documentos integrados provenientes de outros sistemas, e que passa a ser pelo conteúdo do campo Hashcontrol. Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 6 de 9

7 1.6 Documentos elaborados manualmente Refere-se à Integração de facturas ou documentos equivalentes processadas manualmente em impressos emitidos em tipografias autorizadas nos casos de inoperacionalidade do programa Transposição dos documentos elaborados manualmente Através do programa, e em série específica, anual, e com numeração sequencial própria, será processada uma nova fatura, que recolha todos os elementos da fatura manual, com observância dos requisitos definidos no artigo 6.º da Portaria 363/2010. Os documentos elaborados manualmente, por inoperacionalidade do sistema, terão de ser lançados no sistema, em secção separada, e assinados normalmente como se de novos documentos tivessem a ser gerados. Porque o registo destes documentos é ligeiramente diferente dos documentos integrados, provenientes de outros sistemas, a solução passou pelo seguinte: 1) Na tabela de secção passa a existir um novo campo para identificar os documentos elaborados manualmente; 2) Na janela de introdução de vendas o campo número externo é de preenchimento obrigatório, caso estejam a ser registados documentos nestas secções; 3) A janela de introdução de vendas é o único local onde podem ser registados documentos elaborados manualmente; 4) Nestes documentos o campo IntHashControl passa a conter a seguinte informação: a. Versão da chave privada separado por um - b. Sigla do tipo de documento - Corresponde às conhecidas pelo SAF-T, por exemplo FT ou VD. Para fazer essa correspondência, é assegurado que na janela do SAF-T seja feita a correspondência dos tipos de documentos aos documentos do SAF-T. A esta sigla deverá ser acrescida a letra M c. Um espaço d. Série Corresponde à nossa secção e. Uma barra / f. Número do documento manual Corresponde ao número externo do documento de venda lançado. Exemplo do valor a guardar no campo IntHashControl 1-FTM SEC1/ ) A fim de facilitar associação dos tipos de documentos aos documentos do SAF-T, passa a ser possível efectuar a configuração através da janela dos tipos de documentos (tabela que já existe no processo de geração do SAF-T) Informação adicional a constar no SAF-T O processo de geração do SAF-T gerará a informação para o ficheiro do campo HashControl de acordo com as especificações referidas no ponto anterior Impressão de documentos transpostos para o sistema Estes documentos, apesar de estarem assinados pela aplicação, quando impressos, serão apresentados como Cópia do documento original complementado com a expressão referida anteriormente. Exemplo: Cópia do documento original-ftm SEC1/00001 Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 7 de 9

8 1.7 Exportação para o SAF-T Verificação de conformidade Será feita uma verificação geral de conformidade do processo de geração do SAF-T, com o referido no ofício circulado /2012, nomeadamente a que se refere o ponto Motivo de Isenção do IVA Os documentos com taxas de IVA a zero, actualmente estão a ser exportados para o SAF-T com o motivo de isenção do IVA associado ao tipo de documento, e quando este não estivesse preenchido era atribuído o definido na janela de geração do SAF-T. Este comportamento tem-se mostrado insuficiente pelo que passará esse mesmo motivo de isenção a ser gravado e exportado para o SAF-T por documento. Em termos práticos, na janela de introdução de documentos será proposto o motivo associado ao tipo de documento, sendo que o operador poderá alterar essa informação. 1.8 Documentos emitidos por máquinas registadoras Além dos documentos do tipo factura ou documento equivalente, é necessário que nos programas não certificados, outros documentos susceptíveis de apresentação aos clientes, como comprovativo da transmissão de bens ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa, quando emitidos, cumpram os requisitos a seguir mencionados: a) Numerar sequencialmente esses documentos, que devem conter ainda os seguintes elementos: i) Data e hora da emissão; ii) Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor de bens ou prestador de serviços; iii) Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; iv) O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto; v) A indicação de que não serve de fatura; Deste modo, em licença não certificada, os documentos do tipo consulta de mesa, além da informação que possuem, passam a referir também o número do documento e a referência ESTE DOCUMENTO NÃO SERVE DE FACTURA. 1.9 Licenciamento Algumas das funcionalidades descritas neste documento requererão o módulo Alterações Fiscais Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 8 de 9

9 2. Legislação Portaria 22-A/2012 de 26 de Janeiro Ofício Circulado /2012 Data da última actualização: Certificação AT Portaria 22-A/2012 Página 9 de 9