UNIVERSIDADE GAMA FILHO ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA GESTÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO NO SETOR PÚBLICO ELINE COÊLHO DA ROCHA ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO NO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS CAMPUS SÃO GABRIEL DA CACHOEIRA - AM BRASILIA - DF 2009
ELINE COÊLHO DA ROCHA ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO NO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS CAMPUS SÃO GABRIEL DA CACHOEIRA Projeto de pesquisa apresentado como requisito parcial para elaboração do trabalho de conclusão do curso de pós-graduação lato sensu a distância da Universidade Gama Filho - Administração Pública: Gestão de Material e Patrimônio no Setor Público. Orientadora Profª Denise Maria dos Santos Paulinelli Raposo BRASILIA -DF 2009
SUMÁRIO INTRODUÇÃO...4 1.1 Título...4 1.2 Tema...4 1.3 Problema...4 1.4 Justificativa...5 1.4.1 Relevância...5 1.4.2 Hipótese...5 1.5 Objetivos...6 1.5.1 Objetivo Geral...6 1.5.2 Objetivos Específicos...6 REVISÃO DA LITERATURA...7 METODOLOGIA...9 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...10
4 1 INTRODUÇÃO 1.1 Título Organização do Almoxarifado no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas Campus São Gabriel da Cachoeira. 1.2 Tema A administração de Almoxarifado merece uma atenção especial dentro de qualquer organização, e não deve ser vista pelo gestor como apenas um local onde ficam armazenados de qualquer maneira os materiais, mas sim, um local que exige técnicas de gestão e organização. Este pré-projeto de pesquisa tratará da Administração do Almoxarifado no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas Campus São Gabriel da Cachoeira no ano de 2009. Nesse sentido, esta pesquisa procurará abordar a forma de gestão utilizada no setor de almoxarifado, bem como o levantamento de suas deficiências e as suas causas com vistas a propor uma melhor forma de organização. 1.3 Problema Este projeto visa responder de forma clara e precisa duas questões levantadas quanto à gestão do almoxarifado no ano de 2009 no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas Campus São Gabriel da Cachoeira-AM, conforme descritas abaixo: 1ª) A forma atual de gestão aplicada no Almoxarifado do IFAM Campus SGC-AM satisfaz às necessidades do Campus? 2º) Como organizar de forma eficiente os materiais armazenados no almoxarifado do Campus? 5
1.4 Justificativa O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas Campus São Gabriel da Cachoeira foi criado em 29/12/2008 pela Lei nº 11.892, mediante integração do Centro Federal de Educação Tecnológica do Amazonas e das Escolas Agrotécnicas de Manaus e São Gabriel da Cachoeira. Como órgão do poder Executivo deve dentro de cada Departamento administrar de forma profissional, cumprindo, dentro da legalidade, com eficiência, eficácia, efetividade e, economicidade, a gestão de oferecer bons serviços com qualidade. Esta pesquisa procurará levantar um diagnóstico da gestão administrativa atual do Almoxarifado no IFAM Campus São Gabriel da Cachoeira e avaliar essa gestão com a finalidade de descobrir quais os problemas apresentados com o objetivo de propor um modelo de organização aplicável ao Campus. 1.4.1 Relevância Esta pesquisa é pertinente devido à exigência de transparência e organização do Setor Público mais especificamente do IFAM Campus SGC, por ser um órgão do Poder Executivo. 1.4.2 Hipótese O resultado da pesquisa pretende confirmar ou negar as seguintes hipóteses: a) há descontrole na administração do almoxarifado; b) estão sendo capacitados os servidores envolvidos na gestão do almoxarifado; c) há necessidade de propor uma forma de organização no almoxarifado; 6
1.5 Objetivos 1.5.1 Objetivo Geral: O objeto da pesquisa visa descrever a forma de gestão administrativa do almoxarifado bem como suas dificuldades no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Amazonas IFAM no Campus São Gabriel da Cachoeira AM no ano de 2009 e elaborar uma proposta de organização mais adequada às dificuldades apresentadas. 1.5.2 Objetivos Específicos: Os objetivos específicos deste projeto são: Identificar e descrever as técnicas de gestão praticadas no almoxarifado do IFAM Campus SGC/AM; Aprimorar o funcionamento da organização de materiais propondo capacitação aos servidores envolvidos com o Setor; Elaborar uma proposta de organização para maior agilidade, eficiência e segurança no Almoxarifado; 7
2 REVISÃO DE LITERATURA Almoxarifado é a unidade administrativa responsável pelo controle dos bens de consumo, que são registrados de acordo com as normas vigentes (AUDIN, 2006). Apresenta como objetivo manter o controle rígido de circulação dos materiais adquiridos e utilizados pela organização, registrando seus montantes quantitativos e financeiros propiciando assim sua estocagem ou destinação de uso pelos vários setores, além de incorporar controles de caráter fiscalizatório. (NOVOSIS, 2006). De acordo com Viana (2000), outro objetivo do Almoxarifado é impedir divergências de inventário e perdas de qualquer natureza. Para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado deverá possuir instalações adequadas, bem como recursos de movimentação e distribuição suficiente a um atendimento rápido e eficiente. Para Promerito (2006), a missão do almoxarife é recepcionar os materiais entregues pelos fornecedores, conferindo as notas fiscais com os pedidos, verificando quantidades, qualidade e especificações. É de responsabilidade do almoxarife: Organizar a estocagem dos materiais, de forma a preservar a sua integridade física e condições de uso, de acordo com as características de cada material, bem como para facilitar a sua localização e manuseio; Manter controles dos estoques, através de registros apropriados, anotando todas as entradas e saídas, visando a facilitar a reposição e elaboração dos inventários; Solicitar reposição dos materiais, conforme necessário, de acordo com as normas de manutenção de níveis mínimos de estoque; Elaborar inventário mensal, visando a comparação com os dados dos registros; Separar materiais para devolução, encaminhando a documentação para os procedimentos necessários; Atender as solicitações dos usuários, fornecendo em tempo hábil os materiais e peças solicitadas; Controlar os níveis de estoques, solicitando a compra dos materiais necessários para reposição, conforme política ou procedimentos estabelecidos para cada item; 8
Supervisionar a elaboração do inventário mensal, visando o ajuste de divergências com os registros contábeis. Segundo Audin (2006), a pessoa que responde por bens em almoxarifado, além da prestação de contas, é responsável pela guarda, controle e conservação dos materiais estocados, ele deverá ter sempre arquivados os registros e a documentação comprobatória da existência e da movimentação dos materiais em almoxarifado, ou seja, deverá manter em seu poder todas as notas fiscais e comprovantes de entrada dos materiais estocados e também as requisições de materiais em almoxarifado justificando a saída dos mesmos. Deverá ainda manter todo o controle à disposição das autoridades incumbidas do acompanhamento administrativo e da fiscalização financeira. A falta de controle sobre a quantidade de um material em estoque tem muitas conseqüências negativas, independentemente se a quantidade for superior ou inferior à ideal. No caso de quantidade inferior a desejada, pode ocorrer falta de material no momento que se precisa dele, causando o prolongamento da parada do equipamento, em virtude da necessidade de compra durante a parada, e provocando compras mais caras, em função da baixa qualidade das cotações e aumento da possibilidade de erros de especificação. No caso inverso, onde há excesso de material, é necessária área física maior para armazenagem, provocando maior custo financeiro calculado sobre o valor estocado, maior custo operacional para manutenção do almoxarifado, aumento da obsolescência e acúmulo de sucata. (FERNANDES, 2006). Cuidados especiais devem ser tomados no tocante à disposição dos materiais no Almoxarifado, a guarda obedece critérios definidos no sistema de instalação adotado e no layout, proporcionando condições físicas que preservam a qualidade dos materiais, objetivando-se ocupação plena do edifício, bem como a ordenação da arrumação. (VIANA, 2000). Reorganizar e gerenciar almoxarifados para garantir menores estoques com quantidade e qualidade necessárias para o atendimento da manutenção resulta em compras mais eficientes, otimização dos recursos e maior lucratividade. (FERNANDES, 2006). 9
3 METODOLOGIA Será realizado no Setor do Almoxarifado do IFAM Campus SGC no ano de 2009, por meio de pesquisa descritiva. A coleta de dados se definirá por meio de entrevista não-estruturada a partir da aplicação de questionário; levantamento dos métodos e procedimentos empregados no serviço; pesquisa bibliográfica a respeito de conceitos de gestão organizacional e visita técnica no setor. A partir dos levantamentos e da análise das informações será elaborado uma proposta de organização para melhoria da gestão. 10
4 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Alguns artigos e textos que serão consultados constam das fontes abaixo relacionadas. No decorrer da pesquisa a base bibliográfica será atualizada. 7.1 - Material da Internet: AUDIN, Auditoria Interna. Almoxarifados. 2006. Disponível em: <http://www2.uerj.br/~audin/almoxarifado.html>. Acesso em: 26 setembro 2009. NOVOSIS, Integração Pública. SCPN (Sistema de Controle Público Nacional) Almoxarifado. 2006. Disponível em: <http://www.novosis.com.br/html/produtos/produtos_almoxarifado.jsp>. Acesso em: 01 jul 2006. 7.2 - Livros: BALLOU, Ronald H. Logística Empresarial: Transportes, Administração de Materiais e Distribuição Física. 1 ed. São Paulo: Atlas, 2008. 388 p. BOWERSOX, Donald J.; CLOSS, David J. Logística Empresarial: O Processo de Integração da Cadeia de Suprimento. 1 ed. São Paulo: Editora Atlas S.A, 2009. 594 p. FERNANDES, Marcelo Ávila. Melhores práticas para o almoxarifado de manutenção. 2006. Disponível em: <http://216.239.51.104/search?q=cache:j7-8kvz_k_aj:www.astrein.com.br/arquivos/artigo11.pdf+almoxarifado&hl=pt- BR&gl=br&ct=clnk&cd=47&lr=lang_pt>. Acesso em: 01 jul 2006. PROMERITO, Consultoria e Treinamento. Descrição de cargos. 2006. Disponível em: <http://www.promerito.com.br/jobdescriptor/cargos/distrib/inddist.htm>. Acesso em: 01 jul 2006. VIANA, João José. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 2000.