MANUAL TISS Versão 3.02.00
1 INTRODUÇÃO Esse manual tem como objetivo oferecer todas as informações na nova ferramenta SAP que será utilizada pelo prestador Mediplan, a mesma será responsável para atender todas as funções, como autorizador e faturamento obedecendo o novo padrão TISS 3.0.2 exigido pela Agência Nacional de Saúde. Nos tópicos a seguir iremos demonstrar como a ferramenta irá se comportar durante o dia a dia do prestador.
2 1 - ACESSO AO NOVO PORTAL DA MEDIPLAN O acesso ao sistema será disponibilizado pelo setor de credenciamento da Mediplan através de um login (usuário e senha), no final do manual mostraremos como o credenciado pode alterar sua senha. Importante: Não tente acessar o novo portal da Mediplan utilizando o login (usuário e senha) do antigo portal TISS ou WebGuias ARGOS. Se você ainda não possui login para acessar o novo portal, entre em contato com nosso setor de credenciamento solicitando o login (usuário e senha) para o novo portal. Na figura abaixo, você pode ver a tela de login do novo portal da Mediplan. Para acessar, entre no endereço https://portalprestador.hsmediplan.com.br A marcação acima, em vermelho mostra onde você deve ir caso tenha esquecido a senha de acesso, ao clicar nesta opção você será direcionado a outra página onde deve informar o CPF ou CNPJ e um e-mail, para aonde será enviado à senha. Abaixo segue a imagem da página para reenvio da senha:
3 Importante: Antes de começar, tenha em mente que durante todo o processo, os campos que estiverem na cor cinza não podem ser preenchidos no momento, sendo preenchidos posteriormente ou automaticamente pelo sistema. 2 - AUTORIZAÇÃO DE PROCEDIMENTO/GERAÇÃO DE GUIA (CONSULTA) Assim como a antiga ferramenta, o processo de autorização é simples. Agora vamos simular uma autorização de consulta simples.
Para podermos realizar a autorização de uma consulta, é preciso possuir em mãos no mínimo a carteirinha do conveniado. Assim poderemos ter acesso às informações do mesmo, verificando se está apto a realizar o procedimento. A figura abaixo mostra o local para pesquisar do beneficiário. 2.1 - DADOS DO BENEFICIÁRIO 4 O primeiro passo é selecionar como você irá pesquisar o beneficiário. É recomentado que você pesquise pelo código da carteirinha. Para pesquisar pelo código da carteirinha de um beneficiário titular escolha a opção CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO TITULAR para pesquisar pelo código da carteirinha de um beneficiário dependente escolha a opção CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO DEPENDENTE. Veja a figura a direita. Dica: Existe uma forma de descobrir se o beneficiário é titular ou dependente apenas tendo em mãos o número de sua carteirinha. Verifique os dois últimos números da carteirinha, se terminar entre 01 até 09 o beneficiário é titular, terminando com números maiores (Exemplo: 13, 17...) o beneficiário é dependente. Após escolher a forma de pesquisa e digitar o código da carteirinha, inicie a pesquisa clicando no botão. Perceba que os campos na cor cinza são preenchidos automaticamente.
5 2.2 - DADOS DO CONTRATADO O próximo passo é selecionar o credenciado que irá realizar o procedimento (marcação em vermelho) da figura abaixo. Após a seleção, todos os campos cinza são preenchidos automaticamente, menos o campo Especialidade (marcação em azul) este deve ser selecionado manualmente. 2.3 - DADOS DO ATENDIMENTO / PROCEDIMENTO REALIZADO Agora iremos selecionar o procedimento TUSS de consulta (10101012). 1) Por se tratar de uma guia de consulta, o código TUSS já está preenchido automaticamente. 2) Clique no botão para iniciar a pesquisa do código. 3) Clique no botão em formato de seta azul apontada para baixo para adicionar o procedimento à guia. Agora só falta confirmar clicando no botão confirmar no final da página. Neste momento as informações são direcionadas a outra tela, onde será mostrado se o procedimento foi ou não autorizado. 3 - PROCEDIMENTOS AUTORIZADOS
Quando autorizado é possível notar que o número da SAP aparecerá na cor verde. Veja a figura abaixo. Podemos também identificar o número da guia, que está no campo Nro Guia Atribuido Operadora. Se necessário também existe o botão Imprimir Guia. 6 Abaixo iremos mostrar como tratar os casos de procedimentos não autorizados. Identificado pelo número da SAP na cor vermelha. 4 - AUTORIZAÇÃO DE PROCEDIMENTO/GERAÇÃO DE GUIA (SP/SADT) Na autorização de uma guia SP/SADT, os campos obrigatórios não mudam muito, abaixo iremos mostrar as opções que temos para gerar uma guia SP/SADT. A principal diferença entre uma guia de consulta e uma guia SP/SADT é um conceito novo, o número da guia principal.
A primeira seleção que você deve fazer na geração de autorização SP/SADT é selecionar entre Principal ou Secundária. No local indicado pela seta vermelha na figura acima. Por padrão, o sistema inicia com a opção Secundária selecionada e fica aguardando você digitar o número da guia principal. Mas qual a diferença entre Principal e Secundária? Principal - Indica que a guia que você está gerando é uma guia principal, sendo necessário o preenchimento dos campos. Secundária - Indica que a guia que você está gerando é uma guia secundária, sendo então necessário informar o número de sua guia principal (campo com a seta preta na figura acima). Informando o número de uma guia principal, diversos campos são preenchidos automaticamente pois o sistema copia os dados da guia principal. 7 Importante: É previsto pela ANS que todo exame e/ou procedimento consultório parte de uma consulta. Por isso é necessário pesquisar e vincular uma guia principal a guia SP/SADT. Durante a geração de uma guia SP/SADT você só deve selecionar a opção Principal se realmente não encontrou o número de guia principal. Para pesquisar por um número de guia principal clique no botão em forma de binóculos mostrado na figura a esquerda. Uma janela se abrirá e nela você deve pesquisar pelo código da carteirinha do beneficiário.
8 1) Para pesquisar pelo código da carteirinha de um beneficiário titular escolha a opção CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO TITULAR para pesquisar pelo código da carteirinha de um beneficiário dependente escolha a opção CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO DEPENDENTE. 2) Selecione TODAS. 3) Selecione 90 DIAS. Para iniciar a pesquisa, clique no botão. O resultado será uma lista com as guias emitidas para esse beneficiário nos últimos 90 dias. Verifique se uma delas não é a guia principal da guia SP/SADT que você está gerando agora. Se você encontrar a guia principal, selecione a guia marcando o quadrado ao lado do código da guia e clique no botão confirmar. Se não apareceu nenhuma guia no resultado da pesquisa ou se nenhuma delas for a guia principal, volte a tela anterior de geração de guia SP/SADT e marque Principal, com isso a guia que você está gerando será a guia principal e você poderá continuar o processo de emissão da guia.
9 4.1 - DADOS DO BENEFICIÁRIO O primeiro passo é selecionar como você irá pesquisar o beneficiário. É recomentado que você pesquise pelo código da carteirinha. Para pesquisar pelo código da carteirinha de um beneficiário titular escolha a opção CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO TITULAR para pesquisar pelo código da carteirinha de um beneficiário dependente escolha a opção CÓDIGO DO BENEFICIÁRIO DEPENDENTE. Veja a figura a direita. Dica: Existe uma forma de descobrir se o beneficiário é titular ou dependente apenas tendo em mãos o número de sua carteirinha. Verifique os dois últimos números da carteirinha, se terminar entre 01 até 09 o beneficiário é titular, terminando com números maiores (Exemplo: 13, 17...) o beneficiário é dependente. Após escolher a forma de pesquisa e digitar o código da carteirinha, inicie a pesquisa clicando no botão. Perceba que os campos na cor cinza são preenchidos automaticamente. 4.2 - DADOS DO SOLICITANTE TE Em dados do solicitante, você deve escolher entre duas opções Auto referenciado ou Outro Prestador como mostra a figura abaixo.
10 Escolhendo a opção Auto referenciado automaticamente o seu cadastro é utilizado para preencher os campos na cor cinza e fica como sendo o credenciado solicitante. Já a opção Outro Prestador habilita duas pesquisas. Você poderá pesquisar pelo Código na operadora ou seja pelo código do credenciado solicitante na Mediplan ou pesquisar por conselho profissional. Apenas uma forma de pesquisa pode ser usada de cada vez. Ou pesquisa pelo código na Mediplan ou pesquisa pelo conselho profissional. Importante Se não é uma guia auto referenciada e você tentou as duas formas de pesquisa e ainda assim não encontrou os dados do solicitante, você tem a opção de utilizar o código na Mediplan 1710 MÉDICO NÃO CREDENCIADO. Mas deve ficar claro que as guias emitidas tendo como solicitante MÉDICO NÃO CREDENCIADO não são liberadas automaticamente, ficam bloqueadas aguardando a análise do setor responsável. 4.3 DADOS DA SOLICITAÇÃO/PROCEDIMENTOS OU ITENS ASSISTENCIAIS SOLICITADOS Apenas escolha entre ELETIVO ou URGÊNCIA/EMERGÊNCIA Atendimento. no campo Caráter do 4.4 - DADOS DO CONTRATADO EXECUTANTE O próximo passo é selecionar o credenciado que irá realizar o procedimento (marcação em vermelho) da figura abaixo. Após a seleção, todos os campos cinza são preenchidos automaticamente, menos o campo Especialidade (marcação em azul) este deve ser selecionado manualmente.
11 4.5 - DADOS DO ATENDIMENTO / PROCEDIMENTO REALIZADO Agora iremos selecionar e inserir na guia o(s) procedimento(s) TUSS a serem realizados. 1) Digite o código TUSS do procedimento no campo Palavra chave. 2) Clique no botão para iniciar a pesquisa do código. 3) Clique no botão em formato de seta azul apontada para baixo para adicionar o procedimento à guia. Repita o passo 1,2 e 3 até que todos os procedimentos requisitados sejam inseridos na guia. Agora só falta confirmar clicando no botão confirmar no final da página. Neste momento as informações são direcionadas a outra tela, onde será mostrado se o procedimento foi ou não autorizado. 5 - PROCEDIMENTOS AUTORIZADOS (CONSULTA / SADT) Quando autorizado é possível notar que o número da SAP aparecerá na cor verde. Veja a figura abaixo. Podemos também identificar o número da guia, que está no campo Nro Guia Atribuido Operadora. Se necessário também existe o botão Imprimir Guia.
12 Abaixo iremos mostrar como tratar os casos de procedimentos não autorizados. Identificado pelo número da SAP na cor vermelha. 7 - LIBERAÇÃO DE GUIA QUE FICOU AGUARDANDO AUTORIZAÇÃO (CONSULTA / SADT) As guias que foram para análise devem ser pesquisadas nas Lâmpadas do portal da Mediplan, estando na lâmpada verde as guias autorizadas. Após clicar na lâmpada verde, na tela que se abre, pesquise pelo número da guia. Lembrando que a guia pode ter dois status, Guias marcadas como lidas e Guias não marcadas como lidas. Para pesquisar as guias não marcadas como lidas você deve marcar o guias já marcadas como lidas você deve marcar o duas setas formando um circulo. e para pesquisar as. Para iniciar a pesquisa clique no ícone com
13 Sua guia deverá aparecer no resultado da pesquisa. Marque a guia e depois clique no botão Situação do Status de Autorização como mostrado na imagem abaixo. Uma nova tela irá mostrar os dados e detalhes da guia selecionada. No final da tela você deve seguir a sequencia de botões. Clique no botão Marcar como lida e logo em seguida no botão Gerar Guia. Se necessário, você também pode imprimir a guia clicando no botão Imprimir.. É muito importante prestar bem atenção para não esquecer de gerar a guia. Se você não gerar a guia, ela não será faturada e não irá aparecer na tela de confirmação de atendimento. A guia não gerada vai aparecer no sistema da Mediplan como guia AUTORIZADA MAS NÃO EMITIDA. Este processo é necessário apenas para as guias que ficaram aguardando autorização.
8 - COMFIRMAÇÃO DE ATENDIMENTO DE GUIA (CONSULTA E SP/SADT) (Apenas para os credenciados que não possuem sistema próprio gerador de arquivos XML) 14 Importante: A confirmação de atendimento de guia deve ser feita apenas pelos credenciados que não possuem sistema próprio gerador de arquivo XML. Para estes credenciados, a confirmação do atendimento é equivalente ao faturamento, tendo em vista que somente as guias confirmadas estarão à disposição do setor de contas médicas. O processo de confirmação é de estrema importância para todos os credenciados que não possuem sistema próprio gerador de arquivo XML, estes devem confirmar todas as autorizações (guias) liberadas, o ideal é que seja feita logo após a autorização (geração da guia). Para confirmar o atendimento de guia, acesse o menu Atendimento ao beneficiário e clique na opção Confirmação de Atendimento de Guia como mostrado na figura a direita. Antes de confirmar o atendimento de uma guia, você deve antes pesquisar por esta guia, abaixo mostraremos como efetuar esta pesquisa. A figura abaixo mostra a parte superior da tela de confirmação de atendimento de guia, nesta parte você deve selecionar o Local de atendimento e Código na operadora e Nome do contratado.
15 Importante: É muito importante entender que a pesquisa é feita por local de atendimento e por nome do contratado. Se ao efetuar a pesquisa você tiver certeza de que o número da guia está sendo digitada corretamente e mesmo assim não encontra a guia, verifique se a guia realmente foi emitida para o contratado selecionado no campo Código na operadora e Nome do contratado. Existem filtros para que você possa pesquisar apenas as guias confirmadas ou não confirmadas e guias de consulta ou SP/SADT mas para que você efetue a pesquisa completa em busca da guia, deixa os filtros como mostrado na figura abaixo, Guia de: como TODAS e Status de confirmação Atendimento como TODOS. Agora vamos efetuar a pesquisa, você tem duas formas de pesquisar, pelo número da guia ou por período, sendo que o período é a data da emissão da guia. Para iniciar a pesquisa, clique no botão. O resultado da busca aparece como na figura abaixo. Veja que a última coluna chamada Status da Confirmação de Atendimento mostra se o atendimento da guia já tiver sido confirmado ou mostra se o atendimento ainda não tiver sido confirmado.
16 Após ter feito a pesquisa você já pode confirmar o atendimento da guia, marque o quadrado brando que fica ao lado esquerdo do número da guia e clique no botão Confirmar Atendimento. Com isso você será direcionado para outra tela, nela existem campos de preenchimento obrigatório segundo o padrão TISS. Nas guias de consulta os campos obrigatórios são Indicação de Acidente (Acidente ou Doença Relacionada), Data Atendimento e Tipo de Consulta como mostra a figura abaixo. E nas guias SP/SADT os campos obrigatórios são Indicação de Acidente (Acidente ou Doença Relacionada) e Motivo de Encerramento do Atendimento. Como mostram as figuras abaixo.
17 Após preencher os campos obrigatórios, clique em para finalizar o processo de confirmação de atendimento de guia. 9 ENVIO DE ARQUIVO XML (Apenas para os credenciados que possuem sistema próprio, gerador de arquivos XML) Importante: Este manual destinasse apenas ao credenciado que tem sistema próprio e necessita enviar seu arquivo XML para faturamento. Acesse o menu Rotinas do Prestador. Dentro deste menu, acesse a opção Lote de Guias para Cobrança.
18 Veja a figura abaixo, nesta tela clique no sinal + que fica perto da coluna Status indicado pela seta. Veja a figura abaixo, temos 3 campos obrigatórios e um campo opcional: 1) Prestador, campo obrigatório, selecione o nome do prestador credenciado. 2) Responsável Financeiro, campo opcional, selecione apenas se o credenciado tem responsável financeiro cadastrado. 3) Descrição, campo obrigatório, escreva uma descrição para seu lote de cobrança. 4) Mês de referência, campo obrigatório, informe o mês de referência do lote de cobrança.
Após preencher os campos obrigatórios, clique no botão Selecionar arquivo... como mostrado na figura abaixo, uma tela se abrirá e nela você deve encontrar o seu arquivo XML dentro de seu computador e clicar no botão Abrir. Após isso clique em Confirmar. 19
Neste momento o portal da Mediplan checará o hash e a estrutura do seu arquivo. Se estiver tudo certo você verá a mensagem abaixo. 20 Com isso o seu lote de cobrança foi adicionado à lista, mas ainda não foi enviado a Mediplan. Para terminar o processo, você deve selecionar o lote marcando o quadrado branco que fica ao lado esquerdo do número do lote e clicar no botão enviar lotes, como mostrado na figura abaixo. Importante Se você possuir vários lotes de cobrança na lista, você pode ter dúvidas em relação a quais já enviou. Para saber se já enviou o lote veja a coluna Núm.Prot. (número do protocolo). Se o lote de cobrança possuir um número de protocolo o mesmo já foi enviado. E você poderá ver o andamento do processo na coluna Status. Mas se o lote de cobrança não possuir um Núm.Prot. e o Status estiver Em elaboração o lote ainda não foi enviado. Veja as figuras abaixo.
21 Assim termina o processo de envio do Lote de Cobrança/Arquivo XML. 10 CANCELAMENTO DE GUIA Você pode solicitar o cancelamento de uma ou mais guias acessando o menu Atendimento ao beneficiário e na opção Solicitação e Resposta de Cancelamento de Guia como mostrado na imagem abaixo. Na tela que se abre, você deve selecionar o Local de atendimento e o Código na operadora e Nome do credenciado. Com isso os demais campos serão preenchidos automaticamente como mostrado na imagem abaixo.
22 Em seguida você deve pesquisar a guia que deseja cancelar, você tem duas formas de pesquisa, ou digita o número da guia, ou se não se lembra do número da mesma, você também pode pesquisar por data início/data final. Pesquisando por data, o sistema lhe apresentará uma lista contendo as guias que foram emitidas no período desde a Dt.Inicial até a Dt. Final. Veja a imagem abaixo. Veja na imagem abaixo o exemplo de uma lista de guias pesquisadas por Dt.Inicial até a Dt. Final. Para solicitar o cancelamento de determinada guia, marque o quadrado no início da linha da guia que você deseja cancelar e clique no botão Solicitar cancelamento. Se necessário, você também pode solicitar o recibo de uma guia já cancelada. Para isso, marque o quadrado no início da linha da guia cancelada e clique no botão Recibo de Cancelamento. 11 - DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO E ANALISE DE CONTAS MÉDICAS Conforme já havia na versão antiga de nosso portal, também será possível visualizar seus demonstrativos de pagamento e análise de contas, lembrando que o formato desse demonstrativo foi definido pela ANS - Agência Nacional de Saúde.
Acesse o demonstrativo de pagamento e analise de contas médicas no menu Rotinas do Prestador. Você deve pesquisar por mês de referência, selecionar o lote e clicar em Visualizar Demonstrativo como mostra a figura abaixo. 23 Cada guia do seu lote de pagamento será demonstrada, e o ultimo campo mostra se a guia foi ou não glosada. Veja a seta vermelha na imagem abaixo. O mesmo se repete para o demonstrativo de pagamento, mas em vez de trazer os detalhes de cada guia, será possível analisar, de uma forma geral o pagamento do credenciado como mostra a figura abaixo. O demonstrativo de pagamento também pode ser encontrado no menu Rotinas do Prestador.
24 12 - RECURSO DE GLOSA Com esta função é possível criar, e acompanhar um recurso de glosa, segundo a ANS - Agência Nacional de Saúde, os recursos de glosa só podem ser abertos através desta área, você também pode pesquisar seus lotes de pagamento e acompanhar como esse recurso está sendo tratado internamento pela Mediplan.
Na tela que se abre, clique no sinal + para criar um novo registro de recurso de glosa como mostra a imagem abaixo. 25 No campo Pesquisar por escolha a opção CODIGO DA GUIA e no campo Palavra chave digite o número da guia glosada. Para iniciar a pesquisa clique no ícone. Espere os dados da guia serem carregados e clique no ícone confirmar confirmação com a mensagem na tela Sucesso ao incluir o recurso de glosa.. Você receberá a
26 Agora que o registro de recurso já foi incluído, selecione o registro recém criado marcando o quadradinho branco mostrado na primeira seta vermelha abaixo. E clique no botão Recursar Guia. Uma nova tela será aberta, nela você deve selecionar novamente a guia glosada na lista Guia Glosada do Protocolo.
27 Selecione também o(s) item(s) glosado(s) da guia. E clique no ícone com imagem de um lápis no canto inferior direito da tela. Se for necessário você pode anexar um documento ao recurso clicando no botão Anexar. Ao clicar no lápis a tela mostrada acima irá abrir. Nela você deve selecionar o motivo do recurso da glosa, preencher uma justificativa para o recurso e informar o valor recursado. Após isso clique em confirmar. Você voltará para tela anterior de anexo, nela você deve clicar em confirmar imagem abaixo.. Veja a Para finalizar o processo você deve enviar o recurso de glosa. Mostramos essa etapa final na imagem abaixo.
28 Envie o recurso de glosa selecionando o mesmo na lista Registros de recursos existentes e clicando no botão Enviar Recurso. 13 ALTERAÇÃO DE SENHA DE ACESSO Todo login (usuário e senha) gerado pelo setor de credenciamento da Mediplan possui uma senha padrão, por isso é importante que você altere sua senha de acesso ao portal. Dessa forma você garante que nem mesmo a operadora tenha acesso a sua área no portal. Essa função deve ser realizada no momento em que se adquire o login. A imagem à esquerda mostra a opção dentro do menu Rotinas do Prestador. A figura a direita mostra a tela de alteração de senha. 14 CONSULTAR ELEGIBILIDADE Caso haja necessidade você pode consultar a elegibilidade no site da Mediplan (www.mediplan.med.br). A imagem abaixo mostra o local onde a carteirinha deve ser digitada.
29 Após a pesquisa será mostrada a tela abaixo com o resultado. 15 SUPORTE POR CHAT A Mediplan pensando na maior agilidade para atender o prestador, esta disponibilizando dois canais para tirar dúvidas, tanto para erros no sistema como dúvidas nos processos de autorização
(geração de guia pelo portal) e confirmação de atendimento de guia. Veja a seta na figura abaixo indicando onde encontrar essa opção no site da Mediplan (www.mediplan.med.br). 30 Os canais de atendimento são: Credenciamento Atendimento Prestador, este canal de atendimento foi criado para tirar dúvidas nos processos de autorização (geração de guia pelo portal) e confirmação de atendimento de guia. T.I (Tecnologia da Informação) O canal de atendimento T.I. foi criado para que o credenciado possa informar a ocorrência de erros no sistema.