Manual de Uso e Treinamento Saúde Connect - SCAM -

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1 Manual de Uso e Treinamento Saúde Connect - SCAM -

2 Índice 1. O que é o Saúde Connect? Sobre este manual Como acessar Usuário e senha Como trocar sua senha Como desbloquear sua senha Como proceder quando você esquecer sua senha Como sair do Saúde Connect Como contatar a Caixa FioSaúde Como utilizar o Saúde Connect Orientações gerais de uso Verificar Elegibilidade Digitar guias no Saúde Connect Sobre a formação do lote de guia Consultar ou alterar Guias Fechar ou Consultar Lote de Guias Enviar ou consultar arquivo XML TISS Gerar demonstrativos Análise de contas médicas Pagamento

3 1. O que é o Saúde Connect? Saúde Connect é o sistema disponibilizado pela Caixa FioSaúde com o objetivo de automatizar a troca de informações com seus prestadores de serviço. Permite que o prestador realize as seguintes operações: Digitar guias. Enviar arquivo no padrão TISS. Consultar ou alterar as guias digitadas. Gerar os demonstrativos de análise de conta e de pagamento. Permite que a Caixa FioSaúde realize as seguintes operações: Cadastrar os parâmetros de configuração do módulo. Exportar os lotes de guias digitadas para o Sistema de Gestão da Caixa FioSaúde. Personificar um prestador para auxiliá-lo em suas operações. 2. Sobre este manual Este manual se destina aos profissionais dos prestadores de serviço da Caixa FioSaúde responsáveis pelas atividades descritas acima, tais como: atendentes, secretárias, responsáveis pelo faturamento, médicos, etc, bem como aos profissionais da Caixa FioSaúde. Nele você encontrará instruções a respeito de como acessar o sistema, como trocar ou desbloquear sua senha, como contatar a Caixa FioSaúde em caso de dúvidas e como utilizar cada uma das telas do sistema. 3. Como acessar Para utilizar o Saúde Connect, acesse a internet e digite o endereço: A tela abaixo será exibida: (atenção: o endereço na Internet não tem www) 3

4 3.1. Usuário e senha Em seu primeiro acesso ao Saúde Connect, você terá obrigatoriamente que alterar sua senha. A tela abaixo será exibida: Senha Atual : Informe sua senha atual. Nova Senha : Informe sua nova senha. Confirmar Senha : Digite novamente sua nova senha e clique no ícone Você receberá uma confirmação de que sua senha foi alterada conforme tela abaixo: 3.2. Como trocar sua senha A qualquer momento você poderá trocar sua senha, através da opção Alterar Senha : 4

5 3.3. Como desbloquear sua senha O Saúde Connect está configurado para bloquear seu usuário após duas tentativas erradas de digitação de sua senha, ou seja, na terceira tentativa errada sua senha será bloqueada. Para desbloqueio da sua senha, você deve entrar em contato com a área de TI da Caixa FioSaúde Como proceder quando você esquecer sua senha Caso você esqueça seu usuário ou sua senha, entre em contato com a área de TI da Caixa FioSaúde Como sair do Saúde Connect Para sair do Saúde Connect, clique na opção Sair, de acordo com tela abaixo: 4. Como contatar a Caixa FioSaúde Em caso de dúvidas no uso do Saúde Connect, o módulo oferece a opção Fale Conosco, de acordo com a tela abaixo: Sua solicitação será enviada para o jorge@fiosaude.org.br. 5

6 5. Como utilizar o Saúde Connect Todas as vezes que um beneficiário do plano da Caixa FioSaúde for atendido você deverá antes de se iniciar o atendimento, verificar a situação do mesmo no plano, ou seja se o mesmo pertence realmente ao plano. Para esta verificação deverá utilizar a opção Verificar Elegibilidade. Caso você não tenha como gerar um arquivo no padrão TISS (xml) através de seu sistema de faturamento, você poderá digitar as guias referentes aos atendimentos já realizados, através da opção Digitar Guia e encaminhar o lote de guias à FioPrev através da opção Fechar Lote de Guias Digitadas. Caso você tenha como gerar um arquivo no padrão TISS (xml) através de seu sistema de faturamento, você poderá encaminhá-lo através da opção Enviar ou Consultar Arquivo XML TISS. Antes de detalhar o funcionamento de cada uma destas opções, o item a seguir contém orientações gerais de uso de todas as telas do sistema. Após as orientações gerais, cada uma das telas do sistema será detalhada Orientações gerais de uso A tela abaixo contém um diagrama geral das telas do Saúde Connect: Os grandes grupos de opções do Saúde Connect estão dispostos no menu indicado acima. Ao clicar em uma das opções do menu, serão exibidas no canto esquerdo da tela as opções referentes ao menu clicado, conforme tela abaixo: 6

7 Ao clicar na opção desejada no canto esquerdo, a tela referente à opção será exibida. Caso você queira ocultar as opções do menu do canto esquerdo da tela, clique no ícone destacado pela seta, conforme tela abaixo: Ao clicar no ícone em destaque, a opção de menu fica oculta aumentando a visualização da tela, conforme demonstrado a seguir: Para retornar à forma original da tela, clique no ícone indicado pela seta na tela acima. 7

8 Observe também na tela abaixo, na digitação de uma guia, que há botões que são utilizados para abrir uma nova guia, salvar os dados, imprimir, retornar à tela anterior e excluir os dados digitados. Alguns destes botões existem também na parte inferior da tela, para facilitar a sua utilização: Ao clicar no botão Topo o foco de visualização retorna para a parte superior da tela. 8

9 5.2. Verificar Elegibilidade Antes de se iniciar um atendimento, é preciso que você verifique a situação do usuário no plano. Para essa verificação utilize a opção Verificar Elegibilidade, conforme tela abaixo:. Ao clicar no Verificar Elegibilidade é necessário que você digite o número da carteira do usuário, e clique na opção O resultado informa se o usuário pode ser atendido, e se não, retorna o motivo pelo qual o atendimento não deve ser autorizado. 9

10 5.3. Digitar guias no Saúde Connect Para digitar guias no Saúde Connect, você deve utilizar a opção Digitar Guia, conforme tela abaixo: Ao clicar no Digitar Guia você deve optar pelo tipo de guia a ser digitada: Consulta,SP/SADT ou Honorário Individual. A. Caso você opte pela guia de Consulta, a tela abaixo será exibida para que você digite a guia: Digite os campos da guia de acordo com o padrão TISS. Os seguintes campos são obrigatórios: o Campo 2 Nº. da guia. o Campo 3 Data da emissão da guia. Observe que este campo já vem preenchido com a data atual. Altere a data caso você esteja digitando guias de dias anteriores. 10

11 o Campo 4 Número da carteira. Digite o número da carteira do beneficiário. o Campo 20 o Nome do Profissional Executante. Este campo é de preenchimento obrigatório apenas para os prestadores que são Pessoa Jurídica. o Campo 32 Data do atendimento. Informe a data em que o paciente foi atendido, no formato dd/mm/aa. Exemplo: 21/12/09. o Campo 33 Código da tabela. Escolha na lista a tabela utilizada. o Campo 34 Código do procedimento: Informe o código da consulta. Exemplo: caso você use a tabela CBHPM e a consulta realizada foi, Em consultório (no horário normal ou preestabelecido) consulta médica, informe o código o Campo 35 Tipo de consulta: Informe o código do tipo de consulta. Exemplo: Caso o tipo consulta seja primeira consulta, marque a opção Primeira. o Campo 36 Tipo de saída: Informe o código do tipo de saída. Exemplo: Caso o tipo de saída seja retorno do paciente com o mesmo profissional que realizou a primeira consulta para entrega de resultado dos SADT, marque a opção Retorno SADT. Após preenchimento da guia, para efetivar a digitação clique no ícone. Caso deseje imprimir a guia, utilize a opção. Para digitar uma nova guia do mesmo tipo escolhido anteriormente, clique no ícone. Para digitar nova guia, mas de tipo diferente da anteriormente escolhida, clique na opção. Desta forma, a tela retornará para opção Digitar Guia e os tipos de guias serão novamente exibidos. Para eliminar uma guia, utilize a opção B. Caso você opte pela guia de SP/SADT, a tela abaixo será exibida para que você digite a guia: 11

12 Digite os campos da guia de acordo com o padrão TISS. Os seguintes campos são obrigatórios: o Campo 2 Nº. da guia. o Campo 7 -Data da emissão da guia. Observe que este campo já vem preenchido com a data atual. Altere a data caso você esteja digitando guias de dias anteriores. o Campo 8 -Número da carteira. Digite o número da carteira do beneficiário. o Campo 17 Conselho profissional. Informe o tipo do conselho do profissional solicitante. Caso você tenha informado no campo 13 o código do solicitante e o mesmo exista na base de dados da Operadora, os dados de conselho deste profissional já serão preenchidos pelo sistema. o Campo 18 Número do conselho. Informe o número do conselho do profissional solicitante. Caso você tenha informado no campo 13 o código do solicitante e o mesmo exista na base de dados da Operadora, os dados de conselho deste profissional já serão preenchidos pelo sistema. o Campo 19 UF. Informe a UF do conselho do profissional solicitante. Caso você tenha informado no campo 13 o código do solicitante e o mesmo exista na base de dados da Operadora, os dados de conselho deste profissional já serão preenchidos pelo sistema. o Campo 22 Caráter da solicitação. Informe o código do caráter da solicitação. Exemplo: Caso o caráter da utilização seja eletivo, marque a opção Eletiva. o Campo 46 Tipo de atendimento. Informe o código do tipo de atendimento. Exemplo: Caso o tipo de atendimento seja exame, marque a opção Exame. o Campo 48 Tipo de saída: Informe o código do tipo de saída. Exemplo: Caso o tipo de saída seja retorno com SADT, marque a opção Retorno SADT. o Campo 51 Data. Informe a data de realização do procedimento no formato dd/mm/aa. Exemplo: 21/12/09. o Campo 54 -Código da tabela. Escolha na lista a tabela utilizada. o Campo 55 Código do procedimento: Informe o código do procedimento. Exemplo: caso você use a tabela CBHPM e o exame realizado for eletrocardiograma, informe o código NNNNNNNN. o Campo 57 Quantidade realizada. Informe a quantidade do serviço/procedimento realizado e que será cobrado. 12

13 Para os tratamentos seriados, na Guia de SP/SADT há possibilidade de serem digitados mais de 5 itens em uma mesma Guia. Para isto, basta clicar no botão Adicionar Linha, que adicionará uma nova linha em branco na Guia, como se pode ver na imagem abaixo: Clicando no botão Repetir Dados da Última Linha, criará uma nova linha de itens na Guia SP/SADT, repetindo os dados digitados na última linha, com exceção da Data de Realização, como mostra a imagem abaixo: O sistema permitirá a inclusão de mais itens na guia, mas ao imprimi-la a impressão será realizada conforme o padrão TISS, ou seja, excedendo o número de itens permitido na guia em papel será impresso mais de uma guia com o mesmo número da guia contendo o restante dos itens. Após preenchimento da guia, para efetivar a digitação clique no ícone. Caso deseje imprimir a guia, utilize a opção Para digitar uma nova guia do mesmo tipo escolhido anteriormente, clique Para eliminar uma guia, utilize a opção. 13

14 C. Para digitar uma guia de Outras Despesas associada a guia de SP/SADT, clique no ícone A tela abaixo será exibida: Digite os campos da guia, de acordo com o padrão TISS. Os seguintes campos são obrigatórios: o Campo 6 CD Informe o código das despesas realizadas. o Campo 7 Data -Informe a data de realização do procedimento no formato dd/mm/aa. Exemplo: 21/12/09. o Campo 10 Código da tabela. Escolha na lista a tabela utilizada. o Campo 11 Código do item. o Campo 12 Qtde. Informe a quantidade. Na tela de digitação de guia de Outras Despesas é possível navegar entre as guias atraves das teclas de navegação, visualizar uma guia especifica informando o número da guia e clicando na seta, e criar um novo conjunto de despesas associadas à guia principal, utilizando o botão o botão Novas Despesas, 14

15 D. Caso você opte pela guia de Honorário individual, a tela abaixo será exibida para que você digite a guia: Digite os campos da guia de acordo com o padrão TISS. Os seguintes campos são obrigatórios: o Campo 2: Nº. da Guia. o Campo 3: Numero da Guia de Solicitação ou Senha. o Campo 4: Data da emissão da guia. Observe que este campo já vem preenchido com a data atual. Altere a data caso você esteja digitando guias de dias anteriores. o Campo 5: Número da carteira. Informe o número da carteira do beneficiário. o Campo 6: Plano. Informando no campo 5 um número de carteira válido esse campo é preenchido automaticamente. o Campo 8: Nome. Informando no campo 5 um número de carteira válido esse campo é preenchido automaticamente. o Campo 10: Código na Operadora CNPJ/CPF. Informe o código na operadora ou CNPJ ou CPF do contratado. o Campo 11: Nome do Contratado. Informe o nome do contratado. Caso o número informado no campo 10 exista na base de dados da Operadora esse campo já vem preenchido. o Campo 17: Grau Part. Informe o Grau de Participação do profissional na equipe médica executante do serviço conforme tabela de domínio. Ex: se o profissional for um anestesista selecione a opção Anestesista. o Campo 19: Conselho Profissional. Informe a Sigla do Conselho profissional do executante conforme tabela de domínio. Ex: CRF, Conselho Regional de Farmácia. o Campo 20: Número no Conselho. Informe o número no conselho do profissional executante. o Campo 21: UF Conselho. Informe a Sigla da Unidade Federativa do Conselho Profissional do executante. 15

16 o Campo 23: Data. Informe a data de realização do procedimento. o Campo 26: Tabela. Escolha na lista a tabela utilizada. o Campo 27: Código do Procedimento. Informe o código do procedimento. Exemplo: caso você use a tabela CBHPM e haja visita hospitalar / procedimento cirúrgico, informe o código NNNNNNNN. o Campo 29: Qtde. Informe a quantidade. Após preenchimento da guia, para efetivar a digitação clique no ícone. Caso deseje imprimir a guia, utilize a opção Para digitar uma nova guia, mas de tipo diferente da anteriormente escolhida, clique na opção Desta forma, a tela retornará para opção Digitar Guia e os tipos de guias serão novamente exibidos. Para digitar uma nova guia do mesmo tipo escolhido anteriormente, clique no ícone. Para eliminar uma guia, utilize a opção 5.4. Sobre a formação do lote de guia Observe que no momento da digitação das guias, o Saúde Connect agrupa as guias em um lote, para posterior envio deste lote de guias à FioSaúde. No caso de laboratórios credenciados, em relação àqueles que possuem um grande volume de atendimento a usuários, a Caixa de Assistência FioSaúde orienta que cada lote deverá conter no mínimo 30 guias e no máximo 100 guias. O Saúde Connect identifica o número do lote que está em aberto e incorpora a guia digitada a este lote. Caso não haja lote em aberto, na primeira guia digitada, o sistema vai gerar um novo lote de digitação. Ao término da digitação de todas as guias desejadas, utilize a opção Fechar ou Consultar Lote de Guias para enviar as guias para a Caixa FioSaúde. Esta opção está descrita no item 5.5 deste manual. 16

17 5.5. Consultar ou alterar Guias Para consultar ou alterar uma guia anteriormente digitada, utilize a opção Consultar ou Alterar, conforme tela abaixo: Ao escolher esta opção, será exibida a tela abaixo para que você selecione a guia a ser consultada ou alterada: A relação das guias é exibida no quadro na metade inferior da tela, em ordem decrescente de data de emissão. Utilize as setas para navegar entre as páginas. Para se deslocar diretamente para uma determinada página, deve utilizar a opção informando o número da página e em seguida clicando na seta verde. 17

18 Para pesquisar diretamente uma guia ou um conjunto de guias, informe um ou mais critérios de pesquisa e clique no botão Pesquisar, localizado ao lado do campo Carteira do Usuário. Os critérios de pesquisa são: numero do lote, número da guia, tipo da guia (consulta ou sp/sadt), data inicial e final de emissão da guia, situação da guia e carteira do usuário. A situação da guia define qual é o status da guia no lote em que foi inserida. As situações são: Descrição Em Digitação Recebido Em análise Liberado para pagamento Encerrado sem pagamento Analisado e aguardando liberação para o pagamento Pagamento efetuado Cancelado Definição Guia ou lotes de guias ainda sendo digitada pelo prestador Lote recebido pela operadora (Após fechar o lote) A operadora está analisando o lote recebido (Após exportar o lote) A operadora analisou e liberou o lote para pagamento A operadora analisou e não liberou o lote para pagamento A operadora analisou o lote e está aguardando a liberação do pagamento A operadora analisou o lote, liberou e já realizou o pagamento Guia ou lotes de guias que foram canceladas Para selecionar uma guia para consulta ou alteração, clique duas vezes na linha do quadro ou clique uma única vez na linha e em seguida no botão Enviar. A guia então será exibida na tela para consulta ou alteração. Para alterar a guia, preencha o campo desejado e clique no botão Fechar ou Consultar Lote de Guias Utilize a opção Fechar ou Consultar Lote de Guias, caso tenha digitado as guias no Saúde Connect e queira encaminhar a cobrança do lote de guias para a Caixa FioSaúde. Ao escolher a opção Fechar ou Consultar Lote de Guias, a tela a seguir será exibida: Observe que o campo para marcar o lote de guias que se deseja fechar está habilitado apenas para os lotes na situação Em digitação. Verifique se o número de guias do lote, exibido no campo Qtd Guias, confere com a quantidade de guias em papel. 18

19 Após conferência das guias, marque o campo Fechar e clique na opção Salvar. Você receberá uma mensagem com o número do protocolo referente ao lote fechado: A partir deste momento, o lote já está disponível para a Caixa FioSaúde e a situação do lote de guias mudará para Recebido. Enquanto o lote de guias estiver nessa situação de Recebido e a Caixa FioSaúde não tiver importado as guias será possível marcar a opção Reabrir para reabrir o lote de guias. Caso o lote de guias seja reaberto, a situação do mesmo volta para a situação Em Digitação, e o Sistema limpará o número do protocolo: Após fechamento do lote de guias você deve então encaminhar as guias em papel para a Caixa FioSaúde, que fará a auditoria do lote assim que receber as guias em papel. É importante ressaltar que a Caixa FioSaúde irá registrar o recebimento do lote de guias em papel e só então irá proceder com a auditoria do lote. Uma vez que tenha sido registrado o recebimento do lote físico das guias, não será possível mais a reabertura do lote para alteração. Esta opção Fechar ou Consultar Lote de Guias, também pode ser utilizada para consultar a situação de lotes de guias já encaminhados para a Caixa FioSaúde. Você deve escolher a situação desejada e clicar no botão Enviar. A tela abaixo exemplifica o caso de uma consulta de lotes de guias que estão em processo de análise pela Caixa FioSaúde: 19

20 5.7. Enviar ou consultar arquivo XML TISS Para enviar à FioSaúde um arquivo de lote de guias, você deve selecionar o arquivo a ser enviado através da opção Procurar e em seguida clicar na opção Enviar, de acordo com tela abaixo: Caso haja algum problema no envio do arquivo, a tela abaixo será exibida: Você deve clicar na opção Visualizar resposta : 20

21 Será exibido o arquivo abaixo. Veja que a mensagem indicativa do problema no arquivo XML está em destaque: Observe que também é possível pesquisar os arquivos enviados informando um intervalo de datas, e em seguida clicando no botão Pesquisar 5.8 Gerar demonstrativos Análise de contas médicas Para gerar o demonstrativo de análise de contas médicas, utilize a opção Demonstrativos e em seguida Análise Conta médica, conforme tela abaixo: 21

22 Informe o número do protocolo ou a data do envio do lote. Caso deseje ver somente os itens com glosas marque o Check, Apresentar Apenas Valores glosados. Após preencher uma das informações acima, clique no ícone Visualizar PDF ou Visualizar XML. Após clicar em uma das opções será gerado o arquivo conforme tela a seguir: Arquivo PDF: Arquivo XML: Clique na linha Demonstrativo de Análise Conta Médica. O demonstrativo será exibido conforme exemplo abaixo: Demonstrativo em PDF: 22

23 Demonstrativo em XML: Pagamento Para gerar o demonstrativo de pagamento, você deve utilizar a opção Demonstrativos e em seguida Pagamento, será exibida a tela abaixo para que você informe a data de pagamento: 23

24 Após preencher a informação acima, você deverá clicar no ícone Visualizar PDF ou Visualizar XML. Após clicar em uma das opções será gerado o arquivo conforme a tela a seguir: Demonstrativo em XML: Demonstrativo em PDF: 24