PLANEJAMENTO, GESTÃO E OPERAÇÃO DE COMPRAS

Objetivo Construir e implantar um programa de métricas para gestão da área de compras.

Estratégia Clientes Missão Visão Mapa Estratégico Estrutura Arquitetura Organizacional - Organograma Indicadores BSC Dashboard Plano de Ação Projetos Waterfall ou Ágil Planejamento - Execução Processos Fluxo de Valor e Priorização Pessoas Liderança Capital Humano

Indicadores de Desempenho - Definição KPI s - Key Performance Indicators (Indicadores Chave de Performance) São dados ou informações, preferencialmente numéricos, que representam um determinado fenômeno e são utilizados para medir o negócio da organização, um processo ou o trabalho.

Indicadores de Desempenho - Definição Os indicadores servem para comparar a métrica com um valor base definido previamente (baseline) ou com um resultado esperado. Por isso, são instrumentos de gestão essenciais nas atividades de monitoramento e avaliação das organizações, pois permitem acompanhar o alcance das metas, identificar avanços, melhorias de qualidade, correção de problemas, necessidades de mudança etc. Exemplo OTIF (On Time in Full): Percentual de pedidos entregues dentro do prazo e com as quantidades e especificações acordadas atendidas com o cliente.

Ficha Básida de um Indicador INDICADOR Nome do indicador DESCRIÇÃO O que o indicador mede e qual é a sua finalidade FÓRMULA Como o indicador é calculado e se é um número, %, valor etc.

Ficha Básida de um Indicador - Exemplo INDICADOR On time DESCRIÇÃO Calcula a taxa de entregas realizadas dentro do prazo negociado com o fornecedor FÓRMULA Número de entregas realizadas dentro do prazo / Número de entregas totais (%)

Funções Básicas dos Indicadores Os indicadores possuem, basicamente, as seguintes funções: 1. Mensurar os resultados e gerir o desempenho; 2. Embasar a análise crítica dos resultados obtidos e do processo de tomada decisão; 3. Contribuir para a melhoria contínua dos processos organizacionais; 4. Facilitar o planejamento e o controle do desempenho; 5. Viabilizar a análise comparativa do desempenho da organização.

Se você não mede algo, você não pode entender o processo. Se você não entende o processo, não pode aperfeiçoá-lo Peter Drucker Escritor, professor e consultor administrativo de origem austríaca, considerado como o pai da administração moderna.

Indicadores de Desempenho - Exemplo Que indicadores um professor utiliza para avaliar o desempenho do aluno? Notas (provas, trabalhos) Frequência Participação

Indicadores de Desempenho - Exemplo Que indicadores um país utiliza para avaliar a qualidade de vida da população? Expectativa de vida Taxa de mortalidade Taxa de mortalidade infantil Taxa de analfabetismo Renda Nacional Bruta (RNB) per capita Alimentação (ingestão calórica diária per capita). Condições médico-sanitárias (acesso a esgoto, água tratada, pavimentação etc.) Acesso ao consumo (número de carros, de computadores, televisores, celulares, acesso à internet entre outros)

Indicadores de Desempenho - Exemplo Que indicadores as organizações internacionais utilizam para avaliar o desenvolvimento dos países? IDH - Índice de Desenvolvimento Humano

E na área de compras, quais são os indicadores que avaliam o desempenho? Economia? Contratos? Acuracidade do inventário? Gasto com transporte? Planos de melhoria?

Atividade FOCO Discutir e analisar indicadores utilizados na área de Compras. INSTRUÇÕES 1. Organizem-se em grupos. 2. Usando o template entregue, listem os indicadores que vocês utilizam em suas áreas de Compras atualmente. 3. Atribuam a fórmula do indicador e a unidade de medida. 4. Preparem-se para apresentar o resultado desta atividade. 5. Participem da discussão plenária.

Atividade - Template (Ficha do Indicador) Indicador Fórmula Tipo de Métrica Nº % Valor Outra

Gestão Estratégica por Meio de Indicadores - Modelo Definição de objetivos estratégicos Seleção de indicadores Definição de diretrizes Apuração Reporte Acompanhamento e gestão

Planejamento Estratégico Missão Quem somos e por que existimos Visão O que queremos ser Valores O que é importante para nós Estratégia Nosso plano de jogo ou plano de voo Mapa estratégico Traduz a estratégia Balanced Scorecard Mensuração e foco

Planejamento Estratégico

Aprendizado e Crescimento PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO Resgatem o Mapa Estratégico da Área de Compras Processos Cliente Financeira Melhorar eficiência de Compras Reduzir custo total da cadeia de suprimento Melhorar satisfação do cliente com a área de Compras Redimensionar área de Compras Aumentar prazo de pagamento Aumentar percepção de valor agregado Melhorar participação de Compras na empresa Automatizar processamento de pedidos Reduzir rotatividade Melhorar maturidade dos compradores Melhorar qualificação dos profissionais

Medidas e Constructos Álcool no sangue Nível de Embriaguez Copos de vinho Latas de cerveja Doses de vodka Doses de whisky Teste de bafômetro Teste para tempo de reação física Tempo para término de teste de memória Variáveis observadas e não necessariamente correlacionadas. Variáveis observadas e correlacionadas.

Medidas e Constructos em Compras - Exemplo Qualidade da área de Cómpras Satisfação do cliente Atendimento do prazo de entrega Custo Atendimento da especificação de qualidade NPS Quantidade de reclamações Pesquisa de satisfação

Atividade FOCO Exercitar medidas e constructos dos indicadores de Compras. INSTRUÇÕES 1. Organizem-se em grupos. 2. Com base no exemplo anterior, analisem as medidas e constructos do indicador OTIF - On Time In Full. 3. Preparem-se para apresentar os resultados. 4. Participem da discussão plenária.

Baixa Confiabilidade Alta PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO Confiabilidade X Validade Confiabilidade: Grau ao qual as mensurações são isentas de erros aleatórios e, portanto, fornecem dados consistentes. Alta Validade Baixa Uma escala de mensuração que fornece resultados consistentes no decorrer do tempo é confiável. Validade: Verifica se uma tentativa de mensuração foi bem-sucedida (isento de erros).

Indicadores Indicadores de Mercado Indicadores Próprios

Principais Indicadores Utilizados Pela Área de Compras Saving; Cost Avoidance; Volume de compras; Prazo médio de pagamento; Lead Time; Erro nas requisições; Requisições eletônicas; Requisições devolvidas; Evolução de preço; Itens sob contrato; Custos de Suprimentos; Coverage; Eficiência de cotação; Solicitações atendidas; Solicitações atendidas no prazo; Solicitações urgentes; Satisfação do cliente; Percepção de valor; Entregas sem erro; Devoluções; Atendimento do pedido (Fill Rate); Tempo de entrega dos produtos; OTIF On Time In Full ROI Nível de compliance dos fornecedores Gastos de compras non-compliant Turnover Capacitação técnica da equipe de compras Nível de maturidade do comprador

Saving INDICADOR DESCRIÇÃO FÓRMULA Saving Ganhos obtidos com relação a um baseline. Ex.1: preços no sistema do dia 31/Dez. Ex.2: budget base Nov.2012 Ex.3: negociação anterior (compra contínua, compra spot, projeto). a)diferença entre o que se pagava e o que se passou a pagar; b)diferença entre o valor fechado e o valor da menor proposta recebida; c)diferença entre o orçamento e o valor fechado

Cost Avoidance INDICADOR Cost Avoidance DESCRIÇÃO É a economia obtida por se evitar um gasto que já estava planejado FÓRMULA Valor orçado menos valor efetivamente gasto

Atividade O contrato de manutenção do fornecedor Manute s teve um gasto anual em 2012 de R$ 74.400,00. A cláusula de reajuste está baseada no IGPM, que neste ano foi de 5,60%. No período de 2013, através de uma análise de TCO (Total Cost Ownership), tivemos uma melhoria de processo que acabou resultando numa redução de custos na ordem de 8%. Ao final da negociação, conseguimos fechar com o fornecedor um pagamento mensal de R$ 5.900,00. Esta diferença entre o valor anterior e o da nova negociação é um Saving ou um Cost Avoidance? De que valor? Resposta: Saving de R$ 3.600,00/ano ou 4,8%

Atividade Para o contrato de fornecimento de refeições, o reajuste é calculado através de uma cesta de indicadores composta por IGPM, reajuste negociado pelo sindicato e outro corretor específico do mercado em questão. Em 2013, esta composição formou um índice de 9,72% de reajuste. Esta conta tem um impacto significativo em nossa formação de custos, representando 35% do spend e um valor anual de R$ 325 mil. Do ponto de vista comercial, nossa empresa já tem um posicionamento de preço de mercado, de modo a ficar sempre 10% abaixo dos preços praticados pela concorrência. Assim sendo, temos uma forte pressão de custos e não podemos repassar todos os aumentos para nosso preço final, pois isto causaria um forte impacto em nossa margem. Depois de uma longa negociação, conseguimos, junto com o fornecedor, obter alguns ganhos de produtividade que podem representar cerca de R$ 30 mil/ano e fechamos a negociação concedendo um reajuste de 6,17%. Neste negociação, nossa equipe conseguiu obter um Saving ou um Cost Avoidance? De que valor? Resposta: Cost Avoidance de R$ 11.537,50 ou 3,55%

Volume de Compras INDICADOR Volume de compras DESCRIÇÃO Afere a precisão do planejamento do volume de compras mensal da empresa ao contrapor o volume de compras efetivado versus o volume planejado, mês a mês, com base na projeção de faturamento do plano orçamenário (budget). FÓRMULA (Valor das compras efetivadas / valor previsto para compras) X 100 (%)

Prazo Médio de Pagamento INDICADOR Prazo médio de pagamento DESCRIÇÃO Avalia a contribuição de suprimentos no que se refere à negociação de prazos de pagamento. FÓRMULA Soma dos prazos de pagamentos negociados / Número de pedidos negociados (dias)

Lead Time INDICADOR Lead Time DESCRIÇÃO Mede a eficiência operacional do processo de compras apontando o tempo gasto no atendimento das demandas de aquisição. FÓRMULA Total de tempo decorrido entre a requisição e a entrega do pedido / Total de requisições no período (dias)

Erro nas Requisições INDICADOR DESCRIÇÃO Erro nas requisições Mede a capacidade técnica dos solicitantes em fazer as requisições de compras, segundo dados e parâmetros definidos pelos procedimentos da empresa. Este indicador está diretamente ligado à aprendizagem empresarial. FÓRMULA (Requisições com erros / Total de requisições) X 100 (%)

Requisições Devolvidas INDICADOR Requisições devolvidas DESCRIÇÃO Este indicador, junto do indicador de % de erro das requisições, mede a qualidade técnica e conhecimento dos requisitantes. FÓRMULA (Requisições devolvidas / Total de requisições) X 100 (%)

Requisições Eletrônicas INDICADOR Requisições eletrônicas DESCRIÇÃO Mede o % de requisições feitas por meio eletrônico à área de Compras FÓRMULA (Requisições eletrônicas / Total de requisições) X 100 (%)

Evolução de Preço INDICADOR Evolução de preço DESCRIÇÃO Análise comparativa da evolução do preço dos produtos/serviços adquiridos FÓRMULA a)preço X Orçamento b)preço X Mercado c)preço X Preço anterior

Itens Sob Contrato INDICADOR Itens sob contrato DESCRIÇÃO Mede % de itens comprados sob contrato FÓRMULA Itens comprados sob contrato / Total de itens comprados

Custos de Suprimentos INDICADOR Custos de suprimentos DESCRIÇÃO FÓRMULA Revela a participação dos custos de suprimentos nas vendas de uma empresa a)custo de Suprimentos / Venda total b)custo de Suprimentos / Valor total comprado c)volume de compras / Venda total d)custo de Suprimentos / Valor do produto final

Coverage INDICADOR Coverage DESCRIÇÃO Mostra quanto do total em valor que está sendo comprado por toda a empresa está passando por compras FÓRMULA Total comprado por compras / Total comprado pela empresa

Eficiência de Cotação INDICADOR Eficiência de cotação DESCRIÇÃO Mede a % de cotações que se transformam efetivamente em pedidos pela área de Compras FÓRMULA (Item aprovado como pedido / Quantidade de item cotado) X 100 (%)

Solicitações Atendidas INDICADOR Solicitações atendidas DESCRIÇÃO Mede o volume de solicitações atendidas pela área de Compras FÓRMULA Nº total de requisições

Solicitações Atendidas no Prazo INDICADOR Solicitações atendidas no prazo DESCRIÇÃO Mede a capacidade da área de Compras de atender as requisições dentro do prazo estipulado FÓRMULA (Requisições atendidas no prazo / Total de requisições) X 100

Solicitações Urgentes INDICADOR Solicitações urgentes DESCRIÇÃO Mede a porcentagem de requisições feitas com caráter de urgência à equipe de compras. FÓRMULA (Requisições urgentes / Total de requisições) X 100

Satisfação do Cliente INDICADOR Satisfação do Cliente DESCRIÇÃO FÓRMULA Mede a satisfação dos clientes (internos, externos e stake holders) em relação às atividades de Compras Média das avaliações de satisfação de cada área-cliente, obtidas por meio de pesquisa pontual (ex. atendimento de requisições) ou periódica (por tipo de serviço)

Percepção de Valor INDICADOR Percepção de valor DESCRIÇÃO FÓRMULA Mede a percepção de valor dos clientes (internos, externos e stake holders) em relação às atividades de Compras Média das avaliações de percepção de valor de cada áreacliente, obtidas por meio de pesquisa pontual (ex. tempo de entrega de pedido) ou periódica (por tipo de serviço)

Devoluções INDICADOR Devoluções DESCRIÇÃO Analisa a quantidade de devoluções ao fornecedor FÓRMULA (Quantidade de pedidos devolvidos / Total de pedidos) X 100

Atendimento do Pedido (Fill Rate) INDICADOR Atendimento do pedido (Fill Rate) DESCRIÇÃO Reflete se o fornecedor está entregando a quantidade de produtos solicitada FÓRMULA Quantidade de produtos entregues / Quantidade de produtos pedidos

Tempo de Entrega dos Produtos INDICADOR Tempo de entrega dos produtos DESCRIÇÃO É o tempo que o fornecedor leva para entregar um pedido FÓRMULA Data e/ou hora da entrega do pedido menos data e/ou hora da realização do pedido

OTIF (On Time In Full) INDICADOR OTIF (On Time In Full) DESCRIÇÃO Corresponde às entregas realizadas dentro do prazo e atendendo as quantidades e especificações do pedido FÓRMULA Entregas Perfeitas / Total de entregas realizadas

On Time INDICADOR On Time DESCRIÇÃO Mede % de entregas realizadas no prazo acordado com o Cliente FÓRMULA Entregas no prazo/total de entregas realizadas

In Full INDICADOR In Full (Taxa de preenchimento do pedido) DESCRIÇÃO Mede % de pedidos atendidos na quantidade e especificações solicitadas pelo cliente FÓRMULA Pedidos integralmente atendidos/total de Pedidos Expedidos

ROI (Return On Investment - Retorno Sobre Investimento) INDICADOR ROI DESCRIÇÃO FÓRMULA Mede a relação entre a quantidade de dinheiro ganha (ou perdida) como resultado dos gastos feitos pela área de compras. a) (Lucro do Investimento - Custo do Investimento) / Custo do Investimento b) Ganho obtido / Quantia gasta com o investimento x 100 (%)

Nível de Compliance dos Fornecedores INDICADOR Nível de compliance dos fornecedores DESCRIÇÃO Mede o nível de maturidade do relacionamento com os fornecedores, indicando o porcentual de fornecedores que atua de acordo com as políticas da empresa. FÓRMULA (Nº de fornecedores com atuação enquadrada na política da empresa / Nº total de fornecedores) X 100

Gastos de Compras Non-Compliant INDICADOR Gastos de compras non-compliant DESCRIÇÃO Mede a porcentagem de gastos efetuados com compras que não se enquadram na política da empresa. FÓRMULA (Gasto total com compras non-compliant / Gasto total de compras) X 100

Turnover INDICADOR Turnover DESCRIÇÃO Mete a rotatividade dos colaboradores da área de Compras. FÓRMULA (Número de colaboradores que saíram de Compras+ Número de colaboradores contratados por Compras) / Número total de colaboradores da área de Compras* 100, em um determinado período

Nível de Maturidade do Comprador INDICADOR Nível de maturidade do comprador DESCRIÇÃO Mede o domínio técnico dos compradores a partir do feedback dos requisitantes. FÓRMULA Média das avaliações de cada área-cliente, obtidas por meio de pesquisa pontual ou periódica.

Capacitação Técnica da Equipe de Compras INDICADOR Capacitação técnica da equipe de compras DESCRIÇÃO Porcentual de colaboradores capacitados para atuar com autonomia no processo de compras dos produtos/serviços adquiridos pela empresa. FÓRMULA (Número de colaboradores treinados/total de colaboradores) X 100

Indicadores Indicadores de Mercado Indicadores Próprios

Indicadores Próprios Se os indicadores habituais não atenderem aos objetivos da sua área, crie indicadores próprios.

Como Criar Indicadores - Passo a Passo 1- Defina o problema a ser enfrentado. Ex.: Ausência de gestão da memória administrativa. 2- Pergunte: qual o sinal concreto e objetivo de que este problema existe? Ex.: As informações e fatos gerados são registrados e arquivados no momento que ocorrem, mas não de forma estruturada e organizada. 3- Identifique e selecione as soluções a serem adotados, processos a serem realizados, objetivos a serem alcançados etc. Ex.:Implementar um modelo de gestão da memória administrativa.

Como Criar Indicadores - Passo a Passo 4- Faça a crítica dos enunciados, para que se tornem claros e autoexplicativos. 5- Expresse metas SEMPRE em termos de: quantidade, objeto e prazo. Ex.: 100% dos processos do modelo de gestão da memória administrativa implementados até dez/2015. 6- Diante de metas e objetivos, pergunte: Como posso saber se isto foi realizado? Como saber se isso ocorreu ou não? Ex.: Informações registradas e organizadas de acordo com o novo modelo.

Como Criar Indicadores - Passo a Passo 7- Identifique e isole a unidade mínima a ser definida como objeto: uma ação, um produto, um resultado. Ex.: Processos implementados 8- Averigue a possibilidade de estabelecer relações numéricas (proporção, razão, média, etc.). Ex.: Nº de processos implementados / Nº de processos previstos X 100

Como Criar Indicadores - Passo a Passo 9- Identifique onde (em que fontes) estarão os dados disponíveis para alimentar o indicador. Caso não existam, preveja como obtê-los. Ex.: Relatório de auditoria de cada processo implementado 10- Se não for possível quantificar os indicadores, verifique quais os sinais que melhor evidenciam o fato ou objeto focalizado: documentos, relatos, observações.

Escolha de Indicadores Os indicadores devem contribuir de forma explícita para o cumprimento dos objetivos estratégicos da empresa; Devem estar intimamente relacionados às principais conclusões do processo de elaboração do planejamento; Devem medir performance e não atividade; Devem ser analisados em conjunto e nunca isoladamente; Devem custar o mínimo possível e ter o máximo de justificativa possível; Devem ser simples e de preferência exigir pouca ou nenhuma explicação; Devem permitir fixação de metas e autonomia na obtenção das mesmas; A interpretação dos dados deve subsidiar o processo decisório.

Vamos criar um indicador para a área de Compras? Que problema iremos atacar? Que objetivo queremos alcançar? Qual é a nossa meta? Como podemos saber que o objetivo e a meta estão sendo alcançados? Qual será nossa unidade de referência? Que relações numéricas podemos estabelecer? Que fonte de dados usaremos para obter as informações necessárias?

Erros Frequentes na Escolha de Indicadores Problemas na definição Estabelecimento de objetivos não realistas Indicador fora do contexto Indicador não aceito por algum dos envolvidos Quantidade indevida de indicadores (excesso ou falta) Indicadores muito complexos Problemas na medição O indicador é medido incorretamente 72

Atividade FOCO Refletir sobre os aspectos críticos da escolha de indicadores para a área de Compras. INSTRUÇÕES 1. Organizem-se em grupos. 2. Leiam o artigo O que um crime ensina sobre indicadores corporativos 3. Com base no texto, reflitam: Quais são os principais problemas ao escolher indicadores para a área de Compras? O que é possível fazer para preveni-los e/ou resolvê-los? 4. Preparem-se para apresentar os resultados 5. Participem da discussão plenária.

Por que não podemos olhar para os indicadores isoladamente?

Observem os Sintomas (Indicadores) Desse Paciente: febre tosse dor nas costas É VIROSE!! dizem todos... dor nos membros calafrios

Ao Tratar os Sintomas Isoladamente febre tosse antitérmico xarope dor nas costas anti-inflamatório dor nos membros analgésico calafrios agasalho

Os Sintomas Persistem! Hora de buscar um diagnóstico preciso Recorrer a um especialista.

É pneumonia!! dor nas costas dor nos membros tosse Debilidade muscular calafrios febre Pulmões comprometidos Mecanismo de defesa acionado? Pneumococo na Pneumococo na corrente sanguínea corrente (PNEUMONIA) sanguínea (PNEUMONIA) Exame de sangue

O Paciente Passa a Combater os Sintomas Conjuntamente dor nas costas dor nos membros antibiótico tosse calafrios Debilidade muscular febre Pulmões comprometidos Mecanismo de defesa acionado Pneumococo na corrente sanguínea (PNEUMONIA)

Nosso Mapa Estratégico da Área de Compras

Aprendizado e Crescimento PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E GESTÃO Mapa Estratégico - Exemplo Processos Cliente Financeira Melhorar eficiência de Compras Reduzir custo total da cadeia de suprimento Melhorar satisfação do cliente com a área de Compras Redimensionar área de Compras Aumentar prazo de pagamento Aumentar percepção de valor agregado Melhorar participação de Compras na empresa Automatizar processamento de pedidos Reduzir rotatividade Melhorar maturidade dos compradores Melhorar qualificação dos profissionais

Escolha de Indicadores Associados ao Mapa Estratégico Perspectivas Objetivos Indicador Reduzir custo total da cadeia de Financeira suprimento Saving Aumentar prazo de pagamento Prazo médio de pagamento Clientes Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente Aumentar percepção de valor agregado Percepção de valor Melhorar eficiência de compras Lead Time Redimensionar área de compras Solicitações atendidas Processos Melhorar participação de compras na empresa Coverage Automatizar processamento de pedidos Requisições eletrônicas Reduzir rotatividade Turnover Aprendizado e Melhorar maturidade dos compradores Nível de maturidade Crescimento Capacitação técnica da Melhorar qualificação dos profissionais equipe

Atividade FOCO Relacionar indicadores aos objetivos estratégicos estabelecidos para a área de Compras. INSTRUÇÕES 1. Organizem-se em grupos. 2. Resgatem o Mapa Estratégico estabelecido pelo grupo. 3. Escolham os indicadores necessários para avaliar cada um dos objetivos estabelecidos. 4. Preparem-se para apresentar os resultados 5. Participem da discussão plenária.

Atividade - Template (Indicadores e Objetivos) Perspectivas Objetivos Indicador Financeira Clientes Processos Aprendizado e Crescimento

Controle de Indicadores Para um controle eficiente de indicadores, é necessário formalizar uma planilha com as diretrizes.

Itens Necessários Para Controle de Indicadores FICHA TÉCNICA Nome, descrição e fórmula do indicador GRUPO DATA E PERIODICIDADE DE APURAÇÂO RESPONSÁVEL OBJETIVO TIPO DE MÉTRICA FONTE DE DADOS META Financeiro, Processos, Cliente, Aprendizado&Crescimento Diário, semanal, quinzenal, mensal etc. Nome da pessoa responsável pela apuração e reporte do indicador Objetivo estratégico ao qual o indicador está associado %, número, dias, moeda etc. Onde estão as informações necessárias para cálculo do indicador (ERP, CRM, planilhas de controle etc.) Resultado esperado para o indicador em determinado período

Itens Necessários Para Controle de Indicadores FICHA TÉCNICA Nome, descrição e fórmula do indicador GRUPO DATA E PERIODICIDADE DE APURAÇÂO RESPONSÁVEL OBJETIVO TIPO DE MÉTRICA FONTE DE DADOS META Financeiro, Processos, Cliente, Aprendizado&Crescimento Diário, semanal, quinzenal, mensal etc. Nome da pessoa responsável pela apuração e reporte do indicador Objetivo estratégico ao qual o indicador está associado %, número, dias, moeda etc. Onde estão as informações necessárias para cálculo do indicador Resultado esperado para o indicador em determinado período

Meta - Definição Meta é a expressão quantitativa e mensurável de um objetivo e normalmente representa um fim específico mais próximo. Uma meta é constituída por três componentes: objetivo, valor e prazo.

Objetivos Estratégicos e Metas

Como as Metas Ajudam a Melhorar o Desempenho Ajudam a focalizar o uso do tempo e dos recursos; Definem prioridades no cotidiano, evitando o desperdício de energia com atividade de menor importância; Estabelecem um mapa do caminho a ser percorrido até o resultado desejado.

Meta SMART S M A R T Específico (specific) Atributo Mensurável (mensurable) Atingível (attainable) Relevante (relevant) Temporal (time-based) Finalidade A meta deve medir um objetivo específico A meta deve ser mensurável A meta deve refletir uma situação possível A meta deve fazer sentido para o objetivo A meta deve ter um prazo para ser cumprida

Meta de Compras - Exemplo Objetivo: Melhorar a eficiência operacional da área de compras. Meta: reduzir o tempo decorrido entre a realização do pedido e a entrega de 30 para 10 dias até dezembro de 2014. Indicador: Lead Time. Valor: de 30 para 10 dias. Prazo: até dezembro de 2014.

SLA - Conceito (Service Level Agreement - Acordo de Nível de Serviço) SLA é um acordo firmado entre a área e seu cliente, que descreve o serviço, suas metas de nível de serviço, além dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas no acordo. A área de Compras pode criar, por exemplo, um SLA de 10 dias para atendimento de requisição entregue dentro das especificações estabelecidas. Benefícios do SLA: Maior confiabilidade no processo de compras; Melhor entendimento entre o usuário e a área de compras; Maior confiabilidade para o fornecedor dos serviços; Economias no processo como um todo.

Ficha Técnica de Controle de Indicadores - Exemplo Ficha Técnica de Controle de Indicadores CARACTERÍSTICAS GERAIS Indicador Lead Time Grupo Operacional Data e periodicidade Dia 1º e 15º de cada de apuração mês - quinzenal Responsável Fabrício Descrição Objetivo Fórmula Tempo decorrido entre a realização do pedido por um cliente e a data de entrega Melhorar a eficiência operacional da área de compras Total de tempo decorrido entre a requisição e o fechamento do pedido Tipo de métrica / Total de requisições no período (dias) Dias Meta 10 dias (até dez/2014) Fonte de dados SAP

Vamos estabelecer as diretrizes de controle para um dos indicadores aprendidos. Ficha Técnica de Controle de Indicadores CARACTERÍSTICAS GERAIS Indicador Grupo Data e periodicidade de apuração Responsável Descrição Objetivo Fórmula Tipo de métrica Meta Fonte de dados

Atividade FOCO Estabelecer as diretrizes de controle dos indicadores da área de Compras INSTRUÇÕES 1. Organizem-se em grupos. 2. Resgatem o Mapa Estratégico e indicadores relacionados. 3. Utilizando o template entregue, preencham a ficha de controle para cada indicador. 4. Preparem-se para apresentar os resultados. 5. Participem da discussão plenária.

Atividade - Template (Ficha Técnica de Controle de Indicadores)

Apuração de Indicadores Seguindo as diretrizes estabelecidas, cada indicador deve ser medido regularmente. As apurações devem ser registradas formalmente em excel ou outra ferramenta de controle.

O que não é medido não é gerenciado Robert Kaplan Co-idealizador, junto com David Norton, do método de gestão Balanced Scorecard (BSC) e doutor em Administração de Empresas pela Universidade de Harvard.

Controle de Diabetes

Brainstorming Quais indicadores são utilizados para o controle de diabetes? Qual foi a meta alcançada? O que contribuiu para o alcance da meta?

Apuração de Indicadores Palavra-chave do processo:

Ficha Técnica de Apuração de Indicadores - Exemplo Ficha Técnica de Apuração de Indicadores Meta Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Média* Volume de compras (%) 110,6 110,5 111,2 111,6 111,4 111,5 109,2 Economia nas compras (%) 7,0 6,0 5,0 6,0 7,0 5,0 1,0 7,5 Prazo médio de pagamento (dias) 30 19 23 27 29 30 28 24,6 Pontualidade no atendimento da requisição (%) 55 52,0 52,0 52,0 54,0 52,0 53,0 54,0 Lead Time (dias) 5 6 6 5 5 6 5 5 Prazo solicitado (%) 40 21 21 22 25 26 24 23 *Valores referentes ao período de janeiro a dezembro APURAÇÃO

Reporte de Indicadores - Dashboard

Dashboard - O Que É Dashboard ou Painel de Controle é um conjunto de gráficos de indicadores que permite, em uma única tela, a visualização rápida de aspectos-chave de um negócio. Através do dashboad, é possível: Visualizar o desempenho da área; Identificar desvios e tendências; Tomar decisões.

Dashboard - Exemplo DASHBOARD MENSAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO GASTOS (s/ depreciação) - R$ MM (PO 2012) Acumulado Radar INVESTIMENTO - PI ECONÔMICO R$ MM Racionalização - Conta Corrente Sistemas Total Sistemas A vos 140,00 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 22,00 23,4 108,70 106,00 23,34 13,34 36,69 200 195 190 185 180 196 198 199 197 196 193 195 190 188 187 jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 20,00 - PO 12 Real. Real. Tendência PI 2012 Previsão de encerramento projetos em andamento - 2012/2013 Variação do Custo - PRJs em Andamento Nov 2012 Disponibilidade da Infraestrutura - Sistemas (Evolução 2012) Total Indisponibilidades % Acordado (media) % Real. abr/13 mar/13 fev/13 jan/13 dez/12 2 3 9 1 13 15 4 3 2 3 2 4 0 9 1 10 1 0 16 1 Desenv. Sistemas - Assinaturas Desenv. Sistemas Infraestrutura e Telecom Governança e Arquitetura 1 1 dentro do custo previsto Até 10% acima do previsto Acima de 10% do previsto 15 Variação do Prazo - PRJs em Andamento Nov 2012 2 Data termino dentro do previsto 2 Até 10% acima do previsto 13 Acima de 10% do previsto 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 99,7% 99,9% 99,0% 98,5% 98,0% 98,0% 98,0% 98,0% 98,0% 97,0% 97,0% 10 30 24 12 8 15 23 28 32 38 27 jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 100,0% 95,0% 90,0% 20.000 15.000 10.000 5.000 0 Total projetos encerrados Acumulado 2012 Total projetos entregues Infraestrutura e Telecom Governança e Arquitetura Desenv. Sistemas Desenv. Sistemas - Assinaturas 3 17 12 99 67 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% Sa sfação do Usuário (Help desk) - Evolução 2012 Pesquisas Respondidas Pesquisas Não Respondidas % Bom e Ó mo (Escritório e Editorial) 89,63% 89,15% 90,79% 11.159 10.913 10.438 0% Projetos encerrados no Custo Acumulado 2012 97,68% 11.493 626 619 497 708 437 80% Dentro do custo previsto Até 10% acima do previsto Estes 20% representam R$ X.XX Mil 10% 10% Acima de 10% do previsto 9.132 84,52% mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Projetos encerrados no Prazo Acumulado 2012 80% Data termino dentro do previsto 578 100,00% 10.153 10% 10% Até 10% acima do previsto Acima de 10% do previsto 100,00% 95,00% 90,00% 85,00% 80,00% 75,00% 700 600 500 400 300 200 100 0 500 400 566 466 Incidentes - Evolução 2012 Total Incidentes Abertos Total Incidentes Fechados RCA fechadas 430 400 789 750 876 800 656 556 608 508 550 525 450 425 600 590 10 14 23 20 11 16 19 10 14 23 14 jan/12 fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 jan/12 fev/12 Incidentes de Segurança da Informação Informa onal Warning mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 set/12 out/12 nov/12 dez/12 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% jan/12 20% 11% 35% 80% 89% 65% fev/12 mar/12 abr/12 mai/12 jun/12 jul/12 ago/12 550 Promoções à Produção Programada Emergencial set/12 out/12 500 22% 21% 20% 17% 10% 21% 20% 21% 78% 79% 80% 83% 90% 79% 80% 79% nov/12 Relatório Mensal de Indicadores da DTI - REF. Novembro de 2012 - Atualizado em 10/12/12

Dashboard - Como Fazer Definir objetivo e público-alvo do dashboard Escolher os indicadores que irão compor o dashboard Definir o melhor tipo de gráfico para cada indicador Escolher a ferramenta necessária para criar o dashboard Consolidar as informações em uma única tela

Objetivo Especificar claramente qual é a história que se deseja contar em um dashboard é o primeiro passo. Quanto mais específico e conciso, melhor. Embora um dashboard seja generalista, seu conteúdo deve ser o mais específico possível é isso que o torna eficaz.

Público-alvo Público-alvo: É preciso ter claro quem terá contato com o dashboard: a própria equipe, os clientes internos, o CEO (mais preocupado com o lucro e o retorno obtido do que com o número de requisições e volume de trabalho, por exemplo). ESTRATÉGICO TÁTICO OPERACIONAL CEO e DIRETORIA GERÊNCIA E EQUIPE INTERNA EQUIPE INTERNA

Público-alvo O público-alvo faz toda a diferença na forma como a tal história será contada. Estratégico Tático Operacional

Dashboard - Escolha de Indicadores A função de um dashboard não é vasculhar os detalhes e nuances dos dados, mas reduzi-los ao mínimo necessário para a compreensão. Você dispõe de uma série de métricas que parecem fantásticas e fundamentais, mas em um dashboard você terá que cortar muitas delas. É um processo doloroso, mas necessário. Mantenha apenas as métricas elementares para a compreensão da informação (aquelas sem as quais nada fará sentido) e as que são facilmente compreensíveis, que dispensem explicações adicionais. Se você não conseguir chegar a um número razoável de métricas para trabalhar, considere que você deveria fazer um relatório (ou análise) mais completo.

Dashboard - Tipos de gráficos Gráfico é a expressão visual de dados ou valores numéricos, de modo a facilitar a compreensão dos mesmos. Você deve selecionar o tipo de gráfico mais eficiente para tornar seus dados mais claros, enfáticos e informativos. Tipos de gráficos: Linha Coluna Coluna Sobreposta Área Barra Barra Sobreposta Radar Bolha Rosca Pizza Scatter (Dispersão XY) Velocímetro

Qual Gráfico Usar? Um guia rápido para a difícil tarefa de escolher um gráfico. SCATTER BARRAS SOBREPOSTAS Sim Você quer comparar estas séries? Não Não INÍCIO Quantas séries de dados você tem? Seus dados são temporais (por dia, por mês)? Sim Você tem uma ou múltiplas categorias? Duas Várias Uma Não, só uma. Minhas séries formam um todo de 100%. 3 dimensões por série? Sim LINHA Uma Tendência Várias Quer comparar os pontos fortes e fracos? Sim Não Sinto muito... ROSCA BOLHAS RADAR BARRAS Sim Detalhado É importante ver o detalhe dos dados ou apenas a tendência? Estas categorias compõem um todo? Não, quero comparar LINHAS Sua série tem muitos pontos de dados? Sim, um todo LINHAS + COLUNAS ÁREA Não COLUNAS Não Este grupo totaliza 100%? Sim COLUNAS SOBREPOSTAS PIZZA VELOCÍMETRO Fonte: DP6

Escolha o Gráfico Certo

Dashboard - Ferramenta É possível elaborar um dashboard usando Excel ou outras ferramentas de inteligência de negócios específicas para design de dashboards, como: IBM Cognos Dynistics Tableau Jaspersoft idashboards Atom BI Seja qual for a ferramenta escolhida, tenha em mente que o processo de criação deve ser o mais otimizado e automatizado possível: um dashboard é entregue em intervalos relativamente curtos, geralmente há mais de uma versão ou mais de um dashboard e ele não elimina a necessidade de relatórios e análises. Por todos estes motivos, deve tomar o menor tempo possível.

Dashboard - Consolidação e Organização das Informações Um dashboard deve ser pensado e estruturado em torno de boas práticas de visualização de dados e voltada para a tomada de decisão. Organize os indicadores a partir de um critério de hierarquia, começando do mais importante. Não deixe espaço para dúvidas: gráficos devem ter legendas, nomes e unidades bem definidas e sem redundâncias ou inconsistências. Para cada métrica, ofereça o máximo de informação possível, antecipando as questões que podem ser criadas diante de cada número ( Qual a variação?, O que causou o aumento?, Qual era a meta? ).

Dashboard - Exemplo

Com o dashboard em mãos, é possível identificar claramente quais metas estão sendo cumpridas e quais precisam de atenção para garantir que a área de Compras continue a caminhar em direção a seus objetivos estratégicos.

Acompanhamento e Gestão - PDCA

PDCA - O Que É PDCA (Planejar-Fazer-Checar-Agir, do inglês Plan-Do-Check-Act) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. O PDCA foi criado na década de 30 por Walter A. Shewart. Contudo, esse método foi popularizado por William Edward Deming, que o tornou mundialmente reconhecido por aplicá-lo no Japão, por isso, a partir da década de 50, o ciclo PDCA passou a ser conhecido também como Ciclo Deming. Seu objetivo principal é tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos. Pode ser utilizado em qualquer tipo de empresa, como forma de alcançar um nível de gestão melhor a cada dia, atingindo ótimos resultados dentro do sistema de gestão do negócio.

PDCA - Como Fazer Ação corretiva no insucesso. Padronizar e treinar no sucesso. Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer Plano de Ação. Acompanhar indicadores. Verificar atingimento de metas. Executar o Plano de Ação.

1- Planejar Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer Plano de Ação.

Identificar Indicadores Que Não Atingiram a Meta Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status Financeira Clientes Processos Aprendizado e Crescimento Reduzir custo total da cadeia de suprimento Aumentar prazo de pagamento Saving Prazo médio de pagamento R$ 248 milhões R$ 250 milhões 18 dias 30 dias Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente 8 8 Aumentar percepção de valor agregado Percepção de valor 8,5 8 Melhorar eficiência de compras Lead time 45 dias 20 dias Redimensionar área de compras Melhorar participação de compras na empresa Solicitações atendidas 80/ comprador 60/ comprador Coverage 65% 75% Automatizar processo de pedidos Requisições eletrônicas 95% 100% Reduzir rotatividade Turnover 35% 20% Melhorar maturidade dos compradores Melhorar qualificação dos profissionais Nível de maturidade 7 8 Capacitação técnica da equipe 60% 75%

1- Planejar Identificar indicadores que não atingiram a meta. Estabelecer Plano de Ação.

Plano de Ação - Definição É o planejamento de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado. O Plano de Ação deve deixar claro tudo o que deverá ser feito para o cumprimento dos objetivos e metas. Quanto melhor o Plano de Ação, maior a garantia de atingir a meta.

Estabelecer Plano de Ação Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status Ações Financeira Clientes Processos Aprendizado e Crescimento Reduzir custo total da cadeia de suprimento Aumentar prazo de pagamento Melhorar satisfação do cliente Aumentar percepção de valor agregado Melhorar eficiência de compras Redimensionar área de compras Melhorar participação de compras na empresa Automatizar processo de pedidos Saving Prazo médio de pagamento R$ 248 milhões R$ 250 milhões 18 dias 30 dias Satisfação do cliente 8 8 Percepção de valor 8,5 8 Lead time 45 dias 20 dias Solicitações atendidas 80/ comprador 60/ comprador Coverage 65% 75% Requisições eletrônicas 95% 100% Reduzir rotatividade Turnover 35% 20% Melhorar maturidade dos compradores Melhorar qualificação dos profissionais Desenvolver fornecedores Negociar com fornecedores Entender necessidade dos clientes Entender necessidade dos clientes Contratar colaboradores e treinar equipe Contratar colaboradores Treinar clientes internos Treinar clientes internos Instaurar pesquisa de clima organizacional Nível de maturidade 7 8 Treinar equipe Capacitação técnica da equipe 60% 75% Contratar treinamentos incompany

2- Fazer Executar o Plano de Ação.

Executar o Plano de Ação - 5W2H

Plano de Ação 5W2H - Exemplo Reduzir o número de requisições erradas Treinar os clientes internos área a área Salas de treinamento Todo dia 15 de cada mês durante 6 meses Melhorar satisfação do cliente e eficiência de Compras Juliana e André R$ 500/treinamento

Vamos desenvolver o 5W2H para executar o plano de ação de melhoria do indicador Coverage.

3- Checar Acompanhar indicadores. Verificar atingimento de metas.

Acompanhar Indicadores - Apuração Ficha Técnica de Apuração de Indicadores Meta Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Média* Volume de compras (%) 110,6 110,5 111,2 111,6 111,4 111,5 109,2 Economia nas compras (%) 7,0 6,0 5,0 6,0 7,0 5,0 1,0 7,5 Prazo médio de pagamento (dias) 30 19 23 27 29 30 28 24,6 Pontualidade no atendimento da requisição (%) 55 52,0 52,0 52,0 54,0 52,0 53,0 54,0 Lead Time (dias) 5 6 6 5 5 6 5 5 Prazo solicitado (%) 40 21 21 22 25 26 24 23 *Valores referentes ao período de janeiro a dezembro APURAÇÃO

Acompanhar Indicadores - Dashboard

3- Checar Acompanhar indicadores. Verificar atingimento de metas.

Verificar Atingimento de Metas Perspectivas Objetivos Indicador Atual Meta Status Financeira Clientes Processos Aprendizado e Crescimento Reduzir custo total da cadeia de suprimento Aumentar prazo de pagamento Saving Prazo médio de pagamento R$ 248 milhões R$ 250 milhões 18 dias 30 dias Melhorar satisfação do cliente Satisfação do cliente 8 8 Aumentar percepção de valor agregado Percepção de valor 8,5 8 Melhorar eficiência de compras Lead time 45 dias 20 dias Redimensionar área de compras Melhorar participação de compras na empresa Solicitações atendidas 80/ comprador 60/ comprador Coverage 65% 75% Automatizar processo de pedidos Requisições eletrônicas 95% 100% Reduzir rotatividade Turnover 35% 20% Melhorar maturidade dos compradores Melhorar qualificação dos profissionais Nível de maturidade 7 8 Capacitação técnica da equipe 60% 75%

4- Agir Ação corretiva no insucesso. Padronizar e treinar no sucesso.

Quais ações foram ruins e devem ser revistas ou descartadas? Quais ações foram eficientes e contribuíram para o cumprimento das metas?

Atividade FOCO Propor um plano de ação para melhoria dos indicadores, com base nas diretrizes do PDCA. INSTRUÇÕES 1. Organizem-se em grupos. 2. Analisem o Dashboard recebido. 3. Utilizando o template entregue, façam um plano de ação relacionado a cada um dos indicadores para estimular o atingimento das metas. 4. Preparem-se para apresentar os resultados. 5. Participem da discussão plenária.

Atividade Template - Planilha de Controle de Plano de Ação Data da criação do plano: Responsável: Objetivo: Meta: Data da revisão do plano: Responsável: Indicador: O que Como Quem Quando Início Fim Onde Por que Quanto % Completo Hoje Situação Atual

Anexo Tipos de Gráficos

Linha São ótimos para representar sequências de dados em uma escala de tempo dividida em períodos iguais. Normalmente, no eixo horizontal temos a divisão do tempo em dias, meses ou qualquer unidade de tempo (em casos em que se está trabalhando com assuntos que envolvam tempo); e no eixo vertical os valores.

Coluna É útil para ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal (X), e os valores ao longo do eixo vertical (Y).

Coluna Sobreposta É útil para ilustrar comparações entre itens. Em gráficos de colunas, as categorias são geralmente organizadas ao longo do eixo horizontal (X), e os valores ao longo do eixo vertical (Y).

Área Enfatizam a magnitude da mudança no decorrer do tempo e podem ser usados para chamar atenção para o valor total ao longo de uma tendência. Exibindo a soma dos valores, o gráfico de área mostra também a relação das partes com um todo.

Barra Ilustra comparações entre itens individuais. As categorias são organizadas na vertical e os valores na horizontal para enfocar valores de comparação e dar menos ênfase ao tempo. Sua utilização é recomendada quando os rótulos dos eixos forem longos e para comparar múltiplos valores.

Barra Sobreposta Mostra o relacionamento de itens individuais com o todo.

Radar Compara os valores agregados de várias séries de dados. Cada série de dados tem uma cor ou um padrão exclusivo e é representada na legenda do gráfico. É possível inserir uma ou mais séries de dados em um gráfico.

Bolha É um tipo de gráfico que consegue determinar bem os valores determinados pelo usuário. Isso porque ele exige uma ordem de inserção de dados. Na primeira coluna devem estar os dados que estarão no eixo X, enquanto os dados do eixo Y devem estar na segunda coluna e o tamanho da bolha (normalmente representa a porcentagem) na terceira.

Rosca Exibe a relação das partes com um todo, podendo conter mais de uma série de dados. Cada anel do gráfico de rosca representa uma série de dados.

Pizza Mostra quanto cada valor representa sobre o valor total. São utilizados quando há apenas uma série de dados a ser comparados e todos os valores são positivos.

Scatter (Dispersão XY) Mostra a relação existente entre os valores numéricos em várias séries de dados ou plota dois grupos de números como uma série de coordenadas xy. Esse gráfico mostra intervalos irregulares ou clusters de dados e é usado geralmente para dados científicos. Quando ordenar seus dados, coloque valores x em uma linha ou coluna e insira valores y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes.

Velocímetro Muito utilizado para a montagem de dashboard, é uma junção do gráfico de rosca com o gráfico de dispersão.