Índice 1
Índice 1. Introdução 3 1.1. O que fazer primeiro? 3 1.2. Cadastro de empresas 3 1.3. Cadastro de produtos 4 1.4. Cadastro de estoques e armazéns 4 1.4.1. Opções do menu de contexto (botão direito) 5 1.5. Locais de armazenágem 6 1.6. Tipos de movimento de estoque 6 1.7. Tipos de estoque 7 1.8. Critério de inventário 7 2. Inventário de estoque 8 2.1. Incluindo inventário 8 2.2. Editando inventário 9 2.3. Valorizando o inventário 12 3. Movimento de estoque 14 4. Transferência de estoque 15 5. Transformação de material 16 2
1. Introdução O estoque é o módulo que permite o controle das movimentações dos produtos geradas pelas operações compras, vendas, produção e transformação de material. Baseado nas movimentações de estoque anteriores o sistema possibilita a previsão de consumo para um determinado período futuro, prevenindo assim para que não haja excessos ou insuficiência nas quantidades de reabastecimento do estoque. O sistema permite ainda o gerenciamento de diversos estoques e o gerenciamento das distribuições dos itens entre eles. 1.1. O que fazer primeiro? Para utilização das funcionalidades do módulo de estoque, os seguintes cadastros serão necessários. Empresas; Produtos; Estoques e armazéns; Locais de armazenagem; Tipos de movimento de estoque; Tipos de estoque; Critério de inventário; 1.2. Cadastro de empresas O cadastro de uma ou mais empresas se faz necessário, pois um estoque tem que estar vinculado a uma empresa. Um mesmo estoque poderá ser movimentado por diversas empresas. 3
1.3. Cadastro de produtos O cadastro de produtos é essencial, pois não é possível realizar movimentações de estoque sem produtos. O cadastro de produtos será utilizado também nos módulos de compras, vendas, PDV (Vixen) e produção. Cadastros auxiliares ao cadastro de produtos também serão necessários, sendo estes: tipos de produto, família e unidade. Para mais informações sobre os cadastros de empresa e produtos consulte o Manual do módulo de cadastros. 1.4. Cadastro de estoques e armazéns O sistema Volpe é multi-empresas, e como sendo permite que vários estoque sejam controlados. O cadastro de estoques e armazéns possibilita o cadastro destes estoques e definição de diferentes características entre ele (Ex: Permissão de venda descoberta, definir o tipo de estoque, controle de estoque de terceiros). 4
Campos tela de Estoques o Código: Campo limitação de três dígitos, podendo ser estes letras ou números. o Vendas descoberta: Campo que define se haverá permissão de venda de produtos sem estoque. A opção 2 Conforme o produto verifica a opção Permitir venda sem estoque definida na guia de Controles do cadastro de produtos. Para os produtos que esta opção estiver habilitada (marcada) a venda sem estoque será permitida. o Empresa: Campo que irá realizar o vínculo do estoque com a empresa que irá movimentá-lo. o Tipo: Campo que classifica o estoque (Ex: Defeito, Consignação, Trânsito.) o Estoque de terceiros: Define que o cadastro de um estoque se refere a um estoque de terceiros. (Ex: Estoque em consignação). o Direitos por grupos: Define os grupos de usuários que poderão realizar movimentações neste estoque. 1.4.1. Opções do menu de contexto (botão direito) o Incluir: Possibilita a inclusão de um novo estoque e criará um saldo de estoque zerado de todos os produtos cadastrados para este estoque. o Alteração: Permite modificações nas informações do cadastro de estoque, com exceção do código e pode gerar impacto na operação do sistema. o Excluir: Elimina do sistema o estoque cadastrado, porém só será permitido se o estoque não tiver nenhuma movimentação vinculada. o Definir como padrão: Define estoque como padrão para o usuário que estiver que realizou a ação. Toda tela que tiver o campo Estoque terá este campo preenchido automaticamente com o estoque padrão. 5
1.5. Locais de armazenágem O cadastro dos locais de armazenagem é utilizado por empresas que possuem os locais de armazenagem dos produtos pré-definidos. Esta opção será utilizada principalmente no Inventário de estoque com lote/local. 1.6. Tipos de movimento de estoque O módulo de estoque permite que movimentações avulsas, bem como ajustes sejam realizadas através da tela de Movimento de estoque. Cada movimentação realizada dever ser classificada, esta classificação é realizada através dos tipos de movimentos de estoque. 6
1.7. Tipos de estoque Os tipos de estoque são utilizados para classificar os cadastros de estoques e armazéns e poderão ser utilizados como filtro opicional em alguns relatórios de estoque. 1.8. Critério de inventário O critério de inventário é utilizado para classificar a periodicidade que cada produto deverá ser conferido no estoque. Este critério pode ser utilizado como filtro opcional na montagem do inventário de estoque. 7
2. Inventário de estoque O inventário de estoque auxilia no processo de contagem e auditoria das quantidades dos produtos em estoque. Exibe a quantidade lógica e permite informar a quantidade física, possibilitando a visualização, a valorização e ainda ajustes das quantidades e das diferenças em estoque. O processo de lançamento do inventário de estoque é dividido em duas partes, a inclusão e a edição. Após a edição os lançamentos realizados na tela de inventário de estoque poderão ser visualizados também na tela de Movimento de estoque. 2.1. Incluindo inventário A inclusão do inventário de estoque e a parte do processo onde serão definidas as informações de identificação do inventário. Informações estas como a descrição onde deverá constar a justificativa do inventário, estoque que será ajustado e data em que o inventário foi realizado. 8
2.2. Editando inventário A edição do inventário de estoque é o momento onde os itens que serão contados são carregados, terão as suas quantidades físicas informadas e os valores de estoque ajustados. 9
Montar inventário: Permite definir através de filtros os produtos que farão parte do inventário de estoque. Após a carga dos produtos que serão conferidos no estoque, é possível fechar a tela sem perder as informações dos produtos e quantidades lançadas na listagem. Durante o lançamento das quantidades o estoque ainda não terá seus valores alterados efetivamente. Importar dados: Opção utilizada para contagens de estoque executadas via coletores de dados. Os coletores irão gerar um arquivo com extensão.txt e através desta tela é possível definir as posições e tamanho dos campos a serem importados de acordo com o layout do arquivo. 10
Ajuste de estoque: Para que os produtos tenham suas quantidades efetivamente alteradas, após informar a quantidade para os produtos listados é necessário utilizar o botão ajuste de estoque. Para os produtos que não tiveram nenhum valor informado o sistema irá considerar a quantidade como zero. Para os ajustes positivos e negativos realizados através do inventário é possível que seja necessário o lançamento de notas fiscais. Após confirma o ajuste não será possível realizar alterações no inventário. Ao clicar em ajustar estoque o sistema irá solicitar que o tipo de ajuste seja indicado. Para os clientes que realizam a entrega da escrituração digital através do sistema Volpe, apenas os ajustes positivos serão possíveis, sendo que as demais opções ficarão desabilitadas. 11
2.3. Valorizando o inventário Após gerar o ajuste de estoque é possível realizar a valorização das quantidades em estoque, sendo estas as quantidades físicas ou a diferença apurada durante a contagem de estoque. A valorização poderá ser realizada através de uma das seis tabelas de venda, pelo último custo dos produtos, pelo custo médio, pelo custo liquido ou ultimo custo liquido por empresa. O resultado da valorização poderá ser visualizado nos relatórios de Valorização física e Valorização das diferenças na própria tela de edição do inventário. 12
Relatório de Valorização física Relatório de Valorização da diferença 13
3. Movimento de estoque As movimentações de estoque deverão ser realizadas através das movimentações fiscais de entrada e saída de notas fiscais e/ou vendas com emissão de cupom fiscal. Por esta tela deverão ser realizadas as movimentações de estoque que não tenham necessidade do acompanhamento de um documento fiscal. 14
4. Transferência de estoque As transferências de estoque para locais físicos e/ou empresas diferentes devem ser realizados através de uma nota fiscal. Esta funcionalidade deverá ser utilizada apenas para transferências de estoques internos que pertençam à mesma empresa e estejam no mesmo endereço. 15
5. Transformação de material Aas transformações de materiais poderão ser utilizadas pelas empresas que realizam montagem ou desmontagem dos produtos adquiridos descaracterizando-os e comercializando-o como um produto diferente do adquirido. Para facilitar o processo de montagem e/ou desmontagem de produtos, é importante cadastrar primeiro a lista de material B.O.M, definindo assim quais produtos serão movimentados durante a transformação. Para mais informações sobre o cadastro da lista de material B.O.M consulte o manual de cadastros básicos. 16
Opções do menu de contexto (botão direito) o Incluir: Esta opção deve ser utilizada quando o cadastro da lista de materiais B.O.M não for cadastrada previamente e/ou quando o lançamento dos itens complementares que irão compor o produto for necessário. o Carregar composição: Está opção irá carregar a lista dos itens cadastrados na lista de material com as quatidades necessárias para realizar a montagem da quantidade definida no cabeçalho. 17