Código: PCO-01 PROCEDIMENTOS INTERNOS Área Responsável: Suprimentos Data Elaboração: 30/07/2011 Revisão: 01/09/17 R04 Elaborado por: Gilson Cesar Gerente Suprimentos Revisado por: Gabriele G. Heilig Coord. de Auditoria Interna Aprovado por: Ricardo Pereiras Diretor Administrativo Financeiro PROCEDIMENTO DE COMPRAS DE BENS E SERVIÇOS 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Compras de Bens e Serviços tem por objetivo estabelecer diretrizes e procedimentos para a realização de compras de materiais e contratação de serviços na Melhoramentos CMPC. 2. ESCOPO Compra de Materiais e Contratação de Serviços da Melhoramentos CMPC. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Todos os funcionários da Melhoramentos CMPC. 4. DEFINIÇÕES RC - Requisição de Compras PC - Pedido de Compras SAP - Systems, Applications, and Products in Data Processing, ou Sistemas, Aplicativos e produtos em processamento de dados. Sistema ERP. Serviço Permanente: São os serviços de natureza contínua com prazo de contratação superior a três meses, assim considerados aqueles relacionados às atividades da CONTRATANTE, prestados dentro de suas instalações e/ou locais por ela indicados e contratados para atender às suas necessidades, ainda que a prestação ocorra de forma intermitente, todos os meses e mais de 30 horas de permanência. Serviço Spot: serviços esporádicos com prazo de contratação inferior a 3 meses.
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 2 de 12 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA N/A 6. PROCEDIMENTOS 6.1. Requisição de Compras Ao identificar a necessidade de uma nova compra, o requisitante deverá abrir uma Requisição de Compra, através do sistema SAP, transação ME51N, descrevendo os itens solicitados bem como suas respectivas informações, como unidade de medida, quantidade, prazo e preço coerente com os produtos e/ou serviços solicitados. Quando identificar a necessidade de característica técnica ou de mercado, o requisitante deverá especificar o fornecedor, inserindo justificativa que respalde a seleção. Ao finalizar a Requisição de Compra, esta será enviada para aprovação conforme workflow parametrizado no sistema SAP. As requisições de compras podem ser visualizadas através do sistema SAP, transação ME53N. Independente do serviço a ser executado, seja por fornecedor permanente, temporário ou esporádico (Spot), cabe à área requisitante identificar as atividades e as necessidades dos serviços que devem ser contratados, bem como o atendimento da legislação vigente. É de responsabilidade do usuário elaborar a solicitação do serviço a ser contratado, enviar ao comprador via requisição de compra (em anexo) onde deverá constar: a) Escopo detalhado do serviço; b) Documentos relacionados à legislação aplicável a atividade a ser executada (outorgas, licenças de operação, alvarás etc.). O escopo tem caráter operacional, e deve conter uma perfeita especificação da expectativa do usuário da CMPC em relação aos resultados e à qualidade do serviço, podendo inclusive, abranger indicadores de monitoramento e desempenho dos serviços a serem prestados. O usuário pode sugerir proponentes para o processo de concorrência que será validado em conjunto com a área de Suprimentos. NOTA: A requisição de compra quando gerada pelo usuário deve estar aprovada pelo responsável da área requisitante.
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 3 de 12 6.2. Processo de Concorrência 6.2.1. Seleção do Fornecedor O departamento de compras deve atender apenas RC s devidamente aprovadas no SAP. Para isso, deve-se priorizar as seguintes alternativas para determinação do fornecedor: Contratos e/ou acordos comerciais vigentes, com ou sem contrato marco no SAP. Último preço e fornecedor registrado no sistema de compras, para o bem ou serviço correspondente, caso a última compra tenha no máximo 3 meses e fornecedor nacional. Nesse caso, deve-se especificar no cabeçalho do pedido a base da compra e qual pedido foi utilizado como referência. Caso as alternativas anteriores não estejam disponíveis, deve seguir com a solicitação de cotação. 6.2.2. Solicitação de Cotação A área de Suprimentos recebe a requisição de compra juntamente com o escopo, efetua a análise. Caso não haja todas as informações para dar início à uma concorrência, a requisição será devolvida a área requisitante para efetuar os devidos ajustes. Com as informações da Requisição de Compras em mãos, o Analista de Negócios deverá realizar o processo de cotação no mercado, através do envio da requisição de cotação por e- mail ou sistema SAP transação ME41, considerando as informações técnicas, legais e administrativas, sugeridas pelo requisitante. As cotações deverão ser realizadas de acordo com o valor e/ou situação da aquisição (valor total do pedido): Número de Orçamentos Uma cotação Duas cotações Valor da RC Até R$15.000,00 De R$15.000,01 a R$100.000,00 Três cotações Acima de R$ 100.000,01 O Analista de Negócios deverá realizar todos os processos de cotações conforme regra definida acima. Entretanto, existem algumas exceções estabelecidas a seguir:
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 4 de 12 Tipo de Compra Emergenciais Fornecedor Específico Manutenção Descrição da Situação Máquinas quebradas, falta de matéria-prima ou qualquer outra situação que ocasione a parada na produção ou eventos que impactem diretamente na segurança da companhia. Em suma, fornecedores exclusivos, fabricantes de peças, especificações técnicas e qualidade do produto ou serviço apresentado. Serão considerados os fornecedores indicados tecnicamente pelo usuário requisitante. Número de Orçamentos 1 1 1 Cumprido o prazo de recebimento dos orçamentos, o Analista de Negócios deve selecionar os fornecedores que cumpram com os requisitos estabelecidos nas bases técnicas e administrativas, definidas previamente pelo requisitante. O Analista de Negócios deve selecionar a alternativa mais benéfica do ponto de vista técnico e também financeiro. Caso não seja selecionada a cotação de menor custo e/ou melhor condição para a CMPC, deve haver uma justificativa registrada no pedido (SAP), incluindo a autorização da Diretoria Administrativa ou Diretoria Geral. Observações: As cotações e análises de fornecedores de materiais e prestação de serviços poderão ser realizadas fora do sistema SAP, uma vez que as informações necessárias para realização dos orçamentos são complexas e as vezes exigem visitas presenciais dos fornecedores. Todas as negociações e cotações deverão ser formalizadas através de e-mail ou documentos manuais, arquivados no sistema SAP. 6.2.3. Cartas Convite Para compra de materiais ou contratação de serviços superior a R$3.000.000 por ano ou evento, com o escopo detalhado do material ou serviço aprovado por ambas as partes, a área de Suprimentos elabora uma carta convite para a concorrência, onde constam todas as informações técnicas e condições comerciais. A Carta Convite deve conter basicamente os seguintes itens: 1. Introdução... 2. Objetivos do Processo...
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 5 de 12 3. Cronograma Estimado... 4. Escopo Geral e Descrição das Operações... 5. Proposta Comercial... 6. Regras da Tomada de Preços... 7. Critérios de Avaliação... 8. Dúvidas... 9. Anexos... Com a carta convite pronta, Suprimentos deve enviar para a área requisitante, validar escopo e demais tópicos para seguir com a concorrência. 6.2.4. Análise das Propostas Em prazo determinado, o proponente envia a proposta técnica e a proposta comercial, separadamente, em envelopes lacrados ou via eletrônica, para a área Suprimentos aos cuidados do comprador responsável pelo processo de concorrência. Para os proponentes que não aceitarem participar do processo, a formalização do declínio será anexada ao processo. Aqueles que não se manifestarem ou entregarem a documentação fora do prazo, deverão ser automaticamente desconsiderados. A área de Suprimentos envia a proposta técnica para área requisitante, a qual irá analisar e emitir parecer técnico para cada uma delas. As propostas comerciais são analisadas e comparadas pela área de Suprimentos. Com o parecer técnico elaborado pela área requisitante e comparativo comercial, a área de Compras elabora o comparativo técnico comercial, apresentando o resultado para as áreas envolvidas. O analista de negócios deve informar formalmente aos fornecedores que não foram selecionados para a compra. Observação: Para materiais, não há necessidade de envio de proposta técnica, já que foram conferidas as especificações no início do processo. 6.3. Pedido de Compras O Analista de Negócios emite o Pedido de Compra no sistema SAP, transação ME21N. Utilizando as Classes de Documento de Pedidos, em função da origem do bem e do tipo de
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 6 de 12 posição da Requisição de Compra, determinando o tipo de documento a fim de ser atribuído de acordo com quadro abaixo: É OBRIGATÓRIO E INDISPENSÁVEL selecionar a justificativa pela seleção do fornecedor (transação ME21N). Estas se encontram pré-definidas no sistema SAP, conforme quadro abaixo: Com o objetivo de acompanhar e controlar adequadamente o cumprimento dos prazos de entrega por parte do fornecedor, o analista de negócios deve ser preciso e cuidadoso em registrar os prazos e datas de entrega nos pedidos. Para as compras que tenham entregas parciais, devem ser criadas linhas diferentes para cada entrega, considerando sua respectiva data, de acordo com o planejamento solicitado pelos requisitantes.
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 7 de 12 Deve ser anexado ao pedido uma equalização de valores, resumindo a concorrência realizada, juntamente com as propostas comerciais recebidas. É política da CMPC, que as obras, bens e serviços devem ser contratados através de contrato escrito, que previamente a sua aprovação, seja analisado e validado do ponto de vista Jurídico, de modo que se encontrem devidamente resguardados os interesses da Melhoramentos CMPC. E se cumpra com os requisitos das leis e regulamentos vigentes. Para os casos de obras, bens e serviços menores, poderá ser realizado um contrato simplificado, ou aceitar as condições oferecidas pelo terceiro, conforme as ordens de trabalho, ordens de serviços ou cotações. Neste último caso, as empresas devem se preocupar sempre que nesses documentos contenha uma aprovação por escrito dos termos acordados e término do contrato. Este contrato simplificado deve ser realizado pelo departamento de Suprimentos, conforme Minuta Padrão Anexo. Fica estabelecido o seguinte critério para formalização das aquisições: Descrição da Situação Formalização Controle Passivo Trabalhista Aquisição de prestação de serviços, em que o prazo de Contrato e Sim execução do serviço seja igual ou superior a 3 meses Pedido ininterruptos, com pessoal no interior de uma instalação ou fabrica, com 1 ou mais trabalhadores, todos os meses e mais de 30 horas de permanência por mês, independentemente do valor. Aquisição de prestação de serviço, podendo envolver Pedido Não contratação de mão de obra definida no escopo (eletricista, pintor, mecânico, etc.), inferior a 90 dias e abaixo de R$500.000. Aquisição de prestação de serviço igual e acima de MR$ Contrato e Sim 1.000 que necessitam de adiantamento, independente do Pedido prazo e se o adiantamento for superior a R$ 350.000. Fiança bancária confirmada. Serviço de contratação de frete de distribuição e Contrato Sim transferência Serviço de contratação de frete esporádico Pedido Não Aquisição de materiais com valor superior a MMUSD1 Contrato e Não
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 8 de 12 Pedido Aquisição de materiais com valor inferior a MMUSD1 Pedido Não Aquisição de Ativo Fixo acima de R$1.000.000 por Contrato e Não ano/evento. Pedido O Controle de passivo trabalhista realizado na Melhoramentos CMPC é feito através de uma empresa contratada, de acordo com o procedimento vigente. Os analistas de negócios devem acompanhar o passivo trabalhista de cada fornecedor de sua responsabilidade e tomar as devidas ações, de acordo com o procedimento vigente, para zerar o passivo trabalhista apontado pela empresa contratada. 6.4. Liberação de Pedido de Compra A liberação de um Pedido de Compra de bens ou serviços no sistema SAP, implica que cada aprovador efetue uma aprovação mediante a transação de liberação, transação ME28 ou ME29N do sistema SAP. Quando realizada alguma alteração (referente a valor, modificando o valor total do pedido para maior) no Pedido de Compra, automaticamente se inicia o circuito de aprovação novamente. Toda modificação de pedido deverá ser justificada no campo Texto do Cabeçalho do pedido. Cada aprovador cadastrado nas alçadas de liberação de Pedido de Compra deve ter um funcionário nomeado como suplente, os quais devem ter seu perfil cadastrado como aprovador na falta do aprovador oficial. Essa concessão será realizada mediante autorização do aprovador oficial, previamente a sua ausência. Os suplentes devem ter seu acesso cadastrado com data de expiração, assegurando que este esteja habilitado a aprovar estritamente dentro do período de substituição. O Pedido de Compra deve ser autorizado conforme os níveis de aprovação de desembolsos definidos na estratégia de liberação do sistema SAP, conforme demonstrado abaixo: Alçada de Aprovação Até USD 50.000,00 Acima de USD 50.000,00 Responsável Coordenador ou Supervisor Suprimentos e Gerente de Suprimentos Gerente de Suprimentos e Diretor Administrativo Financeiro
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 9 de 12 Após aprovação, o Analista de Negócios encaminha ao fornecedor o pedido via e-mail ou sistema SAP. Observações: O Pedido de Compra deve ser consistente com a Requisição de Compra. No caso de diferenças que superem 10% do valor dos documentos (com limite máximo de US$ 100), esta não deverá ser aprovada, devendo ser retornada ao solicitante. 6.5. Execuções do Serviço SAP A área requisitante é responsável por realizar a gestão técnica do contrato e monitorar os indicadores operacionais e de desempenho. Mensalmente o usuário deve acompanhar a execução do serviço e, caso esteja de acordo com o contratado, solicita a emissão da nota fiscal, autoriza o pagamento através da criação da folha de serviço devidamente aprovada pelo gerente da área, e após a nota fiscal é enviada para a área Fiscal. 7. Reajustes Todo e qualquer reajuste de preço de materiais deverão ser aprovados pela Gerencia de Suprimentos. Reajustes de materiais ou serviços com contratos deverão ser atualizados mediante negociação, de acordo com o que rege cada contrato, podendo ou não ter um aditivo contratual, dependendo da vigência do mesmo. 8. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 8.2. Requisitante Emitir Requisição de Compras com o máximo de informações possíveis no sistema SAP e acompanhar o andamento da requisição, ou seja, se esta já foi aprovada pelo gestor. Elaborar a solicitação do serviço a ser contratado, enviar ao comprador via requisição de compra (em anexo) onde deverá constar: a) Escopo detalhado do serviço; b) Documentos relacionados à legislação aplicável a atividade a ser executada (outorgas, licenças de operação, alvarás etc.).
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 10 de 12 O escopo tem caráter operacional, e deve conter uma perfeita especificação da expectativa do usuário da CMPC em relação aos resultados e à qualidade do serviço, podendo inclusive, abranger indicadores de monitoramento e desempenho dos serviços a serem prestados. Realizar a gestão técnica do contrato e monitorar os indicadores operacionais e de desempenho. Acompanhar a execução dos serviços solicitados e, caso esteja de acordo com o contratado, criar a folha de serviço via SAP e enviar ao fornecedor liberando faturamento. 8.3. Analista de Negócios e Analista de Importação e Exportação Emitir diariamente o relatório de requisições de compras pendentes e liberadas, através da transação ME5A, avaliando se a lista está de acordo com o grupo de compra de sua responsabilidade. Caso contrário, o analista deve direcionar ao grupo de compras correto; Acompanhar as requisições que foram liberadas, realizando o processo de cotação de acordo com os requisitos de qualidade, quantidade e unidade de tempo definido pelo requisitante, a obtenção de condições técnicas e comerciais mais adequadas para a Companhia, avaliar as propostas apresentadas pelos fornecedores que atendam as bases técnicas, econômicas e administrativas, emitir o Pedido de Compra no sistema SAP para ser enviado ao fornecedor; Fazer follow-up das entregas de materiais e serviços, controlando as datas de remessa no pedido e caso a data não for cumprida, atualizar no sistema, facilitando o fluxo de caixa e informar o requisitante sobre a nova data de entrega; Verificar pedidos abertos ou pendentes de entrega e fechar os que não serão entregues, marcando em cada item do pedido o check de fornecimento e fatura final, de acordo com o descrito no item 5.4. do Procedimento Corporativo para recepção de produtos e aceitação de serviços; Solicitar, liberar e acompanhar status de contratos de materiais ou serviços através do Sistema de Controle de Contratos vigente; Acompanhar o passivo trabalhista de cada fornecedor de sua responsabilidade e tomar as devidas ações, de acordo com o procedimento vigente, para zerar o passivo trabalhista apontado pela empresa contratada.
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 11 de 12 Para contratação de frete, inserir as tabelas de fretes no SAP, apenas mediante aprovação da Supervisão e Gerência de Suprimentos. Observação: Os analistas não têm autonomia para aprovar nenhum percentual de reajuste de preços de materiais ou serviços, sem o consentimento da Gerencia de Suprimentos; 8.4. Coordenador e Supervisor de Suprimentos Aprovar os Pedidos de Compras com valor até USD50.000; Coordenar, acompanhar e orientar a equipe de acordo com esse procedimento. 8.5. Gerente de Suprimentos Aprovar todos os Pedidos de Compras; Gerenciar, acompanhar e orientar a equipe de acordo com esse procedimento. 8.6. Diretor Administrativo e Financeiro Aprovar os Pedidos de Compras acima de USD50.000 9. EXCEÇÕES O departamento de Suprimentos deverá realizar todos os processos de compras originados de Requisições de Compras emitidas pelos departamentos requisitantes. Entretanto, existem algumas exceções: 10.1. Jurídico Estão autorizados a realizar os processos para aquisições de prestação de serviços referentes aos processos trabalhistas, devido ao acompanhamento e tratamento direto pela área. 10.2. Vendas Estão autorizados a realizar a contratação de representantes comerciais e pagamento de verbas.
Identificação: PCO-01 Rev.03 Acesso livre Página 12 de 12 10.3. Recursos Humanos Estão autorizados a realizar os processos para aquisições de prestação de serviços referentes aos processos abaixo, devido ao acompanhamento e tratamento direto pela área: Folha de pagamento Serviços com desconto em folha Serviços de marcação de ponto / Crachás Acordos sindicais Consultorias em Recrutamento e Seleção Salários Funcionários / Estagiários e Aprendizes Coffees / Refeições eventos programados Ações sociais Benefícios pontuais para funcionários (cursos, treinamentos, coroas de flores, convênios com farmácias) Brindes para funcionários Serviços para mudança de funcionários 10.4. Compras até R$ 1.000,00 Vide PCI-04 - Procedimento de Caixinha 10.5. Compras extraordinárias ou emergenciais Para solucionar problemas que ocasionem paradas de produção fora do horário comercial, os funcionários das unidades fabris poderão realizar compra direta, mediante prévia autorização via e-mail do Gerente Industrial da unidade. Posteriormente, o departamento de Suprimentos deverá ser comunicado, junto com a autorização da gerência, para realizar o processo no sistema SAP para devida formalização. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.