I. Solicitação de Treinamento Coletivo Os gestores poderão solicitar treinamentos para sua equipe que não foram previstos no Programa de Educação Continuada do CREA-SP ou no Programa de Desenvolvimento Individual PDI. a) Etapas do processo de solicitação de treinamento: 1. Solicitação pelo Gestor 2. Aprovação 1º nível 3. Aprovação 2º nível 4. Aprovação/ Validação DRH No processo de Solicitação de Treinamento Coletivo, a ferramenta direciona para aprovadores, conforme o nível de hierarquia definido no CREA-SP, ou seja, o aprovador será a pessoa lotada no nível seguinte ao gestor solicitante na hierarquia. Ex. Chefe da Unidade solicita treinamento para a sua equipe, ferramenta direciona para o Gerente > Superintendente, etc. (de acordo com a hierarquia já definida em seu Posto de Trabalho). b) Encaminhamento da Solicitação de Treinamento Coletivo O formulário on-line pode ser encontrado no seguinte caminho: 1. Acessar o portal corporativo específico do gestor: o link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Senior http://200.142.205.191:41500 2. Clicar na aba Solicitações e seguir o caminho: Solicitar Treinamento > Treinamento Coletivo. 1
Na tela de solicitação já constará os dados do solicitante e a relação de seus colaboradores subordinados de acordo a abrangência do seu cargo. 3. Escolher quais os colaboradores que deverão participar do treinamento, que poderá ser apenas um funcionário ou toda equipe. Para escolher toda a equipe, marcar o Centro de Custo 4. Informar individualmente o valor das diárias e quilometragens a ser utilizado pelos respectivos funcionários (se houver) - campo não obrigatório. Esse valor será utilizado para estimativa de despesas complementares do curso. 5. Na seção Curso de Aperfeiçoamento preencher os dados do nome do curso (tema) e o nome da instituição de ensino (fornecedor de treinamento). 6. Ao clicar no campo, o solicitante deverá pesquisar os cursos e as instituições de ensino já existentes na base do sistema Senior (módulo de treinamento); caso o solicitante não localize o curso e/ou a instituição de ensino desejada, poderá incluir um novo. Os dados novos incluídos serão analisados pelo DRH quanto a sua pertinência na etapa de validação. 7. Na seção Detalhes do Curso preencher os campos obrigatórios: período ideal, motivo da solicitação e natureza, bem como os campos não obrigatórios: carga horária ideal e valor do curso (se houver). O período ideal de realização do curso pode ser uma data específica ou um período de seis meses a 12 meses. Ex.: 01/01/2016 a 31/12/2016. Valor do Curso - deverá ser preenchido somente em casos de cursos externos abertos i, devendo ser informado o valor unitário da inscrição (campo não obrigatório). 2
8. A justificativa da solicitação deverá conter todos os elementos essenciais para a caracterização da contratação, incluindo detalhes como: objetivo do curso; compatibilidade com o contexto estratégico, político, cultural, técnico, orçamentário etc. que possa afetar a produtividade da área solicitante; resumo da necessidade que embasou a escolha do curso; benefícios para os funcionários participantes, Unidade/Departamento e para o Conselho. 9. Resultado Esperado informar qual o resultado esperado após a participação dos funcionários no treinamento. O preenchimento dos campos de justificativa e resultados esperados é fundamental para embasamento da análise dos aprovadores. 10. Com essa funcionalidade não será necessário encaminhamento de outros documentos para solicitar treinamento, como memorandos e e-mail, exceto se houver anexos, como folders do treinamento solicitado ou projeto específico. 11. O sistema encaminhará automaticamente ao gestor solicitante e-mails sobre cada etapa do processo. 12. O gestor poderá acompanhar a sua solicitação pelo Portal na aba Solicitação > Minhas Solicitações, definindo a situação a ser verificada. 13. O sistema encaminhará automaticamente, e-mail a todos os funcionários indicados, para conhecimento da solicitação, constando o nome do solicitante e do curso. 3
c) Aprovação 14. O sistema encaminhará automaticamente notificação por e-mail ao próximo aprovador, de acordo com nível hierárquico do solicitante, informando que existe uma pendência de solicitação aguardando aprovação. Prezado(a) [nome do aprovador] Você possui uma pendência de Solicitação de Ação Educativa aguardando sua avaliação. Verifique. Dados da solicitação: Solicitante: [nome do solicitante] Curso: [nome do curso] Instituição: senac Colaboradores: [relação de colaboradores com matricula e nome] Justificativa: [justificativa] Este e-mail foi enviado automaticamente pelo sistema, favor não responder. 15. O Aprovador deverá entrar em seu Portal, via intranet do CREA-SP, clicar em Solicitações > Minhas Pendências > Situação tipo [Pendente], localizar a solicitação de treinamento coletivo. Localizar a Solicitação de Treinamento Coletivo 16. No caso de reprovação, o preenchimento do campo Parecer será obrigatório, constando os motivos da reprovação. 4
O aprovador não poderá alterar nenhum dado da solicitação; em caso de discordância deverá reprovar e preencher o campo Parecer. 17. O período de tramitação do processo de Solicitação de Treinamento Coletivo é de 15 dias corridos contados da data inicial da solicitação. Caso expire, sem que haja validação por todos os aprovadores, a solicitação será cancelada automaticamente. 18. Antes do vencimento, o sistema encaminhará automaticamente e-mail de notificação lembrete somente para o aprovador de acordo com a etapa que estiver pendente. 19. Com objetivo de não sobrecarregar a caixa de arquivos dos aprovadores no sistema, após o encaminhamento da solicitação para o próximo aprovador, o usuário não terá mais acesso a essa solicitação, somente o solicitante inicial. d) Validação pelo Departamento de Recursos Humanos 20. O processo de solicitação de treinamento será finalizado pelo DRH após análise, que deverá preencher o campo Parecer, relativa à aprovação ou recusa da solicitação, podendo alterar, se necessário, os dados relativos ao nome do curso, período de realização e instituição de ensino. 21. Os funcionários receberão e-mail com o resultado da solicitação. 22. Para acompanhar o andamento da Solicitação de Treinamento Coletivo, o gestor solicitante deverá entrar em Minhas Solicitações > Situação > alterar de [Pendente] para [Todas] e verificar o Histórico no formulário on-line. No Histórico constará o Nome e o Parecer de cada funcionário aprovador, sendo que o último aprovador será um funcionário do DRH. 23. Os dados da solicitação serão confirmados pelo DRH na seção Confirmação Dados do Curso. Observar os dados: Nome do Curso e a Instituição, bem como a seção Detalhes do Curso relativo ao Período Ideal e Valor, visto que poderão ser alterados pelo DRH, caso já exista curso semelhante em sua base. 5
Importante: A concretização do treinamento solicitado ou participação dos funcionários deve obedecer aos critérios e procedimentos já adotados pelo Conselho, quanto à viabilidade para a sua efetiva realização ou contratação, considerando fatores como prioridade estratégica da Administração, disponibilidade orçamentária, abertura de processo licitatório, entre outros. 6
II. Solicitação de Treinamento Individual SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL Com o objetivo de facilitar e dar autonomia aos funcionários quanto a algumas solicitações, oportunamente os funcionários poderão solicitar ações educativas de atualização e aperfeiçoamento profissional, mediante aprovação do seu gestor imediato, e preenchimento do formulário on-line de solicitação de treinamentos, disponível no Portal Corporativo do sistema Senior. a) Etapas do processo de solicitação de treinamento: 1. Solicitação pelo Funcionário 2. Aprovação Gestor Imediato 3. Aprovação Gerente 4. Aprovação/ Validação DRH b) Encaminhamento da Solicitação de Treinamento Individual O formulário on-line pode ser encontrado no seguinte caminho 1. Acessar o portal corporativo: o link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Sênior http://200.142.205.191:41500 2. Clicar na aba Solicitações e seguir o caminho: Solicitar Treinamento > Treinamento Individual. Na tela do formulário on-line já constarão os dados cadastrais do funcionário solicitante. 7
3. Na seção Curso de Aperfeiçoamento, preencher os dados do nome do curso (tema) e o nome da instituição de ensino (fornecedor de treinamento). 4. Ao clicar no campo, o solicitante deverá pesquisar os cursos e as instituições de ensino já existentes na base do sistema Senior (módulo de treinamento); caso o solicitante não localize o curso e/ou a instituição de ensino desejada, poderá incluir um novo. Os dados novos incluídos serão analisados pelo DRH quanto a sua pertinência na etapa de validação. 5. Na seção Detalhes do Curso preencher os campos obrigatórios: período ideal, motivo da solicitação e natureza, bem como os campos não obrigatórios: carga horária ideal, valor do curso, valor de diárias e quilometragem (se houver). Valor do curso - deverá ser preenchido somente em casos de cursos externos abertos 1, devendo ser informado o valor unitário da inscrição (campo não obrigatório). Valor de diárias e deslocamento - esse valor será utilizado para estimativa de despesas complementares do curso. 6. A justificativa da solicitação deverá conter todos os elementos essenciais para a caracterização da contratação, contendo detalhes como: objetivo do curso; compatibilidade com o contexto estratégico, político, cultural, técnico, orçamentário etc. que possa afetar a produtividade da área solicitante e/ou do funcionário; resumo da necessidade que embasou a escolha do curso; benefícios para o funcionário solicitante e para a Unidade/Departamento. 7. Com essa funcionalidade não será necessário encaminhamento de outros documentos para solicitar treinamento, como memorandos e e-mail, exceto se houver informações complementares, como folder do treinamento solicitado. Nesse caso, ao encaminhar o anexo, informar a data e o número da solicitação de treinamento. c) Aprovação 8. O sistema encaminhará automaticamente notificação por e-mail ao gestor imediato, de acordo com nível hierárquico do funcionário solicitante, informando que existe uma pendência de solicitação aguardando aprovação. 1 Ver glossário ao final 8
Prezado(a) [nome do aprovador] Você possui uma pendência de Solicitação de Ação Educativa aguardando sua avaliação. Verifique. Dados da solicitação: Solicitante: [nome do solicitante] Curso: [nome do curso] Instituição: [nome instituição de ensino ou fornecedor de treinamento] Colaboradores: [relação de colaboradores com matricula e nome] Justificativa: [justificativa] Este e-mail foi enviado automaticamente pelo sistema, favor não responder. 9. O Aprovador deverá entrar em seu Portal, via intranet do CREA-SP, clicar em Solicitações > Minhas Pendências > Situação tipo Pendente, localizar a solicitação de treinamento. 10. Localizar a solicitação de treinamento individual com o nome do funcionário solicitante Solicitação treinamento Individual de Nome do funcionário Localizar a Solicitação de Treinamento Individual com o nome do funcionário 11. Para aprovação, o preenchimento do campo Parecer com a justificativa e os resultados esperados é obrigatório. O aprovador não poderá alterar nenhum dado da solicitação; em caso de discordância deverá reprovar. 12. Resultado Esperado informar qual o resultado esperado após a participação do funcionário no treinamento. O preenchimento dos campos de justificativa e resultados esperados é fundamental para embasamento da análise dos aprovadores. 9
13. O período de tramitação do processo de Solicitação de Treinamento Individual é de 15 dias corridos, contados da data inicial da solicitação. Caso expire, sem que haja validação por todos os aprovadores, a solicitação será cancelada automaticamente. 14. Antes do vencimento, o sistema encaminhará automaticamente e-mail de notificação lembrete somente para o aprovador de acordo com a etapa que estiver pendente. d) Validação pelo Departamento de Recursos Humanos 15. O processo de solicitação de treinamento será finalizado pelo DRH após análise, que deverá preencher o campo Parecer, informando a aprovação ou recusa da solicitação, podendo alterar, se necessário, os dados relativos ao nome do curso, período de realização e instituição de ensino. 16. Os funcionários receberão notificação por e-mail com o resultado da solicitação. 17. Para acompanhar o andamento da Solicitação de Treinamento Individual, o funcionário solicitante deverá entrar em Minhas Solicitações > Situação > alterar de [Pendente] para [Todas] e verificar o Histórico no formulário on-line. No Histórico consta o Nome e o Parecer de cada funcionário aprovador, sendo que o último aprovador será um funcionário do DRH. 18. Os dados da solicitação serão confirmados pelo DRH na seção Confirmação Dados do Curso. Observar os dados: Nome do Curso e a Instituição, bem como a seção Detalhes do Curso relativo ao Período Ideal e Valor, visto que poderão ser alterados pelo DRH, caso já exista curso semelhante em sua base. 10
Importante: A concretização do treinamento solicitado ou participação do funcionário deve obedecer aos critérios e procedimentos já adotados pelo Conselho, quanto à viabilidade para a sua efetiva realização ou contratação, considerando fatores como, prioridade estratégica da Administração, disponibilidade orçamentária, abertura de processo licitatório, entre outros. 11
ACOMPANHAMENTO DE TREINAMENTOS SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL Os funcionários poderão acompanhar o seu histórico de treinamentos pelo Portal Corporativo do sistema Senior. Para utilização dessa funcionalidade, segue o Passo a Passo: 1. Acessar o portal corporativo: o link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Senior http://200.142.205.191:41500 2. Clicar na aba Minhas Informações > Treinamentos > Meus Treinamentos 3. Em Treinamentos Indicados - selecionar o tipo de informação a ser visualizada: a) Convites Pendentes Acompanhamento dos convites/convocações realizados via sistema; b) Agendados relação de cursos nos quais o funcionário consta como inscrito. Na seção Exibir selecionar o tipo de informações a ser visualizada, como: inscritos - recusados lista de espera confirmados em outra turma 12
c) Realizados Relação de treinamentos concluídos pelo funcionário. Observar a data de realização para visualizar. Nº Código do Curso 4. Para imprimir, será necessário inserir os parâmetros abaixo: 13
Curso = Nº do Curso (inicio do nome do curso) Turma = Nº da Turma - clicar em [Nome do Curso] abrir Detalhes do Treinamento, identificar a Turma Empresa = 1 (não alterar) Tipo de Colaborador = 1 Colaborador = Nº da matricula/cadastro do colaborador 5. As informações poderão ser identificadas em Detalhes do Treinamento ; para visualizar clicar em [nome do treinamento] e anotar os dados como: Nº do Curso, Nº da Turma, etc. Para que o histórico esteja sempre atualizado, é necessário que todas as ações sejam devidamente comunicadas ao Departamento de Recursos Humanos para inclusão no sistema. No sistema constam as informações atualizadas a partir de sua implantação. 14
Avaliação de Treinamentos Realizados A avaliação das ações educacionais é uma das etapas mais importante no planejamento dos treinamentos, pois tem por objetivo identificar os fatores críticos de sucesso que impactam na qualidade dos serviços prestados. Com isso, a contribuição dos funcionários que participam de treinamentos é imprescindível para se promover a melhoria contínua; sua opinião e seus comentários servem de embasamento para as mudanças necessárias, pois, após análise da pertinência e oportunidade, permitem que as ações futuras sejam mais eficientes. É importante destacar, que além de se avaliar a metodologia, didática, estrutura e espaço físico durante a realização do treinamento, a aplicação dos conhecimentos adquiridos na rotina de trabalho do funcionário participante é fator fundamental para eficácia da ação educativa. No entanto, a efetividade da aplicação dos conhecimentos nas rotinas de trabalho somente poderá ser observada ou constatada após um período mínimo de três a seis meses da participação do funcionário na ação educativa, exceto para treinamentos técnicos específicos que requerem aplicação imediata. Diante do exposto, foram disponibilizados no Portal do Colaborador 3 (três) formulários online de avaliação, nas seguintes modalidades: a) Avaliação de Reação preenchimento após o término do treinamento (obrigatório) pelo participante. b) Avaliação de Eficácia preenchimento após o período de três a seis meses do treinamento (se necessário) pelo gestor imediato. c) Avaliação de Aplicação do Conhecimento Pós-Treinamento preenchimento após o período de três a seis meses do treinamento pelo funcionário participante. Para utilização dessa funcionalidade, segue o Passo a Passo: Avaliação de Reação O formulário on-line pode ser encontrado no seguinte caminho: 1. Acessar o portal corporativo: o link de acesso está disponível no site do CREA-SP, na intranet Portal Senior http://200.142.205.191:41500 2. Clicar na aba Minhas Informações > Treinamentos > Avaliação de Reação > Avaliar Meus Cursos. 15
3. Localizar o curso a ser avaliado: no item Situação alterar para [Todas] ou [Pendentes], verificar o nome do curso, a data limite para avaliação e clicar em Avaliar. Ao clicar no nome do curso abrirá a caixa de diálogo com os Detalhes do Treinamento, constando informações sobre a Turma, Período de Realização, Objetivo, Conteúdo e os dados legais da empresa contratada. 4. No questionário de avaliação, selecionar a nota a ser atribuída para cada item do Assunto, sendo 1 para Insuficiente e 4 para Excelente. 16
5. Preencher os campos de comentários (se houver), gravar e concluir. 17
Esse item é o mais importante no processo de avaliação: os comentários construtivos auxiliam na busca pela melhoria contínua e pelo aperfeiçoamento dos procedimentos de treinamento. 6. Para confirmar o encaminhamento clicar em [OK] na caixa de diálogo com a mensagem a avaliação de reação encaminhada com sucesso. 7. Após a conclusão do encaminhamento, o status da Situação ficará alterado para [Concluído], e o botão [Avaliar] permanecerá visível, porém inativo. O sistema não possibilita reabrir a Avaliação de Reação após a conclusão. Em caso de dúvidas quanto ao seu encaminhamento, entrar em contato com o Departamento de Recursos Humanos. 8. Somente serão apresentados cursos que o funcionário tenha concluído. Avaliação de Eficácia Avaliação a ser preenchida pelo gestor, com o objetivo de se identificar a eficácia do treinamento na rotina de trabalho do funcionário, do ponto de vista do superior imediato. 1. Clicar na aba Minhas Informações > Treinamentos > Avaliação > Avaliar Cursos da Equipe 18
2. Localizar o curso a ser avaliado: pelo Nome do Curso ou Nome do funcionário, observar sempre a Situação e a Data Limite para avaliar, clicar em [Avaliar]. Ao clicar no nome do curso aparecerá uma caixa de diálogo com os Detalhes do Treinamento constando informações da turma, período de realização e os dados legais da empresa fornecedora da ação educativa. 3. Preencher o questionário de avaliação, gravar e concluir. 4. Para confirmar o encaminhamento da Avaliação de Eficácia, clicar em [OK] na caixa de diálogo com a mensagem a Avaliação encaminhada com sucesso. 5. Após a conclusão do encaminhamento, o status da Situação ficará alterado para [Concluído] e o botão [Avaliar] permanecerá visível, porém inativo. 19
Avaliação de Aplicação de Conhecimentos Avaliação a ser preenchida pelo funcionário participante, com o objetivo de se identificar a eficácia do treinamento do ponto de vista do funcionário. 1. Clicar na aba Minhas Informações > Treinamento > Avaliação > Avaliar Meus Cursos. 2. Localizar o curso a ser avaliado, observando sempre o item Situação e a data limite para avaliação e clicar em Avaliar. Ao clicar no nome do curso aparecerá uma caixa de diálogo com os Detalhes do Treinamento constando informações da turma, período de realização e os dados legais da empresa fornecedora da ação educativa. 6. Preencher o questionário de avaliação, gravar e concluir. 7. Para confirmar o encaminhamento da Avaliação de Aplicação de Conhecimentos Após Treinamento, clicar em [OK] na caixa de diálogo com a mensagem Avaliação encaminhada com sucesso. 8. Após a conclusão do encaminhamento, o status da Situação ficará alterado para [Concluído] e o botão [Avaliar] permanecerá visível, porém inativo. 20
Curso Externo aberto: curso ministrado por fornecedor de treinamento ou instituição de ensino em data específica, conteúdo e metodologia pré-definidos, realizado nas dependências da empresa fornecedora, aberto a qualquer participante do mercado. Curso Externo Fechado: curso ministrado por fornecedor de treinamento ou instituição de ensino, restrito aos funcionários do CREA-SP, conteúdo e metodologia definidos pelo contratante, realizado nas dependências da empresa contratada ou da contratante. Curso Interno: curso ministrado por funcionários do CREA-SP. 21