MANUAL ABERTURA DE PROCESSO COMPRAS IMPLANTAÇÃO COMPRAS

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1 MANUAL ABERTURA DE PROCESSO COMPRAS IMPLANTAÇÃO COMPRAS

2 Manual Abertura de Processo de Compras 1 Sumário 1. Aprovação da Solicitação de compra Abertura do Processo de Compras pelos Grupos Acesso á tela de Processo de Compras Abrir Processo de Compra Montagem do Processo Aplicação: Montagem de Processo Alterar itens do Processo Juntar Itens gislaine@uft.edu.br

3 Manual Abertura de Processo de Compras 2 1. Aprovação da Solicitação de compra Quando os Grupos dos Tipos de Materiais/Serviços receberem as solicitações os mesmos deverão aprová-las e abrir o processo de compras. Num único processo, também, podem ser incluídas várias solicitações. Para que uma solicitação de compras possa ser inserida em um processo de compras, a mesma deve ser aprovada, sendo aprovada esta solicitação não pode mais ser alterada e assim não permanece em nenhuma caixa postal. Isso acontece no último passo de tramitação da solicitação de compras, onde o Grupo receberá a mesma devidamente autorizada pela PROAD. Neste passo o Grupo deverá tramitar mais uma vez com o destino sendo o próprio grupo, e ao tramitar o sistema irá mostrar a tela abaixo com as 3 opções de aprovação.

4 Manual Abertura de Processo de Compras 3 2. Abertura do Processo de Compras pelos Grupos Para abrir um processo de compras manualmente. 2.1 Acesso á tela de Processo de Compras Acesso à tela: 06 Serviços Gerais Licitação e Compras Processo de Compra Abrir Processo de Compra Clicar no botão Novo para abrir um novo Processo de Compra.

5 Manual Abertura de Processo de Compras 4 Preencher o campo Tipo de Documento com o tipo Processo de Compras - CRM (o tipo de documento pode ser localizado utilizando a lupa ao lado do campo). Preencher o tipo de Procedência, o tipo de Interessado e o código do assunto, que geralmente será Compra. Podese descrever também o resumo da solicitação. Clicar em Salvar e tramitar.

6 Manual Abertura de Processo de Compras 5 Após a tramitação o processo estará na caixa postal do responsável pela montagem do Processo de Compra. Caso o Processo de Compra tenha sido gerado diretamente a partir de uma solicitação de compras, não há necessidade de abrir um novo processo, pode-se somente buscar o que foi gerado e que estará na caixa postal do responsável pelo Processo de Compra.

7 Manual Abertura de Processo de Compras Montagem do Processo Clicar em Novo, preencher os campos: Espécie ; Aquisição, informando se a aquisição se dará de forma global, parcial ou em lotes; Julgamento, se será menor preço ou maior oferta; e Comprador responsável. Clicar em Salvar. Depois de salvar, no campo Num. Solicitação, clicar na lupa e localizar a solicitação de compras relacionada ao Processo, trazendo ao mesmo todas as informações desta solicitação como: itens, fornecedores, etc.

8 Manual Abertura de Processo de Compras 7 Localizar solicitação.

9 Manual Abertura de Processo de Compras 8 Passar os itens da solicitação para os itens do Processo.

10 Manual Abertura de Processo de Compras 9 Tramitar.

11 Manual Abertura de Processo de Compras 10 A partir deste passo o CRM assume o processo. No passo de fluxo 02 Definição de Modalidade o processo será encaminhado ao CRM para definir a modalidade de compra e dar seguimento ao processo, ou à CPL. No passo de fluxo Invalida Processo de Licitação o processo será cancelado. No passo Altera descrição do item o usuário poderá alterar a descrição do item do processo caso haja necessidade. No passo Altera dotação e espécie o usuário poderá alterar a espécie do processo caso haja necessidade. E ainda, pode tramitar para outro grupo no passo Tramitação de processo (Grupos). Depois de selecionar o fluxo desejado é só clicar em OK, e confirmar a tramitação. Automaticamente o processo será enviado ao CRM.

12 Manual Abertura de Processo de Compras Aplicação: Montagem de Processo Nesta seção iremos demonstrar as operações que podem ser efetuadas quanto à montagem de processo, utilizando a aplicação Montagem de Processo. 3.1 Alterar itens do Processo Nesta aplicação você poderá alterar as informações dos itens do processo como: descrição, quantidade, valor; No entanto deverá ser verificada a dotação orçamentária no caso de alteração de valor e quantidade, pois o sistema não permitirá a alteração se a mesma exceder o recurso comprometido para esses itens. Para acessar essas informações você deverá ir na guia Itens do Processo, e clicar com o botão direito no mouse no item que deseja alterar, clicando na opção Itens, conforme a imagem abaixo:

13 Manual Abertura de Processo de Compras 12 Em seguida se abrirá a janela para alterar as informações dos itens. Depois clica-se no botão Alterar, e os campos ficarão ativos para alteração.

14 Manual Abertura de Processo de Compras 13 Depois de alterar é só salvar.

15 Manual Abertura de Processo de Compras Juntar Itens Nesta aplicação também será possível juntar os itens iguais originados de solicitações de compras diferentes. Para tanto, basta selecionar todos os itens de código e descrição iguais (utilizando o ctrl ou shift para selecionar todos de uma vez), clicar com o botão direito do mouse nesta seleção e clicar na opção Somar. Fazendo isso, o sistema irá agrupar todos os itens iguais em um único item, atualizando a quantidade e fazendo a média de valor unitário, caso esses tivessem valores diferentes em cada solicitação. Depois de concluídas as alterações é só tramitar.