1. 1. Visão geral de sistemas integrados de gestão empresarial (ERP) 1.1. Conceito de ERP A sigla ERP significa Planejamento de Recursos Empresariais. Sistema modular que tem suas raízes no MRP (Planejamento de Recursos de Materiais) e está integrado a uma base de dados. São sistemas integrados que abrangem todas as áreas da empresa, de forma que um único evento que tenha dado origem à execução do processo, seja trabalhado pelas áreas que tenham alguma responsabilidade sobre ele. Os sistemas integrados ERP controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. ERP - Evolução histórica 60 Bill of materials automatizada BOM Evolução dos com mputadores 70 80 90 MRP - Material Requirements Planning MRPII - Manufacturing Resource Planning ERP - Enterprise Resource Planning MRP BOM MRPII MRP BOM ERP MRPII MRP BOM 1.2. Histórico da evolução do ERP a) MRP Planejamento das Necessidades de Materiais A partir de 1960 surgiu a técnica que permite calcular a quantidade de materiais que serão necessários e em que tempo, a partir dos pedidos de venda em carteira. MRP II Planejamento dos Recursos de Manufatura A partir de 1980 surgiu a técnica que objetiva calcular e analisar de forma integrada, todos os parâmetros que determinam a produção de um determinado produto, e verificar os recursos técnicos e humanos disponíveis para o atendimento da produção. c) ERP Planejamento de Recursos Empresariais A partir de 1990 surgiu o ERP, que engloba os conceitos do MRP II e outras funções empresariais. 1
2. Sistemas de Informação e Processos Funcionais na Abrangência do ERP 2.1. Financeiro (Contas a Pagar e a Receber) Movimentação das Carteiras de Títulos a Pagar e Receber Acompanhamento e emissão das carteiras de títulos Simulação e emissão do Fluxo de Caixa Emissão do Razão e Diário Auxiliar (Clientes e Fornecedores) 2.2. Contabilidade Geração do Plano de Contas Geração dos Históricos Padrões Geração dos Centros de Custos Lançamentos Contábeis Apuração dos rateios Emissão dos documentos legais: Razão, Diário, Balanço, Balancete, Demonstrativo de Lucros e Perdas 2.3. Estoque Movimentação dos itens Movimentação dos saldos (recebimentos e requisições) Apuração do custo médio Cálculo do lote econômico e ponto de pedido Inventário rotativo Classificação ABC Emissão de Solicitação de Compra 2
2.4. Planejamento e Controle da Produção (PCP) Geração e movimentação das estruturas de produtos Geração das Ordens de Produção (através dos Pedidos de Vendas) Acompanhamento da produção Movimentação dos recursos de produção (mão de obra e ferramental) Movimentação dos roteiros de fabricação (operações por produto) Movimentação do calendário de produção Alocação da carga máquina 2.5. Carga Máquina Alocação das Ordens de Produção à capacidade das máquinas Controle da capacidade nominal das máquinas Visualização da carga máquina Controle de manutenção das máquinas 2.6. Compras Movimentação de fornecedores Controle de cotações Geração de Pedidos de Compra Análise e seleção de fornecedores (desempenho) Controle da carteira de Pedidos de Compra 3
2.7. Vendas (Faturamento) Movimentação dos produtos acabados Movimentação dos clientes Movimentação das transportadoras Movimentação dos vendedores Controle da Carteira de Pedidos de Venda Geração dos Pedidos de Venda Geração das Notas Fiscais Análise de crédito Geração de controles estatísticos de vendas 2.8. Ativo Fixo Movimentação dos bens patrimoniais Cálculo e controle das depreciações 2.9. Recursos Humanos (Folha de Pagamento) Movimentação dos funcionários Cálculo e geração da folha de pagamento Cálculo de férias e 13º salário Cálculo de indenizações trabalhistas Controle dos encargos sociais (INSS, FGTS, outros) Controle das horas produtivas e improdutivas 4
3. Vantagens e desvantagens com a implementação do ERP 3.1. Vantagens com a implementação do ERP Sistemas flexíveis (podem ser expandidos) Disponibilidade aos usuários com segurança Suporta alterações estruturais corporativas (permite novas versões) Redução do estoque excedente Menor inadimplência no Contas a Receber Redução de retrabalhos Redistribuição de funções Minimização nos esforços de coleta de dados (menor redigitação, única base de dados Integração de informações Apoio à tomada de decisão Quando a empresa recebe um pedido, é acionado automaticamente todo o controle da empresa, de forma integrada. 3.2. Desvantagens com a implementação do ERP Custos elevados (hardware, infra estrutura computacional, licença de software, treinamento e consultoria) Alteração nos processos funcionais (adaptação do sistema aos processos da empresa e da empresa aos processos do sistema) it Impactos sobre os recursos humanos (resistência) Complexidade da customização (manutenção aumenta, afasta se do modelo original do conceito ERP, controle das versões) Dificuldade de cumprimento de prazos Problemas técnicos e de gerenciamento do projeto (especificações não atendidas pelo fornecedor do software) Diretoria e Acionistas Vendas e Distribuição Apoio à Serviços Relatórios Base de Dados Central Gerenciamento de Recursos Finanças e Controladoria Humanos Funcionários Estrutura típica de funcionamento de um sistema ERP Manufatura Gerenciamento de Materias 5
ERP MRP II MRP Sistemas ERP incorporando outros recursos de Gestão Empresarial 4. Seleção do Sistema ERP e Principais Fornecedores 4.1. Critérios para seleção Ajuste funcional com os processos de negócio da empresa. O software deve ajustar se à empresa, e se isto não acontecer, a melhor solução é mudar os processos em caso destes não serem eficazes. Uma outra solução é mudar a tecnologia escolhida Grau de integração dos diversos módulos do sistema ERP e a integração deste com os outros sistemas existentes Flexibilidade e adequação à realidade da empresa Interfaces amigáveis com o utilizador Rápida implementação Tempo de retorno monetário do elevado investimento inicial Possibilidade de planejamento e controle conjunto de empresas filiais A existência ou não da infra estrutura tecnológica de suporte ao funcionamento do sistema (mainframes, servidores, micros, PC s, etc) Segurança do sistema face à política da empresa Flexibilidade para atualizações regulares, face á evolução do mercado tecnológico Complexidade d da parametrização Complexidade da migração de dados Disponibilidade de alteração da organização estrutural da empresa: de hierarquizadas para orientada aos processos Verificar o nível de conhecimento da empresa, experiência anterior e disponibilidades dos técnicos previstos para a instalação e parametrização do sistema na empresa Verificar a inclusão de formação, implementação, manutenção e parametrização, nos contratos e no custos totais Custo total do sistema 6
4.2. Principais Fornecedores Fornecedor Sistema Nº de Módulos Datasul Datasul MS Framework Principais Características 60 Ferramenta para gestão competitiva integrada ao mundo do e-business, apta para a utilização em Web e para a Teoria das restrições JD Edwards One World 55 Sistema orientado a objetos, que oferece flexibilidade aos usuários, disponível em 12 idiomas Plataformas Windows NT, Unix, AS/400, HP, UX, IBM- AIX Windows NT, Unix e AS/400 Logocenter Tecnologia de Informática Logix (Sistema De ERP e Logix/BI) 54 Sistema multiplataforma, e multimoeda, fazem integração utilizando metodologias de implantação, automatizando e incorporando o CRM e o Supply Chain Unis, Linux e Windows NT Microsiga Software S/A Siga Advanced 15 Sistemas integrados de gerencia automática, que abrangem as rotinas de uma empresa, seja ela comercial, industrial ou prestadora de serviços Windows, Windows NT, Netware, Novell e AS/400 Oracle Oracle Aplication - Baseado no modelo de e-business, é um sistema de gestão empresarial 100% WEB. Conjuga automação de processos a um sistema de Inteligência de Negócios Unix, Windows NT Peoplesoft Peoplesoft Solução Integrada de Gestão Empresarial 44 Sistema aberto e Cliente/Servidor de 2 a 3 níveis. É facilmente personalizado e possui um gerenciador de upgrade OS-390, AS/400, IBM-AIX, HP-UX, Sun Solaris, Digital Unix, Windows NT e Unix SAP SAP R/3 - O software apresenta t integração i t AIX, Unix, i HP- com sistemas internos, adaptando-se às estratégias da empresa. A medida que há crescimento, é possível acrescentar novos usuários e novos módulos UX, Windows NT, AS/400, OS 390 Star Soft SISCORP 2000 Client Server Edition SISCRP 2000 Database Edition 17 13 Software pronto para a Internet/Intranet, com gerenciador interno de dados, compatível com a legislação brasileira Windows, Windows NT 7
5. Metodologia para Implementação do ERP Novas necessidades Conhecimento acumulado Parâmetros já estabelecidos Utilização Decisão e Seleção Pacote selecionado Plano de implantação Implantação Fase 1 Módulos parametrizados Customizados, Dados migrados Usuários treinados Fase 1 Fase 2 Fase n Just In Time Tradução sistematizada e estilizada de m conjunto de políticas padrão das práticas desenvolvidas pela Toyota desde a década de 40 (PRODUTTARE, 1997). O JIT visa atender a demanda instantaneamente, com qualidade perfeita e sem desperdícios (BICHENO, 1991, apud SLACK, 2002). O JIT é uma abordagem disciplinada, que visa aprimorar a produtividade global e eliminar os desperdícios. Ele possibilita a produção eficaz em termos de custo, assim como o fornecimento apenas da quantidade correta, no momento e locais corretos, utilizando o mínimo de instalações, equipamentos, materiais e recursos humanos (VOSS, 1987). Planejamento e Controle da Produção 23 Just In Time Manufatura enxuta; Manufatura de fluxo contínuo; Manufatura de alto valor agregado; Produção sem estoque; Guerra ao desperdício; Manufatura veloz; Manufatura de tempo de ciclo reduzido. Planejamento e Controle da Produção 24 8
Just In Time Estágio A Estoque amortecedor Estágio B Estoque amortecedor Pedidos Pedidos Estágio A Estágio B Estágio C Entregas Entregas Planejamento e Controle da Produção 25 O JIT requer alto desempenho em: Qualidade; Velocidade; Confiabilidade; Flexibilidade; Custo. Just In Time Para atingir esses objetivos a utilização da capacidade é sacrificada. Abordagem tradicional: alta utilização da capacidade; mais produção em cada estágio; produção extra forma estoque; menores chances de expor e resolver problemas; mais paradas. Abordagem JIT: produção apenas quando necessário; a princípio, menor utilização da capacidade; sem excesso de produção para formação de estoque; maior exposição e solução de problemas; menos paradas. Planejamento e Controle da Produção 26 Filosofia de Produção JIT Eliminar desperdícios: Desperdício é qualquer atividade que não agrega valor; Tempo de espera de máquinas e mão de obra; Movimentação de materiais e de estoque em processo; Operações dentro do processo; Estoque; Movimentação de mão de obra; Má qualidade de produtos e serviços. Envolvimento de todos: Envolvimento de todos os funcionário da organização; Definição de cargos e responsabilidades; Equipes de trabalho. Planejamento e Controle da Produção 27 9
Filosofia de Produção JIT Aprimoramento contínuo (kaizen): Engajamento de todos no atendimento das metas e objetivos organizacionais; Identificação e eliminação das causas de má qualidade; Melhoramento dos processos e técnicas através da horizontalidade das informações (benchmarking interno); Maneira como a organização aproxima se do estado ideal; Habilidade organizacional, comportamento constitutivo e facilitadores. Planejamento e Controle da Produção 28 Técnicas JIT Projeto para a manufatura: O projeto determina 70% a 80% dos custos de produção; Aprimoramentos do projeto podem reduzir drasticamente o custo do produto. Foco na operação: A simplicidade, a repetição e a experiência trazem competência; Focalizar cada fábrica num conjunto limitado e gerenciável de produtos, tecnologias, volumes e mercados; Estruturar políticas básicas de manufatura e serviços de suporte para uma única missão de manufatura. Planejamento e Controle da Produção 29 Técnicas JIT Máquinas simples e pequenas: Várias máquinas pequenas ao invés de uma máquina grande; Qualificação de engenharia para modificar as máquinas, novos modelos a baixo custo; Facilidade de movimentação e de alteração do arranjo físico; Redução dos riscos de erros nas decisões de investimento. Arranjo físico e fluxo: Situar os postos de trabalho próximos uns dos outros, evitando a geração de estoques; Postos de trabalho visíveis uns aos outros, tornando o fluxo transparente para todos; Usar linhas em forma de U e adotar arranjo físico celular. Planejamento e Controle da Produção 30 10
Técnicas JIT Manutenção produtiva total: Elimina a variabilidade em processos de produção, causada pelo efeito de quebras não planejadas; Envolvimento de todos na busca de aprimoramentos na manutenção. Redução de set up: Eliminação do tempo necessário para a busca de ferramentas e equipamentos, da pré preparação de tarefas que retardam as trocas e da constante prática de rotinas de set up; Mudanças mecânicas simples podem reduzir o tempo de set up; Transformar set up interno em set up externo. Planejamento e Controle da Produção 31 Técnicas JIT Envolvimento total das pessoas: Os funcionários são treinados, capacitados e motivados a assumir total responsabilidade sob todos os aspectos do seu trabalho; Seleção de novos funcionários; Negociação direta com fornecedores: programações, qualidade, prazos; Auto avaliação de desempenho e tendências de melhoria; Utilização do orçamento de melhorias; Planejamento e revisão do trabalho realizado a cada dia; Negociação direta com o cliente a respeito de problemas e necessidades. Planejamento e Controle da Produção 32 Técnicas JIT Visibilidade: Exibição de medidas de desempenho no local de trabalho; Luzes coloridas indicando paradas; Exibição de gráficos de controle de qualidade; Listas de verificação e técnicas de melhoria visíveis; Área separada exibindo exemplos de produtos bons e defeituosos; Sistemas de controle visual como kanbans; Arranjo físico de locais de trabalho sem divisórias. Fornecimento JIT: Gestão integrada da cadeia de suprimentos; Arranjos produtivos locais; Relacionamentos de parceria. Planejamento e Controle da Produção 33 11
Sistema Just In Time Garantia da qualidade Manutenção produtiva total Redução dos tempos de set-up SISTEMA DE PRODUÇÃO JUST-IN-TIME Padronização de operações Layout do posto de trabalho Desenvolv. de fornecedor Trabalhador multifuncion al Planejamento e Controle da Produção 34 Conseqüências do JIT Planejamento e Controle da Produção 35 Planejamento e Controle JIT Produção empurrada: A produção respeita a previsão de demanda, seja ela confirmada ou não; Demanda real inferior à prevista, produção empurrada para o estoque intermediário ou de produtos finais. Produção puxada: As estações de trabalho produzem de acordo com a demanda real; Um processo posterior pede e retira peças do estoque de um processo anterior. Planejamento e Controle da Produção 36 12
O Sistema Kanban Programação da Produção OC OF OF OM MP Processo Processo Processo PA Empurrar a produção Programação da Produção OM MP Processo Processo Processo PA Puxar a produção Possetti/2005 Adm.produção/logística 37 Departamento de Marketing Previsão de Vendas Pedidos em Carteira Kanbans de Fornecedores Planejamento Estratégico da Produção Plano de Produção Planejamento-mestre da Produção Plano-mestre de Produção Programação da Produção Programa de montagem final Cálculo do número de kanbans Emissão e Liberação de kanbans Kanbans de Movimentação Kanbans de Produção Programa de Montagem Avaliação de Desempenho e Controle da Produção Acompanhamento Fornecedores K Fabricação K Montagem Clientes Possetti/2005 Adm.produção/logística 38 Tipos de Cartões Kanban O sistema kanban funciona baseado no uso de sinalizações para ativar a produção e movimentação dos itens pela fábrica. Estas sinalizações são convencionalmente feitas com base nos cartões kanban e nos painéis porta kanbans, porém pode utilizar se de outros meios, que não cartões, para passar estas informações. Os cartões kanban convencionais são confeccionados de material durável para suportar o manuseio decorrente do giro constante entre os estoques do cliente e do fornecedor do item. Cada empresa, ao implantar seu sistema kanban, confecciona seus próprios cartões de acordo com suas necessidades de informações. Possetti/2005 Adm.produção/logística 39 13
Cartão Kanban de Produção Também chamado de kanban em processo, é empregado para autorizar a fabricação ou montagem de determinado lote de itens, tendo sua área de atuação restrita ao centro de trabalho que executa a atividade produtiva nos itens. Processo No. de item Nome do item Centro de trabalho No. prateleira estocagem Materiais necessários codigo locação capacidade do contenedor No. de emissão Tipo de contenedor Possetti/2005 Adm.produção/logística 40 Cartão Kanban de Fornecedor Executa as funções de uma ordem de compra convencional, ou seja, autoriza o fornecedor externo da empresa a fazer uma entrega de um lote de itens, especificado no cartão, diretamente ao seu usuário interno, desde que o mesmo tenha consumido o lote de itens correspondente ao cartão. Nome e código do fornecedor Centro de trabalho para entrega Local estocagem Horários de entregas No. de item Nome do item Ciclo de entregas capacidade do contenedor No. de Tipo de emissão contenedor Possetti/2005 Adm.produção/logística 41 Painel Porta Kanban O sistema kanban tradicional emprega painéis ou quadros de sinalização junto aos pontos de armazenagem espalhados pela produção, com a finalidade de sinalizar o fluxo de movimentação e consumo dos itens a partir da fixação dos cartões kanban nestes quadros. peça 1 peça 2 peça 3 peça 4 peça n Urgência Atenção Condições normais de operação Possetti/2005 Adm.produção/logística 42 14
Outros Tipos de Kanbans Como já foi afirmado, o sistema kanban funciona baseado no uso de sinalizações para ativar a produção e movimentação dos itens pela fábrica. Estas sinalizações são convencionalmente feitas com base nos cartões kanban e nos painéis porta kanbans, porém pode utilizar se de outros meios para passar estas informações: Kanban contenedor (carrinho kanban), Quadrado kanban, Painel eletrônico, Kanban informatizado. Possetti/2005 Adm.produção/logística 43 Funcionamento do Sistema Kanban Regra 2: O processo precedente (fornecedor) deve produzir seus itens apenas nas quantidades requisitadas pelo processo subseqüente (cliente). Esta regra tem como objetivo limitar os estoques em processo nos postos de trabalho à quantidade projetada para o sistema kanban, evitando a superprodução. Desta forma os fornecedores estarão produzindo apenas os itens imediatamente requisitados pelos clientes, nivelando os ritmos de produção e garantindo uma reposição uniforme dos itens, no momento e nas quantidades necessárias. Em decorrência desta regra, pode se afirmar que qualquer produção diferente da autorizada pelo cartão kanban está proibida. Possetti/2005 Adm.produção/logística 44 Funcionamento do Sistema Kanban Regra 4: O número de kanbans no sistema deve ser minimizado. Como o sistema kanban tem por base o ambiente da filosofia JIT, deve se seguir o princípio do melhoramento contínuo, ou seja, todos os envolvidos no processo produtivo devem buscar alternativas para trabalhar sempre com a mínima quantidade de estoques em processo. Possetti/2005 Adm.produção/logística 45 15
Funcionamento do Sistema Kanban Regra 5: O sistema kanban deve adaptar se a pequenas flutuações na demanda. Esta última regra diz respeito a capacidade do sistema kanban absorver pequenas alterações de curto prazo na demanda sem a necessidade de intervenção do PCP no sentido de alterar o número de kanbans no sistema. Enquanto que no sistema tradicional de emissão de ordens não existe a possibilidade de responder rapidamente às variações de curto prazo na demanda, no sistema kanban, projetado para trabalhar com pequenos lotes e tempos de ciclo operacionais balanceados, esta adaptação se dá de forma simples e natural dentro da lógica de puxar a produção pela demanda do momento. Possetti/2005 Adm.produção/logística 46 Cálculo do Número de Cartões Kanban Pode ser encarada sob dois aspectos: o tamanho do lote do item para cada contenedor e cartão, e o número total de contenedores e cartões por item, definindo o nível total de estoques do item no sistema. Na prática, apesar de a busca pelo lote unitário ser contínua, normalmente definimos o tamanho do lote em função de dois fatores: O número de setup que nos dispomos a fazer por dia: Quanto maior for o tempo de setup, maior o tamanho do lote para diluir seus custos e menor a sua freqüência de produção diária. O tamanho do contenedor onde serão colocados os itens: Deve se procurar reduzir os tipos de contenedores. Possetti/2005 Adm.produção/logística 47 Cálculo do Número de Cartões Kanban Estabelecido para cada item o tamanho do lote por contenedor, pode se projetar o número total de lotes no sistema. A determinação do número de cartões kanban é função do tempo gasto para a produção e movimentação dos lotes no sistema produtivo, bem como, da segurança projetada. jtd D N Q T S D prod Q T 1 1 S mov Possetti/2005 Adm.produção/logística 48 16
Cálculo do Número de Cartões Kanban Sistema com dois cartões: D = 500 itens/dia; Q = 20 itens/cartão; S = 0,1 do dia; Tprod = 0,2 do dia (em função dos custos de setup da máquina, pretendemos fazer em média 5 preparações por dia para este item); Tmov = 0,25 do dia (o funcionário responsável pela movimentação dos lotes entre o produtor e o consumidor está encarregado de fazer 8 viagens por dia); N = 5,5 + 6,87 N = 6 cartões kanban de produção + 7 cartões kanban de movimentação 500 N 20 02, 1 01, 500 025 1 01 20,, Possetti/2005 Adm.produção/logística 49 Cálculo do Número de Cartões Kanban Sistema com um cartão: D = 1500 itens/dia; Q = 10 itens/cartão; S = 0,05 do dia; Tprod = 0,062 do dia (o produtor emprega entre preparação da máquina e produção de um lote de 10 itens, 30 minutos de um dia de 480 minutos); Tmov = 0; 1500 N 0, 062 10, 05 9, 76 10 Kanbans 10 Possetti/2005 Adm.produção/logística 50 Cálculo do Número de Cartões Kanban kanban com fornecedores: D = 1200 itens/dia; Q = 40 itens/cartão; S = 0,2 do dia; Tprod = 0; Tmov = 1 dia (vamos supor que o fornecedor realize duas viagens a nossa empresa por dia, uma no início da manhã e outra no início da tarde); 1200 N 1102, 36 Kanbans 40 Possetti/2005 Adm.produção/logística 51 17
Determinação do Número de Kanbans k DEDLT 1 ES C k = número de conjuntos de cartão kanban; DEDLT = demanda esperada durante o lead time; ES = estoque de segurança, expresso como uma porcentagem de DEDLT; C = tamanho do contêiner. Planejamento e Controle da Produção 52 Funções Executadas pelo Sistema Kanban Executa as atividades de programação, acompanhamento e controle da produção, de forma simples e direta: As funções de administração dos estoques estão contidas dentro do próprio sistema de funcionamento do kanban. O seqüenciamento do programa de produção segue as regras de prioridades estabelecidas nos painéis porta kanban. A emissão das ordens pelo PCP se dá em um único momento. A liberação das ordens aos postos de trabalho se dá a nível de chão de fábrica. O sistema kanban permite, de forma simples, o acompanhamento e controle visual e automático do programa de produção. Possetti/2005 Adm.produção/logística 53 Funções Executadas pelo Sistema Kanban Estimula a iniciativa e o sentido de propriedade nos mesmos; Facilita os trabalhos dos grupos de melhorias na identificação e eliminação de problemas; Permite a identificação imediata de problemas através da redução planejada do número de cartões kanban em circulação no sistema; Reduz a necessidade de equipamentos de movimentação e acusa imediatamente problemas de qualidade nos itens; Implementa efetivamente os conceitos de organização, simplicidade, padronização e limpeza nos estoques do sistema produtivo; Dispensa a necessidade de inventários periódicos nos estoques; Estimula o emprego do conceito de operador polivalente; Facilita o cumprimento dos padrões de trabalho. Possetti/2005 Adm.produção/logística 54 18
Pré requisitos do Sistema Kanban Os pré requisitos de funcionamento do sistema kanban são as próprias ferramentas que compõem a filosofia JIT/TQC, e que determinam quão eficiente o sistema produtivo é, quais sejam: Estabilidade de projeto de produtos; Estabilidade no programa mestre de produção; Índices de qualidade altos; Fluxos produtivos bem definidos; Lotes pequenos; Operários treinados e motivados com os objetivos do melhoramento contínuo; Equipamentos em perfeito estado de conservação. Possetti/2005 Adm.produção/logística 55 19