PROEXT 2016 ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

PROEXT 2016 ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

Prezados Coordenadores de Projetos e Programas Desenvolvemos este material com o intuito de apoiar a execução dos recursos do Edital PROEXT/MEC, os quais são operacionalizados pela FAI e PROAD, sob a supervisão da PROEX. Independentemente destas orientações, relembramos que a execução dos recursos deve respeitar obrigatoriamente as disposições do Edital PROEXT, razão pela qual o mesmo deve ser sempre consultado. Em caso de duvidas, estamos à disposição no ramal 6547 e no endereço de e-mail deafcproex@ufscar.br.

Tipo de Despesa Via PROAD FAI Formas de Execução dos Recursos Pessoa Física Pessoa Jurídica Passagens e Despesas com Locomoção Material de Consumo Equipamentos Diárias Bolsas

ANTES DE COMEÇAR! Solicitamos aos coordenadores de projetos e programas que sempre enviem os documentos para a PROEX por meio do Sistema Trâmite (link). Todos os documentos devem ser encaminhados em duas vias assinadas pelo coordenador do projeto ou programa. Orientações Gerais O prazo estabelecido pela PROAD para cadastramento de novos itens no Sistema Sagui é o dia 31 de agosto de 2016. Por sua vez, o prazo da PROAD para elaboração de requisições de compras via Sistema SAGUI (para equipamentos) é o dia 05 de setembro de 2016 (ver orientações adicionais no Tópico Compra de Equipamentos). O telefone de contato da PROEX para dúvidas é o 3306-6547. Qualquer mudança na execução orçamentária do projeto deve ser solicitada através do Link ALTERAÇÕES no Sistema Proexweb. O PROEXT 2016 está cadastrado na FAI como projeto nº 9820. Números dos empenhos Bolsas: 2016ne000240 Diárias: 2016ne000242

O coordenador da atividade deve enviar para a PROEX um Ofício com a listagem de bolsistas. Prazo: dia 20 de cada mês. Bolsas de Extensão (via PROAD) Os dados dos bolsistas são os seguintes: Nome completo CPF Nome do Banco Agência Nº da Conta Corrente Valor da Bolsa 1. Os dados da conta do bolsista devem respeitar o seguinte: O aluno deve ser o único titular da conta. Não são aceitas conta salário e poupança, apenas conta corrente. 2. As bolsas somente podem ser pagas durante o período de vigência do projeto! Importante! Sempre Informar no Ofício: Nome do Projeto ou Programa e o Edital Proext (Ex: Proext 2015, Proext 2016, etc.) O número do empenho de bolsas: 2016ne000240. O mês de referência do pagamento. Direcionar o Ofício para o Departamento Financeiro da PROAD

MODELO DEOFÍCIO PARA PAGAMENTO DEBOLSAS Bolsas de Extensão (via PROAD)

Pagamento de Colaborador Pessoa Física (via FAI) O pagamento de serviços de pessoa física é realizado por meio da FAI. Para tanto, o coordenador dispõe de duas possibilidades: Encaminhar e-mail para o endereço deafcproex@ufscar.br, solicitando apoio da PROEX para o cálculo dos valores. Caso o coordenador queira conduzir diretamente este processo, disponibilizamos no Anexo I desta apresentação um exemplo prático com o passo-a-passo do cálculo do pagamento de pessoa física. Importante! A FAI realiza pagamentos para um mesmo prestador de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um prestador receber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pago novamente em dezembro.

Aquisição de Material de Consumo & Contratação de Serviços de Pessoa Jurídica (via FAI) A aquisição de materiais de consumo e a contratação de serviços de pessoa jurídica é realizada pela FAI. Para tanto, o coordenador deve preencher o formulário disponível neste link e enviá-lo para a PROEX. Caminho: Site FAI Formulários Requisição de Compras Importante! Para que o material/serviço seja efetivamente aquele desejado para a execução do projeto ou programa, recomenda-se ao coordenador atenção especial para o preenchimento dos campos objeto e especificações. O formulário deve ser acompanhado de ao menos um orçamento. Recomenda-se a leitura das instruções disponíveis no formulário. Responsabilidades do coordenador Preencher a Solicitação de Compra de Material / Prestação de Serviços e enviá-lo para a PROEX. Informar o local de entrega e indicar um contato para assessorar o processo (pode ser o próprio coordenador). Conferir os materiais/serviços e receber a Nota Fiscal. Atenção! Após receber os materiais/serviços, é necessário assinar e informar o número do processo da atividade no verso da Nota Fiscal e enviá-la para a PROEX.

A compra de passagens aéreas também é realizada pela FAI. O formulário a ser preenchido pelo coordenador é o mesmo utilizado para a compra de materiais e contratação de serviços de pessoa jurídica, disponível neste link. Caminho: Site FAI Formulário Requisição de Compras Passagens Aéreas (via FAI) No campo especificações do Formulário, o coordenador deve informar os seguintes dados: Nome do passageiro Data e horário do voo Número do voo e companhia aérea. Trecho Atenção! Informar estes dados para os voos de ida e de retorno, bem como para todos os trechos da viagem.

Passagens de Ônibus (via FAI) Importante! As passagens de ônibus não são compras diretamente pela FAI. É realizado apenas o ressarcimento de passagens de ônibus compradas no âmbito do projeto. Dessa forma, o passageiro deve sempre se lembrar de guardar a passagem de ônibus, caso contrário não poderá ser ressarcido. Juntamente com a passagem de ônibus, deve ser preenchido e entregue na PROEX o formulário de Solicitação de Numerário, disponível neste link. Caminho: Site FAI Formulário Solicitação de Numerário Não se esqueça de anexar a passagem de ônibus original ao formulário.

Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN) Nos campos a seguir, preencher as informações conforme as orientações a seguir: Passagens de Ônibus (via FAI)

Para preencher o Formulário de Solicitação de Numerário (SN) Informe também as informações abaixo sinalizadas! Passagens de Ônibus (via FAI)

O pagamento de diárias é realizado por meio do Sistema SCDP (https://www2.scdp.gov.br/). Diárias (via PROAD) Ao coordenador compete a solicitação da diária, cabendo à PROEX a ordenação da despesa. Recomenda-se ao coordenador que o mesmo identifique em seu Departamento o servidor responsável pela inserção da solicitação de pagamento de diária no sistema SCDP, solicitando apoio deste inclusive para a verificação de toda a documentação necessária. Importante! Somente servidores federais podem receber diárias. Informar o número de empenho 2016ne000242 Informar que a ordenação da despesa será realizada pela PROEX Após finalizar a solicitação da diária, enviar e-mail para o endereço deafcproex@ufscar.br para que seja autorizada a despesa.

A compra de equipamentos é realizada pelo Departamento de Compras da PROAD. Para tanto, o coordenador deve realizar a solicitação através do Sistema SAGUI (https://sistemas.ufscar.br/erp/). Compra de Equipamentos e Material Permanente (via PROAD) ATENTE AOS PRAZOS FIXADOS PELA PROAD! 31 de agosto de 2016: prazo para cadastramento de novos materiais e serviços no Sistema SAGUI. 05 de setembro de 2016: prazo para elaboração de requisições de compras de materiais permanentes (equipamentos). ORIENTAÇÕES No link https://sistemas.ufscar.br/erp/ estão disponíveis as Vídeo-Aulas sobre uso do Sistema de Requisição de Compras via PROAD.

ETAPAS DE COMPRAS DE EQUIPAMENTOS / MATERIAL PERMANENTE Compra de Equipamentos e Material Permanente (via PROAD) 1. Cadastramento do item no catálogo interno Caso o produto não esteja disponível na planilha de serviços cadastrados (ver link https://sistemas.ufscar.br/erp/requisicao/catalogo), o coordenador deverá realizar o cadastramento do mesmo antes de efetivar a solicitação de compra. 2. Elaboração da Requisição de Compra Ao elaborar a requisição de compra, no campo Unidade de Custo, digite PROEXT 2016 e selecione a opção com o código 1.843.1009.0. No campo fonte de recursos, digite DESCENTRALIZAÇÃO DE CRÉDITOS e selecione a opção com mesmo nome.

Compra de Equipamentos e Material Permanente (via PROAD) ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS DA UFSCAR É possível adquirir equipamentos por meio de ATAS DE REGISTRO DE PREÇOS! As principais vantagens de optar por uma ata são as seguintes: conhecimento prévio do tipo e da descrição do equipamento e agilidade na entrega. A partir do link abaixo é possível consultar as atas de registros de preços da UFSCar. Clique na ata de registro de preços para consultar os passos para poder adquirir um item. http://www.proad.ufscar.br/menu-lateral/licitacoes/atas-de-registro-depreco?searchterm=ata ATAS DE REGISTROS DE PREÇOS DEOUTROS ÓRGÃOS FEDERAIS Também é possível aderir à ata de outros órgãos federais. As Instruções da PROAD para Adesão à ata de outros órgãos estão disponíveis no link abaixo: http://www.proad.ufscar.br/menu-lateral/licitacoes/atas-de-registrode-preco/instrucoes-para-adesao-carona-a-ata-de-registro-de-precos-de-outrosorgaos-1 Através do Portal de Compras do Governo Federal, é possível consultar cadastro de todas as Atas de Registro de Preços em vigor nas instituições federais. Link: http://www.comprasgovernamentais.gov.br/gestor-de-compras/painelde-compras

Anexo I Exemplo Pagamento de Pessoa Física

Como o cálculo de pagamento de Pessoa Física não é simples, começaremos diretamente com o exemplo prático! Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) Antes é necessário saber que: A FAI realiza pagamentos para um mesmo prestador de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um prestador receber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pago novamente em dezembro. Caso Prático Tenho R$ 3.500,00 disponíveis no meu projeto (somando recursos de Pessoa Física e Impostos), e pretendo pagar um colaborador/prestador de serviço (pessoa física). Como proceder? O coordenador deve ter ciência que estes R$ 3.500,00 representam o valor total a ser descontado do projeto, ou seja, o CUSTO FINAL do pagamento. O valor que o prestador do serviço irá receber, ou seja, o VALOR LÍQUIDO, é menor do que este!

Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) A 1ª Etapa consiste em separar o VALOR BRUTO (também chamado de valor do serviço) do INSS Patronal (20%). Para isso, dividimos o valor de R$ 3.500,00 por 1,2. 3500,00 dividido por 1,2 = R$ 2.916,67 Pronto! R$ 2.916,67 = Valor Bruto ou Valor do Serviço R$ 583,33 (diferença para completar R$ 3.500,00) = INSS Patronal 2ª Etapa: Calcular os demais impostos (abra este link) Caminho: FAI Formulários Cálculo de Pagamentos No Campo VALOR BRUTO, informe o valor calculado anteriormente (2916,67) Em seguida, clique em CALCULAR!

Pronto! O campo Informações para o Recibo irá apresentar todas as demais informações necessárias. Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) Considerando os valores acima, e os valores calculados nas etapas anteriores (R$ 2.916,67 = valor bruto / valor do serviço e R$ INSS Patronal = R$ 583,33), todos os valores necessários para o formulário estão calculados.

Na 3ª Etapa, com as informações das despesas e os dados do prestador de serviço, o coordenador já pode preencher o formulário disponível neste link, assinar o verso do mesmo e o enviar para a PROEX. Caminho: Site FAI Formulários Prestação de Serviço Serviços de Terceiros Pessoa Física (via FAI) Atenção! ORIGEM DO RECURSO: INSERIR APOIO ÀS ATIVIDADES EXTENSIONISTAS PROEXT 2016 (ACRESCENTAR O NOME DA ATIVIDADE OU NÚMERO DO PROCESSO NO PROEXWEB). GPF: é o número do projeto na FAI. Para o PROEXT 2016é o Nº 9820. Quem assina o Campo de Autorização é o Pró-Reitor de Extensão. O Coordenador assina o verso do Formulário!