ORIENTAÇÕES SOBRE PROCEDIMENTOS EM EDITAIS PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO. 1 Edital Institucional de Extensão Pró-reitoria de Extensão

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1 ORIENTAÇÕES SOBRE PROCEDIMENTOS EM EDITAIS 1 Edital Institucional de Extensão Pró-reitoria de Extensão a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado ao Gabinete contendo minuta de edital para análise jurídica; b. Apreciação pelo Reitor da minuta apresentada e encaminhamento à procuradoria para parecer jurídico; c. Encaminhamento à Pró-Reitoria de Extensão, pelo Gabinete, do parecer jurídico emitido pela Procuradoria do IFTM; d. Correção segundo parecer jurídico, se necessário, e atribuição de numeração ao edital; e. Encaminhamento à para publicação do edital no sítio da Pró- Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias; f. Encaminhamento, mediante documento oficial (despacho), ao Gabinete de solicitação de emissão de portaria para constituição de Comitê Técnico para avaliação dos projetos submetidos ao edital; g. Inclusão no processo de todos os projetos submetidos, com os respectivos documentos para avaliação pelo Comitê Técnico; h. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos projetos submetidos, com os respectivos documentos, ao Comitê Técnico para avaliação; i. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos submetidos, pelo ao Comitê Técnico, à Pró-reitoria de Extensão; j. Encaminhamento à para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Pró-Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias; k. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial; l. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelo Comitê Técnico; m. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos recursos ao resultado parcial, ao Comitê Técnico para avaliação; n. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos dos recursos ao resultado parcial, pelo ao Comitê Técnico, à Pró-reitoria de Extensão; o. Reclassificação dos projetos, caso seja necessário; p. Encaminhamento à para publicação do resultado final do edital no sítio da Pró-Reitoria de Extensão e publicação no espaço de notícias; q. Encaminhamento, mediante documento oficial (memorando) solicitando, à Pró-reitoria de Administração, a descentralização de recursos para os respectivos projetos selecionados; r. Encaminhamento, mediante documento oficial (memorando), à Direção de Câmpus, informando os projetos do respectivo câmpus que foram selecionados e solicitando providências para registro dos mesmos, aquisição de bens e contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas para selecionar os bolsistas; s. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relatório parcial, conforme modelo do edital; Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 1 de 10

2 t. Inclusão dos relatórios parciais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados; u. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relato final, conforme modelo do edital; v. Inclusão dos relatos finais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados. 2 Edital Institucional de Extensão Câmpus a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão; b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de bolsas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital; c. Correção, se for o caso, e atribuição de numeração ao edital; d. Encaminhamento à para publicação, no sítio da Extensão do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias; e. Encaminhamento, mediante documento oficial (despacho), à Direção de câmpus, de solicitação de emissão de portaria para constituição de Comitê Técnico para avaliação dos projetos submetidos ao edital; f. Inclusão no processo de todos os projetos submetidos, com os respectivos documentos para avaliação pelo Comitê Técnico; g. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos projetos submetidos, com os respectivos documentos, ao Comitê Técnico para avaliação; h. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos submetidos, pelo ao Comitê Técnico, à coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus; i. Encaminhamento à para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias; j. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial; k. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelo Comitê Técnico; l. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia dos recursos ao resultado parcial, ao Comitê Técnico para avaliação; m. Inclusão de 2ª via de memorando encaminhando cópia das avaliações dos projetos dos recursos ao resultado parcial, pelo ao Comitê Técnico, à coordenação de extensão; n. Reclassificação dos projetos, caso seja necessário; o. Encaminhamento à para publicação do resultado final do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias; p. Convocação dos coordenadores dos projetos selecionados para orientações quanto à execução dos projetos (registro do projeto junto à coordenação de extensão, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas); Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 2 de 10

3 q. Inclusão de 2ª via de solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relatório parcial, conforme modelo do edital; r. Inclusão dos relatórios parciais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados; s. Inclusão de 2ª via de memorando solicitando, aos coordenadores dos projetos contemplados, relato final, conforme modelo do edital; t. Inclusão dos relatos finais encaminhados pelos coordenadores dos projetos contemplados. 3 Edital do Programa de Bolsas Acadêmicas a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão; b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de bolsas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital; c. Encamihamento pela direção à coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, para correção, se for o caso, e atribuição de numeração ao edital; d. Encaminhamento, pela coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, à para publicação, no sítio da extensão do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias; e. Inclusão no processo da ficha de inscrição e de toda a documentação apresentada pelos interessados, para avaliação pelos responsáveis pelo edital; f. Encaminhamento à para publicação do cronograma de entrevista no sítio da extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias; g. Realização de entrevista por representante(s) da Coordenação de Extensão e Coordenação de Projeto e finalização da classificação parcial; h. Encaminhamento, pela coordenação de extensão, ou setor responsável no câmpus, à para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias; i. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial; j. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelos responsáveis pelo edital; k. Análise dos recursos ao resultado parcial e, sendo o caso, reclassificação dos estudantes; l. Encaminhamento à para publicação do resultado final do edital no sítio da Extensão do câmpus e publicação no espaço de notícias; m. Convocação dos classificados e assinatura dos respectivos termos de compromisso; n. Solicitação dos coordenadores de projeto com vagas a preencher, à Coordenação de Extensão do câmpus, pedindo remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas ilares [caso tenham sido preenchidas todas as vagas]; Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 3 de 10

4 o. Encaminhamento à Direção de câmpus dos pedidos remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas ilares aos dos projetos com vagas [caso tenham sido preenchidas todas as vagas]; p. Parecer da Direção do câmpus sobre os pedidos de remanejamento de bolsistas de lista de espera de outros projetos com descrição de perfil de bolsistas ilares aos dos projetos com vagas [caso tenham sido preenchidas todas as vagas]; q. Contato com os respectivos estudantes sobre interesse em serem remanejados de lista de espera em que se encontram classificados a projetos ilares [caso tenham sido preenchidas todas as vagas]; r. Assinatura de termos de autorização para remanejamento e de termo de desistência da classificação atual dos estudantes interessados [caso tenham sido preenchidas todas as vagas]; s. Assinatura dos novos termos de compromisso [caso tenham sido preenchidas todas as vagas]; t. Caso, mesmo as, tenham sido preenchidas todas as vagas, abertura de novo processo de seleção do programa de bolsas acadêmicas; 4 Edital do Programa de Assistência Estudantil a. Abertura de processo com o protocolo de documento oficial (memorando) encaminhado à Direção de câmpus contendo minuta de edital e parecer jurídico previamente emitido e encaminhado pela Pró-reitoria de Extensão; b. Análise pela Direção de câmpus da minuta de edital, podendo resultar em ratificação ou retificação do quantitativo de vagas e informações pertinentes ao câmpus contidas na minuta de edital; c. Correção, caso necessário, e atribuição de numeração ao edital; d. Encaminhamento à para publicação, no sítio da Assistência Estudantil do câmpus, do edital e publicação no espaço de notícias; e. Inclusão no processo de ficha de inscrição e de toda a documentação apresentada pelos interessados, para avaliação pelos responsáveis pelo edital; f. Caso necessário, convocação de inscritos para entrevista e entrega de documentação complementar de modo a dirimir eventuais dúvidas ou denúncias; g. Encaminhamento à para publicação do resultado parcial do edital no sítio da Assistência Estudantil do câmpus e publicação no espaço de notícias; h. Abertura do prazo de recursos ao resultado parcial; i. Inclusão no processo de todos os recursos submetidos para avaliação pelos responsáveis pelo edital; j. Análise dos recursos ao resultado parcial e, sendo o caso, reclassificação dos estudantes pelos responsáveis pelo edital; k. Encaminhamento à para publicação do resultado final do edital no sítio da Assistência Estudantil do câmpus e publicação no espaço de notícias; l. Convocação dos classificados para assinatura dos termos de compromisso; Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 4 de 10

5 Observações Gerais 1. Todas as comunicações deverão ser feitas no processo, mediante documentos oficiais [memorandos ou despachos]. 2. As ações deverão ser desenvolvidas em conjunto com a Pró-Reitoria de Extensão sempre que necessário. 3. Todo final de ano o coordenador de extensão deverá fazer, dentre os projetos cadastrados na Coordenação de Extensão, ou setor equivalente, um levantamento dos equipamentos de informática utilizados de modo a atender o previsto no art. 14, 2º da resolução 27/ O procedimento para pagamento dos selecionados em editais dos programas de bolsas acadêmicas e assistência estudantil deverá ser iniciado no mês anterior ao de início das atividades vinculadas ao programa de bolsas acadêmica ou ao de início da fruição do benefício do programa de assistência estudantil. 5. Todo pagamento será feito mediante processo, sendo aberto inicialmente com a solicitação via documento oficial (memorando) à Direção de câmpus, para autorização e encaminhamento à Diretoria de Administração e Planejamento, ou setor responsável, do câmpus. 6. Os pedidos mensais de pagamento serão encaminhados, mediante memorando à Diretoria de Administração e Planejamento, ou setor responsável, do câmpus contendo tabela com a relação dos beneficiados, dados bancários, valores individuais e total do pedido, cópia da folha de presença, no caso do programa de bolsas acadêmicas, e cópia da relação de frenquência emitida por setor responsável, no caso do programa de assistência estudantil, e demais documentos que venham a ser solicitados. Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 5 de 10

6 Fluxograma 1 Edital Institucional de Extensão Pró-reitoria de Extensão Início Abertura de processo contendo minuta (memorando) Apreciação pelo reitor e encaminhamento para parecer jurídico Há parecer favorável? Numeração e encaminhamento à Classificação final seguindo avaliação do comitê técnico Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e reclassificação (se necessário) Adequação do edital ao parecer jurídico Encaminhamento ao Gabinete para emissão de portaria (comitê técnico) resultado final à Houve recursos? Abertura de prazo de recursos Encaminhamento do resultado parcial à Comunicação Social para publicação no site Classificação parcial seguindo avaliação do comitê técnico Inclusão dos projetos (e respectivos documentos) no processo para avaliação pelo comitê técnico Solicitação de descentralização de recursos à PROAD (memorando) Informação à Direção de câmpus sobre os projetos selecionados e solicitação de providências para a execução dos mesmos (registro, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas (memorando) Inclusão de relatórios parciais e relatos finais Fim Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 6 de 10

7 Fluxograma 2 Edital Institucional de Extensão Câmpus Início Abertura de processo contendo minuta de edital e parecer jurídico prévio (memorando) Encaminhamento à Direção para análise Análise favorável? Ratificação pela Direção Numeração e encaminhamento à Comunicação Socia para publicação no si Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e reclassificação (se necessário) Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus Adequação Encaminhamento à Direção para emissão portaria (comitê técnic resultado final à Houve recursos? Abertura de prazo de recursos Encaminhamento do resultado parcial à Comunicação Social para publicação no site Classificação parcial seguindo avaliação do comitê técnico Inclusão dos projetos respectivos documento no processo para avaliação pelo comitê Solicitação de providências para a execução dos mesmos (registro, aquisição de bens, contratação de serviços e abertura de edital do programa de bolsas acadêmicas (memorando) Inclusão de relatórios parciais e relatos finais Fim Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 7 de 10

8 Fluxograma 3 Edital do Programa de Bolsas Acadêmicas Início Abertura de processo contendo minuta de edital e parecer jurídico prévio (memorando) Encaminhamento à Direção para análise Análise favorável? Ratificação pela Direção Numeração e encaminhamento à Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e reclassificação (se necessário) Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus Adequação Inclusão dos projetos (e respectivos documentos) no processo para avaliação resultado final à Houve recursos? Abertura de prazo de recursos resultado parcial à Realização das entrevistas Encaminhamento à comunicação para a publicação no site do cronograma de entrevistas 1 Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 8 de 10

9 1 Assinatura de termos de compromisso Todas as vagas foram preenchidas? Pedido de remanejamento feito pelo coordenador de projeto Encaminhamento à Direção para análise Análise favorável? 2 Assinatura de termos de compromisso Assinatura de autorização para remanejamento e de termo de desistência pelo estudante interessado 2 Contato com os estudantes Há interesse? Fim Todas as vagas foram preenchidas? Abertura de novo processo seletivo Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 9 de 10

10 Fluxograma 4 Edital do Programa de Assistência Estudantil Início Abertura de processo contendo minuta de edital e parecer jurídico prévio (memorando) Encaminhamento à Direção para análise Análise favorável? Ratificação pela Direção Numeração e encaminhamento à Assinatura de termos de compromisso Fim Pedido de retificação restrito à informações específicas do câmpus Adequação Inclusão no processo de ficha de inscrição e demai documentos, para avaliaçã resultado final à Houve recursos? Abertura de prazo de recursos resultado parcial à Há necessidade de entrevistas e entrega de documentos complementares? Inclusão no processo e análise do(s) recurso(s) e reclassificação (se necessário) Realização das entrevistas Encaminhamento à comunicação para a publicação no site do cronograma de entrevistas/entrega de documentos Orientações sobre procedimentos para abertura de editais PROEXT Página 10 de 10