Guia de Instalação e Configuração do Sistema InfoMotel Light

Guia de Instalação e Configuração do Sistema InfoMotel Light

Guia de Instalação de InfoMotel Light Copyright 2014 Infobac Sistemas Atualizado em 10/06/2014 Este documento contém as instruções de instalação para o sistema InfoMotel Light para Windows. Também contém informações para a configuração do software para uso. Caso surjam dúvidas na instalação, entre em contato com a Infobac pelo e-mail suporte@infobac.com.br. Configuração dos computadores Abaixo a configuração recomendada para os computadores. HD: 300 Gb ou superior; Memória RAM: 3 Gb ou superior; Processador: 2,0 GHz ou superior, com 2 ou mais núcleos; Monitor (preferencialmente 17 ou superior); Sistema operacional: Windows 7 ou Windows XP (SP2 ou SP3); Fone de ouvido com microfone, ou caixas de som e microfone separados (para comunicação com a Infobac para suporte); Impressora gráfica jato de tinta ou laser (para impressão de relatórios); Impressora matricial comum (LX-300, ou outra) ou de papel estreito (similar a impressora fiscal), com conexão via porta paralela (para impressão de extratos); 2

Instalação do software 1. Execute o arquivo infobac.exe. 2. Extraia os arquivos no diretório C:\ (fig. 01). 3. Acesse o Meu Computador (clicando em Iniciar > Meu Computador) e navegue até o diretório C:\Infobac\Instaladores (fig. 02). Figura 01 Figura 02 4. Localize o arquivo Firebird.exe e dê um duplo clique. Instale o Firebird em modo padrão (clique NEXT > ACCEPT > NEXT > NEXT > FINISH). 5. Na mesma pasta Instaladores, localize o arquivo Rave.exe, e dê um duplo clique. Instale o Rave em modo padrão (clique NEXT > ACCEPT > NEXT > NEXT > FINISH). 6. Acesse a pasta C:\Infobac\InfoMotel. Clique com o botão direito do mouse em InfoMotel.exe e selecione ENVIAR PARA > ÁREA DE TRABALHO (fig. 03). Figura 03 3

7. Na área de trabalho, dê um duplo clique em InfoMotel para abrir o software. 8. No primeiro acesso é gerada uma chave de acesso para confirmação da licença (fig. 04). Neste momento, entre em contato com a Infobac e solicite a sua contrassenha (Licença de uso) para ter acesso ao sistema. Figura 04 9. Após informar a licença de uso, o InfoMotel será aberto (essa licença não precisará mais ser informada nas próximas vezes que abrir o InfoMotel). Por questão de segurança, ao abrir o software sempre será solicitada uma senha de acesso. Por padrão, a senha do administrador é 123 e pode ser alterada a qualquer momento, acessando o menu UTILITÁRIOS > TROCAR SENHA DO USUÁRIO. Observação: Dependendo da configuração do seu computador, após a instalação pode ocorrer um erro relacionado ao arquivo MIDAS.dll e o software não será executado. Caso aconteça esse erro, siga os passos abaixo: A) Abrir o menu INICIAR > ACESSÓRIOS e clicar com o botão direito sobre o prompt de comando (ou Command Prompt ). Selecione Executar como Administrador. B) No Prompt, execute o seguinte comando: c:\windows\syswow64\regsvr32 C:\Infobac\InfoMotel\Midas.dll IMPORTANTE Para segurança, execute o arquivo Reg_SOUsuárioInicialização_Recepcao.reg no computador da recepção. Este registro não permite aparecer a opção de usuário administrador ao logar no sistema. Antes de executar o arquivo, deve ser criado o usuário RECEPCIONISTA com tipo de conta limitada. 4

Configurações iniciais Para começar a utilizar o InfoMotel em sua empresa, é necessário efetuar configurações e cadastrar os dados iniciais, como suítes, valores, estoque e financeiro. 1. Configurações... 6 1.1. Configuração da empresa... 6 1.2. Configuração de abertura/fechamento do mês... 10 2. Cadastros... 10 2.1. GERAL... 10 2.1.1. Cadastro de cidade... 11 2.1.2. Cadastro de empresa... 11 2.1.3. Cadastro de perfil de usuário... 13 2.1.4. Cadastro de usuário... 14 2.2. FINANCEIRO... 15 2.2.1. Cadastro de categoria do cliente/fornecedor... 15 2.2.2. Cadastro de cliente/fornecedor... 16 2.3. SUÍTES... 17 2.3.1. Cadastro de dias de ocupação... 18 2.3.2. Cadastro de horas de ocupação... 18 2.3.3. Cadastro de grupo de suítes... 19 2.3.4. Cadastro de suíte... 20 2.4. ESTOQUE... 21 2.4.1. Cadastro de grupo/subgrupo produtos... 21 2.4.2. Cadastro de produtos/serviços... 22 3. Janela de ajuda... 25 5

1. Configurações 1.1. CONFIGURAÇÃO DA EMPRESA No menu CONFIGURAÇÃO > EMPRESA devem ser informadas as configurações referentes à empresa controladas pelo sistema. Nessa tela, as opções de configuração são as seguintes: Menu de opção Empresa : é selecionada a empresa na qual aparecerá as configurações. Aba Configuração : Tempo de tolerância da suíte: é informado o tempo de tolerância para contagem de tempo na suíte em minutos. Exemplo: 15. Tempo de tolerância da reserva: é informado o tempo de tolerância para contagem de tempo de reserva da ocupação da suíte em minutos. Exemplo: 10. Tempo de tolerância do pré-fechamento: é informado o tempo de tolerância em minutos que a suíte permanecerá em pré-fechamento. Caso passe este limite a suíte é reaberta, voltando para situação ocupada. Exemplo: 15. Tempo de tolerância para troca de suíte: é informado o tempo de tolerância em que uma troca de suíte deve reiniciar a ocupação da suíte em minutos. Exemplo: 0. Considerar o tempo de tolerância até: é informado o limite considerado em horas no tempo de 6

tolerância para contagem de tempo na suíte em minutos. Assim, após passar deste tempo, não irá somar o tempo de tolerância para considerar como hora adicional. Exemplo: 2. Hora de fechamento do caixa: é informada a hora de fechamento do caixa. Este valor será utilizado para fazer o cálculo da ocupação da suíte. Exibe mensagem quando estoque abaixo do saldo mínimo: marque esta opção para exibir uma mensagem quando o estoque estiver abaixo do saldo mínimo. Se estiver desmarcada esta opção a mensagem não aparecerá. Imprimir nota fiscal na geração: selecione esta opção se deseja imprimir a nota fiscal na geração da nota fiscal de saída. Excluir movimentos encerrados no fechamento do caixa: selecione esta opção se deseja excluir os movimentos encerrados no fechamento do caixa. Permitir alterar desconto/acréscimo no fechamento de suíte: selecione esta opção para permitir a alteração do valor de desconto ou acréscimo na tela de fechamento de suíte (passo 2). Tratar deslocamento de horário no movimento de suíte: selecione esta opção para o sistema tratar automaticamente a troca de deslocamento de horário (fuso horário ou horário de verão) nos movimentos de suíte. Serviço de diária da suíte: é o código que internamente que o sistema considerará quando for feita a movimentação da suíte. Este campo será utilizado para apurar o cálculo da ocupação da suíte e os valores recebidos por ela. O valor deste campo deve ser vinculado a um produto/serviço que é do tipo serviço, tem que estar ativo e vinculado ao grupo de grupo de produto associado na configuração da empresa. Serviço de ligação telefônica: é o código que internamente que o sistema considerará quando for feita uma ligação telefônica. Este campo será utilizado para identificar o código de serviço utilizado para registrar as ligações telefônicas efetuadas durante a ocupação da suíte. O valor deste campo deve ser vinculado a um produto/serviço que é do tipo serviço, tem que estar ativo e vinculado ao grupo de grupo de produto associado na configuração da empresa. Código do fornecedor da retirada do fechamento do dia: este é o código do fornecedor que será usado no lançado no contas a pagar correspondente ao valor de retirada no fechamento do dia. Código da categoria de cliente referente a funcionário: este é o código da categoria de cliente que será usado para considerar no sistema se o cliente/fornecedor cadastrado é um funcionário. Código da conta financeira para venda sem cliente: este é o código da conta financeira que será usado na baixa de um título no contas a receber lançado para uma venda de cliente sem código na tela de venda para funcionário/cliente. 7

Aba Grupo : Grupo de produto: é selecionado o grupo do grupo de produtos que a empresa irá utilizar. Grupo de suíte: é selecionado o grupo do grupo de suítes que a empresa irá utilizar. Aba Tributação : Grupo Geral Percentual do ISS: informe o percentual de ISS válido para a nota fiscal. Empresa é integrante do SIMPLES: é selecionada caso a empresa seja integrante do sistema de tributação SIMPLES. Grupo Natureza de operação (CFOP) Natureza de operação de venda de mercadorias: selecione a natureza de operação válida para venda de mercadorias. 8

Natureza de operação de devolução: selecione a natureza de operação válida para devolução de mercadorias. Natureza de operação de transferência: selecione a natureza de operação válida para transferências de mercadorias. Grupo Tipo de nota fiscal padrão na geração da nota fiscal Na tela de nota fiscal avulsa: selecione o tipo de nota fiscal que será o padrão na geração da nota fiscal da tela de nota fiscal avulsa. Na tela de venda para funcionário/cliente: selecione o tipo de nota fiscal que será o padrão na geração da nota fiscal da tela de venda para funcionário/cliente. Na tela de movimento do fechamento da suíte: selecione o tipo de nota fiscal que será o padrão na geração da nota fiscal da tela de movimento do fechamento da suíte. Aba Extrato Configuração do Extrato Habilita a impressão de extrato: selecione esta opção para habilitar a atualização da impressão do extrato no sistema. Endereço da impressora de extrato: é informado o endereço da impressora de extratos. Ex: LPT1: Imprimir o extrato de produtos: selecione Sim (Perguntar) ou Não para imprimir o extrato de produtos. Caso selecionado sim será perguntado ao usuário se deseja imprimir. Imprimir o extrato de fechamento da suíte: selecione Sim ou Não para imprimir o extrato de fechamento do movimento da suíte. Imprimir o extrato de lançamento no contas a pagar: selecione Sim (Perguntar) ou Não para imprimir o extrato de lançamento no contas a pagar. Caso selecionado sim, será perguntado ao usuário se deseja imprimir. Imprimir o extrato de venda para funcionário/cliente: selecione Sim ou Não para imprimir o extrato de venda para funcionário/cliente. 9

Última sequência impressa no fechamento da suíte: é mostrada a ultima sequência impressa no fechamento da suíte. 1.2. CONFIGURAÇÃO DE ABERTURA/FECHAMENTO DO MÊS No menu CONFIGURAÇÃO > ABERTURA/FECHAMENTO DO MÊS deve ser configurado se o mês está aberto para digitação ou não. Caso o mês não esteja cadastrado, ele estará com situação fechado. ATENÇÃO: O sistema abre os meses automaticamente, mas o cliente deve fechar a cada mês. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o mês, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o mês, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. 2. Cadastros 2.1. GERAL No menu CADASTRO > GERAL, serão configurados dados referentes à empresa, cidades de atuação e usuários do sistema. Alguns itens já estão com informações pré-cadastradas, como no caso da opção Estado. A seguir, os itens que devem ser configurados ou cadastrados. 10

2.1.1. Cadastro de cidade No menu CADASTRO > GERAL > CIDADE devem ser informadas as cidades de atuação ou relacionamento da empresa. Código: é informado o código da cidade. O código é único, então não existirá um mesmo código para cidades diferentes. Dados da cidade Nome: é informado o nome da cidade. Estado: é selecionado o estado do qual a cidade faz parte. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione a cidade, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione a cidade, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. 2.1.2. Cadastro de empresa No menu CADASTRO > GERAL > EMPRESA serão informados os dados referentes às empresas controladas pelo sistema. 11

Código: é informado o código da empresa. O código é único, então não existirá um mesmo código para empresas diferentes. Identificação da empresa Nome: é informado o nome da empresa. CNPJ: é informado o CNPJ da empresa. Inscrição estadual: é informada a Inscrição Estadual da empresa. Inscrição municipal: é informada a Inscrição Municipal da empresa. Empresa inativa: é selecionado se a empresa estiver inativa. Logotipo da empresa: é mostrado o logotipo da empresa, o qual irá aparecer nos relatórios. Endereço da empresa Endereço: é informado o endereço da empresa, juntamente com seu prefixo (Rua, Avenida, etc.). Ex: Rua Benjamin Constant. Número: é informado o número do endereço da empresa. CEP: é informado o CEP da empresa. Bairro: é informado o bairro da empresa. Cidade: é selecionada a cidade da empresa. Estado: busca automaticamente quando seleciona a cidade. Contatos da empresa Telefone: é informado o telefone da empresa (inclusive com o DDD). Fax: é informado o fax da empresa (inclusive com o DDD). E-mail: é informado o e-mail para contato da empresa. Site: é informado o site oficial da empresa. Ações: Alteração - selecione a empresa, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Alteração do logotipo da empresa - clique no botão dentro da caixa do logotipo da empresa, selecione a imagem correspondente ao logotipo, clique no botão ABRIR e clique no botão OK. Exclusão do logotipo da empresa - clique no botão no botão OK. dentro da caixa do logotipo da empresa e clique Salvar o logotipo da empresa em disco - dê um duplo clique com o botão esquerdo do mouse em cima da imagem do logotipo da empresa, selecione o local, informe o nome do arquivo e clique no botão SALVAR. ATENÇÃO: O sistema é configurado para controle de apenas uma empresa. Caso você possua mais de uma empresa e queira utilizar o InfoMotel, entre em contato com a Infobac: suporte@infobac.com.br. 12

2.1.3. Cadastro de perfil de usuário No menu CADASTRO > GERAL > PERFIL DE USUÁRIO serão informados os dados referentes aos privilégios que cada perfil poderá utilizar no sistema. Código: é informado o código do perfil de usuário. O código é único, então não existirá um mesmo código para perfis de usuários diferentes. Nome: é informado o nome do perfil de usuário. Privilégio de perfil por tela Grade de perfil por tela: temos as telas do sistema, bem como qual o perfil de usuário poderá consultar, alterar ou excluir as informações. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o perfil de usuário, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o perfil de usuário, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. Observação: Existirá sempre o perfil de usuário RECEPÇÃO. Este será o perfil de usuário padrão do sistema para usuário não-master e o que é mais comum nos motéis. 13

2.1.4. Cadastro de usuário No menu CADASTRO > GERAL > USUÁRIO serão cadastrados os usuários que utilizarão o sistema. Código: é informado o código do usuário. O código é único, então não existirá um mesmo código para usuários diferentes. Dados do usuário Nome: é informado o nome do usuário. Senha: é informada a senha do usuário. Confirmação: é informada a mesma informação da senha. Master: é selecionado se o usuário for master ou não. Habilitado: neste campo é selecionado se o usuário está habilitado ou não. Empresas para acesso Grade de acesso de empresa: temos as empresas cadastradas no sistema, bem como com qual perfil o usuário poderá acessar as informações. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o usuário, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o usuário, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. Observações: - Por padrão, o sistema já vem com o usuário RECEPCIONISTA. - O usuário master tem acesso total ao sistema. Este tipo de usuário é o único que poderá cadastrar outros usuários. - Existirá sempre o usuário INFOBAC, este será o usuário de uso da Infobac para logar-se no sistema para realizar manutenções quando requisitada. 14

- Se o usuário estiver desabilitado, este não poderá acessar o sistema. Esta opção pode ser usada quando um usuário pegar férias, por exemplo. - Este cadastro tem relacionamento com a cadastro de empresa, portanto só será permitida a exclusão se não estiver sendo usado neste cadastro. 2.2. FINANCEIRO No menu CADASTRO > FINANCEIRO configuram-se todas as informações referentes a contas, bancos, moedas, formas de pagamento e nota fiscal. A maior parte das informações já está pré-cadastrada, sendo necessário cadastrar apenas os dois últimos itens. 2.2.1. Cadastro de categoria do cliente/fornecedor No menu CADASTRO > FINANCEIRO > CATEGORIA DE CLIENTE/FORNECEDOR serão informados os dados referentes às categorias de clientes e fornecedores. Código: é informado o código da categoria do cliente/fornecedor. O código é único, então não existirá um mesmo código para categorias diferentes. Dados da categoria de cliente/fornecedor Nome: é informado o nome da categoria do cliente/fornecedor. Conta financeira: é selecionada a conta financeira do qual a categoria do cliente/fornecedor faz parte. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione a categoria do cliente/fornecedor, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione a categoria do cliente/fornecedor, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. 15

Observação: Este cadastro tem relacionamento com o cadastro de cliente/fornecedor, portanto só será permitida a exclusão se não existir cliente/fornecedor agrupado neste grupo. 2.2.2. Cadastro de cliente/fornecedor No menu CADASTRO > FINANCEIRO > CLIENTE/FORNECEDOR serão informados os dados referentes aos clientes e fornecedores, bem o cadastro de funcionários. Código: é informado o código do cliente/fornecedor. O código é único, então não existirá um mesmo código para clientes/fornecedores diferentes. Cliente: é selecionado caso a pessoa seja cliente. O sistema aceita que uma pessoa seja cadastrada como cliente e fornecedor. Fornecedor: é selecionado caso a pessoa seja fornecedor. O sistema aceita que uma pessoa seja cadastrada como fornecedor e cliente. Dados do cliente/fornecedor Nome: é informado o nome do cliente/fornecedor. Tipo de pessoa: é selecionado se a pessoa é Física ou Jurídica. CPF/CNPJ: é informado o CPF quando é o tipo de pessoa física e CNPJ quando é o tipo de pessoa jurídica. IE: é informado a Inscrição Estadual do cliente. Categoria: é selecionada a categoria do cliente/fornecedor. Endereço do cliente/fornecedor Endereço: é informado o endereço do cliente/fornecedor. Complemento: é informado o complemento do endereço do cliente/fornecedor. Exemplo: apto. 103. Número: é informado o número do endereço do cliente/fornecedor. CEP: é informado o CEP do cliente/fornecedor. 16

Bairro: é informado o bairro do cliente/fornecedor. Cidade: é selecionada a cidade do cliente/fornecedor. Ao selecionar a cidade automaticamente o sistema busca o estado. Estado: conforme a cidade cadastrada, automaticamente é buscado o estado. Telefone: é informado o número de telefone para contato. Cadastrado em: é a data e hora de cadastramento do cliente/fornecedor. O sistema lança automaticamente a data e a hora quando é feito um novo cadastramento. Cliente/fornecedor inativo: é selecionado caso o cliente/fornecedor é inativo. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o cliente/fornecedor, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o cliente/fornecedor, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. Observações: - O sistema permite ser ao mesmo tempo cliente e fornecedor, para facilitar a manutenção. - Este cadastro tem relacionamento com contas a pagar e contas a receber, portanto só será permitida a exclusão se não existir lançamentos no contas a pagar ou a receber para este cliente/fornecedor. Caso não se deseja mais visualizar os dados deste cliente/fornecedor em consultas, faça a inativação selecionando a opção Cliente/Fornecedor Inativo. 2.3. SUÍTES No menu CADASTRO > SUÍTE configuram-se todas as informações referentes às suítes do motel. 17

2.3.1. Cadastro de dias de ocupação No menu CADASTRO > SUÍTE > CADASTRO DE DIAS DE OCUPAÇÃO serão informados os dados referentes ao cadastro de dias de ocupação que serão utilizados no sistema para definir eventuais promoções e inserção dos valores definidos em cada tipo de suítes. Código: é informado o código do dia de ocupação. O código é único, então não existirá um mesmo código para dias de ocupação diferentes. Nome: é informado o nome dos dias de ocupação. Exemplo: Segunda a Quinta. Abaixo de Nome, as opções referentes aos dias da semana inclusos (Domingo, Segunda-feira, Terçafeira, Quarta-feira, Quinta-feira, Sexta-feira e Sábado) Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o dia de ocupação, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o dia de ocupação, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. 2.3.2. Cadastro de horas de ocupação No menu CADASTRO > SUÍTE > HORAS DE OCUPAÇÃO serão informados os dados referentes ao cadastro de horas de ocupação, que serão utilizados no sistema para definir as horas de ocupação pelo cliente para definir os valores a serem cobrados do mesmo. 18

Código: é informado o código da hora de ocupação. O código é único, então não existirá um mesmo código para horas de ocupação diferentes. Nome: é informado o nome da hora de ocupação. Mínimo de horas: é informada a hora mínima da ocupação. Máximo de horas: é informada a hora máxima da ocupação. Horário de entrada inicial: é informado o início do horário que é válida a configuração da hora da ocupação. Horário de entrada final: é informado o término do horário que é válida a configuração da hora da ocupação. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione a hora de ocupação, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione a hora de ocupação, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. Observação: Caso os campos o horário de entrada inicial e o horário de entrada final sejam zeros, a configuração da hora é válida para todas as horas do dia. 2.3.3. Cadastro de grupo de suítes No menu CADASTRO > SUÍTE > GRUPO DE SUÍTES serão informados os dados referentes aos grupos de suíte que definirão no sistema os grupos ao qual cada suíte pertencerá. Código: é informado o código do grupo de suíte. O código é único, então não existirá um mesmo código para grupos diferentes. Descrição do grupo: é informada a descrição do grupo de suíte. 19

Aba Gerais : Conta financeira: selecione a conta financeira do qual o grupo de suíte faz parte. Opcional: selecione os opcionais da suíte. Aba Valores : Dias da ocupação: selecione o dia de ocupação. Horas da ocupação: selecione a hora de ocupação. Valor dia x hora: valor referente à hora de ocupação selecionada para o dia de ocupação selecionada. Avaliar: clique no botão para abrir a tela de avaliação dos valores do grupo de suíte. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o descrição, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o descrição, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. 2.3.4. Cadastro de suíte No menu CADASTRO > SUÍTE > SUÍTE deverão informados os dados referentes aos vários tipo de suítes existentes no local. 20

Código: é informado o código da suíte. O código é único, então não existirá um mesmo código para suítes diferentes. Nome: é informado o nome da suíte. Grupo da suíte: é selecionado o grupo do qual a suíte faz parte. Situação da suíte: é demonstrada a situação na qual a suíte se encontra. Observação da suíte: é descrita a observação da suíte. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione a suíte, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione a suíte, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. 2.4. ESTOQUE No menu CADASTRO > ESTOQUE devem ser configuradas as informações relativas a produtos e serviços oferecidos pela empresa. 2.4.1. Cadastro de grupo/subgrupo produtos No menu CADASTRO > ESTOQUE > GRUPO/SUBGRUPO DE PRODUTOS serão informados os dados referentes aos grupos e subgrupos de produtos / serviços. Código: é informado o código do grupo. O código é único, então não existirá um mesmo código para grupos diferentes. 21

Dados do grupo Nome: é informado o nome do grupo de produtos / serviços. Conta financeira: é informado o nome da conta financeira. Este grupo não possui controle de estoque: é selecionado se o grupo possui controle de estoque ou não. Dados do subgrupo Código: é informado o código do subgrupo. O código do subgrupo é único dentro do mesmo grupo. Nome: é informado o nome do subgrupo de produtos. Percentual ICMS: é informado o percentual de ICMS do subgrupo de produtos. Caso não tenha, preencher com zeros. Ações: Inclusão - clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração - selecione o grupo ou subgrupo, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão - selecione o grupo ou subgrupo, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. Observações: - Este cadastro tem relacionamento com o cadastro de produto, portanto só será permitida a exclusão se o grupo atual não estiver sendo usado neste cadastro. - Este grupo não possui controle de estoque: caso o grupo não tenha controle estoque, como por exemplo, serviços, esta opção é marcada. Caso contrário, se desejar ter o controle de estoque para o produto, desmarca-se esta opção. - Ao selecionarmos um grupo, automaticamente aparecerão os subgrupos daquele grupo, ou seja, os subgrupos que aparecem na tela são apenas do grupo atual. - Caso o grupo foi cadastrado inicialmente como serviço, o mesmo não pode ser alterado para produto se estiver sendo usado na configuração da empresa como serviço de diária da suíte ou de ligação telefônica. 2.4.2. Cadastro de produtos/serviços No menu CADASTRO > ESTOQUE > PRODUTOS/SERVIÇOS serão informados os dados referentes aos produtos e/ou serviços para fins de movimentação de estoque e também para controle de produtos/ serviços utilizados na suíte. Código: é informado o código do produto/serviço. O código é único, então não existirá um mesmo código para produtos/serviços diferentes. Para facilitar o agrupamento de produtos semelhantes, o código é composto de 2 campos. O primeiro é o agrupador e o segundo é o código dentro do agrupador. Para cada agrupador, poderá ter até 99 códigos. Descrição do produto: é informada a descrição do produto/serviço. 22

Aba Configuração Grupo: é selecionado o grupo do qual o produto/serviço faz parte. Somente aparecerão para seleção os grupos de produto que fazem parte do grupo de produto selecionado na configuração da empresa. Subgrupo: é selecionado o subgrupo do qual o produto/serviço faz parte. Medida de compra: é selecionada a medida de compra do produto/serviço. Medida de consumo: é selecionada a medida de consumo do produto/serviço. Conversão un. de medida: é informado o valor que será utilizado para a conversão da medida de compra em medida de consumo do produto/serviço. Situação tributária: é selecionada a situação tributária do produto/serviço. Estoque mínimo: é informada a quantidade mínima no estoque. Valor de venda: é informado o valor de venda do produto/serviço. Caso seja informado um valor zero de venda, será questionado na confirmação dos dados se deseja gravar o produto com valor de venda zerado. Produto está inativo: seleciona esta opção se o produto/serviço está inativo, assim não aparecerá mais no sistema. Aba Descrição Descrição do produto: é informada a descrição detalhada do produto/serviço. Aba Situação do estoque Estoque atual: o sistema demonstra o estoque atual, não é permitido alterar esta informação. Valor da última compra: o sistema demonstra o valor da ultima compra, não é permitido alterar esta informação. Data da última compra: o sistema demonstra o valor da ultima compra, não é permitido alterar esta informação. Último fornecedor: o sistema demonstra o ultimo fornecedor que foi comprado o produto/serviço, não é permitido alterar esta informação. 23

Ações: Inclusão: clique no botão NOVO, informe os dados na tela e clique no botão OK. Alteração: selecione o produto/serviço, digitando o código ou pesquisando através do botão >, altere os dados na tela e clique no botão OK. Exclusão: selecione o produto/serviço, digitando o código ou pesquisando através do botão >, e clique no botão EXCLUIR. Observações: - Ao selecionar um grupo, será definido se o produto tem baixa automática ou não, ou seja, se terá controle de estoque ou não. - Caso tente excluir um produto e este tiver algum movimento, não será possível fazer a exclusão. Porém o sistema permite a inativação do produto, então quando um produto for inativado, este não aparecerá mais para consulta em outras telas. - Não é permitido inativar um produto que esteja sendo usado na configuração da empresa. 24

3. Janela de ajuda As informações atualizadas sobre as telas e campos do sistema podem ser obtidas pela documentação de Ajuda do sistema, que pode ser acessado pelo menu AJUDA > AJUDA ou pressionando a tecla F1 do teclado. 25