Sistema de Gestão Baseado em Custos para Fundações de Apoio
Problema Necessidade de identificação dos custos da fundação e do ressarcimento das despesas operacionais administrativas da fundação no gerenciamento de convênios, contratos e acordos.
Como Resolver? Para resolver o problema precisávamos: VALIDAÇÃO DOS ORGÃOS FISCALIZADORES
Fases de Desenvolvimento Fase 0: Desenvolvimento do Plano de Trabalho detalhado Fase 1: Análise, Levantamento e Aderência Fase 2: Definições de Métodos, Critérios e Desenvolvimento Fase 3: Ações para Implantação e Padronização Planejamento dos trabalhos, para entendimento das expectativas e objetivos do projeto Detalhamento do planejamento: Elaboração da relação com a solicitação da documentação a ser apresentada. Definição de prazos e forma de apresentação. Distribuição de tarefas para cada membro da equipe. Revisão dos prazos e tempos de execução dos trabalhos. Definir agenda de reuniões. Estabelecimento do protocolo de comunicação. Entregáveis: Memorando de planejamento. Ata das reuniões. Status Report. do projeto. Aplicação de questionários Analise da estrutura organizacional; Modelo de gestão e negócio da instituição Avaliação dos sistema de precificação operado Viabilidade de integração das ferramentas com o ERP Avaliação do sistemas de informação da instituição; Avaliação das atividades operacionais executadas Avaliação das ferramentas de orçamentação Avaliação dos resultados gerenciais Entregáveis: Tabulação dos questionários Parecer sobre viabilidades e Avaliações Ajustes no processo de input no sistema Estruturação, definição das atividades fins Definição da metodologia de rateio de custos Identificação dos direcionadores de custos Estruturação dos centros de custos Elaboração de controles operacionais Desenvolvimento da ferramenta versão beta Integração com banco de dados Entregáveis: Desenvolvimento da ferramenta Relatório com atividades e direcionadores Conexão via ODBC Teste do modelo para implantação Apresentação da ferramenta Treinamento da operacionalização da ferramenta Acompanhamento da implantação Ajustes das informações e da ferramenta. Manual de procedimento para operacionalização Reuniões junto aos gestores para discussão das observações e oportunidades de melhoria. Entregáveis: Relatório final Relatório de acompanhamento - Status: Plano de Ação
Fase 1: Análise, Levantamento e Aderência Analise da estrutura organizacional; Modelo de negócio da instituição Modelo de gestão da instituição; Avaliação do porte da instituição; Avaliação dos sistema de precificação operado Viabilidade de integração das ferramentas com o ERP Avaliação do sistemas de informação da instituição; Avaliação das atividades operacionais executado Avaliação das ferramentas de orçamentação Avaliação dos resultados gerenciais
Fase 2: Definições de Métodos, Critérios e Desenvolvimento Ajustes no processo de input no sistema Estruturação, definição das atividades fins Definição da metodologia de rateio de custos Identificação dos direcionadores de custos Estruturação dos centros de custos Elaboração de controles operacionais Desenvolvimento da ferramenta versão beta Integração com banco de dados
oportunidades de melhoria. Fase 3: Ações para Implantação e Padronização Teste do modelo para implantação Apresentação da ferramenta Treinamento da operacionalização da ferramenta Acompanhamento da implantação Ajustes das informações e das ferramentas. Manual de procedimento para operacionalização Reuniões junto aos gestores para discussão das observações e
Modelo Desenvolvido Custos são Mensuráveis Conceito da metodologia esta livre acesso a todos Os resultados refletem mais a realidade de cada instituição Maior segurança e transparência para os Órgãos fiscalizadores Maior controle para os projetos e coordenadores Apuração poderá ser realizada todos mês refletindo a situação econômica/financeira da instituição Não e necessário um ERP para desenvolvimento facilitando a familiarização e formando cultura sobre novo modelo Elaboração de novos indicadores Ex: portes de projetos, prazos, tipos projetos Controle por centro de custos
Produto Final
Para Desenvolver Sistema de custos deve estar em sintonia com o sistema de gestão da empresa, relacionando-se com a estratégia gerencial, identificando que tipo de informação se deseja obter e qual a finalidade desta informação. Sistema de informação confiável e atualizado para que possamos obter respostas rápidas e seguras
Controle por Centro de Custos Centro de Custo é uma unidade da empresa (uma seção, um departamento uma pessoa ou um processo) com custos diretos e indiretos que lhe possam ser imputados
Composição dos Custos para cada Centro de custos RECURSOS HUMANOS Salários Encargos Férias Treinamentos Recepção Diretoria Informática Arquivo ATIVIDADE SECUNDÁRIA CENTRO DE CUSTOS GASTOS GERAIS Material de Escritório Software Equipamentos CONDOMÍNIO Material Limpeza Café Agua Energia
Critérios para Rateio Condomínio = M² Atividades Indiretas rateio por (por salário, por uso da estrutura, Custo direto) Compras = Quantidade de Pedidos de Compras (por atividade: Aquis. Mat. Consumo, Aquis. Equipamento, Passagem e Hospedagem, etc...) Licitações = Quantidade de Licitações (por atividade: carta convite, tomada de preço, concorrência ) Financeiro = Quantidade de Pagamento e recebimentos (por atividade: contas as pagar, contas a receber, conciliação quantidade de contas) Recursos Humanos = Quantidade de colaboradores (por atividade: Bolsistas, CLT, Prestadores serviços etc...) Importação = Quantidade de importação efetuadas
Arquivo Identificar a quantidade de papel envolvida em cada atividade. Considerar a área de arquivo e a capacidade de armazenamento. Identificar o volume de documentos gerado pelo projeto e o custo para manter guardado até seu descarte.
FORMAÇÃO DO CUSTO UNITÁRIO DE UMA COMPRA TIPO DE DESPESA DETALHAMENTO DESPESA TOTAL DA DESPESA Recursos Humanos Despesas diversas Gastos de uso comum Rateio Ativ. Secundárias Func. A 1.000,00 Func. B 2.000,00 Treinamento 2.500,00 Telefone 200,00 Rateio 500,00 Jurídico 700,00 Direção 350,00 3.000,00 2.700,00 500,00 1.050,00 Total apurado do centro de custos COMPRAS 6.250,00
FORMAÇÃO DO CUSTO UNITÁRIO DE UMA COMPRA Total apurado do centro de custos COMPRAS 6.250,00 Dividir por Quantidade de compras realizada no período 100 compras Valor necessário para realizar uma compra R$ 62,50 Quantidade de compras que o projeto vai realizar 20 Valor que o projeto deverá ressarcir para a fundação referente as compras R$ 1.250,00
Tela do Sistema Desenvolvido Fundação x
Tela do Sistema Desenvolvido
Simulação Exemplo de projeto utilizando a ferramenta precificação: Valor Projeto: R$ 1.000.000,00 Duração: 12 meses Tema: Meio Ambiente Coordenador: João Carlos Financiador: Finep 1,50% 6,39%
Dados Adicionais Quatro (4) Fundações do Sul e Centro Oeste utilizam as ferramentas Pode ser aplicado em qualquer porte de instituições Foi apresentado para AGU, CGU, FINEP e outros fiscalizadores, tendo as respectivas prestação de contas aceita por esses órgãos Fapeu já utiliza essa ferramenta a 5 anos e em 2016 desenvolveu uma ferramenta em JAVA Custo para desenvolvimento e implantação tornasse baixo Modelo flexível e de fácil manuseio
Artigos e Revistas
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